Käyttöprosessimallin perustaminen aineistoon

Liiketoimintatiedon hallinnan käyttöprosessissa liiketoimintatiedon hallintaan tehtyä inves-tointia seuranneita voimavaroja hyödynnetään siten, että liiketoimintatiedon hallinnan voima-varat muuttuvat liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksiksi. Käyttöprosessissa syntyvät liike-toimintatiedon hallinnan vaikutukset jaetaan tasapainotetun mittariston teorian mukaisesti si-säisten prosessien näkökulmaan, kasvun ja oppimisen näkökulmaan sekä asiakasnäkökulmaan.

Sisäisten prosessien näkökulmaan liittyvät liiketoimintatiedon hallinnan vaikutukset liiketoi-mintaprosessien tehostumiseen, johdon kontrollin lisääntymiseen sekä niin operatiivisen kuin

strategisenkin päätöksenteon tukemiseen. Liiketoimintaprosessit tehostuvat, kun prosessien suorittamiseen vaadittava työn määrä vähenee, prosessien läpivientiaika pienenee ja organisaa-tion käyttämiä resursseja optimoidaan liiketoimintatiedon hallinnan avulla.

”Tilinpäätöksen tekeminen vanhoilla menetelmillämme vaati teknisiä laskelmia, joiden laatimiseen kului kahdelta työntekijältä kolme viikkoa öitä myöten. Ensimmäinen IBM Cognos -järjestelmässä laatimamme tilinpäätös säästi 1,5 henkilötyökuukautta.” (Liiken-neviraston taloussuunnittelupäällikkö, Arcusys – Liikennevirasto.)

Kun myös sisäisen raportoinnin ja viranomaisraportoinnin tehostuminen osaltaan nopeut-tavat koko tutkimus- ja tuotekehitysprosessia, Orion voi saada uusia lääkkeitä yhä nope-ammin markkinoille. (Aureolis – Orion.)

IBM Watsonin myötä manuaalista työtä on pystytty vähentämään 80 %, mikä nopeuttaa testin läpivientiaikaa, lisää kustannustehokkuutta ja systematiikkaa. (Enfo – Blueprint Ge-netics.)

”Moottorilämmitystä ohjaava järjestelmä kysyy saman järjestelmän palvelimelta yön ai-kana, milloin auto on lähdössä liikkeelle ja käynnistää lämmityksen sen mukaisesti. Laite tarkastaa ilmatieteenlaitoksen [sic] rajapinnasta sään, jonka mukaan auto osataan läm-mittää oikeana hetkenä riittävästi, jotta se on valmis juuri silloin, kun vuoro alkaa. Tällä saavutetaan pitkällä tähtäimellä merkittäviä säästöjä.” (Pohjolan liikenteen tekninen pääl-likkö, Enfo – Pohjolan liikenne.)

[…] varastonhallinnasta vastaava tiimi näkee varaston arvon sekä sen, mikä käy kaupaksi, mihin osat lähetetään ja millainen on kyseisten tuotteiden kate. Se mahdollistaa tehok-kaamman varastonhallinnan ja alhaisemmat kustannukset. (Solutive – Örum.)

Organisaation johto pyrkii lisäämään kontrolliaan organisaatiosta liiketoimintatiedon hallinnan avulla. Liiketoimintatiedon hallinta mahdollistaa johdon kontrollin lisääntymisen mahdollista-malla organisaation suorituskyvyn tarkemman mittaamisen, seuraamisen ja ennustamisen sekä toiminnan tarkemman suunnittelun ja ohjaamisen.

QlikView kerää yhteen olennaisen talouden ja liiketoiminnan datan muodostaen kokonais-kuvan organisaation tämän hetkisestä suorituskyvystä ja kehityksen suunnasta. (eCraft – Mikeva.)

Tietovarastosta löytyvät helposti niin myynti-, logistiikka- kuin henkilöstötiedotkin toimin-nan suunnittelua ja seurantaa varten. (Affecto – Alko.)

Lisäksi on ymmärretty, että tarjoamalla tietoa laajasti organisaation ei toimijoiden käyt-töön ja sen ulkopuolellekin, on parannettu tilanneherkkyyttä ja voitu ohjata esim. mitta-reilla/scorecardeilla tekemistä haluttuun suuntaan. (Enfo – Salomaa yhtiöt.)

Johdon kontrollin ja liiketoimintaprosessien tehostamisen lisäksi liiketoimintatiedon hallinnan sovelluksia käytetään päätöksenteon apuvälineenä. Liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksia on niin operatiivisen kuin strategisenkin päätöksenteon tukeminen.

Aineistosta voi tehdä asiakkaan tarpeen mukaan erilaisia visuaalisia analyyseja ja simu-lointeja, joita voi helposti käyttää päätöksenteon pohjaksi. (Affecto – Suur-Savon Sähkö.)

”Ennen projektia selvitimme talon sisällä tarkasti, mitkä asiat tuomme laskentaan ja min-kälaisia tunnuslukuja tarvitsemme liiketoiminnan päätöksenteon tueksi.” (Lindströmin ta-lousjohtaja, Affecto – Lindström.)

Liiketoimintatiedon hallinnalla on asiakasnäkökulmasta vaikutusta asiakas- sekä sidosryh-mäsuhteisiin. Liiketoimintatiedon hallinnan avulla asiakkaille pyritään tuottamaan parempaa palvelua ja uusia tuotteita. Toisaalta liiketoimintatiedon hallinnalla voidaan tunnistaa kannat-tavat ja kannattamattomat asiakkaat sekä asiakkuudet, jotka vaativat toimenpiteitä.

”Affecton kanssa tämä onnistui. Tietovarasto tekee työstä helpompaa ja auttaa meitä pal-velemaan asiakkaitamme entistäkin paremmin. Esimerkkinä mainittakoon vaikkapa MyIit-talan kampanjanhallinta, johon tietovaraston on antanut uusia eväitä.” (Fiskarsin kehitys-päällikkö, Affecto – Fiskars.)

”Tiedon älykkäämpi hallinta ja jalostaminen […] uusien palvelutuotteiden kehittämiseksi asiakkaillemme, on Suur-Savon Sähkö -konsernin kehittämisen painopiste tällä hetkellä.

(Suur-Savon Sähkön toimitusjohtaja, Louhia – Suur-Savon Sähkö.)

Myyntipäälliköt pystyvät analytiikan ansiosta puuttumaan nopeasti niihin asiakkuuksiin, joissa jäädään alle kannattavuusrajan. Myös johtajat voivat maittain katsoa, missä asiak-kaat ovat kannattavimpia. (eCraft – Mirka.)

Liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksiin asiakasnäkökulmasta lukeutuu sidosryhmäsuhtei-den hallitsemisen tehostuminen. Liiketoimintatiedon hallinnan avulla tuotettua tietoa voidaan jakaa sidosryhmille sidosryhmäsuhteiden ylläpitämiseksi tai juridisista syistä.

Alko tutkii ja kerää tietoja alkoholitoimittajien toimitusten aikataulujen pitävyydestä ja toi-mitusten oikeellisuudesta […] tietoja Alko luovuttaa myös tavarantoimittajille, jotta he voi-sivat parantaa laatuansa. (Affecto – Alko.)

[…] viranomaisraportit toimitetaan viranomaisille, kun yritys tekee lääkkeilleen myyntilu-pahakemuksia. (Aureolis – Orion.)

Kasvun ja oppimisen näkökulmasta liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksia on organisatori-nen oppimiorganisatori-nen ja organisaatiokulttuurin muutoksen tukemiorganisatori-nen. Organisatorista oppimista ta-pahtuu niin liiketoimintatiedon hallinnan sovelluksia käyttöönottavassa organisaatiossa kuin liiketoimintatiedon hallinnan palveluita tuottavassa organisaatiossa. Liiketoimintatiedon hal-linnan palveluita tuottavan organisaation oppiminen tarkoittaa palveluntuottajan asiakkaansa liiketoiminnan ja toimialan ymmärryksen lisääntymistä. Tästä palveluntuottajan oppimisesta hyötyy myös liiketoimintatiedon hallinnan palveluita hankkiva organisaatio, jos organisaatioi-den välinen yhteistyö jatkuu yhteisen projektin jälkeen.

”Uusille projekteille on hyvät edellytykset, koska Affectolla on nyt hyvä käsitys meidän bi-ympäristöstä ja he tuntevat meidän prosessit. Olemme laatineet yhdessä kehityssuunnitel-man, kuinka voimme kehittää ja hyödyntää bi-ympäristöämme entistä paremmin” (Pohjo-lan voiman tietohallintopäällikkö, Affecto – Pohjo(Pohjo-lan voima.)

Liiketoimintatiedon hallinnalla voidaan vaikuttaa myös organisaatiokulttuuriin. Liiketoiminta-tiedon hallinta tukee muutosta kohti analyyttista ja tietoon perustuvaa organisaatiokulttuuria.

”QlikView ratkaisuna on osaltaan tukenut sisäistä kulttuurinmuutostamme kohti liiketoi-mintatiedon laajempaa ja avoimempaa hyödyntämistä läpi asiantuntijaorganisaation”

(Kolsterin talousjohtaja, eCraft – Kolster.)

Tasapainotetun mittariston teorian mukaisesti kasvun ja oppimisen näkökulma vaikuttaa talou-dellisesta näkökulmasta organisaation suorituskykyyn epäsuorasta vaikuttamalla sisäisten pro-sessien näkökulmaan ja asiakasnäkökulmaan (Kaplan & Norton 1992). Tasapainotetun mitta-riston mukaisiin näkökulmiin jaotellut liiketoimintatiedon hallinnan vaikutukset noudattavat samaa periaatetta. Liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksiin kuuluva organisatorinen oppimi-nenkaan ei siis vaikuta suoraan organisaation suorituskykyyn vaan välillisesti sisäisten proses-sien näkökulman ja asiakasnäkökulman kautta. Oppiminen liiketoimintaprosesproses-sien syy-seu-raussuhteista ja liiketoiminnan kustannusrakenteista auttaa liiketoimintaprosessien tehostami-sessa. Oppiminen asiakkaiden käyttäytymisestä edistää asiakassuhteiden ylläpitoa.

”Uusi järjestelmä on parantanut läpinäkyvyyttä, mikä lisää ymmärrystä ja auttaa hahmot-tamaan mistä lopputulokset koostuvat.” (Orionin Financial Controller, Affecto – Orion.) Ratkaisun avulla kyetään […] näkemään myös entistä paremmin, miten asiakkaat käyttäy-tyvät ja tekemään sen pohjalta helpommin liiketoimintaa koskevia päätöksiä. (Aureolis – TeliaSonera.)

”Atlaksen käyttö on kasvattanut luottamusta lukuihin ja ymmärrystä laskennan syy-seu-raussuhteista.” (Valion talousjohtaja, Avarea – Valio.)

[…] Lassi-järjestelmän käyttöönotto on lisännyt sisäisen laskutuksen läpinäkyvyyttä koko sairaanhoitopiirissä ja parantanut toimintayksiköiden kustannustietoisuutta. Kustannus-tietouden parantumisen myötä myös toiminnan ohjaus ja johtaminen on tehostunut. (CGI – Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri.)

Liiketoimintatiedon hallinnan vaikutusten välttämätön, mutta riittämätön edellytys on liiketoi-mintatiedon hallinnan voimavarat. Liiketoiliiketoi-mintatiedon hallinnan käyttöprosessissa pyritään tuottamaan edellä kuvattuja liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksia. Liiketoimintatiedon hal-linnan käyttöprosessiin vaikuttavat organisaation ominaisuudet, kuten organisaatiokulttuuri ja johdon tuki, sekä liiketoimintatiedon hallinnan voimavarojen ominaisuudet, kuten helppokäyt-töisyys. Organisaatiot voivat pyrkiä hallitsemaan käyttöprosessia johtamisella ja ottamalla lii-ketoimintatiedon hallinnan organisaation läpileikkaavasti käyttöön.

DNA:n asiakkuusjohtaja näkee dataa hyödyntämään kannustavan organisaatiokulttuurin kil-pailuetua synnyttävänä ominaisuutena: ”Kilkil-pailuetua syntyy siitä, miten innostuneita olemme hyödyntämään dataa liiketoiminnassa.” (Solita – DNA). Stora Enson kehitysjohtaja kuvailee laajasti kaikille tehtaan henkilöstölle tuotettujen liiketoimintatiedon hallinnan sovellusten taus-talla olevan organisaation filosofia: ”Filosofiamme on, että haluamme ohjata tiedolla koko tehtaan toimintaa. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen työntekijämme saa omaa työtänsä kos-kevan näkymän tehtaan toiminaan.” (Affecto – Stora Enso).

Johdon tuki on tärkeää liiketoimintatiedon hallinnan käyttöprosessissa. Tässä referenssiku-vauksessa liiketoimintatiedon hallinnan ja sen käyttöönoton menestyksen taustalla nähdään vaikuttavan johdon tuen:

Forenom on hyvä esimerkki siitä, miten yksi ratkaisu on otettu laajasti käyttöön useisiin eri käyttötarpeisiin […] Forenomin menestystarinassa on ollut oleellista myös se, että järjes-telmällä on ollut heti alusta johdon tuki […] (eCraft – Forenom.)

Liiketoimintatiedon hallintaan tehtyjen investointien myötä hankittujen liiketoimintatiedon hallinnan voimavarojen ominaisuudet vaikuttavat liiketoimintatiedon hallinnan käyttöproses-siin. Tärkeää on, että liiketoimintatiedon hallinnan sovellukset ja työskentelymenetelmät sopi-vat organisaation kontekstiin. Vaatimus työkalujen sopivuudelle käy ilmi näistä TeliaSoneran ja Fortumin tapauksista:

TeliaSonerassa oli tehty toimintolaskentaa Oros-ratkaisulla vuodesta 1998, mutta Oros ei teknologialtaan vanhentuneena taipunut uudelleenorganisoidun liiketoiminnan kuukausit-taiseen raportointitarpeeseen. Siksi yhtiö siirtyi Oroksesta SAS Activity-Based Manage-ment (ABM) –ratkaisuun. (Aureolis – TeliaSonera.)

Tietovaraston rakentamiseen ja tietojen hallintaan käytetään Data Vault –menetelmää. Se soveltuu juuri sellaisen aikasarjadatan käsittelyyn, jota Fortumilla on miljardeja tietueita.

(Affecto – Fortum.)

Tamron raportoinnista vastaava johtaja korostaa helppokäyttöisyyttä käyttöprosessin onnistu-misessa:

” […] helppoa käytettävyyttä internetselaimella kehuttiin […] reaaliaikainen päivittyminen nopeutti työskentelyä edelleen […] Käyttäjien työtä helpotti myös aiemmin manuaalisten vaiheiden automaattiset laskennat.” (eCraft – Tamro.)

Käyttäjien tyytyväisyys liiketoimintatiedon hallinnan sovelluksiin on tärkeää, jotta sovelluksia käytettäisiin ja jotta ne synnyttäisivät liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksia.

”Järjestelmä on otettu hyvin vastaan. Myyjät ovat tyytyväisiä, kun he näkevät myyntitilan-teen päivittäin ja voivat joustavasti katsoa eri näkökulmista, kuinka työtä voidaan tehos-taa.” (Affecto – Katepal.)

Liiketoimintatiedon hallinnan käyttöprosessia voidaan pyrkiä hallitsemaan johtamalla liiketoi-mintatiedon hallinnan käyttöä. Liiketoiliiketoi-mintatiedon hallinnan käyttöä johdetaan ohjaamalla käyttäjiä sisäisellä viestinnällä, suunnittelemalla liiketoimintatiedon hallinnan sovellukset käyttäjälähtöisesti ja johtamalla muutosta.

Projektin etenemisestä pitää myös kertoa talossa säännöllisesti, jotta asiat eivät tule hen-kilöstölle yllätyksenä. (Affecto – Chips.)

Samanaikaisesti alustan kehitysprojektin kanssa käynnistettiin mittava muutosohjelma, jossa uusia datakyvykkyyksiä viedään osaksi liiketoimintojen arkea. Lähtökohta oli, että

kaiken pitää olla niin helppoa ja samanaikaisesti analyysiin käytetyn ajan arvoista, että työkaluja halutaan käyttää sen sijaan, että niiden käyttöä yritetään erityisesti jalkauttaa.

(Solita – DNA.)

Liiketoimintatiedon hallinnan käytön laajuutta nimettiin aineiston analyysissä liiketoimintatie-don hallinnan läpileikkaavuudella. Liiketoimintatieliiketoimintatie-don hallinnan läpileikkaavuudella voidaan edesauttaa liiketoimintatiedon hallinnan käyttöprosessin onnistumista. Destian tapauksessa lii-ketoimintatiedon hallinnalla oli pyritty palvelemaan koko henkilöstöä: ”Liiketoimintatiedon hallintaratkaisu palvelee koko Destiaa; käyttäjiä on työmaahenkilöstöstä konsernijohtoon.”

(Eximia BI – Destia.) Liiketoimintatiedon hallinnan läpileikkaavuus liittyy liiketoimintatiedon hallinnan sisäistämiseen, jonka on osoitettu olevan tärkeää liiketoimintatiedon hallinnan voi-mavarojen muuttamisessa liiketoimintatiedon hallinnan vaikutuksiksi (Elbashir ym. 2013).

Kuvio 7. Aineistoperustainen liiketoimintatiedonhallinnan käyttöprosessimalli.

Kuviossa 7 on vedetty yhteen liiketoimintatiedon hallinnan käyttöprosessimalli aineistoon pe-rustamisen jälkeen. Liiketoimintatiedon hallinnan käyttöprosessin analysoiminen grounded theory –menetelmällä tuki kirjallisuuden perusteella muodostetun liiketoimintatiedon hallin-nan arvon tuottamisen prosessiteorian käyttöprosessimallia. Grounded theory –menetelmän mukaisen paradigmamallin käyttö aineiston analyysissä mahdollisti käyttöprosessiin vaikutta-vien tekijöiden ja käyttöprosessin hallitsemisen strategioiden erottelun.