STRATEGINEN JOHTAMINEN JA
TAULUKKO 2. Laatujärjestelmän tuottama tieto organisaation eri tasoille
Organisaatio-taso
Tuloskortti Johdon katselmus EFQM- ja muut itsearvioinnit Kehityskeskustelut Ennakko-odotuskysely Tulokysely Koulutuksen kehittämiskysely Opintojaksopalaute OPALA Työyhteisön kehittämiskysely Tukipalvelukyselyt Sidosryhmäkysely Alumnikysely OKM-tulosmittarit Ulkoinen arviointi
Hallitukset x x x x x x x
Rehtori x x x x x x x x x x x x x x
Johtoryhmän
jäsenet x x x x x x x x x x x x x x
Laatu-organisaatio x x x x x x x x x x x x x x
Yksiköiden
johtajat x x x x x x x x x x x x x x x
Laatu-vastaavat x x x x x x x x x x x x x x
Opiskelija-vastaavat x x x x x x x x
Opettajat x x x x x x x x x x x x x x
Muu
henkilöstö x x x x x x x x
Opiskelijat x x x x x x x x x x
MAMOK ja opiskelija-yhdistykset
x x x x x x x x x
Laatujärjestelmän toimivuus organisaation eri tasoilla
Laatujärjestelmän käyttämistä johtamisessa tarkastellaan seuraa-vassa viidellä tarkastelutasolla: strategiataso/hallitukset, johtoryh-mätaso, kehittämistiimit, laitos- ja yksikkötaso sekä yksilötaso. Laa-tujärjestelmä palvelee johtamista, ja sen tuottamaa tietoa käytetään organisaation kaikilla tasoilla, mutta tiedon määrä ja käyttötapa vaihtelevat eri tasoilla.
Strategiataso, hallitukset
Mikkelin ammattikorkeakoulu Oy:n toimintaa johtaa hallitus, jonka esityslistat ja pöytäkirjat eivät ole julkisia. Oy-hallitus käyttää pää-töksenteon tukena laatujärjestelmän tuottamia tietoja. Syksystä 2012 alkaen Mamkilla ja sen kumppanilla Kyamkilla on yhteinen omistaja, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Oy, jonka toimi-tusjohtajana toimii Mamk Oy:n toimitusjohtaja.
Mamkin sisäistä hallintoa hoitavat rehtori ja ammattikorkeakoulun hallitus. Hallituksen puheenjohtajana toimii rehtori ja hallituksessa on edustettuna ammattikorkeakoulun johto, opettajat ja muu hen-kilöstö, opiskelijat sekä elinkeino- ja muun työelämän edustajat.
Hallituksen tehtävänä on kehittää ammattikorkeakoulun toimin-taa. AMK-hallituksen kokousten esityslistat ja muistiot dokumen-toidaan Dynasty-järjestelmässä. Esityslistat ja muistiot ovat koko henkilöstön saatavilla henkilöstöintrassa.
Mamkin laatujärjestelmän tuottamaa tietoa käytetään strategisen suunnittelun pohjana. Mamkin päästrategia laaditaan osakeyhtiön hallituksen johdolla vuorovaikutteisesti ammattikorkeakoulun halli-tuksen, henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien kanssa. Muut strategiat laaditaan ko. toiminnasta vastuullisen johtajan johdolla ydinprosessien mukaisissa kehittämistiimeissä (koulutustiimi, TKI-tiimi, palvelutiimi). Strategialuonnoksista on pyydetty lausuntoja henkilöstöltä, opiskelijoilta ja sidosryhmiltä. Luonnokset käsitellään johtoryhmässä, joka esittää ne AMK-hallitukselle hyväksyttäväksi.
Molemmille hallituksille raportoidaan säännöllisesti tuloskorttien avulla strategioiden tavoitteiden saavuttamisesta ja myös palaute-kyselyjen tuloksista. Ammattikorkeakoulun toiminnan kehittämises-tä laatujärjestelmän tuottaman tiedon pohjalta vastaavat hallituksen lisäksi muun muassa johtoryhmä ja kehittämistiimit.
Johtoryhmätaso
Ammattikorkeakoulun toiminnan kehittämisestä ja suunnittelusta vastaa johtoryhmä, johon kuuluvat rehtori/toimitusjohtaja, varareh-tori/kehitysjohtaja, hallinto- ja talousjohtaja/varatoimitusjohtaja, laa-tu- ja palvelujohtaja, opetusjohtaja sekä koulutusjohtajat. Johtoryh-mä käyttää päätöksenteon tukena lähes kaikkea laatujärjestelJohtoryh-män tuottamaa tietoa. Kaikkien palautekyselyjen tulokset käsitellään johtoryhmässä, joka tarvittaessa linjaa Mamk-tason kehittämistoi-menpiteet. Ylin johto tekee vuosittain yksiköissä johdon katselmuk-set, joiden tavoitteena on arvioida yksikön toimintaa sekä tukea ja edistää niiden itseohjattua kehitystyötä. Johdon EFQM-itsearviointi tehdään 3–5 vuoden välein. Laatukäsikirja, prosessikuvaukset ja kaikki uudet menettelyohjeet hyväksytään johtoryhmässä. Johto-ryhmän kokousten esityslistat ja muistiot dokumentoidaan Dynasty-ohjelmassa. Muistiot ovat koko henkilöstön saatavilla henkilöstöint-rassa. Muistiot lähetetään myös sähköpostilla yksiköiden johtajille/
päälliköille.
Mamkin ja Kyamkin johtoryhmillä on yhteiskokoukset noin kerran kahdessa kuukaudessa. Kokouksissa käsitellään korkeakouluko-konaisuuden vision ja strategisten tavoitteiden ja vuosille 2010–
2015 laaditun toimenpideohjelman mukaisia asioita. OKM myönsi Mamkille ja Kyamille rahoitusta rakenteellista kehittämistä varten yhteensä 4 miljoonaa euroa. Tätä strategista kehittämisrahaa on kohdennettu seuraaviin kohteisiin:
1. Yhteisen konsernirakenteen muodostaminen ja toiminnallisen yhteistyön selkeyttäminen
2. Tukipalveluiden synergian luominen
3. Venäjä-osaamisen syventäminen ja yhteiset Venäjä-toiminnot 4. Yhteisten TKI-osaamiskeskittymien kehittäminen
5. Elinikäisen oppimisen korkeakoulualueen muodostaminen.
Kehittämistiimit
Mamkissa toimii ydinprosessien mukaisia kehittämistiimejä, joiden puheenjohtajina toimivat johtoryhmän jäsenet. Kehittämistiimit ovat koulutustiimi, laatu- ja arviointitiimi, palvelutiimi ja TKI-tiimi. Kehit-tämistiimeissä käsitellään laatujärjestelmän tuottamaa tietoa ja suunnitellaan sen pohjalta kehittämistoimenpiteitä. Kehittämistiimit valmistelevat oman toiminta-alueensa strategiat, toimenpideohjel-mat, prosessikuvaukset ja menettelyohjeet johtoryhmän ja/tai
AMK-hallituksen käsittelyyn. Tiimien muistiot dokumentoidaan henkilös-töintrassa ja niistä tiedotetaa n tarvittaessa erikseen korkeakouluyh-teisön jäsenille. Tiimien lisäksi Mamkissa toimii joitakin työryhmiä:
julkaisuryhmä, kampustyöryhmä, opiskelijahyvinvointiryhmä ja ym-päristöryhmä. Lakisääteisiä päätöselimiä ovat opintotukilautakunta, tutkintolautakunta, tarkastuslautakunta sekä yhteistoimintaneuvot-telukunta ja sen alainen työsuojelujaos.
Laitokset & tukipalveluyksiköt
Laitosten ja yksiköiden toiminnan kehittäminen perustuu Mamkin strategiaan ja johtamisen toimintaperiaatteisiin. Kaikki laitokset ja yksiköt kokoavat toimintansa laadusta palautetietoa Mamkin yh-teisen palautejärjestelmän mukaisesti. Arviointi- ja palautejärjes-telmän tuottamaa tietoa hyödynnetään kehittämistyössä. Laatu-palautteita käsitellään eri kokoonpanoissa ja palautteiden pohjalta asetetaan tavoitteita ja kehittämiskohteita. Kaikkien käytössä olevat yhteiset työkalut ovat laatupalautteet, tuloskortti, johdon katselmus, kehityskeskustelut ja EFQM-itsearvioinnit.
Koulutuksen laitoksissa toiminnan kehittämisestä ja suunnittelusta vastaa johtotiimi, johon kuuluvat koulutusohjelmien ja muiden kes-keisten toimintojen (esim. TKI-toiminta ja palvelutoiminta) vastuu-henkilöt ja opiskelijoiden edustaja/edustajia. Johtotiimin puheenjoh-tajana toimii koulutusjohtaja. Pienessä laitoksessa johtotiimin voi korvata säännöllisesti kokoontuva henkilöstökokous. Johtotiimin kokouskutsut ja muistiot dokumentoidaan laitosten verkkoasemil-la ja niistä tiedotetaan tarkoituksenmukaiselverkkoasemil-la tavalverkkoasemil-la henkilöstölle ja opiskelijoille. Laitoksissa voi toimia myös omia kehittämistiimejä.
Tukipalveluyksiköt ja muut palveluyksiköt noudattavat soveltuvin osin laitosten johtamisjärjestelmää.
Laitokset ja yksiköt järjestävät koko henkilöstölleen henkilöstökoko-uksia ja/tai kehittämispäiviä vähintään kerran lukukaudessa. Lisäksi järjestetään tarpeen mukaan kokouksia eri henkilöstöryhmille, eri teemojen mukaisesti tai ns. kuukausipalavereita. Kokouksissa käsi-tellään säännöllisesti toiminnan suunnittelua ja kehittämistä, laatu-kyselyjen tuloksia ja tuloskortin tavoitteiden toteutumista. Kokous-ten aineistot dokumentoidaan verkkoasemilla ja niistä tiedotetaan tarkoituksenmukaisella tavalla henkilöstölle ja opiskelijoille.
Opiskelijoiden osallistuminen laitosten ja koulutusohjelmien toi-minnan kehittämiseen mahdollistetaan kehittämisfoorumien avulla.
Kehittämisfoorumit ovat joko koulutusohjelmakohtaisia tai koko lai-toksen yhteisiä. Niihin osallistuu opiskelijaedustajia esimerkiksi eri vuosikursseilta, koulutuspäälliköitä, opiskelijavastaavia ja puheen-johtajana toimiva koulutusjohtaja. Tapaamisten aineistot dokumen-toidaan laitosten verkkoasemille ja niistä tiedotetaan tarkoituksen-mukaisella tavalla henkilöstölle ja opiskelijoille.
Yksilötaso
Mamkissa jokaisella henkilöstön jäsenellä on vastuu oman tehtävä-alueensa toiminnan laadusta ja kehittämisestä ja oikeus antaa ke-hittävää palautetta. Henkilöstö saa palautetta työnsä kehittämisen tueksi opiskelija- ja asiakaspalvelukyselyjen ja säännöllisten kehi-tyskeskustelujen ja osa myös henkilöstökyselyjen ja itsearviointien avulla. Kehittämiseen voi osallistua myös toimimalla kehittämistii-meissä Mamk- ja/tai yksikkötasolla. Jokaisen henkilökohtaisista toimenpiteistä strategian mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi keskustellaan vuosittain kehityskeskustelussa. Kaikki uudet työn-tekijät perehdytetään Mamkin toimintaan ja omiin työtehtäviinsä perehdytyssuunnitelman mukaisesti. Kaikille avoimia Työpaikkana Mamk -perehdyttämistilaisuuksia järjestetään kaksi kertaa vuodes-sa. Tilaisuuden ohjelmaan sisältyy laadunhallintaosio.
Kaikilla opiskelijoilla on vastuu omasta oppimisestaan ja opintojen-sa etenemisestä ja oikeus antaa kehittävää palautetta. Kehittämi-seen opiskelijat voivat osallistua myös toimimalla kehittämistiimeis-sä ja -foorumeissa Mamk- ja/tai yksikkötasolla.
Järjestelmän toimivuus, vaikuttavuus ja kuormittavuus johta-misen kannalta organisaation eri tasoilla
Strategiataso/Oy-hallitus (arviointi 19.4.2012) ja AMK-hallitus (arvi-ointi 19.6.2012)
Hallitusten kannalta laatujärjestelmä ja sen tuottama tieto tukevat hyvin päätöksentekoa. Hallitusten jäsenet saavat esityslistoilla ole-vien laatuasioiden ja toimitusjohtajan/rehtorin katsauksen avulla riit-tävät tiedot Mamkin toiminnasta ja tuloksista päätöksenteon tueksi.
Kehittämiskohteeksi arvioinnissa nousi uusille hallituksen jäsenille tarkoitettu perehdyttämisaineisto.
Johtoryhmätaso (arviointi 20.3.2012)
Johtoryhmän jäsenet arvioivat laatujärjestelmän toimivuuden hy-väksi. Laatujärjestelmä tuottaa keskitetysti tietoa johtoryhmälle joh-tamisen ja päätöksenteon tueksi, koska laatujärjestelmä perustuu strategiaan. Järjestelmä tuottaa sellaista tietoa, jonka perusteella voi tehdä analyysin toiminnasta ja nostaa esiin kehittämiskohteita.
Johdon katselmus on hyvä instrumentti strategialähtöiseen toimin-nanohjaukseen laitostasolla ja palautteena strategiseen suunnitte-luun. Keväällä 2012 käyttöön otetun johdon uuden tietojärjestelmän (QPR-mittaristo) uskotaan vielä parantavan nykyisin osittain hajal-laan olevaa tietoa.
Myös laatujärjestelmän vaikuttavuus koetaan hyväksi. Johtoryh-mätasolla tuloskortti on tärkein ohjaava dokumentti. Johtoryhmä seuraa aktiivisesti indikaattoreiden avulla strategian toteutumista ja koulutusjohtajien kautta asiat siirtyvät laitostasolle. Tärkeimpien asioiden, esimerkiksi tutkintotavoitteiden, toteutumisen seuranta prosessin aikana on tehokasta. Laatujärjestelmää ei pidetä johta-misen kannalta erityisen kuormittavana. Joskus oleellisen tiedon löytäminen saattaa olla hankalaa eikä kaikkea kerättyä tietoa aina pystytä systemaattisesti hyödyntämään.
Kehittämistiimit
Kehittämistiimeillä on merkittävä rooli laatujärjestelmän toimivuu-den, vaikuttavuuden ja kuormittavuuden kannalta, koska ne val-mistelevat oman toiminta-alueensa strategiat, toimenpideohjelmat, prosessikuvaukset ja menettelyohjeet johtoryhmän ja/tai AMK-halli-tuksen käsittelyyn. Niiden voidaan katsoa lisäävän omalta osaltaan toimivuutta ja vaikuttavuutta ja vähentävän kuormittavuutta.
Laitokset & tuki- ja palveluyksiköt (arviointi kevät 2011 ja 2012) Laitos- ja yksikkötasolla laatujärjestelmä koetaan toimivaksi ja kes-keisiä tuloskorttitietoja (tutkinnot, keskeyttäneet, talous) seurataan säännöllisesti laitoskokouksissa. Laatujärjestelmän tavoitteiden mukainen avoimuus ja läpinäkyvyys taataan, kun tulokset julkais-taan koulutusohjelmittain ja/tai laitoksittain. Laatujärjestelmän vai-kuttavuus todennetaan vuosittain johdon katselmuksissa. Niissä käsitellään laitosten ja yksiköiden toimintaa, tuloksia ja taloutta sekä edellisenä vuonna sovitut kehittämistoimenpiteet ja sovitaan uusista kehittämistavoitteista palautejärjestelmän antamien tulos-ten ja johdon katselmuksen pohjalta. Laitokset, yksiköt ja koulutus-ohjelmat ovat osin eri kehitysvaiheissa laadunhallinnassaan.
MAMK-tason laatupalvelut vähentävät kuormittavuutta laitos- ja yksikkötasolla, koska keskitetysti tuotetut palautekyselyjen yhteen-vedot palvelevat laitosten ja koulutusohjelmien tarpeita. Yksikköta-solla voidaan keskittyä analysoimaan tuloksia, joiden pohjalta suun-nitellaan ja toteutetaan kehittämistoimenpiteitä, mikä puolestaan lisää vaikuttavuutta. Yksiköillä on käytössään paljon arviointitietoa, mutta tiedon hyödyntäminen kehittämisessä ontuu paikoin. Enna-kointitiedon kerääminen on osittain puutteellista, ja tietoa kerätään enimmäkseen prosessin jälkeen eikä riittävästi prosessin aikana.
Sidosryhmien osallistumista toiminnan kehittämiseen voitaisiin pa-rantaa.
Yksilötaso (arviointi pohjautuu palautekyselyihin)
Henkilöstön osalta yksilötasolla keskeinen johtamisen ja laadunhal-linnan instrumentti on kehityskeskustelu. Keskustelussa sovitaan jokaisen henkilökohtaisista toimenpiteistä strategian mukaisten ta-voitteiden saavuttamiseksi ja seurataan edellisellä kerralla sovittu-jen toimenpiteiden toteutumista. Laatujärjestelmä tarjoaa tasapuo-lisesti koko henkilöstölle hyvät työkalut toiminnan kehittämiseen, mutta niiden monipuolinen hyödyntäminen on jokaisen yksilön omalla vastuulla.
Henkilöstöllä on oikeus antaa kehittävää palautetta työyhteisön kehittämiskyselyssä, tukipalvelujen asiakaskyselyissä, kehityskes-kusteluissa ja EFQM-itsearvioinneissa. Kaikkien kyselyjen kuormit-tavuutta henkilöstön kannalta on pyritty vähentämään kehittämällä sähköiset työkalut kyselyjen toteuttamiseen ja tuottamalla keskite-tysti yhteenvedot kyselytuloksista. Opettajia kuormittaa jonkin ver-ran opintojaksopalautteiden kerääminen ja analysointi sekä vasta-palautteen antaminen. Syksyllä 2011 käyttöön otetun opintojakson välipalautteen ovat jotkut opettajat kokeneet kuormittavaksi.
Opiskelijoiden osalta toimivuutta ja vaikuttavuutta on vaikea arvioi-da, koska yksittäisen opiskelijan kokemus on aina subjektiivinen, sillä palautekyselyjen tuloksia ei käsitellä yksilötasolla. Toimivuut-ta ja vaikutToimivuut-tavuutToimivuut-ta yksittäisen opiskelijan näkökulmasToimivuut-ta on mah-dollista arvioida HOPS-keskusteluissa. Opiskelijoiden kuormitusta palautejärjestelmän osalta pyrittiin vähentämään, kun palautekyse-lyjen määrää vähennettiin ja niiden sisällöt uudistettiin edellisen au-ditoinnin suositusten perusteella. Nykyiseen palautejärjestelmään
kuuluvat opintojaksopalaute, markkinoinnin ennakko-odotuskysely ja tulokysely 1. vuoden opiskelijoille, koulutuksen kehittämiskysely 3. vuoden (aikuiskoulutuksessa 2. vuoden) opiskelijoille ja OKM:n työllistymiskysely valmistuville opiskelijoille. Lisäksi opiskelijoille suunnattuja tukipalvelujen asiakaspalvelukyselyjä toteutetaan noin joka toinen vuosi.
Toiminnanohjaukseen osallistuvien johtajien sitoutuminen laatutyö-hön (arviointi 20.3.2011 ja työyhteisön kehittämiskyselyssä)
Toiminnanohjaukseen osallistuvien johtajien sitoutumista laatutyö-hön ja toiminnan kehittämiseen mitataan mm. työyhteisön kehit-tämiskyselyssä. Johtoryhmän jäsenet vastaavat kyselyyn omana ryhmänään. Sitoutumista mitataan erityisesti taulukossa 3 esitetyil-lä väitteilesitetyil-lä.
TAULUKKO 3. Johtoryhmän jäsenten ja koulutusjohtajien