SANNA-MARI KOISTINEN
ARKISTOSUUNNITELMAN JA ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN
KIINTEISTÖOSAKEYHTIÖLLE
LIIKETALOUDEN TUTKINTO-OHJELMA
2021
Tekijä(t)
Koistinen, Sanna-Mari
Julkaisun laji Opinnäytetyö, AMK
Päivämäärä Huhtikuu 2021
Sivumäärä 38
Julkaisun kieli Suomi
Julkaisun nimi
Arkistosuunnitelman ja arkistoinnin kehittäminen kiinteistöosakeyhtiölle Tutkinto-ohjelma
Liiketalouden koulutusohjelma Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena on arkistointi ja sen kehittäminen. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia eräälle kiinteistöosakeyhtiölle arkistosuunnitelma sekä löytää mahdollisia kehittämisehdotuksia arkistointiin liittyen.
Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena. Tietope- rusta koostui arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yleisestä teoriasta, niihin liittyvistä kä- sitteistä, sekä keskeisimmästä aihetta koskevasta lainsäädännöstä (arkistolaki, osakeyh- tiölaki ja kirjanpitolaki). Opinnäytetyön toiminnallisessa osassa kartoitettiin toimeksi- antajan arkistoinnin nykytilannetta ja kehittämistarpeita haastatteluiden avulla. Haas- tatteluaineistosta kerätyt tulokset muodostivat perustan kehittämisideoille.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi excel-muotoinen arkistosuunnitelma. Siihen koottiin tiedot asiakirjojen lakiin perustuvista säilytysajoista ja mahdollisista säilytysmuodoista, näitä säätelevistä lainkohdista, sekä Liikearkistoyhdistys ry:n suositukset säilytysajois- ta.
Toimeksiantajan on mahdollista hyödyntää tätä opinnäytetyötä esimerkiksi arkistotoi- minnan perehdyttämiseen sekä kehittäessään edelleen asiakirjahallintaa ja arkistointia.
Lisäksi opinnäytetyö voi toimia pohjana harkittaessa sähköisen asiakirjahallintajärjes- telmän hankkimista ja käyttöönottoa.
Asiasanat
arkistointi, arkistolaki, arkistonmuodostussuunnitelma, asiakirjahallinta, kirjanpitolaki osakeyhtiölaki
Author(s)
Koistinen, Sanna-Mari
Type of Publication Thesis AMK
Date April 2021
Number of pages 38
Language of publication:
Finnish
Title of publication
Developing an archive management plan and archiving methods for a real estate company
Degree program
Business administration Abstract
The topic of this thesis is the development of archiving. The purpose of the thesis was to create an archive management plan for a real estate company and find possible de- velopment ideas for its archiving-related tasks.
This thesis was implemented as a qualitative case-study. The theoretical foundation consists of general theory of archiving and record management, central terms and definitions and relevant legislation (Archives Act, Finnish Companies Act, Account- ing Act). In the empirical part of the thesis client´s current archiving processes and the need for their development were studied through interviews. Results gathered from the interviews were used as a basis for the development ideas.
The result of the thesis was an archiving plan executed as an excel-spreadsheet. The archiving plan consists of archiving times of documents as mandated by legislation, possible restrictions on the archiving mediums with the relevant legislation and ar- chival recommendations of the Finnish Business Archive Association.
The client can utilize this thesis for example as an introductory material to archiving processes and for further development of their archiving and records management.
The thesis can also be utilized in the selection and introduction of a computer-based records management system.
Key words
archiving, Archives Act, archive management plan, records management, Finnish Companies Act, Accounting Act
SISÄLLYS
1 JOHDANTO ... 7
2 TOIMEKSIANTAJA JA OPINNÄYTETYÖN PERUSTEET ... 8
2.1 Toimeksiantaja ... 8
2.2 Opinnäytetyöongelma ja tavoitteet ... 8
2.3 Tutkimusmenetelmät ja aineiston analyysi ... 9
2.4 Tutkimuksen luotettavuus ... 10
3 ARKISTOINTIIN VAIKUTTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ ... 11
3.1 Arkistolaki ... 11
3.2 Osakeyhtiölaki ... 13
3.3 Kirjanpitolaki ... 13
3.4 Tietosuojalainsäädäntö ... 15
4 ASIAKIRJAHALLINTO ... 16
4.1 Hyvä tiedonhallintatapa ... 16
4.2 Asiakirjan elinkaari ja asiakirjahallinnon suunnittelu ... 17
5 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA ... 19
5.1 Asiakirjojen arvonmääritys, seulonta ja puhdistaminen ... 21
5.2 Asiakirjojen säilytysaikasuositukset ... 22
5.3 Asiakirjojen hävittäminen ... 24
5.4 Arkistotilat ja olosuhteet ... 24
5.5 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi ... 26
6 KEHITTÄMISTYÖN TOTEUTUS ... 29
6.1 Nykytila-analyysi ... 29
6.2 Haastattelujen ja arkistotilojen tarkastelun tulokset ... 30
6.3 Arkistosuunnitelman laatiminen ... 32
6.4 Toimeksiantajan arkistoinnin kehittäminen ... 33
6.5 Opinnäytetyön luottavuusarviointi ... 35
7 YHTEENVETO JA POHDINTA ... 36 LÄHTEET
LIITTEET
KESKEISET KÄSITTEET
Arkisto
1. Arkistotila, huone tai kaappi, jossa säilytetään arkistoaineistoa.
2. Laitos, joka säilyttää arkistoja.
3. Yhteisön tai yksityisen henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus.
Arkistointi
Asiakirjojen liittäminen arkistoon arkistonmuodostamissuunnitelman mukaisesti.
Arkistonmuodostaja
Yhteisö, jonka tehtävien hoidosta ja toiminnasta syntyy arkisto
Arkistonmuodostussuunnitelma
Asiakirja, johon on tehtävittäin merkitty arkistonmuodostajan asiakirjat ja jonka mukaan asiakirjat liitetään arkistoon.
Asiakirja
Kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisesti tai muulla vas- taavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
GDPR
General Data Protection Regulation, eli yleinen tietosuoja-asetus. Laki, joka säätelee henkilötietojen käsittelyä EU-maissa.
Elinkaari
Asiakirjan elinkaari alkaa sen käsittelyprosessin käynnistyessä ja sisäl- tää sen pysyvän säilyttämisen tai hävittämisen. Elinkaariajattelun läh- tökohtana on asiakirjatietojen suunnitelmallinen käsittely ja hallinta osana organisaation prosesseja. Arkistonmuodostussuunnitelmaan sisäl- tyvä ohjeistus vaikuttaa asiakirjatiedon käsittelyyn elinkaaren eri vai- heissa, joita ovat aktiivivaihe, passiivivaihe ja historiallinen vaihe.
Henkilötieto
Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henki- lötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus tai osoite.
Hävittäminen
Määräajan säilytettävien asiakirjojen poistaminen arkistosta säilytys- ajan umpeuduttua ja niiden tuhoaminen tietoturvallisesti.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on ihminen tai organisaatio, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi olla esimerkiksi jäsenistään tietoja keräävä yhdistys, potilastietoja käsittelevä sairaala, verkkokauppa tai sosiaalisen median palvelu.
Säilyttäminen
Säilyttäminen on asiakirjatiedon elinkaarihallinnan prosessi, jonka tar- koituksena on varmistaa asiakirjatiedon säilyminen aitona elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Tietosuoja
Tietoturvallisuuden osa-alue, joka keskittyy yksityisyyden suojaan ja henkilötietojen oikeaan ja turvalliseen käsittelyyn.
Tietoturva
Organisaation toimet, joilla pyritään takaamaan tiedon oikeellisuus, luottamuksellisuus ja saatavuus.
1 JOHDANTO
Tämä opinnäytetyö käsittelee arkistosuunnitelman laatimista ja arkistoinnin kehittä- mistä. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii kiinteistöosakeyhtiömuotoinen vuokra- taloyhtiö, jonka ydintehtävänä on tarjota vuokra-asuntoja asiakkailleen. Opinnäyte- työn tarkoituksena on laatia yhtiölle arkistosuunnitelma eli asiakirja, jolla ohjataan asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja arkistointia sekä löytää mahdollisia kehittä- misehdotuksia arkistointiin ja asiakirjahallintaan. Aihe on ajankohtainen toimeksian- tajalle, koska yhtiössä käsitellään ja tuotetaan paljon asiakirjamateriaalia. Osa käsi- teltävästä materiaalista sisältää sensitiivisiä tietoja, joten niiden käsittelyssä ja arkis- toinnissa tulee kiinnittää erityistä huomiota huolellisuuteen.
Opinnäytetyö muodostuu kahdesta osasta: teoriasta ja empiriasta. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yleisestä teoriasta, niihin liittyvistä käsitteistä, sekä keskeisimmästä arkistointiin liittyvästä lainsäädän- nöstä. Arkistotoimen peruslakien ohella on runsaasti muuta lainsäädäntöä, jolla on tavalla tai toisella merkitystä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toteutukseen. Työs- sä keskitytään toimeksiantajan kannalta keskeisiin lakeihin, eli arkistolakiin, osake- yhtiölakiin, kirjanpitolakiin sekä tietosuojalainsäädäntöön. Empiirinen osa työstä keskittyy kohdeorganisaation arkistosuunnitelman laadintaan ja kehittämisideoiden jalostamiseen organisaatiosta haastattelun avulla kerättyjen havaintojen perusteella.
Yhtiön henkilöstöltä kerättiin puolistrukturoidun haastattelun avulla mielipiteitä omasta arkistointiosaamisesta ja osaamisen kehittämisestä. Haastatteluaineistosta sisällönanalyysin avulla kerätyt tulokset muodostavat perustan kehittämisideoille.
Arkistosuunnitelma on laadittu noudattaen arkistolakia ja muuta toimeksiantajaa ja toimialaa koskevaa lainsäädäntöä, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen (ARA) ohjeistuksia sekä Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoja koskevia määräyksiä ja suosituksia. Opinnäytetyön tuloksena syntyi excel-muotoinen arkisto- suunnitelma toimeksiantajan hyödynnettäväksi.
2 TOIMEKSIANTAJA JA OPINNÄYTETYÖN PERUSTEET
2.1 Toimeksiantaja
Opinnäytetyön toimeksiantajaorganisaatioina toimii Uudellamaalla sijaitseva osake- yhtiömuotoinen vuokrataloyhtiö, jonka pääasiallinen tehtävä on tarjota vuokra- asuntoja asiakkailleen. Kaupunki omistaa 100 % yhtiöstä, eli se kuuluu kaupunki- konserniin huolimatta yhtiömuodostaan. Kaupunki käyttää osaltaan ohjausoikeuttaan osakeyhtiön hallituksessa. Toimeksiantajan pyynnöstä sen nimeä ei julkaista.
Yhtiön pääasiallisena tarkoituksena ei ole tuottaa voittoa. Yhtiön liikevaihto koostuu vuokratuloista ja käyttökorvauksista. Asuntoja ja kiinteistöjä ylläpidetään, huolletaan ja kunnostetaan asukkaiden maksamilla vuokrilla. Organisaatio tekee yhteistyötä eri toimijoiden kanssa, kuten kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden, kaupunkikehi- tyksen, paloviranomaisten, käräjäoikeuden ja ulosoton kanssa. Vuokrataloyhtiö on yhtiömuodoltaan osakeyhtiö, joten sen toiminnan järjestämiseen sovelletaan muun muassa osakeyhtiölakia ja kirjanpitolakia.
Organisaatiossa työskentelee tällä hetkellä 11 henkilöä ja jokainen heistä käsittelee ja/tai laatii erilaisia asiakirjoja työtehtävissään. Säilytettäviä asiakirjoja ovat erilaiset sopimukset, pöytäkirjat, rakennuspiirustukset ja kirjanpitoaineistot. Organisaatiossa ei ole ennen laadittu arkistointisuunnitelmaa, vaan käytössä on ollut Kuntaliiton ylei- set ohjeet asiakirjojen säilytysajoista. Oman arkistosuunnitelman laatimista pidetään yhtiössä ajankohtaisena, koska organisaatiossa käsitellään ja tuotetaan paljon asiakir- jamateriaalia. Arkistosuunnitelman avulla yhtiö kykenee hallinnoimaan, säilyttä- mään ja hävittämään asiakirjat ja tietoaineistot tietoturvallisesti sekä hyvän tiedon- hallintatavan mukaisesti.
2.2 Opinnäytetyöongelma ja tavoitteet
Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää toimeksiantajan arkistointia ja laatia organi- saatiolle arkistointisuunnitelma. Toimeksiantajan organisaatiossa asiakirjahallinta ja asiakirjojen säilytys on keskiössä muun muassa siksi, että organisaatio tuottaa palve-
luita, joista syntyy erilaisia analogisia ja sähköisiä asiakirjoja, jotka saattavat sisältää henkilötietoja tai muita arkaluontoisia tietoja. Arkistosuunnitelman tavoitteena on ottaa kantaa tämänhetkisten arkistoitavien asiakirjojen säilytysaikoihin, säilytysmuo- toon ja -paikkaan.
Opinnäytetyössä selvitettävät kysymykset ovat:
- Miten organisaation asiakirjojen arkistointi on järjestettävä, jotta se täyt- tää lain ja asetusten edellytykset?
- Mitä tulee huomioida organisaation arkistosuunnitelman laadinnassa?
- Miten toimeksiantajan arkistointia voisi kehittää?
2.3 Tutkimusmenetelmät ja aineiston analyysi
Tämä opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehittämistyö. Tutkimuksellinen kehittämis- työ alkaa yleensä organisaation tarpeesta tai halusta saada aikaan jokin muutos. Ke- hittämistyötä kuvaa käytännön ongelmien ratkaiseminen ja uusien ideoiden ja käy- tänteiden luominen. Kehittämistyön tarkoituksena on etsiä parempia ratkaisuja ja viedä asioita konkreettisesti eteenpäin, eikä vain kuvata haasteita ja ilmiöitä niiden takana. (Ojasalo, Moilanen & Ritalahti 2014, 14.) Kehittämistyössä tutkimukselli- suus näkyy siten, että kehittämistyö etenee järjestelmällisesti, analyyttisesti ja kriitti- sesti. Myös ratkaisujen, jotka kehittämistyöllä saavutetaan, tulisi perustua olemassa olevaan tietoperustaan sekä niiden kytkeytyminen teoriaan ja käytäntöön tulisi esit- tää. (Ojasalo ym. 2014, 21–22.)
Kehittämistyössä voidaan soveltaa erilaisia lähestymistapoja, kuten esimerkiksi ta- paus- ja toimintatutkimusta. Tämän kehittämistyön lähestymistavaksi valitsin tapaus- tutkimuksen eli case-tutkimuksen. Case-tutkimus sopii tämän kehittämistyön lähes- tymistavaksi, kun tavoitteena on tuottaa kehittämisideoita ja -ehdotuksia tietylle or- ganisaatiolle sen todellisessa toimintaympäristössä. Tapaustutkimukselle ominaista on, että sillä pyritään tuottamaan syvällistä ja tarkkaa tietoa tutkimuksen kohteesta, mutta tutkimuksella ei pyritä yleistämiseen. Tapaustutkimukselle tyypillistä on myös se, että kehittämis- ja tutkimuskohteita on vähän, yleensä vain yksi. Kohteena voi olla esimerkiksi jokin organisaation toiminta tai prosessi. (Ojasalo ym. 2014, 51–53.)
Tapaustutkimusta voidaan tehdä niin kvalitatiivisin kuin kvantitatiivisinkin menetel- min, tyypillisesti tutkimuskohteen luonnollisessa toimintaympäristössä. Tapaustut- kimuksessa voidaan käyttää ja soveltaa useita aineistonkeruumenetelmiä sekä niiden yhdistelmiä. Käytetyin lienee haastattelu, koska se on hyvä menetelmä tutkia ihmisen toimintaa. (Ojasalo ym. 2014, 55; Kananen 2017, 90.) Tämän opinnäytetyön mene- telmäksi valikoitui haastattelu, sillä sen avulla voidaan saada nopeasti syvällistä tie- toa kehityskohteesta. Lisäksi haastattelun etuja on sen joustavuus. Haastattelija voi tarvittaessa toistaa kysymyksen, oikaista väärinymmärryksen tai tehdä tarkentavan kysymyksen aiheesta, jolloin väärinymmärryksiltä voidaan välttyä. (Tuomi & Sara- järvi 2018.)
Arkistoinnin kehittämistä tutkittiin puolistrukturoidulla haastattelulla, jota voidaan käyttää esimerkiksi silloin, kun halutaan kerätä faktatietoa tai kun tarvitaan taustatyö- tä ennen kvantitatiivista tutkimusta. Puolistrukturoidussa haastattelussa kysymykset on laadittu ennakkoon, mutta niiden järjestystä voi vaihdella haastattelun aikana ja tilanteeseen sopimattomat kysymykset voi jättää kysymättä. (Ojasalo ym. 2014, 104–
108.) Haastatteluiden tarkoituksena oli selvittää organisaation arkistoinnin nykytilaa, toimintakäytänteitä, arkistointiosaamista ja osaamisen kehittämisentarpeita sekä ar- kistointisuunnitelmaa varten arkistoitavien asiakirjojen nimikkeet ja sisällöt.
Laadullista aineistoa voidaan analysoida monin tavoin. Sisällönanalyysi on näistä perusanalyysimenetelmä, jota voidaan käyttää kaikissa laadullisissa tutkimuksissa.
Useat eri nimillä kulkevat laadulliset tutkimukset perustuvat sisällönanalyysiin, jos sillä tarkoitetaan kirjoitettujen, kuultujen tai nähtyjen sisältöjen analyysiä. Aineisto- lähtöisenä sisällönanalyysin tarkoituksena on tuottaa tiivis sanallinen ja selkeä ku- vaus tutkitusta aineistosta ja ilmiöstä. (Tuomi & Sarajärvi 2018.)
2.4 Tutkimuksen luotettavuus
Tutkimusta tehdessä pyritään aina arvioimaan tehdyn tutkimuksen luotettavuutta.
Case-tutkimuksella ei ole omaa metodologiaansa, eikä nimettyjä tiedonkeruu- tai analyysimenetelmiä. Sama pätee myös luotettavuusarviointiin. Tästä syystä case-
tutkimuksen luotettavuuskriteeristö voidaan johtaa joko kvalitatiivisen tai kvantitatii- visen tutkimuksen mukaan, riippuen valitusta lähestymistavasta. (Kananen 2013, 114.) Opinnäytetyön tulosten ja johtopäätösten tulisi olla oikeita, uskottavia ja luotet- tavia. Laadullisen eli kvalitatiivisen tutkimuksen luottavuuskriteereinä käytetään muun muassa arvioitavuutta eli dokumentaatioita, saturaatioita ja kriteerivalidiutta (Kananen 2017, 176).
Luotettavuustarkastelun edellytys on riittävä dokumentaatio. Laadukas ja luotettava case-tutkimus edellyttää riittävän tarkkaa dokumentaatiota tehdyistä valinnoista ja perusteluista. Tämän tarkoituksena on, että ulkopuolinen lukija kykenee päättele- mään tutkimuksentekijän valintojen oikeellisuuden. (Kananen 2013, 115–116.) Va- lintojen ja ratkaisujen perusteluilla kirjoittaja lisää tutkimuksensa uskottavuutta (Ka- nanen 2017, 176).
Tutkimuksen luotettavuutta tutkija voi lisästä arvioimalla tutkimuksen saturaatioita, eli kyllääntymistä. Arvioinnissa tulee pohdittavaksi esimerkiksi se, kuinka suuri joukko haastateltavia riittää, jotta kyllääntymispiste saavutetaan. Kyllääntymispiste savutetaan, kun vastaukset alkavat toistamaan itseään. (Kananen 2017, 179.)
3 ARKISTOINTIIN VAIKUTTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ
3.1 Arkistolaki
Viranomaiset ja kuntien toimielimet kuuluvat arkistolain (1994/831) soveltamisen piiriin. Lain mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon seurauk- sena syntyvien ja tulevien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä sen tulee ylläpitää niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (Arkistolaki, 8 §; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 29). Arkistolakia ei kuitenkaan sovelleta yhtiöitettyihin kunnallisiin liikelai- toksiin, elleivät ne hoida julkisia tehtäviä. Kunnan on mahdollista kuitenkin omista- jaohjauksen muodossa antaa määräyksiä ja ohjeita kyseessä olevan liikelaitoksen asiakirjahallinnosta. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 26.)
Arkistonmuodostajan tehtäviin kuuluu huolehtia arkistotoimen järjestämisestä. Ar- kistolain 7 §:n mukaan arkistonmuodostajan tulee varmistaa asiakirjojen käytettä- vyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asia- kirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Lisäksi arkistotoimi on järjestet- tävä siten, että se palvelee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä julki- suusperiaatetta. Arkistotoimea hoidettaessa on huolehdittava niin oikeusturvan kuin tietosuojan toteutumisesta. (Arkistolaki, 7–15 §; Kansallisarkisto & Lybeck 2016, 27.)
Arkistolaissa painotetaan suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen merkitystä. Arkis- tolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan velvoitteena on määrittä arkistotoimen suunnittelu, vastuut ja se miten käytännön hoito järjestetään. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä tulee huomioida, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tietojen nimeämisestä määrää arkistolaitos. (Arkistolaki, 8 §; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 28.)
Huomioitavaa on, että arkistolakia ei sovelleta yksityisiin yrityksiin, mutta yritysten asiakirjahallintaan ja arkistonmuodostumiseen liittyy paljon oikeudellista sääntelyä, kuten esimerkiksi osakeyhtiö-, kirjanpito-, verotus-, työsopimus-, eläke-, tietosuoja- laissa sekä kilpailutuslainsäädännössä (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 100).
Arkistolaki on siis viranomaisen arkistointia ohjaava yleislaki ja jokainen arkistolain piiriin kuuluva arkistonmuodostaja on itse vastuussa oman arkistotoimensa järjestä- misestä, mikä näkyy vaateena arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta sekä säi- lytysaikojen määräämiskäytännöissä. Suositus on, että muutkin toimijat kuin viran- omaiset soveltaisivat arkistolakia organisaation arkistoinnin suunnittelussa ja toteut- tamisessa (Arkistolaitos 2010, 3; Hänninen henkilökohtainen tiedonanto 11.2.2021).
3.2 Osakeyhtiölaki
Osakeyhtiölaki on yleislaki ja sitä sovelletaan kaikkiin Suomen lain mukaan rekiste- röityihin osakeyhtiöihin, jollei osakeyhtiölaissa tai muussa laissa säädetä toisin (Osa- keyhtiölaki 2006/624, 1 luku 1 §). Osakeyhtiö on osakkeenomistajista erillinen oi- keushenkilö eli itsenäinen juridinen henkilö, joka on kelvollinen omaamaan itsenäi- siä oikeuksia ja velvollisuuksia (Mähönen, Säiläkivi & Villa 2006, 25). Osakeyhtiö on hyvin sopimuskeskeinen ja osakkeenomistajien välinen perustamissopimus, yhtiö- järjestys ja osakeyhtiölaki voidaankin ymmärtää eräänlaisena vakiosopimuksina.
(Mähönen ym. 2006,55). Osakeyhtiön perustamiseen, hallintoon ja päätöksentekoon liittyy usein toimenpiteitä, jotka kuuluvat asiakirjahallinnon piiriin.
Osakeyhtiölaissa säädetään muun muassa osakeyhtiön perustamisesta, yhtiöjärjestyk- sestä sekä tilintarkastuksesta ja yhtiökokouksesta. Edellä mainittuihin oikeustoimiin liittyy asiakirjojen laatimista ja säilyttämistä, kuten esimerkiksi yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjoja sekä osakasluetteloita. Osakeyhtiölaki säätelee näiden asia- kirjojen säilytystä, kuten että yhtiön osakasluetteloa on pidettävä luotettavalla tavalla ja, että yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja nii- denkin säilyttäminen on järjestettävä luotettavalla tavalla. (Osakeyhtiölaki, 3 luku 15
§, 5 luku 23 §, 6 luku 6 §.)
Osakeyhtiölaki itsessään ei kovin syvällisesti tai tarkasti säädä osakeyhtiön asiakirja- hallinnasta tai arkistoinnista vaan tarkemmat säädökset tulevat muista yleis- ja eri- tyislaeista, joissa on säädöksiä osakeyhtiön toimintaan liittyen, kuten esimerkiksi kirjanpitolaista. Suomessa on laaja kirjanpitovelvollisuus ja siten osakeyhtiön tulee toiminnassaan noudattaa kirjanpitolakia (Rekola-Nieminen 2016, 20). Huomion ar- voista on, että osakeyhtiölakia ei sovelleta asunto-osakeyhtiöihin. (Mähönen ym.
2006, 17.)
3.3 Kirjanpitolaki
Kirjanpitolaki on yleislaki, joten mahdolliset erityislaeissa olevat vaatimukset luon- nollisen henkilön kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä ohittavat kirjanpitolain säännökset.
Muun muassa osakeyhtiölaissa säädetään lisävaatimuksista, jotka koskevat vain ky-
seisen lain kohteena olevia kirjanpitovelvollisia. (Rekola-Nieminen 2016, 27.) Kir- janpitolaki ja -asetus määrittelevät miten ja mitä asiakirjoja yritystoiminnassa on laadittava ja mitkä ovat niiden säilytysajat. Lisäksi kauppa- ja teollisuusministeriö on määrittänyt ja ohjeistanut, millä tavoin ja missä laajuudessa kirjanpitoaineistoa voi- daan säilyttää koneellisella tietovälineellä, kuten optisella tai magneettisella levyllä.
(Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 100.) Kirjanpitolaki säätää niin välineistä, joilla kirjaustyötä tehdään kuin myös kirjausten laatimisajankohdista. Kirjanpitolain toises- sa luvussa säädetään kirjanpidon ja sitä koskevien tosite- ja muun kirjanpitoaineiston säilytysajoista sekä -tavoista, joiden tavoitteena on tarkastettavuuden turvaaminen.
(Rekola-Nieminen 2016, 47.)
Laki edellyttää, että tositteita, kirjanpitoa sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsi- tellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tulostaa selvä- kielisessä muodossa. Kirjanpitoaineistoa saa säilyttää ulkomailla, mutta niiden tar- kastelu Suomesta käsin on mahdollistettava viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä (Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 7 §, 9 §). Kirjanpitoaineiston tyypillisimmät vähimmäissäilytysajat ovat joko 6 tai 10 vuotta ja kaikki säilytyspa- kon alainen kirjanpitomateriaali saadaan säilyttää joko analogisessa tai sähköisessä muodossa (Rekola-Nieminen 2016, 72–73). Esimerkiksi tilinpäätös, toimintakerto- mus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto tulee säilyttää vähintään 6 vuotta, jollei muualla laissa ole sää- detty pitempää määräaikaa säilyttämiselle. (Kirjanpitolaki 2 luku 10 §.) Mikäli kir- janpitovelvollinen toimija lopettaa toiminnan, on sen huolehdittava kirjanpitoaineis- tojen säilytyksestä lain edellyttämän ajan (Kirjanpitolaki, 2 luku 10 §; Rekola- Nieminen 2016, 73). Eli arkistointivelvollisuus säilyy, vaikka toiminta lakkaa.
Kirjanpitolaki painottaa huolellisuutta kirjanpitoaineiston säilyttämisessä. Sen sijaan se ei ota kantaa teknisiin yksityiskohtiin, joten säilyttäminen voidaan toteuttaa säh- köisesti tai analogisesti. Yleislakina se määrää kirjanpitoaineiston minimisäilyty- sajoista, mutta säilytysaikoja määritettäessä organisaation tulee ottaa erityslait huo- mioon.
3.4 Tietosuojalainsäädäntö
Suomessa henkilötietojen käsittelyä säätelee kansallinen tietosuojalaki ja EU:n ylei- nen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, jäljempänä GDPR).
GDPR tuli voimaan keväällä 2018 ja sen tarkoituksena on säädellä sellaista henkilö- tietojen käsittelyä, jota suoritetaan joko sähköisessä muodossa tai myös ei- digitaalisesti, ja jonka päämääränä on muodostaa rekisteri tai liittää henkilötietoja jo olemassa olevaan rekisteriin (EU 2016/679, 2 artikla).
GDPR:n voimaantulo asetti rekisterinpitäjälle tarkat vaatimukset henkilötietojen kä- sittelylle. Keskeisiä henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita ovat käyttötarkoi- tussidonnaisuus, tietojen minimoinnin periaate, täsmällisyys, lainmukaisuuden, koh- tuullisuuden ja läpinäkyvyyden periaate, säilytyksen rajoittaminen sekä eheys ja luot- tamuksellisuus. Henkilötietojen käsittelyn tulee tapahtua lainmukaisesti, asianmukai- sesti sekä rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi, ja niitä tulee käsitellä luottamukselli- sesti ja turvallisesti. Lisäksi henkilötietoja saa kerätä ja käsitellä vain nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä tietoja saa kerätä kuin tarpeellinen määrä käsittelyn tarkoitukseen nähden. Direktiivi velvoittaa rekisterinpitäjää viipymättä poistamaan tai oikaisemaan epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Myös henkilötietoja tulee säi- lyttää muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. (EU, 5 artikla.)
Osoitusvelvollisuuden merkitys korostuu tietosuoja-asetuksessa. Tietosuoja- asetuksen keskeinen ajatus on, että rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän tulee osoittaa ne toimenpiteet, joilla se suojaa henkilötietojen käsittelyyn sisältyvät riskit. (EU, 5 artikla.) Rekisterinmuodostajan ja -pitäjän tulee kertoa rekisteröidylle, miten ja millä perusteilla se kerää ja käsittelee henkilötietoja (EU, 13 artikla). Tämä edellyttää lisäksi sitä, että rekisterinpitäjän tulee määrittää ennalta henkilötietojen säilytysajat, jotta se voi informoida rekisteröityjä niistä jo tietojen rekisteröintivai- heessa. Tämä vaade ei ole uusi julkisorganisaatioille, sillä arkistolain perusteella säi- lytysajat on pitänyt määrittää arkistonmuodostussuunnitelmaan, mutta yksityisille toimijoille tämä oli uusi vaade. (Liikearkistoyhdistys 2018, 25–26.)
Tietosuoja-asetus velvoittaa organisaatiota suojaamaan teknisin ja organisatorisin suojatoimenpitein arkistossa olevat henkilötiedot. Näiden toimenpiteiden tarkoituk- sena on taata tietojen minimoinnin periaatteen toteutuminen sekä henkilötietojen pseudonymisointi, eli henkilötietojen käsitteleminen siten, ettei henkilötietoja voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja. (EU, 89 artikla; Liikearkistoyhdis- tys 2018, 27.)
Tietosuojalaki (1050/2018) täydentää ja täsmentää EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sen kansallista soveltamista. Tietosuojalain voimaan tullessa 1.1.2019 kumottiin henkilötietolaki sekä laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta. Osa tie- tosuojalain säännöksistä vastaa kumotun henkilötietolain säännöksiä. (Tietosuojaval- tuutetun toimiston www-sivut 2021.)
Tietosuojalainsäädännössä on siis arkistointia koskevia määräyksiä, joiden sovelta- minen on pitkälti kytketty yleisen edun mukaiseen arkistotarkoitukseen. Tietosuoja- lainsäädäntö soveltuu lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn, riippu- matta ovatko tiedot arkistoituja vai ei. Merkittävää arkistoinnin kannalta on, että tie- tosuojalainsäädäntö koskee vain elävien henkilöiden henkilötietoja. (Lepistö, Korho- nen, Haataja & Voutilainen 2020, 29.)
4 ASIAKIRJAHALLINTO
4.1 Hyvä tiedonhallintatapa
Hyvä tiedonhallintatapa on asiakirjahallinnan ja arkistoinnin perusta. Hyvän tiedon- hallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi organisaation tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietoon vaikuttavista tekijöistä koko sen elinkaaren ajan. Näin ollen hyvä tiedonhallintatapa vaikuttaa olennaisesti asiakirjahallintaan, aina sen suunnittelusta toteuttamiseen saakka. (Kansallisarkisto 2013, luku 1.3; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 30.) Hyvästä tiedonhallintatavasta
säädetään asetuksessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallin- tatavasta (1030/1999), ja se luo perustan julkisuuslain tavoitteiden toteutumiselle.
Lainsäädännön luomat periaatteet ovat hyvin sovellettavissa myös yksityisiin organi- saatioihin.
Oikeusministeriö on aloittanut selvitystyön helmikuussa 2021 julkisuuslain ajanta- saistamisesta sekä siitä, että tulisiko julkisuuslain soveltamisalaa laajentaa julkista hallintotehtävää hoitaviin sekä kokonaan julkisyhteisön tai julkisyhteisöjen omistuk- sessa oleviin yhteisöihin ja muihin kuntakonserneihin kuuluviin yhteisöihin. (Oi- keusministeriön www-sivut 2021.) Mikäli julkislain soveltamisalaa laajennetaan, tulisi se myös sovellettavaksi tämän opinnäytetyön toimeksiantajan organisaatioissa.
4.2 Asiakirjan elinkaari ja asiakirjahallinnon suunnittelu
Asiakirjan määritelmää voidaan lähestyä monesta suunnasta, mutta se on määritelty myös useammassa laissa. Arkistolaki määrittelee asiakirjan kirjalliseksi tai kuval- liseksi esitykseksi taikka sellaiseksi sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan- saaduksi esitykseksi, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (Arkistolaki 3 luku 6 §). Julkisuuslaki määrittelee asiakirjan seuraavasti: ”Asiakirja on kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsitte- lyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla” (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 5 §; Voutilainen 2020, 204).
Asiakirja voi olla monen muotoinen ja se voi koostua monesta dokumentista. Laki ei märittele mille välineelle asiakirja on tallennettava tai kuinka asiakirjan sisältö tulee olla saatavissa selville. Muodostuvan asiakirjan merkintöjä voikin olla usealla tallen- nusvälineellä ja ne muodostavat asiakirjan, toisaalta saman yksittäisen tallennusväli- neen sisältämät tiedot eivät välttämättä muodosta vain yhtä asiakirjaa. Tietojärjes- telmissä olevasta datasta ei ole aina helppo tunnistaa yksittäistä asiakirjaa, kun taas perinteisistä asiakirjoista tämä on helpompaa niille ominaisen pysyvyyden takia.
Tärkeää asiakirjan muodostumisen kannalta onkin merkintöjen yhteenkuuluvuus ja käyttötarkoitus. (Voutilainen 2006, 63; Liikearkistoyhdistys 2018, 55.)
Asiakirjan tärkeimpänä tuntomerkkinä voidaan pitää sen liittymistä toimintaan.
Asiakirjoihin taltioidaan tietoa, niillä välitetään tietoa ja niillä suoritetaan toimenpi- teitä. Asiakirjoilla on myös keskeinen merkitys oikeusturvan toteuttamisessa sekä ratkaistaessa etuihin ja vastuisiin liittyviä kysymyksiä. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 13; Liikearkistoyhdistys & Itälä 2000, 5–6.)
Asiakirjan elinkaari nähdään tyypillisesti kolmivaiheisena. Vaiheet ovat aktiivi-, pas- siivi- ja historiallinen vaihe. Asiakirjan aktiivivaiheessa se laaditaan, sitä käsitellään ja säilytetään työpisteessä. Tyypillistä on, että osa aineistosta hävitetään aktiivivai- heen päättyessä. Passiivivaiheessa asiakirjaa ei enää tarvita päivittäisessä työssä vaan se siirretään lähi- tai päätearkistoon. Kun asiakirja on siirtynyt passiivivaiheeseen, on sillä todistusvoimaa tai sitä voidaan hyödyntää jonkun muun tehtävän yhteydessä.
Asiakirjan historiallinen vaihe on elinkaaren viimeinen vaihe. (Kansallisarkisto &
Lybeck 2006, 22–23.) Varsinaisen tehtävänsä ohella asiakirjat toimivat siis tieteelli- sen tutkimuksen, erityisesti historiantutkimuksen, lähdeaineistona. Asiakirjoilla on myös muuta kulttuurimerkitystä, johon voi liittyä erilaisia lähestymistapoja, kuten esimerkiksi pedagogisia näkökulmia. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 13.)
Kuvio 1. Asiakirjan elinkaari (Kansallisarkisto & Lybeck 2006)
Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin tehokas kehittäminen ja suunnittelu edellyttää ko- konaisnäkemystä koko organisaatiosta, sen toiminnasta ja tehtävistä sekä niihin liit- tyvistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista. Lisäksi tulee olla tuntemus voimassa olevasta lainsäädännöstä ja muista organisaation toimialaa ohjaavista säädöksistä ja ohjeista. Suunnittelun ja organisoinnin pohjaksi vaaditaan myös osaamista asiakirja- hallinnan periaatteista. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 78.)
Asiakirjahallinnon suunnittelun keskiössä on arkistonmuodostus. Arkistonmuodos- tuksen kerrotaan olevan prosessi, jonka onnistumisesta riippuu muodostuvan arkiston laajuus, rakenne ja käytettävyys. Suunnittelun välineenä käytetään arkistonmuodos- tussuunnitelmaa. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 78.)
5 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA
Arkistonmuodostussuunnitelman tarkoituksena on ylläpitää tietoa eri tehtävissä ker- tyvistä ja arkistoitavista asiakirjoista, niiden säilytyspaikoista ja -ajoista sekä säilyt- tämisestä vastaavista tahoista (Liikearkistoyhdistys 2018, 94). Arkistonmuodostus- suunnitelman avulla voidaan myös arvioida organisaation hyvän tiedonhallintatavan toteutumista sekä ylläpitää arkistoa (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 79).
Arkistomuodostussuunnitelman perustehtävänä on ohjata organisaation arkiston- muodostusta eli asiakirjojen rekisteröintiä, arkistointia ja seulontaa. Sen avulla orga- nisaatio voi myös todentaa julkisuus- ja tietosuojaperiaatteiden toteutumisen. Toisin sanoen arkistonmuodostussuunnitelmalla varmistetaan, että käytössä olevat asiakir- jahallinnan toimintatavat, menetelmät ja tietojärjestelmät tukevat liiketoiminnan teh- täviä ja varmistavat säädösten ja normien noudattamista. Suunnitelmallisen arkis- toinnin tarkoituksena on välttyä arkiston jälkikäteisellä järjestämiseltä ja aineistojen turhalta säilyttämiseltä. (Pohjola, Hakala & Hirvilahti 2010, 56.) Arkistonmuodos- tussuunnitelman tulisi olla tarpeeksi laaja, eli sen tulisi kattaa asiakirjatiedon käsitte-
lyn ja hallinnan ohjeistus koko elinkaaren ajalta, ei pelkästään luetteloida asiakirja- ryhmien säilytysaikoja (Liikearkistoyhdistys 2009, 30).
Arkistolaki edellyttää viranomaisia laatimaan arkistonmuodostamissuunnitelman.
Arkistolaissa säädetään, että arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkis- tonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. (Arkistolaki 8 §; Kansallis- arkisto & Lybeck 2006, 79.) Organisaation asiakirjahallinnon ohjeilla ei ole täysin vakiintunutta nimitystä. Julkisorganisaatioissa asiakirjahallintaa ohjataan tyypillisesti arkistosäännöillä ja arkistonmuodostussuunnitelmalla sekä tiedonohjausjärjestelmäl- lä. Näitä samoja nimekkeitä käytetään myös yksityissektorilla arkistosuunnitelman lisäksi. (Liikearkistoyhdistys 2009, 30.)
Arkistolaki ohjaa arkistonmuodostussuunnitelman sisältöä melko niukasti. Arkisto- laitos on laatinut oppaan arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi ja ylläpitä- miseksi. (Kansallisarkisto 2007, 1). Arkistonmuodostussuunnitelman laadinta on prosessi, joka aloitetaan organisaation tehtävien ja toimintaprosessien kartoittamisel- la ja tutustumisella organisaatiota koskevaan lainsäädäntöön ja sisäisiin toimintaoh- jeisiin. Tämän jälkeen organisaation tehtävät jaetaan päätehtäviin, tehtäviin, ja ala- tehtäviin. Tehtävien luokittelussa voidaan hyödyntää julkihallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokitusta. (Kansallisarkisto 2007, 4.)
Kuvio 2. Julkishallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokat (Kansallisarkisto 2007)
Organisaation on tarkoitus tarkentaa ja syventää tehtäväluokitusta oman tarpeensa mukaan. Suositus on, että liian hienojakoiseksi luokitusta ei kannata tehdä, koska sen käytöstä tulee hankalaa sekä ylläpidosta raskasta. Tehtäväluokkien ryhmityksen suunnittelussa keskeisenä on seulontanäkökohta. Pyrkimyksenä on, että eri ryhmiin kuuluvilla asiakirjoilla on sama säilytysaika, jolloin määräajan säilytettävien asiakir- jojen hävitys voidaan tehdä ryhmäkohtaisina kokonaisuuksina. (Kansallisarkisto &
Lybeck 2006, 55.)
Arkistonmuodostussuunnitelma on julkinen ja pysyvästi säilytettävä asiakirja. Alku- peräisen suunnitelman lisäksi tulee säilyttää tiedot suunnitelmaan tehdyistä muutok- sista ja niiden ajankohdista. Mikäli suunnitelma on sähköinen, tulee siitä ottaa pape- rituloste pysyvään säilytykseen muutosten yhteydessä. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 87.)
5.1 Asiakirjojen arvonmääritys, seulonta ja puhdistaminen
Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostamisen kannalta tärkeitä käsitteitä ovat asiakir- jojen arvonmääritys ja seulonta. Asiakirjojen arvonmäärityksellä tarkoitetaan hyväk- syttyjen seulontaperiaatteiden ja -kriteereiden soveltamista tietojen säilytysajan mää- rittämiseksi. Arvonmäärityksen yhteydessä arkistonmuodostajan tulee päättää asia- kirjojen säilytystavasta ja -muodosta. Arvonmäärityksen haasteena on osata arvioida, mikä on pitkällä aikavälillä tarkastellen aineistoa, jolla on suurin kulttuurinen ja tut- kimuksellinen arvo. Arvioinnin tekeminen on arvonmäärityksen keskisin tarkoitus.
(Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 56.)
Arkistolaitoksen tehtäviin kuuluu määrätä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, joten se ohjaa myös organisaation asiakirjojen arvonmääritystä. Kuitenkin on tärkeää, että arkistonmuodostaja tuntee arvonmäärityksen yleiset periaatteet ja ohjaavan lainsää- dännön. Arvonmäärityksen keskiössä on kolme tärkeää näkökulmaa. Arkistonmuo- dostajan tulee määrittämisessä huomioida asiakirjojen ja tiedon säilyttämisen merki- tys oman toiminnan kannalta ja näkökulmasta. Arkistonmuodostajan tulee huomioida omaa toimialaa koskevat erityislakien velvoitteet ja esimerkiksi tilastoinnin ja rapor- toinnin vaatimukset. Lisäksi tulee varmistua asiakirjojen oikeuksiin, etuuksiin, vel-
voitteisiin ja oikeusturvaan liittyvistä näkökohdista. Kolmas näkökulma liittyy asia- kirjojen ja tiedon säilymiseen kulttuurin ja tieteellisen tutkimuksen tarpeisiin. (Kan- sallisarkisto & Lybeck 2006, 59.)
Seulonnalla tarkoitetaan niitä toimia, joilla tiedot arvonmäärityksen perusteella jae- taan pysyvästi- ja määräajan säilytettäviin ryhmiin. Seulonnan tarkoituksena on ra- joittaa asiakirjamäärien kasvua, edistää jäljelle jäävän aineiston käytettävyyttä, ja turvata julkisuus- ja tietosuojaperiaatteen toteutuminen, eli sen perimmäisenä tarkoi- tuksena on turvata hyvä tiedonhallintatapaa sekä varmistaa kulttuurin ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston pysyväissäilyvyys. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 56.)
Suomessa tyypillisin seulontamenettely on ennakkoseulonta. Ennakkoseulonta on asiakirjojen säilytysajan ja -tavan määrittelyä jo niiden suunnitteluvaiheessa. Ennak- koseulonnassa tehdyt ratkaisut vaikuttavat siis siihen, miten aineisto arkistoidaan, jotta hävitettävien asiakirjojen poisto arkistokokonaisuudesta olisi aikanaan mahdol- lisimman helppoa ja kustannustehokasta. Arkistonmuodostamissuunnitelma on en- nakkoseulonnan tärkein työväline. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 57.)
Seulonnan yhteydessä on lisäksi tärkeä huomioida asiakirjojen puhdistaminen. Puh- distamisella tarkoitetaan niitä toimia, jolla asiakirjojen joukosta poistetaan aineisto, jonka saa hävittää välittömästi käytännön tarpeen lakattua (kuten asiakirjojen kak- soiskappaleet, alustavat luonnokset ja tilapäiset muistiinpanot). (Kansallisarkisto
&Lybeck 2006, 60.)
5.2 Asiakirjojen säilytysaikasuositukset
Asiakirjahallintoon ja arkistointiin liittyy keskeisesti asiakirjojen säilytysajat. Kuten edellä todettiin, arkistolain soveltamisen piiriin kuuluvien viranomaisten organisaa- tioiden on lain mukaan määriteltävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakir- jojen säilytysajat ja -tavat. (Arkistolaki 8 §.) Lisäksi hyvä tiedonhallintatapa edellyt- tää, että organisaatio arvioi asiakirjojensa ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojen- sa merkityksen oman toimintansa ja lainsäädännön näkökulmasta. Tämä tarkoittaa
konkreettisesti sitä, että arkistonmuodostaja määrittää asiakirjojen säilytysajat arkis- tonmuodostussuunnitelmaan ja vastaa säilytysaikojen noudattamisesta käytännössä.
Arkistolaitos suosittaa, että yksityiset toimijat noudattavaisivat samoja ohjeistuksia soveltaen, kuin arkistolain soveltamisen piiriin kuuluvat toimijat. (Arkistolaitos 2010, 3.)
Yleisesti asiakirjojen säilytysaikoja määriteltäessä tulee ottaa useita eri tekijöitä huomioon. Ensinnäkin arkistonmuodostajan tulee arvioida, kuinka kauan asiakirja- aineistoa tullaan tarvitsemaan organisaation omassa toiminnassa. On huomioitava, että organisaatiolla tulee olla arkistoituna asiakirjat, joilla se voi todistaa omistus-, hallinta- ja käyttöoikeutensa sekä asiakirjat, joita tarvitaan perusteeksi esimerkiksi korvaus- ja kanneoikeuksiin. Organisaation taloushallintoon liittyy myös paljon eri- laisia lakisääteisesti arkistoitavia asiakirjoja. Lisäksi mikäli organisaatioissa tuote- taan ja käsitellään yksilön oikeusturvan tai muun edun kannalta tärkeitä papereita, on niitä säilytettävä niin kauan kuin niillä on oikeudellinen merkitys. (Liikearkistoyhdis- tys 2000, 9–11; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 165.)
Määräajan säilytettäville asiakirjolle on määritettävä säilytyksen laskentaperusteet.
Asiakirjojen säilytysajan päättymisajankohta voidaan laskea niitä koskevien asioiden päättymisestä tai jollei asiakirja ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymi- sestä, jolloin asiakirjatiedot ovat organisaatioon saapuneet. Asiakirjojen säilytysajan päättyminen voidaan myös laskea asiakirjojen päiväysten perusteella tai viimeisestä merkinnästä. Päiväämättömien asiakirjojen säilytysajankohta voidaan laskea sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen on tehty viimeinen mer- kintä. Tilipitoaineiston säilytysaika lasketaan niitä koskevan tilivuoden päättymises- tä. (Arkistolaitos 2010, 9; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 165.)
Kunnallishallinnon säilytysaikojen määrittämistä varten on julkaistu kunnallishallin- non kaikki toimialueet kattava julkaisusarja, sisältäen määräykset ja suositukset mää- räajan säilytettävien ja pysyväissäilytettävien asiakirjojen säilytysajoista. (Kansallis- arkisto & Lybeck 2006, 58–59.) Suositukset on tyypillisesti ryhmitelty toimialan sisällä pääluokkiin. Pääluokan sisällä on asiakirjojen luettelo, jossa mainitaan tavalli- sesti säilytysaikojen vähimmäissäilytysajat, jotka ovat suosituksia ja ohjeellisia mikä-
li ne eivät perustu lakeihin, asetuksiin tai viranomaisten määräyksiin. (Liikearkisto- yhdistys 2009, 61.)
5.3 Asiakirjojen hävittäminen
Arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetut vähimmäissäilytysajat ohjaavat asia- kirjatietojen hävittämistä. Arkistolaki säätää, että määräajan säilytettävät asiakirjat tulee hävittää mahdollisimman pian niille määrätyn säilytysajan umpeuduttua niin, että tietosuoja on turvattu (Arkistolaki 13 §). Asiakirjatietoja ei kuitenkaan saa hävit- tää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun ja hävittämiselle pitää löytyä peruste (Kansallisarkisto 2013, luku 2.4). Esimerkiksi vireillä oleva velko- musasia voi pidentää asiakirjan säilytysaikaa huomattavasti.
Asianmukaista asiakirjojen hävittämistä helpottaa hyvin tehty ennakkoseulonta ja puhdistaminen. Määräajan säilytettävät asiakirjat kannattaa pitää erillään pysyvästi säilytettävistä tiedoista jo heti alusta, jolloin ylimääräiseltä työltä ja myös virheiltä vältyttäisiin. Hävitettävien asiakirjojen käsittelyprosessin tulee olla kontrolloitu ja erityistä huolellisuutta tulee noudattaa salassa pidettävien tietojen hävittämisessä.
Hävitettävät asiakirjat poistetaan käytöstä joko tuhoamalla ne fyysisesti tai saattamal- la ne sellaiseen muotoon, ettei niiden sisältämää tietoa voida käyttää. (Kansallisarkis- to 2013, luku 2.4.)
5.4 Arkistotilat ja olosuhteet
Arkistotilojen, myös käsi- ja lähiarkistojen, tulee olla turvalliset ja asianmukaiset.
Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tu- houtumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytyksestä määrää arkistolaitos erillisellä määräyksellä. Määräys kos- kee käsi-, lähi- ja päätearkistotiloja, joissa säilytetään pysyvästi säilytettävää arkisto- aineistoa. Määräystä suositellaan sovellettavaksi myös määräajan säilytettävän ai- neiston säilytystiloihin. (Kansallisarkisto 2013, luku 6.2.4; Arkistolaitos 2013, 3.)
Yleisenä ohjeena on, että arkistotilat tulee sijoittaa siten, että niissä säilytettävä arkis- toaineisto on mahdollisimman hyvin suojattu kaikkia haitallisesti vaikuttavia ulko- puolisia tekijöitä vastaan, kuten tulelta, vedeltä, haitalliselta kosteudelta, liialta läm- möltä ja valolta, pölyltä ja lialta sekä muilta ilman epäpuhtauksilta. (Pohjola ym.
2010, 140; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 105.) Arkistotilat tulee rakennuksessa sijoittaa siten, etteivät esimerkiksi tulisijalliset tai vastaavat tilat aiheuta vaaraa asia- kirjoille tai haittaa arkiston käyttöä. Myöskään kosteita tiloja, kuten kylpy- tai sauna- tiloja tai vesipisteitä ei tule sijoittaa arkistojen yläpuolelle vesivahinkovaaran vuoksi.
(Arkistolaitos 2013, 4; Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 205–206.) Arkistotilamää- räys määrää ja ohjeistaa tarkasti arkiston rakennusmääräyksistä ja rakenteellisesta suojauksesta, jotka tulee ottaa huomioon arkistotiloja suunniteltaessa.
Arkistotilojen mitoituksessa tulee ottaa huomioon ainakin asiakirja-aineiston kartun- ta, aineiston säilytysajat, koko sekä laatu. Esimerkiksi suurikokoisten karttojen ja piirustusten arkistointi edellyttää erilaista säilytystä kuin tavalliset paperiasiakirjat.
Arkistotilat suositellaan mitoitettavan 20 vuoden tarvetta varten, joten arkistotiloja suunniteltaessa tulee arvioida asiakirjojen karttuminen. Arkistotilojen yhteydessä olisi hyvä olla aputiloja aineistojen käsittelyä, puhdistamista ja vastaanottamista var- ten. Arkistotilan sisustuksessa tulee huomioida, että palavia kalusteita tai sisusteita, esimerkiksi puuhyllyjä, ei saa käyttää. (Arkistolaitos 2013, 5–8.)
Päätearkistotilana ei saa käyttää rakennuksen väestönsuojaa, koska väestönsuoja on voitava ottaa väestönsuojakäyttöön. Väestönsuojassa voidaan kylläkin tilapäisesti säilyttää vähäisessä määrin arkistoaineistoa, mutta tämä edellyttää laadittua arkiston siirto- ja sijoitussuunnitelma. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 106.) Mikäli pysy- västi säilytettäviä asiakirjoja on maltillinen määrä voi arkistoinnissa käyttää palotur- vallista arkistokaappia tai -holvia. Sen sijaan määräajan säilytettäviä asiakirjoja var- ten riittää tavallinen arkistohuone. Asiakirjoja rasittaa eniten suuret vaihtelut lämpö- tilassa ja kosteudessa, joten arkiston lämpötilan tulisi pysyä matalana ja tasaisena.
(Arkistolaitos 2013, 13; Pohjola ym. 2010, 140–141.) Tärkeä on myös muistaa, että arkistotiloissa ei säilytetä sinne kuulumatonta tavaraa tai aineistoa, vaan tila on varat- tu ainoastaan asiakirjahallintoa varten.
5.5 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi
Kuten edellä on kerrottu, asiakirjahallinnan suunnittelu edellyttää tuntemusta organi- saatiosta, sen tehtävistä sekä niihin liittyvistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista sekä lainsäädännöstä. Kansallisarkisto on julkaissut arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa, käyttöä ja ylläpitoa koskevan suosituksen ja malliprosessin (Kansallisar- kisto &Lybeck 2006, 81). Tämä prosessi sisältää tyypillisesti kymmenen vaihetta.
Kuvio 3. Arkistonmuodostumissuunnitelman laatimisprosessin vaiheet (Kansallisarkisto &Lybeck 2006)
Laadintaprosessi aloitetaan organisaation tehtävien ja toimintaprosessien kartoituk- sella, sen yhteydessä tulee perehtyä lainsäädäntöön ja organisaation omiin ohjeistuk- siin. Tehtävä- ja prosessikartoitus sekä työnkulkujen selvittäminen on ryhmätyötä, johon osallistetaan työyhteisö. (Arkistolaitos & Lybeck 2006, 81.) Organisaation tehtävät jaetaan päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin ja luokittelussa on hyvä käyttää julkihallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokitusta. (Kansallisarkisto 2007, 4.) Kartoitustyön tuloksena saadaan arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitys, eli kartoitettua päätehtävät ja alatehtävät (Kansallisarkisto & Lybeck, 2006, 82).
Prosessin toisessa vaiheessa inventoidaan toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirja- ryhmät ja vastaavat tietoaineistot. Tarkastuksessa asiakirjoista ja muista aineistoista selvitetään niiden nimikkeet sekä niiden elinkaareen ja käsittelyyn vaikuttavat tekijät kuten; mitä tietoja asiakirja sisältää, onko asiakirjassa salassa pidettäviä tietoja tai henkilötietoja, nykyinen säilytystapa ja -aika. Inventoinnin yhteydessä voidaan lisäk- si tehdä huomioita asiakirjahallinnan prosessista, esimerkiksi voidaan havaita, että organisaatioissa tehdään päällekkäistä työtä tai että joitakin asiakirjahallinnon käy- tänteitä voidaan yksinkertaistaa. Mikäli organisaatiolla on käytössä sähköisiä tietojär- jestelmiä, on inventoinnin yhteydessä kannattavaa päivittää tietojärjestelmäselosteet tai laatia ne, jos ne puuttuvat. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 82–83.)
Inventoinnin yhteydessä asiakirjojen julkisuus- ja henkilötietonäkökohdat kirjataan asiakirjaryhmäkohtaisesti arkistonmuodostussuunnitelmaan. Merkinnästä tulee käydä ilmi, ovatko ryhmään kuuluvat asiakirjat julkisia, salassa pidettäviä vai osittain salas- sa pidettäviä. Lisäksi arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjojen salas- sapitoaika ja salassapidon peruste sekä ohjeistetaan, kuka vastaa salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä. Kyseinen prosessinvaihe on merkittävä, koska salassapitovelvollisuus vaikuttaa säilytysjärjestyksen suunnitteluun koska jul- kiset ja salassa pidettävät asiakirjat tulee pyrkiä pitämään erillään. (Kansallisarkisto
& Lybeck 2006, 83–84.)
Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely on keskeinen osa arkistonmuodostuksen suunnittelua. Tarkoitus on, että jokaiselle asiakirjasarjaryhmälle on pyrittävä määrit- telemään konkreettiset säilytysajat, jotta asiakirjojen hävittäminen olisi mahdolli- simman selkeää. Mikäli säilyttäminen tai hävittäminen jätetään harkinnan mukaan tapahtuvaksi, tulee määritellä, kuka on vastuussa kyseessä olevien asiakirjojen hävi- tyspäätöksestä. Muistettava on, että harkinnan mukaan säilyttäminen ei koskaan tar- koita samaa kuin pysyvä säilyttäminen. (Kansallisarkisto &Lybeck 2006, 84.)
Organisaation tulee lisäksi määritellä mitkä tehtävät tai asiat ja niihin liittyvät asia- kirjat rekisteröidään. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään jokaisen asiakirja- ryhmän tai asiakirjan kohdalle, mihin rekisteriin kyseinen asiakirja tai tieto mahdolli- sesti rekisteröidään. Organisaation on hyvä myös tarkastella tässä yhteydessä, tarvit-
seeko se mahdollisia erillisrekistereitä vai pystyykö asiakirjoja hallinnoiman yhdessä asiankäsittelyjärjestelmässä. (Kansallisarkisto &Lybeck 2006, 85.)
Fyysisten asiakirjojen saatavuus ja käytettävyys turvataan määrittelemällä niiden säilytysjärjestys ja -muoto. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään, mitkä asia- kirjat arkistoidaan samaan ryhmään ja millainen niiden keskinäinen järjestys on. Säi- lytysjärjestyksen valintaan vaikuttavat useat asiat, kuten asiakirjojen säilytysajat ja mahdollinen salassapito. Tiedon säilytysmuoto voi muuttua asiakirjan elinkaaren aikana, etenkin jos käytössä on sähköisiä tietojärjestelmiä. Asiakirjallisen tiedon säi- lytysmuodot, niiden muutokset elinkaaren eri vaiheissa ja muutosajankohdat tulee merkitä arkistonmuodostussuunnitelmaan. Mikäli aineisto on samanaikaisesti use- ammassa muodossa, merkitään suunnitelmaan kaikki muodot ja niiden käyttötarkoi- tus. Usein sähköisiin tietojärjestelmiin sisältyvät tiedot tulostetaan pitkäaikaissäily- tystä varten paperille, esimerkiksi haastehakemukset ovat sekä sähköisessä järjestel- mässä kuin myös paperisena. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 85–86.) Hyvään tie- donhallintatapaan kuuluu huolehtia ja turvata asiakirjojen saatavuus. Tähän pyritään merkitsemällä arkistonmuodostussuunnitelmaan tieto asiakirjojen fyysisestä sijain- nista sekä niiden aktiiviaikaisen säilyttämisen ja tietojen antamisen vastuuhenkilöis- tä. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 86.)
Arkistonmuodostusprosessin viimeisimpinä vaiheina määritellään asiakirjojen suoje- luluokat ja laaditaan arkistokaava. Suojeluluokkien tarkoituksena on turvata asiakir- jallisten tietojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Suojelusluokkia on kolme: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat, 2. tutkimukselli- sista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat ja 3. muut asiakirjat.
Poikkeusoloissa ryhmän yksi asiakirjat siirretään toimistosta turvaan, ja evakuoinnin sattuessa ne evakuoidaan ensimmäisinä. Mikäli ryhmään kaksi kuuluvat asiakirjat ovat asianmukaisesti päätearkistotiloissa, ne eivät poikkeusoloissa edellytä toimenpi- teitä. Kolmanteen ryhmään kuuluvat asiakirjat eivät vaadi erityistoimenpiteitä poik- keusoloissa. Arkistonmuodostusprosessin viimeisenä vaiheena laaditaan arkistokaava pysyvästi ja pitkään säilytettäviä asiakirjoja varten. Arkistokaavalla osoitetaan muo- dostuneen arkiston rakenne. (Kansallisarkisto &Lybeck 2006, 86–87.)
Edellä esitetty arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi on monivaiheinen ja kattava ehdotus toimintaprosessista. Jokainen organisaatio voikin hyödyntää sitä so- veltuvin osin oman organisaation tarpeita vastaavaksi. Kun arkistonmuodostussuun- nitelma on laadittu, tulee sitä ylläpitää ja tarkentaa tarpeen niin vaatiessa. Sen ylläpi- to, kehittäminen ja ajantasaistaminen kannattaa kytkeä osaksi organisaation ja sen toimintaprosessien yleistä kehittämistä. (Kansallisarkisto & Lybeck 2006, 87.)
6 KEHITTÄMISTYÖN TOTEUTUS
Opinnäytetyön empiirisessä osuudessa laadittiin toimeksiantajalle arkistosuunnitelma sekä selvitettiin mahdollisia arkistoinnin kehittämisideoita. Toiminnallinen osuus aloitettiin tekemällä arkistointia koskeva nykytila-analyysi. Analyysin tarkoituksena oli saada selville yhtiön nykyiset arkistointikäytänteet, vastuualueet, arkistointitavat asiakirjat sekä saada käsitys arkistoinnista vastaavien arkisto-osaamisesta. Arkisto- suunnitelman laadintaprosessi aloitettiin yhteistyöpalaverilla 18.1.2021, jolloin sovit- tiin toimeksiantajan kanssa laadintaprosessin aikataulusta, arkistosuunnitelman sisäl- löstä sekä työskentelytavoista. Tällöin sovittiin, että arkistoinnin nykytilaa tutkittai- siin haastatteluiden avulla ja että arkistosuunnitelma olisi valmis saman vuoden huh- tikuun loppuun mennessä, koska toimeksiantajalla ei ollut itsellään tarkempaa aika- taulutoivetta.
6.1 Nykytila-analyysi
Nykytilan selvittämiseksi oli analysoitava, miten ja mitä yhtiössä arkistoitiin sekä kuka vastasi arkistoinnista. Tämän selvittämiseksi laadittiin haastattelulomake (liite 1), jota käytettiin henkilöstön haastatteluissa. Haastattelukysymykset laadittiin opit- tua teoriaa soveltaen, huomioiden yhtiön arkistoinnin kokonaiskuvan hahmottami- seen tarvittavat tiedot. Haastattelut pidettiin 15.3.2021 yhtiön tiloissa ja haastatte- luun valikoitui neljä henkilöä (laskentapäällikkö, taloussihteeri, kiinteistösihteeri ja isännöitsijä), joiden työtehtäviin yhtiön asiakirjahallinto ja arkistointi läheisesti liit- tyy.
Haastattelukysymyksillä selvitettiin muun muassa, millaisia asiakirjoja kukin toimija käsitteli ja laati, millainen yhtiön arkistoinnin työprosessi oli, ja miten nykyiset arkis- totoimet ja oma arkistointiosaaminen koettiin. Valmiiden haastattelukysymysten li- säksi henkilöillä oli mahdollista kertoa itse oleellisina pitämiään tietoja ja havaintoja.
Haastattelut nauhoitettiin haastateltavien luvalla, joka mahdollisti aineiston sisältö- analyysin oikeellisuuden. Haastatteluaineisto litteroitiin, eli kirjoitettiin puhtaaksi kysymyksittäin ja aineistosta tunnistettiin vastausten yhteneväisyydet ja eroavaisuu- det kysymyksittäin. Tämän jälkeen aineistosta pyrittiin kokomaan yhteen pääseikat, joista saatiin koostettua vastaukset asetettuihin kysymyksiin.
Yhtiön tiloihin ja erityisesti arkistotiloihin tutustuttiin useamman kerran. Ensimmäi- sellä kerralla 26.1.2021 tutustuttiin arkistotiloihin ja käytiin läpi arkistohuoneen jär- jestystä ja sisältöä. Toisella kerralla 6.2.2021 käytiin läpi käsiarkistojen asiakirjat.
Arkistotilojen tarkastelulla oli mahdollista tehdä havaintoja asioista, joita ei tullut haastatteluissa esille, kuten tilojen aiheuttamista mahdollisista tietosuojariskeistä ja tilojen toiminnallisuuksista ja rakenteista.
6.2 Haastattelujen ja arkistotilojen tarkastelun tulokset
Haastatteluissa ilmeni, että yhtiössä käsitellään ja tuotetaan paljon asiakirjatietoa.
Arkistoitavat asiakirjat liittyvät yhtiön yleis-, talous-, henkilöstöhallintoon, hankkei- siin ja investointeihin, uudisrakentamiseen ja kiinteistöjen ylläpitoon, sekä vuokra- hallintoon. Asiakirjat sisältävät osittain henkilötietoja, etenkin henkilöstö- ja vuokra- hallinnon asiakirjojen osalta.
Yhtiön asiakirjahallinto toteutetaan suurimmaksi osaksi paperilla. Tietojen käsittely- järjestelmiä on useita, mutta niissä kaikissa ei ole varsinaisia arkistointiominaisuuk- sia. Sähköistä arkistointia on taloushallintoon liittyen, jolloin tiedot arkistoidaan kä- sittelyjärjestelmään, erillistä asianhallintaohjelmaa ei toimeksiantajalla ole käytössä.
Yhtiöllä on mahdollista käyttää yhteistä verkkoasemaa, johon koko henkilökunnalla on käyttöoikeus. Verkkolevy on käytössä muun muassa yleisten toimintaohjeiden ja asiakirjapohjien säilytyspaikkana.
Haastatteluissa tuli esille, ettei yhtiössä ole erikseen määritetty arkistoinnin vastuu- henkilöitä eikä tehtäviä. Arkistointi on kuulunut osaksi kaikkien tehtäviä, koska käy- täntö on ollut, että jokainen arkistoi omat asiakirjansa. Järjestely koettiin hyvänä ja toimivana, koska asiakirjojen käsittelystä on vastannut aina se henkilö, jolla on ollut paras tietämys asiakirjan sisällöstä ja säilytystarpeesta. Hankaluutena koettiin muun muassa se, että mikäli asiakirjasta vastaava henkilö ei jostain syystä ollut arkistoinut omia asiakirjojaan oikea-aikaisesti tai oikeaoppisesti, saattoi tietojen eheydessä tulla virheitä ja puutteita.
Haastattelujen avulla muodostui kuva siitä, että yhtiössä on melko selkeä asiakirja- hallinnan ja arkistoinnin prosessi, mutta sitä ei ole dokumentoitu. Yhtiöllä ei ole eril- lisiä ohjeita asiakirjahallintaan tai arkistointiin, tosin tietosuojaa koskevissa ohjeissa ja asiakirjoissa on otettu kantaa henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn ja säilytykseen. Arkistointia on hoidettu järjestelmällisesti ja suunnitelmallisesti, mikä näkyy muun muassa siten, että arkisto on järjestetty loogisesti. Esimerkiksi samaan asiakirjatehtäväryhmään kuuluvat asiakirjat on arkistossa järjestetty ryhmiksi ja asia- kirjamapit oli nimikoitu aiheittain suurimmaksi osaksi samalla tavalla.
Arkistointipaikkoja yhtiössä on useampia. Käytössä ovat henkilöstön omat käsiarkis- tot, turvakaappi sekä arkisto. Erillisiä lähi- tai päätearkistoja ei ole. Pääasiallisesti henkilöstöllä on lukollisessa käsiarkistossa päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, joista ne siirretään arkistoon ennalta määritettyyn paikkaan. Arkistotilojen tarkaste- lun yhteydessä todettiin, että asiakirjoja ja aineistoja säilytetään turvallisesti. Yhtiön pysyvästi säilytettävät aineistot, kuten esimerkiksi yhtiön perustamisasiakirjat ovat paperimuodossa ja niitä säilytetään paloturvallisesti. Salassa pidettäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa kaapeissa, joihin pääsy on rajoitettu. Asiakirjojen tietoturvalli- sesta tuhoamisesta on huolehdittu asianmukaisesti. Asiakirjojen tuhoaminen on to- teutettu ostopalveluna, joten henkilöstön tulee vain huolehtia, että tuhottavaksi tar- koitetut asiakirjat ja aineistot siirretään lukollisiin keräyssäiliöihin tuhoamista varten.
Lisäksi yhtiössä on pieni sähköinen asiakirjasilppuri, jolla voi tuhota yksittäisiä asia- kirjoja.
Haastateltavat kokivat asiakirjahallinnan ja arkistoinnin olevan nykyisellään riittäväl- lä tavalla organisoitu. Haastateltavilla oli kiinnostusta sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia kohtaan, josta on hyviä kokemuksia muun muassa kirjanpidosta. Haas- tavana haastateltavat kokivat asiakirjojen säilytysaikojen määrittämisen ja määräai- kojen tulkitsemisen. Yhtiöllä on ollut käytössään säilytysaikojen määrittelyyn Kunta- liiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat -julkaisut, koska yhtiölle ei ole aikai- semmin laadittu arkistosuunnitelmaa. Haastateltavat myös olisivat kiinnostuneita asiakirjahallinnan ja arkistoinnin koulutuksista. Erityisesti kaivattiin yleistä tietoa arkistoinnista, koska kaikki haastateltavat kokivat, että tuntevat ja osaavat oman teh- täväkentän arkistoinnin periaatteet ja säilytysajat.
6.3 Arkistosuunnitelman laatiminen
Ennen arkistosuunnitelman laadintaa toimeksiantajan kanssa sovittiin, miten laadin- taprosessi etenisi ja minkälaiseen muotoon arkistosuunnitelman laadittaisiin. Päädyt- tiin siihen, että arkistosuunnitelma laaditaan excel-muotoon, jotta sen käyttö ja yllä- pito olisi mahdollisimman yksinkertaista ja vaivatonta. Säilytysaikojen määrittelyssä toimeksiantaja toivoi lainsäädännön vaatimusten lisäksi sovellettavan Kuntaliiton määräyksiä ja suosituksia kunnallisten asiakirjojen säilytysajoista.
Arkistosuunnitelman laadinnassa noudatettiin soveltavin osin Kansallisarkiston suo- situsta arkistonmuodostussuunnitelman laadinnasta. Arkistosuunnitelman laatiminen aloitetiin tutustumalla toimeksiantajan toimialaan ja siihen liittyvään lainsäädäntöön sekä arkistointia ohjaaviin määräyksiin, ohjeisiin sekä kirjallisuuteen. Tämän jälkeen selvitettiin yhtiön toiminnan tärkeimmät päätehtäväluokat. Nämä kuusi päätehtävä- luokkaa (yleishallinto, taloushallinto, henkilöstöhallinto, hankkeet ja investoinnit, rakentaminen ja kiinteistöjen ylläpito sekä vuokrahallinto) muodostivat rungon suunnitelmalle sekä asiakirjaluokituksen, jonka lisäksi päätehtäväluokkien alle muo- dostettiin alaluokkia arkistosuunnitelman käytön ja asiakirjojen jaottelun helpotta- miseksi.
Asiakirjojen inventointi suoritettiin asiakirjaryhmittäin. Asiakirjoille määriteltiin säilytysaikasuositus, säilytysmuoto, säilytysjärjestys ja arkistointipaikka. Arkisto- suunnitelmaan lisättiin myös säilytysperuste kullekin asiakirjalle ja lisätietokenttään kirjattiin asiakirjan mahdollisen suositussäilytysajan pidentämiseen vaikuttuvia seik- koja, kuten esimerkiksi vuokrasopimuksen säilytysajan pidentyminen, mikäli sopi- mukseen kohdistuu velkomus.
Kun arkistosuunnitelma oli laadittu valmiiksi, se tarkastettiin yhdessä toimeksianta- jan kanssa 31.3.2021. Tarkastuksen tarkoituksena oli löytää mahdolliset virheet suunnitelmasta ja tehdä tarvittavat korjaukset, ennen kuin arkistosuunnitelma esitel- täisiin henkilöstölle.
Lopullinen arkistosuunnitelma sisältää kaksi osiota: johdannon ja varsinaisen arkis- tosuunnitelman. Johdanto-osioon on kerätty keskeisimmät tiedot asiakirjojen säily- tysajan laskemisesta ja asiakirjojen hävittämisestä, sekä arkistosuunnitelmassa käy- tettävien lyhenteiden selitykset. Arkistosuunnitelma-osio sisältää edellä tässä luvussa kerrotut tiedot yhtiön asiakirjojen arkistoinnista lisätietoineen. Liitteessä 2 on esitetty arkistosuunnitelman johdanto ja osa varsinaisesta arkistosuunnitelmasta.
6.4 Toimeksiantajan arkistoinnin kehittäminen
Muuttuva toimintaympäristö, uudet palvelut ja jatkuvan kehittämisen ideologia edel- lyttävät oman toiminnan ja toimintatapojen säännöllistä arviointia ja kehittämistä.
Tavallisesti kehittämisen lähtökohtana on jokin tarve. Lähtökohtatarve voi muodos- tua toimijan omasta tarpeesta, kuten uuden ohjelmiston käyttöönotosta, tai ulkoisista vaateista, kuten esimerkiksi lainsäädännön muutoksista.
Kuvio 4. Esimerkki toimeksiantajan tehtäväluokituksesta
Henkilöstön osaaminen, osaamisen kehittäminen ja ylläpitäminen on liiketoiminnan kannalta elintärkeää, sillä se vaikuttaa muun muassa yrityksen kilpailukykyyn (Viita- la 2021, luku 2.3). Osaamista ei voida kehittää vain ulkoisilla toimilla, vaan se vaatii aina henkilöstön omaa motivaatiota ja sitoutumista. Tätä voidaan tukea johtamisella, rakenteilla ja toimintamalleilla, joten johdon sitoutuminen kehittämiseen on myös keskeisessä roolissa. (Viitala 2021, luku 3.6.) Haastatteluissa haastateltavat toivat esille koulutustarpeen ja myöskin kiinnostusta uuden oppimiselle ja nykyisen tieto- taidon kehittämiselle. Tarjoamalla asiakirjahallinnan ja arkistoinnin koulutusta koko henkilökunnalle varmistettaisiin koko henkilöstön yhtenäinen osaamistaso. Lisäkou- lutus loisi myös erinomaisen pohjan yhtiön toimintaprosessien ja asiakirjahallinnan kehittämiselle kokonaisuutena, kun asiakirjahallinnan merkitys ja vaikutukset tulisi- vat kaikkien tietoisuuteen. Aikaisemmin todettiin, että yhtiöllä ei ole aikaisemmin ollut arkistosuunnitelmaa, määriteltyä asiakirjahallinnan prosessia, eikä kirjallisia arkistoinnin ohjeita. Suosittelisin yhtiölle arvioimaan tarvetta erillisille asiakirjahal- linnan ohjeistuksille nyt laaditun arkistosuunnitelman täydennykseksi.
Yhteiskunta ja myös palvelut sähköistyvät nopeaa tahtia, joten uudet tietoaineistot ja asiakirjat syntyvät pääosin sähköisessä muodossa. Niiden tulostaminen vain säilytyk- sen vuoksi voikin tuntua turhalta. Olennaista on myös muistaa, että tiedon säilyttä- minen sen käsittelyjärjestelmässä ei ole sähköistä arkistointia, ellei järjestelmä sisällä arkistointiominaisuuksia. (Liikearkistoyhdistys 2018, 40–41.) Toimeksiantajan yhti- össä suurin osa tuotetusta asiakirjamateriaalista on paperisia, toki joitakin sähköisiä palveluita on käytössä rinnalla, kuten sähköinen asuntohakemus. Toimintatapana on, että sähköisestä järjestelmästä otetaan asuntohakemuksen paperikopio vuokrasopi- muksensopimuksen liitteeksi, jotta sopimusasiakirja olisi ehyt. Jotta asiakasasiakirjat voitaisiin säilyttää ja arkistoida sähköisesti, tulisi toimeksiantajan ottaa käyttöön asiakirjahallinnan ohjelma.
Haastatteluissa nousi esille haastateltavien kiinnostus sähköiseen arkistointiin ja heil- lä olikin jo hyviä kokemuksia kirjanpitoaineiston sähköisestä käsittelystä ja säilyttä- misestä. Suosittelen toimeksiantajaa tutustumaan sähköisen asiakirjahallinnan vaih- toehtoihin. Sähköisen arkistoinnin etuja yhtiölle olisivat muun muassa säästöt, joita tulisi arkistotilojen tarpeen pienenemisestä, laitteiden ja tarvikkeiden (paperit, tulos- timet, kopiokoneet) vähentymisestä ja ajansäästössä aineistojen hävittämisessä.
