Asiakirjahallinnon kehittäminen (eduskunta – valtioneuvosto)

Eduskunnassa oli otettu sähköiset tekstiarkistot käyttöön 1990-luvun alussa. Arkistojen ko-ko kasvoi nopeasti ja varsin pian jouduttiin miettimään kestävämpää ratkaisua kuin tuolloin käytössä olleen tekstinkäsittelyohjelman tallennusmuoto. Vaikka eduskunta pyrki käyttä-mään samaa ohjelmaa ja jopa samaa versiota useita vuosia, koko tekstiarkiston konvertointi uuteen tallennusmuotoon osoittautui työlääksi. Tämän vuoksi ryhdyttiin vuonna 1994 yh-dessä Jyväskylän yliopiston kanssa selvittämään, mitä ratkaisuja olisi käytettävissä. Tällöin havaittiin, että SGML-standardi oli tuolloin käytännössä ainoa vaihtoehto. SGML on riip-pumaton merkkivalikoimien erikoisuuksista, käytössä olevista tekstinkäsittelyohjelmista se-kä muista ohjelmisto- ja laitteistosidonnaisista seikoista. SGML tukee dokumenttien pitse-kä- pitkä-aikaista säilytystä ja hoitoa. Dokumenttien julkaisemiseen ja levittämiseen on käytettävissä SGML:ään perustuva HTML-standardi.

Merkittävimpiä tietohallinnon linjauspäätöksiä on ollut rakenteisen asiakirjastandardin käyttöönotto valtiopäiväasiakirjoissa – eduskunnan keskeisessä tuotteessa. Standardi otet-tiin käyttöön vuosien 1998 – 2000 aikana toteutetuissa projekteissa. Muutosprosesseja ei voi sanoa helpoiksi. Vaikeudet vaihtelivat aliprojektista toiseen. Useimmissa aliprojekteis-sa ponnisteltiin työn muuttumisen ja uusien työvälineiden käyttöönoton synnyttämää vas-tarintaa vastaan. Haasteita tarjosivat myös erilaiset sisältötarpeet ja työskentelytavat. Min-kälainen on hyvä rakenne esim. täysistunnon pöytäkirjalle, joka kuvaa istuntosalin eläviä ja vaihtelevia tilanteita? Montako otsikkotasoa tarvitaan mietinnössä? Miten syntyy asiak-kaan ja toimittajan yhteinen kehittämisajatus, jossa otetaan oikealla tavalla huomioon työnkulkujen ja työskentelytavan merkitys? Miten tukea erilaisia oppijoita ja erilaisia tar-peita?

Haasteita vastaan taisteltiin lähinnä yhteisten keskustelujen, koulutuksen ja lähituen kei-noin. Teknisesti laadintaprosesseja pyrittiin tukemaan toteuttamalla työvälineeseen kulle-kin prosessille soveltuvia apuvälineitä, joilla voitiin helpottaa käyttäjän työtä. Työskente-lyn kannalta tärkeää oli myös se, että tarkastelun kohteena oli koko työprosessi asiakirjan laadinnasta, sen julkaisemiseen verkossa ja painettuna.

Saavutetut tulokset vastasivat mm. seuraaviin asetettuihin tavoitteisiin: Asiakirjojen pit-kään elinipit-kään, uudelleenkäytettävyyteen, avoimeen jatkokäsittelyyn, järjestelmä- ja me-diariippumattomuuteen (työversiot, painetut asiakirjat, verkkopalvelut). Yhteiset standardit sisältörakenteelle ja ulkoasulle kehittivät asiakirjojen laatua, huomattavia taloudellisia säästöjä saatiin painatuskuluissa ja uudet verkkopalvelut avasivat tietä tietoyhteiskuntaan.

Työskentelytavatkin muuttuivat. Vastarinta hävisi ja uusi outo Frame-työväline muuttui vanhaksi tutuksi. Se tukee hyvin asiakirjan rakenteen hallintaa ja sen avulla on helppo tuot-taa rakenteeltuot-taan virheettömiä asiakirjoja ja julkaista ne käyttäjille. Käyttäjämäärät ovat kasvaneet työvälineen käytön laajentuessa vähitellen koko työyksikköön ja korvatessa sa-nelun. Eduskunnassa on tällä hetkellä noin 100 rakenteisen asiakirjan laatijaa.

10.8.2008

Maija-Liisa Jääskeläinen suunnittelija, eduskunta

Eduskunnan ja valtioneuvoston kanslian aloitteesta käynnistettiin vuonna 1995 RASKE-projekti (Rakenteisten ASiakirjastandardien KEhittäminen), johon edellä mainittujen taho-jen lisäksi osallistuivat ulkoasiainministeriö, valtiovarainministeriö, puolustusministeriö, Valtion painatuskeskus (Edita) ja Jyväskylän yliopisto.

RASKE-projektin tuloksena saatiin ensimmäisessä vaiheessa

· selville, että eri ministeriöissä asiakirjojen käsittelyjärjestelmät ja siitä johtu-en myös niidjohtu-en käsittely- ja talljohtu-ennustavat poikkeavat suuresti toisistaan; kus-tannukset ovat suuria

· selvitys lainsäädäntötyön asiakirjojen käyttäjistä, käyttötavoista, elinkaarista ja viittauskäytännöistä, minkä perusteella laadittiin valtiopäiväasiakirjojen rakennekuvaukset

· keskeisiksi ongelmiksi todettiin voimassa olevan lainsäädännön löytämisen vaikeus, erilaiset ja rinnakkaiset tunnistekäytännöt sekä eduskunnan ja val-tioneuvoston yhteisen seurantajärjestelmän puuttuminen

· rakenteiseen tekstiarkistoon ja rakenteisen tekstin tuottamiseen liittyvät pilo-tit

· uusia rakenteisiin asiakirjoihin liittyviä suunnittelumenetelmiä

Eduskunta otti SGML-standardin käyttöön vaiheittain. Ensimmäisenä toteutettiin valiokun-tien mietintöjen ja lausuntojen SGML-ratkaisu. Lopulta, 2000-luvun alusta lähvaliokun-tien kaikki valtiopäiväasiakirjat on tuotettu eduskunnassa SGML-muotoon. Asiakirjan valmistuttua se

jaellaan automaattisesti eri kanaviin: Editaan painettavaksi, eduskunnan intranetiin ja julki-seen www-palveluun sekä tekstiarkistoihin. Monikanavajakelu toimii hyvin. Vaikka paina-tuskustannuksissa on päästy kymmenien prosenttien säästöihin, suurin hyöty eduskunnalle on ollut ilman muuta kehittyneet www-palvelut, joissa asiakirjoja voidaan hakea helposti monipuolisin hakukriteerein ja asiakirjojen katselussa on käytettävissä navigointimahdolli-suudet asiakirjojen osien, asiaan liittyvien asiakirjojen ja muiden tietojärjestelmien välillä.

Asiakirjojen arkistointiin liittyvä ongelma tuli myös ratkaistua.

Eduskunta lähti kehittämään omaa valtiopäiväasiakirjatuotantoaan tavoitteena rakenteinen asiakirjatuotanto. Ensimmäiseksi oli ratkaistava, sopisiko tarjolla olleista laadintaeditoreista joku valtiopäiväasiakirjatuotannon tarpeisiin. Asiakirjatoimisto testasi nämä silloin tarjolla olleet editorit, FrameMakerin ja Wordin. Testaajilta tuli nopeasti täysin yksimielinen viesti, että vain FrameMaker tukee riittävästi laadinnan aikana muuttuvien asiakirjojen tuotantoa, on selkeä ja looginen, hälyttää virheistä eikä edellytä rakennekokonaisuuksiin kuuluvien merkki-en vahtimista. Kuriositeettina mainittakoon, että SGML-lisäominaisuuksilla varustettu Word kaatui lähes poikkeuksetta asiakirjan pituuden ylitettyä kaksi sivua.

Valmistautumisvaiheessa asetettiin myös asiakirjatoimiston vetämä tunnisteiden ja nimeämis-käytäntöjen standardointityöryhmä, jotta asiakirjojen nimikkeet, tunnisteet ja mm. edustajien nimien käyttö saatiin kaikissa asiakirjoissa ja silloisissa tietojärjestelmissä yhtenäistettyä. Kir-java käytäntö oli aiheuttanut jo monia ongelmatilanteita erityisesti tietojärjestelmissä.

Ensimmäiset asiakirjatyypit, joita lähdettiin rakenteistamaan, olivat valiokuntien mietinnöt ja lausunnot. Myös niiden graafinen ulkoasu uudistettiin hyväksyttyjä rakenteita vastaavaksi, mutta sillä periaatteella, että samat ulkoasumääritykset tulivat koskemaan kaikkia eduskunnan asiakirjoja. Toteutusvaiheessa huomio kiinnitettiin valitettavasti liiaksikin eduskunnan sisäi-siin prosesseihin, ja testaamatta jäivät mm. tiedostojen siirrot painotaloon sekä koko muu pai-natusprosessi. Se synnytti huimat valiokunta-asiakirjojen ruuhkat asiakirjatoimistoon, eikä ratkaisuja ulkoasuongelmiin, mm. sanavälistyksiin ja avaamiskerrasta toiseen muuttuvaan ul-koasuun, löytynyt ilman painotalon apua.

Muiden asiakirjatyyppien osaprojekteille pohjatyö oli siis jo tehty, mutta nyt ongelmaksi nou-si se, että seuraavan anou-siakirjatyypin toteutusprojektin määrittelytyössä anou-siakirjatoimiston itses-tään selvinä pitämiä jo olemassa olevia laadintaa helpottaneita ratkaisuja ei ollutkaan sisälly-tetty määrittelyyn mukaan, vaan jopa edustajien nimitietojen poimiminen valmiista edustaja-luettelosta - virheiden välttämiseksi - katsottiin lisätyöksi. Tiukan yhteispalaverin jälkeen työskentelytapa päätettiin muuttaa sellaiseksi, että konsultit tulivat paikan päälle perehtymään kunkin asiakirjan laadintaprosessiin ennen ao. asiakirjatyypin toteutusprojektin määrittelyvai-hetta. Tämä pudotti työmääriä ja poisti lisätyötarpeet kokonaan, joten osaprojektien kustan-nuksetkin putosivat.

Koska projektin tuloksena kaikki muut asiakirjatuotannon tehtävät paitsi painatus siirtyivät kirjapainolta eduskunnan omille yksiköille, kunkin asiakirjatyypin työvaiheet, osapuolet ja kä-sittelyprosessit oli kuvattava yksityiskohtaisesti. Siitä syntyi kansiollinen työohjeita. Mittatap-pioitakin tuli, sillä yhdelle työntekijälle muuttuneet asiakirjatyyppikohtaiset, monimutkaistu-neet työtehtävät sekä ohjelmien ja prosessien hallinta kävivät ylivoimaiseksi, ja hänen oli siir-ryttävä toisiin tehtäviin. Muut kokivat muutokset ja vaativuuden lisääntymisen työtään rikas-tuttaviksi.

Kokemukseni perusteella voin sanoa, että kun tehdään näin iso uudistus, joka ravistelee työn-kulut ja henkilöiden tehtävät pohjia myöten, asianosaisten tulee ehdottomasti olla projekteissa mukana. Näin he voivat omaksua uudet tehtävät ja ohjelmat silloin, kun niistä päätetään. Silti pitää muistaa se, että alkuvaiheessa kaikki työskentelevät varsin mekaanisesti. Vasta tuotanto-prosessien kokonaisuuksien oppiminen ja sisäistäminen alkavat tuoda arkista työskentelyä helpottavia hyötyjä: Työntekijät osaavat ehdottaa työvaiheiden karsimisia ja oikaisemisia ja nostavat esiin laatua parantavia teknisiä tarkistustarpeita. Asiakirjatoimistossakin tuli varsin pian ilmi ns. "Esko Aho – syndrooma": Jos kirjoittaja unohti klikata edustajaluettelosta valit-semansa allekirjoittajan nimen, asiakirjan ylätunnisteeseen tuli luettelosta ensimmäinen