Arvoanalyysi

Keen (1981, 69) suosittelee perusmenetelmien sijasta arvoanalyysiä DSS:ien valintaan ja kehittämiseen. Arvoanalyysissä selvitetään ohjelmistolle asetetut vaatimukset ja tavoitteet sekä kynnyshinta näiden ominaisuuksien saavuttamiseksi. Mikäli vaatimukset täyttävän ohjelmiston kehittäminen tai hankkiminen on mahdollista kynnyshintaa alemmalla kustannuksella ensimmäinen versio otetaan käyttöön. Ensimmäinen versio voi olla itse kehitettävän ohjelmiston prototyyppi tai valmisohjelmisto, jota voidaan räätälöidä tarpeen mukaan. Toisessa vaiheessa käyttäjät ovat tutustuneet ohjelmistoon ja pystyvät täten paremmin kertomaan ohjelmistoon liittyvistä toiveistaan. Toisessa vaiheessa jatkokehittä­

misen kustannukset selvitetään ja niihin suhteutetaan jatkokehittämisestä saatavat hyödyt.

Jatkokehittämisen ehdoksi asetetaan hyödyn kynnystaso, joka parannetun version tulee täyttää, jotta ohjelmiston muokkaamiseen ryhdyttäisiin.

Kynnyshinta on tärkeä, jotta ohjelmistoa kehittää organisaation tarpeiden mukaan ilman investointeihin liittyviä riskejä. Koska DSS:t ovat melko epävarmoja hankkeita, niihin ei tule investoida kerralla liikaa varallisuutta. Keen (1981, 69) korostaa, että suunnitteluohjelmistot ovat kertahankintoja, joita käsitellään yleensä ostoina eikä poistettavina investointeina.

Olennaista DSS-projekteissa on riskin hallinta, niin että voidaan ilman suurten taloudellisten

menetysten uhkaa kokeilla uusia ohjelmistoja ja menetelmiä. Riskin hallinta on tällöin sama kuin DSS.n kustannusten rajoittaminen kynnyshinnan tasolle, joka Finncarriersin tapauksessa on noin 100 000 markkaa. Keenin (1981, 70) mukaan raja arvoanalyysin käyttämiselle investointilaskelmien sijasta on 20 000 dollaria eli noin 100 000 markkaa.

Yleensä ohjelmiston käyttämisen myötä esille nousee uusia toivomuksia sekä käytännön ongelmia, joita ei voitu tiedostaa ennen ensimmäisen version näkemistä. Valmisohjelmiston valmistajalle pystytään esittämään tarkat vaatimukset ohjelman toimintojen ja tietomääritte- lyiden jatkokehittämisestä. Pakettiohjelmiston valmistajat vaativat tavoitteet räätälöinnille.

Räätälöintiä ei kannata tehdä DSS:ien tapauksessa heti alkuvaiheessa, koska ohjelmiston sopivuudesta ei voida olla varmoja. Hankinnan tai kehittämisen jakaminen kahteen osaan lisää organisaation ymmärtämystä ohjelmistosta. Ohjelmistolle asetetut toiminnalliset vaati­

mukset selvenevät, jolloin myös todennäköisyys oikeanlaisen ohjelmiston saamisesta kasvaa.

Suunnittelumenetelmät kehittyvät entisen pohjalta, joten hallitsemattoman kokoisia siirtymi­

siä uusiin menetelmiin ei tule tehdä. Arvoanalyysin mukainen vaiheittainen käyttöön­

ottaminen on joustavampaa kuin kerralla siirtyminen. Organisaation voi olettaa hyväksyvän vaiheittaisen käyttöönoton paremmin kuin kertamuutoksen. Käyttäjät sitoutuvat hankkeeseen vahvemmin, kun heidät otetaan mukaan palautteen antajina. DSS:n tulevilla käyttäjillä ei ole kuitenkaan usein kokemusta DSS:stä eikä tarkkoja toiminnallisia toiveita ohjelman suhteen.

Melko pääpiirteittäisten hyötyjen löytäminen riittää ensimmäisessä vaiheessa. Toisessa vaiheessa käyttäjillä on omakohtaista kokemusta ohjelmistosta, minkä perusteella he voivat vaikuttaa olennaisesti ohjelman muokkaamiseen toisessa vaiheessa.

Ohjelmiston räätälöinnistä laaditaan kustannusarvio toisessa vaiheessa, koska tällöin vaati­

mukset ovat selvemmät kuin ensimmäisessä vaiheessa. Muokkaamiseen ryhdytään ainoas­

taan, jos siitä saavutettavat hyödyt ylittävät muokkaamisen kustannukset. Mikäli räätälöintiin ei ole edellytyksiä, ensimmäinen versio pidetään käytössä tai poistetaan käytöstä riippuen sen hyödystä. Mikäli ohjelma on riittämätön palvelemaan organisaatiota hyödyllisellä tavalla, se poistetaan ilman ongelmia, koska se ei ollut investointi.

4.4 Ohjelmistolle asetetetut vaatimukset

Päätöksenteon tukijärjestelmien vertaamista varten ohjelmistoille asetetaan tavoitteita ja vaatimuksia, joiden perusteella organisaation tarpeisiin sopivin ohjelma voidaan valita. Tässä tutkimuksessa organisaatiolla tarkoitetaan Finncarriersia ja sen taktista liikennesuunnittelua.

Tutkimuksen yhtenä tehtävänä on taktisen liikennesuunnittelun tarpeisiin sopivien suunnit­

teluohjelmistojen etsiminen, vertaaminen ja suositteleminen. Finncarriers tulee tekemään valintapäätöksensä itsenäisesti pitkälti tämän tutkimuksen avulla.

DSS. n toiminnalliset tavoitteet liittyvät seuraaviin liikennesuunnittelun tarpeisiin:

Tiedonhallinta

• DSS:n tulee helpottaa joko DSS:ssä itsessään olevan tai erillisen tietokannan avulla suunnitteluun tarvittavien tietojen hallintaa ja monipuolista hyödyntämistä analyyseihin. Tietokannan tulee yhteinen kaikille ohjelmiston käyttäjille =>

monikäyttäj äversio.

Vaihtoehtoisten suunnitelmien laatiminen

• Mahdollistaa nykyistä useampien reititys- ja aikatauluvaihtoehtojen vertailun ja analysoinnin => ohjelman tulee lisätä suunnittelun joustavuutta ja nopeutta olemassa oleviin menetelmiin verrattuna => tehokkaat kustannuslaskentatoiminnot Päätöksenteon tukeminen

• Lisätä suunnittelun analysointi- ja mallinnuskapasiteettia => päätösten ja lähtötietojen välisten riippuvuuksien analysoiminen (herkkyysanalyysi); ohjelman antamien ratkaisuiden ja niiden esittämistapojen tulee helpottaa mahdollisimman kannattavien päätösten tekemistä => optimointiominaisuudet

• Ohjelmalla tulee kyetä hallitsemaan kapasiteettia vuoden sisäisen kysynnän mukaan => esimerkiksi vuosikolmanneksittainen suunnittelu; kapasiteetin riittävyyden selvittäminen suhteessa kysyntään reiteittäin => aikataulun laatiminen koko laivastolle

• Mahdollistaa laivojen aikarahtaus- tai investointipäätösten analysoinnin vuosisuunnittelussa ilmenneiden kapasiteettitarpeiden pohjalta

• Break-even-pisteen laskeminen päätöksenteon, esimerkiksi hinnoittelun, tueksi Päätöksenteon tukijärjestelmä rakentuu mallinnus- ja analysointityökaluista, tietokannoista sekä käyttöliittymästä. Spraguen ja Carlsonin (1982) ja Laudonin (1996) määrittelemät päätöksenteon tukijärjestelmien neljä kyvykkyyttä, joita käsiteltiin tutkielman luvussa 2.6, kuvaavat parhaiten DSS:ien ominaisuuksia. Neljä kyvykkyyttä ovat esittäminen, toiminnot, muistikapasiteetti sekä hallintatyökalut. Tutkimuksen ohjelmisto vertailun tavoitteena on löytää DSS, jonka kyvykkyydet vastaavat mahdollisimman läheisesti liikennesuunnittelun tarpeita. Kyvykkyydet mahdollistavat tavoitteiden saavuttamisen. DSS on laaja käsite, johon sisältyy erilaisia ohjelmistoja, joiden kyvykkyydet on rakennettu kunkin ohjelmiston

markkinasegmentin suunnittelutarpeiden mukaan. Kuva 4-2 havainnollistaa kyvykkyyksien ja tavoitteiden välisiä riippuvuussuhteita.

Kuva 4-2 Päätöksenteon tukij äij estelmän kyvykkyyksien j a asetettuj en tavoitteiden välinen riippuvuussuhde (Kyvykkyydet: Sprague & Carlson (1982) ja Laudon (1996))

Kuvan 4-2 mukaisesti tavoitteet ovat ohjelmalta odotettuja toimintoja, jotka voidaan toteuttaa DSS:n kyvykkyyksien avulla. Kunkin tavoitteen saavuttamiseksi vaaditaan joko yhtä tai useita DSS:n kyvykkyyksiä. Tavoitteiden riittävä täyttyminen on edellytys ohjelman valitsemiselle jatkotutkimuksiin ja mahdolliselle käyttöönottamiselle. Tavoitteet ovat lähtö­

kohtana, kun etsitään oikean tyyppisiä kyvykkyyksiä sisältävää DSS:ää. Ohjelman kyvykkyy­

det eli ominaisuudet eivät ole itseisarvo, vaan niiden tulee palvella taktista suunnittelua sen vaatimusten mukaisesti. Tutkimuksessa käsitellään seuraavaksi taktisen liikennesuunnittelun ohjelmistoille asetettuja tavoitteita sekä kyseisten tavoitteiden saavuttamiseksi vaadittuja ohjelman kyvykkyyksiä. Aluksi pohditaan ohjelmiston ja organisaation toimintaperiaatteiden yhdenmukaisuutta.

DSS-ohjelmiston tulee käyttää organisaation tarpeita vastaavia tietoja analyysien pohjana, jotta ohjelman antamista tuloksista olisi hyötyä suunnitteluun. Ohjelmiston ja organisaation

toimintaperiaatteiden ja tietomääritteiden riittävä, mutta mielellään uutta näkökulmaa antava yhdenmukaisuus on välttämätöntä, jotta ohjelma voitaisiin hyväksyä käyttöön. Riittävä yhdenmukaisuus vakiintuneiden tapojen ja ohjelman välillä on tarpeen, ettei organisaatio joudu joustamaan liikaa. Suunnitteluohjelmiston tulee tukea toimintaa eikä vaikeuttaa sitä:

Finncarriersin suunnittelumenetelmien ja ohjelmiston toimintojen tulee tukea ja täydentää toisiaan.

Täydellinen yhdenmukaisuus ei ole kuitenkaan välttämätöntä, koska se voi johtaa toiminta­

tapojen lukkiutumiseen. Itse kehitetyt ohjelmat pyritään sovittamaan täysin organisaation tarpeisiin, mutta tämä ei sinänsä anna uutta näkökulmaa liiketoimintaan. Valmiin DSS:n uudet ja aluksi tarpeettomilta vaikuttavat ominaisuudet voivat oppimisvaiheen jälkeen osoittautua luovuutta lisääviksi apuvälineiksi. Ohjelman merkitys kasvaa, kun siinä on edis­

tyksellisiä työkaluja, joilla voidaan analysoida uudella tavalla vaihtoehtoisia päätöksiä olemassa olevan tiedon pohjalta. Tiedon ja tulosten esittämistapojen tulee sopia varustamo- alalle, jotta tuloksia voitaisiin hyödyntää päätöksentekoon soveliaimmalla tavalla.