Päätöksenteko ja kokouskäytäntö

Tässä osassa käsitellään case-hankkeen päätöksentekoa ja kokouskäytäntöä.

Hankkeelle on määritetty vakioitu kokouskäytäntö (kuva 1).

Kuva 1.Case-hankkeen kokouskäytäntö.

Vakioidulla kokouskäytännöllä pyritään tehokkaaseen päätösten valmiste-luun, jotta varsinainen päätöksenteko olisi joustavaa ja tehokasta. Tästä joh-tuen yllä kuvatut kokoukset aikataulutetaan riittävän kauas tulevaisuuteen.

Kokoukset ovat rytmitetty palvelemaan APR:n ja AJR:n päätöksentekoa seuraavasti:

- APR:n kokouksissa päätettävät asiat valmistellaan muissa kokouk-sissa ennen APR:n kokousta. Tällaisia APR:n kokousta valmistele-via kokouksia ja palavereita ovat suunnittelukokoukset (SUKO), muut suunnittelupalaverit sekä hankintaan liittyvät katselmukset.

- AJR:n kokouksissa päätettävät asiat valmistellaan APR:n kokouk-sessa.

APR:n kokoukset järjestetään n. viikkoa ennen AJR:n kokousta, jotta AJR:n kokouksen asialista on kaikkien osapuolien käytössä riittävän ajoissa.

Hankkeen toteutusvaiheen lähestyessä alkaa hankintatoimi ja sen mukana APR:n talouskokoukset. Näiden tilaajan ja palveluntuottajan välisten koko-usten tarkoitus on käsitellä hankkeen talouteen liittyvät asiat ja näin täyden-tää APR:n kokouskäsittely perinteistä työmaakokousta vastaavaksi. Työ-maakokouksia ei siten hankkeessa järjestetä lainkaan.

Allianssin suunnittelua palvelemaan on määritelty tärkeimmät käyttäjältä vaadittavat lähtötiedot (Liite 1).

2.3.1 Allianssin johtoryhmä

Allianssin korkeinta päätäntävaltaa käyttää Allianssin johtoryhmä (AJR).

Lähtökohtaisesti AJR:n muodostavat sopijaosapuolet: jokaisesta sopijaosa-puolesta johtoryhmään osallistuu 1-2 edustajaa. AJR tekee päätökset yksi-mielisesti, mutta osapuolet sitoutuvat myös enemmistöpäätökseen. Päätös-valtaisuus edellyttää vähintään yhden jäsenen osallistumisen kultakin sopi-japuolelta. Allianssin projektipäällikkö toimii johtoryhmässä esittelijänä, mutta hänellä ei ole äänioikeutta. Kuvassa 3 on esitetty allianssin hallinto-malli [2, s. 61], jossa on yleinen kuvaus AJR:n toiminnasta. Tarkempi toi-minta määritellään hankekohtaisesti [2, s. 58].

Case-hankkeen johtoryhmän muodostavat tilaaja, käyttäjä ja palveluntuotta-ja.

2.3.2 Projektiryhmä

Allianssin projektiryhmän (APR) muodostavat sopijapuolten projektijohta-jat. Kokoonpano vaihtelee hankeen eri vaiheissa. APR tekee päätöksiä

”hankkeelle parhaaksi”-periaatteella ja pyrkii yksimielisyyteen. Allianssin projektipäällikkö voi tehdä päätöksiä, joista APR ei pääse yksimielisyyteen.

Merkittävistä erimielisyyksistä päättää tarvittaessa AJR. Kuvassa 2 on esi-tetty yleinen kuvaus AJR:n toiminnasta. Tarkempi toiminta määritellään hankekohtaisesti.

Kuva 2.Allianssin hallintomallin yleinen kuvaus.

2.3.3 Käyttäjäkokoukset

Käyttäjäkokousten tarkoitus on edesauttaa käyttäjälähtötietojen saamista oikea-aikaisesti suunnittelun käyttöön. Käyttäjäkokous on linkki käyttäjän oman suunnittelun ja hankkeen suunnittelun välillä. Jotta käyttäjä pystyy tuottamaan oikea-aikaista tietoa hankkeelle ja tekemään tarvittavia päätök-siä, on hankkeen suunnittelun ohjauksesta vastaavan tahon oltava auttamas-sa käyttäjää aikatauluttamaan oma toimintanauttamas-sa.

Käyttäjälle allianssihanke on vain yksi osa suurempaa työympäristön muu-tosta, joten käyttäjäorganisaatio tarvitsee ohjausta, jotta allianssihankkeen suunnitteluaikataulu voi onnistua.

Käyttäjäkokoukset ovat tätä tutkielmaa tehdessä hakeneet vielä muotoaan ja niiden kokoonpano on vaihdellut. Allianssihankkeen pääsuunnittelija on ollut mukana käyttäjäkokouksissa jo ennen allianssihankkeen aloittamista ja on näin luonnollinen linkki käyttäjän ja hankkeen välillä. Jotta allianssi-hankkeen suunnittelunohjaus olisi ajan tasalla käyttäjän tilanteesta ja päin-vastoin, on palveluntuottajan edustaja mukana käyttäjäkokouksissa. Tämä on osoittautunut ensiarvoisen tärkeäksi, jotta käyttäjälähtötietojen tarveaika-taulu ja sen käytännön vaikutukset on saatu ymmärretyksi käyttäjälle. Käyt-täjä tarvitsee silti jatkuvaa tukea ja opastusta hankkeen etenemisestä ja läh-tötietotarpeista.

2.3.4 Suunnittelukokoukset ja suunnittelupalaverit

Suunnittelukokousten rooli hankkeessa on varsin perinteinen, joten sen kä-sittely ohitetaan tässä tutkielmassa. Suunnittelupalaverien merkitys on ko-rostunut hankkeen suunnitteluprosessissa, jotta perinteinen kokouksesta-kokoukseen-syndrooma (l. asiat toistuvat kokouksesta toiseen muuttumat-tomina) ei toistuisi tässä hankkeessa:

- pääsuunnittelijan palaveri kokoontuu 1-2 kertaa suunnittelukokous-välillä Îvarmistaa toimenpiteiden täytäntöönpanon,

- suunnittelunpienryhmät kokoontuvat 1-2 kertaa suunnittelukokous-välillä Îvarmistaa suunnittelijoiden mahdollisuudet ja kerää al-lianssille esitettäviä kysymyksiä.

Eli suunnittelupalaverien tärkein tehtävä on varmistaa tehokas

suunnittelu-2.3.5 Katselmukset

Hankkeessa on suunniteltu toteutettavaksi kolmen tyyppisiä suunnitelma-katselmuksia:

1) yleiset suunnitelmakatselmukset, joiden tarkoitus on todeta suunni-telmakokonaisuuksien tilanne ja valmistella suunnitelmakokonaisien hyväksyminen,

2) Hankinnan suunnitelmakatselmukset, joiden tarkoitus on todeta han-kintaan palvelevien suunnitelmakokonaisuuksien tilanne ja toisaalta hyödyntää aliurakoitsijoiden ammattitaito suunnitelmiin,

3) Mallinnuksen suunnitelmakatselmukset, joiden tarkoitus on todeta yhdistelmämallin tilanne ja erityisesti etsiä ristiriitaisuudet yhdistel-mämallista (l. yhteen sovittaa suunnitelmat). Palveluntuottajalla on omassa organisaatiossaan Mallinnustiimi, joka tekee eri suunnittelu-alojen tietomallien yhdistämisen yhdistelmämalliksi. Mallinnuksen suunnitelmakatselmuksissa yhdistelmämallin fyysisen käyttämisen suorittaa palveluntuottajan projekti-insinööri.

2.4 Avaintulosalueet

Allianssin toiminta perustuu periaatteeseen siitä, että yhdessä toteutettu hanke pystyy tavanomaista toteutusta parempaan lopputulokseen. Allianssi määrittelee itselleen kehitysvaiheessa nk. Avaintulosalueet, joilla se haluaa onnistumistaan kuvatulla periaatteellaan mitata. Näihin avaintulosalueisiin sidotaan bonus, jonka sopijapuolet voivat onnistuessaan saada. Vastaavasti epäonnistuessaan avaintulosalueissa sopijapuolet kärsivät sanktion. Bonuk-sen ja sanktion suuruudet määritellään allianssisopimuksessa.

Avaintulosalueita voivat olla esimerkiksi seuraavat:

1) Aikataulu 2) Työturvallisuus 3) Toteutuksen laatu

4) Allianssin toiminnan laatu 5) Rakennuksen energiankulutus

6) Ympäristölle aiheutetun häiriön minimointi

Allianssi määrittelee avaintulosalueille mitattavissa olevat parametrit, jotta niiden toteutuminen on todennettavissa oikea-aikaisesti.

2.4.1 Avaintulosalueet case-hankkeessa

Case-hankkeen avaintulosalueiden kehittäminen aloitettiin hankkeen kilpai-luttamisvaiheessa. Palveluntarjoaja esitti omassa tarjouksessaan, osana pro-jektisuunnitelmaa, seuraavia aiheita avaintulosalueiksi:

Aikataulu

Suunnittelun ja toteutuksen aikataulutus siten, että mahdollistetaan kohteen virheetön ja hallittu luovutus sekä sujuva käyttöönotto.

Energiatehokkuus

Energiatehokkuutta parantavat ratkaisut ja ratkaisujen elinkaarita-loudellisuus. Toteutunut energiankulutus verrattuna tavoitteeseen.

Ylläpitokustannukset.

Elinkaari

Elinkaariominaisuuksina tarkastellaan toimivuutta, kulutuksenkestä-vyyttä ja huoltovapautta/huollettavuutta. Näiden huomioiminen tila-ratkaisuissa, rakenne- ja materiaalivalinnoissa, talotekniikassa, ka-lusteissa ja varusteissa ym. ratkaisuissa. Huoltovapaat rakenteet ja laitteet – huollot, korjaukset, ylläpitokustannukset, takuukustannuk-set. Takuuajan huoltojen sujuvuus.

Laatu

Allianssin asettamien laatuvaatimusten saavuttaminen ja dokumen-tointi. Lopputuotteen sopimuksen mukaisuus.

Turvallisuus

Työturvallisuus, alueella liikkuvien henkilöiden turvallisuus. Turval-lisuuden huomioiminen suunnittelussa. Käytön ja ylläpidon aikainen turvallisuus.

Avaintulosalueiden kehittämistä jatkettiin kehitysvaiheessa APR:n toimesta ja AJR ohjasi kehittämistä yhteisten kokoustensa avulla. Palveluntarjoajan

muihin kokonaisuuksiin. Lisäksi rinnalle tuli käyttäjä- ja tilaajalähtöisiä avaintulosalueita (Ympäristön toiminnan häiriöt ja harmaantalouden torjun-ta). Hankkeen yhteisesti hyväksytyt avaintulosalueet ovat esitetty liitteessä 2.

Avaintulosalueissa onnistumisesta palveluntarjoajan on mahdollista saada avaintulosbonusta liitteessä 2 kuvatun mukaisesti. Tilaaja on perustanut ns.

bonuspoolin, jonka tarkoitus on rahoittaa palveluntarjoajan onnistumisen avaintulosalueilla. Lisäksi hankkeen kustannusten alittaessa tavoitekustan-nuksen siirretään osa alituksesta bonuspooliin.

Alla on esitetty esimerkki avaintulosalueiden tulkinnasta:

Aikataulu

Osa-alueen osuus kokonaisuudesta on 25 %. Osa-alue on jaettu kolmeen keskenään painoarvoltaan erisuureen aiheeseen. Osa-alue arvioidaan koh-teen luovutuksen jälkeen AJR:n toimesta. Onnistuessaan kaikissa osa-alueen aiheissa, palveluntarjoaja saa avaintulosbonusta 25 % bonuspoolin suuruu-desta. Jos palveluntuottaja ei onnistu tekemään itselleluovutusta tai siinä havaittuja korjaustöitä 3 viikkoa ennen luovutusta, menettää palveluntuotta-ja 30 % kyseisen avaintulosalueen maksimäärästä. Eli palveluntuottapalveluntuotta-ja saa Aikataulu-avaintulosalueen osalta 17,5 % suuruisen osan bonuspoolista.

Edellyttäen, että palveluntuottaja onnistuu kahdessa muussa Aikataulu-avaintulosalueen aiheessa.