11
Miksi se on noin musta?
Pauli Assinen
Se on musta, lienee useimmilla ensimmäinen huomio Helsingin yliopiston kirjaston etusivusta. Palautetta tästä on tullut sekä asiakkailta että kirjaston sisältä. Verkkosivujen uudistushankkeen haasteena oli organisaatiouudistuk- sen ja Kaisa-talon rakentamisen rinnalla yhdistää eri alojen ja yksikköjen tietosi- sällöt koordinoiduksi ja helposti haettavaksi kokonaisuudeksi. Kehittämistä jat- ketaan edelleen asiakkaita kuunnellen ja ohjausryhmän johdolla.
M
ustan taustan keskellä ovat Helsingin yliopis- ton kirjaston verkkosivu-uudistuksen keskei- set tulokset. Aineistohaku kirjaston tarjoamiin aineistoihin, kirjastojärjestelmään (Helka, hel- ka.linneanet.fi), digitaaliseen arkistoon (Helda, http://www.helsinki.fi/openaccess/helda/) ja li- senssioituihin e-aineistoihin (Nelli, www.nelli- portaali.fi), kirjaston koulutukset, toimipisteiden aukioloajat ja uutiset. Omat alasivunsa ovat ai- neistohaulle, tiedonlähteiden selaamiselle, kir-jastossa asioinnille, asiakkaille tarjottaville palve- luille ja yhteystiedoille.
Organisaatiouudistus perustana
Helsingin yliopiston kirjasto aloitti toimintansa vuonna 2010. Edeltäneistä organisaatioista periy- tyneet verkkosivut olivat epäyhtenäiset ja osin se- kavat. Ylläpidossa oli sekä teknisiä ongelmia että päällekkäistä työtä samojen asioiden käsittelyssä eri yksiköissä ja eri sivuilla. Erityisesti uudistus-12
tarvetta oli keskustakampuksella, jossa valmistau- duttiin muuttoon kymmenes¬tä toimipisteestä Kaisa-taloon. Vanhojen sivujen pohjalta asiakas- viestinnän muokkaaminen uutta tilannetta vas- taavaksi ei tuntunut järkevältä.
Tältä pohjalta käynnistettiin keväällä 2011 kir- jaston julkisten verkkosivujen uudistus-projekti.
Tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa nykyisen verkkosivuston tilalle Helsingin yliopiston kir- jaston asiakasta, verkkopalvelun loppukäyttäjää, mahdollisimman hyvin palveleva verkkopalvelu- kokonaisuus.
Aikataulullisesti tavoitteeksi tuli julkistaa uu- det verkkosivut beta-versiona ennen Kaisa-ta- lon avajaisia 3.9.2012. Elokuun lopussa verk- kosivut avattiin ja tiukassa aikataulussa toteute- tut sivut uusine toiminnallisuuksineen. Oli pie- nen juhlan aika.
Sisältötyön koordinointi
Kun kysymyksessä on Suomen suurin tieteelli-
nen kirjasto, jolla on neljä moninaisia tieteenalo- ja edustavaa kampuskirjastoa, voi kuvitella että si- sällöntuotanto on osaksi hyvinkin haasteellista.
Helsingin yliopiston kirjasto Vuosittain (2012)
• 1 564 000 miljoonaa kävijää
• 460 700 painetun aineiston lainausta • 2 010 260 lainan uusintaa
• 40 600 aktiivista lainaajaa • 11000 uutta asiakasta • 1,7 miljoonaa verkkokäyttöä Kokoelmat
• 73,5 hyllykilometriä painettuja kirjoja ja lehtiä • 26500 lisenssioitua elektronista lehteä • 339000 e-kirjaa
Verkkosivuston kehittämisen haasteeksi tuli eri eritysalojen ja yksikköjen huomiointi. Samalla oli pyrittävä välttämään rönsyilyä tai turhaa tie- don toistamista.
Yliopistomme on laaja ja sen tieteenaloilla ta- pahtuu. Kaikki sisällöt päätettiin myös kääntää ruotsiksi ja englanniksi, mikä työllisti muuta- man kieliosaajan kirjastossamme. Kirjasto käyt- tää myös yliopiston kielipalvelujen apua suurem- missa käännöksissä.
Työnjaon koordinointi
Jokaisella kampuksella on oma viestintätiimin- sä, jonka tehtävä on pitää oman kampuskirjas- ton tiedot ajan tasalla, tiedottaa siitä paikallisesti asiakkaille ja pitää muut kampukset ja keskitet- ty viestintä ajan tasalla. Verkkosivujen osalta oh- jaksia käsissään pitää webmaster. Hän koordinoi ja ohjeistaa päivityskysymyksissäja pitää huolen että uusien sisältöjen ilme noudattavat päätettyä visuaalista linjaa.
Oli aiheellista nostaa Facebook näkyväksi si- vuillemme, onhan se on yksi tärkeimmistä tä- mänhetken viestintätyökaluista. FB-päivityksi- en linjana on rennompi ja mutkattomampi ote.
Helsingin yliopiston kirjastoa koskevat blogi-
Kuva: Helena Hiltunen
13
uutiset halumme pitää asiallisina sekä selkeinä, mutta sosiaalinen media antaa meille mahdol- lisuuden myös hieman keveämpään viestinnäl- liseen otteeseen.
Koska kirjaston viestintäväki on hyvin työllis- tettyä ja kiireistä, suunnitelmissa oli lanseerata erilaisia avustavia rooleja tukemaan sivujen sisäl- löntuotannossa. Kielenhuoltajat, uutisnenät, vi- sualisoijat ja hakutoiminnallisuuden kehittäjät vinkkaavat tapahtumista, uutisista, uusista tuu- lista ja muusta mielenkiintoisesta sisällöstä, jota sivuilla voisi olla. Näin henkilökuntaa sitoutettiin sivuston toimintaan erilaisten roolien muodossa.
Aineistohaku kirjaston tarjoamiin aineistoihin
Kirjaston tarjoamat aineistot ovat olleet löydet- tävissä kirjastojärjestelmästä (Helka), digitaali- sesta arkistosta (Helda) ja e-aineistoja tarjoavas- ta Nelli-portaalista. Aineistojen löydettävyyden parantamiseksi verkkosivustouudistuksen yhte- nä päätavoitteena oli toteuttaa haku, jonka kaut- ta löytyisivät kaikkien edellä mainittujen lähtei- den aineistot.
Asiakaspalautteissa varsinkin Nellin käytettä- vyyttä arvosteltiin. Aineistohaussa yhtenä vaih- toehtona oli hyödyntää KDK-asiakasliittymäpro- jektin tuloksia. Asetetun aikataulun puitteissa tä- män ei kuitenkaan ollut mahdollista. Loppuke- väästä 2012 päädyttiin kokeilemaan omaa indek- siä, hakumoottoria ja hakutulosten esittämistä uusilla verkkosivuilla.
Onnistuneen testin perusteella arvioitiin, että olisi mahdollista toteuttaa hakutoiminnallisuu- den ensimmäinen versio elokuun loppuun men- nessä. Indeksin luomisessa teknisen toteutuksen lisäksi tehtiin haussa käytettävien tietojen mää- rittely. Indeksointi ja hakutulosten käsittely pal- jastivat puutteita lähtöaineistoissa. Näiden kor- jaaminen oli välttämätöntä, jotta haut löytäisi- vät oikeat tiedot ja hakutulokset olisivat siistejä.
Miksi se on musta?
Kun uudistus käynnistettiin, tarkoituksena oli
hyödyntää Helsingin yliopiston intranetin, Flam- man, ja yliopiston julkisten sivujen uudistukses- sa tehtävää visuaalisen ilmeen suunnittelutyötä ja sisällönhallinnan työkaluja. Kirjaston sivujen uu- distaminen eteni kuitenkin nopeammin kuin yli- opiston projektit. Jouduimme tilanteeseen, jos- sa sivujen tuottamisessa käytettävä järjestelmä oli valittava itse.
Sisällön tuotanto on kirjastossamme hajautet- tu, joten sisällöntuottajia on useita. Siksi oli tär- keää, että valittava järjestelmä on helppokäyttöi- nen ja selkeä käyttää niillekin, jotka eivät tee si- sällöntuotantoa päätehtävänään. Markkinakar- toituksen jälkeen valitsimme sisällönhallinnan välineeksi avoimen lähdekoodin Concrete5-oh- jelmiston.
Visuaalisen ilmeen osalta tilanne oli vähän pa- rempi. Yliopiston viestintä oli yhdessä mainostoi- miston kanssa suunnitellut ja luonnostellut uu- den visuaalisen ilmeen mukaisia verkkosivupoh- jia, niitä mustia. Käyttäjäryhmätesteissä ne olivat saaneet positiivisen vastaanoton.
Kehitystyö oli kuitenkin vielä kesken siinä vai- heessa, kun teimme päätöksen sivujen ulkonäös- tä. Saimme viestinnältä kuvat sivupohjista, ilman tyylitiedostoja tai tarkempia ohjeita visuaalisten elementtien käytöstä. Kuvien perusteella toteu- tettiin ensimmäinen versio sivustosta. Ulkoasun suunnittelua onkin jatkettu yhteistyössä yliopis- ton viestinnän kanssa.
Runsaasti palautetta
Elokuussa 2012 avattu haku aiheutti aluksi innos- tuksen lisäksi hämmennystä. Hakutulokset eivät näyttäneet samalta kuin aiemmin eri järjestelmis- sä tehtyjen hakujen tulokset. Uuteen tottuminen vie aikansa. Hakujen kehittäminen on tulevaisuu- dessakin osa verkkosivujen jatkuvaa kehittämis- tä, tavoitteena aineistojen tarjoaminen asiakkai- den tarpeita vastaavasti.
Heti uusien sivujen lanseeramisesta lähtien olemme kannustaneet asiakkaitamme ja kirjas- ton ja yliopiston henkilökuntaa antamaan palau- tetta. Palautetta on myös saatu runsaasti. Ensim-
14
mäisten viikkojen palaute oli lähinnä shokkire- aktiota mustaan ilmeeseen, omien tottumuksien tärkeydestä kertomiseen ja koko uuden konsep- tin tuomitsemiseen.
Asialliset ja aiheelliset palautteet olemme otta- neet heti huomioon, tehneet lennosta muutoksia ja vastanneet henkilökohtaisesti palautteen anta- jalle. Kehitysideat, huomiot ja muut vinkit ote- taan edelleenkin mielellään vastaan. Asiakkaiden näkökulma on kullanarvoinen uusia verkkopal- veluita kehitettäessä.
Kehitystyö jatkuu
Verkkosivuston kehittämistyö jatkuu edelleen.
Jatkossa on tarkoitus hyödyntää entistä enem- män asiakaspalautetta palvelujen arviointiin. En- si syksynä suunnitelmissa on tehdä etusivulle pie- ni kasvojen kohotus, jonka tarkoitus on selkeyt- tää etusivun elementtejä helpommin hahmotet- tavammaksi. Musta väri kyllä säilyy, mutta aja- tus on tuoda sivulle lisää graafisia palikoita, jot- ka elävöittäisivät kokonaisuutta ja keventäisivät luettavuutta.
Elementtien asettelussa ja sisällöissä olemme ottaneet huomioon asiakkaiden toiveita. Mieles- sä ovat myös edelleen ydinkysymykset: Mikä on olennaisinta? Mikä on kirjastomme tarina? Mit- kä ovat tärkeimmät palvelumme?
Verkkopalvelujen kehittämistä varten on pe-
rustettu ohjausryhmä, jonka linjaa kehittämis- tä kirjaston tavoitteiden mukaisesti. Ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä rooleja sisällön ideoin- tiin, uutisten keräämiseen, kielenhuoltoon ja vi- suaalisen ilmeen suunnitteluun rakennetaan eri yksiköissä toimivien henkilöiden toimenkuviin sopiviksi.
Verkkosivujen kehittäminen ja ylläpito on kuin loputon suo. Välillä uuvuttavaa rämpimistä, mat- ka sujuu hitaammin kuin toivoisi, tulee viivästyk- siä, vaelluskumppanit vaihtuvat ja opetellaan yh- dessä etenemistä uusien ihmisten kanssa. Kun pe- rille pitäisi päästä ajoissa, niin koko suota ei ehditä kiertämään, jotain jää aina näkemättä, tekemättä ja kokematta. Toisaalta taival tuo iloa ja elämyksiä uusista asioista ja näkymistä, yhdessä tekemisen ja onnistumisen hetkiä, joista voi nauttia vaikka kohdalle osuvalla marjapaikalla. &
Tietoa kirjoittajista
Pauli Assinen, tietojärjestelmäpäällikkö Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö Helsingin yliopiston kirjasto
Email. Pauli.assinen@helsinki.fi Helena Hiltunen, verkkotoimittaja Helsingin yliopiston kirjasto Email. Helena.hiltunen@helsinki.fi
Kuva: Pauli Assinen
