Yritysjohdon kohtaamat päätösongelmat ovat usein melko laajoja ja vaikeasti hahmotetta
vissa. Perinteisesti tietojärjestelmät tarjoavat päättäjille suhteellisen määrämuotoisia raport
teja eivätkä tue joustavasti ongelmanratkaisua. Automaattisen tietojenkäsittelyn ensimmäiset sovellukset suunniteltiin rutiinitehtävien tehostamiseen manuaalisia työvaiheita automatisoi
malla. Tietokantojen kehittyminen sovelluksista erillisiksi oli merkittävä askel kohti jousta
vampaa tietojenkäsittelyä. Ohjelmakohtaiset tietokannat eivät tukeneet johdon päätöksenteon tukitarpeita, koska käsiteltävän tiedon määrä oli rajoitettu, eikä tietokantakyselyitä voitu tehdä toisten ohjelmien tietokantoihin (Sprague 1993, 5 - 6).
Johdon tietojärjestelmät auttavat johtoa toiminnan kontrolloimisessa, mutta ne ovat usein suuntautuneet toteumatiedon käsittelyyn. Johdon tietojärjestelmät eivät usein tue innovatii
vista suunnittelua: ne tuovat tietoa johtajan käyttöön, mutta eivät sisällä tiedon jalostus- tai suunnittelumenetelmiä. Päätöksenteon tukijärjestelmät (Decision Support Systems eli DSS) pyrkivät joustavuudella, monipuolisella sovellettavuudella ja nopealla vastausajalla autta
maan johtajra ei-rutiininomaisissa suunnittelussa. DSS:ien tietokantojen, (matemaattisten) mallien ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän avulla päätöksentekijät voivat hallita laajoja ja muuttuvia liiketoimintaongelmia. DSS voi tukea joko yksittäistä päätöksentekijää,
vaiheit-täistä päätöksentekoa suositusvaiheineen tai ryhmässä tehtävää konsensuspäätöstä. DSS:t ovat kehittyneet informaatioteknologian, operaatiotutkimuksen sekä johtamistieteen yhteis
työn tuloksena.
DSS ei korvaa muita tietojärjestelmiä. DSS voidaan tarpeen mukaan yhdistää olemassa ole
viin tietokantoihin ja operatiivisiin tietojärjestelmiin, joista se hakee ja saa mahdollisesti automaattisesti tietoa. DSS on usein itsenäinen ohjelmisto, joka ei ole tietohallinto-osaston, vaan DSS:n käyttäjien kontrolloima. Siksi tukijärjestelmä on usein erillään ainakin osasta organisaation operatiivisista tietojärjestelmistä (Laudon 1996, 405). Jotta päätöksenteon tukijärjestelmä tuottaisi lisäarvoa, sen on oltava manuaalisia työtapoja joustavampi, nopeampi ja havainnollistavampi. Kuva 2-4 esittää DSS:n rakennetta.
Käyttäjä Esittäminen
Kaaviot ja raportit yms.
Mallikokoelma
• Mallinnus-ja
analysointimenetelmät Toiminnot
Tietokannan, mallien ja käyttöliittymän hallinta
Hallin tatyökalut DSS-ohjelmisto DSS-tietokanta
Muistikapasiteetti
TaToushallmnondata
Myynnin ja markkinoinnin data Tuotanto/palvelu -data
Henkilöstöhallinnon data
Organisaation muut tietojärjestelmät
Kuva 2-4 Päätöksenteon tukijärjestelmän (DSS) rakennekaavio (Laudon 1996, 406) Yleisen organisaation kontrollin sijasta DSS:t ovat keskittyneet tiettyihin ongelma-alueisiin, kuten reitittämiseen, jonotukseen, investointien arviointiin jne. (Laudon 1996, 405). Spraguen (1982) mukaan DSS:n erilaiset päätöksenteon apuvälineet eli kyvykkyyksien ryhmät mahdol
listavat joustavan ja erilaisiin päätöksentekotapoihin sopeutuvan päätöksenteon tuen. DSS:iä tutkittaessa onkin tärkeää arvioida päätöksentekoa parhaiten tukevat kyvyykkyydet (Laudon
1996, 406/412).
Kyvykkyydet
Spraguen ja Carlsonin (1982) sekä Laudonin (1996) määrittelemät neljä kyvykkyyttä ovat seuraavat:
• Esittäminen: päätöksenteon tueksi tarvittavan tiedon käsitteellistäminen ja esittäminen kuvioilla, kaavioilla, listoilla, raporteilla ja symboleilla. Tavoitteena on toimintojen hallittavuuden kehittäminen ja päätösten yksinkertaisempi peruste
leminen. Selkeät esittämistavat parantavat analyysien tulosten ymmärrettävyyttä ja käytäntöön sovellettavuutta.
• Toiminnot: tiedon loogiset ja matemaattiset analyysimenetelmät. Tavoitteena on raakatiedon jalostaminen päätöksentekoa hyödyttäväksi tiedoksi. Toimintoja voivat olla esimerkiksi (taulukko)laskentatoiminnot, optimointimallit, heuristiikat, tilastojen luominen, herkkyysanalyysit (mitä-jos) ja vaihtoehtojen simuloinnit.
DSS:t saattavat hyödyntää myös organisaation ulkopuolisia tietokantoja.
• Muistikapasiteetti: tietokannat, työtilat, kirjastot, työtilojen ja kirjastojen väliset linkit sekä muut tiedon-ja muistinpäivittämismahdollisuudet.
• Hallintatyökalut: edellisten osien hallinta käyttöliittymällä.
Esittämisominaisuudet muodostuvat niistä tavoista, jolla ohjelma voi esittää analyysien tuloksia. Esittämismuodot tukevat yrityksen toimintaa, kun niissä oleva tieto on järjestetty havainnollistavalla ja yrityksen tarpeisiin sopivalla tavalla. Erilaiset raportit ovat yleisin tulostenesittämismuoto. Esittämisominaisuuksiin voi kuulua myös DSS:n raporttien siirtä- mismahdollisuus muihin ohjelmistoihin, kuten taulukkolaskenta- tai grafiikkaohjelmistoihin, joilla tuloksia voidaan käsitellä ja tutkia edelleen. Visuaaliset esittämistavat voivat lisätä tulosten ymmärrettävyyttä. Esittämiseen liittyy myös mallin toiminnan esittäminen käyttä
jälle. Esittämistapojen tulee lisätä käyttäjän ymmärtämystä mallin toiminnasta.
Päätöksenteon tukijärjestelmän toimintokyvykkyydet rakentuvat malleista ja taulukkolaskentatyyppisistä laskentatoiminnoista. DSS:ien valmiit suunnittelutyökalut ja niitä tukevat tietokannat mahdollistavat melko monimutkaistenkin mallien yksinkertaisen sovelta
misen päätöksenteon tueksi. Päätöksenteon tukijärjestelmät on rakennettu tiettyihin tarkoituk
siin, joten DSSrien mallikokoelmat riippuvat suunnitteluongelmasta. Kaikki edellisissä luvuissa (2 - 2.5) esitellyt mallit ovat mahdollisia vaihtoehtoja DSS:ien analyysimenetel
miksi. Käytetyimpien mentelmien joukossa ovat (taulukko)laskentaominaisuudet, heuris
tiikat, optimointimallit ja herkkyysanalyysimallit. Mahdollisuus laatia omia malleja ja käyttää toisten mallien tuloksia muiden mallien lähtötietoina lisää johdon luottamusta DSS:ään (Sprague 1993, 108).
Päätöksenteon tukijärjestelmien muistikapasiteetilla tarkoitetaan käytännössä tietokantoja.
Tietokannoissa olevaa tietoa tarvitaan mallien rakentamiseksi, päivittämiseksi ja ajamiseksi.
Analyysien väli- ja lopputulokset tallentuvat tietokantoihin jatkokäsittelyä varten. Tieto
kannat voivat olla erillään organisaation olemassa olevista tietokannoista tai yhdistettynä niihin. Tärkeintä tietokannoissa on, että ne sisältävät yrityksen suunnittelutarpeiden mukaista tietoa. Ohjelman valmiiden tietokantamääritteiden tulee vastata yrityksen tietomääritteitä niin, että ohjelmisto mahdollistaa yrityksen tavoitteiden mukaisen päätöksenteon tuen. Tieto
kantojen merkityksestä ja erityyppisten päätöksenteon tukijäijestelmien tietokantavaatimuk- sista on lisätietoa LIITTEESSÄ 4.
Kuva 2-5 (Laudon 1996,41) havainnollistaa erään varustamon matkanarviointiohjelmiston tietokannan tiedostoja. Varustamo kuljettaa emoyhtiönsä raaka-aineita ja lopputuotteita.
Yhtiön päätöksentekijät voivat tehdä useita mitä-jos -kysymyksiä DSS:lle, kuten miten laivat tulisi allokoida reiteille, mikä on laivan optiminopeus, mikä on paras laivaustapa kullekin laivalle. Yritys käyttää järjestelmää myös tarjousten tekemiseen, kun se hakee lasteja avoimilta markkinoilta. Päätöksenteon tukijärjestelmä toimii tehokkaalla PC:llä.
Grafiikkaa
Kuva 2-5 Matka-arviointiohj elmiston tietokannat (Laudon 1996, 41)
DSS:n käyttöliittymällä eli hallintatyökaluilla ohjataan ohjelman toimintaa. Ohjelman käyttöliittymän termistön tulee vastata yrityksen käyttämää termistöä, muuten ohjelman oppi
minen ja käyttäminen vaikeutuu. Joustava käyttöliittymä helpottaa DSS:n esittämis- ja analyysitoimintojen ja tietokantojen käyttämistä. Käyttöliittymän tulisi antaa erilaisille päätöksentekijöille mahdollisuus ohjelmiston käyttämiseen haluamallaan tavalla. Päätöksen
tekijöiden kokemus ja suunnittelutyökalujen tuntemus vaihtelevat. Osa käyttäjistä voi haluta
ohjelmalta vain pientä tukea vaikeimpiin päätöstilanteisin ja toiset käyttäjät voivat vaatia hyvinkin kattavaa ja automatisoitua päätöksenteontukea.
DSS. n eri teknologiatasot
Sprague (1993, 8) jakaa DSS:n teknologian kolmeen osaan: DSS-sovellusohjelma, DSS- generaattori ja DSS-työkalut. Päätöksentekijä käyttää sovellusohjelmaa, jonka käyttöliitty
män avulla hän hallitsee DSS:n esitys-, malli- ja tietokantakokonaisuuksia. Generaattori on kokoelma valmiita taloudellisia, tilastollisia ja matemaattisia kaavoja sekä apuohjelmia, joita käytetään useiden loppusovellusten rakentamiseen (Laudon 1991, 636). Generaattori sisältää myös tiedon- ja esitysgrafiikanhallinnan työkaluja. Generaattorin kyvykkyyksistä valitaan päätösongelman kannalta olennaiset osat.
Taulukkolaskentaohjelma on esimerkki yhdistetystä loppusovelluksesta ja generaattorista.
Esimerkiksi Microsoftin Excelin valmiit mittavat kaavakokoelmat ja laajat esitysomi- naisuudet tekevät siitä generaattorin, jolla voidaan luoda useisiin tarpeisiin sovellus. Gene
raattorin ominaisuudet tai vaihtoehtoisesti valmis loppusovellus ohjelmoidaan DSS-työka- luilla. Työkalut ovat erikoistarkoituksiin sopivia ohjelmointikieliä, joilla kehitetään uusia ominaisuuksia ja käyttöliittymiä (Sprague 1993, 9). Kaupalliset DSS:t eroavat toisistaan siinä, sisältävätkö ne valmiin ohjelman lisäksi DSS-generaattorin, jolla käyttäjä tai ohjelmis
ton valmistaja voivat helposti kehittää ohjelman ominaisuuksia. Valmis DSS, jossa ei ole generaattoria on rajoittuneempi kuin ohjelma, jota voidaan räätälöidä helposti generaattorilla.