Eduskunnan tietohallinnon koordinaattorina toimii hallinto-osastoon kuuluva tietohallinto-toimisto, joka vastaa tietohallinnon linjauksista sekä tietotekniikkahankkeiden suunnittelus-ta, budjetoinnissuunnittelus-ta, läpiviennistä ja seurannasta. Pääosa tietotekniikan tukipalveluista on tie-tohallintotoimiston vastuulla (Eduskunta 2002b; 2005b).
Tietohallintoasioista päätetään ja asioihin vaikutetaan monissa eduskunnan päätöksente-koelimissä ja johtoryhmissä. Esimerkkeinä näistä ovat puhemiesneuvosto, kansliatoimikun-ta, kanslian johtoryhmä75, osastojen ja erillishallintoyksiköiden linjajohto, hallintojohtaja, tietohallinnon johtoryhmä, verkkopalvelujen yhteistyöryhmä ja tietohallintopäällikkö. Mo-nimutkaisesta ja monikerroksisesta organisaatiorakenteesta huolimatta päättäminen on kui-tenkin käytännössä useimmiten sujunut joustavasti. Tarpeita organisaatiorakenteen yksin-kertaistamiseksi on kuitenkin selvästi nähtävissä.
Eduskunnan tietojenkäsittelyn kehittäminen ja palvelujen ylläpito on perustunut keskitet-tyyn organisaatiomalliin. Keskitetty malli on sopinut hyvin eduskunnan kanslian muuhun organisaatiorakenteeseen, jossa traditionaalisen valtionhallinnon virasto-organisaation ta-paan korostuvat hierarkkisuus ja organisaation yksiköiden päälliköiden asemaan perustuva päätöksenteko.
Tietohallintotoimiston tehtävät ovat seuraavat (Eduskunta 2002b):
· tietojenkäsittelyn yleissuunnittelu ja koordinointi
· tietoteknisten ratkaisujen hoito ja ylläpito
· tietojenkäsittelyn koulutuksen organisointi
· tietotekniikan käyttäjien opastus ja neuvonta
· yksikkökohtaisen kehittämistyön tukeminen
· tietotekniikkaan ja tietohallintoon liittyvä tiedotus
Eduskunnan tietojärjestelmään kuuluvia keskitettyjä palveluja ovat muun muassa (Eduskunta 2002b):
· peruspalvelut, kuten esimerkiksi tekstinkäsittely ja sähköposti
· FAKTA-järjestelmä (intranet), joka sisältää esimerkiksi uutispalvelut
· julkiset tietopankit, mm. Finlex
· Eduskunnan kirjaston järjestelmät
· telemaattiset palvelut (Internet)
75 Kanslian johtoryhmän perustaminen voidaan ainakin jossain mielessä laskea Eduskunnan tiedon ja tietämyk-senhallinta – projektin ansioksi, koska projektin raportissa todettiin monien kehittämishankkeiden vaativan tiivis-tä osastojen välistiivis-tä yhteistoimintaa. Sen vuoksi raportissa ehdotettiin kanslian johtoryhmän perustamista.
(Eduskunta 2001)
· valtiopäiväasioiden seurantajärjestelmä
· sähköiset tekstiarkistot
· täysistunnon kulun seuranta- ja äänestysjärjestelmä
· etäkäyttöratkaisut, esimerkiksi kansanedustajien kotitietokoneet
Tämän lisäksi tietojärjestelmä palvelee myös asiakirjahallintoa, henkilöstö- ja taloushallin-toa, työterveyshuoltaloushallin-toa, virastopalvelua sekä kiinteistö- ja materiaalihallintoa.
Kaikki edellä luetellut tehtävät ja palvelut ylläpidetään ja kehitetään keskitetysti. Käyttäjiltä tai käyttäjäyksiköiltä ei peritä käytöstä mitään korvauksia ja toimitaan kuten muidenkin palveluiden tuottamisen kanssa eduskunnassa, sisäistä laskutusta ei käytetä. Vastapainona palvelut tuotetaan samanlaisina kaikille käyttäjille ja yksiköille eikä mitään "räätälöintiä"
tehdä. (Mustajärvi 2003.)
Toisaalta tietotekniikan laajentuva soveltaminen ja käyttö on aiheuttanut muutoksia työpro-sesseihin ja toimintatapoihin. Tällöin tietotekniikka on kytkeytynyt entistä kiinteämmin ko-ko eduskunnan toiminnan kehittämiseen. Tietotekniikan kehittämisen painopistettä ja pää-töksentekoa olisi tämän johdosta siirrettävä lähemmäksi yksikköjen normaalia kehittämistä, suunnittelua ja päätöksentekoa.
Yksikön omat valinnat, poikkeaminen keskitetyistä ratkaisuista, merkitsevät yleensä myös yksikön oman tietotekniikkapanostuksen kasvattamista. Tämä on varsin vahvasti ohjannut yksiköitä yhteisten ratkaisujen käyttöön. Päätöstilanteessa seurausvaikutukset on tarvittaes-sa arvioitava koko eduskunnan tasolla.
Laajasti ymmärrettynä eduskunta muodostaa "konsernin", jonka tietohallinto muodostuu keskitetystä tietohallinnosta ja eri organisaatioyksiköiden sisäisestä tietohallinnosta. Tällä on pyritty hakemaan volyymietuja, yhteisiä standardeja ja käytäntöjä sekä keskittämään varsinkin alkuvaiheessa vähäistä tietotekniikkaosaamista. Vaarana keskittämisessä on se, että tietohallinto eriytyy toiminnasta ja toimintayksiköillä ei ole järjestelmien omistajuutta.
Hajautetun organisaatiomallin etuna on aivan ilmeisesti toimintavetoinen järjestelmien ke-hittäminen ja yksikköjen omistamat järjestelmät. Eräänlaisella federaatiomallilla voidaan pyrkiä saavuttamaan sekä keskitetyn että hajautetun mallin hyödyt. (Eduskunta 1997b.) Federalistisen hallintamallin suurin ongelma on riski epäselvistä päätösvaltuuksista eli toi-minta ei todellisuudessa olisi kenenkään hallinnassa. Aika kuluu epäselvyyksien ratkomi-seen tai riitelyyn ja lisäksi ei-kenenkään tehtävät saattavat jäädä hoitamatta. (Yetton 1997;
Dahlberg 2005)
Kuvio 18. Tietohallinnon organisointimalli (Eduskunta 1997b)
Tietotekniikkapolitiikka on vuosien mittaan yksiköiden oman osaamisen kasvaessa ohjau-tunut federaatio-mallin suuntaan. Visiot ja strategiat pyritään luomaan tietohallintotoimis-ton ja toimintayksiköiden yhteistyönä. Erityisesti eduskunnan tietojenkäsittelyn kehittämi-sen alkuvuosina asetettiin atk:lle ja tietotekniikalle yksiselitteinen ehto: "Atk:n tulee taipua lainsäädäntötyön vaatimuksiin". Tämä johti (ja johtaa edelleen) tietojärjestelmiä kehitettä-essä siihen, että järjestelmiin koodattiin kaikki silloisten manuaalisten työprosessien yksi-tyiskohdat, viimeistä piirtoa myöten. Tuloksena saadut järjestelmät olivat suhteellisen kal-liita ja pientenkin muutosten tekeminen oli vaikeaa ja hidasta "atk-sementin" vuoksi. Toi-minnan kehittämisvaatimusta on kuitenkin korostettava, sillä ilman toiminnallisten proses-sien uudistamista hyödyntämään uutta tekniikkaa toimintojen automatisoinnissa saavute-taan hyvin vähän tuottavuus- ja taloudellisuushyötyjä (Ulkoasiainministeriö 2006). Tieto-tekniikka sinänsä on keskeinen muutostekijä julkishallinnon organisaatioiden kehittämises-sä. Koivulan tutkimuksen (2008, 134) mukaan yli puolessa kyselyyn vastanneista (71 vas-tausta) organisaatioista oli tapahtunut organisaatiomuutoksia tietotekniikan vaikutuksesta.
Coombsin mukaan organisaation muutosta ja tietotekniikan muutosta on kuitenkin pidettä-vä saman prosessin tuloksina, eikä ajateltava toisen muuttavan toista. Tietotekniikan käyt-täminen organisaatiomuutoksen läpiviemiseen ei Coombsin mukaan toimi, kuten ei myös-kään kovin hyvin toisin päin. Tietotekniikan ammattilaisten tulisi kehittyä myös organisaa-tioteorioiden asiantuntijoiksi. (1997, 254-255)
Tietotekniikan kehittämiseen liittyy parlamenteissa omia vaikeuksiaan. Leston-Bandeiran mukaan vanhat instituutiot, esimerkiksi parlamentit, vastustavat perinteisesti muutoksia.
Erityisesti vastustetaan ulkoapäin tulevia muutoksia, joita esimerkiksi tietotekniikka aiheut-taa. Vaikeuksia parlamenttien henkilökunnalle tuottaa seurata nopeasti kehittyvän ja muut-tuvan tietotekniikan vaikutuksia hitaan poliittisen prosessin läpi. Tietotekniikan käytön aloittaminen merkitsee aina muutoksia työprosesseihin ja kulttuuriin – ne ovat vaikeita ja hitaita muutoksia. Parlamentteihin on vuosikymmenien, jopa vuosisatojen kuluessa kehitty-nyt ”instituution muisti”, joka vastustaa muutoksia. Lisäksi tietotekniikan ammattilaisstatus merkitsee erottautumista omaan valtakuntaansa irti ”poliittisesta” toiminnasta. (Leston-Bandeira 2007.) Nämä havainnot pitävät mielestäni paikkansa myös eduskunnan suhteen.
₪Mielipide₪
Lisää atk-sementtiä
Eduskunnan täysistunnoissa tehdyt päätökset kirjataan istunnon aikana salin tietojärjestelmään, josta ne voidaan nähdä välittömästi web-palvelussa eduskunnassa ja eduskunnan ulkopuolella.
Nyt kuitenkin yhdessä kehittämisprojektissa rakennetaan tietojärjestelmää, jolla verkossa olevista päätöstiedoista tehdään päätöspöytäkirja-asiakirja (paperimuotoinen). Tämä asiakirja voidaan sit-ten julkaista verkossa ja myös lähettää sähköpostin liitteenä käsittelyyn osallistuviin yksikköihin.
Tämä on turhaa, koska tiedothan ovat jo verkossa nähtävissä. Kaikki tehdään sen vuoksi, että voitaisiin säilyttää vanha manuaalinen prosessi ennallaan. Parempi ratkaisu olisi mielestäni ollut muuttaa eduskunnan työjärjestyksen yksi vanhentunut pykälä nykyaikaiseen muotoon.
Olli Mustajärvi
Toisaalta toiminnan muutoksiin ei ehkä ole ollut kovin suurta tarvetta. Saksalainen parla-mentaarikko Uwe Küster (2004) ilmaisi asian seuraavasti: "The process of bill making hasn't changed for the last 150 years.” Tämä on kärjistetty mielipide, mutta kuvannee hyvin sitä, että lakia säätävien institutionaalisten elinten asioiden käsittelyprosessit muuttuvat harvoin. Eduskunnankin lainsäätämiseen liittyvissä ydinprosesseissa on tapahtunut verrat-tain vähän muutoksia sinä aikana kun tietotekniikkaa on laajassa mitassa hyödynnetty eduskunnassa. Sen sijaan lainsäädännön tukiprosessit ovat kyllä muuttuneet voimakkaasti-kin, yhtenä esimerkkinä mainittakoon vain asiakirjatuotannossa tapahtuneet uudistukset.
Oli miten oli, viime vuosina myös eduskunnassa on aikaisempaa selvemmin oivallettu esi-merkiksi Halke2010 hallinnon kehittämishankkeen vaikutuksesta, että tietojärjestelmien kehittäminen liittyy kiinteästi toiminnan ja työprosessien kehittämiseen ja uudistamiseen (Eduskunta 2008a).
Tietohallinnon strategioiden laadinnassa on usein toivottu, että eduskunnan kanslian ja eh-käpä koko eduskunnankin osalta olisi käytettävissä selkeä ja tavoitteellinen toimintastrate-gia76. Toimintastrategian pohjalta laadittaisiin sitä tukeva tietotekniikkastrategia. Kun näin ei ole ollut, on tietohallinnon strategioiden laadinnan yhteydessä jouduttu miettimään myös eduskunnan toiminnan tavoitteita ja sillä tavoin on jotenkin, usein aika lailla ontuen, saatu yhteinen strategia aikaan. Ehkäpä tällä menettelyllä on ratkaistu joustavasti luvussa 2.3 mainittu strategioiden yhteensovittamisongelma ja otettu askel konvergenssi-ajattelun suun-taan.
Tietointensiivissä yrityksissä tulisi löytää tietotekniikan ja toiminnan integroituja strategioi-ta, joiden pohjalta infrastruktuuri tehdään joustavaksi. IT-päätösvallan tietty hajauttaminen lisää tietotekniikan tehokkuutta. Täysi keskittäminen ei tuo tarpeellisia toimintahyötyjä, vaikka voikin merkitä kustannussäästöjä. (Strömberg & Vesa 2005.)