5. ASIAKKUUDEN MENESTYS- JA UHKATEKIJÄT
6.3 SOPIMUSKOKONAISUUDEN KEHITTÄMINEN
Rakennushankkeiden moniulotteisuuden ja toimitusverkon monimuotoisuuden seurauk-sena hankkeen suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi tarvitaan lukuisia sopimuksia eri toi-mijoiden välillä. Sopimuskokonaisuuden monimutkaisuuden vuoksi sopimusten selkeys, yksiselitteisyys ja kattavuus ovat rakennushankkeessa haaste. Tilaaja on toteutusmuodon määräämällä tavalla suorassa sopimussuhteessa ainakin pääurakoitsijaan tai pääurakoitsi-jaan ja suunnittelipääurakoitsi-jaan. Sopimusten avulla yritykset määrittelevät oman toimintansa ja so-pimuskumppaninsa välisen suhteen. Jotta yritykset pystyisivät hallitsemaan liikesuhtei-taan, on niillä oltava kyky määritellä ja neuvotella tarkoituksenmukaiset ehdot sopimuk-siin. Sopimuskokonaisuudella on myös yhteistyötapoja muokkaava vaikutus.
Rakennushankkeessa etenkin pääurakoitsija joutuu hallitsemaan hyvin monimutkaista ko-konaisuutta, jonka ohjaamisesta voidaan varmistua sopimusteknisin keinoin ns. sopimus-johtamisen avulla. Sopimusjohtamiseen kuuluu sopimusehtojen lisäksi osapuolten välinen yhteistyö ja muutostilanteiden hallinta. Asiakkaan ja pääurakoitsijan välillä on rakennus-urakan yleisiin sopimusehtoihin (YSE 98) perustuva sopimus ja sitä täydentävä kohde-kohtainen urakkaohjelma. Urakkaohjelman avulla asiakas määrittelee kohdekohtaisesti noudatettavat menettelytavat ja antaa tilaajalle ohjauskeinoja sekä torjuu ennalta urakka-suorituksissa uhkaavat riskit urakkaehtojen avulla. Lisäksi urakkaohjelman avulla tilaaja määrittelee ne asiat, jotka hän kokee itselleen tärkeiksi. Urakkaehdot ovat sopimustekni-sesti tärkeitä, koska ne määrittelevät rajat, joiden puitteissa asiakas voi puuttua urakoitsijan työsuoritukseen. Urakkaohjelma on keino osoittaa myös asiakkaan odotukset viestinnän suhteen. Sopimusjohtamisessa urakkaohjelman mukainen toiminta varmistetaan yhteis-työmenettelyin. Tärkeimmät yhteistyömenettelyt ovat urakkaneuvottelu, erilaiset katsel-mukset ja työmaakokoukset. Yhteistyömenettelyjä täydentävät yhteisesti sovitut aikataulut, laatusuunnitelmat, laadunvarmistussuunnitelmat ja viestintäsuunnitelma.
Epäselvät tehtävänjako-, alistus- ja vastuusuhteet ovat tyypillisiä uhkia asiakkuudelle, kun sopimuskokonaisuus on monimutkainen. Asiakkuuksien ja toiminnan asiakaslähtöisyyden parantamiseksi rakennusprojektissa kehitystarpeita on erityisesti yhteistyömenettelyjen ja toisaalta suunnittelu- ja rakennusprosessien yhteensovittamisen parantamisessa. Molem-missa asioissa on kyse vuorovaikutuksen toimivuudesta hankkeen osapuolten välillä. Mo-lemmat asiakassuhteen säilymisen kannalta keskeiset asiat eli sekä yhteistyömenettelyt että rakennusprojektin prosessit määritellään osittain sopimuksin. Sopimuskokonaisuudel-la ja sopimusten selkeydellä on siten erittäin tärkeä rooli perusteiden luomisessa hyvän asiakkuuden saavuttamiselle. Jos urakoitsijan käytännöt hankkeen yhteistyömenettelyistä ja toteuttamisen prosesseista eivät tyydytä tilaajaa eikä niistä ole sopimuksin selvästi muu-ta sovittu, ajaudumuu-taan helposti riimuu-tatilanteeseen. Tuolloin urakoitsija on epäonnistunut hy-vän asiakkuuden saavuttamisessa ja edelleen asiakassuhteen säilyttämisessä.
Rakennushankkeen moniulotteisuuden vuoksi eri osapuolten välisiltä sopimuksilta vaadi-taan ja odotevaadi-taan koko toimitusketjun toiminnan parantamista ja etenkin suunnittelun ja toteutuksen yhteensovittamista. Tilaajan ja loppukäyttäjän näkökulmasta tämä merkitsee toteutusta, jossa rakennuskohde valmistuu sovitussa aikataulussa ja sovituilla kustannuksil-la täyttäen tavoitellut kustannuksil-laatu- ja toimivuuskriteerit. Sopimuksin varmistetaan tähän tavoittee-seen pääsemiseksi tarvittavan prosessin toteutuminen. Sopimuksilla pitää tarkastella ja hal-lita rakennushanketta kokonaisuutena sen sijasta, että keskitytään jonkin osa-alueen, esi-merkiksi kustannusten optimointiin. Päätöksenteossa on keskeistä lopputuloksen kannalta oleellisten seikkojen tunnistaminen ja painottaminen. Rakennushankkeissa tyypillinen hankkeiden pilkkominen ja urakoiden alistaminen tekevät sopimuskokonaisuudesta usein hyvin monimutkaisen. Monimutkainen sopimusverkko kasvattaa riskiä epäoleellisiin asioi-hin keskittymisestä, oleellisten kysymysten unohtamisesta sopimusten ulkopuolelle sekä toimivaltuuksien ja vastuiden väärinymmärtämisestä. Aliurakka- ja hankintasopimusten yhteensopivuus pääsopimukseen pitäisikin varmistaa nykyistä paremmin.
Sopimusasiakirjamallit on laadittu määrittelemään vastuut ja valtuudet, kun rakennushan-ke toteutetaan perinteisillä toteutusmuodoilla. Asiakirjamallit eivät sellaisinaan tue uusien toteutusmuotojen kuten projektinjohtomallien ja suunnittelua sisältävien toteutusmuoto-jen käyttöönottoa. Kun sopimusmallien sisältö on käyttötilanteeseen suhteessa puutteelli-nen, on uhkana erimielisyyksiä aiheuttavien epäselvyyksien syntymipuutteelli-nen, päällekkäisyy-det tehtävissä tai joidenkin tarpeellisten tehtävien unohtuminen. Uusien toteutusmuotojen yleistyessä on yleisten sopimusmallien sisältö tarkistettava. Samalla on varmistettava ja tarvittaessa kehitettävä Yleisten sopimusehtojen yhteensopivuus näihin malleihin.
Sopimuksia laadittaessa on kiinnitettävä huomiota siihen, että ne välittävät kaikille osapuolil-le selkeän kuvan hankkeen osapuolten vastuusuhteista ja toimivaltarajoista. Eri osapuolten sopimusten sisältö on syytä käydä avoimesti läpi, jotta vältytään epäselvyyksiltä tehtävien jakautumisesta toimijoiden välillä. Riskien hallinta sopimuksin on paitsi varautumista poik-keamiin myös kustannusten hallintaa. Jos vastuut riskien kantamisesta jäävät epäselviksi, syntyy kustannusarvioihin piilokustannuksia, kun useammat toimijat tekevät riskivarauksia.
Sopimuksien ymmärrettävyyttä ja niissä sovitun täytäntöönpanoa voidaan tehostaa kehittä-mällä sopimuskatselmuskäytäntöä. Sopimuskatselmuksissa käsiteltäviin asioihin voivat kuulua esimerkiksi tilaajan antamille lähtötiedoille asetettavat vaatimukset, lähtötietojen status, tiedonvaihdon aikataulu ja osapuolet sekä vastuuhenkilöt tietojen toimittamisessa.
Toisin kuin urakoitsijat tilaajat eivät koe yhteisen liiketoiminnan kehittämistä tärkeäksi tai haluttavaksi eivätkä ole erityisen kiinnostuneita palvelun tarjoajien liiketoiminnasta. Kui-tenkin yhteistyömuotojen kehittymiselle rakennushankkeen toimitusketjun kaikkien osa-puolten välillä on tilaajien käyttäytymisellä merkittävä vaikutus. Jos tilaajat suosivat koko-naispalvelua ja suunnittelun ja toteutuksen yhdistävien toteutusmuotojen käyttö lisääntyy
Taulukko 9. Hyvän asiakkuuden menestys- ja uhkatekijöitä sekä mahdollisia
toimenpiteitä niiden vahvistamiseksi ja torjumiseksi sopimuskokonaisuuden osa-alueella haastatteluissa ja workshopeissa esille tulleen mukaisesti.
Menestystekijät Uhkatekijät Toimenpide-ehdotuksia
menestystekijöiden vahvistamiseksi ja uhkatekijöiden torjumiseksi Osapuolilla selkeät
roolit ja tehtäväjako ml. tilaajan ja ura-koitsijan edusmiehet on määritelty ja tiedostettu
Tilaajat eivät ole kiinnostuneita palvelun tarjoajien liiketoiminnasta
Määritellään osapuolten tehtäväjako selkeästi sopimuksissa ja huolehditaan, että eri osapuolet tuntevat toistensa vastuulla olevat tehtävät.
Huolehditaan sopimusten selkeydestä ja varmistetaan asiat sopimuskatselmuksessa, esim. check-listojen avulla.
Ennakoidaan eri osapuolten riskit.
Systematisoidaan hankkeen sopimusten yhteensovittaminen ja sopimusehtojen sisältö.
Käytetään alan yhteisiä malleja ja varmistetaan urakkaneuvottelussa sopimusten sisällön kattavuus ja osapuolten yhteinen käsitys sovittavista asioista.
Käytetään mahdollisimman pitkälle alan yleisiä, vakioituja sopimusehtoja ja sopimusmalleja ja tar-vittaessa kehitetään niitä toteutusmuotokohtaisesti Täydennetään ja muutetaan yleisiä sopimus-malleja ennakoivan sopimustekniikan suuntaan täyttämään uudentyyppisten toteutusmuotojen asettamia vaatimuksia.
Varmistetaan sopimuskatselmuksissa, että osapuolilla on yhteinen käsitys kummankin osapuolen vastuista ja velvoitteista.
Sovitaan urakkaneuvottelussa yhteiset menettelytavat.
Sovitaan sopimusosapuolten kesken yhteistyön menettelytavoista sekä muutostilanteiden hallinta-tavoista.
Kannustetaan osapuolia vuorovaikutukseen.
Pyritään kumppanuusmaisella toiminnalla aikaansaamaan molempia osapuolia hyödyttävä win-win -tilanne.
nykyisestä, on kumppanuuksien synnyttäminen luonnollista toimitusverkon osapuolten, esimerkiksi suunnittelijoiden ja pääurakoitsijoiden, kesken. Pitkäaikainen asiakassuhde parantaa osapuolten yhteistoimintaa ja vuorovaikutusta, mikä osaltaan helpottaisi suunnit-telu- ja rakentamisprosessien yhteensovittamista. Tilaajien pitäisi nykyistä paremmin tun-nistaa myös mahdollisuudet, joita yhteistyösopimus ja kumppanuus urakoitsijan kanssa tarjoavat paitsi heidän omalle liiketoiminnalleen myös koko rakennusprojektin asiakas-lähtöiselle toteuttamiselle.