Muuntoprosessimallin perustaminen aineistoon

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessissa liiketoimintatiedon hallintaan tehdyt inves-toinnit muunnetaan liiketoimintatiedon hallinnan voimavaroiksi. Liiketoimintatiedon hallinnan

muuntoprosessiin vaikuttaa monet tekijät ja prosessia pyritään hallitsemaan monin tavoin. Lii-ketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin löytyi kaikista liiLii-ketoimintatiedon hallinnan ar-von tuottamisen prosessiteorian prosesseista eniten todistusaineistoa referenssikuvauksista.

Tämä oli odotettavissa, sillä referenssikuvaukset kuvaavat palveluntuottajien asiakkailleen to-teuttamia liiketoimintatiedon hallinnan projekteja, jotka keskittyvät nimenomaan liiketoimin-tatiedon hallinnan muuntoprosessiin. Koska liiketoiminliiketoimin-tatiedon hallinnan muuntoprosessiin liittyvää aineistoa oli paljon analysoitavana, analyysin tulokset toivat merkittäviä lisäyksiä ja täsmennyksiä kirjallisuuden perusteella tuotettuun liiketoimintatiedon hallinnan prosessiteori-aan.

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessissa tuotettavat liiketoimintatiedon hallinnan voi-mavarat voidaan jakaa tekniseen infrastruktuuriin ja henkilöstön kyvykkyyksiin sekä näiden yhteisvaikutuksesta syntyvään organisaation kyvykkyyteen analysoida liiketoimintatietoa (da-taa). Tekniseen infrastruktuuriin lukeutuu muun muassa tietovarastot ja liiketoimintatiedon hallinnan sovellukset. Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessissa on tärkeää tuottaa tek-nistä infrastruktuuria, joka ominaisuudet soveltuvat organisaation tarpeisiin, koska liiketoimin-tatiedon hallinnan voimavarojen ominaisuudet vaikuttavat liiketoiminliiketoimin-tatiedon hallinnan käyt-töprosessin. Teknisen infrastruktuurin ominaisuuksia ovat hallittavuus, ylläpidettävyys, skaa-lautuvuus, suorituskyky ja mukautuvaisuus.

Lopputuloksena on yhdenmukainen BI-ratkaisu, joka mahdollistaa tiedon hallittavuuden ja läpinäkyvyyden. Järjestelmää voidaan jatkossa kehittää ja laajentaa liiketoimintatarpei-den mukaan […] järjestelmän toimintavarmuus ja ylläpidettävyys ovat nyt paremmalla ta-solla. (Affecto – A-Lehdet.)

Organisaation henkilöstö on tärkeä liiketoimintatiedon hallinnan voimavara. Jotta liiketoimin-tatiedon hallinnan teknistä infrastruktuuria voidaan hyödyntää, on henkilöstöllä oltava tekniset ja analyyttiset kyvykkyydet tämän teknisen infrastruktuurin loppukäyttäjille tarkoitettujen työ-kalujen ja sovellusten käyttöön sekä asianmukaiseen toimimiseen liiketoimintatiedon hallin-nalla tuotetun informaation perusteella. Analyyttistä henkilöstöä voidaan pyrkiä kasvattamaan olemassa olevasta henkilöstöstä, tai sitä voidaan rekrytoida organisaation ulkopuolelta.

Datasta lähdettiin rakentamaan kilpailuedun lähdettä panostamalla huippuyksilöiden palkkaamiseen taloon sisään. Tavoitteena oli saada työ rullaamaan ilman mittavaa

pro-jektikoneistoa ja tämän mahdollistamiseksi tiimi haluttiin pitää tiiviinä ryhmänä asiantun-tijoita, jotka toimivat hyvin yhteen. Tiimillä on valta ja vastuu tehdä itsenäisiä päätöksiä.

(Solita – DNA.)

Liiketoimintatiedon hallinnan tekninen infrastruktuuri ja analyyttinen henkilöstö muodostavat yhdessä liiketoimintatiedon hallinnan liiketoimintatiedon analysoinnin kyvykkyyden. Tiedon analysoinnin kyvykkyyksiin liittyvät visualisoinnit, liiketoimintatietojen tarkastelu eri luokit-telujen mukaan, porautuminen syvemmälle dataan ja vertailu toteuman ja ennusteen välillä.

” […] voimme analysoida myyntiä ja markkinointia hyvinkin yksityiskohtaisesti. Pystymme tarvittaessa pureutumaan syvälle yksityiskohtiin ja näkemään eri tasoilla, miten milläkin sektorilla menee.” (Yliopiston apteekin talousjohtaja, eCraft – Yliopiston apteekki.)

” […] tietoja voi kuitenkin tarkastella eri näkökulmista, suodattaa kunkin roolin tarpeiden mukaan ja edistyneemmät käyttäjät voivat porautua niihin syvemmälle ja tehdä analyysejä itse.” (Ovakon tietohallintopäällikkö, Affecto – Ovako.)

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin vaikuttavat johdon tuki, organisaation käytet-tävissä oleva liiketoimintatieto, organisaation rakenne, palveluntuottajan ja asiakkaan välisen suhteen luonne ja liiketoimintatiedon hallinnan voimavarojen tuottaneen toimijan osaaminen.

Analysoiduissa referenssikuvauksissa tämä toimija on aina liiketoimintatiedon hallinnan pal-veluita tuottava yritys, mutta liiketoimintatiedon hallinnan voimavarat voidaan tuottaa myös täysin organisaation sisäisin voimin.

Johdon tuen avulla liiketoimintatiedon hallinnan projektin toteuttamiseen varataan tarvittavat resurssit. Saatavilla oleva liiketoimintatieto (organisaation sisäinen ja ulkoinen data) mahdol-listaa tämän tiedon analysoinnin. Mitä enemmän ja mitä moninaisempaa liiketoimintatietoa organisaation käytössä on, sitä monipuolisempia liiketoimintatiedon hallinnan sovelluksia tällä liiketoimintatiedolla voidaan tuottaa. Liiketoimintatiedon määrä ja monimuotoisuus toisaalta vaikeuttavat liiketoimintatiedon hallinnan käyttökohteiden määrittämistä. Liiketoimintatiedon laatu vaikuttaa siihen, kuinka paljon resursseja sen muokkaamiseen hyödynnettävään muotoon täytyy kuluttaa.

Useita maita ja eri tietojärjestelmiä kattava projekti on monimutkainen kokonaisuus, jossa haastetta loi erityisesti yksikköjen tuottaman tiedon heterogeenisyys: tieto ei ollut yhteis-mitallista, mikä hankaloitti sen viemistä yhtiön uuteen keskitettyyn tietovarastoon. (Solita – Vaasan.)

[…] kaikki tietovarastoon kertyvä tieto on tarkastettu oikeellisuussääntöjä vasten. (Aureo-lis – S-Pankki.)

Organisaation rakenne vaikuttaa liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin merkittävästi.

Useiden yhtiöiden konserneissa liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessissa syntyy ongel-mia liiketoimintatietojen yhdistelemisessä, jos kaikissa konserniin kuuluvissa yhtiöissä ei ole käytössä samat tietotekniset järjestelmät ja/tai toimintatavat. Monimutkaisen organisaatiora-kenteen negatiivista vaikutusta liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin vähentää se, jos konsernissa on panostettu konsernitasolla yhtenäiseen tietojenhallintaan tai konserniin kuulu-vien yhtiöiden toimintatapoja on ohjattu mahdollisimman yhtenäisiksi.

”Jos Suomi olisi päättänyt käyttää omaa päätöksenteon tukiratkaisua, se olisi maksanut kymmenkertaisesti. Nyt pystyimme toteuttamaan sen ’copy-paste’-periaatteella.” (Green-Foodin controlleri, Enfo – GreenFood.)

Ryhmän laajuus ja yksilöllinen rakenne vaikuttivat suuresti FINREP-luottolaitosraportoin-nin uudistushankkeen suunnitteluun OP-Pohjolassa. (Aureolis – OP.)

Liiketoimintatiedon hallinnan palveluita tuottavan yrityksen ja sen asiakkaan välisen asiakas-suhteen ominaisuudet vaikuttavat näiden organisaatioiden yhteistyössä toteutettaviin liiketoi-mintatiedon hallinnan muuntoprosesseihin. Asiakassuhteen ominaisuudet ovat asiakassuhteen kesto, vastuun jako ja luottamuksen taso. Analysoiduissa referenssikuvauksissa asiakassuh-detta luonnehdittiin kumppanuudeksi. Kumppanuus-tyyppiset asiasuhteet ovat pitkäkestoisia, palveluntuottaja osallistuu aktiivisesti keskusteluun liiketoimintatiedon hallinnan roolista asia-kasorganisaatiossa ja palveluntuottajan ja asiakkaan välillä on luottamus. Kumppanuus-tyyp-pisissä asiakassuhteissa suhteen kesto, luottamus ja avoin keskustelu lisäävät palveluntuottajan ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, minkä seurauksena palveluntuottaja pystyy tuotta-maan asiakkaalleen paremmin sopivia liiketoimintatiedon hallinnan sovelluksia tehokkaam-min.

”Onnistunut ja tehokas raportointiratkaisu saadaan aikaan iteroivalla projektimallilla, jossa asiakkaan ja toimittajan välillä on avoin keskusteluyhteys, sekä vahva molemminpuo-linen luottamus.” (Arcusyksen edustaja, Arcusys – Silta.)

”Aureolis oli talossa pitkäaikainen tiedonjalostamisen kumppanimme, joten tiesimme hei-dän osaamisensa ja valinta oli siksi helppo.” (OP:n liiketoimintatiedon hallinnasta vas-taava yksikönpäällikkö, Aureolis – OP.)

Referenssikuvausten analyysin perusteella vaikuttaa siltä, että liiketoimintatiedon hallinnan palveluita hankkivissa organisaatiossa nähdään liiketoimintatiedon hallinnan palveluita tarjoa-vien yritysten ammattitaidon ja asiantuntijuuden olevan tärkeää liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessin onnistumisessa. Tässä ammattitaitoon ja asiantuntijuuteen tarkoitetaan kuu-luvan ymmärrys asiakkaan toimialalta, ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta ja liiketoiminta-prosesseista ja liiketoimintatiedon hallintaan liittyvien teknologioiden ja menetelmien hallitse-minen.

”Aureoliksen kokemus tietovarastointihankkeista on auttanut ASOn arkkitehtuurin suun-nittelussa ja toteutuksessa, välinevalinnoissa sekä projektin läpiviennissä.” (OP:n riskien-hallintajohtaja, Aureolis – OP.)

[…] julkisen sektorin kentän moninaisuus ja laajuus yllätti [sic] sekä toimittajan, että ti-laajan, eikä kaikkia tarpeita ollut aikataulutettu. (Affecto – Turun kaupunki 2.)

Siihen, että liiketoimintatiedon hallinnan palveluntarjoajien ammattitaito ja asiantuntijuus il-menivät tärkeinä tekijöinä aineistossa, vaikutti epäilyksettä referenssikuvausten markki-naviesti-luonne ja vakioitunut rakenne. Palveluntarjoajan ammattitaidon ja asiantuntijuuden vaikutuksen liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin kiistäminen olisi edelliseen päät-telyyn vedoten kuitenkin hätiköityä, sillä palveluntarjoajan ammattitaidon ja asiantuntijuuden vaikutus liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin tuntuu myös intuitiivisesti järkeen-käyvältä. Pääteltäessä aineistoon perustuen palveluntarjoajan ammattitaidon ja asiantuntijuu-den vaikuttavan liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessin onnistumiseen, ei tehdä peruut-tamatonta virhettä, koska tämä tutkielma on luonteeltaan eksploratiivinen ja tässä muodostet-tavaa aineistoon perustettua prosessiteoriaa liiketoimintatiedon hallinnalla voidaan myöhem-pien tutkimusten tulosten perusteella tarkentaa ja korjata.

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessia hallitaan johtamalla tehokkaasti liiketoiminta-tiedon hallinnan kehittämisprojekteja sekä käyttämällä liiketoimintaliiketoiminta-tiedon hallinnan kehittä-misessä yleisesti käytettyjä menetelmiä. Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessia joh-detaan yhteistyössä sekä palveluntuottajan, että palvelun hankkivan organisaation taholta. Lii-ketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessia johdettaessa on tärkeää sitouttaa liiketoimintatie-don hallinnan kehitysprojektiin osallistuva projektiryhmä. Tässä projektiryhmällä tarkoitetaan niin asiakkaan kuin palveluntuottajan taholta projektiin osallistuvia henkilöitä. Projektiin osal-listuvien henkilöiden lisäksi liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessin johtamisessa

täy-tyy kiinnittää huomiota liiketoimintatiedon hallinnan käyttökohteiden ja kehitysprojektin suun-nitteluun. Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessin hallitsemiseksi yleisesti käytettyjä menetelmiä on kehittämisen vaiheistaminen, kokeellisuus sekä vakioidut toimintatavat.

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessiin osallistuvien henkilöiden sitouttaminen on yksi liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessin hallitsemisen keino. Sitouttamalla henki-löstön muuntoprosessin varmistetaan, että prosessi toimii tehokkaasti.

”Elematicin projektin onnistumisessa auttoi olennaisesti se, että asiakas oli sitoutunut ja halukas osallistumaan heidän näköisensä järjestelmän toteutukseen.” (Aureoliksen edus-taja, Aureolis – Elematic.)

”Heillä on projektissa sitoutunutta porukkaa, joka on tehnyt työtä ammattitaitoisesti. He ovat pystyneet voittamaan organisaatiomme luottamuksen.” (TeliaSoneran Senior Busi-ness Controller, Aurolis – TeliaSonera.)

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessin johtamisessa kiinnitetään huomiota liiketoi-mintatiedon hallinnan kehitysprojektien suunnitteluun ja käyttökohteiden valintaan.

”Ensinnäkin tiesimme tarkkaan, mitä halusimme. Toiseksi Affecton johtama IT-projekti su-jui hyvin. Olennaista oli, että projekti oli suunniteltu huolellisesti. Suunnittelu merkitsee yli puolta koko projektin onnistumisesta.” (Chipsin edustaja, Affecto – Chips.)

”Järjestelmiä muutettaessa on tärkeä ymmärtää, että ei kannata vain siirtää vanhoja ra-portointipohjia uuteen. Sen sijaan pitää määritellä aidosti, millaisia päätöksentekotilan-teita liiketoiminnalla on, ja toteuttaa muutos sen mukaan.” (Apetitin tietotohallintojohtaja, eCraft – Apetit.)

Aineiston perusteella voidaan selkeästi havaita, että liiketoimintatiedon hallinnan palveluita tuottavissa yrityksissä nähdään liiketoimintatiedon hallinnan kehitysprojektien onnistumiseen vaikuttavan käytetyt menetelmät. Liiketoimintatiedon hallinnan kehitysprojekteissa käytettyjä menetelmiä vaikuttavat luonnehtivan vaiheistaminen ja kokeellisuus. Vaiheistamisella tarkoi-tetaan liiketoimintatiedon hallinnan kehitysprojektien jakamista pienempiin osiin ja niiden to-teuttamista vaiheittain yksi kerrallaan.

Lähdimme Sanoman kanssa vaiheittain rakentamaan eri palveluista tulevan tiedon hyö-dyntämiseen uutta big data- ja analytiikkaratkaisua. (Solita – Sanoma.)

”Olemme luoneet rinnakkain tietovarastoa ja raportointiasovelluksia sen päälle, minkä ansiosta saamme pala kerrallaan valmista.” (Ovankon service manager, Affecto – Ovako.) Kokeellisuudella tässä tarkoitetaan liiketoimintatiedon hallinnan kehitysprojektien aloittamista soveltuvuusselvityksellä, testausvaiheella tai pilotoinnilla ja liiketoimintatiedon hallinnan ke-hityksen toteuttamista yritykseen ja erehdykseen perustuen (liiketoimintatiedon hallinnan pal-veluntuottajien käyttämä termi tästä on iteratiivisuus). Vaiheistaminen ja kokeellisuus kuuluvat ketterän ohjelmistokehityksen menetelmiin (ks. ketteristä menetelmistä esimerkiksi Itewiki 2017 ja ketterien menetelmien soveltamisesta liiketoimintatiedon hallintaan Krawatzeck &

Dinter 2015.).

Pilottiprojekti toteutettiin ketterästi: ensimmäisten analyysien tulokset saatiin pian hank-keen aloittamisen jälhank-keen, ja niiden herättämiin kysymyksiin vastattiin lisäämällä malliin uusia tietoja ja jalostamalla uudet analyysit. (Affecto – Turun kaupunki.)

Projektina simulaatiotyökalu oli todella kevyt. Työkalu valmistui muutaman viikon kulu-essa työnaloittamisesta ja tuloksia iteroitiin viikoittain yhdessä asiakkaan kanssa. (Affecto – Suur-Savon Sähkö.)

Ketterät menetelmät mainittiin useissa referenssikuvauksissa. Aineistosta oli havaittavissa myös se, että liiketoimintatiedon hallinnan palveluita tuottavien yritysten omat vakioituja ja tuotteistettuja liiketoimintatiedon hallinnan kehittämismenetelmiä käytettiin laajasti referens-sikuvauksissa kuvatuissa projekteissa. Liiketoimintatiedon hallinnan kehitysprojektit ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia. Vakioidut työmenetelmät ja toimintatavat ovat todennä-köisesti liiketoimintatiedon hallinnan palveluita tuottavien yritysten tapoja hallita monimutkai-suutta.

”Asiakas oli tyytyväinen, kun projekti valmistui aikataulussa, vaikka toteutettiin uusiakin toiminnallisuuksia [sic]. Tähän auttoi se, että hyödynsimme tekemisessä Aureoliksen laa-tumallia sekä Jira- ja SVN-työkaluja tehokkaasti.” (Aureoliksen edustaja, Aureolis – Savon voima.)

Toteutusvaihe suoritettiin Eximian ketterän BI-kehitysmetodologian mukaisesti kokonais-toimituksena, joka piti sisällään projektin hallinnan, ratkaisukonsultoinnin, suunnittelu- ja toteutustyös sekä pääkäyttäjien koulutukset. (Eximia BI – Lumene.)

Kuvio 8. Aineistoperustainen liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessimalli.

Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessissa liiketoimintatiedon hallintaan tehdyt inves-toinnit muunnetaan liiketoimintatiedon hallinnan voimavaroiksi. Aineiston analyysin perus-teella muodostettu aineistoperustainen liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessimalli on kuvattu kuviossa 8. Liiketoimintatiedon hallinnan muuntoprosessi on propabilistinen prosessi;

investointi liiketoimintatiedon hallintaan on välttämätön, mutta riittämätön ehto liiketoiminta-tiedon hallinnan voimavaroille. Tämän propabilistisen prosessin onnistumiseen vaikuttaa joh-don tuki, saatavilla oleva liiketoimintatieto, organisaation rakenne, liiketoimintatiejoh-don hallin-nan kehityksen toteuttajan suhde organisaatioon ja liiketoimintatiedon hallinhallin-nan kehityksen to-teuttajan ammattitaito ja asiantuntijuus. Tätä propabilista prosessia voidaan pyrkiä hallitse-maan johtamalla liiketoimintatiedon hallinnan kehittämistä ja käyttämällä vakioituja ja liike-toimintatiedon hallinnan kehittämiseen soveltuvia menetelmiä.