Näkemyksiä taloushallinnon prosessien kehittämiseen ja automaatioon

Automatisoidessa liiketoimintaprosesseja pitää harkita, mikä automaatiotyökalu on oikea valinta automatisoitavaan prosessiin. Esimerkiksi ohjelmistorobotiikka on hyvä työkalu silloin, kun prosessi on yksinkertainen, mutta sitä toistetaan paljon. Automaattinen pro-sessi ei voi olla riippuvainen työntekijöiden henkilökohtaisesta työnteosta, vaan auto-maattinen prosessi tulee olla mahdollista ajaa keskitetysti, esimerkiksi aina ennalta mää-rättyyn aikaan. Sen sijaan työpöytäautomaatio (Robotic Desktop Automation, RDA) voi olla hyvä vaihtoehto, kun prosessi toteutetaan harvoin ja yhden työntekijän toimesta. Yk-sinkertaisimmillaan työpöytäautomaatio voi olla esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmaan

ohjelmoitu makro. Useat sovellukset osaavat nauhoittaa tietokoneelle syötettyjä komen-toja, ja sitten suorittaa komentosarjoja ihmisen aloitteesta.

Taloushallinnon prosessien validoinnissa arvioidaan, mitkä prosessit ovat liiketaloudelli-sesti kannattavia automatisoida. Lähtökohtailiiketaloudelli-sesti organisaation kannattaa toteuttaa kaikki ehdotukset, joissa automatisoinnin hyödyt ylittävät kustannukset. Käytännössä tämä ei kuitenkaan ole mahdollista, sillä kilpailevia investointiehdotuksia on niin paljon. Auto-matisoinnin kannattavuuteen positiivisesti vaikuttavat prosessien tekniset ja liiketalou-delliset tekijät, kun taas sitä heikentävät automatisoinnin kustannukset. Kvantitatiiviset tekijät korostuivat haastateltavien arvioinneissa siitä, millä kriteereillä projektiehdotuksia tulisi validoida.

”Hinta, laatu ja nopeus. – – Jos pystytään luomaan robotti, joka mahdollistaa bisneksen skaalautuvuuden tai lisämyynnin niin siinä oli erilaiset prioriteetit.

Taloushallinnossa hintatekijä on ykkönen. – – RPA:ssa lähtisin siitä et 2+

FTE.” (#6 Senior Process Manager)

Kuten missään investoinneissa, ei ohjelmistorobotiikkainvestoinneissakaan päästä kos-kaan täydelliseen tarkkuuteen kannattavuuden arvioinnissa, vaan laskelmat ovat parhaim-millaankin ainoastaan ennusteita ja arvioita. Automaatiota usein eniten puoltava liiketa-loudellinen tekijä on prosessin työvoimavaltaisuus, ja tämän kriteerin organisaatiot aset-tavat usein automatisoinnin lähtökohdaksi. Toisaalta on muistettava, että työvoimavaltai-suus ei aina tarkoita työvoiman vähentämistä, vaan organisaatio voi sijoittaa työntekijöitä tuottavampiin töihin. Ohjelmistorobotin välittömät säästöt tulevat säästetystä työajasta, mutta vaikeampaa on arvioida välilliset säästöt. Niitä ovat muun muassa ne kustannukset, joita syntyy virheiden korjaamiseen ja työhön ryhtymiseen kuluneesta työajasta.

Ohjelmistorobotiikan kustannussäästötavoitteet voidaan käsittää kolmella tasolla. Opera-tionaalisen tason tavoitteet voidaan nähdä suorina kustannussäästöinä omissa henkilöstö-kustannuksissa. Taktisen tason tavoitteet voivat olla laadullisia tavoitteita, mikä näkyy laadun ja toiminnan läpinäkyvyyden parantumisena. Yleensä tavoitellaan myös asiakas-kokemuksen parantamista, mihin päästään ohjelmistorobotiikan avulla virheiden vähen-tämisen, nopeamman reagoinnin ja pullonkaulojen vähentämisen kautta. Strategisen ta-son tavoitteita on esimerkiksi nopeampi uusien liiketoimintamahdollisuuksien ylösajo.

Epäsuorasti säästöt voivat tulla raportoinnin nopeutumisen avulla, jos organisaatio kyke-nee tekemään nopeampia päätöksiä nopeamman informaation avulla. Kustannukset ovat raportoinnin nopeuttamisessa yksinkertaista selvittää: lasketaan ensin, kuinka paljon lisä-resursseja tarvittaisiin, että tilinpäätösraportointia nopeutetaan esimerkiksi kahdella päi-vällä. Sen jälkeen on laskettava, paljonko tämän lisähenkilöstöresurssin kustannus olisi ja siten voidaan päätellä, paljonko raportoinnin nopeuttaminen voi ohjelmistorobotilla maksaa.

”Euromääräisen bisnescasen laskeminen ei ole aina niin helppoa. Robotiik-kaa markkinoidaan työaikasäästöillä, mutta meidän caset on ollu päinvastai-sia siinä mielessä et ihmiset on jo vähennetty mut työt jäi jäljelle. On sellai-sia töitä, joita on pakko tehdä ja joiden tekemättä jättäminen tulee uniin. – – Miten lasketaan hintalappu sille et jonkun ihmisen stressitaso vähenee? Työ-ajan kautta bisnescasen laskenta on helppo: prosessin läpimenoaika, laadun parannus tai henkilöriskin poistaminen.” (#8, Head of Robotics & Process Automation)

Automaation hyödyntämisen edellytyksiä käsiteltiin luvussa 2.1.2. Haastatteluissa il-meni, että case-organisaatiossa edellytykset nähdään samanlaisina kuin kirjallisuudessa.

Prosessin yksinkertaisuus ja loogisuus ovat tärkeimpiä edellytyksiä. Niitä voidaan tarkas-tella dokumentoimalla prosessi yksityiskohtaiseksi prosessikaavioksi päätöspuineen.

Päätöspuut tulee perustua yksinkertaisiin ”kyllä/ei” vaihtoehtoihin tai muuten yksiselit-teisiin ratkaisuihin. Ohjelmistorobotilla ei voida automatisoida prosesseja, joissa on epä-varmoja päätöstilanteita tai joissa käytetään ammatillista harkintaa. Toisaalta on ehdo-tettu, että tulevaisuudessa voidaan ohjelmoida todennäköisyyksiin perustuvia päätöstilan-teita. Toinen tekninen edellytys on prosessin standardoitu ja strukturoitu data. Prosessissa käytettävän datan tulee olla rakenteista eli strukturoitua – käytännössä tekstiä ja nume-roita. Ohjelmistorobotti ei kykene tulkitsemaan kuvia tai ääntä, joten data tulee aluksi muuntaa rakenteiseen muotoon muita teknologioita hyväksikäyttäen. Esimerkiksi skan-nattu dokumentti on ohjelmistorobotin näkökulmasta kuva eikä tekstiä. Standardoitu data tarkoittaa taas datan määrämuotoisuutta ja ennakoitavuutta. Näin ollen automatisoitu pro-sessi ei usein voi käyttää datana esimerkiksi vapaamuotoista tekstiä, sillä se tekisi proses-sista hyvin monimutkaisen ja kannattamattoman automatisoinnille.

Automatisointia puoltaa lean -ajattelusta tuttu vaihtelu. Taloushallinnosta tällaisia pro-sesseja löytyy paljon raportointikausien katkojen aikaisista työtehtävistä. Katkoaikoina

taloushallinnossa tehdään usein ylitöitä, koska raportointitarve on suuri. Ohjelmistorobo-tiikalle kannattaa siirtää erityisesti sellaisia prosesseja, joiden tarve ylittää lyhyeksi aikaa työntekijöiden resurssit. Ohjelmistorobotti voi tasata vaihtelua, kun sitä voidaan käyttää tasaamaan kysynnän huippuja. Ylitöiden väheneminen lisää henkilöstön työtyytyväi-syyttä ja työssä jaksamista. Tämä voi tuottaa pitkällä aikavälillä organisaatiolle välillisiä kustannussäästöjä, kun työntekijät jaksavat työssään hyvin. Sama pätee pullonkaulapro-sesseihin, joissa end-to-end prosessin läpimenoaika hidastuu yksittäisen osaprosessin hi-tauden vuoksi. Lean -periaatteiden mukaisesti tällaisen hukan tuottamisesta tulisi pyrkiä eroon.

Ohjelmistorobotiikka voi tuoda hyötyä myös kontrollielementin kautta. Automatisoi-malla prosesseja voidaan tietyissä tapauksissa poistaa vaarallisia työyhdistelmiä. Toi-saalta joitakin työyhdistelmiä voidaan keskittää, kunhan riskitekijä saadaan automatisoi-tua. Näin voidaan vähentää päällekkäisyyksiä lisäämättä riskitekijöitä. Toisaalta auto-maation avulla voidaan tehdä sellaisiakin kontrolleja, joita ei ihmistyönä olisi kannattavaa tehdä. Lisäksi automatisointia voi puoltaa yksinkertaisesti se, että tylsästä työtehtävästä halutaan eroon. Juuri täsmäytykset ovat case-organisaatiossakin sellainen työtehtävä, joka jää usein viimeiseksi siksi, että kukaan ei viitsisi tehdä sitä.

Automaation välittömät kustannukset on melko helppo tunnistaa: se tarkoittaa yleensä algoritmin kehittämisen tai valmiin ohjelmistorobotin lisenssin kustannusta tai käytön mukaan perustuvaa veloitusta. Nämä kustannukset ovat luonteeltaan kiinteitä riippumatta siitä, kuinka monta prosessia organisaatio automatisoi, tarkoittaen sitä, että yhtä algo-ritmia voidaan monistaa loputtomasti ilman lisäkustannuksia. Vaikeampaa on arvioida, mitä kustannuksia pitäisi sisällyttää kehittämiskustannuksiin. Aina omaa työaikaa ei osata tunnistaa kustannukseksi, vaan sen ajatellaan olevan ilmaista. Aikataulullisesti venyvät projektit kasvattavat nopeasti kehittämiskustannuksia. Osa haastateltavista uskoi, että projektit olivat tosiasiassa tappiollisia, kun mukaan laskee organisaation oman työn kus-tannukset.

” – – todellisuudessa varmaan mikään niistä [BPO-kumppanin projekteista]

ei olis kannattava, jos laskettais meidän omat työtunnit mukaan, ne menee niin pienillä marginaaleilla.” (#5, Senior Manager, Robotics & automation)

Jos projekteja toteutetaan linjaorganisaation voimin, on riskinä, että kustannukset rapor-toidaan liian pieninä. Kehittämiskustannusten arviointia helpottaa standardihankemalli, jonka avulla voitaisiin karkeasti arvioida tyypilliset kustannukset. Ajan myötä kertynyt kokemus auttaa arvioimaan, mitkä todelliset kustannukset tulevan olemaan. Kehittämis-kustannuksiin sisältyvät prosessin määrittelyyn ja implementointiin liittyvät kustannuk-set. Tämä tarkoittaa käytännössä koko projektia ideasta toteutukseen asti. Kehittämiskus-tannusten voidaan odottaa laskevan sitä mukaa kun organisaatio omistaa robotiik-kaskriptejä enemmän jokaisen automatisoinnin jälkeen. Määrittelykustannuksia laskee, mikäli organisaatiolla on jo ennestään hyvin dokumentoidut prosessit, jolloin prosessin kulkua ei tarvitse uudelleen määritellä.

Automaatio ylläpitokustannukset voivat tulla organisaatiolle yllätyksenä. Voidaan vir-heellisesti ajatella, ettei automaatiolla ole ylläpitokustannuksia. Case-organisaation koke-musten mukaan ylläpitokustannusten ennustaminen on ollut vaikeaa tai sitä ei ole tehty ollenkaan. Kokemusten kautta on opittu, että tosiasiassa ohjelmistorobotti ei tuo satapro-senttista automaatiota, vaan ihmistä tarvitaan aina kun prosessia itsessään päivitetään, lähtödata muuttuu tai käytettävät järjestelmät muuttuvat tai päivittyvät. Pientenkin yksi-tyiskohtien muuttuminen prosessissa voi pysäyttää robotin kokonaan, jos robottiin ei ole koodattu vaihtoehtoisia päätösmalleja tietojen muuttuessa. Automatisoitaessa joudutaan tekemään valintoja ketterän ja joustavan, mutta virheitä tekevän ihmisen ja kankean, mutta nopean ja ohjeita hyvin seuraavan ohjelmistorobotin välillä.

”Yks mikä usein unohtuu, joka on vaikea mitata ja laskea on robotin ylläpi-tokustannukset. Jos joku pieni vähäpätöinen muutos tehdään, ihminen lisää esimerkiksi yhden sarakkeen taulukkopohjaan, niin robotti hakee väärän tie-don jatkossa. Silloin robotti pitää aina opettaa uudestaan. Sellaisia muuta-man tonnin tikettipohjaisia laskuja tulee aina. Niiden arviointi vaikeuttaa bisnescasen muodostamista, koska ne ovat yllättäviä kustannuksia.” (#6 Se-nior Process Manager)

”Sataprosenttista automaatiota yhden prosessin osalta ei ole olemassa.” (#8 Head of Robotics & Process Automation)

Ylläpitokustannusten ongelma voidaan torjua varaamalla prosenttiosuus ylläpitokustan-nuksille, jolloin ne voidaan ottaa huomioon kannattavuuden arviointivaiheessa. Myös itse robottiohjelmistoon tehtävät muutokset tai päivitykset vaativat ihmisen puuttumista. IT-kustannuksiin organisaatio voi vaikuttaa kustannusten suuruuteen lähinnä harkitsemalla,

onko IT-infrastruktuuri organisaation omistuksessa vai esimerkiksi pilvipalvelussa, jol-loin kustannus muodostuu käyttöpohjaisesti. Lisäksi tulee harkita, toteutetaanko ohjel-mistorobotti virtuaalityöasemalla vai konkreettisesti jollakin organisaation tiloissa ole-valla työasemalla.