Vaatimusmäärittelyn vaiheet 1 Tavoitteiden määrittely

Toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteena on paitsi tukea yrityksen toimintaa myös sen toiminnan ohjausta. Järjestelmän tulisi vahvistaa yrityksen strategian toteutumista ja auttaa seuraamaan ja ohjaamaan niitä tavoitteita ja tekijöitä, jotka ovat yrityksen kilpailukyvyn kannalta oleellisia. Asiakastyytyväisyyteen vaikut-tavia tavoitteita ovat paitsi hintakilpailukyky myös laatu (tuotteet ja palvelu) sekä aikatekijät (läpäisyaika, toimitusaika, toimitusvarmuus). Yrityksen oman menestymisen kannalta tärkeää on tyypillisesti kustannusten hallinta (ml. varas-tot), tuottavuus, kapasiteetti, käytettävyys jne. Toiminnanohjausjärjestelmän tulisi tukea näiden tavoitteiden saavuttamista; erityisesti siltä osin kuin ne tuot-tavat ongelmia. Lisäksi järjestelmä voi tuoda hyötyä myös yrityksen asiakkaille esim. saattamalla järjestelmään kertyvän (esim. asiakasta koskevan) tiedon myös yrityksen asiakkaiden saataville.

Koska toiminnanohjausjärjestelmä on varsin suuri ja pitkävaikutteinen inves-tointi, on sen tavoitteita tarkasteltaessa syytä käydä läpi myös kehityssuuntia ja pitkän tähtäimen tavoitteita ja näin varmistaa, ettei järjestelmä jatkossa muutu kehityksen jarruksi.

Tavoitteiden saavuttamista auttaa, jos yleisistä liiketoiminnallisista tavoitteista voidaan johtaa tietojärjestelmähanketta varten konkretisoidut tavoitteet: mitä halutaan saada aikaan järjestelmän käyttöönotolla. Tällaisia voivat olla esimer-kiksi määrättyjen prosessien tai työnkulkujen nopeuttaminen, tietyn päällek-käistyön vähentäminen, eri toimipisteiden yhteispelin kehittäminen, tiedon syöttö vain yhteen kertaan ja parempi hyödyntäminen jne. Tavoitteiden tarkas-telu aika ajoin vaatimusten määrittelyssä ja käyttöönoton aikana auttaa suuntau-tumaan niihin asioihin, jotka ovat yrityksen kannalta oleellisia.

4.2 Tarpeiden tunnistus

Tietojärjestelmähankkeesta päätettäessä yrityksellä on yleensä jokin käsitys siitä, mihin järjestelmää tarvitaan. Tarpeet eivät kuitenkaan useimmiten ole niin sel-keitä, että ne voitaisiin vain kerätä yhteen vaatimuksiksi. Konkreettinen tavoit-teen asettelu tukee myös tarpeiden tunnistusta. Tyypillisesti tarpeet pitää tunnis-taa, poimia, perata ja kypsyttää ennen kuin niistä saadaan vaatimuksia.

Kuvassa 2 on yksi esitys niistä asiakokonaisuuksista, joita pk-yrityksen tulisi käydä läpi tietojärjestelmähankkeen tarpeita kartoitettaessa. Lähtökohtana on, että päätös tietojärjestelmähankkeesta on jo tehty perustuen esim. yrityksen liiketoiminta- tai/ja tietotekniikkastrategioihin.

Kuten edellä todettiin, on tärkeä pitää mielessä, mitkä ovat liiketoiminnan kan-nalta tärkeät tavoitteet, ts. mistä yrityksen kilpailukyky muodostuu, jotta järjes-telmän avulla pystytään seuraamaan ja ohjaamaan näitä tekijöitä. Nykytilanne ja nykyiset toimintaprosessit ja niiden ongelmat tulee tunnistaa, jotta osattaisiin tarttua oikeisiin asioihin. Olemassa olevat järjestelmät, joista ei luovuta, tulee ottaa huomioon.

Koska järjestelmähankinta on aina kauaskantoinen hanke, tulee miettiä myös tulevaisuuden vaatimuksia. On syytä varautua muutoksiin sekä tuotantolaitteis-toissa, tuotteissa että organisaatioissa. Järjestelmä ei siis saa olla niin jäykkä, että sitä ei pystytä kohtuullisin ja mieluiten yrityksen omin resurssein muokkaamaan toimintaympäristön muutosten tullessa.

Yritykset toimivat jatkuvassa yhteydessä muihin yrityksiin, toisaalta asiakkaisiin ja toisaalta alihankkijoihin tai toimittajiin päin. Näihin suhteisiin liittyy myös informaation välitys ja käsittely. Tietojärjestelmätarpeita mietittäessä kannattaa myös käydä läpi sitä, miten tietojärjestelmä voisi tukea näitä yhteistyösuhteita.

Erityisen tärkeitä ovat esim. sopimusvalmistajan suhteet päämies-yritykseen ym.

pidemmälle kehittyneet yhteistyösuhteet.

N ykytilanne:

(asiakkaat, alihankkijat...) Ohjelmistotoimittajat, konsultit

Toteutusprojektin suunnittelu

Kuva 2. Vaatimusten tunnistaminen pk-yrityksen tietojärjestelmähankinnassa.

Teknologian kehittyessä esiin on noussut tietotekniikan rooli ei ainoastaan toi-minnan tukena, vaan myös uusien mahdollisuuksien luojana liiketoiminnalle.

Tältä osin pk-yrityksen voi olla vaikea yksin tunnistaa ja löytää mahdollisuuksi-aan. Tällöin mieluiten yrityksen luottamusta nauttivan tietojärjestelmäkumppa-nin, esim. ohjelmistotoimittajan tai -konsultin, tuki voisi olla tarpeen. Tässä pohdinnassa tulee olla mukana yrityksen liiketoiminnan tuntemus.

Tarpeiden tunnistus luo pohjan uusien toimintaprosessien määrittelylle ja vaati-musten esittämiselle. Kuva 2 ottaa kantaa myös siihen, minkä osapuolien tulisi ottaa osaa kuhunkin pohdintavaiheeseen. Se, miten vahvasti osapuolet ovat mukana prosessissa, vaihtelee yrityksen tilanteen ja asioiden painotuksen mu-kaan. Vaikka tietojärjestelmäkonsulteilla olisi esitettyä isompi rooli prosessissa, tarvitaan joka tapauksessa hankintaprojektille yrityksen sisäinen päällikkö, joka tietää missä mennään ja joka pitää huolta yrityksen tavoitteista.

Koska toiminnanohjausjärjestelmä integroi laajasti yrityksen eri toimipisteitä, toimintoja ja henkilöitä, sen tarpeiden tunnistusta ei voi jättää pelkästään johdon tai atk-tuen tehtäväksi. Tyypillisesti ainakin taloushallinto ja sen eri osa-alueet, tuotanto ja varastotoiminnot on saatava mukaan tarpeiden kartoitukseen. Jos järjestelmää on tarkoitus soveltaa useissa erillisissä toimipisteissä, on hyvä päästä selville niiden toimintakulttuurien ja -tapojen eroista realistisen

toteutuk-sen saavuttamiseksi. Menetelminä voidaan käyttää mm. työryhmiä, keskusteluja, haastatteluja ja kyselyitä. Loppukäyttäjien mukaan ottaminen on tarpeellista paitsi teknisen määrittelyn tuloksen myös organisatorisen käyttöönoton, henki-löstön sitouttamisen kannalta. Jo kartoitusvaiheessa hankkeella on hyvä olla projektipäällikkö.

4.3 Tarpeista vaatimuksiksi

Koska tarpeiden kartoitusta tehdään yleensä useilla menetelmillä ja useissa ryhmissä, voivat kootut tarpeet sisältää toisaalta päällekkäisiä ja toisaalta myös ristiriitaisia asioita. Lisäksi esitystasot voivat vaihdella. Niinpä vaatimusten luominen vaatii tarpeiden usein iteratiivista käsittelyä mm. listaamalla, ryhmit-telemällä ja asettamalla tärkeysjärjestykseen. Jos hankkeelle on alunperin mää-ritelty konkreettiset tavoitteet, ne auttavat priorisoinnissa.

Koska tarpeet tyypillisesti kertyvät eri toiminnoista, tässä vaiheessa on tärkeää hahmottaa toimintakokonaisuus: miten eri tarpeet yhdistetään, miten kokonais-prosessi toimii ja mikä on järjestelmän rooli siinä.. Yhteistä käsittelyä ja valintaa tukemaan voidaan käyttää myös toimintaprosessien mallintamista ym. menetel-miä. Aina pk-yrityksillä ei ole kuitenkaan valmiuksia ko. kuvaukseen, jolloin ne tarvitsevat siihen joko ohjelmistotoimittajan tai konsultin apua. Tästä syystä esim. prosessien kuvaaminen nousee usein esiin vasta siinä vaiheessa, kun tar-kastellaan potentiaalisen tuotteen soveltuvuutta yrityksen toimintaan.

Tarpeiden läpikäynnin yhteydessä on syytä pohtia myös sitä, mikä on ihmisen ja mikä järjestelmän rooli eri toiminnoissa, ts. mitä pyritään automatisoimaan ja mitä jätetään ihmisen hoidettavaksi. Vaikka toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan automatisoida esim. taloushallinnon toimintoja, sen tärkein rooli on kuitenkin tukea ihmisten toimintaa tiedon hallinnan kautta. Jo informaation tallennus ja helppo saatavuus kaikille, jotka organisaatiossa sitä tarvitsevat, auttaa toimintaa. Haluttaessa voidaan automatisointiastetta lisätä informaation jalostuksella, esim. eri tietojen yhdistelyllä ja analysoinnilla, sekä päätöksenteon tuella lisäämällä mukaan kvalitatiivista asiantuntemusta (esim. entä-jos-analyysejä, simulointia, sääntöjä jne...). Kaikkia toimintoja ei kuitenkaan voida toteuttaa automaattisesti, vaan välissä tarvitaan ihmisen päätöksentekoa ja osal-listumista.

4.4 Vaatimusten dokumentointi

Hankkeen tavoitteet sekä analysoinnin, muokkauksen ja priorisoinnin tuloksena saatavat vaatimukset tallennetaan dokumenttiin, jota voidaan käyttää paitsi organisaation oman hankkeen ohjauksen tukena myös yhteyksissä ohjelmisto-toimittajiin. Tarjouspyynnön liitteeksi voidaan vielä laatia keskeisistä vaatimuk-sista lista, johon toimittajaa pyydetään ottamaan kantaa (miten ko. tuote täyttää vaatimukset). Mahdolliset prosessikuvaukset/mallit liitetään dokumentaatioon.

4.5 Vaatimukset ja ohjelmistotuote

Pk-yritysten valmiudet vaatimusten määrittelyyn vaihtelevat. Vaikka pk-yritys olisikin selvittänyt tarpeitaan ja tavoitteitaan ennen yhteydenottoa ohjelmisto-toimittajiin, on usein ongelmana se, että tarpeet ovat irrallisia toisistaan ja yri-tyksessä ei ole pystytty hahmottamaan kokonaisprosesseja: miten yritys koko-naisuutena toimii, mikä vaikuttaa mihinkin. Jos koko prosessia ei tunneta, ei myöskään ymmärretä toiminnanohjausjärjestelmän eri osien ja toimintojen merkitystä ja systeemin hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Siksi on edullista, jos ohjelmistotoimittaja voi tuotettaan tarjotessaan mahdollisimman konkreettisesti esittää, miten systeemi tukee yrityksen toimintaa ja millaisia toimintatapoja se mahdollistaa tai vaatii. Yhtenä mahdollisuutena tässä on kuvata ohjelmistotuo-tetta ja sen eri vaihtoehtoja prosessi-, työnkulku- tai tietovuomalleilla.

Mallien hyväksikäyttö ei ole itsetarkoitus eikä se takaa hankkeen onnistumista.

Mallien avulla on tarkoitus lisätä ymmärrystä siitä, mitä tavoitellaan, ja siten saada aikaan mahdollisimman hyvä toteutus. Sovellettaessa malleja pk-yrityksissä tulee löytää oleelliset asiat (esim. vaihtoehtoiset toimintatavat) ja sopiva esitystaso. Mallien hyväksikäyttö myynnistä alkaen auttaisi loppukäyttä-jää ymmärtämään, mitä on ostamassa. Samojen prosessimallien käyttö läpi käyttöönoton totuttaisi asiakasyrityksen toimijat prosessiajatteluun sekä loisi pohjaa myös asiakasorganisaation yhteiselle näkemykselle.