Yksikön toiminnan hallinta

Sairaanhoitajat kuvasivat, että vuorovastaavan työ painottui ensisijaisesti yksikön sujuvan toi-minnan turvaamiseen. Sairaanhoitajien kokemuksien perusteella keskeisimpiä vuorovastaavien tehtävien osa-alueita yksikön toiminnan hallinnassa olivat potilasvirtojen koordinoiminen, koko-naistilanteen seuraaminen, johtaminen poikkeustilanteissa, tiedonkulusta huolehtiminen sekä henkilöstöresurssien hallinta (kuvio 2).

Kuvio 2. Sairaanhoitajien kuvaamat tehtävät yksikön toiminnan hallinnassa päivystyspoliklini-kalla.

Potilasvirtojen koordinoiminen

Sairaanhoitajat kertoivat, että päivystyspoliklinikalla vuorovastaava otti vastaan ambulansseilla saapuvat potilaat. Jokaiselle saapuvalle potilaalle tehtiin hoidon tarpeen ja kiireellisyyden arvi-ointi, vaikka se oli tehty jo ensihoidon toimesta. Sairaanhoitajien mukaan potilaan

Yksikön toiminnan Kokonaiskuva potilaista ja

henkilöstöstä

sisäänkirjaamisesta huolehti vuorovastaava tai sihteeri. Tarvittaessa vuorovastaava otti vastaan myös käveleviä potilaita ja auttoi triagehoitajaa hoidon tarpeen arvioinnissa.

Saapuvien potilaiden sijoittelun kerrottiin kuuluvan vuorovastaavan tehtäviin, jota ohjasivat poti-laan hoidon tarve ja kiireellisyys. Sairaanhoitajien mukaan vuorovastaavan tuli huomioida käytet-tävissä olevat resurssit, jotta ne kohdistuivat mahdollisimman hyvin potilaan tarpeen mukaan.

Vuorovastaavan kerrottiin myös vastaavan potilaiden uudelleen sijoittelusta yksikön sisällä, jos potilaalle tuli esimerkiksi varotoimien tarvetta tarttuvien tautien vuoksi tai hänen vointinsa heik-keni.

”Autetaan myös tarvittaessa sitä triagehoitajaa, jos siinä on hirvee jono tai muuta.”

(H3)

”Tehdään hoidon tarpeen arviointia, noista ambulanssilla tulevista potilaista ja sit-ten tarvittaessa kävelevistä potilaista.” (H9)

”Sä katsot mikä on sille paras mahdollinen hoitopaikka ja missä on eniten sopivat resurssit siihen ja kuinka kiireellinen potilas on, se potilaskiirellisyyden valinta.” (H8)

Sairaanhoitajat toivat esille, että päivystyspoliklinikan vuorovastaava toimi sairaalan osastopaik-kakoordinaattorina. Lääkäri ohjeisti, minkälaista osastoa potilas tarvitsi ja vuorovastaava suun-nitteli siirtoja osastojen paikkatilanteiden mukaan. Vuorovastaavan tehtäviin kuului myös osasto-jen paikkatilanteen päivittäminen vuoronsa aikana.

”Puolen päivän aikaan osastokierrolla tulevat paikat tulee vuorovastaavalle tietoon ja hän sit jakaa niitä… ja toki lääkärithän ne päättää tän, minkälaista osastoo tarvii, mut se että sitten kun niitä vapaita paikkoja on niin pystyy tarjoaa.” (H6)

Kokonaistilanteen seuraaminen

Sairaanhoitajat kuvasivat, että vuorovastaavan tuli olla vuoronsa aikana jatkuvasti ajan tasalla päivystyksen kokonaistilanteesta. He seurasivat potilasmääriä, potilasmateriaalia sekä heidän siirtymisiään jatkohoitoon tai kotiin. Vuorovastaavan piti olla myös ajan tasalla siitä, millainen ti-lanne oli potilashuoneissa sekä ketkä olivat työvuorossa ja miten he olivat sijoittuneet.

Sairaanhoitajat toivat esille, että kokonaistilanteen ylläpitäminen edellytti vuorovastaavilta tutus-tumista potilaisiin sekä heidän tarvitsemiinsa resursseihin. Lisäksi kokonaistilanteen hallinta edellytti, että vuorovastaava tiesi tilanteesta omaa yksikköä laajemmin suunnitellakseen omaa toimintaansa.

”Vuorovastaavalla on sit tavallaan langat käsissään silleen et se tietää vähän mitä missä muuallakin tapahtuu, että se osaa tehdä niitä seuraavia siirtoja.” (H5)

”Et mahdollisimman sujuvaa toimintaa olis päivystyksessä ja pystyisi mahdollisim-man laajalaisesti hahmottamaan sen, mitä potilaita on sisällä, minkälaisia resursseja ne tarvii, mihin ne on menossa ja niin kuin sitä kokonaismassaa.” (H7)

Henkilöstöresurssien hallinta

Paikalla ollessaan osastonhoitaja tai apulaisosastonhoitaja huolehtivat riittävästä henkilökunta-määrästä, mutta virka-ajan ulkopuolella tehtävä siirtyi vuorovastaaville. Sairaustapauksissa vuo-rovastaavat hankkivat sijaisia samoin tarvittaessa lisähenkilökuntaa ruuhkatilanteisiin.

Sairaanhoitajat kertoivat, että henkilöstöresurssien hallinta piti sisällään myös henkilöstön uu-delleen sijoittamista päivystyspoliklinikalla, sillä vuorovastaavat siirsivät henkilöstöä sinne, missä apua tarvittiin. Henkilöstöä siirreltäessä vuorovastaavat huomioivat toiminnassaan eri potilas-huoneiden tilanteen sekä henkilöstön kokemuksen.

”Kun ei oo meidän esimiestä paikalla niin sitten ollaan, toimitaan hänen sijaisenaan eli sairaslomien järjestelyasiat.” (H1)

” Jos on hirveen täysinäistä päivystyksessä ja mä joudun vaikka laittamaan kaks vä-hän kipeempään potilasta samaan huoneeseen, ja molemmat ehkä tarttis vaikka jonkunnäköstä ventilaatiotukea… niin sit mun täytyis miettiä, että mistä mä saan sinne lisää apua, et mis huoneessa on rauhallisempaa ja missä on sellasia henki-löitä, joilla on kokemusta. ” (H7)

Johtaminen poikkeustilanteissa

Sairaanhoitajat toivat esille, että vuorovastaavien tuli olla aina valmiudessa mahdollisia poik-keustilanteita varten ja osattava toimia ohjeistuksen mukaisesti. Tällaisia tilanteita olivat muun muassa suuronnettomuus- ja monipotilastilanteet, palohälytykset ja pommiuhkaukset. Poikkeus-tilanteissa vuorovastaava toimii yhteistyössä lääkärin kanssa ja vastaa hoitotyön toiminnan koor-dinoimisesta. Vuorovastaavat kertoivat huolehtivansa poikkeustilanteessa muun muassa hälyttä-misestä, tiedonkulusta ja tehtävien jakamisesta.

”Jos tulee palohälytyksiä ym. niin sun pitää organisoida se, miten meillä toimitaan.

Periaatteessa kaikki meillä tietää suurin piirtein miten silloin toimitaan, mut mä oon sit jonka pitää vetää sitä hommaa.” (H2)

”Jos tulee joku hätätilanne, joku poikkeustilanne niin sen tilanteen alkukoordinointi, ainakin et ketkä menee mihinkin, et saadaan se homma sujumaan ja informointi yh-teisölle.” (H8)

Tiedonkulusta huolehtiminen

Tiedonkulusta huolehtimista kuvattiin kirjallisella ja suullisella raportoinnilla sekä ajankohtaisten asioiden tiedottamisena. Kirjallinen raportointi sisälsi vuorokausiraporttien kirjoittamisen joh-dolle. Vuorokausiraporttiin tilastoitiin potilasmäärät, heidän erikoisalansa, osastopaikkaa odotta-vien potilaiden määrä sekä tällä hetkellä koronapotilaiden määrä. Ruuhkatilanteista laadittiin ruuhkaraportti. Vuoron vaihtuessa vuorovastaava antoi seuraavalle vuorolle suullisen raportin päivystyspoliklinikan sen hetkisestä tilanteesta ja mahdollisista huomioitavista erityisasioista. Li-säksi vuorovastaavat veivät viestiä ongelmakohdista esimiehilleen.

”Kirjalliset vuorokausiraportit johdolle, potilasmäärät, kuinka paljon osastolle ootta-jia tai nyt erityistilanteessa esimerkiksi koronapotilaiden määrä ja tän tyyppistä. Ja sitten tietty ruuhkatilanteessa se ruuhkaraportin kirjoittaminen.” (H4)

”Vuorohan meillä alkaa niin et meillä on se, jos sanotaan vaikka et aamu-iltavuoron vaihde, niin aamuvuoron vuorovastaava menee taukotilaan, missä on seuraava

vuoro odottamassa ja kertoo paikkatilanteen mitä polilla on potilaita ja erikoisalat ja onko osastopaikkoja jälellä. Ja jos on jotain erityistä niin sit se myös käydään siellä läpi.” (H6)

Poikkeustilanteiden tiedonkulun varmistamisen lisäksi vuorovastaavat vastasivat ajankohtaisten asioiden tiedottamisesta kuten tietojärjestelmien käyttökatkoista ja vika-asioista. Vuorovastaavat myös huolehtivat, että päivystys ja osastot olivat tilanteen tasalla ja tiesivät toinen toistensa tilan-teen. Vuorovastaavat kertoivat olevansa vuoronsa aikana yhteydessä useiden yhteistyötahojen kanssa joko puhelimitse tai kasvotusten muun muassa yhteisraporteilla eri osastojen ja toisen sairaalan kanssa, jolloin tietoa välittyi molempiin suuntiin sen hetkisestä tilanteesta.

”Huolehditaan siitä, että kaikki on tilanteen tasalla, et osastot tietää minkälainen ti-lanne päivystyksessä on ja päivystys tietää minkälainen titi-lanne osastoilla on.” (H9)