Luottamus johdon näkökulmasta

Luottamuksen edistäminen etätyössä on yksi johtajuuden tärkeimmistä tekijöistä sekä toiminnan kannattavuuden ja työhyvinvoinnin kulmakivi (Zaccaro & Bader 2003;

Mäkipeska & Niemelä 2005; Pyyhtiä 2019, 122–123). Luottamuksen yhteys työviihtyvyyteen ja johtajuuteen on merkittävä (Stenvall & Virtanen 2007, 77–78). Johto voi rakentaa luottamusta ammattitaitoisuuden sekä luottamuksellisuuden osoittamisen kautta. Myös joustavat työskentelymahdollisuudet kasvattavat luottamuksen tunnetta työntekijöissä. Koettu luottamus usein parantaa työn tehokkuutta ja laatua, sitouttaa työntekijöitä sekä synnyttää halua olla luottamuksen arvoinen. (Vilkman 2016; Harisalo

& Miettinen 2010.)

Luottamuksella on useita kokonaisvaltaista hyötyä tuottavia vaikutuksia koko organisaatiolle ja sen työntekijöille (Kettunen & Kalliomaa 2013). Korkean luottamuksen organisaatiossa ihmiset työskentelevät tehokkaasti, luovasti ja tunnollisesti (Harisalo ym.

2001, 1–2). Luottamuksen olemassaololla on vaikutusta työssä suoriutumiseen, tiimin toimintaan sekä johtamisen onnistumiseen (Fulmer & Gelfand 2012, 1214). Luottamus lisäksi kasvattaa motivaatiota ja innostusta sekä motivoi kokonaisvaltaisesti hyödyntämään käytettävissä olevia tietoja ja taitoja (Savolainen 2010, 4–5).

Luottamuksen puute voi herättää johtajissa syyllistämistä, käskyttämistä ja manipulointia.

Tällöin työntekijöiden on vaara passivoitua tai pahimmassa tapauksessa menettää toimintakykyisyys. (Harisalo ym. 2001, 1–2.) Kettunen ja Kalliomaa (2013) muistuttavat, että on täysin yksilöistä riippuvaista, kuinka organisaatiossa voidaan rakentaa luottamusta.

Johdon tulee osata muuttaa omia toimintatapojaan tarpeita vastaaviksi, jotta luottamuksellinen suhde työntekijöihin voi rakentua. Kuviossa 6 olen tiivistänyt johdon luottamuksen synnyttämistä edistäviä keinoja.

Kuvio 6. Luottamuksen syntymistä edistävät tekijät (Mukaillen tekstistä, Juuti & Vuorela 2006; Kettunen &

Kalliomaa 2013 & Rauramo 2018).

Johtajan taito kehittää työntekijöiden itseohjautuvuutta ja osallistumista lisää yhteisöllisyyttä sekä tiimin sisäistä luottamusta (Mäkipeska & Niemelä 2005, 31). Luotto itseensä vahvistaa kykyä luottaa muihin (Ilmonen 2000, 56; Harisalo & Miettinen 2010, 24). Yhteistyön, esimerkillisyyden ja luottamuksen kautta johtajat voivat luoda ratkaisuja sekä saada työntekijät tavoittelemaan ennalta asetettuja tavoitteita (Juuti 2016).

Asettumalla tasavertaiseksi työntekijöiden kanssa johto voi helpottaa vuorovaikutusta ja tiedonkulkua sekä synnyttää vastavuoroisuutta ja luottamusta (Ilmonen 2000, 94).

Luottamusta rakentuu läsnäolon ja vuorovaikutuksen kautta kaikissa asioiden ja ihmisten johtamistilanteissa (Savolainen 2013). Johdon käyttäytyminen, persoona sekä kyky olla luottamuksen arvoinen vaikuttavat työntekijöiden kokemaan luottamukseen. Johtajien uskottavuus, ennustettavuus, aitous sekä osaaminen vaikuttavat lisäksi koko työyhteisöön.

(Savolainen 2011, 127.) Yhteistyö ja ajantasainen tiedon jakaminen sekä rehellisyys, johdonmukaisuus ja vastuullisuus luovat hallittavuuden ja ennustettavuuden kautta luottamusta (Juuti 2016; Harisalo & Miettinen 2010, 35). Työntekijän korkea luottamus edellyttää johdon voimakasta tukea. Päinvastoin alhainen tuki tuottaa heikkoa luottamusta (Zhang ym. 2008, 124). Savolaisen (2011, 126) mukaan johdon arkinen käyttäytyminen vaikuttaa suuresti työntekijöiden kokemaan luottamukseen ja johdolle osoittamaan arvostukseen. Myös työn hallinta ja liiketoiminnan kannalta tarvittava osaaminen edistävät työntekijöiden kokemaa luottamusta (Häkkinen 2012, 30, 44).

Ymmärrettävä organisaatiorakenne luo ennustettavuutta ja siten luottamusta. Selkeä visio, tavoite ja strategia edistää työntekijöiden kokemaa luottamusta johtoon. (Mäkipeska &

Niemelä 2005, 218.) Visio- ja tavoitejohtamisen kautta voidaan valottaa liiketoiminnan tilaa ja auttaa ymmärtämään sitä (Vilkman 2016). Johto voi rakentaa luottamusta selkeyttämällä työntekijöiden henkilökohtaiset roolit tiimissä ja organisaatiossa, sekä asettamalla näkyvät tavoitteet ja tavoitteen edellyttämän toiminnan. (Mäkipeska &

Niemelä 2005, 218.) Strategian määrittelyyn liittyy yhteiset sopimukset ja pelisäännöt.

Myös johdon tulee noudattaa yhteisiä pelisääntöjä ja kohdella työntekijöitä niiden puitteissa tasapuolisesti. (Kettunen & Kalliomaa 2013.)

Johdon tulisi lisäksi arvostaa, kehittää ja ylläpitää yhteisöllisyyttä (Harisalo & Miettinen 2010, 34). Johtamisen tulee olla tasapuolista, innostavaa, vuorovaikutteista ja osallistavaa (Savolainen 2006, 26). Vuorovaikutteisuuden tulisi sisältää asiapuheen ohella myös tavoitettavissa oloa, kuuntelemista, kuulumisten kyselyä, aitoa kiinnostuneisuutta, kohtaamista sekä asioista perillä oloa (Vilkman 2016).

Johdon työntekijöihin kohdistamat odotukset vaikuttavat rakentuvaan suhteeseen (Burke ym. 2007, 619). Johtaja tarvitsee sosiaalisia taitoja sekä rohkeutta esittää asiat suoraan (Vilkman 2016). Niin myönteisen kuin korjaavankin palautteen antamisella ja vastaanottamisella voidaan parantaa yhteistyötä ja luoda sille perustaa (Kettunen &

Kalliomaa 2013). Avoimella keskustelulla, aidolla kuuntelulla ja työntekijöiden kehitysideoiden huomioinnilla voidaan edistää suhteiden rakentumista luottamuksellisiksi (Nuutinen, Heikkilä-Tammi, Manka & Bordi 2013, 59; Juuti 2016). Palautteen antamisen ja keskustelujen jälkeen työntekijöiden innostus tai motivaatio eivät saa kuitenkaan lopahtaa (Kettunen & Kalliomaa 2013).

Vaikka rehellisyys on olennaista, on syytä olla hienotunteinen (Juuti & Vuorela 2006, 41).

Erityisesti etätyössä tunteiden välittäminen ja aistiminen on vaikeaa, joten ilmaisuun tulee kiinnittää huomiota. Asiapohjaisen tiedon jakamisen lisäksi perusteltuja mielipiteitä ja tunteita on kuitenkin saatava ilmaista, sillä ne rakentavat pohjaa luottamukselliselle yhteistyölle. (Vilkman 2016.) Vilkmanin (2016) mukaan pääsääntöinen etätyö edellyttää pelkän tavoitettavana olon lisäksi johdon suunnitelmallisuutta ja jopa kalenterointia yhteydenpidon riittävyyden ja laadun turvaamiseksi.

Johdon luottamuksen rakentamisen keino on myös demokraattinen delegointi. Kun johtaja delegoi ja jakaa vastuuta, tämä osoittaa luottamusta työntekijän kykyyn hoitaa tehtäviään.

(Nuutinen, Heikkilä-Tammi, Manka & Bordi 2013, 22.) Vastuuta antamalla osoitetaan uskoa työntekijän kykyyn toimia organisaation toiminnan kannalta mahdollisimman tehokkaasti ja tuottavasti. Vastuun aito valtuuttaminen edellyttää työntekijän vapautta toimia haluamallaan tavalla, kunhan tätä noudattaa organisaation arvoja ja toimintaperiaatteita. (Kettunen & Kalliomaa 2013.)

Liiallinen valvonta ja kuri voivat herättää työntekijöissä epäilyksen luottamuksen puutteesta (Mäkipeska & Niemelä 2005, 31). Samaan aikaan johdon tehtävä on seurata toimintaa ja löytää oikea herkkyys puuttua mahdollisiin ongelmatilanteisiin (Rauramo 2018). Duarten ja Snyderin (2006) mukaan etätyöntekijät ovat erityisen alttiita konflikteille. Johdon tuleekin pyrkiä havaitsemaan ongelmatilanteet ajoissa, jotta ristiriidat eivät räjähdä konflikteiksi (Järvenpää & Leidner 1999). Mahdollisissa konfliktitilanteissa taito ratkaista ristiriitoja kohentaa luottamusta entisestään (Harisalo & Miettinen 2010, 35).

Sekä positiivisista että negatiivisista asioista julki puhuminen kasvattavat luottamusta, kun kertomatta jättäminen puolestaan näyttäytyy valheellisena toimintana. Huhut ja valkoiset valheet ovat omiaan heikentämään luottamusta. (mt.) Kaikki tieto ei kuitenkaan kuulu kaikille, vaan johdon tehtävä on arvioida tiedon merkittävyyttä ja jakamista kontekstisidonnaisesti (Vilkman 2016). Työntekijöille on perusteltava tiedon kertominen tai kertomatta jättäminen (Åberg 2006, 132).

Kuvio 7 . Luottamuksen kustannustehokkuus ja tuloksellisuus (Mukaillen Kettunen & Kalliomaa 2013).

Luottamuksellisessa ilmapiirissä vastuullisuus, tuloksen teko ja tuottavuus kasvavat (Pyyhtiä 2019, 122–123). Kuvion 7 avulla voidaan hahmottaa luottamuksen vaikutusta organisaation toiminnan tehokkuuteen. Korkea luottamus tehostaa työskentelyä, minimoi toiminnan turhia kustannuksia sekä tuottaa kokonaisvaltaisia positiivisia vaikutuksia organisaatiossa. Kohentamalla työyhteisön sisäistä luottamuksen tasoa organisaation johto voi parantaa tuloksentekokykyä. Matala luottamus puolestaan ennustaa toiminnan heikkoa tulosta. Matalan luottamuksen tasolla toimiessa organisaation tehottomuudesta aiheutuvat haasteet tuottavat yritykselle korkeampia kustannuksia. Heikkoa tulosta ja korkeita kustannuksia voidaan pyrkiä ehkäisemään panostamalla työntekijöiden kokemaan luottamukseen.

Luottamus mahdollistaa innovaatiot ja uusien ideoiden syntymisen. Avoimessa ja innovatiivisessa ilmapiirissä voidaan rakentaa luottamusta, kun päinvastaisessa tilanteessa organisaation byrokraattiset rakenteet ehkäisevät luottamuksellisen kulttuurin syntymistä.

(Kettunen & Kalliomaa 2013.) Luottamuksella voidaan kaiken kaikkiaan saavuttaa osaamisen kehittymistä ja sen tehokkaampaa hyödyntämistä, tiedon saumatonta jakamista, uuden oppimista, ilmapiirin kohentumista, vuorovaikutteisuutta, työn tehostumista sekä työhön sitoutumista. Luottamuksen kautta myös muutosten läpivienti helpottuu ja kilpailukyky kasvaa. (Savolainen 2013.)