• Ei tuloksia

Liiketoimintaprosessien kehittäminen ohjelmistorobotiikalla: Taloushallinnon kehittämisprojektien organisointi case-yrityksessä.

N/A
N/A
Info
Lataa
Protected

Academic year: 2023

Jaa "Liiketoimintaprosessien kehittäminen ohjelmistorobotiikalla: Taloushallinnon kehittämisprojektien organisointi case-yrityksessä."

Copied!
90
0
0

Kokoteksti

(1)

Henri Varonen

LIIKETOIMINTAPROSESSIEN KEHITTÄMINEN OHJELMISTOROBOTIIKALLA

Taloushallinnon kehittämisprojektien organisointi case-yrityksessä

Johtamisen ja talouden tiedekunta Yrityksen laskentatoimi Pro gradu -tutkielma Ohjaaja: Timo Hyvönen Joulukuu 2019

(2)

TIIVISTELMÄ

Pro gradu -tutkielma: Liiketoimintaprosessien kehittäminen ohjelmistorobotiikalla. Ta- loushallinnon kehittämisprojektien organisointi case-yrityksessä.

Tekijä: VARONEN, HENRI

Tampereen yliopisto Kauppatieteiden maisteriohjelma

Joulukuu 2019

Tutkimus käsittelee ohjelmistorobotiikkahankkeiden organisointia ja johtamista talous- hallinnon palvelukeskuksessa. Tutkimus toteutettiin toimeksiantona suomalaiselle pörs- siyhtiölle. Tutkimusaihe on tärkeä, koska hallinnan ja organisoinnin puute on tunnistettu keskeiseksi ongelmakohdaksi case-organisaation ohjelmistorobotiikkahankkeiden toteu- tuksessa. Tutkimuksen tavoitteena on lisätä ymmärrystä taloushallinnon liiketoimintapro- sessien kehittämisestä ja ohjelmistorobotiikan erityispiirteistä tässä kontekstissa. Tutki- mus antaa suosituksia ohjelmistorobotiikkaprojektien organisointiin liittyvistä parhaista käytännöistä.

Tutkimuksen teoreettinen tausta koostuu pääpiirteissään taloushallinnon prosessien ke- hittämisestä lean -ajattelulla, projektijohtamisen menetelmistä ja ohjelmistorobotiikan ominaispiirteistä. Tutkimuksen empiirinen aineisto koostui asiantuntijahaastatteluista ja osallistumalla case-organisaation ohjelmistorobotiikkahankkeiden toteutukseen. Haastat- telujen analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä. Haastattelujen tarkoituksena oli kerätä asiantuntijoiden kokemuksia aiemmin toteutetuista hankkeista ja heidän näke- myksiään ohjelmistorobotiikkahankkeiden organisoinnista.

Case-organisaation ohjelmistorobotiikkaprojektit on toteutettu vaihtelevalla menestyk- sellä. Niiden onnistumisessa korostuvat projektijohtamistaidot ja kyky huomioida ohjel- mistorobotiikan edellytykset prosessille. Prosessin on oltava yksinkertainen ja yksityis- kohtaisesti määriteltävissä ja datan on oltava rakenteista. Liiketaloudelliset edellytykset ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseksi edellyttävät, että automatisointi laskee kustannuk- sia tai nostaa prosessin laatua.

Tutkimuksen johtopäätösten mukaan hankkeen onnistuminen vaatii selkeästi rajattuja vastuualueita, sitoutunutta projektitiimiä ja kykyä rajata automatisoitava prosessi ohjel- mistorobotiikalle soveltuvaksi. Koska ohjelmistorobotiikkahanke on kokoluokaltaan pieni, projektin sidosryhmien määrä on pidettävä melko rajattuna, jotta projekti pysyy hallittavana. Onnistunut automaatio vaatii myös hyvää kommunikointia ja muutosjohta- mista, jotta prosessinsa tuntevan henkilöstön osaaminen saadaan hyödynnettyä. Hankkei- den toteutus on organisoitava keskitetysti, jotta projektit saavuttavat tavoitteensa budje- tin, ajan ja laadun suhteen.

Avainsanat: Ohjelmistorobotiikka, automaatio, liiketoimintaprosessit, osaamiskeskus, projektijohtaminen

Tämän julkaisun alkuperäisyys on tarkastettu Turnitin OriginalityCheck –ohjelmalla.

(3)

Sisällysluettelo

1 JOHDANTO ... 1

1.1 Aiheen tausta ... 1

1.2 Case-organisaatio ... 5

1.3 Tutkimustyön tavoite ja keskeiset rajaukset ... 7

1.4 Tutkimusmenetelmät ja aineistonkeruumenetelmät ... 9

1.5 Tutkielman rakenne ... 12

2 TEOREETTINEN VIITEKEHYS ... 13

2.1 Taloushallinto liiketoimintaprosessina ... 13

2.2 Lean -ajattelu prosessien kehittämisen lähtökohtana ... 15

2.3 Ohjelmistorobotiikka liiketoimintaprosessien kehittämisen menetelmänä ... 18

2.4 Ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohteet taloushallinnossa ja hyödyntämisen edellytykset ... 21

2.5 Ohjelmistorobotiikkaprojektin onnistuminen ... 26

2.5.1 Projektijohtamisen ominaispiirteitä ... 26

2.5.2 Ohjelmistoprojektin johtamismalleja ... 29

2.5.3 Taloushallinnon kehitysprojektin kulku ... 31

2.6 Ohjelmistorobotiikkahankkeiden organisointi ... 36

2.6.1 Automaattisen taloushallinnon organisointi ja johtaminen ... 36

2.6.2 Osaamiskeskus (Center of excellence, CoE) -malli ... 39

3 TUTKIMUKSEN EMPIIRINEN OSA ... 44

3.1 Tutkimuksen validiteetti ja reliabiliteetti ... 44

3.3 Analyysi ... 45

3.3.1 Case-organisaation nykytilanne ja ohjelmistorobotiikkahankkeiden taustaa 45 3.4.2 Ohjelmistorobotiikan potentiaali ... 50

3.4.3 Ohjelmistorobotiikan haasteet ... 52

3.4.4 Haastateltavien kokemukset ohjelmistorobotiikkahankkeista ... 55

3.4.5 Näkemyksiä taloushallinnon prosessien kehittämiseen ja automaatioon ... 57

3.4.6 Taloushallinnon automaatiohankkeiden organisointi ... 62

4 JOHTOPÄÄTÖKSET JA YHTEENVETO ... 69

4.1 Johtopäätökset ... 69

4.2 Yhteenveto ... 75

LÄHTEET ... 77

LIITE 1: Haastattelurunko ... 84

LIITE 2: Empiirinen aineisto ... 86

LIITE 3: Case -organisaatio ... 87

(4)

1 JOHDANTO

1.1 Aiheen tausta

Yritysten taloudellisen ajattelun perusta on siinä, mikä on optimaalinen tapa järjestää sen toiminta niin, että se tuottaa arvoa asiakkailleen, mutta tekee sen sisäisesti tehokkaalla tavalla. Optimaalinen tapa toimia on kuitenkin jatkuvassa muutoksessa, sillä teknologi- nen disruptio muuttaa tapoja, joilla työtä on totuttu tekemään (Downes & Nunes, 2014;

Anagnoste, 2017, 676). Merkittävä disruptiivinen teknologia1 on ohjelmistorobotiikka, jolla voidaan vähentää rutiinityötehtävien kustannuksia jopa puolella ilman merkittäviä investointeja (EY, 2016, 3). Uudet teknologiat toimivat tuottavuuden muutosajureina, mutta ne vaativat samalla muutosta organisoinnissa ja johtamisessa – pitkän aikavälin suunnitelmallisuuden rinnalle on tullut kyky toimia ketterästi. (Kääriäinen ym., 2018, 6;

Hämäläinen, Maula & Suominen, 2016, 15–16.) Yrityksen kilpailukykyyn vaikuttaa ket- teryys kehittää liiketoimintaprosesseja (Näsi & Neilimo, 2008, 19) ja hyödyntää uutta teknologiaa (Kaarlejärvi, 2015; PwC, 2017, 3). Laskentatoimi ja taloushallinto eivät ole sivussa tästä murroksesta, mikä vaatii näkemyksellistä johtamista ja kehitysosaamista (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 13). Talousinformaatiolta vaaditaan parempaa laatua en- tistä nopeammin ja alhaisemmilla kustannuksilla (Lacity & Willcocks, 2015d, 3).

Viimeisen viiden vuoden aikana kehitys on nopeutunut ja digitalisaatiossa on automaa- tion avulla otettu pidempi kehitysloikka kuin sitä edeltäneiden viidentoista vuoden ai- kana. Järjestelmä- ja palvelumarkkina keskittyy, kun suuret toimijat valtaavat markkinat.

Suuret organisaatiot ovat järjestäneet taloushallintonsa omiin palvelukeskuksiin, joka toi- mintaympäristönä edesauttaa uuden teknologian käyttöönottoa. Kehitystrendeinä ovat panostukset teknologiaan ja ulkoistuspalveluihin.

Suomessa sähköinen taloushallinto tuli ensimmäisenä maailmassa lainsäädännössä mah- dolliseksi vuonna 1997, kun lainsäädännössä poistettiin vaatimus paperisesta arkistoin-

1 Ilmaisulle ei ole vakiintunutta suomennosta, mutta englanninkielisessä kirjallisuudessa ilmiö tunnetaan termillä ’Disruptive technologies’.

(5)

nista (Kirjanpitolaki, 1997). KILA (2011, 3) tarkentaa, että aineisto voidaan laatia ja säi- lyttää digitaalisesti. Myöhemmin Suomi on menettänyt etumatkaansa verrattain hitaan kehitysvauhdin takia, mutta suomalaiset organisaatiot ovat edelleen edistyneitä teknolo- gioiden hyödyntämisessä (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 11–12). Kehityksen alkuvuo- sina korostettiin sähköisestä taloushallinnosta ja verkkolaskutuksesta tulevia säästöjä (Lahti & Salminen, 2008) ja myöhemmin painotettiin vallitsevien digitaalisten standar- dien ja datan hyödyntämistä toiminnan kehittämisessä (Lahti & Salminen, 2014, 12).

Taloushallinnon prosessit ovat optimaalisia automaatiolle, koska niissä korostuu proses- siorientaatio, jossa työtehtäviä kuvataan liiketoimintojen läpi virtaavina prosesseina. Li- säksi taloushallinnossa käsitellään suuria määriä dataa ja toisaalta niissä tehdään paljon virheitä ja korjauksia. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 212–213.) Tehokkuuteen on yleensä pyritty muuttamalla työtehtäviä rutiininomaisemmaksi ja standardoidummaksi, mutta automaation avulla ihmiset voidaan vapauttaa rutiinitöistä – ohjelmistorobotiikan on sanottu ”ottavan robotin pois ihmisestä”. (Lacity & Willcocks, 2017, 2.) Toisaalta kolme neljäosaa taloushallinnon työpaikoista sisältää sellaisia työtehtäviä, joita ei voida automatisoida. Ohjelmistorobotiikkaa käyttävät organisaatiot kertovat, että työntekijöi- den työtyytyväisyys on noussut, kun työtehtävät ovat automaation vuoksi muuttuneet, (Hämäläinen ym., 2016, 54) vaikka työntekijät itse suhtautuvat ohjelmistorobotiikkaan varauksella (Deloitte, 2018, 2). Automaation suurempi rooli laskentatoimen osaajien työnkuvassa on osa suurempaa työnkuvan muutosta, jossa korostuvat taloudellisen infor- maation tärkeyden kasvaminen yritysten päätöksenteossa. Ohjelmistorobotiikan korva- tessa yksinkertaisempia töitä, asiantuntijat voivat keskittyä tuottavampiin tehtäviin. Yh- tiön organisaatio saattaa kaventua, koska rutiinitöiden tekijöitä tarvitaan vähemmän, mutta luovaa ajattelua vaativat tehtävät tulevat edelleen säilymään, ellei jopa lisäänty- mään. (Mofitt, Andrea & Miklos, 2018; Anagnoste, 2017, 676–681.)

Uusissa työtehtävissä korostuu kyky muodostaa laadukasta analyysia suuresta määrästä dataa. Teknologinen kehitys on tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia laajentaa lasken- tatoimen ammattilaisen työnkuvaa. (Hyvönen, Järvinen & Pellinen, 2015.) Perinteisen käsityksen mukaan työ on sisältänyt paljon toistuvia rutiinitehtäviä, joita henkilöstö ei ole pitänyt työnsä mielenkiintoisimpana osa-alueena. Toisaalta laskentatoimen asiantuntijoi- den osaamisen perustana tulee jatkossakin olemaan kirjanpidon ja verotuksen erityisosaa- minen. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 143–146; 159–161.) Automaation paradoksi on,

(6)

että mitä tehokkaampi automaatiojärjestelmä, sitä kriittisempi on ihmisen rooli sen toi- minnassa ja sitä tärkeämpään rooliin järjestelmäosaaminen nousee. (Marttinen, 2018, 64–

65, 95–116.)

Automaation vaikutukset työllisyyteen ja tuottavuuteen ovat yhteiskunnallisen keskuste- lun aiheena (Helsingin Sanomat, 24.3.2019). Siihen on liitetty uhkakuvia työpaikkojen häviämisestä, mutta myös mahdollisuuksia työn tuottavuuden ja hyvinvoinnin kasvusta (Marttinen, 2018). Vaikutuksista työpaikkoihin on olemassa monenlaisia arvioita. Maa- ilman talousfoorumin mukaan robotiikka hävittää 7,1 miljoona työpaikkaa vuoteen 2020 mennessä, mutta samalla syntyy kaksi miljoonaa uutta työpaikkaa (WEF, 2018, teoksessa Hämäläinen ym., 2016, 54). Esimerkiksi Lacityn ja Willcocksin (2017, 6) tutkimuksissa automatisointi ei johtanut irtisanomisiin, vaan työn uudelleenorganisointiin. Vanhoja teh- täviä poistui, ja uusia tuli tilalle. OECD:n mukaan Suomessa seitsemän prosenttia työpai- koista on täysin automatisoitavissa nykyisellä teknologialla, mikä on verrattain matala osuus (Arntz, Gregory & Zierahn, 2016, teoksessa Marttinen, 2018, 106). Automaatio voi vaikuttaa myös esimerkiksi ulkoistuksiin, koska mikään maa ei voi kilpailla automaation kus- tannusten kanssa (Casale, 2014, 1–2). Suomen kaltaisissa korkean tuottavuuden maissa au- tomaatio voi olla positiivinen mahdollisuus, koska se vähentää työvoimakustannusten merkitystä (Marttinen, 2018, 106; Kolehmainen, 2016).

Kun työn historiaa tarkastellaan pitkällä aikavälillä, huomataan, ettei nykyisessä työlli- syyskeskustelussa ole sinänsä mitään uutta.2 Ohjelmistorobotiikkaan liitetään tällä het- kellä samanlaisia uhkakuvia kuin tietokoneiden tuloon liitettiin 1980-luvulla. Silloin aja- teltiin, että asiantuntijatyöt häviävät, koska tietokoneilla monet työtehtävät voidaan tehdä tehokkaammin kuin ennen. Tietokoneet eivät kuitenkaan tuoneet mukanaan massatyöttö- myyttä, vaan työntekijät siirtyivät tuottavampaan ajattelutyöhön. (Marttinen, 2018, 76–

80.) Nyt yritykset hankkivat ohjelmistorobotiikkaa, koska niillä voidaan nostaa työn tuot- tavuutta (Anagnoste, 2017). Pitkällä aikavälillä elintason kasvu on lopulta aina perustunut tuottavuuden kasvuun, esimerkiksi Suomessa se on 14-kertaistunut viimeisen sadan vuo-

2 Ensimmäistä kertaa teknologisesta työttömyydestä keskusteltiin Yhdysvalloissa 1930-luvun suuren laman aikaan. Jo silloin amerikkalaiset tutkimukset osoittavat, ettei pitkäaikaista tekno- logista työttömyyttä ole havaittavissa. (Marttinen, 2018, 3132.)

(7)

den aikana. Työllistenkin määrä on historiallisesti kasvanut samassa suhteessa työn tuot- tavuuden kasvun kanssa, eli mitä nopeampaa tuottavuuden kasvu on ollut, sitä enemmän on syntynyt uusia työpaikkoja. Tuottavuuden kohentuminen ruokkii talouskasvua itses- sään, kun taloudellinen ylijäämä ohjautuu takaisin kansantalouteen.3 (Marttinen, 2018, 76–80.)

Yli puolet suurista yrityksistä on vähintäänkin aloittanut ohjelmistorobotiikkaprojekteja.

Suomessa yritykset ovat tähän asti investoineet automaatioon vähemmän, minkä arvioi- daan aiheuttavan sen, että Suomi jää tuottavuusvertailussa muista maista jälkeen. (De- loitte, 2018.) Investoinnit ohjelmistorobotiikkaan ovat kuitenkin olleet erittäin kannattavia, joskin tuottoarviot vaihtelevat. Esimerkiksi OpusCapitalla investoinnit ovat maksaneet itsensä takaisin keskimäärin puolessa vuodessa (Asatiani & Penttinen, 2016) ja Deloitten (2018, 4) selvityksen mukaan keskimäärin alle vuodessa. McKinsey & Companyn (2016) mukaan ohjelmistorobotiikkainvestointien sijoitetun pääoman tuotto on ensimmäisenä käyttöön- ottovuotena ollut 30-200 prosenttia. Toisaalta on myös kriittisesti muistutettu niin sano- tusta RPA -pesemistä (RPA-washing), mikä liittyy uuden teknologien mukanaan tuomaan hypeen, joka ei välttämättä lunasta niitä markkinointilupauksia, joita ohjelmistorobotii- kasta annetaan (Lacity & Willcocks, 2015d).

Aiheen kiinnostavuudesta kertoo tutkimusten, opinnäytetöiden ja selvitysten (mm. Ac- centure, 2016; Deloitte, 2018; EY, 2016; PwC, 2017, McKinsey & Company, 2016).

Google Scholar -hakuohjelmalla sanalla ”Robotic Process Automation” löytää lähes 700 000 hakutulosta. Suosittuja tutkimusaiheita ovat ohjelmistorobotiikan implemen- tointi, hyödyt, mahdollisuudet ja sen vaikutukset työnkuvaan. Tunnettuja ilmiön tutkijoita ovat esimerkiksi London School of Economicsin professorit Mary Lacity ja Leslie Will- cocks, jotka ovat julkaisseet eritysesti empiiristä tutkimusta (ks. esim. Lacity & Will- cocks, 2015a; 2015b; Willcocks, Lacity & Craig, 2015a; 2015b). Myös Suomessa ai- heesta on julkaistu uutta kirjallisuutta (ks. esim. Kaarlejärvi & Salminen, 2018).

3 Tämä johtuu ennen kaikkea siitä, ettei ihmisen tarpeilla ja kulutuksella ole ylärajaa: harvoin kenelläkään on ongelmia keksiä ylimääräiselle rahalle käyttökohteita. Näin pääteltynä teknolo- gista työttömyyttä ei pitkällä aikavälillä esiinny, vaan uusia työpaikkoja syntyy jatkuvasti, kun kokonaiskysyntä kasvaa. (Marttinen, 2018, 7680.)

(8)

1.2 Case-organisaatio

Tutkimuksen case-organisaatio on suuren suomalaisen teollisuuskonsernin taloushallin- non palvelukeskus. Organisaatio ei ole konsernin ydinliiketoimintaa, vaan taloushallin- toon keskittynyt tukiorganisaatio. Organisaatiomalliltaan case-yritys on matriisiorgani- saatio, jossa tuotanto- ja asiakasprosesseista vastaavat ydinprosessit on organisoitu SBU:n (Strategic Business Unit) alle ja niitä tukevat tukitoiminnot, kuten taloushallinto, on organisoitu vertikaalisesti lävistäen organisaation liiketoimintayksiköt. Case-organi- saatio on konsernin suurin palvelukeskus, mutta konsernilla on myös ulkomailla pienem- piä talousorganisaatioita. Case-organisaatio on ulkoistunut suuren osan työtehtävistään BPO-kumppanille edullisemman kustannustason maahan. Osa tehtävistä on lisäksi ul- koistettu muille toimijoille, millä on pyritty kustannustehokkuuteen, ulkoistuskumppanin suurtuotannon etuihin tai erityisosaamisen hankkimiseen. Prosessiulkoistusten myötä case-organisaation painopiste on siirtynyt kohti analyyttisempiä sisäisen laskentatoimen työtehtäviä.

Bergeronin (2003, 1–3) mukaan palvelukeskusmalli tarkoittaa liiketoimintafunktioiden keskittämistä puoliautonomiseen yksikköön, joka pyrkii arvon tuottamiseen ja tehokkuu- teen ja se on nykyisin yleinen tapa järjestää liiketoiminnan tukitoiminnot. Esimerkiksi Fortune 500 yhtiöistä yli 75 prosenttia on organisoinut toimintaansa palvelukeskuksiin jossakin määrin (Richter & Bruehl, 2017, 26–29). Keskittämisen on havaittu pienentävän yksikkökustannuksia, nostaen tehokkuutta ja parantavan työn laatua. Syntyviä etuja pe- rustellaan usein sillä, että palvelukeskus pyrkii toimimaan kuten itsenäinen yritys toimisi avoimilla markkinoilla. (Bergeron, 2003, 1–5; Schulz & Brenner 2010.) Kilpailukyky syntyy siis siitä, että liiketoiminnan tukifunktio nostetaan palvelukeskusmallissa ydintoi- minnoksi. Usein palvelukeskusmallin vaihtoehtona pidetään toimintojen ulkoistamista, kun taas palvelukeskus nähdään keskittämisenä, mutta kumpikin vaihtoehto pyrkii kus- tannussäästöihin ja toimintatapojen yhtenäistämiseen. (Richter & Bruehl, 2017, 26.) Case-organisaation tavoitteena on olla yksi maailman johtavista osaajista taloudellisen informaation tuottamisessa. Tehokas ja laadukasta informaatiota tuottava talousorgani- saatio tukee koko yrityksen liiketoimintaa, sillä paremman tiedon avulla voidaan tehdä

(9)

parempia päätöksiä. Taloushallinto-organisaatio on kiinnostava tutkimuskohde, koska or- ganisaatiossa on jo kokemusta ohjelmistorobotiikkahankkeista. Johdolla on tahtotila tu- kea automaatiota laajassa mittakaavassa, mutta käytännössä hankkeiden toteutus on ollut hajanaista.

Prosessien automatisointi soveltuu hyvin palvelukeskusympäristöön, sillä automaatiota ja palvelukeskusta ohjaa yhteiset tavoitteet (Lacity & Willcocks, 2015d, 3). Palvelukes- kuksen kriittisiä menestystekijöitä ovat prosessien standardisoinnissa onnistuminen ja niissä prosessit ovatkin yleensä standardisoituja, joka on myös yksi automaation tärkeim- mistä edellytyksistä. Pitkällä aikavälillä palvelukeskuksen onnistumisen edellytyksinä ovat jatkuva prosessien uudelleenorganisointi, parhaiden käytäntöjen kehittäminen ja vahva kommunikointi. (Richter & Bruehl, 2017, 29.) Palvelukeskuksen tuottavuutta voi- daan nostaa kuuden tekijän avulla: keskittämällä keskus fyysisesti samaan paikkaan ja tekemällä tukitoiminnoille yhteinen budjetti, standardisoimalla prosessit liiketoimin- noissa, optimoimalla prosessien virheet ja hukka pois, uudelleensijoittamalla tehtäviä ma- talan kustannustason maihin, itsepalveluperiaatteen korostaminen ja palveluiden automa- tisointi. (Willcocks & Lacity, 2015, 3; Lacity ja Willcocks, 2015a, 3.) Tämä tutkimus sijoittuu pääasiassa palveluiden automatisoinnin osa-alueelle, mutta toisaalta myös muut tekijät parantavat automaation onnistumisedellytyksiä. Automatisointi tuo uusia vaati- muksia esimerkiksi palveluiden organisoinnille, kun työskentelytavat ja työvoiman tarve muuttuvat.

Case-yritys on tunnistanut digitalisaation yhdeksi merkittävästä tulevaisuuden megatren- deistä, joka vaikuttaa yrityksen kaikkiin liiketoimintoihin. Organisaation tulevaisuuden visio asettaa suuntaviivoja taloushallinnon kehittämisen painopisteille. Taloushallinnon megatrendeiksi tunnistetaan volatiliteetti, muutoksen nopeus, digitalisaatio, vastuullisuus ja sääntely. Ohjelmistorobotiikka vastaa tähän muutokseen kasvattamalla organisaation kykyä käsitellä suuria datamääriä nopeasti. Sitä voidaan ottaa myös nopeasti käyttöön, jolloin vuosia kestäviä järjestelmäuudistukset voidaan joissakin tapauksissa välttää. Di- gitalisaatiossa nähdään potentiaalia esimerkiksi asiakasarvon kasvattamisessa ja kustan- nusten hallinnassa. Vaikka digitalisaatio on paljon laajempi käsite kuin pelkkä automaatio tai ohjelmistorobotiikka, se on kuitenkin merkittävä työkalu edistää digitalisaatiota ja au- tomaatiota. Alkuvaiheessa ohjelmistorobotiikan käyttöönotto painottuu sisäisiin proses- seihin, mutta sen käyttö voidaan ulottaa myös organisaation rajat ylittäviin prosesseihin.

(10)

Kokonaisuudessaan ohjelmistorobotiikalla nähdään paljon potentiaalia taloushallinnon prosesseissa.

Strategian tavoitteena on nostaa taloushallinnon prosessien tehokkuutta ja laatua. Ohjel- mistorobotiikka nähdään merkittävänä tuottavuutta nostavana työkaluna. Yksikkö on tun- nistanut taloushallinnossa ongelmakohdiksi manuaalikirjausten suuren lukumäärän, mitkä lisäksi painottuvat kirjanpidon katkopäiville, eli raportointikausien vaihteisiin.

Näissä raportointikauden vaihteissa henkilöstön kuormitus kasvaa, kun korjauskirjauksia joudutaan tekemään huomattava määrä. Suurin osa näistä kirjauksista on kokoluokaltaan epäolennaisia kirjauksia. Tämän seurauksena raportointitavoitteissa ei aina pysytä ja edel- lisen kirjanpitokauden kirjauksiin tehdään korjauksia vielä kauden sulkemisen jälkeen- kin. Organisaation pitkän aikavälin tavoitteena on, ettei manuaalityön määrä vähenee.

Lopputulemana pyritään siihen, että talousraportointi nopeutuu ja laatu paranee.

1.3 Tutkimustyön tavoite ja keskeiset rajaukset

Tutkimuksen tavoitteena on antaa suosituksia parhaista käytännöistä automatisoinnin hal- lintaan ja johtamiseen taloushallinnon tapausorganisaatiossa. Tutkimuksen aihe on rajattu ohjelmistorobotiikkaan, koska käyttöönotto on ajankohtaista tapausorganisaatiossa ja monessa muussakin taloushallinnon organisaatiossa. Yritykset ovat ottaneet käyttöön oh- jelmistorobotiikkaa, mutta se on tuonut tarpeen tarkastella uudelleen työn organisointia.

Toimintamallit sen käyttöönottoon ja hallinointiin puuttuvat ja ymmärrys koko ilmiöstä voi olla puutteellinen. Hallinnoinnin puute on havaittu tapausorganisaatiossa puutteelliseksi tekijäksi. Ilmiön ymmärtämisellä ja kokonaiskuvan muodostuksella pyritään muuttamaan stra- tegia ja visio suunnitelmalliseksi toiminnaksi. Strategia on siis olemassa ja pienen mittakaavan hankkeita on tehty, mutta selkeä suunnitelmallisuus miten ohjelmistorobotiikkaa tulisi laajem- massa mittakaavassa ottaa käyttöön ja kehittää, puuttuu.

Tutkimus keskittyy ohjelmistorobotiikan hallinnoinnin kehittämiseen. Tapausorganisaa- tiossa on toteutettu yksittäisiä ohjelmistorobotiikkahankkeita, mutta niiden toteutukseen ei ole oltu täysin tyytyväisiä. Tutkimus vastaa tapausorganisaation tarpeeseen saada sel- keyttä ja johdonmukaisuutta automaatiohankkeiden toteutukseen. Deloitten (2018, 21)

(11)

selvityksen mukaan yritykset tunnistavat, että juuri kokonaisuuden hallinnointi on ongel- makohta yrityksissä, jotka ovat ohjelmistorobotiikan pilotointivaiheessa. Toisaalta ne yri- tykset, jotka ovat jo laajasti ottaneet ohjelmistorobotiikkaa käyttöön, eivät näe hallinnoin- tia ongelmana. Selvityksen mukaan tämä implikoi siitä, että haasteet ovat ylitettävissä.

(Deloitte, 2018.)

Tutkimus rajautuu taloushallinnon toimintoihin, vaikka periaatteessa ne eivät prosessinäkökul- masta poikkea merkittävästi muista tukitoiminnoista tai vaikka finanssialan tehtävistä. Yleisesti voidaan ajatella, että tutkimus tarkastelee ohjelmistorobotiikan soveltamista suurien volyymien digitaalisiin prosesseihin, sillä robotti ei välitä, onko kyseessä taloushallinnon dataa vai jotakin muuta dataa. Talousprosessien hallinnointi vaati joissakin määrin erilaista näkökulmaa auto- maation kehittämiseen kuin muissa organisaation funktioissa. Taloushallinnon monet prosessit ovat vahvasti säädeltyjä, lähtien hyvästä kirjanpitotavasta ja tilinpäätöksen lakisääteisistä vaa- timuksista.

Tutkimuksessa tarkastellaan taloushallinnon prosessien automatisoinnin parhaita käytän- töjä ensin teoriassa ja sitten tapausorganisaation tarpeisiin sovitettuna. Tutkimus keskittyy automatisoinnin avainkohtiin, kuten siihen, millainen organisaatiorakenne on soveltuva ohjel- mistorobotiikan soveltamiselle ja keiden tulisi vastata ohjelmistorobotiikkahankkeiden toteu- tuksesta ja miten hankkeet tulisi organisoida. Lisäksi tarkastellaan ohjelmistorobotiikan ja automaation vaikutuksia henkilöstön työnkuviin. Työnkuvan tarkastelua ei voi rajata tut- kimuksen ulkopuolelle, koska työnkuvan muutos liittyy kiinteästi prosessien muutok- seen. Rajaukset tehdään, jotta tämän tutkielman aika- ja sivumäärärajoissa tutkimuksen pääai- hetta voida tutkia riittävän tarkasti. Tutkimuksessa hankitaan taloushallinnon prosessien nyky- tilasta riittävän laaja yleiskuva, jotta kehitysehdotukset eivät ole irrallisia organisaation arjesta tai vaikeasti sovellettavissa tapausorganisaation toimintaan.

Keskeinen edellytys automaatiohankkeita valmistellessa on taloushallinnon prosessien määritteleminen ja kehittäminen. Tutkimuksessa käsitellään yleisiä taloushallinnon pro- sessien kehittämisen lähtökohtia, sillä ohjelmistorobotiikka on vain yksi tapa parantaa prosesseja. Taloushallinnon prosessien kehittämisen edellytyksiin vaikuttavat lukuisat te- kijät, kuten organisaation rakenne ja tekninen järjestelmäympäristö. Prosessien kehittä- minen on vahvasti projektimuotoista toimintaa, joten tutkimuksessa käsitellään myös pro- jektijohtamisen teorioita.

(12)

Tutkimuksen päätavoitteena on vastata tutkimuskysymykseen:

- Miten taloushallinnon prosessien kehittäminen tulisi organisoida case-organisaa- tiossa käytettäessä ohjelmistorobotiikkaa?

Tutkimuksen alatavoitteina on:

- Tunnistaa ohjelmistorobotiikan potentiaali, soveltamisen edellytykset ja nykytilanteen haasteet case-organisaatiossa

- Lisätä ymmärrystä organisoinnin ja projektijohtamisen parhaista käytännöistä case-organisaation tarpeisiin sovitettuna.

1.4 Tutkimusmenetelmät ja aineistonkeruumenetelmät

Tutkimus on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Sen tarkoituksena on lisätä ymmär- rystä ilmiöistä ja yrityksen toiminnasta. Laadullinen tutkimus on tutkimustyötä, jonka avulla pyritään löydöksiin ilman tilastollisia menetelmiä. Siinä missä kvantitatiivisessa tutkimuksessa analysoidaan lukuja, kvalitatiivisessa tutkimuksessa analysoidaan sanoja ja lauseita. Kvalitatiivisessa tutkimuksessa ei yleensä pyritä yleistyksiin, vaan ilmiön ym- märtämiseen tutkimuskohteen kontekstissa. (Kananen, 2017, 35.) Laadullisessa tutki- muksessa teoriaa käytetään apuvälineenä tulkintojen tekemiseen tutkimusaineistosta (Saaranen-Kauppinen & Puusniekka, 2006).

Kvalitatiivisessa tutkimuksessa aineiston analyysi on induktiivista – yksittäisistä havain- noista pyritään luomaan olennaisia kokonaisuuksia. Ilmiön monimutkaisuus tunnistetaan, eikä yhtä oikeaa ratkaisua välttämättä ole. Kvalitatiivisessa tutkimuksessa aineiston ana- lyysi määrittää sen, koska aineistoa on kerätty riittävästi eikä tutkimusprosessi ole siten lineaarinen kuten kvantitatiivisessa tutkimuksessa. Laadullisessa tutkimuksessa ei voida etukäteen määritellä, kuinka paljon aineistoa on riittävästi, sillä tutkija ei voi ennalta tie- tää, millaisia löydöksiä aineistosta nousee esiin. Laadullisessa tutkimuksessa yhdestä tut- kimuskohteesta pyritään saamaan mahdollisimman paljon havaintoja. (Kananen, 2017, 35.)

Liiketaloustieteissä vakiintunut käytäntö on luokitella tutkimusotteet käsiteanalyyttiseen, nomoteettiseen, päätöksentekometodologiseen ja toiminta-analyyttiseen tutkimukseen

(13)

(Neilimo & Näsi, 1980) ja mitä Kasanen, Lukka ja Siitonen (1993) täydensivät konstruk- tiivisella tutkimusotteella. Tässä tutkimuksessa käytetään toiminta-analyyttistä tutkimus- otetta, jossa tarkoituksena on käytännön ongelman selittäminen ja ymmärtäminen. Tutki- muksessa on vahva normatiivinen elementti, koska siinä esitetään suosituksia käytännön ongelman ratkaisemiseksi empiirisen aineiston avulla. Toisaalta tutkimustuloksen käy- tännön toimivuuden testaamista ei kuitenkaan sisällytetä toiminta-analyyttiseen tutki- mukseen. Suositusten antaminen ja nykyisten toimintamallien haastaminen voidaan kä- sittää interventiona, jonka tuloksena voi olla uusi tapa ajatella. (Heikkinen & Jyrkämä, 1999, 44–46.) Tutkimuksessa on myös kehittämistutkimuksen piirteitä, sillä tutkimusta- voitteena on parantaa case-organisaation toimintaa ongelmanasettelun kautta. Case -tut- kimuksen ero kehittämistutkimukseen on se, että case-tutkimuksessa tuotetaan tutkimus- ongelmaan ratkaisu, mutta tutkija ei ryhdy käytännön työhön ongelman poistamiseksi.

Sen sijaan kehittämistutkimukseen sisältyy myös käytännön ratkaisun testaaminen. (Ka- nanen, 2013, 15.)

Tutkimusmenetelmänä käytetään haastatteluiden sisällönanalyysiä, jossa aineistoa tar- kastellaan eritellen, mutta yhtäläisyyksiä ja eroja etsien ja tiivistäen. Sisällönanalyysi muistuttaa tekstianalyysia, jossa tulkitaan valmiita tekstimuotoisia aineistoja. Tässä tut- kimuksessa tulkittavat tekstit ovat litteroituja haastatteluja. Sisällönanalyysin tarkoituk- sena on muodostaa tutkittavasta ilmiöstä tiivistetty kuvaus, joka kytkee tulokset ilmiön laajempaan kontekstiin ja aihetta koskeviin muihin tutkimustuloksiin. Se tarkoittaa sanal- lista tekstin sisällön kuvailua – ilmaisutavasta ei niinkään olla kiinnostuneita, toisin kuin diskurssianalyysissä tai sisällön erittelyssä, joka on enemmän tekstin tai dokumentin si- sällön määrällistä kuvailua, kuten esimerkiksi tiettyjen ilmaisujen tai sanojen esiintymis- tiheyden tutkimista. Tutkimusaineiston laadullisessa sisällönanalyysissä tutkimusaineisto luokitellaan ja järjestellään uudenlaiseksi kokonaisuudeksi. Sisällönanalyysiä voidaan tehdä kolmella eri tavalla: aineistolähtöisesti, teoriaohjaavasti tai teorialähtöisesti. Näiden erona on analyysin ja luokittelun perustuminen joko aineistoon tai valmiiseen teoreetti- seen viitekehykseen. (Saaranen-Kauppinen & Puusniekka, 2006.) Tässä tutkimuksessa on eniten teoriaohjaavan tutkimuksen piirteitä. Teorian pohjalta muodostettiin tutkimus- haastattelurunko, mutta myös haastatteluaineisto ohjasi teorian muodostamista jossakin määrin.

(14)

Analysointimenetelmäksi valittiin sisällönanalyysi, koska tutkimuksessa analysoidaan asiantuntijahaastattelujen sisältöä. Valitun menetelmän vuoksi haastateltaviksi valittiin henkilöitä, jotka työskentelevät ilmiön parissa. Litteroitu tekstiaineisto luokiteltiin ensin haastattelurungon kysymysten mukaan ja sitten sisällön mukaisiin luokkiin. Vastausten välillä etsittiin yhteneväisyyksiä, mutta toisaalta myös ristiriitaisia näkemyksiä. Vastauk- sissa havaittiin tiettyjen teemojen tärkeä painoarvo, joten niitä käsittelevät vastaukset kä- siteltiin yksityiskohtaisemmin. Haastattelujen sisällönanalyysin avulla hyödynnetään asi- antuntijoiden tietämystä tutkittavasta ilmiöstä mahdollisimman monipuolisesti. Sisäl- lönanalyysissä korostuu haastatteluaineiston substanssi. Toisaalta tiedostetaan, että asi- antuntijoiden näkemykset ovat subjektiivisia ja poikkeavat toisistaan. Tavoitteena on so- vittaa erilaiset näkemykset yhdeksi kokonaisuudeksi. Teorian avulla voidaan tarkastella asiantuntijoiden näkemyksiä kriittisesti. Eriäviä näkemyksiä on, sillä haastateltavat työs- kentelevät eri työtehtävissä, joten he tarkastelevat ilmiötä oman kokemuspohjansa kautta.

Tutkimusnäkökulmasta on kuitenkin hyvä asia, että ilmiötä tarkastellaan monipuolisesti.

Tutkimuksen aineisto koottiin haastatteluin ja seuraamalla organisaation toimintaa työ- ryhmien kokouksissa. Lisäksi tutkimuksessa on hyödynnetty case-organisaation ohjel- mistorobotiikkaan ja taloushallinnon kehittämiseen liittyviä dokumentteja. Haastattelut luokitellaan tyypillisesti strukturoituihin ja puolistrukturoituihin haastatteluihin, joista jälkimmäisen tunnetuin muoto on teemahaastattelu, jota käytettiin tässä tutkimuksessa.

Teemahaastattelut keskittyvät tiettyyn aihepiiriin, mutta kysymysten muoto ja järjestys voivat vaihdella. Teemahaastattelu muistuttaa hieman keskustelua, mutta pääpaino on kuitenkin siinä, että haastateltava on äänessä. Tutkijan rooli on aineistonkeruuvaiheessa enemmän havainnoiva kuin osallistuva. Haastattelujen tarkoitus on kuunnella ja analy- soida ohjelmistorobotiikan parissa työskentelevien asiantuntijoiden näkemyksiä. (Ruusu- vuori & Tiittula, 2005, 10–11; Tuomi & Sarajärvi, 2018, 75.)

Haastatteluita tehtiin yhdeksän kappaletta, joista kahdeksan toteutettiin kasvokkain ja yksi Skypen välityksellä. Noin tunnin mittaiset haastattelut toteutettiin joulukuun 2018 ja helmikuun 2019 välillä. Lisätietoja haastatteluista on liitteessä 2 ja 3, joista jälkimmäinen kuvaa haastateltavien asemaa case-organisaatiossa. Haastattelut nauhoitettiin ja litteroi- tiin, jotta niitä voitiin tarkastella ja analysoida (Ruusujärvi & Tiittula, 2005, 14–15).

Haastateltaville kerrottiin etukäteen tutkimuksen aihe ja haastattelujen tarkoitus. Teema- haastattelujen haastattelurunko oli suunniteltu ennalta, mutta siitä oli mahdollista poiketa,

(15)

mikäli se tutkimustavoitteen kannalta havaittiin tarkoituksenmukaiseksi. Haastattelu- runko on lisätty tutkimuksen liitteeksi (Liite 1). Tarkentavia kysymyksiä tai kommentteja esitettiin, mikäli ne edistivät tutkimustavoitteen saavuttamista. Liitteessä kaksi on esitetty tarkempia tietoja haastatteluista ja liitteessä kolme on esitetty haastateltavien sijainti yri- tyksen organisaatiossa.

1.5 Tutkielman rakenne

Tutkimusraportti muodostuu neljästä pääluvusta. Johdantoluvun jälkeen toisessa luvussa käsitellään tutkimuksen teoreettinen viitekehys. Teoreettinen viitekehys alkaa taloushal- linnon prosessien määrittämisellä, jonka jälkeen tarkastellaan prosessien kehittämisen yleisiä lähtökohtia lean -ajattelun näkökulmasta ja ohjelmistorobotiikan hyödyntämis- mahdollisuuksia taloushallinnossa. Teoreettisen viitekehyksen toisessa alaluvussa käsi- tellään projektijohtamisen ominaispiirteitä ja ohjelmistoprojektin johtamismalleja. Tä- män jälkeen tutkitaan ohjelmistorobotiikan johtamisen ja hallinnoinnin parhaita käytän- töjä ja tarkastellaan osaamiskeskus -konseptia hallintomallina.

Tutkielman kolmannessa pääluvussa, empiirisessä osassa, esitellään ensin haastattelujen toteutus ja analysointi ja arvioidaan tutkimuksen luotettavuutta. Tämän jälkeen esitellään aiempien ohjelmistorobotiikkaprojektien taustaa. Seuraavaksi kerrotaan tutkimuksen kes- keiset tulokset, jotka nojautuvat haastateltavien aiempiin kokemuksiin ohjelmistorobo- tiikkahankkeista sekä heidän näkemyksistään parhaiden käytäntöjen kehittämiseksi.

Haastattelujen analyysin tuloksena pohditaan teoreettisessa viitekehyksessä muodostu- neen elinkaarimallin soveltuvuutta case-organisaation tilanteeseen, ja tehdään siihen tar- vittavat muutokset. Viimeisessä, neljännessä luvussa, on tutkielman yhteenveto ja johto- päätökset.

(16)

2 TEOREETTINEN VIITEKEHYS

2.1 Taloushallinto liiketoimintaprosessina

Liiketoimintaprosessi on sarja toisistaan riippuvaisia toimenpiteitä, jotka suoritetaan tie- tyllä tavalla ja tietyssä järjestyksessä, ja joiden tarkoituksena on tuottaa asiakkaalle jokin hyödyke, kuten tavara tai palvelu (Weske, 2012; Davenport, 1993). Prosessiajattelulla liikkeenjohdossa on pitkät perinteet, sillä jo Adam Smith kuvasi, kuinka osittamalla nup- pineulojen valmistus eri työvaiheisiin voidaan tuotantoa kasvattaa moninkertaiseksi. Lii- ketoimintaprosessit voidaan jakaa karkeasti kolmeen luokkaan (Rosing, Kemp, Hove &

Ross, 2014): operationaalisiin, hallinnollisiin ja tukiprosesseihin. Operationaaliset pro- sessit keskittyvät tuotantoon ja asiakasprosesseihin. Hallinnolliset prosessit koskevat esi- merkiksi tuotannon suunnitteluprosesseja ja organisointia. Tukiprosesseja ovat esimer- kiksi kirjanpito ja rekrytointi. Tässä tutkimuksessa taloushallinto käsitetään laajemmin kuin pelkkänä tukiprosessina. Taloushallinnon prosessit tukevat päätöksentekoa – esi- merkiksi budjetointi on keskeinen suunnittelun väline – joten taloushallinto voidaan kä- sittää myös hallinnollisena prosessina osana organisaation johtamista.

Taloushallinnon prosessit koostuvat datasta, prosesseista, ihmisistä ja tietojärjestelmistä (Kaarlejärvi ja Salminen, 2018, 93). Ne tuottavat informaatiota yrityksen taloudellisesta tilasta ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien päätöksenteon tueksi (Neilimo & Uusi-Rauva, 2005, 12–13; Ihantola & Leppänen, 2018, 12). Taloushallinnon lopputuotteita ovat infor- maatio, rahavirrat ja raportit. Käsitteellä prosessi voidaan tarkoittaa eri yhteyksissä mo- nia asioita yksittäisistä työtehtävistä kokonaisiin liiketoimintaprosesseihin (Kuvio 1). Yh- teistä prosesseilla on se, että ne tähtäävät jonkinlaiseen mitattavaan lopputulokseen. Shar- pin ja McDermottin (2009, 35–36, 42) määrittelyn mukaisesti taloushallinto voidaan kä- sittää liiketoimintaprosessina, joka koostuu useammasta pienemmästä prosessista. Ta- loushallinnon tärkeimmät prosessialueet ovat ostolaskuprosessi, joka tunnetaan myös ni- mellä ”ostosta maksuun” (Purchase to Pay, PTP), myyntilaskuprosessi, josta käytetään nimeä ”tilauksesta kassaan” (Order to Cash, OTC) ja pääkirjanpitoprosessiin, josta usein käytetään nimitystä ”tositteesta raportointiin” (Record to Report, RTR) (Kaarlejärvi &

Salminen, 2018).

(17)

Kuvio 1. Taloushallinnon prosessien tasot (mukailtu Valtiokonttori, 2019).

Taloushallinnon prosesseja voidaan kuvata esimerkiksi prosessikartalla (Kuvio 1) ja yk- sittäistä prosessia vuokaaviolla. Prosessien mallintamisen ajatus on ymmärtää prosessien välisiä vuorovaikutussuhteita ja yksittäisen prosessien sijoittumista liiketoimintaproses- sissa. (Martinsuo & Blomqvist, 2010.) Prosessien uudelleenmääritteleminen voi taas luoda mahdollisuuksia niiden kehittämiseen ja automatisointiin. Jokainen prosessialue koostuu useista pääprosesseista. Esimerkiksi ”tositteesta raportointiin” -prosessinalueen pääprosesseja ovat vaihto-omaisuuskirjanpito ja pääkirjanpito. Edelleen pääprosessit koostuvat osaprosesseista, toiminnoista ja tehtävistä, kuten yksittäisen tositteen käsittely.

Mitä pidemmälle prosessikartassa mennään, sitä yksityiskohtaisempiin tehtäviin pääs- tään. Tehtäväkohtaisella tasolla on kyse jo hyvin konkreettisia toimenpiteitä, kuten kir- jauksen syöttäminen toiminnanohjausjärjestelmään. (Valtiokonttori, 2019.)

Ostolaskuprosessi sisältää yleensä vaiheet ostoehdotuksesta tai -tilauksesta ostolaskun maksuun ja usein myös matka- ja kululaskuprosessin. Ostolaskuprosessi voi alkaa jo han- kintavaiheessa, jolloin prosessi kattaa vaiheet tarjouspyynnöstä ja sopimuksen tekemi- sestä laskun maksuun. Myyntilaskuprosessi sisältää vastaavasti vaiheet myyntitilauksesta maksusuorituksen kohdistukseen. Myyntilaskuprosessin osaksi voidaan määritellä myös saatavien hallinta, jolla on tärkeä merkitys yrityksen maksuvalmiuden kannalta. Kansain- välisesti verrattuna osto- ja myyntilaskuprosessien automaatio on pitkällä, johtuen muun muassa Suomen kehittyneestä pankki- maksuliikenneinfrastruktuurista. (Kaarlejärvi &

Salminen, 2018, 93–97, 130–133.) Liiketoimintaprosessi, Taloushallinto

Prosessialue, Tositteesta raportointiin, RTR

• Pääprosessi, Pääkirjanpito

o Osaprosessi, Muistiotositteiden käsittely

§ Aliprosessi, Jaksotustositteiden käsittely

• Toiminto, Poistokirjaus

o Tehtävä, Kirjauksen syöttäminen järjestelmään

(18)

Pääkirjanpitoprosessin lakisääteinen tarkoitus on johtaa kirjanpitovelvollisen tilinpäätös.

Muita tarkoituksia voi olla lukuisia – usein se toimii päätöksenteon tietolähteenä. Se ko- koaa muita osaprosesseja yhteen raportointia varten. Erilaiset täsmäytykset ja jaksotukset, osakirjanpitojen sulkemiset ja raportointi ovat yleisiä pääkirjanpitoprosessin tehtäviä.

Osakirjanpitojen ja tietojärjestelmien välisillä täsmäytyksillä varmistetaan, että kirjanpi- don data siirtyy pääkirjanpitoon oikein. On esimerkiksi huolehdittava, että kirjanpitolain vaatimukset kirjausketjusta (audit trail) täyttyvät, eli kirjanpitotapahtumat ovat jäljitettä- vissä. (Ihantola & Leppänen, 2018, 204.) Vaikka pääkirjanpidon tehtävänä on koota osa- prosessien tietoja yhteen, tehdään siinä kuitenkin enemmän manuaalista työtä kuin muissa prosesseissa. Pääkirjanpitoprosessi vastaa tarpeeseen saada reaaliaikaista, olen- naiset tiedot sisältävää raportointia helposti ymmärrettävässä muodossa.

Taloushallinnossa on tunnistettava ja ymmärrettävä kirjauksia aiheuttavat liiketoiminta- prosessit, mikä vaatii ymmärrystä yrityksen liiketoiminnasta. Liiketoiminnan ymmärtä- mistä vaaditaan taloudellisen informaation analysointiin ja johdon tietotarpeisiin vastaa- miseen. Virallinen, lakisääteinen tilinpäätösraportointi on tärkeä osa-alue, mutta sen suh- teellinen osuus työpanoksesta on laskenut. Sen tilalle on noussut sisäinen raportointi, jonka osa-alueita ovat muun muassa talous- ja tulosraportointi, talousohjauksen rapor- tointi ja liiketoimintatiedon hallinta ja kokonaisuuden analysointi sekä poikkeamien ym- märtäminen ja korjaaminen. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 186–188.)

2.2 Lean -ajattelu prosessien kehittämisen lähtökohtana

Taloushallinnon prosessien kehittämisen lähtökohtina ovat työnkulkujen tehostaminen ja toimintatapojen kehittäminen lean-ajattelun mukaisesti. Tehostamisella pyritään kustan- nustehokkuuteen, läpimenoaikojen nopeuttamiseen ja laadun parantamiseen. Vaikka lean -ajattelu on alkujaan kehitetty tuotantoyritysten toiminnan kehittämiseen (Womack &

Jones, 1991) hyödynnetään sitä nykyään myös laajasti asiantuntijatyön kehittämisessä (Torkkola, 2015). Lean -ajattelun lähtökohta on tuottaa mahdollisimman paljon arvoa asiakkaalle ja poistamaan kaikki sellainen tekeminen, joka ei tuota asiakkaalle arvoa, eli hukka. Hukka eliminoimalla saadaan kaikki ylimääräinen tekeminen prosessista. Asia- kasarvon tuottamiseen keskittyminen auttaa ohjaamaan toimintaa kokonaisuutena. Pro- sessin kehittämisen on ulotuttava organisaation muodollisten rajojen ulkopuolelle, eli

(19)

koko niin sanottu end-to-end -prosessi otetaan huomioon. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 264; Womack & Jones, 1996.)

Lean -ajattelussa pyritään ennen kaikkea välttämään hukan tuottamista, eli tuottamatonta tekemistä, josta asiakas ei ole valmis maksamaan. Torkkolan (2015, 23) mukaan hukan juurisyy on vaihtelu, kuten epätasainen työkuorma. Hukan muodot voidaan luokitella yli- tuotantoon, keskeneräiseen työhön, odottamiseen, ylimääräiseen liikkeeseen, siirtämi- seen, virheisiin ja uudelleen tekemiseen ja epätarkoituksenmukaiseen käsittelyyn. Ylituo- tanto on hukan muodoista pahin, sillä se aiheuttaa muita hukan muotoja. Ylituotanto on helppo käsittää tuotannollisessa työssä, mutta asiantuntijatyössä se voi ilmetä esimerkiksi turhien kokousten pitämisenä tai ylimääräisten ihmisten kutsumisena palavereihin var- muuden vuoksi. (Torkkola, 2015, 25–27.) Taloushallinnossa ylilaatua voidaan välttää pyrkimällä riittävän hyvän kuvan antamiseen yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tältä osin lean -ajattelu sopii hyvin yhteen kirjanpitolain kanssa, joka velvoittaa kirjanpitovel- vollista kirjaamaan kaikki tilikauden olennaiset tapahtumat (Kirjanpitolaki 3:2a).

Keskeneräinen työ on yksi hukan muoto ja se tarkoittaa kaikkia aloitettuja tehtäviä, joita ei ole saatu valmiiksi. Työ odottaa tekijäänsä tai asiakas palvelua. Asiantuntijatyössä se voi tarkoittaa esimerkiksi päätösten tai lisätietojen odottamista. Ylimääräinen liike voi tarkoittaa esimerkiksi tiedon turhaa liikuttamista, kuten useiden eri järjestelmien käyttä- mistä ja tiedon siirtämistä niiden välillä. Siirtäminen sen sijaan tarkoittaa sitä, että yksit- täistä työtehtävää siirretään henkilöltä toiselle, jolloin se jää aina odottamaan seuraavan henkilön käsittelyä. Tehtävien siirtelyn aiheuttamaa hukkaa voidaan vähentää sijoitta- malla samaa työtehtävää tekevät ihmiset lähellä toisiaan, jolloin kommunikointi on hel- pompaa. Tavoiteltavaa olisi vähentää tarvittavien henkilöiden määrää yhtä tehtävää koh- den, jolloin prosessin eteneminen on sujuvampaa. Virheet ja uudelleen tekeminen tunne- taan myös nimellä vikakysyntä, mikä syntyy, kun työtä ei saada kerralla oikein, ja orga- nisaation työlle kohdistuu ylimääräistä kysyntää. Koska virheillä on tapana kumuloitua, on virheettömyys prosessin alkupäässä tärkeää. (Torkkola, 2015, 26–28.)

Viimeisenä hukan lajina on epätarkoituksenmukainen käsittely, mikä käytännössä tar- koittaa, ettei lopputulos vastaa asiakkaan tarpeeseen. Työtä voidaan esimerkiksi tehdä liian suurilla tietojärjestelmillä tai organisatorisilla ratkaisuilla, vaikka vähempikin riit-

(20)

täisi asiakkaalle. Epätarkoituksenmukaisen käsittelyn esiintymistä voidaan torjua esimer- kiksi sopimilla työlle selkeä laatutaso. (Torkkola, 2015, 28.) Taloushallinnon asiakas eli tiedon käyttäjä ei usein anna arvoa sille, että työaikaa käytetään epäolennaisten virheiden etsimiseen ja korjaamiseen. Varsinkin suuressa organisaatiossa voi olla erittäin haasteel- lista saada kirjanpidon kaikki osat täsmäämään. Pienet poikkeamat eivät todennäköisesti muuta taloudellisesta tilanteesta saatavaa kuvaa, mutta kallisarvoista työaikaa niiden et- simiseen ja korjaamiseen voi kulua. Yleensä pienten erojen etsimiseen käytetään monin- kertaisesti aikaa hyötyyn nähden. Jos selvitystyöhön käytetyn työajan kustannus on suu- rempi kuin eron selvittämisestä saatu hyöty, selvitystyötä ei kannata tehdä, mikäli loppu- tulos on riittävän oikein. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 166–167; 178–181.)

Taloushallinnossa ylityötä aiheuttaa kirjanpitokausien katkojen aikainen työ, kun infor- maatiota pitäisi tuottaa lyhyessä ajassa laadukkaasti. Hyvällä suunnittelulla ja organisoin- nilla voidaan lisätä kapasiteettia tasaamalla työvirtojen pullonkauloja. Lean -ajattelun mukaan jokaisessa prosessissa on löydettävissä yksi pullonkaula, joka määrittää koko prosessin nopeuden. (Torkkola, 2015, 53.) Ennen pullonkaulakohtaa voi syntyä ylituo- tantoa ja pullonkaulan jälkeen on taas odottamista. Käytännössä työkuormaa voidaan ja- kaa siirtämällä tehtäviä pois pullonkauloista, tai pullonkaula voidaan poistaa hyödyntä- mällä automaatiota. Esimerkiksi epäolennaisia kirjauksia voidaan siirtää seuraavallekin kaudelle määrittelemällä olennaisuusrajoja katkoaikoihin. Työkuorman keventäminen kiireaikoina johtaa usein myös työn laadun parantumiseen. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 153–156; 177.)

Jos pullonkaulatehtävää ei voida uudelleenorganisoida toiseen ajankohtaan, kapasiteettia voidaan kasvattaa esimerkiksi automaatiolla tai hankkimalla tilapäisiä resursseja organi- saation ulkopuolelta. Resurssien käyttöä voidaan tehostaa myös keskittämällä taloushal- linnon tehtäviä, jolloin henkilöriski pienenee, varahenkilöt ovat helposti järjestettävissä ja erityisosaajia voidaan palkata. Tehtävien suunnittelua helpottaa tehtävien riittävä do- kumentointi. Digitalisaatio taas mahdollistaa uusia tapoja työn etenemisen seuraamiseen, jolloin pullonkaulakohdat on helpompaa tunnistaa. Lisäksi lean-toimintatavat voivat tehdä aikatauluista ennustettavampia. Jos työtehtävä ei ole ulkoisesti säädettynä pakolli- nen, eikä se tuota olennaista hyötyä asiakkaalle, sitä ei lean-ajattelun mukaisesti kannata tehdä. Taloushallinnossa tyypillisimpiä tuottamattomia tehtäviä ovat pienten kulujen ja laskujen hyväksymiset sekä tarkistukset, joista ei yleensä löydy raportointiin vaikuttavia

(21)

virheitä. Sen sijaan prosessin nopeuttaminen voi kasvattaa talousraportoinnin asiakasar- voa. (Torkkola, 2015, 11; Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 166–167, 209–212, 225.) Lean -periaatteiden onnistunut soveltaminen edellyttää kehittämisen ottamista osaksi jat- kuvaa toimintaa. Lean-ajattelun mukaan kehitys on nopeampaa, jos sitä tehdään pieninä palasina. Lyhyt kehittämissykli mahdollistaa nopean iteraation ja organisaatio voi heti muuttaa toimintatapojaan. Tämä menetelmä tunnetaan sen kehittäjän mukaan Demingin kehänä, viralliselta nimeltään PDSA-syklinä (plan-do-study-act). (Torkkola, 2015, 39.)

2.3 Ohjelmistorobotiikka liiketoimintaprosessien kehittämisen mene- telmänä

Edellisissä alaluvuissa määriteltiin taloushallinnon liiketoimintaprosessit ja tutkimuk- sessa valittu lean -menetelmän näkökulma prosessien kehittämiseen. Ohjelmistorobo- tiikka voidaan käsittää eräänä liiketoimintaprosessien kehittämisen menetelmänä. Se voi- daan määritellä tietokoneohjelmaksi, joka käyttää tietojärjestelmiä, kuten toiminnanoh- jausjärjestelmää saman käyttöliittymän kautta kuin ihminenkin Se on koodattu ohjel- misto, jonka jokainen toiminto tulee määritellä tarkkaan. Se eroaa tavanomaisesta järjestel- mästä siten, että suorittaa työtehtäviä kuten ihminen tekisi niitä – se pyrkii ikään kuin imitoi- maan ihmisen toimintaa. (Barnett, 2015, 2; Kääriäinen ym., 2018, 8.) Useat järjestelmätoimit- tajat mahdollistavat ohjelmistorobotin luomisen graafisen käyttöliittymän avulla, minkä ansiosta ohjelmointi ei edellytä teknistä osaamista, vaan ainoastaan loogisten päätöspui- den määrittelemistä. Päätöspuita voidaan kuvata esimerkiksi vuokaaviolla. Monet ohjel- mat4 mahdollistavat yksinkertaisesti ihmisen toiminnan nauhoittamisen tietokoneella, jonka jälkeen ohjelmistorobotti osaa toistaa samat vaiheet itsenäisesti. (UiPath, 2019.) Ohjelmistorobotiikalla automatisoidaan usein yksinkertaisia ja toistuvia toimistotyöteh- täviä, kuten tiedon syöttämistä järjestelmästä toiseen. Näitä prosesseja onkin nimitetty kuvaavasti ”toimistotuoliprosesseiksi”. (Lacity & Willcocks, 2015d, 3.) Tietotyön auto-

4 Tunnettuja ohjelmistorobotiikkaohjelmistoja ovat muun muassa Blue Prism, UiPath ja Auto- mation Anywhere (Lacity & Willcocks, 2017, 2.; Forrester, 2017).

(22)

matisointia on ollut ennenkin, mutta ohjelmistorobotiikka nostaa merkittävästi sen poten- tiaalia. Aiemmin prosessien automatisointi on tunnettu käsitteellä Business Process Ma- nagement (BPM), jolla tarkoitetaan liiketoimintaprosessien hallintaa ja optimointia tieto- järjestelmien avulla. Ohjelmistorobotiikkaan verrattuna BPM on kuitenkin kallista ja hi- dasta (Barnett, 2015, 2). Yhden ohjelmistorobotin kehittämiskustannukset ovat Forreste- rin (2017, 2) mukaan noin 5000-10 000 dollaria, mutta BPM -projektit ovat usein mitta- kaavaltaan suurempia, koska ne vaativat rakenteellisia muutoksia järjestelmiin (Weske, 2012, 6). Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen ei kuitenkaan vaadi muutoksia järjestel- miin, koska se toimii niiden päällä (Lacity & Willcocks, 2015, 7).

Liiketoimintaprosessien automaatioastetta voidaan nostaa muillakin tavoilla kuin ohjel- mistorobotiikalla. Ohjelmistorobotiikasta puhutaan tietotyön mullistavana tekijänä, mutta usein muistetaan myös mainita, että kyseessä on yksinkertainen automaatiotyökalu. Hyö- dyntämisen hidasteena on organisaatioissa sekin, että sen hallinnointi on vaikeaa. Orga- nisaatiot törmäävät haasteeseen, miten vastata sekalaisiin tarpeisiin, ja miten tunnistaa business caset. Ensimmäisten ohjelmistorobottien käyttö voi olla vielä helppoa, mutta ko- konaisuuden hallittavuus heikkenee, kun toimintaa ryhdytään skaalaamaan. Uuden tek- nologian osaaminen voi olla esimerkiksi muutaman avainhenkilön varassa. Ohjelmisto- robotiikkaa voidaan ajatella automaation ensimmäisenä askeleena, jota seuraa muut älyk- käät työkalut (Anagnoste, 2017, 684–685). Kaarlejärvi ja Salminen (2018, 168–169) ovat luokitelleet ne neljään kategoriaan:

1. Ohjelmistorobotiikka (Robotic process automation, RPA): Ihminen luo robotille sääntöjä ja robotti toimii niiden mukaan.

2. Käyttöliittymäautomaatio (Advanced user interfaces): Ymmärtää puhuttua tai kir- joitettua tekstiä tai osaa tuottaa sitä.

3. Koneoppiminen (Machine learning) Algoritmien muodostamilla säännöillä voi- daan tutkia dataa ja tehdä ennustuksia. Koneoppiminen nostaa automaatioastetta prosesseissa, joissa sääntöjä on niin paljon, ettei jokaista kannata määritellä erik- seen. Esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnissä koneoppimista käyttämällä ohjelma voi itse päätellä miten laskut voidaan tiliöidä. Käytännössä markkinoilla ei vielä ole valmiita ostettavia koneoppimisratkaisuja.

(23)

4. Tekoäly (Artificial Intelligence)5: Algoritmi, joka lähestyy inhimillisen älykkyy- den tasoa ja se voi suorittaa luovaa ajattelua vaativia tehtäviä, kuten soveltaa laa- joja taustatietoja ja analysoida sitä.

Automaatioastetta voidaan nostaa liittämällä ohjelmistorobotiikkaan muuta teknologiaa.

(Accenture, 2016, 4). Yksi esimerkki taloushallinnon automatisoitumisen haasteesta on osto- ja matkalaskuprosessin automatisointi ostosta maksuun. Ostolaskujen automaatiota hidastaa, jos laskujen lähettäjät eivät käytä verkkolaskuja, mikä tosin alkaa olla suoma- laisilla toimijoilla harvinaista. Vaikka lasku saapuisi sähköisesti, se ei suoraan tarkoita, että data on automaatiolle sopivassa rakenteisessa muodossa, jos lasku on esimerkiksi skannattu. Tällöin se joudutaan käsittelemään manuaalisesti. Ongelmaan on kehitetty OCR -teknologiaa (Optical Character Regocnition) hyödyntäviä kuvantunnistusohjelmis- toja, joilla voidaan muuntaa ei-rakenteista dataa, kuten skannattuja dokumentteja, auto- maatiolle soveltuvaksi, mikä osaltaan parantaa automaation hyödyntämisedellytyksiä.

Monet organisaatiot ovat siirtyneet erillisistä laskunkäsittelyjärjestelmistä hyödyntämään ERP-järjestelmien omia toiminnallisuuksia, jolloin erillisiä integraatioratkaisuja ei tarvita järjestelmien välille. Yksi vaihtoehto automatisoida ostolaskuprosessi on koneoppimisen hyödyntäminen esimerkiksi ostolaskujen tiliöinnissä, jossa uuden laskun tiliöinti voidaan päätellä aiempien laskujen perusteella ja siten automatisoida tiliöinti tehokkaammin kuin manuaalisesti tiliöintisääntöjä määrittelemällä. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 57.) Ohjelmistorobotiikan työkalut ja menetelmät ovat lähtökohtaisesti yleiskäyttöisiä, mutta soveltaminen on käyttötapaus- ja organisaatiospesifiä (Kääriäinen ym., 2018, 7). Impli- siittisesti tämä tarkoittaa, ettei markkinoilta ole ostettavissa valmiita ohjelmistorobotteja, jotka olisivat käyttökelpoisia ilman muutoksia niiden koodaukseen. Vaikka taloushallin- non prosessit ovat optimaalisia automatisoinnille niiden normittumisen vuoksi, ne eivät ole teknisessä mielessä standardoituja, vaan jokainen organisoi taloushallinnon rutiinit parhaaksi näkemällään tavalla. Eroja organisaatioiden välillä on yleensä tietojärjestel- missä, datassa ja työn organisoinnissa. Verkkolaskutuksessa ollaan lähellä standardimuo- toista dataa, koska Suomessa on käytössä yhteinen verkkolaskutusformaatti.

5Kun puhutaan tekoälystä, on huomioitava, että toiminnot, joita aiemmin pidettiin tekoälynä, eivät nykykäsityksen mukaan ole sitä. Esimerkiksi monia koneoppimisen muotoja pidettiin aiemmin tekoälynä. Käytännössä tekoälystä ollaan vielä kaukana. (Kääriäinen ym., 2018, 8–9; 33.)

(24)

2.4 Ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohteet taloushallinnossa ja hyödyntämisen edellytykset

Robotiikan hyödyntämisen edellytykset on tärkeää tunnistaa, jotta voidaan tunnistaa sen käyttökohteet, mikä korostuu normatiivisessa tutkimuksessa. Hyödyntämisen lähtökoh- tana on ”business case”, mikä on arvio sen liiketoiminnallista edellytyksistä, eli kannat- tavuudesta. Hyödyntämisen edellytyksiin vaikuttavat prosessin yksinkertaisuus, data ra- kenne, tietojärjestelmät ja organisatoriset tekijät. Ensinnäkin prosessin jokainen päätösti- lanne nostaa automaatioratkaisun kompleksisuutta. Erilaisten päätöstilanteiden ja poik- keustapausten tekninen määrittely laskevat automaation kannattavuutta joustavaan ihmi- seen verrattuna. Tämä ongelma voidaan kiertää esimerkiksi jakamalla prosessia pienem- piin osiin ja automatisoida ensin se osa prosessista, jossa on paras hyöty-kustannussuhde.

Muita olennaisia edellytyksiä ovat prosessien standardisointi ja harmonisointi, jotta auto- maation hyödyt, nopeus ja toisto, saadaan käyttöön. Lisäksi kehittämistavoitteena voi esi- merkiksi olla asiakastyytyväisyyden kasvu. Organisatoriset edellytykset liittyvät siihen, että ihmiset on uudelleenorganisoitava lisäarvoa tuottavalla tavalla, mikä voi asettaa uusia osaamisvaatimuksia asiantuntijoille. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 20, 30–31, 51–53, 168–169, 259–266.)

Keskeinen edellytys automatisoinnille on prosessien hyvä dokumentointi. Prosessiku- vauksesta tulisi selvitä vastuuhenkilöt, tietojärjestelmät ja tehtäväkuvaukset. Mitä tar- kemmin prosessi on määritelty, sitä helpompi sitä on kehittää. Erityisesti prosessin kriit- tiset vaiheet on määriteltävä, jotka on tehtävä myös ohjelmistorobotin vikatilanteessa.

Dokumentaatio tuo läpinäkyvyyttä prosessiin ja se auttaa myös työntekijöiden perehdyt- tämisessä ja tilintarkastuksessa. Prosessien määrittely voi olla hyödyllistä, vaikka se ei johtaisikaan automaatioon, koska prosessinomistajat joutuvat arvioimaan prosessiensa tarkoituksenmukaisuutta. Voi ilmetä työvaiheita, jotka voitaisiin tehdä paremmin tai jät- tää tekemättä kokonaan. Dokumentoidut työohjeet säästävät työaikaa ja ne toimivat sovi- tun toimintamallin vahvistajana, jolloin voidaan varmistua siitä, että työt tehdään laaduk- kaasti aina6. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 168–171.) Kirjallisia työohjeita voidaan

6 Taloushallinnon prosessien dokumentaatioon kuuluvat esimerkiksi työvaihekuvaukset, tilikartat soveltamisohjeineen ja kirjanpito-ohjeistus, jossa on selitetty tärkeimmät laskentaperiaatteet ja käsittelysäännöt. Ne helpottavat tulkinnanvaraisten kirjauspäätösten tekemistä. Erillisiä ohjeis- tuksia tehdään yleensä myös esimerkiksi katkon aikaisista työtehtävistä. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 168–171.)

(25)

myös käyttää automatisoitavien prosessien tunnistamiseen. Esimerkiksi automaattisella tekstin tunnistuksella voidaan skannata työohjeet läpi ja löytää sellaisia sanallisia kuvauk- sia, jotka parantavat automaation edellytyksiä. (Leopold, van der Aa & Reijers, 2018.) Ylipäänsä organisaatioiden pitäisi säännöllisesti arvioida, ovatko prosessien työnkulut edelleen relevantteja. Joitakin asioita saatetaan tehdä vain siksi, että niin on ennenkin toi- mittu miettimättä asiaa sen enempää.

Automaatio asettaa edellytyksiä prosessissa käytettävälle datalle. Asiantuntijatyössä lop- putuotteen, eli informaation, laatuun vaikuttaa sen raaka-aine eli data. Jos data on kehnoa, se vaatii enemmän työstämistä, ennen kuin siitä saadaan laadukasta informaatiota. Oh- jelmistorobotti voi prosessoida vain rakenteisessa muodossa olevaa dataa. Datan oikeel- lisuuden varmistamiseksi voidaan tehdä erilaisia kontrolleja ja täsmäytyksiä. Laaduk- kaan datan saaminen voi vaatia yhteistyötä sidosryhmien kanssa, jotta esimerkiksi osto- laskuprosessi voidaan automatisoida kokonaan. Niin sanotuissa toimistotuoliprosesseissa automaatio edellyttää standardimuotoista dataa, mikä on toisinaan haasteellista, sillä kan- sainvälisiä standardeja ei ole olemassa. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 53–54; 68–72;

175–176.) Sopivien prosessien tunnistamista voidaan edesauttaa muodostamalla yleisiä ja yhteismitallisia data-aineistoja. Datalähdeaineistot kertovat millaista dataa on saata- villa ja missä muodossa. (Kääriäinen ym., 2018, 3–4.)

Taloushallinnon kaikissa työtehtävissä tietojärjestelmät ovat keskeisessä osassa. Suurem- milla organisaatioilla on usein käytössään niiden kaikki toiminnot kattavia toiminnanoh- jausjärjestelmiä, jotka ovat korvanneet erillisjärjestelmät (Davenport, 1998). Ohjelmisto- robotiikalla voidaan edelleen tehostaa tietojärjestelmien käyttöä. Erillisjärjestelmien vä- hentämisestä saatavat välittömät säästöt lisensseistä ovat selkeitä, mutta välillisesti sääs- töjä syntyy toimintatapojen yhtenäistyessä ja läpinäkyvyyden kasvaessa, esimerkiksi yh- tenäiset tietokannat vähentävät manuaalista tietojen siirtelyä. Mitä vähemmän käytettäviä järjestelmiä on, sitä vähemmän tarvitaan järjestelmien välistä integraatiota, jolloin data- siirroissa syntyvät virheet vältetään. Automaatiota voidaan nostaa esimerkiksi käyttä- mällä tehokkaammin nykyisten järjestelmien toiminnallisuuksia. (Kaarlejärvi & Salmi- nen, 2018, 172–174.) Vaihtoehtona ohjelmistorobotille voidaan tehdä olemassa oleviin järjestelmiin räätälöintejä, jotka voivat olla kustannustehokas vaihtoehto isoissa organi- saatioissa. Vaikka järjestelmien muokkaaminen lisää ylläpitokustannuksia, se voi koko- naisuudessaan nostaa tuottavuutta. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 64–66.)

(26)

Automatisointi edellyttää prosessien identifiointia ja priorisointia. Identifioinnissa pätee jo mainitut kriteerit esimerkiksi prosessin yksinkertaisuudesta ja datan laadusta. Raha- määräiset hyödyt ovat niin ikään melko helposti määriteltävissä. Prosessien kvalitatiivis- ten ominaisuuksien priorisoiminen ja validoiminen on haasteellisempaa, mutta siinä voi- daan soveltaa esimerkiksi analyyttistä hierarkiaprosessia (AHP, Analytic hierarhcy pro- cess). Lisäksi on kehitettävä yleiset standardit prosessien kehittämiselle ja varmistettava keskeytymätön operatiivinen toiminta kehitysprojektien aikana ja automatisoitujen pro- sessien muuttaminen tai kehittäminen. (Jalonen, 2017.)

Ohjelmistorobotiikan haitat tulevat sen yksinkertaisuudesta ja nopeudesta. Ohjelmistoro- botti voi väärin toimiessaan tuottaa suurta vahinkoa, sillä transaktioiden nopeus on suuri.

Toisaalta robotin toiminta on hyvin dokumentoitua, joten virhetilanteissakin päästään no- peasti jäljille siitä, miten virhe on syntynyt. Automaatio käsittelee dataa aina samalla ta- valla, mikä johtaa tasalaatuiseen lopputulokseen. Lopputuloksen laatu taas riippuu ihmi- sen määrittämistä säännöistä. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 51–54, 183.)

Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa edellyttää johdon määrittämät, toimintaa ohjaavat ta- voitteet, joiden toteutumista se tukee tarjoamalla riittävät resurssit. Vain harva organisaa- tio automatisoi prosesseja suunnitelmallisesti, vaikka yleisesti strategian määrittämistä pidetään yhtenä tärkeimpänä ohjelmistorobotiikan implementoinnin onnistumiseen vai- kuttavista tekijöistä. (PwC, 2017.) Kehitystoimenpiteiden vaikuttavuutta tuetaan muutos- johtamisella, jonka keskeiset elementit ovat johdon tuki ja kommunikaatio. Ilman sisäistä markkinointia henkilöstöä on vaikea saada sitoutumaan tavoitteisiin. Viestinnän keski- össä tulisi olla sen tuomat mahdollisuudet työn parantamisesta. Jos automatisoinnilla ta- voitellaan vain kustannussäästöjä, on riskinä, että ohitetaan mahdollisuudet kasvattaa asiakasarvoa. (Lacity & Willcocks, 2017, 3–6.)

Kääriäisen ym. (2018, 9–10) empiirisessä tutkimuksessa selvitettiin ohjelmistorobotiikan hyödyntämistapauksia 32 organisaation ja 878 ohjelmistorobotiikan käyttötapauksen ai- neistossa. Yhteensä 62 prosenttia robotiikan käyttötapauksista sijoittuu organisaation tu- kitoimintoihin. Niistä taloushallinto on 17 prosentin osuudella suurin osa-alue. Jos talous- hallinnon määritelmää laajennetaan myös myynti-tilaus-toimitus ja raportoinnin proses- seihin, joihin taloushallinnon työtehtävät vahvasti linkittyvät, osuus nousee 48 prosent- tiin. Suuri osuus indikoi siitä, että organisaatiot ovat havainneet taloushallinnon tehtävissä

(27)

selvästi suurimman potentiaalin ohjelmistorobotiikan hyödyntämiselle. Näin ollen voi- daan todeta, että ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohteiden etsintä kannattaa aloittaa organisaation tukitoiminnoista ja erityisesti taloushallinnon prosesseista. Tutkimus osoit- taa, että 50 prosenttia ohjelmistorobotiikkaa käyttävistä organisaatioista käyttää sitä juuri taloushallinnon prosesseissa. (Kääriäinen ym., 2018, 10.)

Ohjelmistorobotiikan soveltamismahdollisuuksia on kaikissa taloushallinnon osaproses- seissa. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohteiden ominaispiirteistä keskeisimmät ovat:

- Usean järjestelmän käyttäminen prosessin suorittamiseen

- Prosessissa suoritetaan etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä tai tiedon tarkastusta - Määriteltävät, toistettavat, sääntöpohjaiset ja tietokonepohjaiset prosessit

- Data on sähköisessä ja rakenteisessa muodossa.

Ohjelmistorobotiikan käyttö edellyttää ylläpitoa sen käyttämien järjestelmien suhteen.

Järjestelmien muuttuessa on päivitettävä myös jokaista sitä käyttävää ohjelmistorobottia, sillä ohjelmistorobotiikka perustuu käyttöliittymän kautta toimivaan automaatioon.

(Mehtänen, 2018, 46.) Toisaalta ohjelmistorobotiikalla voidaan korvata tietojärjestelmien lisämoduuleja ja räätälöintejä, joita usein pidetään organisaatiolle epäedullisena ratkai- suna laajassa merkityksessä (Davenport, 1998). Eli ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä organisaatioiden ei välttämättä tarvitse tehdä myönnytyksiä prosesseihinsa ainoastaan tie- tojärjestelmistä johtuvista syistä. Kuten missä hyvänsä investoinnissa, organisaation on aina pohdittava investointien vaihtoehtoiskustannuksia, eli valita kannattavin vaihtoehto kokonaisuuden kannalta. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 64–66.)

Ohjelmistorobotiikka soveltuu hyvin sellaisiin prosesseihin, joissa pyritään säilyttämään olemassa olevat tietojärjestelmät (Railo 2018, teoksessa Kääriäinen ym. 2018, 8). Tämä korostuu prosesseissa, joiden automatisointi muita menetelmiä hyödyntäen ei ole mah- dollista tai taloudellisesti järkevää. On kustannustehokasta, että automaatioratkaisut voi- daan implementoida sellaisenaan olemassa oleviin järjestelmiin ilman järjestelmäympä- ristön muokkaamista. Keskeinen käyttöönottoa puoltava tekijä on prosessin määrämuo- toisuus eli rutiininomaiset suorittavat työtehtävät. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 51–

53.) Kääriäisen ym. (2018, 8–9.) tutkimuksessa yli 50 prosenttia ohjelmistorobotiikan käyttötapauksista sijoittui kolmeen kategoriaan: raportointiin, tiedon päivittämiseen ja tarkistukseen, jotka ovat tavanomaisia tehtäviä taloushallinnossa.

(28)

Ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää järjestelmäintegraation vaihtoehtona eli se so- veltuu prosesseihin, joissa käytetään useampaa järjestelmää, kuten esimerkiksi kopioi- daan tietoa järjestelmästä toiseen. Se voi korvata perinteisiä ja kalliimpia integraatiorat- kaisuja – jopa kokonaan tarpeen uusia vanhoja järjestelmiä, jos tärkein syy uusimisille on integraation kehittäminen. Robotin kehittämisen nopeuden vuoksi sitä voidaan hyödyntää myös väliaikaisena ratkaisuna ennen laajempaa uudistusta, jolloin hyödyt voidaan saada nopeasti käyttöön. Toisaalta ohjelmistorobottia ei ole kannattavaa hyödyntää integraati- ossa, jos tieto täytyy saada viivytyksettä tai mikäli datamassa on erittäin suuri, sillä oh- jelmistorobotti, joka hakee dataa käyttöliittymän kautta, on paljon hitaampi kuin toimiva järjestelmäintegraatio. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 76–77.)

Ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää integraatioihin ulkopuolisten sidosryhmien, kuten asiakkaiden tai tavarantoimittajien järjestelmien kanssa. Tämä edellyttää yhteistyön koordinointia siten, että ohjelmistorobotilla on pääsy sekä yrityksen että sen kumppanin järjestelmiin. (Tuominen, 2017, 84–85.) Sidosryhmien verkostoissa voi olla suuri tehok- kuuspotentiaali, sillä normaalisti prosessin on katsottu loppuvan viimeistään siinä, kun oman organisaation vastuu prosessista loppuu. Mikäli prosessia ulotettaisiin organisaa- tion ulkopuolelle koko toimitusketjuun, voidaan saada merkittäviä tehokkuusetuja.

Potentiaalia on myös raportoinnin kehittämisessä, koska se on taloushallinnon eniten työ- aikaa vievistä tehtävistä (Kääriäinen ym., 2018, 8–9) ja ennakoivassa analytiikassa (Huikku, Hyvönen & Järvinen, 2017). Esimerkiksi raportointi on jatkuvasti tehostunut ja muuttunut käyttäjäystävällisemmäksi. Siinä voidaan löytää automaattisesti selitykset yleisille poikkeamille ja se mahdollistaa myös automaattisen viestinnän talousinformaa- tion käyttäjille. Raportoinnin automaatio liittyy itsepalveluanalytiikan (Self-Service Ana- lytics) yleistymiseen, jossa taloudellisen raportoinnin tuottaminen ei vaadi käyttäjältä tek- nistä perehtyneisyyttä raporttien hyödyntämiseen. Erilaiset BI-ratkaisut (Business Intel- ligence) mahdollistavat raportoinnin suunnittelun itsepalveluperiaatteella toimivaksi, eli ne ovat käytettävissä käyttäjän haluamana ajankohtana ja suurta datamassaa on mahdol- lista tutkia intuitiivisesti käyttäjän haluamalla tavalla, jolloin tarve tiedonvälittämiseen, kuten raporttien jakeluun sähköpostilla, vähenee. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 161–

165, 209–212, 225.) Ennustamisessa datan määrän kasvattaminen vähentää ennusteen epävarmuutta. Ennustamisen logiikkaa voidaan jatkaa myös päätöksentekoon, jossa opti- maalisen ratkaisun löytämiseksi voidaan hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa muuttamalla

(29)

päätöstilanteet ennusteongelmiksi. (Agrawal, Gans & Goldfarb, 2018, teoksessa Kääriäi- nen, 2018, 8–9; 33.)

Ohjelmistorobotiikalla voidaan lisätä taloushallinnon prosesseihin kontrolleja sellaisiin tehtäviin, joihin se ei aiemmin ole ollut kustannustehokasta. Automaatiolla kontrollien määrää ja suorituskertoja voidaan lisätä kustannuksia kasvattamatta. Kontrolleille saa- daan myös parempi läpinäkyvyys, koska ohjelmistorobotti tallentaa lokitiedot sen teke- mistä toimenpiteistä. Kehittyneet käyttöliittymät kuvan- ja puheentunnistuksineen mah- dollistavat automaation hyödyntämisen analytiikassa. Esimerkiksi vapaamuotoisia säh- köposteja voidaan muuntaa määrämuotoisiksi, jolloin myös asiaan perehtymätön ihminen voi syöttää komentoja ohjelmistorobotille. (Kaarlejärvi & Salminen, 2018, 161–165.)

2.5 Ohjelmistorobotiikkaprojektin onnistuminen 2.5.1 Projektijohtamisen ominaispiirteitä

Projektijohtaminen tarkoittaa Pelinin (2009, 25) mukaan ”toiminnan organisoimista siten, että pääosa työstä tehdään projektiryhmissä ja linjahenkilöstön määrä on pieni”. Projekti on rajattu organisaation muusta toiminnasta ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan.

Organisoimalla tehtävät projektiksi saavutetaan etuja toiminnan ohjattavuudessa ja mi- tattavuudessa. Projektimuotoisen organisoinnin etuna on, että projektien tulosohjautu- vuus tukee päätöksentekoa. Parhaimmillaan kun kaikki projektiin osallistuvat tuntevat sen tavoitteet, projekti ohjaa itse itseään. (Mäntyneva, 2016, 9–11.) Projektin ylin päät- tävä elin on sen ohjausryhmä. Projektia johtaa tyypillisesti projektipäällikkö, jonka teh- tävänä on ohjata projektitiimin työskentelyä ja informoida ohjausryhmää työn etenemi- sestä. (Pelin, 2009, 28; Juvonen, 2018, 13–14.)

Projekti eroaa linjaorganisaation toiminnasta siten, että projektilla on oma organisaatio, sillä on yksiselitteiset tavoitteet, se on kertaluonteinen eli sillä on alku ja loppu sekä pro- jektilla on määritellyt resurssit (Silfverberg, 21, 2007). Projektitoiminta on yksi tapa ke- hittää organisaatiota kohti strategista tavoitetilaa. Se soveltuu tilanteisiin, joissa organi-

Viittaukset

LIITTYVÄT TIEDOSTOT

Lähdeaineiston analyysin ja Vertex Systems Oy:n kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta voidaan todeta, että 3D-suunnitteluun siirtyvän yrityksen tulisi kehittää

Vuonna 2015 case-viraston tilauksellisten laskujen osuus ostolaskuista on ollut ensimmäisen kvartaalin aikana 15,5 prosenttia, toisen kvartaalin aikana 11,1 pro- senttia,

Teoriaosuu- dessa käsiteltiin taloushallinnon alan ja asiantuntijan roolin yleistä muutosta digitaalisuu- den ja automaation yleistyessä sekä tekoälyn ja koneoppimisen

Johtaminen; toiminnan organisointi, ohjaus, arviointi ja seuranta; tutkimus, koulutus, kehittäminen. Henkilöstöresurssit,

Opinnäytetyön avulla tutkittiin, mitkä tekijät vaikuttavat asiakaskokemuksen määräytymiseen henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita tuottavassa yrityksessä ja

(2020) mukaisesti laadullisessa tutkimuksessa luotettavuutta voidaan arvi- oida uskottavuuden, luotettavuuden ja eettisyyden avulla. Näiden voidaan sanoa liittyvän

Insinöörityön tarkoituksena oli pyrkiä kehittämään toimeksiantajayrityksen asiakaspalvelu- prosessia. Kehittäminen oli tarkoitus tehdä suorituskyvyn näkökulmasta

myydestä; Sunzin ajan talous ei olisi mahdollistanut George Soroksen kaltaisia talous- keinottelijoita. Liang ja Xiangsui sen sijaan vahvasti painottavat tulevaisuuden sodan