Kauppatieteiden laitos
Liiketoimintatiedon hallinnan kehittäminen – Case Traktoauto Oy
Pro gradu –tutkielma
Laskentatoimi ja yritysjuridiikka Erkka Alanko 286037
Ohjaajat: Pasi Syrjä ja Erkki Kontkanen 1.1.2021
Tiivistelmä
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO Tiedekunta
Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta
Yksikkö
Kauppatieteiden laitos
Tekijä
Erkka Alanko
Ohjaajat
Pasi Syrjä & Erkki Kontkanen
Työn nimi (suomeksi ja englanniksi)
Liiketoimintatiedon hallinnan kehittäminen – Case Traktoauto Oy Improving business intelligence – Case Traktoauto Oy
Pääaine
Laskentatoimi ja yritys- juridiikka
Työn laji
Pro gradu -tutkielma
Aika
1.1.2021
Sivuja
62+2 (2sivua)
Tiivistelmä
Liiketoimintatiedon hallinta on järjestelmä ja prosessi, joka kokoaa eri järjestelmistä ja tieto- varastoista tietoa yhteen. Tämän pohjalta järjestelmä analysoi tietoa ja luo koottua tietoa päätöksenteon tueksi. Tässä tutkimuksessa tavoitteena oli tutkia liiketoimintatiedon hallintaa ja raportointia case-pohjaisesti pk-yrityksessä. Tutkimuksen haastattelujen pohjalta tavoit- teena oli antaa kehitysehdotuksia liiketoimintatiedon hallinnan kehittämiseksi.
Tutkimuksen teoriaosassa käsitellään aiheesta tehtyä aiempaa tutkimusta sekä muuta tieteel- listä materiaalia. Tutkimuksen empiirisen osan aineisto koostuu case-yritykseen tehdyistä teemahaastatteluista, joita tehtiin kaksi kappaletta. Tutkimuksen tavoitteiden mukaisesti ke- hitysehdotuksia varten tehtiin sisältöanalyysiin perustuen vertailu, jossa vertailtiin kolmen ohjelmistotalon tarjoamaa nykyaikaista taloushallinnon ohjelmistoa. Näiden haastattelujen, havaintojen ja sisältöanalyysin pohjalta rakennettiin ihanneratkaisu liiketoimintatiedon hal- lintaan.
Tutkimuksen tuloksien perusteella voidaan todeta, että liiketoimintatiedon hallinta eroaa pk- yrityksissä siitä, mitä se on suuremmissa yrityksissä. Pk-yrityksessä liiketoimintatiedon hal- linnassa pääosassa ovat kustannukset, järjestelmät sekä käyttäjät. Tutkimuksen tuloksiin pohjautuen annettiin kehitysehdotuksia Traktoauto Oy:lle liiketoimintatiedon hallinnan ke- hittämiseksi yhdessä digitaalisen ja älykkään taloushallinnon ohjelmiston sekä toiminnanoh- jausjärjestelmästä saatavan tiedon avulla.
Avainsanat
Liiketoimintatiedon hallinta, digitaalinen taloushallinto, sähköinen taloushallinto, pk-yritys
SISÄLLYS
1 JOHDANTO ... 5
1.1 Tausta ... 5
1.2 Tutkimuksen tavoite ja tutkimusongelma rajauksin ... 6
1.3 Tutkimusmenetelmä ja aineisto ... 7
1.4 Tutkimuksen rakenne ... 8
2 LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA JA RAPORTOINTI ... 10
2.1 Liiketoimintatiedon hallinnan määritelmä ... 10
2.2 Liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueet ... 11
2.3 Tiedon analysointi ja erilaiset mittarit liiketoimintatiedon hallinnassa ... 14
2.4 Pk-yrityksille olennaista liiketoimintatiedon hallinnassa ... 17
2.5 Digitaalisuus ja automaatio taloushallinnossa liiketoimintatiedon hallinnan tukena ... 23
2.6 Teoreettisen tiedon yhteenveto ... 25
3 TUTKIMUKSEN EMPIRIA JA LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN NYKY- TILA ... 28
3.1 Taustaa case-yritys Traktoauto Oy:stä ... 28
3.2 Tutkimuksen aineiston kerääminen ja käsittely ... 28
3.3 Liiketoimintatiedon hallinnan nykytila ja kehityskohteita ... 30
4 TUTKIMUKSEN TULOKSIA JA NÄKEMYKSIÄ JÄRJESTELMIEN KEHITTÄ- MISEEN ... 34
4.1 Tuloksia haastatteluista ja havainnoista ... 34
4.2 Nykyaikaiset taloushallinnon ratkaisut ... 38
4.3 Liiketoimintatiedon hallinnan ihanneratkaisu ... 50
4.4 Tutkimuksen kehitysehdotuksia ... 52
4.5 Tutkimuksen eteneminen käytäntöön ... 54
5 TUTKIMUKSEN YHTEENVETO ... 55
5.1 Tutkimustulosten yhteenveto ja johtopäätökset ... 55
5.2 Rajoitukset ja hyödynnettävyys ... 57
5.3 Jatkotutkimuskohteet ... 58
LÄHTEET... 59
LIITTEET ... 63
TAULUKOT
Taulukko 1. Ohjelmistojen sisältövertailu ... 47 Taulukko 2. Ohjelmistojen hintavertailu, vertailu suhteessa SoftOne GO:n hintaan ... 49
1 JOHDANTO
1.1 Tausta
Business intelligence, joka yleisimmin suomennetaan liiketoimintatiedon hallinnaksi, on yri- tyksen toiminnasta syntyvän ja kerättävän tiedon hyödyntämistä liiketoiminnan kehittämiseksi.
Jokainen yritys kerää erilaista tietoa toiminnastaan sekä tarkoituksella että tahtomattaan, mutta pk-yrityksissä tämän tiedon hyödyntäminen on ainakin aiemmin ollut heikompaa kuin suurem- missa yrityksissä. (Hovi ym. 2009, 74–78) Tämän vuoksi tässä tutkimuksessa tutkitaan, tutki- muskirjallisuuteen pohjautuen, mikä on liiketoimintatiedon hallinnan käytön tila nykypäivänä pk-yrityksessä.
Tässä gradussa tutkitaan tekijöitä, jotka ovat avainasemassa liiketoimintatiedon hallinnassa ja raportoinnissa pk-yrityksissä. Liiketoimintatiedon hallinnassa on kuitenkin olemassa kaksi eri näkemystä eli sisäinen ja ulkoinen liiketoimintatiedon hallinta. Tässä tutkimuksessa tutkitaan sisäisen tiedon hallintaa ja analyyttistä hyödyntämistä. Muita rajauksia sekä lisätietoa tutkimus- ongelmasta ja tutkimuksen tavoitteesta on luvussa 1.2.
Tutkimukseen pohjautuen voidaan esittää kysymys, mitä liiketoimintatiedon hallinta on? Ke- vään 2020 aikana koko maailman sekoittanut koronakriisi vaikuttaa myös yritysten tarpeisiin eri ohjelmistojen näkökulmasta. Organisaatiot, joiden digitaalisuus ja kyky muuntautua kriisin aikana, ovat kunnossa pystyvät selviämään läpi kriisin. Eri ohjelmistojen osalta tämä tarkoittaa nopeampaa siirtymistä kohti pilvipohjaisia ohjelmistoja, joiden avulla pystytään hoitamaan myös liiketoimintatiedon hallintaa ja koko taloushallinnon toimintaa ajasta ja paikasta riippu- matta. Tämän takia tässä tutkimuksessa käsitellyt aiheet liiketoimintatiedon hallinnasta ja digi- taalisesta sekä älykkäästä taloushallinnosta ovat nyt todella ajankohtaisia. (Kauppalehti 2020)
Liiketoimintatiedon hallintaa tarvitaan, jotta yritys voi menestyä toiminnassaan myös jatkossa.
On tärkeää, että liiketoiminnasta saatavaa dataa hyödynnetään niin analysoimalla kuin teke-
mällä tämän pohjalta johtopäätöksiä ja muutoksia toiminnan kehittämiseksi. Tässä kokonaisuu- dessa tulee pitää mielessä, että liiketoimintaympäristössä tapahtuu jatkuvaa muutosta, jonka mukana jokaisen yrityksen tulee muuttua. (Visma 2020) Tämän takia pk-yritysten kannalta tässä tutkimuksessa haetaan kustannustehokasta ja toimivaa ratkaisua digitaalisen taloushallin- non ja liiketoimintatiedon hallinnan kehittämiseksi.
Liiketoimintatiedon hallintaa on tutkittu Suomessakin aiemmin esimerkiksi Pirttimäki (2007) on tutkinut väitöskirjassaan tätä kokonaisuutta, mutta tutkimus on ollut enemmän suurempia yrityksiä koskevaa. Suomessa on tehty vähän tutkimuksia, jotka käsittelevät liiketoimintatiedon hallintaa pk-yritysten näkökulmasta.
1.2 Tutkimuksen tavoite ja tutkimusongelma rajauksin
Tässä työssä tavoitteena on tutkia liiketoimintatiedon hallintaa ja raportointia laaja-alaisesti tut- kimuksen empiirisen osan aineistoon pohjautuen. Teoreettisen osan tavoitteena on käydä läpi aiheesta löytyvää tieteellistä materiaalia ja kirjallisuutta. Empiirisessä osassa tavoitteena on tut- kia case-yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan ja raportoinnin nykytilaa, ja sen pohjalta antaa kehitysehdotuksia tästä kokonaisuudesta. Tarkemmin rajattuna tavoitteena on tutkia nykytila haastattelujen avulla ja sen pohjalta tutkia eri vaihtoehtoja toiminnan kehittämiseksi. Tavoit- teena on kuitenkin, että tutkimuksesta olisi todellista hyötyä case-yritykselle ja että sen pohjalta voitaisiin tarvittaessa lähteä ottamaan käyttöön toimivaa liiketoimintatiedon hallinnan ja rapor- toinnin järjestelmää.
Tutkimus tulee rakentumaan varsinaisen tutkimuskysymyksen ja sitä täydentävien alakysymys- ten ympärille. Nämä ovat tarkasti pohdittuja kysymyksiä, jotka mielestäni luovat hyvät lähtö- kohdat tutkia liiketoimintatiedon hallintaa ja raportointia pk-yrityksen näkökulmasta.
Tutkimuksen pääkysymys:
Mitkä tekijät ovat pääosassa toimivassa liiketoimintatiedon hallinnassa ja raportoinnissa pk- yrityksissä?
Alakysymykset:
Mitkä ovat liiketoimintatiedon hallinnan haasteet ja kehittämiskohteet?
Mitkä ovat olennaisia osia liiketoiminnasta saatavan aineiston analysoinnissa pk-yrityksessä?
Miten liiketoimintatiedon siirron automatisointi parantaa raportoinnin laatua?
Tutkimuksen aihetta tulee rajata, jotta tutkimuksesta ei tule liian laaja-alainen ja pintapuoleinen.
Siksi tässä tutkimuksessa tutkitaan liiketoimintatiedon hallintaa ja raportointia yrityksen sisäi- sestä näkökulmasta. Tämä toteutuu niin teoriaosuudessa kuin empiriassakin. Tutkimuksen em- piriaosuus tullaan toteuttamaan koko Traktoauto Oy:n liiketoimintaa ajatellen. Tarkoituksena on antaa kehitysehdotuksia, joilla voidaan kehittää koko yrityksen liiketoimintatiedon hallintaa ja raportointia.
1.3 Tutkimusmenetelmä ja aineisto
Tämä tutkimus tulee rakentumaan aiheen teoriaa käsittelevästä kirjallisuuskatsauksesta sekä empiirisestä osasta, joka perustuu kvalitatiiviseen l. laadulliseen tutkimukseen. Kirjallisuuskat- sauksen tarkoituksena on luoda teoreettinen tausta koko tutkimukselle, jossa käsitellään koko aihealueen ympärillä olevaa kirjallisuutta ja aiempaa tutkimusta. Tutkimuskysymyksiin vas- tauksia luodaan tutkimuksen empiirisen osan aineiston perusteella.
Tutkimuksen empiirinen osa pohjautuu laadulliseen tutkimukseen, jossa aineisto kerätään haas- tattelujen avulla. Tämän tutkimuksen empiirisen osan case-yritys, Traktoauto Oy, on Volkswa- gen henkilö- ja hyötyautojen jälleenmyyjä Salossa. Uusien autojen lisäksi yritys myy käytettyjä autoja ja palveluihin kuuluu lisäksi kattavat varaosa- ja huoltopalvelut. Yritys on perheyritys, joka on toiminut jo yli 60 vuoden ajan.
Tutkimuksen kaksi haastattelua tulevat olemaan teemahaastatteluja, jotka perustuvat vapaaseen keskusteluun aiheesta tiettyjen kysymysten pohjalta. Sen etuna on, että haastattelu voi olla kes- kustelunomainen, mutta samalla kuitenkin haastattelija pystyy tarkentamaan kysymyksiään haastateltavan vastausten pohjalta. (Tuomi & Sarajärvi 2018, 97–98) Näin tässä tutkimuksessa pystytään parhaiten selvittämään case-yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan nykytila ja sen, millaisia parannuksia yrityksessä toivotaan siihen.
1.4 Tutkimuksen rakenne
Tutkimus rakentuu viidestä pääluvusta. Kaksi ensimmäistä päälukua käsittelevät johdantoa ja teoriaa. Tutkimuksen empiirinen osuus rakentuu kolmesta luvusta, jotka käsittelevät itse tutki- musta, tuloksia ja lopuksi saadut tulokset tiivistetään yhteenvedossa yhteen.
Tutkimuksen johdannossa kerrotaan tutkimusaiheen taustaa, määritellään ja rajataan tutkimuk- sen tavoite ja tutkimuskysymykset sekä käsitellään tutkimusmenetelmä ja aineiston keräystapa.
Tutkimuksen teorialuvussa kaksi käsitellään koko tutkimusta koskevaa teoriatietoa. Luvussa määritellään liiketoimintatiedon hallinta, käsitellään sen eri osa-alueet, tutkitaan tiedon analy- sointia ja erilaisia mittareita, joita liiketoimintatiedon hallinnassa voidaan käyttää. Lisäksi tässä luvussa avataan asioita, jotka ovat olennaisia liiketoimintatiedon hallinnassa pk-yrityksillä sekä käydään läpi teoriaa digitaalisuudesta ja automaatiosta taloushallinnossa.
Tutkimuksen empiirisen osan ensimmäisessä luvussa, pääluvussa kolme, kerrotaan ensin taus- taa tutkimuksen case-yrityksestä, Traktoauto Oy:stä. Tämän jälkeen käsitellään tutkimusaineis- ton keräämistä ja käsittelyä, jolloin kerrotaan hieman teoriatietoa tutkimusmenetelmään liit- tyen. Lopuksi tutkitaan case-yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan nykytilaa ja kehityskoh- teita, joita on ilmennyt tutkimuksessa. Luvussa neljä julkaistaan tutkimuksen tuloksia ja tutki- taan kehitysehdotuksia. Luvun aluksi avataan tuloksia haastatteluista ja havainnoista, joita on tehty tutkimuksen aikana. Tutkimuksen kehitysehdotuksiin liittyen tutkitaan nykyaikaisia ta- loushallinnon ratkaisuja ja tämän sisältöanalyysiin pohjautuvan tutkimisen pohjalta annetaan näkemys liiketoimintatiedon hallinnan ihanneratkaisusta case-yritykseen. Luvussa käsitellään näiden lisäksi yksityiskohtaisesti kehitysehdotuksia ja pohditaan, miten tutkimus voisi edetä
käytäntöön. Tutkimuksessa pääluvussa viisi on tutkimuksen yhteenveto. Tässä luvussa vede- tään yhteen kaikki tutkimustulokset ja tehdään johtopäätöksiä tutkimuksen pohjalta. Lopuksi käsitellään tutkimuksen rajoitukset ja hyödynnettävyys sekä tuodaan esille jatkotutkimuskoh- teet, joita tutkimuksen pohjalta on tullut esille.
2 LIIKETOIMINTATIEDON HALLINTA JA RAPORTOINTI
2.1 Liiketoimintatiedon hallinnan määritelmä
Business intelligence -termi suomennetaan yleisimmin liiketoimintatiedon hallinnaksi, mutta sekään ei kuvaa termiä sen paremmin suoraan kuin alkuperäinen englanninkielinen versio. Lii- ketoimintatiedon hallinnan historia alkaa vuodesta 1989, jolloin ensimmäistä kertaa käsiteltiin menetelmiä ja teknologioita, joihin nykyäänkin vielä nojaudutaan. (Hovi ym. 2009, 77–78) Mutta historiaa tärkeämpää on se, miten liiketoimintatiedon hallinta nykypäivänä käsitetään.
Puhuttaessa liiketoimintatiedon hallinnasta kokonaisratkaisuna, voidaan todeta niiden pohjau- tuvan tietovarastoihin, joista tietoa saadaan jatkoanalysointia varten. Ratkaisun seuraavat vai- heet ovat tiedon analysointi, esittäminen ja jakelu. (Hovi ym. 2009, 74) Nykänen ym. (2016, 26–27) esittävät liiketoimintatiedon hallinnan olevan järjestelmien kokonaisuus, joka tarjoaa mahdollisuuden analysoida liiketoimintatietoa laaja-alaisesti ja antaen näin mahdollisuuden pa- rantaa liikejohdon päätöksentekoa. Tässä luvussa tarkastellaan erilaisia liiketoimintatiedon hal- linnan määritelmiä ja lopuksi kootaan ne yhteen.
Liiketoimintatiedon hallinta voidaan teoreettisesti määritellä ohjelmistojen käyttämiseksi ja hyödyntämiseksi parempien päätösten tekemiseksi liiketoiminnassa. Kun taas ajatellaan asiaa teknisesti ja käytännön pohjalta, niin voidaan ajatella liiketoimintatiedon hallinnan olevan tie- don keräämistä, käsittelyä ja analysointia, joka tukee päätöksentekoa. (Agiu ym. 2014, 23) Pirt- timäki (2007, 57) määrittelee väitöstutkimuksessaan liiketoimintatiedon hallintaa laaja-alaisesti ja tuo esille monia mielenkiintoisia näkökantoja aiheesta. Tavallisesti business intelligence määritellään johtamiskäsitteeksi tai työkaluksi, jonka avulla johdetaan ja rikastetaan liiketoi- mintatietoa sekä luodaan ajantasaista tietämystä ja älyä operatiiviseen ja strategiseen päätök- sentekoon. Pirttimäen mukaan käsite ei ole mitenkään yksiselitteisen selkeä, mutta se voidaan kuitenkin jakaa kahteen osaan: jalostettuun informaation ja tietämykseen sekä itse prosessiin.
Jalostetun informaation ja tietämyksen osa sisältää tietoa liiketoimintaympäristöstä, itse yrityk- sestä ja sen suhteesta markkinoihin, asiakkaisiin, kilpailijoihin ja taloudelliseen tilanteeseen.
Itse liiketoimintatiedon prosessin osa puolestaan sisältää kokonaisuuden, joka tuottaa tiedon
pohjalta erilaisia ehdotuksia, näkemyksiä ja jopa suosituksia yrityksen johdolle ja päätöksente- kijöille.
Alkuperäisenä näkemyksenä ajatellaan, että liiketoimintatiedon hallinta on nähty kokoavana terminä kuvaamaan kokonaisuutta, jonka alle ovat ryhmittyneet erilaiset konseptit ja metodit, jotka tukevat liiketoiminnallisia päätöksiä faktapohjaisella tiedolla. Sen jälkeen IT-maailma otti laajasti termin omaan käyttöönsä ja liiketoimintatiedon hallinta on nähty nimityksenä erilaisille ohjelmistoille. Tämän jälkeen liiketoimintatiedon hallintajärjestelmistä on ajateltu muutamilla eri tavoilla: toiset pitävät järjestelmää tietopohjaisena päätöksenteon tukijärjestelmänä, kun taas toiset ajattelevat sen korvaavan ylimmän johdon tietojärjestelmiä. Liiketoimintatiedon hallin- nan päätarkoituksena voidaan kuitenkin pitää ajankohtaisen ja laadukkaan tiedon tuottamista yrityksen päätöksentekijöille analysoimalla eri tietojärjestelmien suuria tietomääriä. (Tutunea, M.F. & Rus, R. V. 2012, 865–866)
Kaiken kaikkiaan näistä erilaisista määritelmistä voidaan todeta, että liiketoimintatiedon hal- linnalle ei ole olemassa mitään yksinkertaista ja kaikkialle levinnyttä määritelmää. Seuraavaksi määritellään vielä, mitä liiketoimintatiedon hallinta tässä työssä käsitteenä tarkoittaa. Näin to- deten tämä tutkimus tulee pohjautumaan tähän näkemykseen, vaikka erilaisia teoreettisia näke- myksiä onkin esitelty. Näiden aiemmin esiteltyjen määritelmien pohjalta voidaan määrittää lii- ketoimintatiedon hallinnan olevan järjestelmä ja prosessi, joka kokoaa eri järjestelmistä ja tie- tovarastoista tietoa yhteen. Sen pohjalta järjestelmä analysoi tietoa ja luo koottua tietoa päätök- senteon tueksi. Kaikkein tärkeintä on kuitenkin muistaa, että liiketoimintatiedon hallinnassa on olemassa eri osa-alueet yrityksen sisäiselle ja ulkoiselle tiedolle. Tätä jaottelua käsitellään seu- raavassa luvussa.
2.2 Liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueet
Kuten aiemmassa luvussa käsiteltiin, niin liiketoimintatiedon hallintaa ei ole helppoa määritellä yhdellä kaiken kokoavalla tavalla. Näin on myös liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueiden kanssa, joita tässä luvussa tarkastella. Ensin tarkoituksena on esitellä muutamia näkemyksiä
liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueista ja sitten perehtyä näihin esiteltyihin osa-alueisiin tar- kemmin.
Liiketoimintatiedon hallinnasta on olemassa kaksi eri näkemystä, jotka ovat sisäinen ja ulkoi- nen näkökanta. Sisäisessä liiketoimintatiedon hallinnassa käsitellään organisaation sisäistä tie- toa, jota pyritään käyttämään analyyttisesti päätöksenteon hyväksi. Tieto, jota tässä käytetään, on peräisin yrityksen sisäisistä tietovarastoista ja järjestelmistä, kuten toiminnanohjausjärjes- telmästä tai esimerkiksi kirjanpidon järjestelmistä. Koska näissä tapauksissa tieto on tavallisesti hyvin jäsenneltyä ja numeerista, niin ne ovat helposti tallennettavissa erilaisiin relaatiotietokan- toihin. Kaupoissa myyntiluvut eri ajanjaksoilta tuotteista ja myyntipisteistä ovat hyviä esimerk- kejä tällaisesta tiedosta. Ulkoinen näkökanta puolestaan keskittyy markkinoista ja kilpailijoista saatavan tiedon analyyttiseen hallintaan ja hyödyntämiseen. Tietoa kerätään yrityksen ulkopuo- lelta erilaisista tietovarastoista, uutisten välityksellä sekä muista julkisista tietolähteistä. Tämä ulkoinen tieto ei ole useimmiten jäsenneltyä ja numeerista, vaan se perustuu usein asiakirjoista ja dokumenteista kirjallisena tietona. Tällaista tietoa voivat edustaa kilpailijoiden osavuosikat- saukset sekä patentit, joita kilpailijoilla on. (Hovi ym. 2009, 78–79) Tässä tutkimuksessa tullaan perehtymään tarkemmin sisäiseen liiketoimintatiedon hallintaan, mutta on tärkeää tuoda esille myös teoriatietoa ulkoisesta näkökannasta, jotta nämä voidaan erottaa toisistaan.
Liiketoimintatiedon hallinta voidaan nähdä myös erilaisten näkökantojen kokonaisuutena. Tä- hän kokonaisuuteen kuuluvat seuraavat asiat: filosofia, jolla tarkoitetaan ajatusmallia ja meto- deja kokonaisuutta ajatellen, teknologia, informaation jalostaminen, itse prosessi, ja näkökanta, että liiketoimintatiedon hallinta on työkalu johtamisen tukena. Jos tutustutaan tarkemmin itse prosessiin, niin se kuvaa hyvin tutkimusongelman kannalta liiketoimintatiedon hallinnan osa- alueita. Vaikka prosessi onkin vain yksi osa-alue liiketoimintatiedon hallinnassa, on se osuva kuvaamaan eri vaiheita liiketoimintatiedon hallinnassa yritysmaailman näkökulmasta. Proses- sin vaiheista on olemassa erilaisia näkemyksiä, mutta erään näkemyksen mukaan se rakentuu viidestä osasta. Nämä ovat tietojen kerääminen, tiedon luotettavuuden ja oikeellisuuden arvi- ointi, analyysi, tietojen ja analysoinnin tulosten tallentaminen, sekä tiedon levittäminen. (Pirt- timäki 2007, 91)
Tietoa voidaan kerätä liiketoimintatiedon hallintaa varten eri tavoilla. Tavallisesti yrityksissä tietoa kerätään ainakin operatiivisiin tietokantoihin, joihin tiedot syötetään esimerkiksi kassa- päätteiltä tai muilta työasemilta sekä automaattisesti että manuaalisesti syöttämällä. Operatiivi- sia tietokantoja ovat kirjanpitojärjestelmät, laajat toiminnanohjausjärjestelmät, laskutusjärjes- telmät ja monet muut yrityksen jokapäiväistä toimintaa tukevat järjestelmät. Näissä tietokan- noissa tietoa voidaan päivittää, lisätä, poistaa ja lukea helposti ja tehokkaasti tarvittaessa. Näitä tietoja tulee kuitenkin kerätä ja tallentaa vielä eteenpäin tietovarastoihin. Tietovarastot ovat vain lukukäyttöä varten ja nämä voivat olla lähteinä liiketoimintatiedon hallinnassa. (Hovi ym.
2001, 45–47) Tietovarastojen käyttö ei kuitenkaan ole pakollista liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen käytön kannalta. Näin esimerkiksi pienemmissä yrityksissä tietoja voidaan yrittää käyttää ja analysoida suoraan operatiivisista järjestelmistä. Tämä voi olla mahdollista, jos eri järjestelmiä ei ole useita ja ne ovat ratkaisuiltaan yksinkertaisia. Suuremmissa organisaatioissa ongelmia syntyy, jos ei ole paikkaa, jossa tietoa pystyttäisiin yhdistelemään. Näin liiketoimin- tatiedon hallinnan työkalujen hyödyntämisestä tulee vaikeaa. Suuremmilla tietomäärillä tulee huomioida myös historiatietojen tarvitsema tila ja hyödyntämismahdollisuudet. (Hovi ym.
2009, 6-9)
Analysointi ja tiedon prosessointi perustuu erilaisten työkalujen hyödyntämiseen, jotta kerätty tieto saadaan päätöksentekijöiden hyötykäyttöön. Tällaisia työkaluja voivat olla erilaiset stra- tegiseen tutkimukseen, teolliseen analysointiin, kuukausittaiseen markkinakatsaukseen tai joh- toryhmän liiketoimintatiedon analysointiin perustuvat kokonaisuudet. Analysointi ja tiedon prosessointi ovat keskeisessä roolissa koko liiketoimintatiedon hallinnan kokonaisuudessa.
Näin voidaan todeta, koska oikeat ja tulokselliset päätökset sekä kilpailukykyä edistävät ratkai- sut ovat suuressa roolissa missä tahansa yrityksessä. (Pirttimäki 2007, 75)
Liiketoimintatiedon hallinnan prosessien suorittaminen yrityksessä on turhaa työtä, jos siitä saatua tietoa ei osata tai haluta hyödyntää yrityksen johtamisessa. Siksi onkin erityisen tärkeää, että saatua tietoa levitetään laajasti yrityksen sisällä johtotehtävissä oleville henkilöille. Tiedon levittämiseen on nykyään olemassa monia erilaisia tapoja. Tietoa voidaan levittää perinteisesti raporttien, taulukoiden, kaavioiden ja ad hoc-kyselyiden avulla, mutta on olemassa myös uu- denlaisia tietoteknisiä ratkaisuja. Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmistä voidaan jakaa analyyseja suoraan päätöksentekijöille ja lisäksi nämä tiedot voivat olla personalisoituja juuri
kyseisen käyttäjän tarpeiden mukaisiksi. Kuten jo aiemmin todettiin, niin liiketoimintatiedon hallinnan osalta on organisaatioissa turha tehdä hyödyntämätöntä työtä. Siksi analysoidun tie- don levittämisen lisäksi tulee pohtia myös itse käyttöä. Kun yrityksellä on käytössä toimiva ja informatiivinen liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmä, tulee sen olla päätöksentekijöiden ja muiden johdon avustajien käytössä. Näin voidaan varmistaa, että päätökset ja kehityssuunnat perustuvat analysoituun tietoon, joka voi tukea positiivista kehitystä. (Pirttimäki 2007, 70–80)
Kokonaisuutena voidaan liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueet yksinkertaistaa kolmeen osaan: tietojen keräämiseen, analysointiin ja prosessointiin, sekä käyttöön. Nämä kolme osa- aluetta luovat yhdessä kokonaisuuden, jonka pohjalta koko prosessi toimii. Jokainen osa-alue tukee toistaan ja ilman aiempaa osaa, ei seuraavaa pysty suorittamaan. Siksi liiketoimintatiedon hallinta onkin kokonaisuus, jonka pohjalle tarvitaan vahvaa osaamista niin it-puolelta kuin kir- janpidon ja laskentatoimen osalta, johtoa unohtamatta. Pk-yritysten näkökulmasta on hyvä nos- taa esille huomiona, että liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmät voivat olla hyvinkin kevyitä ja yksinkertaisesti toteutettuja toiminnanohjausjärjestelmien pohjalta. Näin voidaan todeta, että yritysjohdon niin halutessa, liiketoimintatiedon hallinnan käyttö on mahdollista kaiken kokoi- sissa yrityksissä yrityksen tarpeet huomioon ottaen.
2.3 Tiedon analysointi ja erilaiset mittarit liiketoimintatiedon hallinnassa
Liiketoimintatiedon hallinnassa analysointi on alkujaan tarkoittanut menneen ajan tietojen ana- lysointia ja raportointia. Esimerkiksi on voitu analysoida edellisen kuukauden, kvartaalin tai vuoden ajalta tietoja ja niiden pohjalta tehty johtopäätöksiä toiminnan tueksi. Nykyään liiketoi- mintatiedon hallinnan tietojen analysointi on siirtynyt enemmän ja enemmän nykyhetken ja jopa tulevan analysointiin, suunnitteluun ja ennustamiseen tilannekohtaisten tietojen avulla. Pu- huttaessa tulevaisuuden ennustamisesta mennään jo hieman ohi liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueista, koska silloin puhutaan corporate performance management-termiin kuuluvista asi- oista. (Hovi ym. 2009, 110–111) Nykyään tämä osa-alue on vahvasti osana liiketoimintatiedon hallintaa, koska se perustuu kuitenkin samaan informaatioon, jota menneen ja nykyhetken ana- lysoinnissa hyödynnetään.
Kun puhutaan tiedon analysoinnista liiketoimintatiedon hallinnan yhteydessä, voidaan se mää- ritellä hyvin monella eri tavalla. Tällöin se tarkoittaa sitä, että toisaalla analysointi voi olla hy- vinkin alkeellista ja pientä, mutta toisessa yrityksessä analysointi on viety todella pitkälle. Näin tutkimuksessa on tärkeää määritellä hieman analysoinnin ajatusta. Analysoinnin voidaan aja- tella erään näkemyksen mukaan alkavan siitä, kun tiedon keruun ja raportoinnin osa-alueet lop- puvat. Tiedon keruun ja raportoinnin voidaan nähdä sisältävät perusraportit, erikoisraportit sekä ad hoc-raportit, selvitykset ja erittelyt, ja erilaiset hälytykset. Nämä osa-alueet vastaavat yksin- kertaisempiin kysymyksiin kuten mitä tapahtui tai mihin toimiin on ryhdyttävä ongelman rat- kaistakseen. Jos perehdytään itse analytiikan osa-alueeseen, voidaan ajatella sen olevan edis- tyksellisempi versio raporteista. Analysointiin kuuluvat tilastolliset analyysit, ennustaminen ja päättely, mallintaminen sekä optimointi. Nämä vastaavasti vastaavat kysymyksiin kuten miksi tämä tapahtuu, miten tulee käymään, jos trendi jatkuu tai mikä olisi paras skenaario mitä voisi tapahtua. Näistä kysymyksistä huomataan jo heti, että ne ovat analyyttisempiä kuin aiemmin esitetyt raportoinnin kysymykset. (Davenport & Harris 2007, 26–27)
Yrityksen sisäinen analytiikka sisältää neljä erilaista näkökulmaa, jotka ovat taloudellinen, tuo- tannollinen, tuotekehitys ja henkilöstöhallinto. Aion seuraavaksi avata tarkemmin taloudellisen näkökulman sisältäviä asioita. Taloudellisen tiedon analysoinnilla voidaan vaikuttaa positiivi- sesti yrityksen tuloksentekokykyyn. Näihin analysointityökaluihin kuuluvat pakolliset ulkoiset raportoinnit, liiketoiminnan suorituskyvyn hallinta, erilaiset sijoituspäätökset ja kustannusten hallinta. Ulkoiset raportoinnit sisältävät pakollisia käytäntöjä eri viranomaisille kuten verotta- jalle ja rahoittajille sekä osakkeenomistajille tehtävät raportoinnit aika ajoin. Nämä eivät luo kilpailuetua muihin nähden, mutta ne ovat pakollisia tehdä sääntöjen edellyttämällä tavalla.
Nämä raportoinnit luovat tukea liiketoimintatiedon hallinnan tavallisimmille toiminnoille. Lii- ketoiminnan suorituskykyä voidaan hallita ja mitata monilla eri tavoilla, mutta balanced score- card l. tasapainotettu tuloskortti on yksi osa johdon laskentatoimen raportoinnin mittaristoja.
Tuloskortin vahvuutena on, että se kertoo taloudellisen mittauksen lisäksi esimerkiksi tietoja asiakassuhteiden hoitamisesta sekä muista taloudellisen mittauksen ulkopuolisista asioista.
Useasti erilaiset raportoinnit, analyysit ja tuloskortit luovat kilpailuetua parhaiten tilanteissa, joissa liiketoimintaympäristö muuttuu ja kilpailu kiristyy. Tällöin pystytään tarkemmin näke- mään näistä nopeasti muutoksia ja reagoimaan niihin. Tämä liittyy myös vahvasti kustannusten hallintaan, joka on strategisesti tärkeä kohde monelle yritykselle kilpailuetua haettaessa. Kus- tannusten hallintaa voidaan käyttää yrityksessä niin sisäisesti kuin ulkoisestikin esimerkiksi
hinnoittelun apuna ja kuluttajien ostokäyttäytymisen ohjailuun. (Davenport & Harris 2007, 86–
98)
Erilaisia mittareita tarvitaan johtamisen tueksi, jotta voidaan analysoida toiminnan tulokselli- suutta. Mittareita on kuitenkaan turha määritellä itsearvoisesti, vaan ne tulee olla siten määri- telty, että ne mittaavat toiminnan tavoitteiden täyttymistä. Toiseksi tuloksellisuuden mittaami- nen eri tavoilla ei vielä riitä, vaan tulee pitää huolta, että tuloksia analysoidaan ja näin paranne- taan toiminnan tuloksellisuutta. (Etelälahti 2019, 72–74) Tämän pohjustuksen pohjalta tutki- muksessa vertaillaan tapoja, joilla liiketoimintatiedon hallinnassa voidaan mitata asioita. Mit- tareiden määrittämiseen ei kuitenkaan ole olemassa yksiselitteistä tapaa, vaan jokaisessa yri- tyksessä ne tulee määritellä omien tarpeiden pohjalta. Ikäheimo ym. (2016, 142–143) ovat tuo- neet hyvin esille asioita erilaisten mittarien valinnasta yrityksen strategisen ohjauksen avuksi.
Heidän mukaansa ei riitä, että mittaristot ovat valittu strategian pohjalta ja ne vastaavat käyttö- tarkoitustaan, vaan niiden tulee olla lisäksi valittu siten, että niihin eivät vaikuta talouden ulko- puoliset asiat. Esimerkkinä voi antaa tilanteen, jossa henkilöstön valinnat ja toimet pääsevät vaikuttamaan mittarin antamaan tulokseen. Tällöin mittarin antama tulos ei ole todellinen, vaan siihen on vaikutettu ulkopuolelta tarkoituksellisesti. Näitä tilanteita tulisi välttää, jos vain mah- dollista. Mittareille tulee aina asettaa halutut tavoitetasot, jotta niitä voidaan seurata mielek- käästi. Perinteistä on, että tavoitteet on asetettu haasteellisiksi, mutta saavutettaviksi. Tämä on helppoa teoriassa, mutta itse mittareiden tavoitteiden asettamisen vaiheessa tämä saattaa luoda kitkaa, koska liian kunnianhimoiset tavoitteet syövät motivaatiota niiden saavuttamisesta ja toi- saalta liian matalat tavoitteet eivät luo todellista kuvaa organisaation mahdollisesta potentiaa- lista. Toinen asia mittareiden tavoitteiden asettamisesta on tavoitteiden täsmällisyys. Jos puhu- taan mittareiden avulla vuosimyynnin tavoitteista ja määritellään vain, että vuosimyynnin tulee kasvaa, ei tämä luo konkreettista tavoitetta. Järkevämpää olisi kirjata, että vuosimyynnin tulee tavoitteiden mukaan kasvaa viime vuodesta esimerkiksi 5 tai 10 prosenttia.
Kaiken kaikkiaan tiedon analysointi ja erilaiset mittarit ovat todella tärkeitä kohtia liiketoimin- tatiedon hallinnassa. Kuten jo aiemmin on todettu, niin jokaisessa yrityksessä kerätään erilaista dataa, mutta harvemmissa pk-yrityksissä tätä tietoa hyödynnetään. Siksi on tärkeää, että tätä tietoa osataan analysoida ja sen pohjalta luoda tavoitteita ja mittareita, joiden perusteella voi- daan seurata tavoitetilanteen kehittymistä ja siten reagoida jatkuvasti tarpeen mukaan kaikkeen
muutokseen. Tässä ollaan lisäksi siinä pisteessä, että näin toimittaessa liiketoimintatiedon hal- linnan käyttäminen ei ole vain menneen tiedon raportointia, vaan puhutaan nykyhetken tilan- teen analysoimisesta ja sen avulla luodaan myös tavoitteita kohti tulevaa. Tällä tavalla pysytään joka hetki tilanteessa, että organisaatio on kiinni menneen analysoinnissa, nykyhetken reagoin- nissa ja tulevan suunnittelussa ja ennustuksessa.
2.4 Pk-yrityksille olennaista liiketoimintatiedon hallinnassa
Liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueet ovat pk-yrityksen kannalta hieman erilaisia kuin suu- remmissa yrityksissä. Tässä luvussa tarkoituksena on tutustua tarkemmin liiketoimintatiedon hallintaan pk-yritysten näkökulmasta ja samalla tuoda esille asioita, jotka ovat niille olennai- simpia tässä kokonaisuudessa.
Liiketoimintatiedon hallinnan osalta pk-yrityksissä tehdään erilaisia päätöksiä kuin esimerkiksi suuremmissa organisaatioissa ja eräs tähän vaikuttava asia on, että pk-yrityksissä omistajat joh- tavat liiketoimintaa. Tämä johtaa useasti siihen, että suorituskykyä analysoidaan yrityksen käyt- tämistä IT-työkaluista johdetuista pelkistetyistä raporteista. Suuressa osassa pk-yrityksissä, riippumatta yhtiön toimialasta, koosta tai kotimaasta, kuitenkin ollaan yhtä mieltä siitä, että tarvetta olisi ottaa käyttöön erilaisia IT-ratkaisuja päätöksenteon tueksi. Nämä voisivat olla lii- ketoimintatiedon hallinnan työkaluja, mutta tätä jarruttaa eräät tekijät. Puhuttaessa kuitenkin pienistä ja keskisuurista yrityksistä, tulee ottaa huomioon yrityksen sisäisiä asioita, kuten van- hojen ja uusien tietojärjestelmien yhteensovittaminen sekä taloudellisten ja inhimillisten resurs- sien riittävyys prosessin suorittamiseen. Lisäksi tarkemmin ajateltuna tulee kartoittaa tarkkaan, kuinka laajasti tietoa kannattaa analysoida, mikä on budjetti hankkeen toteuttamiseen sekä kuinka laajasti yrityksessä on valmiutta hyödyntää hienoja liiketoimintatiedon hallinnan ratkai- suja. (Tutunea & Rus 2012, 866–867)
Pk-yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmä ja liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmät ovat erilaisessa roolissa kuin suuremmissa yrityksissä. Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoituksena on toimia ohjelmistopohjaisena järjestelmänä apuna yrityksen päivittäisen toiminnan pyörittä-
misen helpottajana ja lisäämällä tuottavuutta ja kustannustehokkuutta toimintaan. Liiketoimin- tatiedon hallinnan järjestelmät puolestaan hyödyntävät ja keräävät tietoa monista eri järjestel- mistä luoden niistä jäsenneltyä ja helpommin hyödynnettävää tietoa päätöksenteon tueksi. Näi- den järjestelmien avulla pystytään myös säästämään aikaa erilaisissa tiedonkeräys ja analysoin- tiprosesseissa. Toiminnanohjausjärjestelmä ja liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmä luovat yhdessä käytettynä erilaisia synergiaetuja. Tällaisia etuja voivat olla tuottavuuden parantumi- nen, kustannuksien alentaminen, toiminnan suorituskyvyn luotettavuuden paraneminen, manu- aalisen työn tarpeen väheneminen sekä yksinkertaisesti ajan säästäminen. Näiden järjestelmien käyttöä pidetään todella tärkeänä kaikille yrityksille, mutta varsinkin pk-yrityksille, jotka toi- mivat kovan kilpailun markkinoilla. Tämä perustellaan sillä, että näiden avulla yritys pystyy luomaan kilpailuetua ja varmistamaan paremmin, että esimerkiksi toimitukset ovat sovitun mu- kaiset ja ajallaan, mutta myös kommunikointia voidaan helpottaa näiden järjestelmien avulla asiakkaan ja yrityksen välillä. Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Näiden järjestelmien käytön hyödyntäminen voi olla ratkaisevaa yritykselle kriitti- sissä tilanteissa, kun asiakkaat tulevat hintatietoisemmiksi ja yrityksellä olevien resurssien te- hokas käyttö tulee aina vain tärkeämmäksi. Pk-yrityksen johtajille liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönotto voi olla pelottavakin asia, koska nämä ovat koko organisaatiota kos- kevia kokonaisuuksia ja resurssit ovat kuitenkin rajalliset. Asiaa ei helpota myöskään se, että suuryritystenkin johtajilla on vain rajalliset käsitykset näiden järjestelmien toiminnasta. (Anto- niadis ym. 2015, 299–307)
Antoniadisin ym. (2015, 305–306) tutkimuksen mukaan toiminnanohjausjärjestelmät ovat pk- yrityksille strategisesti tärkeitä, koska kilpailu on nykyään enemmän ja enemmän globaalia ja tämä aiheuttaa painetta kustannusten vähentämiseen ja asiakkaiden tarpeiden parempaan huo- miointiin. Tämän tutkimuksen 37 vastaajayritystä pitivät toiminnanohjausjärjestelmän tärkeim- pinä hyötyinä tietojen keräämisen helpottumista ja järjestelmällisyyttä sekä ajan säästymistä automatisoimalla eri prosesseja. Tutkimuksen mukaan liiketoimintatiedon hallinnan näkökul- masta tärkeimpiä ominaisuuksia pk-yrityksille ovat dataan liittyvät asiat, jotka ovat tärkeitä ra- portoinnin kannalta sekä erilaiset analyysit, joita pystyy tarkastelemaan päiväkohtaisesti. Tär- keä havainto tutkimuksessa oli, että yritykset, jotka käyttivät toiminnanohjausjärjestelmiä, eivät hyödyntäneet parhaalla mahdollisella tavalla liiketoimintatiedon hallintaan kehitettyjä järjes- telmien osia. Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönottoon ja hyödyntämiseen
vaikuttaa pk-yrityksissä moni asia, mutta esimerkkeinä voi antaa yrityksen strategisen perehty- misen tason, liiketoimintakulttuurin sekä taloudellisten resurssien riittävyyden eri talouskehi- tyksen vaiheissa.
Tietovarastot ovat suuressa roolissa erilaisissa nykyaikaisissa päätöksenteon tukijärjestelmissä.
Kilpailukykyään ylläpitääkseen ja parantaakseen myös pk-yritykset keräävät nykyään suurta määrää tietoa toiminnastaan. Tämänhetkiset päätöksenteon tukijärjestelmät eivät kuitenkaan tue parhaalla mahdollisella tavalla pk-yritysten tarpeita ja siihen on olemassa muutamia syitä.
Syitä on esimerkiksi järjestelmien liian korkea hinta, liian raskaan vaatimukset laitteiston suh- teen, hankala käyttö, liian hidas muokattavuus nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä ja pk- ja suuryritysten tiedonsiirron suurten eroavaisuuksien huono huomioiminen. Pk-yritysten tarpeita palvelisivat paremmin kevyemmät, halvemmat ja joustavan tehokkaat liiketoimintatie- don hallinnan järjestelmäratkaisut. Web-pohjaiset järjestelmäratkaisut olisivat tähän tarkoituk- seen toimivia, koska ne ovat järjestelmäratkaisuiltaan halvempia, eivät vaadi erinäisiä useita hajautettuja sovelluksia sekä vähentävät tällä tavoin käyttäjien koulutustarvetta. Web-pohjais- ten järjestelmien eduiksi voidaan vielä lukea se, että ne toimivat suoraan internet-selainten kautta. Nämä eivät kuitenkaan riitä kattamaan analysointitarvetta ja siksi tarvitaankin lisäksi järjestelmä reaaliaikaiseen tietojen analysointiin. (Grabova ym. 2010, 39–50) Niistä lisää seu- raavassa kappaleessa.
On-line analytical processing (OLAP), joka voidaan suomentaa moniulotteiseksi analysoin- niksi, on eräs liiketoimintatiedon hallinnan menetelmien ratkaisuista. Tällä teknologisella rat- kaisulla tarkoitetaan analysointityökalua, jonka avulla voidaan tutkia liiketoimintatietoa suo- raan ilman, että tietoa täytyy pyytää järjestelmistä eri välivaiheiden kautta. Tämä nopeuttaa ja luo helppoutta tiedon analysointiin. OLAP-ratkaisu perustuu kuutiotekniikkaan, jolla esimer- kiksi voidaan avata vuosimyynnit aika-, tuote- ja ilmansuuntakohtaisesti. Tämä helpottaa pel- kän raakadatan analysointia ja avaamista johtamisen tukena. OLAP-ratkaisuista on olemassa myös muita ratkaisuja, joista avataan seuraavaksi multidimensional OLAP:a (MOLAP) sekä relational OLAP:a (ROLAP). MOLAP on OLAP-teoriaa puhtaimmillaan, koska tiedot tallen- netaan suoraan moniulotteiseen rakenteeseen. Heikkoutena on kuitenkin tiedon rajallinen tal-
lennusmahdollisuus. ROLAP:ssa puolestaan tieto varastoidaan normaaleissa tauluissa eikä mo- niulotteisesti. Tämän vahvuutena on suurten tietomäärien käsittelemisen mahdollisuus, mutta vastaavasti hakujen vasteajat ovat hitaampia kuin MOLAP:ssa. (Hovi ym. 2009, 91–95)
Tässä tutkimuksessa tarkoituksena ei kuitenkaan ole avata sen tarkemmin liiketoimintatiedon hallinnan analysoinnin työkalujen tietoteknistä ulottuvuutta, vaan perehtyä siihen, mikä olisi pk-yrityksen kannalta näissä järjestelmissä olennaista ja mahdollista hyödyntää. Kuten on jo aiemminkin tullut ilmi, niin suurin osa liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmistä on suunni- teltu suurten yritysten tarpeiden mukaan eikä pk-yritykset pysty näitä suoraan hyödyntämään.
Grabova ym. (2010, 39–50) raportoivat tutkimuksessaan erilaisia moniulotteisen analysoinnin työkalujen vaihtoehtoja pk-yritysten näkökulmasta, mutta hekään eivät päässeet siinä selvään päätelmään, mikä olisi toimivin ratkaisu näiden yritysten kannalta. Tutkimuksessa tultiin siihen tulokseen, että ROLAP:iin perustuva ratkaisu voisi olla pk-yrityksen kannalta toimivin ja ta- loudellisesti kannattavin ja toteuttamiskelpoisin ratkaisu. Tuloksena oli myös, että liiketoimin- tatieto olisi järkevintä tietototurvanäkökulmasta tallentaa yrityksen omille tietokannoille kuin esimerkiksi pilvipalveluihin.
Kilpailuetua luodakseen pk-yritysten tulisi ottaa paremmin käyttöön liiketoimintatiedon hallin- nan ohjelmistoja. Tätä tietämystä voitaisiin kehittää keräämällä tietoa taloudellisten asioiden lisäksi esimerkiksi asiakkaista, palveluista ja tuotteista. Suuremmissa yrityksissä tämän tiedon arvo on jo havaittu aiemmin, mutta pk-yrityksissä tämän tiedon hyödyntäminen on heikom- malla asteella. Pk-yritystenkin toimiessa nopeasti muuttuvilla markkinoilla, olisi johtajien hyvä saada täsmällistä tietoa nopeasti, jotta kilpailuetuja ei menetettäisi ja päästettäisi kilpailijoita etumatkalle. Vaikka liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien päämarkkinat ovatkin edelleen suurempien yritysten ympärillä, on pk-yritystenkin kannalta paremmin hyödynnettävissä olevia ratkaisuja jo tulossa markkinoille. Esimerkkeinä tällaisista voidaan pitää erilaisia pilvipohjaisia ratkaisuja, jotka tarjoavat mahdollisuuksia pienemmille toimijoille. Suurin haaste pk-yritysten kannalta ei ole se, miten hallita liiketoiminnan dataa tehokkaasti, vaan se, että miten kerätä ja analysoida strategisesti tärkeää dataa. Siksi olisikin tärkeää pitää liiketoimintatiedon hallintaa enemmän toimintatapana johtamisessa kuin vain teknologiana. Tämä antaa pk-yrityksille mah- dollisuuden hyödyntää liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa dataa laajasti liiketoiminnan ke- hittämiseksi. Näin pk-yrityksellä on hallussaan dataa niin historiasta kuin nykypäivän trendeistä
ja sen avulla voi ymmärtää paremmin erilaisia liiketoimintaprosesseja ja tulevaisuuden tren- dejä. Pilvipohjaisia liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmiä hyödyntäen pk-yrityksillä on mahdollisuus käyttää taloudellisia resurssejaan eri tavalla kuin ennen. (English & Hoffmann 2018, 22–23)
English ja Hoffmann (2018, 25–27) tulivat tutkimuksessaan siihen johtopäätökseen, että on haastavaa löytää varmuutta liiketoimintatiedon hallinnan hyödyistä pk-yrityksissä. Tähän joh- topäätökseen on tultu, koska datan analysointi ja sen omistaminen ei luo kilpailuetua tai me- nestystä. Kriittisessä asemassa pk-yrityksissä on edelleen työntekijöiden ja johtajien ammatti- taito ja tietämyksen taso. Asia on edelleen monesti riippuvainen siitä, että pk-yrityksissä ei pys- tytä tekemään suuria taloudellisia päätöksiä, joiden analysointi perustuu liiketoimintatiedon da- taan. Tästä huolimatta pk-yritykset, jotka hyödyntävät liiketoimintatiedon hallintaa, edes vä- häisesti, ovat paremmissa asemissa luodakseen itselleen kilpailuetua kilpailijoihin nähden.
Yksi tärkeimmistä asioista liiketoimintastrategiassa luotaessa kilpailuetua on ymmärrys liike- toimintatiedon ympärillä, jota yritys tuottaa toiminnassaan. Tästä on tullut pikkuhiljaa perusta kilpailuedun saavuttamiselle ja siksi organisaatiossa on uskottava, että sen on saatava oikeaa tietoa oikeaan aikaan päätöksenteossa oleville ihmisille. Tämän vuoksi myös pk-yrityksissä tu- lisi hyödyntää paremmin liiketoimintatiedon hallinnan työkaluja. Liiketoimintatiedon hallin- nalla on olemassa monia etuja yrityksille, joista voi tuoda esille mm. työkalujen käyttäjien vuo- rovaikutuksen syvenemisen, tiedon saannin helpottumisen ja reaaliaikaisuuden, tietojen moni- puolisuuden ja joustavuuden niitä hyödynnettäessä sekä hyödyllisyyden päätöksenteon tukena.
(Guarda ym. 2013, 187–189)
Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmän käyttöönotto on hyvä nähdä prosessina, joka koos- tuu neljästä osasta: suunnittelusta, teknologiasta, analysointitiedoista ja tiedon levittämisestä.
Suunnitteluvaiheessa pk-yrityksissä on olemassa samankaltaisia ongelmia liiketoimintatiedon hallinnan kannalta kuin suuremmissakin yrityksissä, mutta tärkeintä on määrittää mitä tietoja tarvitaan. Tämä on kuitenkin koko prosessin perusta. Seuraavassa teknologian vaiheessa liike- toimintatiedon hallinnan järjestelmä yhdistää tietoja, ja koko prosessihan perustuu tiedon yh-
distelyyn eri järjestelmistä, tiedon analysointiin, tuloskorttiin ja päättyy raporttiin tai kojelauta- malliin, joka tuo esille tulokset. Analysoinnin vaihe on yksi tärkeimmistä, koska siinä tulee arvioida mitä tietoja tulee analysoida ja miten. Siinä tulisi määritellä liiketoiminnan kriittiset menestystekijät, joita tulisi seurata. Pk-yritysten näkökulmasta liiketoimintatiedon hallinnan analysoitavien tietojen rajaaminen on helpompaa, koska siellä on yleisesti monipuolinen ja kat- tava tietämys liiketoiminnasta. Haasteena pk-yrityksissä on, että niiden johtajat eivät välttä- mättä ole tottuneet johtamaan erilaisten mittareiden ja mittausten avulla liiketoimintaa. Viimei- sin eli tietojen jakaminen pitäisi olla prosessin helpoin vaihe, jos prosessin muut vaiheet on kunnolla tehtyjä. Tulee kuitenkin pitää huolta, että raporttien ja tietojen käyttäjät ovat hyvin perehdytettyjä lukemaan ja reagoimaan saatuihin tuloksiin. (Guarda ym. 2013, 187–189)
Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönoton vaikutuksista pk-yritysten suoritus- kyvyn parantamiseen on myös tehty tutkimuksia. Popovic ym. (2019, 210–228) tutkivat hypo- teesien pohjalta, miten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönotto vaikuttaa pk- yritysten suorituskykyyn. Tulokset olivat positiivisia ja tukivat käyttöönoton hyötyjä. Tulok- sista voi mm. lukea, että käyttöönotto loi positiivista ja merkittävää korrelaatiota yritysten suo- rituskykyyn ja tutkimuksesta voitiin lisäksi havaita, että osittainen liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttö yrityksessä selitti yrityksen suorituskyvyn vaihtelut eri kustannuspaikkojen välillä. Tämän johdosta pk-yritysten johtajien, jotka haluavat parantaa yrityksen suorituskykyä, tulisi harkita liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmän käyttöönottoa. Käyttöä kannattaisi hyö- dyntää sisäisen tiedon lisäksi mm. markkinoinnin, myynnin ja johtamisen liiketoiminta-alueilla, koska näissä osissa tulokset suorituskyvyn parantamiseksi ovat tutkimuksen mukaan parhaim- mat. Rutiininomaisen käytön lisäksi innovatiivinen käyttö on hyväksi tulosten kannalta. Inno- vatiivisessa liiketoimintatiedon hallinnassa järjestelmää ja sen antamaa analytiikkaa käytetään hyödyksi erilaisilla tavoilla kuin rutiininomaisilla analyysien ja raporttien tarkastuksilla. Inno- vatiivisia tapoja voivat olla mm. tietojen lukeminen suoraan tietovarastoista ennen analyysejä tai muilla erilaisilla tavoilla. Tämä hyödyttää siinä, että järjestelmien käyttäjien rutiinit rikkou- tuvat ja käyttö saa erilaisia piirteitä, joissa voidaan huomata ja oivaltaa jotakin hyödyllistä.
Kokonaisuudessaan voidaan todeta liiketoimintatiedon hallinnan tuovan myös pk-yrityksille paljon positiivisia asioita, vaikka haasteitakin on olemassa. Koontina hyödyistä voidaan esille tuoda mm. liiketoimintatiedon analysoinnin helpottuminen ja kustannussäästöt, päätöksenteon
tietopohjan parantuminen, yrityksen suorituskyvyn parantuminen sekä yksinkertaisesti sääs- tyvä aika, jota voidaan paremmin hyödyntää päätöksenteossa, kun ei tarvitse hakea tietoja.
Haasteita puolestaan pk-yrityksille tuovat liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien suora so- veltumattomuus niille. Tähänkin on tullut kuitenkin helpotusta, kun nykyään pilvipohjaiset rat- kaisut ovat kevyempiä ja toimivampia pienempien yritysten tarpeisiin. Lisäksi haasteita voi tulla yrityksen sisäisistä asioista, kuten analyysien hyödyntäjien resursseista käyttää tietoja sekä yksinkertaisesti haluttomuus tiedon hyödyntämiseen. Nämä ovat kuitenkin mielestäni ratkais- tavissa olevia haasteita, joita tulisi punnita suhteessa hyötyihin, joita pk-yritys voi saada hyö- dyntämällä liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmiä liiketoiminnassaan.
2.5 Digitaalisuus ja automaatio taloushallinnossa liiketoimintatiedon hallinnan tukena
Suomi on ollut suunnannäyttäjä taloushallinnon siirtyessä paperisesta taloushallinnosta sähköi- seen taloushallintoon. Tämän on mahdollistanut vuonna 1997 käyttöönotettu lainsäädäntö. Näi- den reilun kahdenkymmenen vuoden aikana kehitys on mennyt eteenpäin siirryttäessä 2010- luvun aikana digitaaliseen taloushallintoon ja nyt 2020-luvulla on taloushallinto kehittymässä kohti älykästä taloushallintoa. Tässä kehityksessä automatisaatio ja tekoäly ovat omassa osas- saan tuomassa kehitystä taloushallinnon työntekoon. (Kaarlejärvi ja Salminen. 2018, 11–16)
Sähköisen taloushallinnon kehityksestä kohti digitaalista ja älykästä taloushallintoa kuvaa hy- vin Helanto ym. (2013, 4-15) kirjassaan, jossa kerrotaan sähköisen taloushallinnon yleistymi- sestä pk-yrityksissä. Nyt vain seitsemän vuotta myöhemmin ovat taloushallinnon järjestelmät kehittyneet suurin loikkauksin kohti automatisoidumpaa toimintaympäristöä. Sähköisellä ta- loushallinnolla tarkoitetaan kokonaisuutta, jolla taloushallintoa hoidetaan sähköisillä proses- seilla. Näitä prosesseja ovat mm. verkkolaskutus, automatisoidut tiliöinnit, sähköiset arkistot sekä selainkäyttöinen ja pilvipohjainen järjestelmä. Sähköisessä taloushallinnossa kaikki toi- minta ei kuitenkaan ole vielä digitaalista. Lahti ja Salminen (2014, 23–28) määrittelevät puo- lestaan digitaalisen taloushallinnon olevan ”taloushallinnon kaikkien tietovirtojen ja käsittely- vaiheiden automatisointia ja käsittelyä digitaalisessa muodossa”. Tällöin kirjanpidon ja siihen kuuluvien osaprosessien tapahtumat käsitellään ja luodaan mahdollisimman automatisoidusti
ja ilman paperia, tietoa siirretään eri osapuolten ja järjestelmien välillä sähköisesti sekä kaik- keen tietoon pääsee käsiksi sähköisesti paikasta riippumatta. Kaiken kaikkiaan taloushallinto on ollut todella suuren muutoksen alla koko 2000-luvun ja tämä tahti vaikuttaisi jatkuvan edel- leen.
Älykäs taloushallinto, johon järjestelmät alkavat koko ajan kehittyä ja joita kehittyneimmät or- ganisaatiot ottavat käyttöön, on automaation hyödyntämistä monella osa-alueella säännönmu- kaisen automaation lisäksi. Tämä älykäs taloushallinto rakentuu osa-alueista, joita on kokonai- suuden ymmärtämiseksi tarpeellista avata laajemmin. Taloushallinnon perustietojen osalta nii- den tulee olla oikeelliset ja reaaliaikaiset järjestelmissä ja prosesseissa, jotka tätä hyödyntävät.
Kuten jo digitaalisessa taloushallinnossa, taloushallinnon tapahtumatiedot ja tositteet siirtyvät ja prosessoituvat digitaalisesti, mutta älykkäässä taloushallinnossa tätä työtä valvotaan automa- tisoidusti ja parannetaan suunnitelman mukaan. Taloushallintoon kuuluvien prosessien tulee olla tehokkaita ja standardoituja, jotta pystytään toteuttamaan nopeaa ja riittävän oikeaa tietoa asiakkaille. Näiden tulee olla arvoa tuottavia prosesseja. Näitä taloushallinnon prosesseja kehi- tetään tulkitsemaan liiketoimintaprosesseja taloudelliseen muotoon, ymmärtämään niiden syy- seuraussuhteita taloudelliseen dataan pohjautuen, ja taloushallinnossa tulee olla ymmärrystä järjestelmä- ja prosessiarkkitehtuurista taloushallinnon ja organisaation ulkopuolelta osilta, jotka vaikuttavat taloushallintoon. Automatisaation osalta taloushallinnossa käytetään teknolo- giaa, jotta voidaan automatisoida prosesseja ja tiedon hallintaa. Tämä tarkoittaa, että rutiinin- omaiset ja sääntöihin perustuvat tehtävät automatisoidaan ja automaatio tukee lisäksi ihmisten työtä ja päätöksentekoa ei-rutiininomaisissa tehtävissä. Järjestelmät tulevat olemaan käyttäjäys- tävällisiä ja tehokkaita, joten ihmiset voivat keskittyä ihmisälyä vaativiin tehtäviin. Älykkäässä taloushallinnossa kirjanpito ja raportointidata syntyvät automaattisesti, joten on mahdollista hyödyntää reaaliaikaista raportointia. Raportointi on täten jokaisen sitä tarvitsevan käytettä- vissä ja se voi olla valmiiksi analysoitua, luokiteltua ja siitä voidaan lukea ennusteita saatavilla olevaan dataan perustuen. Poikkeamia ja trendejä pystytään lukemaan visuaalisesti. Taloushal- linnon eri prosessit ja lopputulemat ovat läpinäkyvämpiä, koska raportit ja mittarit ovat aina saatavilla. Älykkään taloushallinnon myötä taloushallinnon tehtävät siirtyvät enemmän histo- rian analysoinnista tulevan ennustamiseen sekä liiketoiminnan ohjaamiseen näiden avulla. Ta- loushallintoa on lisäksi jatkuvasti kehittyvää, joten sitä voidaan kehittää kokeilevalla periaat- teella. (Kaarlejärvi ja Salminen. 2018, 17–21)
Siirryttäessä älykkääseen taloushallintoon, on organisaatioissa hyväksyttävä työn uusjako ih- misiä ja järjestelmiä hyödyntäväksi. Tämä tarkoittaa kokonaisuutena sitä, että taloushallinnon ammattilaisten työtehtävät kehittyvät ja muuttuvat toisenlaisiksi. Taloushallinnolta vaaditaan näin enemmät tukea liiketoiminnalle, jotta se pärjää nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympä- ristössä. Tätä on näiden kehitysaskeleiden pohjalta helpompi tarjota, kun järjestelmät pystyvät luomaan datasta reaaliaikaista tietoa ilman manuaalista ihmistyötä. Kokonaisuutena tämä va- pauttaa taloushallinnon ammattilaisten aikaa ja luo mahdollisuuden heidän osallistua liiketoi- minnan kehittämiseen.
Kaiken kaikkiaan teoriatiedon valossa vaikuttaa siltä, että pk-yrityksissä siirryttäessä sähköi- sestä taloushallinnosta kohti digitaalisen taloushallinnon järjestelmiä, on seuraava askel kohti älykästä taloushallintoa yksinkertaisempi ottaa. Tämä oletus perustuu ajatukseen, että siirryttä- essä digitaalisen taloushallinnon järjestelmiin ovat ne selain- ja pilvipohjaisia, joten niiden päi- vitykset tulevat automaattisesti käyttäjille ja täten nopeuttavat seuraavaa kehitysaskelta. Tämä muuttaa taloushallinnon ammattilaisten työnkuvaa entisestään kohti asiantuntijan tehtävää, joka tarkoittaa, että ihmiset saavat keskittyä manuaalisen työn sijaan ihmisälyä vaativiin analy- sointitehtäviin.
2.6 Teoreettisen tiedon yhteenveto
Business intelligence l. liiketoimintatiedon hallinta on määritelmältään hajanainen ja siitä ei ole laajalle levinnyttä ja yksinkertaista määritelmää. Tämän tutkimuksen teoriatiedon pohjalta voi- daan yhteenvetona todeta, että liiketoimintatiedon hallinta on jaoteltavissa kahteen osaan: itse prosessiin sekä jalostettuun informaatioon ja tietämykseen. (Pirttimäki. 2007, 57) Tutunea ja Rus (2012, 865–866) ovat tutkimuksessaan puolestaan todenneet, että liiketoimintatiedon hal- linta on nähty aluksi kokoavana terminä kuvaamaan kokonaisuutta, jossa eri konseptein ja me- todein on faktapohjaisesti tuettu päätöksentekoa. IT-alan ottaessa termin käyttöönsä, on termi liiketoimintatiedon hallinta nähty nimityksenä erilaisille järjestelmille ja ohjelmistoilla, joilla
tuetaan päätöksentekoa. Kokonaisuutena voidaan kuitenkin ajatella liiketoimintatiedon hallin- nassa keskiössä olevan ajatus laadukkaan ja reaaliaikaisen tiedon tuottamisesta päätöksenteki- jöille suurista tietomääristä.
Liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueiden tutkiminen ja yksiselitteinen avaaminen on määri- telmän moninaisuuden myötä hankalaa. Pirttimäki (2007, 91) on väitöskirjassaan todennut lii- ketoimintatiedon hallinnan koostuvan seuraavista osista: filosofiasta, teknologiasta, informaa- tion jalostamisesta, prosessista, ja näkökannasta, että se on työkalu johtamisen tukena. Tässä tutkimuksessa tarkemmin tarkasteltu prosessi voidaan vielä avata seuraavalla tavalla: tietojen kerääminen, tiedon luotettavuuden ja oikeellisuuden arviointi, analyysi, tietojen ja analysoinnin tulosten tallentaminen, sekä levittäminen. Tätä kokonaisuutta on tarkemmin käsitelty ja avattu luvussa 2.2.
Tiedon analysointi on liiketoimintatiedon hallinnassa aluksi tarkoittanut menneen ajan tietojen analysointia ja raportointia esimerkiksi kuukausi- ja kvartaalitasolla. Nykyään tiedon analy- sointi on reaaliaikaisempaa ja tiedon avulla arvioidaan, suunnitellaan ja ennustetaan jopa tule- vaa liiketoimintaympäristöä. (Hovi ym. 2009, 110–111) Tiedon analysointi alkaa tiedon kerää- misen ja raportoinnin osa-alueiden loputtua. Raportointiin kuuluu mm. perus- ja erikoisraport- teja, selvityksiä, erittelyjä sekä erilaisia hälytyksiä. Analytiikan voidaan ajatella olevan edis- tyksellisempi vaihtoehto raporteista. Analytiikkaan kuuluu tilastolliset analyysit, ennusteet, mallinnukset sekä tiedon optimointi. Jos ajatellaan raportoinnin ja analytiikan eroja kysymysten pohjalta, niin voidaan todeta raportoinnin vastaavan kysymykseen mitä. Analytiikka puolestaan vastaa kysymykseen miksi ja miten. (Davenport & Harris 2007, 26–27, 86–98) Analytiikan tueksi tarvitaan lisäksi mittareita, jotta liiketoiminnan tuloksellisuutta voidaan analysoida. Mit- tareita asetettaessa tulee ottaa huomioon, että ne vastaavat toiminnan tavoitteisiin. (Etelälahti 2019, 72–74)
Pk-yrityksen eroavat tarpeiltaan monin tavoin liiketoimintatiedon hallinnassa suuremmista yri- tyksistä. Näissä pienemmissä yrityksessä rajoittavia tekijöitä ovat mm. tiedon analysoinnin tai- dot, budjetti sekä yleensä kannattavuus tiedon laaja-alaiseen analysointiin. (Tutunea & Rus 2012, 866–867) Toiminnanohjausjärjestelmän ja liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmän yh- teiskäyttö luo synergiaetuja pk-yrityksille, jotka auttavat yrityksen päätöksentekijöitä. Hyötyinä
on mm. manuaalisen työn tarpeen vähentyminen taloushallinnon osaajilta ja kilpailukyvyn pa- rantuminen. Toki pk-yritysten näkökulmasta uudet kustannukset luovat epävarmuutta, mutta kokonaisuutena liiketoimintatiedon hallinnan hyödyntäminen pk-yrityksissä nähdään hyödylli- senä. (Antoniadis ym. 2015, 299–307). Pk-yritysten näkökulmasta liiketoimintatiedon hallin- nan järjestelmät nähdään liian kalliina ja raskaina järjestelminä. Heitä palvelisivat paremmin kevyemmät, halvemmat ja joustavammat ratkaisut, joita nykyään on jo saatavilla pilvipohjais- ten ohjelmistojen myötä. Näiden toimiessa selainpohjaisesti, on käyttö ja niiden päivittäminen yksinkertaisempaa, halvempaa ja paikasta riippumatonta. (Grabova ym. 2010, 39–50)
Taloushallinnon järjestelmät ovat kehittyneet viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana pa- perisesta kirjanpidosta aina nykypäivän digitaaliseen ja automaatiota hyödyntävään älykkää- seen taloushallintoon. Sähköinen taloushallinto on mahdollistanut mm. työn tekemisen pilvi- ja selainpohjaisesti, tuonut verkkolaskutukset mahdollisiksi sekä aloittanut automaation hyödyn- tämisen järjestelmissä. Digitaalisen taloushallinnon kehityksen aikana automatisaatiota ja digi- taalisuutta on alettu käyttää pääsääntöisesti osa-alueissa, joissa se on mahdollista. Tulevaisuu- den ja jo nyt kehittyneimpien organisaatioiden hyödyntämä älykäs taloushallinto tulee viemään automaation tason todella korkealle. Tavoitteena on, että työntekijät voivat keskittyä ihmisälyä vaativaan analysointiin. Lisäksi tietojen reaaliaikaisuus mahdollistaa raportoinnissa uudenlai- sen toiminnan, kun tietoja voidaan käyttää aina ja ne ovat saatavilla jokaisen niitä tarvitsevan käyttöön. (Kaarlejärvi ja Salminen. 2018, 11–21)
3 TUTKIMUKSEN EMPIRIA JA LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN NYKY- TILA
3.1 Taustaa case-yritys Traktoauto Oy:stä
Traktoauto Oy on salolainen perheyritys, joka toimii jälleenmyyjänä Volkswagen henkilö- ja hyötyautoille. Yrityksen historia alkaa vuodesta 1952, jolloin aloitettiin Ferguson-traktoreiden myynti. Vuosien varrella yrityksessä on myyty niin traktoreita, autoja ja moottoripyöriä kuin niiden varaosia ja huoltopalveluita. Edustettuja merkkejä ovat olleet nykyisen Volkswagenin lisäksi mm. Audi, Nuffield, Morris Mini, Wartburg, Mazda ja BMW. Nykyinen Volkswagenin edustus on ollut Traktoautossa vuosikymmeniä. Volkswagenin edustus on saatu vuonna 1963 ja Audin edustus oli pitkään vuodesta 1975–2020. (Äyräväinen 2004)
Koska tässä tutkimuksessa on tarkoituksena tutkia liiketoimintatiedon hallintaa pk-yrityksen näkökulmasta, on Traktoauto Oy kooltaan sopiva tämän tutkimuksen case-yritykseksi empiiri- sen osan tutkimukseen. Yrityksen pitkä historia kaikkine vaiheineen luo oivan taustan tutkia, miten ja millaisella tyylillä pk-yrityksessä hoidetaan liiketoimintatiedon hallintaa ja raportoin- tia. Tässä pääluvussa paneudutaan tähän aiheeseen tarkemmin ja tutkitaan liiketoimintatiedon hallinnan nykytilaa.
3.2 Tutkimuksen aineiston kerääminen ja käsittely
Tutkimuksen empiirinen osuus toteutetaan kvalitatiivisena- l. laadullisena tutkimuksena. Tässä alaluvussa paneudutaan siihen, mitä laadullinen tutkimus on teoreettisesti ja miten sitä hyödyn- netään tässä tutkimuksessa. Laadullinen tutkimus on todella yksinkertaistaen kaikkea tutki- musta, joka ei sisällä numeerista aineistoa tai tilastollisia menetelmiä. On kuitenkin muistettava, että todellisuus ei ole näin mustavalkoinen, vaan laadullinen tutkimus on jotain tältä väliltä määrällisen tutkimuksen suhteen. Koska kyseessä on laadullinen tutkimus, tämän tutkimuksen empiirinen aineisto kerätään haastattelujen avulla sekä havainnoimalla ja keräämällä tietoa si- sältöanalyysin muodossa. (Tuomi & Sarajärvi 2018, 22–24)
Aineiston hankinta haastattelujen avulla voidaan toteuttaa monella eri tavalla, koska haastatte- luista on olemassa erilaisia variaatioita. Haastattelussa voidaan nähdä erilaisia etuja suhteessa muihin aineiston keräystapoihin. Etuna voidaan nähdä joustavuus, joka syntyy haastattelutilan- teessa. Haastattelija voi toistaa kysymyksen, tarkentaa ja selventää sitä, sekä käydä muutenkin keskustelua haastateltavan kanssa. Haastattelun suurin päämäärä on saada mahdollisimman pal- jon tietoa aiheesta ja näin edistää tutkimusta. Laadullisessa tutkimuksessa haastattelun eri muo- toja ovat lomakehaastattelu, teemahaastattelu sekä syvähaastattelu. Lomakehaastattelu on tiu- kimmassa tapauksessa täysin strukturoitu kysymysten ja toteutuksen osalta. Tällöin haastatte- lija kysyy kysymykset niin kuin ne on kirjattu ja haastateltavan tulee vastata eri vastausvaihto- ehtojen mukaisesti. Tätä haastattelumuotoa käytetään harvemmin laadullisessa tutkimuksessa, koska se soveltuu paremmin eri hypoteesien testaamiseen. Teemahaastattelu, jota kutsutaan myös puolistrukturoiduksi haastatteluksi, on vapaampi haastattelumuoto. Se perustuu ennalta määritellyistä teemoista ja niitä tarkentavista kysymyksistä. Teemahaastattelussa voidaan etuna nähdä, että kysymyksiä voidaan tarkentaa ja täsmentää haastateltavan vastausten perusteella keskustelevassa tyylissä. Tässä täytyy kuitenkin muistaa, että teemahaastattelussa tulee hakea vastauksia tutkimuksen tarkoituksen ja tutkimuskysymysten mukaisesti. Syvähaastattelu on täysin vastakohta lomakehaastattelulle, koska se voi olla täysin strukturoimaton. Se perustuu avoimiin kysymyksiin, jotka liittyvät ennalta määriteltyyn ilmiöön. Tässä tapauksessa haastat- telija rakentaa aiemmin saamistaan vastauksista jatkoa haastattelulle, jolloin tutkittavaa ilmiötä voidaan avata todella laajasti. (Tuomi & Sarajärvi 2018, 95–100)
Tässä tutkimuksessa haastattelut pohjautuvat teemahaastatteluun, jossa käydään teeman mukai- sesti läpi, ennalta määritellyn haastattelupohjan kautta, aihetta keskustellen ja samalla tarken- tavia kysymyksiä esittäen. Tutkimuksen haastattelut tehdään yrityksen toimitusjohtajalle sekä autosihteeri-kirjanpitäjälle, joka hoitaa yrityksen talouspuolta. Havainnointi tulee perustumaan tutkijan havaintoihin niin haastattelutilanteissa kuin muissa tilanteissa yrityksessä käydessä.
Tutkimuksen laajuuden kannalta on olennaista tutkia sisältöanalyysin muodossa erilaisia mark- kinoilla tarjolla olevia liiketoimintatiedon hallinnan ja sähköisen kirjanpidon järjestelmiä. Tä- män avulla saadaan kartoitettua, miten toimintaa voidaan kehittää ja helpottaa kirjanpitäjän ja yrityksen johdon työskentelyä kiristyvän kilpailun ja sääntelyn maailmassa.
Sisällönanalyysillä tarkoitetaan menetelmää, jossa analysoidaan kirjallisessa muodossa olevaa materiaalia systemaattisesti ja objektiivisesti. Tässä tutkimuksessa analysoidaan tällä tavoin eri järjestelmätoimittajia, jotka toimivat sähköisen kirjanpidon ja liiketoimintatiedon hallinnan alu- eella. Tarkoituksena on kerätä aineisto kasaan eri lähteistä ja tiivistää se yleisempään muotoon.
Tämän avulla tutkimuksessa pystytään tekemään erilaisia johtopäätöksiä kokonaisuutta ajatel- len. (Tuomi & Sarajärvi 2018, 130–140)
3.3 Liiketoimintatiedon hallinnan nykytila ja kehityskohteita
Tutkimuksessa selvitetään liiketoimintatiedon hallinnan ja siihen liittyvien taloushallinnon oh- jelmiston ja toiminnanohjausjärjestelmien nykytilaa, jotta pystytään antamaan kehitysehdotuk- sia toimintaa ajatellen. Viimeisten vuosikymmenten aikana eri järjestelmät ovat kehittyneet suurin harppauksin ja siksi case-yrityksessä haluttiin lähteä tutkimaan erilaisia mahdollisuuksia nykyisten järjestelmien suhteen. Nykytilaa lähdettiin selvittämään kahdella teemahaastattelulla, joissa haastateltiin yrityksen toimitusjohtajaa sekä autosihteeri-kirjanpitäjää. Tämän luvun lo- pussa tarkastellaan tarkemmin kriteerejä, jonka pohjalta luvussa neljä tutkitaan, kolmen eri oh- jelmistotalon verkkosivujen pohjalta, nykyaikaisia taloushallinnon ohjelmistoja.
Kohdeyrityksestä haastateltiin kahta henkilöä eli Traktoauton toimitusjohtajaa sekä autosih- teeri-kirjanpitäjää. Koska kyseessä on pk-yritys, ei haastateltavien valinnassa tarvinnut tehdä suuria rajauksia. Haastateltaviksi valittiin sekä liiketoimintatiedon pääkäyttäjä eli toimitusjoh- taja että liiketoimintatiedon hallinnan materiaalin tuottaja sekä talouspuolesta kokonaisuudessa vastaava autosihteeri-kirjanpitäjä. Haastattelut pidettiin 4. ja 5. syyskuuta 2019 Traktoauton toimitiloissa. Molemmat haastattelut kestivät noin tunnin, jonka aikana ehdittiin käymään läpi koko kysymysrungon asiat ja keskustelemaan aiheista vapaammin. Haastatteluista tehtiin koko ajan muistiinpanoja, mutta haastatteluja ei nauhoitettu haastateltavien toiveiden mukaisesti.
Koska haastatteluista ei ole olemassa nauhoitettua aineistoa, ei sitä myöskään ole voitu litte- roida. Tämä aineiston käsittely ja analysoinnin osuus on korvattu em. ajantasaisten muistiinpa- nojen avulla, jotka on luotu haastattelujen aikana. Kuten myöhemmin tutkimuksessa kerrotaan, on tässä hyödynnetty lisäksi tutkijan omaa havainnointia ja täten analysoitu nykytilaa haastat- telujen lisäksi tällä tavalla.
Molemmat haastattelut antoivat käyttäjäkohtaisen kuvauksen Traktoauton eri järjestelmistä ja niiden käytöstä. Toimitusjohtajan haastattelussa tuli esiin monia asioita raportoinnista ja sen tarpeellisuudesta. Raportteja on hänen mukaansa tarpeellinen määrä, mutta niitä voitaisiin ke- hittää vastaamaan paremmin erilaisia tarpeita. Raportoinnin sykliä ajateltaessa, tulisi niitä olla niin viikko, kuukausi kuin kvartaalitasolla, koska eri asioita tulee seurata erilaisella tahdilla.
Toimitusjohtaja toi esille lisäksi toiveen, että hänelle tarjottaisiin erilaisia raportteja niin kirjan- pitäjän, reskontranhoitajan kuin jälkimarkkinointipäällikön toimesta. Kysyttäessä liiketoimin- tatiedon hallinnan ja kirjanpidon järjestelmien uudistamisesta, toimitusjohtajan mielipide oli, että järjestelmiä voidaan kehittää tulevaisuudessa, mutta ei kiireisellä aikataululla. Hän muis- tutti lisäksi, että järjestelmiä uudistettaessa tulee olla tarkka, että kustannukset eivät nouse ja järjestelmistä tehdä liian monimutkaisia. Tutkimuksen teoriaosa tukee samankaltaista ajatusta, jossa pk-yritysten suurimpana liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmiin siirtymisen hidas- teena ovat niiden liian suuret kustannukset.
Autosihteeri-kirjanpitäjän haastattelusta sai hyvän katsauksen yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan ja kirjanpidon järjestelmistä. Hänen mukaansa nykyinen kirjanpidon järjestelmä ei tue tarpeeksi hyvin raportoinnin tarpeita ja raportointia varten joudutaan tekemään paljon ma- nuaalista työtä. Kun syvennytään tarkemmin kirjanpidon järjestelmään, niin esille tuli moitteita sen arvonlisäverolaskelmista ja niiden käytettävyydestä sekä tilinpäätösraporteista. Yrityksellä ei ole olemassa erillistä liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmää, vaan tätä varten on olemassa erilaisia raportointipohjia, jotka vaativat paljon manuaalista syöttöä käytettäessä.
Koska molemmat haastattelut eivät tuottaneet paljon tietoa tutkimuksen pohjaksi, tein lisäksi omia havaintoja yrityksen toiminnasta. Haastattelujen vähäinen anti johtui pääasiassa siitä, että yrityksellä ei ole olemassa varsinaista liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmää ja näin ollen nykytilanteesta ei ollut laajasti selvitettävää. Havaintojeni pohjalta pidän tärkeänä kuitenkin lähteä tutkimaan ratkaisuja sähköisen taloushallinnon järjestelmistä ja niiden mahdollisesta laa- jentamisesta liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueelle. Tätä havaintoa tukee kirjanpitäjän haas- tattelu, joka toi ilmi tarvetta kehittää kirjanpidon järjestelmiä nykyaikaisempaan suuntaan.
Omat havaintoni ja ymmärrykseni toimitusjohtajan haastattelun pohjalta puoltavat puolestaan
uudistuksissa kustannustehokkuutta ja selkeyttä järjestelmien osalta, mutta tulee kuitenkin ym- märtää, että nykyinen toimintatapa vaatii kehitystä työtaakan ja työnteon helpottamiseksi.
Tutkimuksen etenemisen kannalta on järkevää perehtyä Traktoautossa käytössä oleviin järjes- telmiin. Kirjanpidossa yritys käyttää SoftOnen Sauma-järjestelmää, joka on paikallisesti asen- nettava Windows-ohjelmisto. Toiminnanohjausjärjestelmänä yritys käyttää CDK Globalin Au- tomaster-järjestelmää. Sauman avulla hoidetaan kirjanpito, palkanlaskenta, myynti- ja ostores- kontrat, ostolaskut sekä raportointi niiden osalta. Toiminnanohjausjärjestelmä Automaster on yrityksessä käytössä sen koko laajuudella eli automyynnin ja jälkimarkkinoinnin kustannuspai- koilla. Automasterin tarjoama järjestelmäkokonaisuus on todella laaja sisältäen mm. automyyn- nissä työkaluja varastonhallintaan, tarjousten tekoon ja raportointiin. Jälkimarkkinoinnissa eri osa-alueita ovat työmääräykset ja myynnit sekä huollossa että varaosissa, laskutus, inventaariot sekä monet muut tukitoiminnot.
Jotta yrityksessä voidaan lähteä kehittämään liiketoimintatiedon hallintaa, on tutkimuksessa tärkeää kartoittaa, miten sen taustalla toimivia toiminnanohjausjärjestelmää ja taloushallinnon järjestelmää voitaisiin kehittää. Taloushallinnon Sauma-ohjelmistoa voi lähteä muuttamaan lä- hinnä tallennustavan osalta. Tällä hetkellä sen ylläpito tapahtuu yrityksen omalla palvelimella ja tämän voisi ulkoistaa Softonen pilvipalvelimelle. Toinen vaihtoehto, jota taloushallinnon oh- jelmiston kehittämiseen on olemassa, ovat eri ohjelmistoyritysten tarjoamat pilvipohjaiset ta- loushallinnon ratkaisut. Näiden kartoittaminen on tämän tutkimuksen kannalta keskiössä, koska ne vastaavat paremmin tämän päivän tarpeita. Toiminnanohjausjärjestelmä automasterin käyt- töä ja integraatiota taloushallinnon järjestelmään voidaan todennäköisesti lisäksi parantaa. Au- tomaster tarjoaa itsessään laaja-alaisia raportointimahdollisuuksia ja yhdistelemällä täältä saa- tavaa tietoa kehittyvään taloushallinnon järjestelmään, saadaan varmasti hyötyä yrityksen ra- portointiin ja toiminnan seuraamiseen.
Tutkimuksen luvussa neljä on käsittelyssä, toissijaisena aineistona, taloushallinnon ohjelmis- toja tarjoavien yhtiöiden verkkosivut. Tutkimuksessa päädyttiin valitsemaan vertailuun nykyi- sen taloushallinnon ohjelmistotoimittajan Softonen GO-ohjelmisto, Visman Netvisor-ohjel-
