Riskienhallinnan järjestäminen ja toimintaympäristöanalyysi
Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelyjä, joiden avulla tunnistetaan ja arvioidaan toimintaan liittyviä riskejä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja säännölliseksi raportoimiseksi. Riskienhallinnan tarkoituksena on varmistaa kaupungin toimintojen häiriötön ja laadukas toteuttaminen. Riskienhallinnan avulla kyetään tunnistamaan myös uusia mah-dollisuuksia.
Lauta- ja johtokunnat sekä niiden alainen johto ovat analysoineet toimintaympäristön muutoksia, tunnistaneet tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioineet niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköi-syyttä sekä laatineet tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet merkittävimpien riskien hallitsemiseksi.
Analyysin ja arvioinnin perusteella merkittävimmät uhat ja mahdollisuudet on priorisoitu ja valvonnan toimenpiteet on kohdistettu olennaisimpiin riskeihin. Näin on muodostettu sisäisen valvonnan ja ris-kienhallinnan suunnitelma, joka konkretisoi riskiprofiilin ja risris-kienhallinnan toimintamallin sekä pro-sessin tavoitteet ja vastuut.
Riskien tunnistaminen ja analysointi on toteutettu johtoryhmätasolla. Prosessissa on noudatettu aiempaa systemaattisempaa ja yhtenäisempää toimintatapaa. Riskien arvioinnin, seurannan ja ra-portoinnin sekä dokumentoinnin tueksi on käytetty yhdenmukaista työkalua, ja toimialoilla sekä liike-laitoksilla on ollut käytössään toimintaohjeet ja vastuut on määritelty. Tilikauden aikana koulutusta on toteutettu palveluyksikkötasolla ja näin sisäinen valvonta ja riskienhallinta on saatu jalkautettua osaksi päivittäistä esimiestyötä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmä on toiminut tu-loksia koordinoivana elimenä sekä tukenut toimialojen ja liikelaitosten sisäisen valvonnan ja riskien-hallinnan käytännön toteuttamista. Sisäisen valvonnan ja riskienriskien-hallinnan toimenpiteiden tehok-kuutta ja vaikuttavuutta on seurattu tilikauden aikana johtoryhmätasolla. Raportointi on toteutettu kolmannesvuosiraportoinnin, talousarvion laadinnan ja tilinpäätösraportoinnin yhteydessä.
Seuraavassa on esitetty toimialojen ja liikelaitosten vuoden 2019 arvioinneissaan tunnistamia riskejä ja epävarmuustekijöitä.
Taloudelliset ja strategiset riskit
Jyväskylän kaupungin toimintaympäristön taloudelliset ja strategiset riskit – ja toisaalta myös mah-dollisuudet – liittyvät sekä kansantaloudellisiin näkymiin että kaupungin omiin kehitysnäkymiin kas-vavana ja palveluiltaan monipuolisena ja elinvoimaisena kaupunkiympäristönä.
Suomen kansantalous on muutaman vahvemman talous- ja työllisyyskasvun vuoden jälkeen palaa-massa hidastuvan kasvun uralle ja tämä haastaa kansantalouden kehitystä sekä erityisesti sosiaali- ja terveyspalvelujen rahoituspohjaa 2020-luvulla. Kaupungin näkökulmasta taloudellisena ja strate-gisena riskinä on verotulojen määrän kehitys ja edelleen palvelujen järjestämisen rahoitus. Kaupun-gin on varauduttava näihin riskeihin tasapainoisella talouskehityksellä ja talouden riskien hyvällä hal-linnalla.
Suomen hallitus on pääministeri Sanna Marinin johdolla valmistelemassa eduskunnan käsiteltäväksi sote-uudistuksen uutta lakipakettia. Tavoitteeksi hallitus on esittänyt, että lait ovat lausunnoilla tule-van syksyn aikana ja etenevät ripeästi päätöksentekoon. Uudistuksen viivästyminen ja lopulta kaa-tuminen perustuslaillisiin kysymyksiin Sipilän hallituskaudella on lisännyt kuntien taloudellisia ja toi-minnallisia haasteita sote-palvelujen järjestämisessä. Sote-toimialan merkittävät investoinnit, kasva-vat palvelutarpeet ja heikkenevä rahoituspohja muodostakasva-vat taloudellisen ja strategisen riskin, joka tulee 2020-luvulla vaikuttamaan monien kuntien mahdollisuuksiin selvitä velvoitteistaan. Jyväskylän kaupunki haluaa edelleen olla aktiivisesti valmistelemassa palvelujen uudistamista mm. nykyisiä pal-velutoimintoja kehittämällä, jolloin niihin liittyviin haasteisiin ja riskeihin pystytään parhaiten vaikutta-maan.
Kuntien ja erityisesti suurten kaupunkien verorahoitukseen liittyi viime vuonna merkittävä muutoste-kijä, kun verokorttiuudistuksen myötä verotulot jäivät monessa kaupungissa merkittävästi ennustet-tua pienemmiksi. Arvioiden mukaan osa tästä uudistuksesta aiheutuneesta verovajeesta jää uuden veromallin rakenteeseen pysyvästi, kun osa veronmaksajista maksavat pysyvästi osan veroistaan viiveellä ns. jäännösveroina. Toisaalta tulorekisterin käyttöönoton luvataan parantavan myös vero-tulojen ennustamisen tarkkuutta ja siten myös kuntien rahoituksen suunnittelua.
Operatiiviset riskit
Merkittävämpinä henkilöstöriskeinä useat toimialat ja liikelaitokset nimesivät ammattitaitoisen työ-voiman saatavuuden vaikeuden sekä osaamisen varmistamisen muuttuvassa toimintaympäristössä.
Riskin hallitsemiseksi on tunnistettava organisaation osaamisen tarpeet seuraavan viiden vuoden aikana ja arvioitava mitä osaamista organisaatiosta on poistumassa esimerkiksi eläköitymisen myötä. Henkilöriskien vähentämiseksi henkilöstön riittävyyteen ja työhyvinvointiin liittyvää kuormi-tusta pyritään keventämään tarkastelemalla prosesseja sekä käyttämään rajallisia resursseja resurs-siviisaasti. Henkilöstön saatavuutta on pyritty kehittämään tiiviillä yhteistyöllä alueen oppilaitosten, korkeakoulujen ja yliopiston kanssa. Yhtenä keskeisenä henkilöstön saatavuutta parantavana teki-jänä on kaupunkityönantajan vetovoiman lisääminen. Avainhenkilöriskiä pyritään hallitsemaan toi-mivilla sijaisjärjestelyillä sekä ennakoivalla henkilöstösuunnittelulla.
Tieto- ja viestintäteknologia (ICT) -riskeinä on tunnistettu tietojärjestelmien lisääntyminen ja niihin kohdistuneet muutokset, jotka ovat asettaneet myös haasteen kriittisten järjestelmien häiriöttömälle toiminnan jatkuvuudelle. Tietojärjestelmiin ja -verkkoihin kohdistuneet häiriöt sekä tahalliset hyök-käykset julkishallinnon organisaatioita kohtaan ovat lisääntyneet. Tietoturvaan sekä tietojärjestel-mien jatkuvuuden hallintaan on kiinnitetty erityistä huomiota. Merkittävät riskit on pyritty tunnista-maan ja niiden hallitsemiseksi on tehty toimenpidesuunnitelmat ja teknisiä valmiuksia sekä suojausta on lisätty. Teknisen suojauksen lisääntyessä seurauksena on ollut henkilöstöön kohdistuneet yhtey-denotot mm. huijaus- ja kalasteluviesteinä. Riskin hallitsemiseksi henkilöstä on koulutettu tunnista-maan tämän kaltaiset hyökkäykset sekä tiedottamista on lisätty. Näillä toimivilla prosesseilla on li-sääntyneet häiriöt pyritty rajoittamaan vaikutuksiltaan ajallisesti ja laajuudeltaan mahdollisimman pieniksi. Kaupungin tietojärjestelmien suojausta sekä käyttöoikeuksien hallintaa on auditoitu myös ulkopuolisen toimesta. Saadun palautteen perusteella salasanakäytäntöjä sekä verkkoympäristön valvontaa tiukennetaan. Kaupunki osallistui Taisto 2019 -harjoitukseen tietohallinnon johdolla. Har-joituksessa testattiin kaupungin valmiutta kohdata vakavia tietojärjestelmien häiriötilanteita. Harjoi-tuksen palauteen perusteella kyky hallita häiriöitä sekä toipua vakavista häiriötilanteista on hyvällä tasolla.
Toimitiloihin liittyvät riskit ovat liittyneet toimitilojen riittävyyteen palvelutarpeen osalta sekä sisäilma-ongelmiin. Palvelutarpeen kasvu on lisännyt rakentamisen tarvetta. Riskiä on hallittu esimerkiksi ti-lapalvelun, varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen yhdessä toteuttamalla palveluverkkoprosessilla sekä riittävällä resurssoinnilla talonrakennushankkeisiin ja vuosikorjauksiin. Sisäilmaongelmat ovat lukumääräisesti vähentyneet vuoden aikana, mutta yksittäisten kiinteistöjen osalta ongelmat ovat monimuotoistuneet. Sisäilmaongelmien kokonaisuutta hallitaan sisäilmatyöryhmien kautta.
Kiinasta käynnistyi alkuvuonna uuden koronaviruksen aiheuttama COVID-19 -tartuntaepidemia.
Tauti laajeni hyvin nopeasti Eurooppaan ja tautitapauksia on ilmennyt myös Suomessa. Todennä-köisesti tauti tulee vaikuttamaan laajentuessaan myös Jyväskylän kaupungin toimintaan ja palvelui-den järjestämiseen. Kansallista ja kansainvälistä tilannekuvaa seurataan aktiivisesti ja kaupungin valmiussuunnitelmia sekä henkilöstöohjeita päivitetään tilanteen mukaisesti.
Rahoitusriskit
Kaupungin rahoitusriskit liittyvät pääosin lainasalkkuun, joka koostuu sisäisen pankin lyhytaikaisista lainoista konsernin tytäryhteisöiltä ja lyhytaikaisista kuntatodistuksista sekä pitkäaikaisista velkakir-jalainoista. Näin laskettu lainasalkku oli 31.12.2019 yhteensä 407,0 milj. euroa (edellisvuonna 341,1 milj. euroa) ja lainasalkun keskimääräisellä pääomalla laskettu keskikorko oli 1,42 % (edellisvuonna
edelleen kaikkien kuntien keskimääräistä asukaskohtaista lainakantaa alhaisempi (ennakkotieto 3 360 euroa).
Kaupunki muutti tilivuoden aikana lainasalkun rakennetta ja kattoi lainakannan kasvun lisäämällä lyhytaikaisten kuntatodistusten määrää 71 miljoonalla eurolla. Lyhytaikaisten lainojen määrän osuus koko lainasalkusta kasvoi 35 prosenttiin (21 % edellisvuonna). Muutoksella alennettiin osaltaan lai-nasalkkuun kohdistuvaa korkoriskiä, pitämällä kuitenkin kaupungin varainhankinnan riskit maltilli-sella tasolla.
Kaupungin lainasalkun suojausaste oli vuoden 2019 lopussa 44 % (edellisvuonna 52 %). Likvidi-teetti- eli maksuvalmiusriskin näkökulmasta vuosi oli ongelmaton. Luottoriskiä arvioitaessa on syytä todeta, että kaupunki on myöntänyt antolainoja (157,8 miljoonaa euroa) ja takauksia (473,8 miljoo-naa euroa) lähinnä kaupunkikonserniin kuuluville yhteisöille. Vuoden 2019 aikana ei ilmennyt tilan-teita, joissa näiden yhteisöjen maksukyky olisi kokonaisuuden kannalta merkittävästi heikentynyt.
Oikeudelliset riskit
Oikeudellisia riskejä hallitaan parhaiten ennakolta varmistamalla päätösten ja oikeustoimien asian-mukainen ja huolellinen valmistelu sekä toiminnan lainmukaisuus. Kaupungin tukipalveluilla on kes-keinen rooli oikeudellisten riskien ennakollisessa tunnistamisessa ja hallinnassa.
Oikeudellisten riskien hallitsemiseksi organisaation hankinta- ja sopimusoikeudellista osaamista on kuluvan tilikauden aikana edelleen vahvistettu ja vuoden 2019 lopussa valmistui Jyväskylän kaupun-gin ensimmäinen sopimusohje. Organisaation sisäisissä koulutuksissa on painotettu erityisesti sopi-musten valvontaa ja oikea-aikaista reklamointia, jotta esimerkiksi ostopalvelut toteutuvat sopimuk-sessa sovitulla tavalla. Tilikauden aikana on käynnistetty organisaation sopimushallintaa koskevat selvitykset myös järjestelmänäkökulmasta sähköisen sopimushallinnan mahdollisimman laajan käyt-töönoton mahdollistamiseksi.
Jyväskylän kaupungilla on tilikauden aikana vireillä taloudellisesti merkittäviä oikeudenkäyntejä tai niiden uhkia lähinnä liittyen palkkasaatavaerimielisyyksiin työnantaja- ja henkilöstöjärjestöjen välillä.
Hippos2020 -hankkeeseen liittyen Hämeenlinnan hallinto-oikeudessa on vireillä Jyväskylän kaupun-ginvaltuuston päätöksestä 4.2.2019/1, Hippos 2020-periaatepäätöksen täsmentäminen, jätetty kun-nallisvalitus, jossa valitusperusteena on vedottu muun ohessa siihen, että valtuuston päätös olisi valtiontukisäännösten vastainen. Valitus on edelleen vireillä Hämeenlinnan hallinto-oikeudessa. Hal-linto-oikeus on välipäätöksellään 8.5.2019 hylännyt valittajien valtuuston päätöksen täytäntöönpa-non keskeyttämistä koskeneen vaatimuksen.
Turvallisuus
Jatkuvasti monimutkaistuva toimintaympäristö on entistä herkempi häiriöille. Häiriöt yhteiskunnan elintärkeisiin toimintoihin koskettavat useita eri toimijoita ja voivat pahimmillaan aiheuttaa konkreet-tisia vaaratilanteita. Häiriöiden torjumiseksi korostuukin tiivis yhteistyö eri viranomaisten sekä kes-keisten toimijoiden kesken. Yhteistyön tavoitteena on vähentää häiriöitä, onnettomuuksia ja rikoksia sekä lisätä turvallisuutta sekä ihmisten turvallisuuden tunnetta.
Huolena nousi esille nuorten huumeiden käyttö sekä yleinen rauhattomuus eri palveluissa. Näihin liittyvät riskit konkretisoituivat vuoden aikana perusopetuksen eri yksiköissä ja seurauksena työnte-kijät sekä oppilaat kokivat turvattomuutta kouluissa. Tilanteen hallitsemiseksi perustettiin moniviran-omaisverkosto, jonka suunnitelmallisen ja koordinoidun yhteistoiminnan tuloksena tilanne saatiin hallintaan. Yhteistyö Sisä-Suomen poliisilaitoksen kanssa tiivistyi allekirjoitetun Ankkuri- sopimuksen myötä. Yleisten paikkojen turvallisuutta kehitettiin rakenteellisilla ratkaisuilla sekä yhteistyöllä eri vi-ranomaisten ja sidosryhmien kanssa.
Palvelualojen riskienarvioinneissa esille nousi palvelutilanteisiin liittyvien uhka- ja vaaratilanteiden lisääntyminen, joilla on ollut vaikutusta henkilöstön turvattomuuden tunteen lisääntymiseen ja jaksa-miseen. Henkilöstöturvallisuutta on parannettu esimerkiksi lisäämällä henkilöhälytysjärjestelmien
kattavuutta sekä vartijapalveluita, kouluttamalla henkilöstöä, järjestämällä turvallisuuskävelyjä ja vä-hentämällä yksin työskentelyä. Poikkeamatilanteiden ilmoitusjärjestelmä uudistettiin vuoden aikana.
Uusi ilmoitusjärjestelmä mahdollistaa jatkossa entistä tarkemman tiedon keräämisen ja käsittelyn.
Vakuutussuoja
Onnistuneesta riskienhallinnasta ja vahinkojen ennaltaehkäisemiseksi tehdyistä toimenpiteistä huo-limatta, kaikkien riskien toteutumista ei voida ennalta estää. Kaupungin omaisuuteen tai toimintaan liittyvät vahingot voivat olla taloudellisesti huomattavia ja niillä on monesti myös ihmisiin sekä toimin-taan liittyviä vaikutuksia. Näihin on varauduttu kattavalla jäännösriskiä vastaavilla vakuutusturvalla.
Kaupungin toiminnan vastuuvakuutus kilpailutettiin, jonka yhteydessä vakuutuskokonaisuutta tar-kasteltiin vastaamaan vakuuttamisen tarpeita. Kilpailutuksella saavutettiin sekä vakuutusturvan kat-tavuutta että taloudellista hyötyä. Vuoden aikana saadun kokemuksen perusteella kilpailutus oli on-nistunut.
Työturvallisuuden osa-alueella on jatkettu suunnitelmallista esimiesten ja henkilöstön koulutusta. Ai-nakin osittain toimenpiteet ovat olleet vaikuttamassa työtapaturmien laskuun ja vuoden aikana ei raportoitu yhtään vakavaan vammautumiseen johtanutta tapaturmaa.
Kokonaisuutena kaupungin vahinkotapahtumat ovat vähentyneet ja tällä on ollut positiivinen vaiku-tus vakuuvaiku-tusmaksuihin.
Kokonaisarvio
Kokonaisarviona tilikaudelta kaupungin toimintaa uhkaavista merkittävistä riskeistä voidaan todeta, että ne olivat kaupungin toimialoilla ja liikelaitoksissa kattavasti tunnistettu ja että toimenpiteet niiden hallitsemiseksi ovat riittävän hyvällä tasolla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumista ja vaikuttavuutta on arvioitu tilivuoden aikana säännöllisesti kolmannesvuosiraportoinnin yhteydessä.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutus onnistui kohtuullisen hyvin vuonna 2019. Vuoden aikana ei konkretisoitunut merkittäviä kaupungin toiminnan jatkuvuutta merkittävästi haittaavia ris-kejä, vaikka kaikilta osin yksittäisten riskien toteutumiselta ei vältyttykään. Toteutuneita riskejä oli tunnistettu ennalta hyvin ja tehtyjen suunnitelmien sekä toimenpiteiden johdosta niiden vaikutus on saatu rajattua.