Muutosvastarintaa, ja erityisesti tietotekniikan käyttöönottoon liittyvää muu-tosvastarintaa, on tutkittu vuosien saatossa paljon ja monia syitä sen ilmenemi-selle on esitetty, toiset niistä ovat myös yleisesti vakiintuneet määrittelemään sitä, mitä muutosvastarinnalla oikeastaan tarkoitetaan. Myös paljon erilaisia teoriamalleja muutosvastarinnan ennaltaehkäisyyn tai jo esiintyvän vastarin-nan vähentämiseen on kehitetty ja useita niistä on myös käytännössä testattu ja havaittu varsin tehokkaasti toimiviksi ratkaisuiksi. Jotkut teoriamallit ovat myöhemmässä tutkimuksessa tehtyjen huomioiden ansiosta saaneet uudenlai-sia muotoja ja paranneltuja lisäyksiä ja ne saattavat muotoutua vielä jatkossa-kin.
Teknologian jatkuvasti kehittyessä yhä kiivaampaan tahtiin tulevat muu-tokset organisaatioissa kuitenkin yhä jatkumaan ja siksi on syytä kiinnittää huomiota muutosvastarinnan ilmenemiseen jatkossakin. Organisaatioiden muuttuessa tulee kenties myös tarvetta kehittää entistä tehokkaampia metodeja näiden jo olemassaolevien teoriamallien rinnalle, sillä nykymaailman kiihty-vässä muutosvauhdissa pitäisi myös huomioida, että meidän ihmisten resurssit käsitellä muutoksia eivät aina pysy vauhdissa mukana, ja tämä saattaa synnyt-tää jatkossa entistä enemmän muutosvastarintaa ellei siihen varauduta riittä-vän hyvin. Peruslähtökohdat muutosvastarinnalle pysyvät varmasti samana jatkossakin, mutta on vielä vaikea ennustaa, tuoko nopeampi muutostahti muutoksia keinoihin ja resursseihin käsitellä ongelmatilannetta tehokkaasti.
Tulevaisuudessa voitaisiin myös entistä enemmän keskittyä tutkimaan keinoja, joiden avulla organisaatio parhaiten toipuu muutosvastarinnan aiheut-tamista ongelmista. Monet tähänastiset tutkimukset esittävät runsaasti esi-merkkitapauksia epäonnistuneista tietojärjestelmäprojekteista ja esittävät lu-kuisia syitä niiden epäonnistumiselle, mutta harva tutkimus tähän mennessä on tarjonnut keinoja työstää tilannetta epäonnistumisesta eteenpäin.
Muutosvastarinnan aiheuttamien vakavien ongelmien synnyttämästä ti-lanteesta toipumiseen käytettäville metodeille on siis selkeästi paljon tarvetta, joten sitä voidaan pitää varsin tärkeänä ja luonnollisena kehitysnäkökulmana jatkotutkimuksen kannalta.
Tässä esitetty case kuvaa varsin hyvin, millaisia ongelmia laajassa tietojär-jestelmäprojektissa syntyy muutosvastarinnan suhteen. Case myös osaltaan tu-kee varsin tehokkaasti joitakin edellä esitettyjä teoriamalleja, vaikka näyttö Venkateshin et al. mallin osalta jäikin vaille pätevyyttä. Casen avulla voidaan
kuitenkin todeta, että ainakin DeLone ja McLeanin Informaatiosysteemin me-nestysmalli toimii erityisen hyvin vastaavissa tietojärjestelmähankkeissa suun-nittelun ja käyttöönoton apuvälineenä. Myös Davenportin esille tuomat asen-noitumiseen liittyvät ongelmatilanteet vaikuttavat relevanteilta Kaupungin käyttöönottohankkeessa ja niihin kannattaa kiinnittää huomiota projektin ede-tessä, jotta niistä ei pääse muodostumaan tarpeettoman suuria ongelmia.
Kaupungin toiminnanohjausjärjestelmähanke näyttää tässä vaiheessa etenevän varsin hyvin ja ilman vaarallisia muutosvastarintaan liittyviä ongel-mia, kunhan edellä mainittuihin tekijöihin kiinnitetään riittävästi huomiota ja käsitellään ne asiaankuuluvalla tavalla eikä kaiken kiireen keskellä unohdeta niiden asiaankuuluvan käsittelyn merkitystä. Projekti ei kuitenkaan ole vielä lopussaan, vaan tämä case kuvaa vasta käyttöönoton valmisteluun liittyvää ti-lannetta. Kun varsinaiset loppukäyttäjät tulevat mukaan kuvioon, tilanne saat-taa muuttua nykyisestä ja siksi muutosvastarinsaat-taan tulee kiinnittää huomiota jatkossakin. Kun siirrytään seuraaviin projektivaiheisiin, joissa mukaan tulee paljon uusia ihmisiä, törmätään epäilemättä siihen, että heillä on myös paljon kysymyksiä vailla vastauksia mielessään hankkeen suhteen ja monet niistä saattavat olla negatiivissävytteisiä ennen kuin pahimpia niistä saadaan poistet-tua riittävän informaation ja koulutuksen kautta.
Tulevaisuudessa kehittyvää tilannetta voidaan monitoroida esimerkiksi tekemällä systemaattisesti seurantakyselyitä. Esimerkiksi kesällä 2006 voisi loppukäyttäjillä toteuttaa vastaavanlaisen kyselytutkimuksen kuin tässä käytet-ty. Siihen kannattaa lisätä vielä erityisesti kysymyksiä liittyen heidän saamansa koulutuksen arviointiin, jotta voidaan arvioida myös sen laatua ja riittävyyttä tässä esitettyjen näkökantojen lisäksi. Myös muita mahdollisia uusia kysymys-näkökantoja kannattaa miettiä, mikäli loppukäyttäjien kannalta joku vaikuttaa erityisen merkitykselliseltä.
Tällaisesta kyselystä kävisi selkeästi ilmi millaisia mielipiteitä loppukäyt-täjillä on uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä kun he ovat saaneet koulutus-ta sen käyttöön ja ehtineet myös jonkin aikaa totutella oppimiinsa tietoihin ja taitoihin kokeilemalla niitä käytännön työssä. Tarpeen vaatiessa kysely voi-daan vielä toistaa käyttöönottoprojektin myöhemmässäkin vaiheessa, jolloin voidaan vertailla millaisia muutoksia käyttäjien asenteissa on syntynyt pitem-mällä aikajänteellä ja ollaanko asenteissa onnistuttu saamaan haluttuja paran-nuksia aikaiseksi edellisen kyselyn jälkeen.
Mikäli seurantakyselyiden perusteella näyttää siltä, että käyttöönotossa ilmenee muutosvastarintaa, niin siinä vaiheessa niihin on vielä hyvä tarttua, jotta ongelmatilanteet saataisiin purettua ennen kuin tilanne kehittyy pahem-maksi. Toisaalta varmasti jo seurantakyselyt itsessään viestittävät käyttäjille
kuvaa siitä, että heidän mielipiteistään ollaan kiinnostuneita ja mahdollisia jär-jestelmässä esiintyviä epäkohtia pyritään parantamaan. Näin ollen jo pelkkä kyselyiden tekeminen saattaa vähentää muutosvastarintaa ja osaltaan auttaa luomaan entistä parempaa luottamusta käyttäjiin, mutta luottamuksen vasta-painona on velvollisuus puuttua mahdollisiin ongelmakohtiin, jotta luottamus-suhde säilyisi tasapainossa.
Viiteluettelo
[Argyris and Schön, 1996] Chris Argyris and Donald A. Schön, Organizational Learning II: Theory, Method and Practice. Addison-Wesley Publishing Com-pany, USA 1996.
[Aro, 2002] Antti Aro, Yritän Vain Hoitaa Omaa Tehtävääni. Edita, Helsinki 2002.
[Askenäs and Westelius, 2000] Linda Askenäs and Alf Westelius, Five Roles of an Information System: A Social Constructionist Approach to Analyzing the Use of ERP Systems. In:Proceedings of the 21st International Conference on Information Systems, 426-434.
[Carlson, 1997] Patricia Carlson, Information Technology and Organizational Change. In: Proc. of the 17th Annual International Conference on Computer Documentation, 26-35.
[Cressey and Williams, 1990] Peter Cressey and Robin Williams, Participation in Change – New Technology and the Role of Employee involvement.The European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions, Printset & Design Ltd., Dublin, 1990.
[Davenport, 2000] Thomas H. Davenport, Mission Critical – Realizing the Promise of Enterprise Systems. Harward Business School Press, Boston, Massachusetts, 2000.
[DeLone and McLean, 2003] William H. DeLone and Ephraim R. McLean, The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update. In:Journal of Management Information Systems19, 4(Spring 2003), 9-30.
[Dray, 1994] Susan M. Dray, Minimizing Organizational Risks of Technological Change. In: Conference Companion on Human Factors In Computing Systems, 385-386.
[Drucker, 2000] Peter F. Drucker, Johtamisen Haasteet. WS Bookwell Oy, Juva, 2000.
[Hartikka, 1990] Juha Hartikka, Uuden ajatuksen tie menestykseen kulkee muutosvastarinnan kautta: innovaatio yhteiskunnassa. Saatavissa osoit-teesta http://guns.connect.fi/innoplaza/etusivu/kehitys.html (linkki tarkastettu 29.5.2005)
[Hodgson and Aiken, 1998] Lynda Hodgson and Peter Aiken, Organizational Change Enabled by the Mandated Implementation of New Information Systems Technology: a Modified Technology Acceptance Model. In: Proc.
of the 1998 ACM SIGCPR Conference on Computer Personnel Research, 205-213.
[Holtzblatt and Beringer, 2003] Karen Holtzblatt and Joerg Beringer, xApps – A New Practice for Next Practice. In: SAP Design Guild.(Nov. 2003)
Saatavissa osoitteesta
http://www.sapdesignguild.org/editions/edition7/next_practices.asp (linkki tarkastettu 25.5.2005)
[Holtzblatt and Beyer, 1995] Karen Holtzblatt and Hugh R. Beyer, Apprentic-ing With the Customer. In: Communications of the ACM, 38, 5 (May 1995), 45-52.
[Iivari et al., 2001] J. Iivari, R. Hirschheim and H.K. Klein, A Dynamic Frame-work for Classifying Information Systems Development Methodologies.
Journal of Management Information Systems17, 3, 2001, 179-218.
[Kahler and Rohde, 1996] Helge Kahler and Markus Rohde, Changing to Stay Itself.ACM SIGOIS Bulletin17, 3 (Dec. 1996), 62-64.
[Katzenstein and Lerch, 2000] Gary Katzenstein and F. Javier Lerch, Beneath the Surface of Organizational Processes: A Social Representation Frame-work for Business Process Redesign. In: ACM Transactions on Information Systems,18, 4 (Oct. 2000), 383-422.
[Keen, 1981] Peter G. W. Keen, Information systems and organizational change.
In:Communications of the ACM 24, 1 (Jan. 1981), 24-33.
[McMillan, 2004] Elisabeth McMillan, Complexity, Organizations and Change.
Routledge,Baskerville, 2004.
[Nance, 1996] William D. Nance, An Investigation of Information Technology and the Information Systems Group as Drivers and Enablers of Organiza-tional Change. In: Proc of the 1996 ACM SIGCPR/SIGMIS Conference on Computer Personnel Research, 49-57.
[Nurminen et al., 2002] Markku I. Nurminen, Pekka Reijonen ja Jaana Vuoren-heimo, Tietojärjestelmän Organisatorinen Käyttöönotto: Kokemuksia ja Suuntaviivoja. Turun Kaupungin terveystoimen julkaisuja, Sarja A Nro 1/2002.
[Nykänen, 2005] Pirkko Nykänen, Tietojärjestelmien Suunnittelumenetelmät, luentoaineisto, 2005, saatavissa osoitteesta http://www.cs.uta.fi/tjsum (linkki tarkistettu 9.12.2005)
[Qualitas Fennica Oy, 2000], Qualitas Fennica Oy, Artikkelit, saatavissa osoit-teesta http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/muutosvastarinta.html (linkki tarkastettu 29.5.2005)
[Riihimaa ja Ruohonen, 2002] Jaakko Riihimaa ja Mikko Ruohonen, Sähköisestä Kaupasta Osaamisliiketoimintaan – Metalli- ja Elektroniikkateollisuuden Sähköisen Liiketoiminnan Strateginen Suunta. Metalliteollisuuden Keskus-liitto, MET. Jumo Oy, Helsinki 2002.
[Salmela, 1993] Hannu Salmela, Designing Information Systems for Changing Organizations. In: Proc. of the 1993 Conference on Computer Personnel Re-search, 243-254.
[Salminen, 2004] Ari Salminen, Julkisen Toiminnan Johtaminen. Edita, Helsinki 2004.
[Sayer and Harvey, 1997] Kylie Sayer and Lynda Harvey, Empowerment in Business Process Reengineering: An Ethnographic Study of Implementa-tion Discourses. In: Proceedings of the 18th International Conference on Infor-mation Systems(Dec. 1997), 427-440.
[Sonquist, 1976] John A. Sonquist, Organizational Change and Educational Computing. In:Proc. of the Annual Conference, 462-466.
[Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskus, 2001], saatavissa osoitteesta http://www.tkk.utu.fi/osaaminen/osaamisen_ohjaaminen/43muutosvas tarinta.html (linkki tarkastettu 29.5.2005)
[Venkatesh et al., 2003] Viswanath Venkatesh, Michael G. Morris, Gordon B.
Davis and Fred D. Davis, User Acceptance of Information Tehcnology:
Toward a Unified View. In:MIS Quartely,27, 3 (Sept. 2003), 425-478.
[Winston, 1999] Elaine Winston, IS Consultants and the Change Agent Role.
In:ACM SIGCPR Computer Personnel,20, 4 (Oct. 1999), 55-74.
[Wojtecki and Peters, 2000] Joseph G. Wojtecki Jr. and Richard G. Peters, Com-municating Organizational Change: Information Technology Meets the Carbon-Based Employee Unit. In: The 2000 Annual: Volume 2, Consulting.
Jossey-Bass/Pfeiffer, San Francisco, CA, 2000.
[Wulf and Rohde, 1995] Volker Wulf and Markus Rohde, Towards an Inte-grated Organization and Technology Development. In: Proc. of the Confer-ence on Designing Interactive Systems Processes, Practices, Methods & Tech-niques, 55-64.
Kysely tulevasta tietojärjestelmästä
Taustatiedot
Olen nainen mies Ikäni on _____ vuotta
Olen käyttänyt tietojärjestelmiä työssäni <5 6-10 11-15 >15 vuotta ________________________________________________________________________
Merkitse alla oleviin väittämiin rasti sopivalle kohdalle. Muista, että myös 2, 3 ja 4 ovat käytettävissä olevia vaihtoehtoja.
Kysymyksiä asenteista yleensä tietojärjestelmiä kohtaan
Tietojärjestelmät ovat mielestäni
1 2 3 4 5
hyödyttömiä hyödyllisiä
vaikeakäyttöisiä helppokäyttöisiä
tylsiä kiinnostavia
yksinkertaisia monimutkaisia
Muuta?_________________________________________________________________
Nykyisin käytössä olevat tietojärjestelmät vaikuttavat työhöni
1 2 3 4 5
vähän paljon
vaikeuttavasti helpottavasti
yksipuolistaen monipuolistaen
työtehtäviä työtehtäviä
Muuta?_________________________________________________________________
Tästä eteenpäin kysymykset koskevat käyttöönotettavaa toiminnanohjausjärjestelmää.
Kysymyksiä asenteista liittyen tulevaan toiminnanohjausjärjestelmään
Millaiset ovat näkemyksesi mukaanmuiden työntekijöiden asenteet uutta järjestelmää kohtaan?
1 2 3 4 5
negatiivisia positiivisia
yhdentekeviä kiinnostuneita
passiivisia aktiivisia
Esiintyykö uutta järjestelmää kohtaan asenteellista vastustusta, kuten
”Hällä väliä” –asennoitumista, eli
organisaatiossa informaatioteknologian päämäärä on erillinen organisaation rakenteen ja halutun muutoksen päämäärästä.
”Integroidutaan!” –asennoitumista, eli
organisaatioissa on taipumusta uskoa siihen, että integroituminen tapahtuu jollakin tapaa itsestään, ikään kuin taikasauvan heilautuksella uuden tietojärjestelmän asentamisen myötä.
”Luopiot ruotuun”-asennoitumista, eli
pakotetaan ilman riittäviä perusteita luopumaan vanhoista järjestelmistä kokonaan, vaikka paikoitellen ne toimisivat käytännön työssä paremmin kuin uusi järjestelmä.
Kysymyksiä sinun odotuksistasi uuden toiminnanohjausjärjestelmän suhteen
Odotan uudelta tietojärjestelmältä
1 2 3 4 5
ongelmia töihini helpotusta töihini pakotettua käyttöä käytön vapaaehtoisuutta
lisää vaivaa työtaakan keventymistä
asemani vaarantu- asemani vahvistumista
mista työpaikalla työpaikalla
negatiivisia muutoksia positiivisia muutoksia
Koetko uuden järjestelmän käyttöönoton uhkaavan sinua tai työtäsi jollain tavalla?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Millaisia hyötyjä/etuja koet mahdolliseksi saavuttaa omassa työssäsi järjestelmän
käyttöönotonseurauksena?__________________________________________________
________________________________________________________________________
Uskon uuden toiminnanohjausjärjestelmän tulevan vaikuttamaan 1 2 3 4 5
työhöni vähän paljon
tehtäviini vähän paljon
työympäristööni vähän paljon
suhteisiin työtovereihini vähän paljon
työtapaan vähän paljon
Muuhun?________________________________________________________________
Uskon uuden toiminnanohjausjärjestelmän olevan
1 2 3 4 5
surkea erinomainen
kankea joustava
tehoton tehokas
turhauttava tyydyttävä
vaikea helppo
liian suppea liian laaja
lisäkustannus kustannustehokas
Muuta?_________________________________________________________________
Kysymyksiä uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessista
Suhtaudun uuden järjestelmän käyttöönottoon
passiivisesti, seuraan sivusta mutten ole osallistunut siihen mitenkään aktiivisesti, olen kiinnostunut olemaan mukana suunnittelutyössä
vastustan koko järjestelmää, jatkaisin mielelläni nykyisen systeemin mukaisesti en ota kantaa, en oikein tunne koko asiaa
Onko henkilöstöä kannustettu osallistumaan käyttöönottoon?
Kyllä, miten? __________________________________________________
Ei
Miten olen päässyt osallistumaan käyttöönottoprosessiin?_________________________
________________________________________________________________________
Miten käyttöönottoon liittyvä tiedotus on hoidettu?
1 2 3 4 5
huonosti hyvin
epäselvästi selkeästi
asiattomasti asiallisesti
liian vähän tietoa liian paljon tietoa
vääriä asioita oikeita asioita
Millaista tiedotusta kaipaisit uuden järjestelmän käyttöönotosta?____________________
________________________________________________________________________
Mitkä ovat mielestäsi olleet toteutuksen pahimmat ”sudenkuopat” eli ongelmat tähän mennessä?_______________________________________________________________
________________________________________________________________________
Miten toteutuksen pahimpia ongelmia voitaisiin mielestäsi välttää? _________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Miten uuden järjestelmän käytön oppimista olisi mahdollista helpottaa?______________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Käyttöönottoprosessi on mielestäni (rastita kumpi on lähempänä näkemystäsi) jatkuva, pitkäaikainen ikuisuusprojekti
rajattu, tavoitteellinen, päättyvä projekti
Onko käyttöönotto jaettu erilaisiin vaiheisiin muutoksen helpottamiseksi?
Kyllä Ei
Käyttöönoton hallinta on mielestäni hoidettu (rastita kumpi on lähempänä näkemystäsi) hyvin ja systemaattisesti
huonosti, millä tavoin?_______________________________________________
Mielestäni muutoksen/käyttöönoton aikaisia ongelmia hoidetaan (rastita mikä on lähimpänä näkemystäsi)
maton alle lakaisemalla eli ei suostuta myöntämään ongelmia käsittelemällä kunnolla
annetaan ongelmatilanteen jatkua, vaikka se tiedostetaankin
Onko käyttöönoton ja järjestelmän käytön riskejä kartoitettu?
Kyllä, miten?_______________________________________________________
Ei
Mitä riskejä sinun mielestäsi liittyy tilanteeseen ja miten niitä on pyritty minimoimaan?
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Tiedätkö, mitkä tavoitteet uuden tietojärjestelmän käyttöönotolle on asetettu ja mitä sen avulla pyritään saavuttamaan? Mainitse kaikki tavoitteet, jotka tulevat mieleen.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Onko uuden järjestelmän käyttöönotto osa organisaatiosi strategian toteuttamista? Onko uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotolle (rastita ne, joiden uskot toteutuvan)
selkeä perusteltu tarve selkeät tavoitteet
hallittu suunnittelu ja käyttöönotto vai onko kyseessä
strategiaan liittymätön irrallinen käyttöönottohanke
Mitkä tekijät mielestäsi eniten vaikuttavat uuden järjestelmän käyttöönoton onnistumiseen? (rastita kaikki, joilla uskot olevan merkitystä)
systeemin laadukkuus tiedon laadukkuus
käyttöominaisuudet (helppous, toimivuus…) käyttäjätyytyväisyys
kokemasi positiiviset vaikutukset työhön ja työilmapiiriin
kokemasi positiiviset vaikutukset organisaatioon (töiden organisointi, tuloksellisuus, tehokkuus, toimivuus, tavoitteiden saavuttaminen…)
uusi järjestelmä suorittaa siltä odotetut toiminnot
uuden järjestelmän käyttöönoton eteen nähty vaiva tuottaa haluttuja tuloksia uuden järjestelmän vaikutukset organisaation sosiaalisiin tekijöihin
uuden järjestelmän tuoma helpotus entisiin toimintatapoihin verrattuna