Sunnuntai osaksi kirjaston arkea – säästöpaineiden ja lukutilasta kilpailun ristiaallokossa
Kirsi Luukkanen & Erva Kostiainen
Helsingin yliopiston pääkirjasto Kaisa-talo on ollut suosittu avajaispäivästä 3.9.2012 alkaen, mistä olemme hyvin tyytyväisiä. Kaisassa on noin 1200 työs- kentelypaikkaa ja lukukausien aikana lähes jokainen paikka on varattu. Opiske- lijoiden lisäksi myös monet ulkopuoliset ovat löytäneet tiensä tiedon ja hyvien työskentelytilojen pariin. Siitäkin olemme olleet tyytyväisiä, koska kirjasto on kaikille avoin ja olemme ylpeitä siitä, että pohjoismaiset kirjastot suosivat avoi- muutta sekä tiedon saannissa että tilojen käytössä.
Keväällä 2015 aloitettiin kokeilu aukioloaikojen laajentamiseen sunnuntaihin itsepalveluperiaatteella. Saadut kokemukset kannustivat jatkamaan käytän- töä. Nykyisten säästöpaineiden lomassa on kuitenkin jouduttu hiomaan pal- velustrategiaa: aikavyöhykestrategialla on tarkennettu palvelutasoja ja tilojen käytöstä koottua tietoa on hyödynnetty päätösten tukena. Suurimmalle osalle kävijöistä tärkeätä on hiljainen lukutila.
K
aisassa on noin 1200 työskentelypaikkaa ja lu- kukausien aikana lähes jokainen paikka on varat- tu. Hiljainen lukutila on arvostettua keskellä kau- punkia. Keväisin kirjaston lukupaikoista on käy- tössä jopa 90 %, kun mukaan tulee myös niitä, jotka ovat pyrkimässä yliopistoon. Ei siis ollen- kaan ihme, että opiskelijapalautteessa tulee vä- lillä nurinaa, etteivät paikat riitä sekä yliopiston omille opiskelijoille että yliopistoon pyrkiville.Asiakkaat tulevat työskentelemään. He lukevat sekä painettua että e-aineistoa, vastakkain aset- telu on turhaa. Oma työskentelypaikka tai kir- jasto opiskelijan työpaikkana antaa opiskelul- le raamit ja ahkerien kollegoiden seuraaminen kannustaa jaksamaan. Kirjastoja on totuttu pi- tämään kirjakokoelmina, mutta yhä useammin kirjastojen merkitys opiskelijoiden työskentely- tiloina kasvaa. Kaisa-talon kävijämäärät ovat jat- kuvassa kasvussa.
Vuosina 2013-2015 Kaisa-talon kävijöistä kes-
kimäärin 80% oli Helsingin yliopistosta. Syksyl- lä 2015 pääsykoelukijoita oli kävijöistä ainoas- taan yksi prosentti. Viime keväänä suoritetussa laskennassa pääsykoelukijoiden osuus Helsingin yliopiston kirjastossa oli 7%, Kaisa-talossa 11%.
Paine kasvaa keväisin
Jo ensimmäisenä keväänä aloimme saada opiske- lijoilta palautetta: tilat eivät riitä omille opiskeli- joille, kun abiturientit ja pääsykoelukijat valtaa- vat talon. Palaute on jokakeväistä ja opiskelijat toivovat, että heille turvataan kunnolliset työs- kentelypaikat ja osa talosta varattaisiin pelkäs- tään yliopiston opiskelijoille. Suosiolla on siis myös kääntöpuolensa.
Aloitimme sunnuntaikokeilun keväällä 2015, jolloin pidimme kaikki Kaisa-talon yhdeksän ker- rosta asiakkaille avoinna kuuden työntekijän voi- min. Pääkirjasto oli avoinna neljänä sunnuntai- na klo 12-18. Kokeiluun kannustivat Kaisa-talon
Kuva 1: Helsingin yliopiston kirjaston tilastotietokannasta.
alati nousevat kävijäluvut sekä täyteen ammutut lukupaikat. Asiakaspalaute oli luonnollisesti kiit- tävää: kukapa ei haluaisi entistä parempia palve- luja ja aukioloaikoja.
Jälleen kerran seurasimme kävijätilastoja, asia- kaspalvelutilanteita ja lainauslukuja, teimme ovensuukyselyjä, laskimme lukupaikkojen käyt- töastetta. Vertasimme saamiamme tuloksia lauan- taiden vastaaviin lukuihin. (Taulukko 1.)
Kokeilun jälkeen päätimme jatkaa sunnuntain aukioloaikoja syksyllä, jos voimme pitää kirjas- toa avoinna itsepalvelukirjastona ja tarjota en- nen kaikkea opiskelijoille työskentelytilaa ja pää- syn aineistoihin. Selvitystemme mukaan se olisi juuri sellaista palvelua, jota sunnuntaisin kaiva- taan. Pitäisimme pääkirjaston näillä periaatteilla avoinna sunnuntaisin lukukausien vilkkaimpina aikoina (loka-marraskuu sekä maalis-huhtikuu).
Itsepalvelukirjasto
Asiakkaiden toiveeseen löydetty ratkaisu ei ollut mitenkään ainutkertainen. Opiskelijoille on ol- lut pitkään tarjolla työskentelytiloja myös kirjas-
Keskiarvoja huhtikuu 2015 Lauantai Sunnuntai
Kävijät (porttilaskurit) 2184 kävijää 1110 kävijää
Lukupaikkojen täyttöaste klo 13 44 % 35 %
Asiakaspalvelutilanteet 118 asiakasta 67 asiakasta
Lainaukset 447 172
Taulukko 1.
ton tai itseasiassa asiakaspalvelun aukioloaikojen ulkopuolella jopa ympäri vuorokauden (ks. esim.
Luokkanen, 2015).
Usein työskentelytilat ovat olleet kirjaston ul- kopuolella kuten vaikkapa Oppimiskeskus Alek- sandriassa Helsingin yliopistossa. Tilojen tiivis- tämisen myötä kirjastoista on tullut yhä useam- man opiskelijan tärkein työskentelypaikka, kun oman laitoksen tai tiedekunnan oppimisympä- ristöt on yhdistetty kirjastoon. Monessa korkea- koulukirjastossa on ovet avattu opiskelijoille au- kioloaikojen ulkopuolella ja tilaa voidaan käyt- tää itsepalveluna.
Suurin kysymys oli: miten Suomen vilkkain yliopistokirjasto voisi toimia itsepalveluperiaat- teella? Kirjasto on ihan Helsingin ytimessä, sin- ne pääsee suoraan metroasemalta ja se on kaikil- le avoin tila. Totesimme jo suunnitteluvaiheessa, että täysin omatoimisena oppimisympäristönä kirjasto ei voisi toimia, vaan vartiointiin ja asia- kaspalvelun taustatehtäviin, kuten palautusauto- maatin tyhjentämiseen, tarvitaan henkilökuntaa aina, kun talo ja itsepalvelu ovat täydessä tehossa.
Säästöpaineiden vaikutukset
Syksyllä 2015 tilanne sai uusia käänteitä, kun saimme kuulla Helsingin yliopiston säästötavoit- teet. On sanomattakin selvää, että säästöpaineet tulevat näkymään myös palvelujen ja aukioloai- kojen heikentymisenä. Olisiko meillä mahdolli- suus jatkaa hyvin alkanutta sunnuntai-konsep- tia ja ottaa yksi aukiolopäivä lisää, kun on pai- neet supistamiseen?
Uutisista huolimatta päätimme jatkaa sunnun- tai-konseptia ja Kaisa-talo oli avoinna loka-mar- raskuussa klo 11-17. Kiristynyt taloustilanne sai meidät uudestaan miettimään miten takaamme ja lupaamme asiakkaille juuri oikeanlaisen palvelun.
Helsingin yliopiston kirjastolla on tiloja nel- jällä kampuksella ympäri Helsinkiä. Säästöt vai- kuttavat jo nyt. Tulevana kesänä pidämme kesä- kauden hiljaisimpina viikkoina kampuskirjastot Kumpulassa, Meilahdessa ja Viikissä suljettuna.
Kolmen aikavyöhykkeen palvelut
Olemme jakaneet aukiolotunnit kolmeen vyö- hykkeeseen: täydet kirjastopalvelut, peruskirjas- topalvelut sekä itsepalvelu. Sunnuntai toimii lä- hes täysin itsepalveluna. Vaikka kellarikerrokset ovat suljettuna sunnuntaisin, asiakkaiden käytös- sä on kuusi kerrosta.Talossa on paikalla vahtimestari/vartija sekä 2-3 kirjaston työntekijää. Heidän tehtävänään on käsitellä palautuksia, varattuja kirjoja, vasta-
ta puhelimeen sekä auttaa asiakkaita, jos he ot- tavat yhteyttä. Kaikki rahan käsittely, lainauksen epäselvyydet, tietopalvelukysymykset tai muut asiantuntijaa vaativat palvelutilanteet siirretään arkipäiville.
Panostamme mahdollisimman pitkiin aukiolo- aikoihin pääkirjastossa, johon on helpot kulku- yhteydet ja riittävästi lukupaikkoja kaikille kesä- opiskelijoille. Syksyn aukioloajat päätetään vasta touko-kesäkuussa, kun näemme miten yliopiston irtisanomiset tuntuvat kirjastossa.
Dataa avuksi päätöksentekoon
Koska varat vähenevät sekä kirjastolla että opis- kelijoilla, on suunniteltava tarkkaan miten no- peuttaisimme opiskelijan opintoja yhä pienem- mällä porukalla. Seuraamme kirjastotilojen käyt- töä mm. kävijäluvuista. Teemme myös keväisin ja syksyisin kävijälaskentaa. Kierrämme tilat ja laskemme kuinka monta paikkaa on varattuna, kuinka moni käyttää omaa tietokonetta ja kuin- ka moni yliopiston laitetta.Yliopiston uudessa strategiassa vuosille 2017- 2020 kannustetaan kokeilukulttuuriin. Koska toimintaympäristömme muuttuu, on myös ko- keiltava uusia tapoja tukea oppimista. Tietoasian- tuntija Nicola Nykopp on rakentanut kirjaston käyttöön tilastotietokannan, jonne kootaan tie- toa mm. kävijälaskureista, lainauksista ja palau- tuksista.
Kuva 2. Helsingin yliopiston kirjaston otantaviikko on keväällä 2016 vko 11.
Tilastoimme samaan tietokantaan otantapäivi- en laskennat: miten työskentelytilat ovat käytös- sä, millaista palvelua asiakkaat haluavat asiakas- palvelussa, ja ovatko asiakkaat omia opiskelijoi- ta vai vaikkapa abiturientteja. Dataa syntyy au- tomaattisesti esim. lainausluvut sekä manuaali- sesti esim. käyttäjäkoulutustiedot. Osa tiedoista siirretään kerran vuodessa KITT-tilastoon. Tie- toja myös käytetään jatkuvasti arkisessa päätök- senteossa sekä palvelujen ja työprosessien kehittä- misessä että palvelujen resurssointikysymyksissä.
Maanantain tulokset kertovat, että Kaisa-talo on hyvin käytössä. PÄIVIKKI: toimittaisin tä- hän uuden kuvan maanantaina. Saisimme koko viikon tulokset
Syksyn otantaviikon tuloksia
Marraskuussa 2015 selvitettiin mihin kirjastoti- laa käytetään, ketkä sitä käyttävät ja milloin on vilkkain aika. Kävijöitä ja tilojen täyttöasteita las- kettiin viikon ajan kolme kertaa päivässä, ja oven- suukyselyssä haastateltiin yhteensä 929 henkilöä.
Alkuviikon iltapäivisin on vähiten tyhjää ti- laa tarjolla: lähes 70 % lukupaikoista on käytös- sä. Eniten paikkoja on vapaana perjantai-iltaisin ja sunnuntaisin, jolloin noin 25 % lukupaikois-
ta on varattuna. Huhtikuussa vastaavaan aikaan Kaisa-talon täyttöaste hipoo yhdeksääkymmen- tä prosenttia.
Kevään vilkkaus on havaittavissa myös viikon- lopuissa: pääkirjaston marraskuinen täyttöaste oli sekä lauantaina että sunnuntaina kymmenisen prosenttia alhaisempi kuin huhtikuussa. Marras- kuussa Kaisa-talossa oli kävijöitä lauantaisin kes- kimäärin 1600 ja sunnuntaisin 1045.
Tilan käyttö vaihtelee
Kirjastoihin on viime vuosina tehty asiakkaiden toiveesta erityyppisiä luku- ja työskentelyalueita:
perinteisten kirjoituspöytä ja -tuoliyhdistelmi- en rinnalle on tullut sohva- ja nojatuolialueita ja korkeita pöytiä seisomapaikkoineen. Käyttötilas- tojen valossa perinteiset lukupaikat pitävät kui- tenkin edelleen hyvin pintansa: toisin kuin soh- va- ja nojatuoliryhmät jotka täyttyvät vasta ilta- päivän ruuhkaisina tunteina, lukupaikat valla- taan heti aamusta.
Kirjaston toimipaikoissa on ryhmätyöskente- lyyn varattua tilaa yhteensä noin 170:lle hengel- le. Marraskuun laskennassa pääkirjaston ryhmä- työhuoneita oli tyhjillään vain torstai- ja perjan- tai-iltaisin, joten kysyntää riittää tasaisesti. Kum-
Kuvaaja:mIka Huismin
pulan kampuskirjaston kaksi ryhmätyötilaa olivat niin ikään jatkuvassa käytössä, mutta ryhmätöitä tehdään myös kirjaston muissa tiloissa.
Kumpulassa ryhmä-/parityön mainitsi kirjas- tossa käynnin syyksi peräti 20 % vastaajista, joka oli selvästi enemmän kuin muualla: muissa toi- mipaikoissa osuus oli vain kolmesta seitsemään prosenttia. Viikissä, Meilahdessa ja keskustakam- puksella selkeä enemmistö tulee kirjastoon luke- maan ja kirjoittamaan.
Kolmasosa (29 %) kävijöistä viipyi kirjastossa alle kymmenen minuuttia, lähinnä lainaamassa tai palauttamassa kirjoja. Toinen kolmannes (33
%) vietti kirjastossa aikaa kahdesta neljään tun- tiin tai jopa pidempään. Pitkään viihtyviä oli eri- tyisesti niissä kampuskirjastoissa, joissa vastaaji- en enemmistö tuli kirjastoon lukemaan ja kir- joittamaan.
Kohti uutta strategiaa
Teemojen ”Luova, kansainvälinen oppimisen ja huippututkimuksen ympäristö” ja ”Uusiutumi- sen mahdollistavat voimavarat” rinnalle Helsin- gin yliopiston seuraavassa strategiassa on nostettu
”Opiskelija keskiöön”. Strategiassa otetaan kan- taa oppimisympäristöihin sekä digitaalisiin että fyysisiin. Kirjastoissa on pitkään tehty digiloik- kaa ja on mietitty tilojen merkitystä, kun aineis- tot siirtyvät digitaaliseen muotoon.
Digitaalista oppimisympäristöä kehitetään mm. yliopiston Digitaalinen opetus- ja oppimis- ympäristö -projektissa. Kirjaston on tärkeä tuoda kurssiaineistot opiskelijan työpöydälle. Myös tie- donhankintaan, -hallintaan tai e-aineistoon käyt- töön liittyvät tukimateriaalit on saatavana helpos- ti käytettäväksi. Tässä on sarkaa kirjastolla seuraa- vaksikin strategiakaudeksi ja jatkamme työtäm- me oppimisen tuen parissa.
Tällä hetkellä suurinta huolta aiheuttaa hurja leikkaus koulutuksen määrärahoissa, mikä näkyy myös kirjastoissa. Helsingin yliopiston kirjastos- sa hallittua henkilöstösuunnitelmaa on tehty jo vuosia ja uusia rekrytointeja on tehty vain stra- tegisesti tärkeisiin tehtäviin. Leikkuri osuu ensin
aineistoihin, koska niistä kuluja saadaan karsit- tua nopeammin.
E-kirjoja suositaan
Helsingin yliopiston kirjastossa on jo linjattu, et- tä aineiston hankinnassa suositaan e-kirjoja, pai- nettu kirja on vasta toiseksi paras vaihtoehto. On paljon kotimaisia kurssikirjoja, joita ei saa e-ver- sioina. Painettuja kirjoja voi lainata kaikki haluk- kaat, mutta suurinta osaa e-aineistoista pääsee lu- kemaan ainoastaan Helsingin yliopiston käyttä- jätunnuksella. Tieto kuitenkin kiinnostaa muita- kin, joten e-aineistoja on tultava lukemaan kir- jastoon omalta tai vierailijoille tarkoitetuilta tie- tokoneilta.
Tiloista säästöjä saadaan hitaammin, sillä kir- jastotiloissa tiivistäminen ei käy kädenkääntees- sä. Uusiin oppimisympäristöihin on satsattu vii- me vuosina. Moderni pääkirjasto, jossa on lähes 30 kilometriä painettuja kirjoja, saattoi jonkun mielestä kuulostaa hieman vanhanaikaiselta. Yli- opistokirjaston ydinbisnes eli tiedonjakaminen on siirtynyt vauhdikkaasti kohti verkkomaailmaa ja siitä huolimatta opiskelijat tulevat työskentele- mään yhteiseen tilaan.
Kumpulassa uudistettiin tiloja vuonna 2014.
Keskustakampuksella entisen Minerva-kirjaston tilalle avattiin joulukuussa 2015 uusi oppimisym- päristö, jossa voi työskennellä e-aineistojen pa- rissa sekä itsenäisesti että ryhmissä. Minerva toi- mii täysin opiskelijoiden oman rytmin mukaan.
Vahtimestarit avaavat ja sulkevat tilan. Kirjasto- palvelut löytyvät verkon kautta tai Kaisa-talosta.
E-kirjat eivät poista tilantarvetta
Vuosia on puhuttu siitä, että e-aineistot tulevat mullistamaan tiedonjakelua ja –saantia, minkä on arvioitu muuttavan kirjastojen toimintaa. Vil- leimmissä arvauksissa varmasti visioitiin, että kir- jastot siirtyvät kokonaan verkkoon. On tuskailtu mitä kirjastotiloille tapahtuu, kun kaikki kirjalli- suus on netissä – tuleeko kirjastoista autiotaloja.Ei ole tullut. Kirjastotilojen suosio on näyttä- nyt, että oppimis- ja työskentely-ympäristöjä tar-
vitaan, vaikka aineiston saisi suoraan omalle ko- neelle. Kirjastot ovat aina olleet tärkeitä rauhoit- tumis-, työskentely- ja tapaamispaikkoja.
On yllättävää, että tilasta, kirjastojen suuresta menoerästä, on kasvanut varteenotettava kilpai- lutekijä. Hiljainen tila on kortilla kaupungilla, joten kirjasto on tärkeä hiljaisuuden mahdollis- taja ja uusien ajatusten syntysija. Olemme kuul- leet asiakkaita, opiskelijoita: haluamme pitää rau- hallisista ja monipuolisista oppimisympäristöistä huolta edelleen, vaikka palvelumme muuttuvat- kin digitaalisemmiksi. &
Lisää aiheesta
Luokkanen, Sinikka: Omatoimitunnit korkeakou- lukirjastoissa. – Signum 6/2015. http://ojs.tsv.fi/in- dex.php/signum/article/view/55494/18243 (viitattu 9.3.2016)
Helsingin yliopiston strategia 2017-2020 http://strate- gia.helsinki.fi/
Helsingin yliopiston kirjasto vuosikertomus 2015 http://www.helsinki.fi/kirjastot/vuosikertomus2015/
Digitaalinen opetus- ja oppimisympäristö –projekti http://blogs.helsinki.fi/doo-projekti/
Helsingin yliopiston kirjaston uutisblogi http://blogs.
helsinki.fi/librarynews/
Tietoa kirjoittajista
Erva Kostiainen, informaatikko Helsingin yliopiston kirjasto Email. erva.kostiainen@helsinki.fi Kirsi Luukkanen, palvelujohtaja, oppimisen palvelut
Helsingin yliopiston kirjasto Email. kirsi.luukkanen@helsinki.fi
Kuvaaja:mIka Huismin
