Liiketoimintatiedon hallinnan osa-alueet ovat pk-yrityksen kannalta hieman erilaisia kuin suu-remmissa yrityksissä. Tässä luvussa tarkoituksena on tutustua tarkemmin liiketoimintatiedon hallintaan pk-yritysten näkökulmasta ja samalla tuoda esille asioita, jotka ovat niille olennai-simpia tässä kokonaisuudessa.
Liiketoimintatiedon hallinnan osalta pk-yrityksissä tehdään erilaisia päätöksiä kuin esimerkiksi suuremmissa organisaatioissa ja eräs tähän vaikuttava asia on, että pk-yrityksissä omistajat joh-tavat liiketoimintaa. Tämä johtaa useasti siihen, että suorituskykyä analysoidaan yrityksen käyt-tämistä IT-työkaluista johdetuista pelkistetyistä raporteista. Suuressa osassa pk-yrityksissä, riippumatta yhtiön toimialasta, koosta tai kotimaasta, kuitenkin ollaan yhtä mieltä siitä, että tarvetta olisi ottaa käyttöön erilaisia IT-ratkaisuja päätöksenteon tueksi. Nämä voisivat olla lii-ketoimintatiedon hallinnan työkaluja, mutta tätä jarruttaa eräät tekijät. Puhuttaessa kuitenkin pienistä ja keskisuurista yrityksistä, tulee ottaa huomioon yrityksen sisäisiä asioita, kuten van-hojen ja uusien tietojärjestelmien yhteensovittaminen sekä taloudellisten ja inhimillisten resurs-sien riittävyys prosessin suorittamiseen. Lisäksi tarkemmin ajateltuna tulee kartoittaa tarkkaan, kuinka laajasti tietoa kannattaa analysoida, mikä on budjetti hankkeen toteuttamiseen sekä kuinka laajasti yrityksessä on valmiutta hyödyntää hienoja liiketoimintatiedon hallinnan ratkai-suja. (Tutunea & Rus 2012, 866–867)
Pk-yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmä ja liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmät ovat erilaisessa roolissa kuin suuremmissa yrityksissä. Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoituksena on toimia ohjelmistopohjaisena järjestelmänä apuna yrityksen päivittäisen toiminnan
pyörittä-misen helpottajana ja lisäämällä tuottavuutta ja kustannustehokkuutta toimintaan. Liiketoimin-tatiedon hallinnan järjestelmät puolestaan hyödyntävät ja keräävät tietoa monista eri järjestel-mistä luoden niistä jäsenneltyä ja helpommin hyödynnettävää tietoa päätöksenteon tueksi. Näi-den järjestelmien avulla pystytään myös säästämään aikaa erilaisissa tiedonkeräys ja analysoin-tiprosesseissa. Toiminnanohjausjärjestelmä ja liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmä luovat yhdessä käytettynä erilaisia synergiaetuja. Tällaisia etuja voivat olla tuottavuuden parantumi-nen, kustannuksien alentamiparantumi-nen, toiminnan suorituskyvyn luotettavuuden paranemiparantumi-nen, manu-aalisen työn tarpeen väheneminen sekä yksinkertaisesti ajan säästäminen. Näiden järjestelmien käyttöä pidetään todella tärkeänä kaikille yrityksille, mutta varsinkin pk-yrityksille, jotka toi-mivat kovan kilpailun markkinoilla. Tämä perustellaan sillä, että näiden avulla yritys pystyy luomaan kilpailuetua ja varmistamaan paremmin, että esimerkiksi toimitukset ovat sovitun mu-kaiset ja ajallaan, mutta myös kommunikointia voidaan helpottaa näiden järjestelmien avulla asiakkaan ja yrityksen välillä. Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Näiden järjestelmien käytön hyödyntäminen voi olla ratkaisevaa yritykselle kriitti-sissä tilanteissa, kun asiakkaat tulevat hintatietoisemmiksi ja yrityksellä olevien resurssien te-hokas käyttö tulee aina vain tärkeämmäksi. Pk-yrityksen johtajille liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönotto voi olla pelottavakin asia, koska nämä ovat koko organisaatiota kos-kevia kokonaisuuksia ja resurssit ovat kuitenkin rajalliset. Asiaa ei helpota myöskään se, että suuryritystenkin johtajilla on vain rajalliset käsitykset näiden järjestelmien toiminnasta. (Anto-niadis ym. 2015, 299–307)
Antoniadisin ym. (2015, 305–306) tutkimuksen mukaan toiminnanohjausjärjestelmät ovat pk-yrityksille strategisesti tärkeitä, koska kilpailu on nykyään enemmän ja enemmän globaalia ja tämä aiheuttaa painetta kustannusten vähentämiseen ja asiakkaiden tarpeiden parempaan huo-miointiin. Tämän tutkimuksen 37 vastaajayritystä pitivät toiminnanohjausjärjestelmän tärkeim-pinä hyötyinä tietojen keräämisen helpottumista ja järjestelmällisyyttä sekä ajan säästymistä automatisoimalla eri prosesseja. Tutkimuksen mukaan liiketoimintatiedon hallinnan näkökul-masta tärkeimpiä ominaisuuksia pk-yrityksille ovat dataan liittyvät asiat, jotka ovat tärkeitä ra-portoinnin kannalta sekä erilaiset analyysit, joita pystyy tarkastelemaan päiväkohtaisesti. Tär-keä havainto tutkimuksessa oli, että yritykset, jotka käyttivät toiminnanohjausjärjestelmiä, eivät hyödyntäneet parhaalla mahdollisella tavalla liiketoimintatiedon hallintaan kehitettyjä järjes-telmien osia. Liiketoimintatiedon hallinnan järjesjärjes-telmien käyttöönottoon ja hyödyntämiseen
vaikuttaa pk-yrityksissä moni asia, mutta esimerkkeinä voi antaa yrityksen strategisen perehty-misen tason, liiketoimintakulttuurin sekä taloudellisten resurssien riittävyyden eri talouskehi-tyksen vaiheissa.
Tietovarastot ovat suuressa roolissa erilaisissa nykyaikaisissa päätöksenteon tukijärjestelmissä.
Kilpailukykyään ylläpitääkseen ja parantaakseen myös pk-yritykset keräävät nykyään suurta määrää tietoa toiminnastaan. Tämänhetkiset päätöksenteon tukijärjestelmät eivät kuitenkaan tue parhaalla mahdollisella tavalla pk-yritysten tarpeita ja siihen on olemassa muutamia syitä.
Syitä on esimerkiksi järjestelmien liian korkea hinta, liian raskaan vaatimukset laitteiston suh-teen, hankala käyttö, liian hidas muokattavuus nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä ja pk- ja suuryritysten tiedonsiirron suurten eroavaisuuksien huono huomioiminen. Pk-yritysten tarpeita palvelisivat paremmin kevyemmät, halvemmat ja joustavan tehokkaat liiketoimintatie-don hallinnan järjestelmäratkaisut. Web-pohjaiset järjestelmäratkaisut olisivat tähän tarkoituk-seen toimivia, koska ne ovat järjestelmäratkaisuiltaan halvempia, eivät vaadi erinäisiä useita hajautettuja sovelluksia sekä vähentävät tällä tavoin käyttäjien koulutustarvetta. Web-pohjais-ten järjestelmien eduiksi voidaan vielä lukea se, että ne toimivat suoraan internet-selainWeb-pohjais-ten kautta. Nämä eivät kuitenkaan riitä kattamaan analysointitarvetta ja siksi tarvitaankin lisäksi järjestelmä reaaliaikaiseen tietojen analysointiin. (Grabova ym. 2010, 39–50) Niistä lisää seu-raavassa kappaleessa.
On-line analytical processing (OLAP), joka voidaan suomentaa moniulotteiseksi analysoin-niksi, on eräs liiketoimintatiedon hallinnan menetelmien ratkaisuista. Tällä teknologisella rat-kaisulla tarkoitetaan analysointityökalua, jonka avulla voidaan tutkia liiketoimintatietoa suo-raan ilman, että tietoa täytyy pyytää järjestelmistä eri välivaiheiden kautta. Tämä nopeuttaa ja luo helppoutta tiedon analysointiin. OLAP-ratkaisu perustuu kuutiotekniikkaan, jolla esimer-kiksi voidaan avata vuosimyynnit aika-, tuote- ja ilmansuuntakohtaisesti. Tämä helpottaa pel-kän raakadatan analysointia ja avaamista johtamisen tukena. OLAP-ratkaisuista on olemassa myös muita ratkaisuja, joista avataan seuraavaksi multidimensional OLAP:a (MOLAP) sekä relational OLAP:a (ROLAP). MOLAP on OLAP-teoriaa puhtaimmillaan, koska tiedot tallen-netaan suoraan moniulotteiseen rakenteeseen. Heikkoutena on kuitenkin tiedon rajallinen
tal-lennusmahdollisuus. ROLAP:ssa puolestaan tieto varastoidaan normaaleissa tauluissa eikä mo-niulotteisesti. Tämän vahvuutena on suurten tietomäärien käsittelemisen mahdollisuus, mutta vastaavasti hakujen vasteajat ovat hitaampia kuin MOLAP:ssa. (Hovi ym. 2009, 91–95)
Tässä tutkimuksessa tarkoituksena ei kuitenkaan ole avata sen tarkemmin liiketoimintatiedon hallinnan analysoinnin työkalujen tietoteknistä ulottuvuutta, vaan perehtyä siihen, mikä olisi pk-yrityksen kannalta näissä järjestelmissä olennaista ja mahdollista hyödyntää. Kuten on jo aiemminkin tullut ilmi, niin suurin osa liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmistä on suunni-teltu suurten yritysten tarpeiden mukaan eikä pk-yritykset pysty näitä suoraan hyödyntämään.
Grabova ym. (2010, 39–50) raportoivat tutkimuksessaan erilaisia moniulotteisen analysoinnin työkalujen vaihtoehtoja pk-yritysten näkökulmasta, mutta hekään eivät päässeet siinä selvään päätelmään, mikä olisi toimivin ratkaisu näiden yritysten kannalta. Tutkimuksessa tultiin siihen tulokseen, että ROLAP:iin perustuva ratkaisu voisi olla pk-yrityksen kannalta toimivin ja ta-loudellisesti kannattavin ja toteuttamiskelpoisin ratkaisu. Tuloksena oli myös, että liiketoimin-tatieto olisi järkevintä tietototurvanäkökulmasta tallentaa yrityksen omille tietokannoille kuin esimerkiksi pilvipalveluihin.
Kilpailuetua luodakseen pk-yritysten tulisi ottaa paremmin käyttöön liiketoimintatiedon hallin-nan ohjelmistoja. Tätä tietämystä voitaisiin kehittää keräämällä tietoa taloudellisten asioiden lisäksi esimerkiksi asiakkaista, palveluista ja tuotteista. Suuremmissa yrityksissä tämän tiedon arvo on jo havaittu aiemmin, mutta pk-yrityksissä tämän tiedon hyödyntäminen on heikom-malla asteella. Pk-yritystenkin toimiessa nopeasti muuttuvilla markkinoilla, olisi johtajien hyvä saada täsmällistä tietoa nopeasti, jotta kilpailuetuja ei menetettäisi ja päästettäisi kilpailijoita etumatkalle. Vaikka liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien päämarkkinat ovatkin edelleen suurempien yritysten ympärillä, on pk-yritystenkin kannalta paremmin hyödynnettävissä olevia ratkaisuja jo tulossa markkinoille. Esimerkkeinä tällaisista voidaan pitää erilaisia pilvipohjaisia ratkaisuja, jotka tarjoavat mahdollisuuksia pienemmille toimijoille. Suurin haaste pk-yritysten kannalta ei ole se, miten hallita liiketoiminnan dataa tehokkaasti, vaan se, että miten kerätä ja analysoida strategisesti tärkeää dataa. Siksi olisikin tärkeää pitää liiketoimintatiedon hallintaa enemmän toimintatapana johtamisessa kuin vain teknologiana. Tämä antaa pk-yrityksille mah-dollisuuden hyödyntää liiketoimintatiedon hallinnan tuottamaa dataa laajasti liiketoiminnan ke-hittämiseksi. Näin pk-yrityksellä on hallussaan dataa niin historiasta kuin nykypäivän trendeistä
ja sen avulla voi ymmärtää paremmin erilaisia liiketoimintaprosesseja ja tulevaisuuden tren-dejä. Pilvipohjaisia liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmiä hyödyntäen pk-yrityksillä on mahdollisuus käyttää taloudellisia resurssejaan eri tavalla kuin ennen. (English & Hoffmann 2018, 22–23)
English ja Hoffmann (2018, 25–27) tulivat tutkimuksessaan siihen johtopäätökseen, että on haastavaa löytää varmuutta liiketoimintatiedon hallinnan hyödyistä pk-yrityksissä. Tähän joh-topäätökseen on tultu, koska datan analysointi ja sen omistaminen ei luo kilpailuetua tai me-nestystä. Kriittisessä asemassa pk-yrityksissä on edelleen työntekijöiden ja johtajien ammatti-taito ja tietämyksen taso. Asia on edelleen monesti riippuvainen siitä, että pk-yrityksissä ei pys-tytä tekemään suuria taloudellisia päätöksiä, joiden analysointi perustuu liiketoimintatiedon da-taan. Tästä huolimatta pk-yritykset, jotka hyödyntävät liiketoimintatiedon hallintaa, edes vä-häisesti, ovat paremmissa asemissa luodakseen itselleen kilpailuetua kilpailijoihin nähden.
Yksi tärkeimmistä asioista liiketoimintastrategiassa luotaessa kilpailuetua on ymmärrys liike-toimintatiedon ympärillä, jota yritys tuottaa toiminnassaan. Tästä on tullut pikkuhiljaa perusta kilpailuedun saavuttamiselle ja siksi organisaatiossa on uskottava, että sen on saatava oikeaa tietoa oikeaan aikaan päätöksenteossa oleville ihmisille. Tämän vuoksi myös pk-yrityksissä tu-lisi hyödyntää paremmin liiketoimintatiedon hallinnan työkaluja. Liiketoimintatiedon hallin-nalla on olemassa monia etuja yrityksille, joista voi tuoda esille mm. työkalujen käyttäjien vuo-rovaikutuksen syvenemisen, tiedon saannin helpottumisen ja reaaliaikaisuuden, tietojen moni-puolisuuden ja joustavuuden niitä hyödynnettäessä sekä hyödyllisyyden päätöksenteon tukena.
(Guarda ym. 2013, 187–189)
Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmän käyttöönotto on hyvä nähdä prosessina, joka koos-tuu neljästä osasta: suunnittelusta, teknologiasta, analysointitiedoista ja tiedon levittämisestä.
Suunnitteluvaiheessa pk-yrityksissä on olemassa samankaltaisia ongelmia liiketoimintatiedon hallinnan kannalta kuin suuremmissakin yrityksissä, mutta tärkeintä on määrittää mitä tietoja tarvitaan. Tämä on kuitenkin koko prosessin perusta. Seuraavassa teknologian vaiheessa liike-toimintatiedon hallinnan järjestelmä yhdistää tietoja, ja koko prosessihan perustuu tiedon
yh-distelyyn eri järjestelmistä, tiedon analysointiin, tuloskorttiin ja päättyy raporttiin tai kojelauta-malliin, joka tuo esille tulokset. Analysoinnin vaihe on yksi tärkeimmistä, koska siinä tulee arvioida mitä tietoja tulee analysoida ja miten. Siinä tulisi määritellä liiketoiminnan kriittiset menestystekijät, joita tulisi seurata. Pk-yritysten näkökulmasta liiketoimintatiedon hallinnan analysoitavien tietojen rajaaminen on helpompaa, koska siellä on yleisesti monipuolinen ja kat-tava tietämys liiketoiminnasta. Haasteena pk-yrityksissä on, että niiden johtajat eivät välttä-mättä ole tottuneet johtamaan erilaisten mittareiden ja mittausten avulla liiketoimintaa. Viimei-sin eli tietojen jakaminen pitäisi olla prosesViimei-sin helpoin vaihe, jos prosesViimei-sin muut vaiheet on kunnolla tehtyjä. Tulee kuitenkin pitää huolta, että raporttien ja tietojen käyttäjät ovat hyvin perehdytettyjä lukemaan ja reagoimaan saatuihin tuloksiin. (Guarda ym. 2013, 187–189)
Liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönoton vaikutuksista pk-yritysten suoritus-kyvyn parantamiseen on myös tehty tutkimuksia. Popovic ym. (2019, 210–228) tutkivat hypo-teesien pohjalta, miten liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttöönotto vaikuttaa pk-yritysten suorituskykyyn. Tulokset olivat positiivisia ja tukivat käyttöönoton hyötyjä. Tulok-sista voi mm. lukea, että käyttöönotto loi positiivista ja merkittävää korrelaatiota yritysten suo-rituskykyyn ja tutkimuksesta voitiin lisäksi havaita, että osittainen liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien käyttö yrityksessä selitti yrityksen suorituskyvyn vaihtelut eri kustannuspaikkojen välillä. Tämän johdosta pk-yritysten johtajien, jotka haluavat parantaa yrityksen suorituskykyä, tulisi harkita liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmän käyttöönottoa. Käyttöä kannattaisi hyö-dyntää sisäisen tiedon lisäksi mm. markkinoinnin, myynnin ja johtamisen liiketoiminta-alueilla, koska näissä osissa tulokset suorituskyvyn parantamiseksi ovat tutkimuksen mukaan parhaim-mat. Rutiininomaisen käytön lisäksi innovatiivinen käyttö on hyväksi tulosten kannalta. Inno-vatiivisessa liiketoimintatiedon hallinnassa järjestelmää ja sen antamaa analytiikkaa käytetään hyödyksi erilaisilla tavoilla kuin rutiininomaisilla analyysien ja raporttien tarkastuksilla. Inno-vatiivisia tapoja voivat olla mm. tietojen lukeminen suoraan tietovarastoista ennen analyysejä tai muilla erilaisilla tavoilla. Tämä hyödyttää siinä, että järjestelmien käyttäjien rutiinit rikkou-tuvat ja käyttö saa erilaisia piirteitä, joissa voidaan huomata ja oivaltaa jotakin hyödyllistä.
Kokonaisuudessaan voidaan todeta liiketoimintatiedon hallinnan tuovan myös pk-yrityksille paljon positiivisia asioita, vaikka haasteitakin on olemassa. Koontina hyödyistä voidaan esille tuoda mm. liiketoimintatiedon analysoinnin helpottuminen ja kustannussäästöt, päätöksenteon
tietopohjan parantuminen, yrityksen suorituskyvyn parantuminen sekä yksinkertaisesti sääs-tyvä aika, jota voidaan paremmin hyödyntää päätöksenteossa, kun ei tarvitse hakea tietoja.
Haasteita puolestaan pk-yrityksille tuovat liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmien suora so-veltumattomuus niille. Tähänkin on tullut kuitenkin helpotusta, kun nykyään pilvipohjaiset rat-kaisut ovat kevyempiä ja toimivampia pienempien yritysten tarpeisiin. Lisäksi haasteita voi tulla yrityksen sisäisistä asioista, kuten analyysien hyödyntäjien resursseista käyttää tietoja sekä yksinkertaisesti haluttomuus tiedon hyödyntämiseen. Nämä ovat kuitenkin mielestäni ratkais-tavissa olevia haasteita, joita tulisi punnita suhteessa hyötyihin, joita pk-yritys voi saada hyö-dyntämällä liiketoimintatiedon hallinnan järjestelmiä liiketoiminnassaan.