Kansanedustajien tietotekniikkaan liittyviä toiveita on selvitetty monella eri tavalla. Käyttä-jien tyytyväisyyskyselyissä vuodesta 1990 lähtien on kysytty käyttäjiltä paitsi tyytyväisyyt-tä tietohallinnon palveluihin myös toiveita uusiksi palveluiksi tai ratkaisuiksi. Esille tulleet toiveet liittyvät useimmiten pieniin teknisiin ongelmiin tai toiveisiin tyyliin "se ja se verk-kotulostin pitää saada toimimaan paremmin" tai "etäyhteyksien käyttö on hankalaa monien erilaisten kirjautumisten vuoksi". Joskus tulee esiin myös laajempia toiveita kuten "akuutit asiat saatava [intranetin] etusivulle, käyttäjäkohtaisesti profiloituna" tai "hiljaisen tiedon hyödyntäminen tehostuu" (Eduskunta 2001). Varsin selkeästi on havaittavissa, että toiveet useimmiten liittyvät olemassa olevien palveluiden kehittämiseen tai virittämiseen.
Har-vemmin toivotaan kokonaan uusia palveluja tai sellaisia palveluja, jotka muuttaisivat olen-naisesti jo käytössä olevia työprosesseja.
Seuraavassa taulukossa on esitetty tiivistetysti ja esimerkinomaisesti, millaisia tarpeita kan-sanedustajat ovat esittäneet tietohallinnon kehittämiselle 1980- ja 1990-luvuilla. Näitä tar-peita on kartoitettu monissa käyttäjätyytyväisyyskyselyissä (esim. Eduskunta 1993a) ja tie-tohallintolinjauksiin (esim. Eduskunta 1985; 1993b; 1994b) liittyvissä haastatteluissa.
Taulukko 12. Kansanedustajien tietotekniikan suhteen esittämiä toiveita 1980- ja 1990 luvuil-la
Kansanedustajien käyttäjätyytyväisyyskyselyissä ja tieto-hallintolinjausten laatimisen yhteydessä tehdyissä haastat-teluissa esittämiä tyypillisiä tietotekniikkatoiveita 1980- ja 1990 -luvuilla puheen-vuorojen varaus ennen istuntoa sähköisesti)
-tilastojen ja muun tausta-aineiston käyttömahdollisuus -etäyhteydet kotikäyttöä varten
Toiveet ovat olleet yleensä varsin pieniä ja usein luonteeltaan teknisiä. Esille on tullut kui-tenkin myös suuria toiveita: Sähköisen asiankäsittelyn tuominen kansanedustajan lainsäätä-jän rooliin ja erilaisten laskentamallien käyttö ovat paitsi periaatteellisia kysymyksiä myös tietoteknisesti haastavia kehittämiskohteita. Lisäksi kaikissa kyselyissä vastaajilta on tullut toive tietojärjestelmien helppokäyttöisyydestä ja käyttäjäystävällisyydestä.
Seuraavassa kuvassa on yhtenä esimerkkinä kansanedustaja Kimmo Sasin esittämä toive saada eduskunnan käyttöön verotukseen ja sosiaalisiin tulonsiirtoihin liittyvä laskentamalli.
Aloitteen johdosta verotukseen liittyvä yksinkertainen malli oli joitakin vuosia käytössä.
Sosiaalietuuksiin liittyvää mallia kokeiltiin muutaman kerran, mutta sitä ei kuitenkaan otet-tu jatkuvaan käyttöön. Malli sinänsä oli varsin helppokäyttöinen ja mielestäni ainakin va-liokunnat ja eduskuntaryhmät olisivat voineet hyödyntää sitä.
83 Eduskunnassa kokeiltiin 1990-luvun alussa sosiaalietuuksiin ja verotukseen liittyvää Tampereen yliopistossa kehitettyä simulointimallia. Malli toimi mikrotietokoneella ja se oli varsin helppokäyttöinen, mutta siitä huoli-matta sen käyttöä ei haluttu jatkaa.
Kuva 3. Aloite laskentaohjelmien saamiseksi eduskunnan käyttöön
Tulevaisuusvaliokunnan tietämyksen hallinnan tilannetta analysoivassa raportissa on tuotu esille muiden toiminnan kehittämisehdotusten lisäksi myös tietohallinnon palveluihin liitty-viä toiveita. Käyttäjien toivomuslistalla on muun muassa (Suurla 2001; Suurla ym. 2002)
· tiedon hallinnan apuvälineitä, kuten esimerkiksi eri kansanedustajatyypeille profiloituja palvelupaketteja, valiokunnille tiedon hakuja helpottavia linkkejä aiheittain olemassa olevaan aineistoon, helppoja yhteyksiä ulkopuolisiin tieto-kantoihin ja automaattisesti saatavia päivitettyjä tunnuslukuja
· tietojen jakamista ja yhteiskäyttöä omassa eduskuntaryhmässä ja valiokunnassa
· verkkokeskustelun työvälineitä
· samanlaisia työkaluja84 eduskuntaan kuin mitä yleensä muualla käytetään Tämän lisäksi vuosien mittaan on tehty useita kirjallisia tai suullisia kyselytutkimuksia, joi-den yhteydessä on sivuttu kansanedustajien tietotekniikan käyttöä ja vaikutuksia sekä tieto-tekniikkaan liittyviä toiveita:
· Eduskunnan tietämyksen hallinnan projektin yhteydessä vuosina 2002–2003 on analysoitu kansanedustajien tietotekniikkapalvelujen käyttöä ja niihin liittyviä toiveita (Eduskunta 2001).
84 Oikeastaan tällä tarkoitetaan sitä, että käytettävien tiedostomuotojen tulee olla samoja tai yhteensopivia.
· Tietohallintolinjausten yhteydessä vuosina 1984–2005 on haastateltu aina muu-tamia kansanedustajia nykytilanteen analysoimiseksi (Eduskunta 2002b; Edus-kunta 2005b).
· Osaamiskartoituksessa vuonna 2002–2003 on tutkittu käyttäjien tietotekniikka-palvelujen käyttötaitoa.
· Palvelukyselyissä vuosina 1990–2006 on usein kysytty vastaajien eri tietojär-jestelmien käytön määrää ja arviota järtietojär-jestelmien tarpeellisuudessa käyttäjätyy-tyväisyyden lisäksi.
· Eduskuntaryhmien edustajia on haastateltu tietotekniikkapalveluihin liittyvistä toiveista ja ongelmista.
· Hallintopalvelujen tyytyväisyyskyselyssä on kysytty myös tietotekniikkapalve-lujen käytöstä ja tyytyväisyydestä niihin.
· Kontti-kysely kartoitti mobiilikäytön tarpeita (Kolari ym. 2004).
Sähköisen työpöydän määrittelyn yhteydessä esitettyjä toiveita
Sähköisen työpöydän määrittelyssä pyrittiin kehittämään eduskunnan intranet-palvelua, tie-toja tarjoavaa Fakta-järjestelmää, uudelle tasolle. Tavoitteena oli lähteä toteuttamaan uutta käyttöliittymää eduskunnan tietojärjestelmien palveluihin. Sähköisen työpöydän määritte-lyn yhteydessä keväällä 2006 tehtiin käyttäjäkysely, jolla haluttiin selvittää käyttäjien tieto-hallinnon palveluihin liittyviä toiveita. Verkkokyselyyn saatiin yhteensä 382 vastausta.
Vastausprosentti on siis noin 40 %, mitä voidaan pitää varsin hyvänä. (Eduskunta 2006c).
Vastaajia pyydettiin arvioimaan asteikolla 1-5 (1 = ei merkitystä, 5 = erittäin tärkeä) mah-dollisia sähköisellä työpöydällä tarjottavia palveluja. Tavoitteena oli muodostaa käsitys sähköisen työpöydän keskeisistä elementeistä.
Seuraavassa on lueteltu ryhmiteltynä ne elementit, jotka saivat vastauskeskiarvokseen tär-keän tai erittäin tärtär-keän.
Tiedon ja tietämyksen hallinta:
· omien tietojen hallinta (esim. omat tiedostot ja sähköpostit, kalente-ri, henkilötiedot)
· yksikön/ryhmän tietojen hallinta (yksikön intranet)
· eduskuntatyön tiedon hallinta (täysistunnot, valiokunnat)
· verkkolevyillä olevien tietojen hallinta
· eduskunnan tietopalvelu
· ulkoiset tietolähteet
· hakupalvelut sisäisiin ja ulkoisiin tietoihin
· palvelut mobiilikäytössä (kansanedustajien, avustajien ja eduskunta-ryhmien kanslioiden mielestä tärkeitä)
Tiedottaminen ja viestintä:
· tiedottaminen päätöksistä
· realiaikainen tiedonjakelu, esim. istuntojen katselu, auditorion ko-koukset (eduskuntaryhmien kanslioiden ja avustajien mielestä tär-keä)
· tapahtumakalenteri
· sähköposti
· pikaviestintä (kansanedustajien, avustajien ja eduskuntaryhmien kanslioiden mielestä tärkeä)
Ajan ja resurssien hallinta:
· henkilökohtainen kalenteri
· oman työyhteisön kalenterit
· työryhmien kalenterit ja kokousvaraukset
· edellä mainitut mobiilikäytössä (kansanedustajien, avustajien ja eduskuntaryhmien kanslioiden mielestä tärkeitä)
Työryhmä- ja projektityöskentelyn tuki:
· tässä ryhmässä keskiarvoltaan tärkeiksi koettuja palveluja ei ollut.
Jokseenkin tärkeiksi arvioitiin tuki yhteistyölle (esim. eduskunta-ryhmässä, valiokunnassa), projektityötilat ja yhteistyötä sidosryh-mien kanssa tukevat palvelut).
Sähköiset asiointi- ja tukipalvelut:
· henkilöstöhallinnon sähköiset palvelut
· osaamisen kehittäminen, esim. verkko-opiskelu
· kokouspalvelut
· tietohallinnon tukipalvelut
· työterveyspalvelut
Eduskunnan toimintaan liittyvien prosessien tuki:
· lainsäädännön tehtävien ja työnkulkujen tukeminen (kansanedusta-jien ja avusta(kansanedusta-jien mielestä)
· Jokseenkin tärkeiksi arvioitiin hallinnon tehtävien ja työnkulkujen tukeminen, työnkulkuja ja tehtävien hallintaa tukeva työtila ja pro-sessien ohjeistukset. Kansanedustajat ja avustajat pitivät myös e-demokratiaa edistäviä välineitä (esimerkiksi verkkokeskusteluja kansalaisten kanssa) jokseenkin tärkeinä.
Kyselyn tuloksia voidaan hyödyntää sähköistä työpöytää kehitettäessä ja palveluja toisiinsa integroitaessa. Toisaalta kyselystä oli havaittavissa myös se, että käyttäjille ennestään tutut palvelut koettiin tärkeiksi ja uudet tuntemattomat palvelut vähemmän tärkeiksi. Sähköisen työpöydän määrittelyn yhteydessä näitäkin "tuntemattomia" asioita nostettiin esille ja ne pääsivät mukaan kehittämiskohteisiin.
Muissa selvityksissä esille tulleita toiveita
Monikanavapalveluitaselvittäneessä hankkeessa haastateltiin viittä kansanedustajaa (Helisniemi 2005).
Kansanedustajien on pystyttävä keskittymään oman missionsa kannalta olennaisiin asioihin ja rajaamaan siten oma työkenttänsä. Eduskunnan tulee tarjota kansanedustajien käyttöön eri rooleja ja vuorovaikutusympäristöjä tukevat sähköiset työtilat. Demokratian edistäminen kuuluu myös eduskunnalle. Tehtävänä ei saa kuitenkaan olla "näennäisdemokratian" lisää-minen, vaan tavoitteena tulisi olla edustuksellisen demokratian tukeminen tietotekniikan ratkaisujen avulla. Tällöin kansalaisilla olisi vahvat mahdollisuudet osallistua asioista päät-tämiseen ja muuhun yhteiskunnalliseen toimintaan. Tähän eduskunnan tulisi luoda mahdol-lisuuksia, mutta viime kädessä kansanedustajat ja eduskuntaryhmät päättävät mahdollisuuk-sien hyödyntämistavasta.
Puhelin- ja viestintäpalvelujen uusimiseen liittyviä ratkaisuja kartoitettaessa haastateltiin kansanedustajia. Haastattelujen tuloksen voi pelkistää seuraavasti (Riipinen 2007):
· Kansanedustajat ovat niin heterogeeninen käyttäjäryhmä, että on vaikea löytää kaikille sopivaa yhtenäistä palvelukokonaisuutta. Yhtenäinen "demokraatti-nen" tapa antaa kaikille samanlaiset välineet käyttöön, ei tuo parasta mahdol-lista lopputulosta. Jos kansanedustajalla ei ole jonkin järjestelmän, laitteen tai palvelun käyttötarvetta olemassa, niin silloin tarjotut ratkaisut jäävät käyttä-mättä – olivatpa ne objektiivisesti ajateltuna miten hyviä tahansa.
· Edellisen perusteella tulisi siirtyä toimintamalliin, jossa peruskäyttäjille tarjo-taan mahdollisimman pelkistetyt helppokäyttöiset peruspalvelut. Edistyneem-mille käyttäjille, edellä kulkijoiden ryhmälle tarjottaisiin uusia, monipuolisia palveluja. Tämän ryhmän esimerkin perusteella uusien palvelujen käyttö laa-jenisi vähitellen. Tähän kaikkeen liittyisi tehostettu tiedottaminen käytössä olevista palveluista.
· Kaikki haastatellut kansanedustajat pitivät yhteistoimintaa oman avustajansa kanssa ensiarvoisen tärkeänä. Yhteistoiminnan kehittämistä on siis painotetta-va työskentelytapoja ja välineitä kehitettäessä.
· Kansanedustajat eivät olleet valmiita päivittämään tavoitettavuustietojaan muita varten mihinkään järjestelmään. Poliittisessa mielessä saatetaan jopa pyrkiä salaamaan tämän tyyppisiä tietoja. Ja lisäksi "Edustajan päivä on sel-laista sälää, ettei siinä ehdi aktiivisesti päivittämään järjestelmiä ja omaa tavoi-tettavuustietoaan."