Kyselyn tulokset: uuden toiminnanohjausjärjestelmän

6.3.3. Kyselyn tulokset: uuden toiminnanohjausjärjestelmän

Taulukko 7.Käyttöönottoon liittyvän tiedotuksen hoitaminen

Tiedotukseen liittyvät avoimet kysymykset paljastivat joidenkin vastaaji-en olevan sitä mieltä, että tiedottaminvastaaji-en olisi pitänyt aloittaa paljon aikaisem-min ja ylemmältä tasolta. Toisaalta myös tiedottamista konkreettisista asioista, mm. vuoden 2006 alun käytännöistä (kun varsinaisen käyttöönoton ensimmäi-nen vaihe käynnistyy), erityisesti palvelukeskusten ja toimialojen rooleista SAP:in käytössä kaivattiin. Lisäksi muutamat vastaajat peräänkuuluttivat enemmän tietoa aikatauluista ja integraatiosta järjestelmän muihin osa-alueisiin, jotta saisivat paremman kokonaiskuvan koko toiminnanohjausjärjes-telmäprojektista eikä saatu tieto keskittyisi pelkästään siihen järjestelmän osaan, jossa he itse ovat toimineet. Tiedotusta moitittiinkin erityisesti siitä, että se on ollut varsin yksipuolista eli vain projektin oman osa-alueen tiedoitustilai-suuksiin on päässyt osallistumaan, sillä tietoa kokonaisprojektin etenemisestä on myös kaivattu. Myös ohjelman vastaavuuksia entisiin järjestelmiin ja selke-ämmin esitettyä termistöä peräänkuulutettiin ja muutoksenhallintasuunnitel-masta olisi kaivattu informaatiota. Kaikki kommentit eivät olleet kuitenkaan kriittisiä, sillä muutamat myös ilmoittivat saaneensa kaiken tarpeellisen infor-maation nykyisistä tiedotustilaisuuksista.

Toteutuksen pahimpina ”sudenkuoppina” eli ongelmina pidettiin ennen kaikkea aikataulun kireyttä, osa kutsui sitä suorastaan järjettömäksi. Myös surssien määrää kritisoitiin aika monessa vastauksessa, mm. liian vähän re-sursseja kehittämiseen, liian vähän osaajia, liian vähän tietoa asioista, seka-vuutta ja epätietoisuutta tehtävissä ja puutteellista asiantuntemusta moitittiin.

Lisäksi ongelmia on aiheuttanut se, että ihmisiä on tullut projektiin mukaan eri vaiheissa, osa on ollut vain määrittelemässä ja sitten kuvioon tulee muut ihmi-set kouluttamaan. Ohjelman kankeutta kommentoitiin mm. seuraavasti: ”Oh-jelma on kankea julkisen sektorin käyttöön. Oh”Oh-jelmalle on luvattu

toiminnalli-suuksia joita ei voidakaan toteuttaa tai niiden toteutus ja käyttö ovat selkeästi monimutkaisempia tai vaikeampia kuin nykyisin käytössä olevat ohjelmat.”

Muutamassa vastauksessa projektia pidettiin liian laajana kokonaisuutena ja integrointia todella hankalana toteuttaa, sillä kun organisaation toimintamalli uudistuu samanaikaisesti, tietojärjestelmä joudutaan rakentamaan vasta tulossa olevan, valmistelun alla olevan organisaation pohjalta.

Ongelmien välttämiseen tarjottiin apua projektiin lisätyllä ajalla, toiset kommentoivat myös että on osin myöhäistä toteuttaa projektin tässä vaiheessa, mutta muista tehtävistä vapauttaminen olisi auttanut paljon. Lisäajalle perus-teita olivat mm. paremmat mahdollisuudet testata ohjelmaa ja parempi pereh-tyminen ennen kuin pitää aloittaa kouluttamaan muita. Myös enemmän tiedo-tusta ja lisäresursseja, ennen kaikkea lisähenkilöiden palkkaamista, kaivattiin ongelmien välttämiseksi. Lisäksi myös kapasiteettiselvitystä, tallennusvarmis-tusta (”K/E?”), manuaaleja, sanakirjoja ja ”rautalankaa” peräänkuulutettiin.

Oppimista helpottamaan uskottiin yleisesti riittävän sen, että koulutusta ja tiedotusta on riittävästi, sekä kouluttajille että loppukäyttäjille. Myös oikei-den tapausten käyttäminen esimerkkeinä nähtiin tärkeänä. Käyttäjäkohtaisia asetuksia kaivattiin myös, jolloin turhat kentät olisi piilotettuna eivätkä sotkisi ajatuksia turhaan. Loppukäyttäjille pitäisi jo nyt aloittaa uuden järjestelmän termien opettaminen ymmärrettävästi, jotta heillä olisi riittävästi aikaa omak-sua ne. Loppukäyttäjien käyttöön ehdotettiin myös ns. ”sandbox”-tyylistä har-joittelumahdollisuutta, missä he voisivat kokeilla saamiaan oppeja ja tässä vai-heessa voitaisiin mahdollisesti vielä löytää mahdollisia virheitä ohjelmasta.

Eräässä vastauksessa oppimista uskottiin voitavan helpottaa integroitujen kou-lutusten avulla, eli ei kouluteta vain yhden moduulin käyttöön, jos jo tiedetään, että reaalitoiminnassa prosessit menevät yli "moduulirajojen”.

Vastanneista 13 henkilöä pitivät käyttöönottoprosessia rajattuna, tavoit-teellisena ja päättyvänä projektina, 8 oli sitä mieltä että se on jatkuva, pitkäai-kainen ikuisuusprojekti, kaksi ei vastannut tähän kysymykseen. Yksitoista vas-taajaa näki käyttöönoton jaettuna erilaisiin vaiheisiin muutoksen helpottami-seksi, kymmenen taas oli sitä mieltä että vaihejakoa ei ole ja niinikään kaksi jät-ti kertomatta mielipiteensä tästä. Hajontaa siis löytyy, eikä näkemykset ole ko-vin yhtenäisiä pääkäyttäjien kesken. Havainnollistavat vertailut näkyvät taulo-koissa 8 a ja b.

Käyttöönottoprosessi on

0 2 4 6 8 10 12 14

jatkuva ikuisuusprojekti

rajattu, päättyvä

projekti

vaihejako käyttöönotossa

0 2 4 6 8 10 12

kyllä ei

Taulukot 8 a ja b. Pääkäyttäjien näkemys käyttöönottoprosessista ja sen osi-tuksesta eri vaiheisiin.

Käyttöönoton hallinnasta kysyttäessä kaksi ei ottanut tähän kantaa, 7 piti sitä hyvin ja systemaattisesti hoidettuna, 14 oli sitä mieltä, että se on hoidettu huonosti (taulukko 9 a). Perusteluna huonolle hallinnalle yleisin on liian tiukka aikataulu ja kiire, lisäksi kommentoidaan kokonaisuuden olevan liian iso ker-ralla läpivietäväksi ja toisaalta tiimien määrittelyjen erillisyyttä muista määrit-telyistä, jolloin ei oteta huomioon niiden vaikutuksia.

Käyttöönoton aikana ilmenneitä ongelmia hoidettiin kymmenen vastaajan mukaan siten, että ne tiedostetaan mutta ongelmatilanteen annetaan siitä huo-limatta jatkua. Kolme ei ottanut lainkaan kantaa siihen, miten ongelmatilantei-siin reagoidaan, seitsemän oli sitä mieltä, että ne käsitellään kunnolla ja kolmen mielestä ongelmat lakaistaan maton alle eli niiden olemassaoloa ei suostuta myöntämään (taulukko 9 b).

käyttöönoton hallinta on hoidettu

0 2 4 6 8 10 12 14

hyvin ja systemaattisesti

huonosti

Käyttöönoton aikaisia ongelmia hoidetaan

0 2 4 6 8 10 12

maton alle lakaisemalla

käsittelemällä kunnolla

annetaan ongelmatilanteen

jatkua

Taulukot 9 a ja b. Pääkäyttäjien mielipiteet käyttöönoton hallinnan ja käyt-töönoton aikaisten ongelmien hoitamisesta.

Käyttöönoton ja järjestelmän käytön riskejä on kartoitettu 10 vastaajan mielestä ja 7 taas oli sitä mieltä, ettei niitä ole kartoitettu, 6 ei ole ottanut tähän

kysymykseen kantaa lainkaan. Tarkemmissa vastauksissa sanotaan, että mm.

eri tiimit ovat kartoittaneet omilla tahoillaan riskejä, toisaalta kommentoidaan joitakin ”ympäripyöreitä papereita” laaditun listaamalla erilaisia vaihtoehtoja määrittelyvaiheessa mutta samalla kritisoidaan, ettei niihin ole palattu missään vaiheessa vaikka osa listatuista riskitekijöistä on ehkä jo toteutunutkin. Niiden eliminoimiseksi ei myöskään olla suoritettu mitään toimenpiteitä vastaajan mukaan.

Vastaajat listasivat tilanteeseen liittyviksi riskeiksi ja pyrkimyksiksi mi-nimoida ne mm. aikataulun pettämisen, jota on pyritty eliminoimaan selkeällä aikataululla, jossa pitäisi pysyä. Resurssointiin liittyviä riskejä ja teknisiä riske-jä on pyritty minimoimaan käymällä mahdollisia riskeriske-jä läpi ja niihin on va-rauduttu toimenpitein tai teknisin ratkaisuin.

Osa vastaajista on listannut mahdollisia riskejä, mutta ei ole kommentoi-nut vastauksessaan onko niitä pyritty välttämään millään keinoilla. Näitä riske-jä ovat toiminnan oleellinen hidastuminen alkuvaiheessa, integraation puute, käyttöönotossa syntyvät ongelmat ja virhetilanteet sekä niistä syntyvä ylimää-räinen selvittelytyö, varsinainen käyttöönoton epäonnistuminen, ongelmatilan-teiden käsittelemättömyys koulutuksissa ja tietämättömyys kuka auttaa jos on-gelmia syntyy sekä testauksen ja määrittelyn riittämätön aika ja osaaminen nii-den suorittamiseen, jotka saattavat johtaa siihen, että ohjelma ei toimi niin kuin pitäisi.

Kysymällä uuden tietojärjestelmän käyttöönotolle asetettuja tavoitteita ha-luttiin selvittää, miten hyvin vastaajat tietävät mitä uudelta toiminnanohjaus-järjestelmän käyttöönotolta odotetaan. Alle puolet vastaajista vastasi tähän ky-symykseen, ja vastanneistakin aika harva listasi muutamaa tavoitetta enempää, yksi vastaaja uskoi tietävänsä tavoitteet, mutta piti listaa sen verran pitkänä ettei halunnut alkaa niitä listaamaan. Muiden vastausten perusteella yleisim-min tiedossa olivat tiedon keskittäyleisim-minen yhteen paikkaan, kustannustehok-kuus ja vanhojen järjestelmien korvaaminen yhdellä uudella, harmonisoin-ti/yhdenmukaistaminen sekä tehokkuuden parantaminen. Hajanaisemmin vastattiin mm. itsepalvelun lisääminen, prosessien läpinäky-vyys/tunnistaminen, raportoinnin helppous ja toimivan järjestelmän saavut-taminen.

Kysyttäessä liittyykö uuden järjestelmän käyttöönotto organisaation stra-tegian toteuttamiseen haettiin vastausta siihen, onko vastaajien mielestä sen käyttöönotolle selkeä perusteltu tarve, selkeät tavoitteet, onko suunnittelu ja käyttöönotto hallittua vai koetaanko se strategiaan liittymättömänä irrallisena käyttöönottohankkeena. Kaikkiaan 20 vastaajaa otti kantaa tähän kysymyk-seen, heistä 14 uskoi sillä olevan perusteltu tarve ja 6 ei sellaiseen uskonut, 11

näki selkeät tavoitteet ja 9 ei nähnyt. Vastaajista 3 oli sitä mieltä, että suunnit-telu ja käyttöönotto on hallittua kun taas 17 vastanneista ei pitänyt sitä hallittu-na. Kolme piti hanketta irrallisena ja strategiaan liittymättömänä. Tulokset nä-kyvät myös taulukossa 10.

0 3 6 9 12 15 18

ei on

selkeä perus teltu tarve selkeät tavoitteet hallittu suunnittelu ja käyttöönotto

strategiaan liittym ätön irrallinen käyttöönottohanke

Taulukko 10. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän liittyminen organisaation strategian toteuttamiseen.

Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat vastaajien mielestä eniten sys-teemin laatu, käyttöominaisuudet, järjestelmän suorituksiin kohdistuvien odo-tusten täyttyminen sekä järjestelmän tuoma helpotus verrattuna entisiin työta-poihin. Muita vaikuttavia tekijöitä olivat mm. järjestelmän käyttöönoton eteen nähdyn vaivan tuottamat tulokset sekä käyttäjätyytyväisyys, mutta näissä alkoi jo olla enemmän eri mieltä olevia vastauksia. Erityisesti positiiviset vaikutukset organisaatioon jakoi mielipiteet tasan kahtia, toisen puoliskon mielestä se vai-kuttaa ja toisen puoliskon mielestä sillä ei ole merkitystä käyttöönoton onnis-tumiselle. Vastanneista 9 pitää tiedon laatua merkittävänä tekijänä ja 11 ei, siis kuitenkin lähes puolet uskovat sillä olevan merkitystä onnistumisen kannalta.

Sekin voidaan siis vielä tulkita jokseenkin merkittäväksi tekijäksi. Erityisen yl-lätyksellistä on, että vaikutukset sosiaalisiin tekijöihin ei tulosten perusteella ole lainkaan merkittävä tekijä, vain 10% vastanneista uskoi sillä olevan merki-tystä. Toisaalta tämä on aikalailla yhtenevässä linjassa aiemmin esitetyn kysy-myksen kanssa vaikuttaako uusi toiminnanohjausjärjestelmä suhteisiin työto-vereiden kanssa, johon useimmat vastasivat sen vaikuttavan varsin vähän. Tau-lukosta 11 näkyy käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat tekijät.

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

ei on

systeemin laatu tiedon laatu käyttöominais uudet käyttäjätyytyväisyys posit. vaikutukset työhön ja työilmapiiriin

posit. vaikutukset organisaatioon odotusten täyttym inen

nähty vaiva tuottaa haluttuja tuloks ia vaikutukset sosiaalisiin tekijöihin helpotus verrattuna entisiin työtapoihin

Taulukko 11.Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat tekijät.

Käyttöönoton onnistumisen muita tekijöitä kysyttäessä saatiin seuraavan-laisia vastauksia: toimittajan puolelta saatava riittävä, pätevä koulutus, suun-nittelijoiden ja tulevien pääkäyttäjien asiantuntemus ja varmuus, asiantunte-van määrittelijän olemassaolo kaikkien järjestelmän osioiden osalta ja aikataulu sekä muutosviestinnässä onnistuminen. Lisäksi eräässä kommentissa huomau-tettiin, että asenteisiin ja intoon vaikuttaa se, miten huomioidaan niitä ihmisiä, jotka ovat tehneet käyttöönotossa ison työn, ”Edes Kiitos olisi iso sana!”

Koko projektia koskevissa muissa huomioissa oltiin varsin negatiivisia.

Kommenteissa moitittiin koulutuksen riittämättömyyttä ja hataruutta, joka joh-taa epätyytyväisiin loppukäyttäjiin, aikataulusta lipsumista pidettiin varsin huonona asiana ja toisaalta huomautettiin, että tämän mittakaavan projektissa pitäisi voida olla täysipäiväisesti mukana, mikä kuitenkin on käytännössä mahdotonta suurimmalle osalle suunnittelijoista. ”Liian paljon, liian pienillä resursseilla liian lyhyessä ajassa”, tiivisti eräs vastaaja ajatuksiaan. Toisessa kommentissa sanottiin, että projekti on esimerkki siitä, millainen ATK-projekti ei saisi olla. Kritisointia on siis esitetty, mutta yli ¾ vastaajista ei tässä kohdassa esittänyt mitään kommenttia eli suurempaa kritisoitavaa ei useimmilla projek-tista kuitenkaan ole.