Y
hteiskunnallisen tiedon kir- jastoverkosto järjesti 9.5.2019 työpajan otsikolla Kirjastot ja tietopalvelut muutoksessa Patentti- ja rekisterihallituksen tiloissa. Työpajan osallistujat edustivat kymmentä eri or- ganisaatiota ja kolmea kirjastosektoria:erikoiskirjastoja, yliopistokirjastoja ja ammattikorkeakoulukirjastoja. Mu- kana oli myös osallistujia yksiköistä, joiden toiminta painottuu tietopalve- lu- tai arkistotyöhön.
Lähtökohtana työpajassa oli viisi teemaa: 1) Organisaation muutokset 2) asiakas- ja tietopalvelun muutokset se- kä asiaan liittyvät tietosuojakysymykset 3) viestintä ja markkinointi 4) koulut- tautuminen ja osaamisen kehittäminen sekä 5) uudet palvelut ja toiminnot.
Tässä artikkelissa vertailukohtana oleva kysely on Suomen kirjastoseu- ran ja kirjastoalan ammattijärjestöjen Minerva-ryhmän toteuttama keväällä
2019. Kyselyyn on vastannut yhteensä 1686 kirjastoalan ammattilaista.
Organisaatiomuutoksia ja yt- neuvotteluja
Monissa kirjastoissa tai niiden kehy- sorganisaatioissa on tehty laajamit- taisia organisaatiomuutoksia, joiden vaikutukset kirjastojen toimintaan ja palveluihin ovat vaihdelleet. Orga- nisaatiomuutos on voinut aiheuttaa esimerkiksi kirjaston yhdistämisen or- ganisaation toiseen yksikköön. Toisaal- ta kirjaston koko organisaatio on voitu uudistaa osana laajempaa fuusiota, jos- sa useita organisaatioita ja niiden kir- jastoja on yhdistetty.
Useiden kirjastojen kehysorganisaa- tiossa on käyty viime vuosien aikana vähintään yhdet yt-neuvottelut, joiden seurauksena kirjaston tai tietopalvelun henkilöstöresurssit ovat vähentyneet irtisanomisten, osa-aikaistamisten tai
KIRJASTOT JA TIETOPALVELUT MUUTOKSESSA: VERKKOVIESTINTÄÄ
JA HUOLTA TULEVAISUUDESTA
Yhteiskunnallisen tiedon kirjastoverkosto järjesti toukokuussa työpajan, jossa koottiin tietoja kirjastoissa viime vuosina tapah- tuneista muutoksista sekä organisaatioiden että kirjastotyön näkökulmasta. Työpajassa nousi esiin suuret muutokset sekä työn painottuminen verkkoviestintään yhä vahvemmin. Verta- simme työpajan tuloksia keväällä 2019 toteutettuun varsin laa- jaan kirjastoalan kyselyyn ja havaitsimme, että kyselyn tulokset olivat samansuuntaisia: 72 % vastaajista oli huolissaan kirjasto- alan tulevaisuudesta.
Mika Holopainen ja Sirkka-Liisa Korkeila
27
henkilöstön muihin yksiköihin sijoit- tamisen johdosta. Henkilöstöresurssia on toisaalta voitu jakaa siten, että osa henkilöstöstä toimii kirjaston lisäksi jossain muussa yksikössä. Henkilös- töresurssien vähenemiseen on vaikut- tanut useissa organisaatiossa myös se, että eläköityneiden tai muuten pois- lähteneiden tilalle on rekrytoitu uutta henkilöstöä vain poikkeustapauksissa.
Syynä henkilöstön vähennyksiin ovat pääasiassa kehysorganisaatioiden rahoituksessa tapahtuneet heikennyk- set. Kirjastojen osalta budjetteja on monissa tapauksissa
leikattu useina perät- täisinä vuosina. Lisäk- si tilavuokrien nousu ja e-aineistosopimuk- siin liittyvät jatkuvat hinnankorotukset ovat ajaneet etenkin korkea- koulukirjastoja ahtaalle.
Organisaatiomuu- tokset ja henkilöstön väheneminen on ai-
heuttanut tehtävien uudelleenorgani- sointia ja usein merkittäviä muutoksia henkilöstön työnkuvissa. Yliopistokir- jastoissa tutkimuspalvelut ovat saaneet tärkeän roolin. Joissakin kirjastoissa ja tietopalveluissa muutokset ovat vaikut- taneet siten, että haasteena henkilös- töllä on oman aseman säilyttäminen kehysorganisaatiossa. Tämä edellyttää oman työn ja asiantuntijuuden näky- väksi tekemistä eri tavoin.
Yt-neuvottelut ja kiristynyt bud- jettitilanne ovat tuoneet moniin kir-
jastoihin pysyvän varovaisuuden ja epävarmuuden ilmapiirin. Kirjaston henkilöstön leikkaukset ovat aiheutta- neet etenkin pienissä kirjastoissa mo- nenlaisia paineita, jolloin esimerkiksi uuden kirjastojärjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon liittyvä lisätyö voi olla hyvin haastavaa.
Palveluaikojen supistamista ja itsepalvelua
Monen kirjaston asiakaspalvelussa näkyy resurssien väheneminen pal- veluaikojen supistamisena. Useissa
kirjastoissa on otettu käyttöön omatoimi- kirjastoksi kutsuttu for- maatti, jolloin asiakkaat toimivat palveluaikojen ulkopuolella itsepalve- luperiaatteella.
Fyysisen asiakas- palvelun lisäksi kir- jastot palvelevat yhä enemmän verkossa.
Sähköpostin rinnalla chat-palvelut ovat yleistyneet, ja cha- tin kautta tulevien kysymysten määrät ovat kasvussa.
Kaikilla kirjastosektoreilla oli ko- kemuksia tietopalvelukysymysten vai- keutumisesta. Asiakkaat osaavat hakea tietoa itse, mutta monimutkaisempiin asioihin kaivataan apua. Tämä tuo haasteita kirjastoväen ammattitaidolle, kun tiedonhaku vaatii rinnalle haetun tiedon substanssin ymmärtämistä. Tie- topalvelun vaikeutumisesta huolimatta asiakkaiden tiedontarpeisiin pyritään
”Erikoiskirjastoissa haasteena on tunnet- tavuus ja uusien asiak-
kaiden tavoittaminen.
Miten saadaan levi- tettyä tietoa kirjaston olemassaolosta ja pal- veluista potentiaalisil- le tiedon tarvitsijoille?”
28
SIGNUM 3/2019
löytämään vastauksia. Verkostoitumi- sen koettiin helpottavan yhteydenpi- toa muihin kirjastoihin ja asiakkaiden ohjaamista näihin.
Tietosuojan osalta lainsäädän- tö ja organisaation omat käytännöt ovat tuoneet monenlaisia muutoksia, kuten rekisteriselosteiden laatimista, lomakkeiden siirtämistä lukittaviin kaappeihin, asiakastietojen poistamis- ta määräajan kuluttua ja lomakkeiden silppuamista käsittelyn jälkeen.
Viestinnän resursseissa ja välineissä paljon vaihtelua
V
erkoston työpajassa pohdit- tiin edelleen, millaisia muu- toksia kirjastojen viestinnässä ja markkinoinnissa on tapahtunut se- kä millaisia uusia välineitä tai menetel- miä on otettu käyttöön viime vuosina.Työpajassa huomattiin, että viestin- tää ja markkinointia hoidetaan kirjas- toissa hyvin moninaisin tavoin. Paljon riippuu kirjaston koosta ja asiakaskun- nasta. Pienissä kirjastoissa viestintään on yleensä niukasti resursseja, kun taas isommissa kirjastoissa tai niiden kehy- sorganisaatioissa on jopa omat vies- tintätiimit, jotka hoitavat valtaosan asiakasviestinnästä.
Keskeinen viestinnän kanava on kirjaston omat palvelusivut ja verkko- kirjasto. Monilla kirjastoilla on lisäksi blogeja, joissa markkinoidaan palvelu- ja ja kerrotaan tärkeistä asioista. Myös sähköpostilla lähetettävät uutiskirjeet ja organisaatioiden intranetin keskus- teluyhteisöt tai tiedotteet ovat viestin-
nässä hyödynnettyjä kanavia.
Reaaliaikainen viestintä asiakkai- den kanssa chatin välityksellä on viime vuosina yleistynyt erityisesti korkea- koulukirjastoissa. Sen sijaan sähkö- postin käyttö asiakasviestinnässä on monissa organisaatioissa vähentynyt viime vuosina.
Korkeakoulukirjastot ja monet eri- koiskirjastotkin viestivät aktiivisesti erityisesti Facebookin ja Twitterin vä- lityksellä. Laadukkaiden markkinointi- videoiden tuottamiseen on kirjastoissa kiinnostusta mutta ei välttämättä osaa- mista.
Monissa kirjastoissa järjestetään aineistoihin ja palveluihin liittyviä tapahtumia tai osallistutaan kehysorga- nisaation tapahtumien järjestämiseen.
Tähän toimintaan toivottiin työpajassa enemmän resursseja. Erilaisia pop up -tapahtumia ovat järjestäneet erityisesti korkeakoulukirjastot, mutta myös val- tionhallinnossa on kokeiltu vastaavaa menestyksekkäästi.
Erikoiskirjastoissa haasteena on tunnettavuus ja uusien asiakkaiden tavoittaminen. Miten saadaan levitet- tyä tietoa kirjaston olemassaolosta ja palveluista potentiaalisille tiedon tar- vitsijoille?
Kirjastoala on oppimismyönteinen
Kirjastoissa yleisesti kannustetaan kou- luttautumiseen. Osaamisen kehittämis- vaatimuksissa tulevat joskus kuitenkin taloudellisten resurssien rajoitteet vas- taan, pienissä kirjastoissa myös työre-
29
surssit, kun koulutukseen on hankalaa irrottautua asiakaspalvelun kärsimättä.
Joissakin kirjastoissa on kansainvälisiin konferensseihin osallistumisia vähen- netty reilusti. Toisaalta verkkokurssit ja webinaarit ovat helpottaneet kou- lutuksiin pääsyä.
Työpajassa esitettiin erilaisia tapo- ja, joilla joidenkin organisaatioiden johto kannustaa henkilöstöä koulut- tautumiseen:
– Koulutukseen saa käyttää kymmenen työpäivää vuodessa.
– Lupa kouluttautua työajalla yksi tunti viikossa.
– Koulutustarpeet kartoitetaan kehityskeskusteluissa.
– Laaditaan osaamiskartoitus, jonka avulla kullekin luodaan opintopolku.
Opintopiirit ja muut vertaisoppimisen tavat
Verkoston työpajassa osaamisen ke- hittämistä pohdittaessa esitettiin kir- jastoissa käytettyjä vertaisoppimisen tapoja. Tiimit tai työntekijät voivat esi- merkiksi opetella yhdessä uusia asioita tai kouluttajana voi toimia aiheeseen perehtynyt työtoveri, teemana vaikkapa tietokannan käytön kertaus.
Joissakin kirjastoissa toimii opinto- piirejä. Nämä suorittavat yhdessä kurs- seja tai tutustuvat johonkin aiheeseen, niin että kukin opintopiirin osallistu- jista alustaa jostain osiosta ja lopuksi aiheesta keskustellaan.
Monen työpajaan osallistuneen kirjastossa on säännöllisiä oppimis-
tuokioita, joissain varttitunnin, jois- sain aamupäivän mittaisia, jolloin joku kertoo vaikkapa uudesta palvelusta, kurssista jolla on käynyt tai muutoin oppimansa hyödyllisen asian. Tiedon jakamista työtovereiden kesken pide- tään olennaisena oppimisen tapana.
Pienille kirjastoille verkostot ovat täs- sä tarpeellisia.
Osaamisen kehittäminen — mihin suuntaan?
”Digijuttujen” ja työvälineiden lisäksi asiasisältöjen hallinnan kehittämiseen on tarvetta. Varsinkin yliopistokirjas- toissa korostuu tehtäviin liittyvä eri- koisosaaminen, esimerkiksi datan tai e-aineistojen hallintaan liittyvän osaa- misen lisääminen.
Kuitenkin on vaikeaa arvioida, millaisella osaamisella pärjäämme tu- levaisuudessa. Työpajan osallistujat totesivat, että kaikkeen siihen osaa- miseen, jota kirjastoalan työpaikkail- moituksissa jo nyt vaaditaan, ei ole olemassa yksittäistä kurssia tai kou- lutusta. Jatkuva kouluttautuminen ja työssäoppiminen ovat siten välttämät- tömiä.
Uusia palveluja sekä uusia ajattelumalleja
Kirjastot ovat ottaneet aktiivisesti käyt- töön erilaisia uusia palveluja. Työpajas- sa käytiin läpi joitakin niistä.
Aineistojen ja niiden esilletuomisen kannalta ovat e-aineistoihin liittyvät uudet toimintatavat nousseet tärkeiksi.
30
SIGNUM 3/2019
Pienemmissä kirjastoissa on esimerkiksi osin siirrytty tilatuista kausijulkaisuis- ta yksittäisten artikkelien ostamiseen.
Painetun kokoelman esille nostosta hieno malli on Nuorisotiedon kirjas- ton Laukkukirjasto, joka jalkautuu kir- jat mukanaan erilaisiin tapahtumiin.
Avoimen tieteen ja datanhallin- nan palvelut, ja niiden kehittäminen, ovat yliopisto- ja amk-kirjastoissa merkittävässä roolissa. Uudentyyppi- siä palveluita ovat näkyvyys- ja alt- metriikkapalvelut, joita
on otettu käyttöön yli- opistokirjastoissa.
Myös tekoälyä on alet- tu hyödyntää avointen verkkoaineistojen seu- rannassa.
Muita uusia avauk- sia kirjastojen ja tieto-
palvelujen palveluvalikoimassa ovat muiden muassa mediaseuranta, ha- kemus- ja selvitysklinikka – kon- sultoidaan ja sparrataan järjestöjen toiminta-avustusten tekemistä – sekä tiedon visualisointiin liittyvät palvelut.
Uusia ajattelu- ja toimintamalleja kirjastoissa ovat Lean sekä palvelumuo- toilu. Jälkimmäinen on ollut käytös- sä jo pitkään joissain kirjastoissa, kun taas toisissa käyttö on vasta alkamassa.
Ammatillisesti tärkeää on jatkuva ja yhdessä tapahtuva oppiminen – muut- tuvassa maailmassa tarvitaan jatkuvaa uuden opiskelua. Toisaalta tärkeäksi todettiin työpajassa itseohjautuvuus, jolloin kirjastoammattilaisten pitää itse seurata alan kehittymistä ja viestiä sii-
hen liittyvistä näkemyksistä ja tarpeista esimiehille ja muulle organisaatiolle.
Kyselyn tulokset samansuuntaisia
E
dellä kuvatut muutokset kir- jastoissa ja niiden palveluissa näkyivät hyvin myös kirjasto- alan kyselyssä, johon viittasimme tä- män artikkelin alussa. Kyselyn mukaan muutospaine koskee kaikkia kirjastoja, mutta muutoksen luonne vaihtelee eri kirjastosektoreilla: yleisissä kirjastois-sa tehtävät laajenevat, korkeakoulukirjastot muuttuvat kehysorga- nisaatioiden mukana ja erikoiskirjastoissa työn- kuvat muuttuvat.
Työpajassa esille tullut kirjastojen epä- varmuuden ilmapiiri il- meni kyselyssä yleisempänä, koko alaa koskevana huolena: 72 % vastaajista oli huolissaan kirjastoalan tulevaisuudesta.
Vastaajien mielestä tärkein ominaisuus, jota kirjastoissa työskenteleviltä tule- vaisuudessa vaaditaan, on joustavuus muutoksissa. Myös yhteistyö- ja vuo- rovaikutustaitojen merkitys korostui vastauksissa.
Kirjastoalan kyselyn mukaan kir- jaston ammattilaiset tuntevat olevan- sa ammattitaitoisia ja työssään osaavia.
Kuitenkin 80 % vastanneista myön- tää uuden osaamisen tarpeen työn ja toimintaympäristön alati muuttuessa.
Kyselyn perusteella alan ammatti- laiset toivovat nykyistä enemmän yh- teistyötä erilaisten kirjastojen välille
”Kyselyn mukaan muutospaine koskee kaikkia kirjastoja, mutta muutoksen luonne
vaihtelee...”
31
yhteisten asioiden edistämiseksi. Oi- van mahdollisuuden yhteistyöhön ja tiedonvaihtoon tarjoaa liittyminen alan verkostoihin. Kollegojen kesken kes- kustelut voivat olla hyvin hedelmälli- siä ja silmiä avaavia ja osalta osaamisen jakaminen käy luontevasti. Yhteiskun- nallisen tiedon kirjastoverkostossa esi- merkiksi on keskeisenä toimintatapana yhteinen kouluttautuminen.
Mukaan verkoston toimintaan?
Kollegojen kohtaamiseen on mahdol- lisuus alan järjestöjen, yhteisöjen ja verkostojen järjestämissä seminaareissa ja koulutustilaisuuksissa. Näitä pide- tään tärkeinä ja niitä kaivataan. Myös kansainväliset tapahtumat ovat hyö- dyllisiä verkottumiseen ja kokemus- ten vaihtoon.
Tutustumalla omaa kirjastoaan laa-
jempiin ympyröihin osaaminen lisään- tyy, mihin esimerkiksi henkilöstövaihto tarjoaa tilaisuuden. Siinä oppii toisen organisaation työmenetelmiä ja voi ja- kaa hyviä käytäntöjä puolin ja toisin.
Vaikka kirjastot ja toimintaympä- ristöt vaihtelevat, kirjastoalalla työs- kenteleviä yhdistää arvopohja, johon ei toivota muutosta: Kirjasto on kai- kille avoin, tasa-arvoinen ja saavutet- tavissa.
Tämän artikkelin pohjana on käytet- ty Yhteiskunnallisen tiedon kirjasto- verkoston työpajan tuloksista tehtyä raporttia, sen kirjoittamiseen osallis- tuivat allekirjoittaneiden lisäksi Lau- ra Karppinen Tilastokirjastosta, Pia Kilpelänaho yle Arkistosta sekä Lauri Lehmuskenttä Lastensuojelun keskus- liiton kirjastosta.
Lähde
Kirjasto ammattilaisten silmin.
Kirjastoalan työntekijäselvityksen loppuraportti. Saatavilla:
http://suomenkirjastoseura.fi/files/KirjastoalanTy%C3%B6ntekij%C3%A4tutkimus.pdf Kirjoittajat
Sirkka-Liisa Korkeila tietoasiantuntija Eduskunnan kirjasto sirkka-liisa.korkeila@eduskunta.fi Mika Holopainen
tietoasiantuntija Helsingin yliopiston kirjasto mika.holopainen@helsinki.fi 32
SIGNUM 3/2019
