Tiedonhallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

4/20194/2019

Time Machine Dresden s. 4 Opintomatka Hollantiin s. 24 Työväen Arkisto 110 v. s. 12 LAY teemapäivä s. 20 ICA-SUV-seminaari s. 40

Arkistopäivät osa II s. 34 Arkistojen tulevaisuus? s. 8 Kokemushistoriaa s. 15 Yritysarkistot Friscossa s. 30 Juhlat tulossa! s. 42

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

FAILI 4/2019

Toimitus

Päätoimittaja: Juha Henriksson, juha@musiikkiarkisto.fi, 045-2495680 Julkaisutoimikunta

Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto Riitta Itälä

Susanna Kokkinen, pj, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto Ella Oksanen, Kela

Johannes Valo, Hyvinkään kaupunginarkisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden edi- toida julkaistavaksi tarjottua aineistoa.

Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.

Vuosikerran hinta 2019 on 60,00 euroa, opiskelijat 15,00 euroa. Tilaushintoihin lisätään arvonlisävero 10 %.

ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisija: Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HKI, www.liikearkistoyhdistys.fi, Puh. 044-5512029.

Tilaukset: sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset

Ilmoitusmyynti, puhelin 045-2495680 Ilmoitushinnat 2019:

1/1 sivua 4-väri 800 1/2 sivua 4-väri 500 1/4 sivua 4-väri 250

Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoitusker- taa 25%, 2 ilmoituskertaa 10%.

LAY:n jäsenalennus 20%.

Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu.

Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut.

Hintoihin lisätään arvonlisävero.

Hinnat sitoutumuksetta.

Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko 173 X 245 mm.

Tiedostomuodot valmiit aineistot painet- tava pdf, fontit konvertoituina.

Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK.

Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi.

Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä.

Aineiston toimitusosoite:

juha@musiikkiarkisto.fi Paino: Grano Oy, 2019.

FAILI 4/2017

PÄÄKIRJOITUS

3

Arkistotekoja ja tiedonhallintaa Juha Henriksson

TAPAHTUMAT

4

Time Machine konferenssi Dresdenissä Juha Henriksson

10

Tiedonhallinnan, tutkimuksen ja opetuksen ke- hittämispäivät Joensuussa

Pekka Henttonen, Noora Talsi ja Tomi Voutilainen

20

Käyttöönoton teemapäivä Juha Henriksson

24

Alankomaat – yksi arkisto- ja asiakirjahallinnon mallimaista

Johanna Mieto ja Marja Piiroinen-Honkanen

30

Yritysarkistojen konferenssi San Franciscossa Mikko Hyvärinen

34

Arkistopäivät Mikkelissä osa 1I Maaret Storgårds

38

Arkkitehtuurin arkistot koolla Bragassa Susanna Kokkinen

40

Näkökulmia seulontaan – ICA-SUV-seminaari Dundeessa

Susanna Kokkinen ARKISTOT

12

Bravo, Työväen Arkisto!

Pekka Lähteenkorva

15

Suutarin kirjeestä vastarinnan ja kansakunnan kokemushistoriaan

Sami Suodenjoki

29

Vuoden Arkistoteko 2019 KOLUMNI

8

Arkistojen tulevaisuus – pitääkö olla huolissaan?

Pekka Henttonen

LIIKEARKISTOYHDISTYS

34

Juhlat tulossa! Liikearkistoyhdistys pian kuusi- kymppinen

Toni Suutari

Ilmoitukset: A. Laaksonen Oy, s. 43; Disec, s.44;

Constructor Finland, s. 44 .

Kansi: Time Machine konferenssi järjestettiin Dresdenissä.

Kuva: Juha Henriksson.

SISÄLTÖ

H

aluan kiittää Arkistojen päivän toimikuntaa, joka myönsi Vuoden arkisto- teko -kunniamaininnan kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteiselle KAM-juridiikkaryhmälle, jonka puheenjohtajana minulla on ollut kunnia toimia tänä vuonna.

Puheenjohtajuus kiertää vuosittain sektorilta toiselle – ensi vuonna on kirjastojen vuoro.

Arvostan erittäin paljon sitä, että juridiikkaryhmämme työ sai tun- nustusta. Täysin vapaaehtoiselta pohjalta toimivan ryhmämme viimeiset vuodet ovat olleet työn täyteisiä, sillä kulttuuriperintöorga- nisaatioiden toimintaan vaikuttava lainsäädäntö on muuttunut ja ke- hittynyt jatkuvasti. Esimerkiksi EU:n uusi tietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki vaikuttavat monel- la tavoin KAM-organisaatioiden toimintaan. Myös tekijänoikeuslakia ollaan uudistamassa, jotta se vastaisi uuden DSM-direktiivin vaatimuksiin.

Kunniamaininnan perusteluissa kii- tettiin ryhmäämme ”proaktiivisesta työstä kulttuuriperintöaineistojen oikeudellisen aseman selvittämi- seksi”. Olemmekin yrittäneet olla aloitteellisia ja toimia ennakoivasti.

Olemme antaneet lausuntoja ja pyrkineet muutenkin vaikuttamaan lakien valmistelutyöhön.

Juridiikkaryhmän vapaaehtoisen työn tuloksena syntyi myös suosi- tus ”Tietosuoja KAM-sektorilla”, jonka tarkoituksena on auttaa kirjastoja, museoita ja arkistoja suunnittelemaan, kehittämään ja to- teuttamaan henkilötietojen suojaa

julkaistu juridiikkaryhmän verkkosi- vuilla (musiikkiarkisto.fi/kam).

Kiitos Vuoden arkistoteko -kunnia- maininnasta kuuluu koko juridiikka- ryhmälle, jossa on mukana pitkälti toistakymmentä lainsäädännön ja kulttuuriperinnön asiantuntijaa. On ollut ilo työskennellä heidän kans- saan. Olemme osoittaneet, että yhteistyössä on voimaa!

Vuoden arkistoteko myönnettiin oikeutetusti Marjaliisa Hentilän ja Mikko Kosusen toimittamalle erinomaiselle teokselle Demokrati- an muisti. Työväen arkisto 110 vuotta.

Vuoden arkistoteosta on uutinen tämän lehden sivulla 29. Demokrati- an muisti -kirjasta ja Työväen Ar- kiston juhlaseminaarista on lisäksi Pekka Lähteenkorven juttu sivulla 12.

Vuoden arkistoteko -tunnustukset jaettiin Arkistoyhdistyksen syys- seminaarissa, jonka teemana oli tänä vuonna uusi tiedonhallintalaki.

Aihepiiriä käsiteltiin monipuolisesti eri näkökulmista. Ääneen pääsivät esimerkiksi lain toimeenpanosta vastaava valtionvarainministeriö, Kansallisarkisto, arkistoinnin ja tie- donhallinnan ammattilaiset, histori- antutkijat sekä organisaatiot, joi- den toimintaan uusi laki vaikuttaa.

Esimerkiksi Pekka Henttosen esitys antoi itselleni paljon ajattelemisen aihetta. Mikäli ette päässeet semi- naariin, niin voitte katsoa esitysten tallenteet Musiikkiarkiston Youtube- kanavalta, jossa ne julkaistaan mar- raskuun aikana.

Valtionvarainministeriön Riitta

sessään, että tiedonhallintalakiin liittyy tiettyjä siirtymäaikoja, mutta tietohallintoyksikön johdon vastuu alkaa heti, kun laki astuu voimaan 1.1.2020. Johdon on muun muassa huolehdittava, että tiedonhallin- tayksikössä on määritelty tiedon- hallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut. Johto on myös vastuussa ajantasaisista ohjeis- ta, koulutuksesta, asianmukaisista työvälineistä ja valvonnasta. Johdon vastuut on määritelty lain 4 pykäläs- sä. Jäin Autereen esityksen jälkeen miettimään, onko kaikkien niiden organisaatioiden, joita tiedonhallin- talaki koskee, johto varmasti tietoi- nen siitä, että yllä mainitut vastuut astuvat voimaan jo 1.1.2020.

Pidän kovin ongelmallisena tämän hetken tilannetta, jossa arkistointiin liittyvät asiat jätettiin uuden tie- donhallintalain ulkopuolelle. Miten sovitetaan yhteen vanha arkistolaki ja uusi tiedonhallintalaki? Arkistola- kia olisi uudistettava, mutta tehtävä ei varmasti ole helppo – sen verran paljon kriittistä palautetta arkis- tointiin liittyvät asiat saivat, kun ne olivat vielä mukana tiedonhallinta- lain valmistelussa. Prosessi on kui- tenkin vietävä loppuun saakka, jotta varmistettaisiin kulttuuriperinnön ja tutkimuksen kannalta merkittävien tietojen koko elinkaaren hallinta, tietojen synnystä aina arkistointiin saakka.

PÄÄKIRJOITUS

Arkistotekoja ja tiedonhallintaa

JuhaHenriksson

TAPAHTUMAT

Time Machine konferenssi Dresdenissä

D

resdenissä järjestettiin 10.–11.10.2019 Time Machine -hankkeen vuotuinen konferens- si, joka keräsi noin 300 osan- ottajaa eri puolilta Eurooppaa.

Konferenssia edeltävänä päivänä 9.10.2019 oli lisäksi Time Ma- chine Organisaation perustava kokous.

Time Machine (timemachine.eu) on Euroopan ja maailmankin mittakaa- vassa ainutlaatuisen kunnianhimoi- nen ja laaja hanke, jonka tavoitteena on kehittää innovatiivisia ratkaisuja,

joilla Euroopan arkistoissa, kirjas- toissa ja museoissa säilytettävät kulttuuriperintöaineistot voidaan saattaa laajassa mitassa digitaaliseen muotoon. Digitoituja aineistoja voidaan tutkia ja visualisoida uusilla tavoilla esimerkiksi tekstin- ja hah- montunnistusta sekä 3D-mallinnus- ta hyödyntäen.

Time Machine -hanke on jaettu neljään peruspilariin, joista en- simmäisen tavoitteena on tuottaa laajoja digitaalisia kulttuuriperintö- aineistoja, jotka ovat yhdenmukaisia ja standardisoituja. Samaan aikaan kehitetään tietojenkäsittelyn mene- telmiä, joiden avulla voidaan tutkia ja tarjota käyttöön digitaalista kult- tuuriperintöä.

Toisessa pilarissa keskitytään Time Machine -palveluiden käytännön toimintaan ja luodaan tarvittava infrastruktuuri kulttuuriperinnön

laajamittaista digitointia sekä da- tan käsittelyä ja simulointia varten.

Toiseen pilariin sisältyvät myös ns.

Local Time Machinet. Tällä hetkellä tiettyyn maantieteelliseen aluee- seen (esim. kaupunki) keskittyviä Time Machine -palveluita on toteu- tettu noin kaksikymmentä, ja monia muita on suunnitteilla. Kannattaa katsoa Youtubesta sveitsiläisen Sionin kaupungin aineistoihin perustuvan ”Sion Time Machinen”

esittelyvideo, josta selviää, millai- nen paikallinen Time Machine voi visuaalisimmillaan olla (https://www.

youtube.com/watch?v=ULZ2Cggc- l8).

Kolmannen pilarin tavoitteena on projektin tulosten jakaminen laajas- ti ja monipuolisesti. Tutkimuksen ja koulutuksen tukeminen on kes- keisessä roolissa, mutta sen lisäksi Time Machinen tulokset palvelevat esimerkiksi GLAM-organisaatioita Juha

Henriksson Arkistonjohtaja Musiikkiarkisto

Vanha kulttuurikaupunki Dresden on restauroitu entiseen loistoonsa. Kuva: Juha Henriksson.

(galleriat, kirjastot, arkistot ja muse- ot), luovia teollisuudenaloja, älykäs- tä matkailua, älykkäitä kaupunkeja ja kaupunkisuunnittelua sekä maan- käyttö- ja aluepolitiikkaa.

Time Machinen neljäs pilari, ”inno- vaatio ja tiedotus”, palvelee koko projektia. Sen tarkoituksena on vastata monenlaisiin hankkeeseen liittyviin käytännön kysymyksiin:

Mitä juridisia kysymyksiä ja rajoi- tuksia digitaaliseen kulttuuriperin- töön liittyy? Miten lainsäädäntöä pitäisi kehittää? Mistä saadaan Time Machinelle ja siihen liittyville paikal- lisille hankkeille tarvittava rahoitus?

Kuinka säilytetään dataa kestävällä tavalla? Miten kerrotaan asiantun- tijoille ja kansalaisille hankkeesta ja sen tuloksista?

Time Machine -hanke on kilpail- lut Euroopan Komission peräti miljardin euron ns. FET Flagship -rahoituksesta. Satojen hankkeiden joukosta Time Machine selvisi viime keväänä kuuden finalistin joukkoon, ja se sai hakemusten väliarvioinnis- sa parhaan mahdollisen arvosanan 15/15. Valitettavasti Komissio on kuitenkin päättänyt, ettei se ota- kaan rahoituksen piiriin enää uusia FET Flagship -hankkeita. Toiveissa kuitenkin on, että Time Machine -hanke saa rahoitusta jotain muuta kautta EU:n Horisontti Eurooppa -puiteohjelmasta, joka käynnistyy vuonna 2021.

Time Machine Organisaatio Päivää ennen Time Machine konfe- renssia perustettiin Time Machine Organisaatio eli TMO, johon on tähän mennessä liittynyt jo lähem- mäs 400 organisaatiota eri puolilta Eurooppaa. Mukana on gallerioita, arkistoja, museoita ja kirjastoja, mutta myös esimerkiksi yliopisto-

ja, tutkimuslaitoksia ja kaupallisia yrityksiä.

Perustavassa kokouksessa TMO:n presidentiksi valittiin Frédé- ric Kaplan (Ecole polytechnique fédérale de Lausanne) ja vara- presidenteiksi Julia Noordegraaf (University of Amsterdam), Harry Verwayen (Europeana) ja Thomas Aigner (ICARUS) sekä sihteeriksi Sander Münster (TU Dresden).

Kansallisarkiston Tomi Ahoranta valittiin yhdessä Louisiane Ferlierin ja Karina Gibertin kanssa ns. Arbit- ration paneeliin, jonka tehtävänä on sovitella mahdollisia jäsenten välisiä erimielisyyksiä.

Varapuheenjohtaja Thomas Aigne- rin mukaan ”TMO on verkosto, jonka tavoitteena on saada aikaan teknologisia läpimurtoja, kun käsi- tellään menneisyyden historiallisia asiakirjoja. TMO:ssa on aivan uutta se, että se aikoo kehittää ja käyt- tää tekoälyä, jotta voitaisiin luoda ja tulkita menneisyyden big dataa.

Pelifirma Ubisoftin kaltaiset yrityk- set ovat jo TMO:n jäseniä. Liittyvien GLAM-kumppaneiden joukossa on Euroopan keskeisiä instituutioita, kuten Louvre, Rijkmuseum, Saksan osavaltioiden arkisto ja Itävallan kansalliskirjasto.”

Tarkoituksena on, että TMO jatkaa organisaationa toimintaansa, vaikkei hankkeelle saataisikaan lähivuosi- na merkittäviä avustuksia. Paljon nimittäin saadaan joka tapauksessa aikaan, kun sadat TMO:n jäsenor- ganisaatiot tekevät yhteistyötä sekä jakavat osaamista, palveluita ja hyviä käytäntöjä.

Time Machine Conference Time Machine konferenssi järjestet- tiin Deutsches Hygiene-Museumin

konferenssipaikaksi, sillä kaupungin historia on ainutlaatuinen. Vanha keskusta pommitettiin toisen maail- mansodan aikana lähes täysin maan tasalle, mutta kaupunki on noussut tuhkasta kuin Feeniks-lintu. Tuntuu uskomattomalta, miten hienoksi historialliset rakennukset on pys- tytty restauroimaan, kun on nähnyt vuonna 1945 otettuja valokuvia Dresdenistä. Kaupungin ylpeys Frauenkirche oli pelkkä kivikasa vielä Saksojen yhdistyessä vuonna 1989, mutta nyt kirkko nousee jäl- leen ylväänä korkeuksiin entisessä loistossaan.

Konferenssin ytimessä olivat panee- likeskustelut, jotka liittyivät Time Machinen tiekarttaan sekä yleisem- min digitaaliseen kulttuuriperin- töön. Sen lisäksi kuultiin Keynote- esitelmiä, joista ensimmäisen piti TMO:n presidentti Frédéric Kap- lan. Hänen inspiroivan esitelmän- sä aikana nähtiin myös hankkeen esittelyvideo, joka kertoo kuudessa minuutissa, mistä Time Machinessa on kyse (https://www.timemachine.

eu/trailer/).

Kaikki paneelisessiot oli rakennettu samalla konseptilla. Aluksi panelistit pitivät noin 10–15 minuutin alus- tuksen, jonka jälkeen keskusteltiin yhdessä aiheesta. Itse olisi toivonut tähän rakenteeseen edes hieman vaihtelua. Nyt alustukset venyivät usein sen verran, että varsinaiseen keskusteluun oli käytettävissä tur- han niukasti aikaa. Toisaalta monet alustukset olivat niin kiinnostavia, että asiasta olisi ollut mukava kuulla hieman pitempäänkin.

Torstain ensimmäisessä paneelis- sa Mihai Christian Brasoveanu ja Anne Grady (kummatkin Euroopan Komissiosta) sekä Pascal Lievaux (Joint Programming Initiative on

Verwayen (Europeana) keskusteli- vat kiinnostavasti eurooppalaisesta digitaalisesta kulttuuriperinnöstä ja sen rahoituksesta. EU:ssa vaikuttaisi olevan yllättävänkin paljon rahoi- tuskanavia kulttuuriperintöhank- keille, mutta sopivan avustushaun löytäminen erilaisten tukimuotojen viidakosta ei välttämättä ole kovin helppoa.

Kaikkiaan neljä konferenssin panee- likeskustelua esitteli Time Machinen tiekarttaa ja hankkeen neljää pe- ruspilaria. Keskustelussa oli mukana pilareiden vetäjien lisäksi erilaisten sidosryhmien edustajia. Tämän tyyppinen esittely ja keskustelu oli varmasti hyödyllinen useimmille kuulijoille, sillä Time Machinen tie- kartta on noin 150 sivun laajuinen eikä teksti ole kaikkein helppolu- kuisinta. Keskusteluissa tuli myös hyvin esille se, ettei Time Machinea rakenneta tyhjästä, vaan hanke tekee tiivistä yhteistyötä muiden

kultuuriperintö- ja tutkimushank- keiden kuten Europeanan, Clarinin ja JPI-CH:n kanssa.

Mukana paneelikeskusteluissa oli myös Time Machinen tulevia käyttä- järyhmiä kuten opettajia ja tutki- joita. Perjantain paneelissa nähtiin myös suomalaisväriä, sillä keskus- teluun osallistuivat suomalaisia historian opettajia ja kansainvälistä Euroclio-järjestöä edustanut Riitta Mikkola sekä Helsingin yliopiston digitaalisten ihmistieteiden apu- laisprofessori Mikko Tolonen, joka johtaa tällä hetkellä laskennallisen historian tutkijaryhmää (Helsinki Computational History Group, COMHIS).

Konferenssin ohjelmassa oli myös paneelikeskustelu, jossa Chantal Bernheim (Radio Television Suisse) ja Mike Matton (VRT) toivat esiin televisioyhtiöiden näkökulman.

Olennainen osa Time Machinea on

digitaalisen kulttuuriperinnön visu- alisointi (esim. 3D objektit), jossa mediataloilla on varmasti paljon annettavaa hankkeelle.

Kahdessa ”Lighting talks” -sessios- sa parikymmentä paikallista Time Machine -hanketta pääsi kertomaan lyhyesti toiminnastaan. Useimmista Local Time Machine -palveluista oli myös toteutettu poster-esittely konferenssisaliin tai sen välittömään läheisyyteen. On huomionarvoista, ettei Local Time Machineita ole to- teutettu identtisen konseptin mu- kaisesti, vaan niissä on varsin paljon eroja esimerkiksi visuaalisuuden ja interaktiivisuuden suhteen. Lisätie- toja: https://www.timemachine.eu/

time-machines/.

Torstaipäivän viimeisen Keynote- puhujan Jefferson Baileyn (Internet Archive) epäkiitollinen tehtävä oli aloittaa esityksensä vasta klo 18 jälkeen illalla. Yleisön vastaanotto- Konferenssi järjestettiin Deutsches Hygiene-Museumissa. Kuva: Juha Henriksson.

kyky oli tässä vaiheessa jo koetuk- sella, sillä konferenssi oli alkanut jo klo 9 aamulla. Bailey oli kuitenkin erinomainen esiintyjä, joka pystyi pitämään yleisön hereillä, vaikka monen mielessä jo väikkyi puo- lentoista tunnin kuluttua alkanut iltaohjelma upeassa Dresdenin lin- nassa. Internet Archive on ilmainen, yleishyödyllinen palvelu, josta on haettavissa paitsi arkistoituja verk- kosivuja, myös esimerkiksi digitoitu- ja kirjoja, elokuvia, tietokoneohjel- mia ja musiikkia.

Time Machine Organisaatiossa on mukana lukuisia kaupallisia toimijoi- ta. Toisen konferenssipäivän alussa olikin sessio, jossa puhuivat Jesús Angel García-Sanchez (Indra), Tor- sten Hartmann (Bitkom) ja Djordje Kuzmanovic (Ubisoft). Varsinkin ranskalainen historiallisia video- pelejä kehittävä kehittävä Ubisoft vaikuttaa Time Machinen kannalta tärkeältä yhteistyökumppanilta.

Yhtiö on toteuttanut näyttäviä historiaan sijoittuvia pelejä, joissa käytettyä tekniikka on helppo kuvi-

tella sovellettavan myös esimerkiksi paikallisten Time Machine -palvelui- den visualisointiin.

Kokonaisuutena Time Machine kon- ferenssi oli ainakin allekirjoittaneen näkökulmasta innostava. Esitykset ja keskustelut valoivat uskoa siihen, että yleiseurooppalaisen yhteis- työn sekä uusien ajattelutapojen ja tekniikoiden ansiosta voi syntyä digitaalisen kulttuuriperinnön alalla jotakin sellaista, josta ei jokin aika sitten osattu edes haaveilla.

TMO:n jäseneksi?

Suomesta Time Machine Organi- saatioon ovat lokakuun puoliväliin mennessä liittyneet Aalto-yliopisto, Helsingin yliopisto (Helsinki Center for Digital Humanities), Citynomadi Oy, Kansallisarkisto, Kansalliskirjas- to, Kansallismuseo, Musiikkiarkisto ja Svenska Litteratursällskapet i Fin- land. Toivottavasti mukaan saataisiin muitakin, sillä Time Machine tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet ver- kostoitumiseen. TMO:n sääntöjen

mukaan jäseneksi voivat liittyä paitsi organisaatiot, myös aihepiiristä kiin- nostuneet henkilöt.

TMO:n jäsenkategorioita on kolme.

Täysjäsenet (Founding member- ship) ovat automaattisesti mukana, mikäli hanke pääsee rahoituksen piiriin. Täysjäsenet maksavat kerta- luonteisesti 10 000 € ja lisäksi 2000

€ vuodessa. Perusjäsenet (Regular membership, 500 € / vuosi) ovat mahdollisesti mukana, jos hanke käynnistyy. Perusjäsenet voivat myös esimerkiksi hyödyntää rajatta hankkeessa kehitettyä uutta tek- nologiaa. Liitännäisjäsenyys (Asso- ciated membership) on ilmainen.

Liitännäisjäsenet voivat myös käyt- tää hankkeessa kehitettyä tekno- logiaa, mutta he eivät pääse varsi- naisen rahoituksen piiriin. Jäsenyys on mahdollista vaihtaa ylempään kategoriaan milloin tahansa.

Lisätietoja hankkeesta saa Kansallis- arkiston Tomi Ahorannalta, joka toimii Suomen Time Machine -yhteyshenkilö- nä (tomi.ahoranta@arkisto.fi).

Vasemmalta Julia Fallon (Europeana), Riitta Mikkola (HYOL ry / Euroclio), Bénédicte Bucher (IGN),

Arkistojen tulevaisuus – pitääkö olla huolissaan?

Pekka Henttonen Dosentti Tampereen yliopisto

KOLUMNI

K

iinalainen opiskelija oli Kantonissa huolestunut.

Hän kysyi, onko arkistoilla tulevaisuutta, eivätkö ne ole vanhanaikaisia? Dekaani ja minä vakuutimme, että arkistoja tarvitaan aina.

Silti arkistot eivät tulevaisuudessa välttämättä ole samanlaisia kuin tänään. Muutos näkyy massadigi- tointiprojektissa. Kun viranomaisilla ei enää ole paperiarkistoja ja niitä säilytetään kansakunnan kulttuuri- perintönäkin digitaalisessa muodos- sa, sillä on suuri vaikutus tarvitta- vaan osaamiseen ja henkilökunnan määrään.

Muutos näkyy myös tiedonhal- linnan lainsäädännön linjauksissa.

Visio asiakirjahallinnan toimintaym- päristöstä on niissä aivan toinen kuin mihin meillä on totuttu. Tällä hetkellä käydään diskurssien kamp- pailua siitä, millä ja kenen termeillä viranomaisten tiedonhallinnasta puhutaan. Samalla paalutetaan am- mattikuntien välisiä valtakenttiä ja toiminnan rajalinjoja, toivottavasti luodaan myös yhteisiä toiminta- alueita.

Pitääkö olla huolissaan? Monet ammattikunnassa tuntuvat olevan.

Jos lainsäädäntö antaa jatkossa toi- minnalle vähemmän tukea, on ehkä ryhdyttävä brändäämään itseään ja toimintaansa uudella tavalla. Kun vanhoja käsitteitä ei saa käyttää, on turvauduttava uusiin toivoen, ettei oma toiminta-alue samalla liudennu olemattomiin ja talloonnu muiden, näkyvämpien tietoammattilaisten jalkoihin. Tämä huoli on ehkä aihee- ton. Ainakaan Mikkelin arkistopäivil- lä ammattilaisten paneeli ei nähnyt ongelmaa.

Craig Gauld kirjoittaa ”Future Archives” -kirjassa hieman toisen- laisesta huolesta. Hän kysyy, ovat- ko arkistoteorialta ideat lopussa?

Gauld toteaa, että ensimmäisenä mieleen tulevien kirjoittajien – Ter- ry Cook, Frank Upward, Verne Har- ris, Eric Ketelaar, Brien Brothman, Tom Nesmith, Sue McKemmish, Jeannette Bastian ja Randall Jimer- son – tuotanto on jo vuosien takaa.

Totta. Tästä joukosta ainakin Cook on kuollut ja kaksi eläköitynyt. Silti suuri osa tällä hetkellä julkaistavasta jatkaa heidän aloittamiaan teemoja:

kirjoitetaan postmodernisti ammat- tilaisten roolista ja eettisyydestä, ar- kistojen merkityksestä eri ryhmille, asiakirjojen monitulkintaisuudesta, vähemmistöjen huomioimisesta ja siitä, miten arkistojen olisi kaikessa oltava yhteiskunnassa voimaannut- tava ja demokratisoiva voima.

Toinen parikymmentä vuotta aktiivinen linja olivat sähköisten

asiakirjajärjestelmien määritykset ja niihin liittyvä tutkimus. Toisin kuin postmodernismi, tämä alue tuntuu kuolleen pois. Asiakirjajärjestelmis- tä ei enää juuri puhuta, vaikka niitä käytetäänkin. Innovointia ja kehittä- mistä ei kuitenkaan enää ole.

Mitä sitten olisi tehtävä? Gauld peräänkuuluttaa näkemyksiä, jotka kyseenalaistaisivat vallitsevat dog- mit ja ohjaisivat ammattikunnan uusille urille, ”toisivat arkistoteo- rian informaatioaikaan”, kuten hän sanoo. Silti hän minusta lopuksi jänistää kirjoituksessaan ja palaa hyvin perinteisille urille. Ratkaisu on nimittäin Gauldin mukaan sen ymmärtämisessä, mitä arkistot ja asiakirjat ovat ja mitä alalla oikeasti tehdään. Sen sijaan, että postmo- dernisti vaahdotaan kyllästymiseen saakka ammattilaisten vastuusta ja vaaditaan sanoutumista irti erillis- asemasta erioikeutettuina puolu- eettoman, autenttisen tiedon vaa- lijoina, olisi palattava nimenomaan tähän rooliin.

Tämä muutos olisikin Suomessa helppo toteuttaa, koska en ole huomannut postmodernismin kos- kaan tehneen maihinnousua tään- ne profession sydänmaille. Jossain piireissä sen ajatuksista on toki puhuttu. Uusimmassa arkistokuvai- lun kehittämisessä postmodernismi on jopa otettu vakavasti. Silti suurin osa suomalaisista ammattilaisista lienee koko ajan kuvitellut olevansa pyyteettömiä totuudenvaalijoita, jotka valikoivat, säilyttävät ja tuotta-

vat neutraalia tietoa tulevaisuuden käyttäjien tarpeisiin. Tiedoksi vaan, että olette olleet ihan pihalla, jo vuosikymmeniä.

Gauldin resepti profession tulevaan menestykseen on kuitenkin siinä.

On tiukemmin puhuttava evidens- sistä ja sen vaalimisesta. Gauldin mielestä arkistot ja arkistotiede saavat uutta elinvoimaa sellaisista alueista kuin digitaalinen rikostutki- mus ja lohkoketjuteknologia, jotka tarjoavat uudessa ympäristössä käytännön ratkaisuja vanhoihin ongelmiin.

Ehkä hän on tässä oikeassa. Tiedon todistusvoimaisuus on ammatti- laisten syömähammas, varsinkin elinkaaren alkupäässä. Mikään muu ammattiryhmä ei ole siitä kiinnos- tunut. Silti en ole täysin vakuuttunut siitä, että tämä on ammattikunnalle paras tie eteenpäin. Ja jos se sitä onkin, onko se sitä myös tutkimuk- selle? Minusta ei.

Olen alkanut yhä selkeämmin aja- tella, että asiakirjahallinnan fokus on tiedon siirrossa kontekstien välillä, ajasta ja paikasta toiseen. Kaikki alalla käsittelee tätä: mitä tietoa pitäisi siirtää (arvonmääritys), mitä se vaatii (tiedon ominaisuudet ja niiden takaaminen), miten siirto voidaan tehokkaimmin tehdä (suun- nittelu ja tiedon organisointi), mitä seurauksia sillä on (todennettavuus ja eettiset kysymykset), mitä tiedon pitäminen käytettävänä vaatii (säi- lyttäminen).

Kun tästä näkökulmasta katsoo asiakirjahallintaa, sen yhteiskunnal- linen merkitys ja yhteydet muuhun tiedonhallintaan ovat selviä. Mikään muu ammattiryhmä ei ole kiinnos-

tunut samoista asioista. Samaan aikaan tässä ei ole kaikki. Koko ajan kaikkialla käytetään myös sellaista informaatiota, jonka elinkaarta ei ole valvottu ja suunniteltu, jonka ymmärrettävyyttä, käytettävyyttä, luotettavuutta, eheyttä ja autentti- suutta ei ole varmistettu. Miten se on mahdollista? Milloin se on mah- dollista? Mitä siitä seuraa? Tämän ymmärtäminen olisi tutkimuksel- lisesti mielenkiintoista ja minusta myös ”arkistotieteen” alaa.

Tutkimuksessa näkyy myös ajatuk- sia, jotka vievät tähän suuntaan.

Mustan ja valkoisen, asiakirjatiedon ja muun informaation, välillä on harmaan sävyjä. Fiorella Foscarini on kertonut, miten Hollannissa eräässä kaupungissa metatietojen tuottamista räätälöitiin aineiston ja ammattiryhmän mukaan. Kirjan- pitäjille sopi tiukka säännöstö ja pikkutarkka metatietojen lisäämi- nen. Arkkitehdeille tehtiin sen sijaan joustava systeemi, jossa muutamalla tiedolla pystyttiin hoitamaan olen- nainen. Aina ei siis ehkä tarvita koko asiakirjahallinnan työkalupak-

kia, tai ainakin vaaditaan sen mene- telmien joustavaa soveltamista.

Minusta tämä näkökulma ei olisi professiollekaan huono. Työmark- kinoilla tarvitaan yleisosaajia, jotka pystyvät pelaamaan tiedonhallinnan kentällä eri pelipaikoilla. Onko siis hyvä, jos ammattikunta brändää itsensä hyvin kapeasti? Se ei edes pidä paikkaansa. Tosiasia on se, että arkistojen kenttä on moninaisempi kuin mitä ”todistusvoimaisuus” ja vastaavat termit pystyvät välittä- mään. Tehkäämme siis välttämät- tömyydestä hyve ja pyrkikäämme laaja-alaisuuteen.

TAPAHTUMAT

Tiedonhallinnan tutkimuksen ja

opetuksen kehittämispäivät Joensuussa

Pekka Henttonen Dosentti Tampereen yliopisto

Noora Talsi

Tutkimusjohtaja Xamk

TomiVoutilainen Professori Itä-Suomen yliopisto

T

iedonhallinnan tutki- muksen ja opetuksen monitieteelliset ja valta- kunnalliset kehittämis- päivät järjestettiin Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksella 26.-27.8.2019. Kehittämispäiville osallistui yli 50 tiedonhallinnan kehittämisestä kiinnostunutta tutkijaa ja asiantuntijaa. Tutki- muksen ja opetuksen kehittämis- päivillä oli kolme kehittämisryh- mää, joissa keskityttiin parhail- laan tekeillä oleviin tutkimuksiin, uusiin tutkimustarpeisiin sekä opetuksen kehittämiseen.

Kehittämispäivien tarve Julkisoikeuden professori Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopistosta nosti esille tiedonhallinnan tutki- muksen ja opetuksen kehittämistar- peet Liikearkistopäivillä lokakuussa 2018. Hän näki tarpeelliseksi ryhtyä käymään keskustelua eri tieteen- alojen välillä tiedonhallinnan tutki- muksen, opetuksen ja käytäntöjen nykytilasta ja kehittämistarpeista.

Tiedonhallinta on tutkimuksen ja opetuksen kohteena hajanaisesti eri korkeakouluissa. Tiedonhallintaa tutkitaan eri tieteenaloilla vaihtele-

vasti ja pistemäisesti muun muassa informaatiotieteiden, oikeustie- teiden, informaatioteknologiatie- teen sekä historiatieteen aloilla.

Tieteidenvälinen opetusyhteistyö on ollut vähäistä. Korkeakouluissa tapahtuvan opetuksen tulisi perus- tua riippumattomaan tutkimukseen.

Tiedonhallinnan monialaisuus tar- koittaa tutkimusyhteistyötä, mutta myös opetusyhteistyötä korkea- koulujen välillä.

Tiedonhallinnan sekä siihen liittyvi- en tietojenkäsittelyn edellytysten ja menetelmien merkitys on kasvanut informaatioyhteiskunnan kehityksen myötä keskeiseen asemaan lähes kaikilla yhteiskunnan sektoreilla.

Myös tieteen tekemisessä tiedon- hallinnan perusvalmiudet ja edelly- tykset tulee tuntea. Tiedonhallinnan sääntelymäärän kasvaminen ja uu- sien menettelyjen kehittyminen on lisännyt toisaalta tarvetta tuottaa uutta tieteellistä tietoa, mutta myös kehittää opetusta.

Kehittämispäiviä valmisteltiin yh- teistyössä Tampereen yliopiston, Kaakkois-Suomen ammattikorkea- koulun sekä Itä-Suomen yliopiston kanssa.

Tomi Voutilainen. Kuva: Oskari Korhonen/UEF.

TomiVoutilainen Professori Itä-Suomen yliopisto

Tiedonhallintaa tutkitaan juuri nyt

Kehittämispäivillä esiteltiin tekeillä olevia väitöskirjatutkimuksia sekä muita tutkimuksia. Kehittämisryh- mässä alustettiin monipuolisista tutkimusaiheista. Esille nousivat muun muassa tutkimuksiin liittyvät tekijänoikeudelliset kysymykset, lähteiden käyttö tutkimuksissa, tie- tolähteiden luotettavuus ja jäljitet- tävyys tutkimuksissa sekä Venäjän tietosuojasääntely. Kehittämisryh- mässä käsiteltiin myös tiedonhallin- nan merkitystä ja tutkimuskohteita niin tietohallinnon, informaatiotek- nologian kehittämisen kuin asiakir- jahallinnan näkökulmista

Kehittämisryhmän esitysten perus- teella uusien tutkimustulosten myö- tä syntyy tarve kehittää nuorten tutkijoiden tiedonhallinnan taitoja laaja-alaisesti. Tietojenkäsittelyä koskevan lainsäädännön, hyvän tie- teellisen käytännön sekä tietoläh- teiden kriittisyyden taitojen kehit- täminen ovat merkityksellisiä useilla tieteenaloilla tutkijan perusvalmiuk- sien varmistamiseksi tieteellisessä tutkimuksessa. Eri korkeakouluissa tehtävä tutkimustyö mahdollistaa myös uusien tutkimusyhteistyöava- usten tekemisen.

Tutkimuksen tulevaisuu- dentarpeet

Tutkimuksen tulevaisuuden työryh- mässä pohdittiin tiedonhallinnan tutkimuksen kehittämistarpeita.

Tutkimustarpeet liittyivät julkisen hallinnon, arkistoinnin, sosiaali- ja terveyspalvelujen tai tutkimuksen tiedonhallinnan kehittämiseen.

Tavoitteena oli tunnistaa käytän- nön tietotarpeita, joita voidaan edistää tieteellisellä tai soveltavalla tutkimuksella. Esitykset käsittelivät

digitaalisen tiedon hallinnan tarpei- ta, käytettävyyttä ja säilytystä sekä lakimuutosten aiheuttamia muutok- sia tietojen käsittelylle.

Työryhmässä keskustelutti kansal- lisesti merkittävät teemat, kuten organisaatioiden tietoarkkitehtuuri, sote-tietojen käytön laajentuminen sekä tekijänoikeuksien hallintatarve.

Tulevaisuudessa tarpeet kasvavat erityisesti hyvässä tiedonhallinnassa, monitieteisyydessä, tutkimuksen ja julkisen hallinnon yhteistyössä sekä resursoinnissa.

Yhteistyöstä opetuksessa puhetta

Kehittämispäivillä keskusteltiin myös asiakirjahallinnan opetuksesta.

Alalla jo toimivien koulutustaso oli Arkistoyhdistyksen kyselyn mukaan korkea: 67 %:lla oli ylempi korkea- koulututkinto ja yli kymmenes vas- taajista oli lisensiaatti tai tohtori.

Opiskelijat ovat moninainen joukko.

Osa on suuntautunut kulttuurihis- toriallisesti, jotkut arkistoteoreet- tisesti, kolmannet tiedonhallintaan.

Todettiin, että opetuksessa ei voi tarjota kaikkea mitä elämässä voi tarvita. Esimerkiksi vaadittavat tietotekniikka-, johtamis- ja projek- tinhallintataidot vaihtelevat työteh- tävän mukaan. Digitaaliset ihmis- tieteet ovat tärkeitä joillekin, eivät kaikille, samoin on hallintotietei- den soveltamisen osaamisen laita.

Opiskelijoille on joskus yllätys, että myös sosiaalisia taitoja tarvitaan.

Eri yliopistot esittelivät opetustaan.

Koulutusohjelmat näyttävät vähitel- len pääsevän vakaammalle pohjal- le ja niiden jatko näyttää entistä turvatummalta. Se antaa toivotta- vasti mahdollisuuksia yhteistyölle, josta oli jälleen puhetta. Toistaiseksi

konkreettisesta opetusyhteistyöstä on sovittu vain Tampereen yli- opiston ja XAMKin kesken. Esille heitettiin ajatuksia yhteisen kurssi- rungon laatimisesta sekä opiskelijoi- den verkostoitumisen tukemisesta.

Voitaisiinko edes tieto tehdyistä graduista koota yhteen paikkaan?

Uusina haasteita opetukselle ja tutkimukselle mainittiin monitoimi- japrosessit, yhteiset tietojärjestel- mät ja tietovarannot, jotka moni- mutkaistavat elinkaarenhallintaa.

Arvonmääritykseen tarvittaisiin laajempia näkökulmia, koska tie- toa olisi tarkasteltava toiminta- alueittain, ei organisaatiokohtaisesti.

Uudet tiedon hyödyntämisen tavat, kuten READ-projektin mahdollista- mat, olisi myös tuotava esille. EU:n tietosuoja-asetus on aiheuttanut paniikkia ja tiedon tuhoamista. Mah- dollisina tutkimusaiheina mainittiin kirjava käsitteistö sekä tietoaineis- tojen kuvaukset ja kokonaisvaltais- ten kuvaustapojen kehittäminen.

T

yöväen Arkisto juhlis- ti 26.10.2019 pitkää historiaansa järjestä- mällä Työväenliikkeen kirjastossa seminaarin ”Demo- kratian muisti – Työväen Arkis- ton 110-vuotisjuhlaseminaari”.

Epäilevä Tuomas saattoi odottaa, että tarjolla olisi pitkäaikaisen valtionjohtajapuolueen pönöttä- vä juhla, jota kunnioittaisi läs- näolollaan valtakunnan entinen presidentti, kiihkeäpuheinen puolueagitaattori ja runsaasti SDP-eliittiä sekä viihdepuolena olisi totista torvensoittoa työvä- enorkesterin tarjoamana.

Salin ensirivillä istuikin presidentti Tarja Halonen puolisonsa, pro- fessori Pentti Arajärven kanssa, ja ohjelmalehtisen mukaan pian seu- raisi SDP:n puoluesihteerin Antton Rönnholmin välittämä Sosiaalide- mokraattisen puolueen tervehdys.

Salissa oli useita ”työväen akatee- mikkoja”, muutama poliitikkokin.

Musiikista ei mainittu mitään…

Kaikki pelot hälvenivät oitis arkis- tojohtaja Petri Tanskasen saavuttua salin eteen ja aloitettua joviaalin se- remoniamestarin osuutensa. Tarjolla oli mukava iltapäivä ja jokainen pai- kalle saapunut sai saliin tullessaan

Bravo, Työväen Arkisto!

ARKISTOT

Pekka Lähteenkorva Arkistonjohtaja UKK-arkisto

satakymmenvuotiaalta muistoksi lähes neljäsataasivuisen ”Demokra- tian muisti” -järkäleen. Yleensähän syntymäpäiväsankari niitä lahjoja saa, mutta nyt kävi toisinpäin, mikä ehkä onkin käytännön sosiaalide- mokratiaa. Petri kertoi, että arkis- ton johtoryhmä oli päättänyt vuosi aiemmin, että juhlavuoden kunni-

aksi kirjoitettaisiin teos Työväen Arkistosta. Satavuotisjuhliin se olisi sopinut luontevammin, mutta tuol- loin arkistolla oli muutto- ja muita kiireitä. Tanskanen suunnitteli mie- lessään kirjan laajuudeksi noin sata sivua, mutta kirjan toimittajat Mikko Kosunen ja Marjaliisa Hentilä saivat vapaat kädet. Kun tarinaa riitti, niin

lopputuloksena oli perinpohjainen ja upea esitys Työväen Arkistosta.

Jos olisin diktaattori, toteaisin tä- män upean teoksen olevan Vuoden arkistoteko! [Näinhän kävikin kun asiasta päätettiin 31.10. , päätoim.

huom.]

Kirja on upeasti taitettu ja kuvitus on ensiluokkainen – näkee, että Työväen Arkiston kokoelmissa on mistä ottaa. Valinnat on tehty huolellisesti ja lopputulos on oiva kattaus eri vuosikymmeniltä. Entä teksti? Onko se propagandaa? Mie- lestäni ei. Toki siinä näkyy aatteen paloa, mutta kaipa jo työnantajan- kin puolelta on ihan oikeutettua olettaa jonkin tason sitoutumista.

Voisiko evankelisluterilaisen kir- kon arkistonjohtaja olla ateisti tai peräti toisuskoinen? Entä Sosiaali- demokraattisen puolueen tukeman Työväen Arkiston vaatimukset?

Jos Suomen rikkaimman henkilön tittelin kerran saanut Aatos Erkko oli miljoonistaan huolimatta hengel-

tään sosiaalidemokraatti, niin kaipa tämä on tavallisille perusperteille helpompaa. Nykyajan työmaailma on kyllä huomattavan epäpoliittista ainakin meille, jotka kauhistelimme 1970-luvulla taistolaisten ja muiden poliittisten ryhmien villiä mellasta- mista ja sitä, miten politiikka liittyi aivan kaikkeen. Kirjan esipuheessa kerrotaan, että arkisto oli pyytänyt pitkäaikaista johtajaansa Esa Lahtis- ta kirjoittamaan teoksen osan, joka käsitteli arkiston historiaa. Esa oli fiksuna miehenä kieltäytynyt, koska asia oli hänelle liian läheinen. On- neksi hän suostui haastateltavaksi ja antoi laajan kokemuksensa Hentilän ja Kosusen käyttöön.

Erityisen mielenkiintoinen on kirjan osuus, jossa arkiston työnteki- jät pääsevät ääneen. Tässä näkyy Työväen Sivistysliiton pitkä perin- nekeruutyö. Nämä työn sankarit toimistosihteereistä yläkerran ylhäisyyksiin kertovat, miten ovat ajautuneet taloon töihin, mitä he

tekevät ja millaista on olla arkisto- alalla. Nykyinen pomo Petri yritti nuorena arkistovirkailijana saada pätkätöihin rahaa onnistuen siinä niin hyvin, ettei 1990-luvun lama- vuosina tullut kuin muutamien kuu- kausien työttömyyskausi. Hän oppi kantapään kautta varainhankinnan merkityksen ja työuran nousukii- toa ei mikään voinut estää. Työväen Arkisto onkin nyt erinomaisessa taloudellisessa iskussa! Joku suo- ritti siviilipalvelustaan ja jäi taloon, monet olivat mukana projekteissa, ansioituivat sekä saivat työpaikan.

Arkiston väestä on kouluttautunut muutama tohtori ja lisää on luvassa.

Arkistoon ei ole aina ”jumiuduttu”, vaan se on tarjonnut erinomaiset valmiudet uusille elämänhaasteille.

Toisaalta arkisto on tarjonnut miel- lyttävän työpaikan koko työuran ajaksi. Kaikki nykyiset työntekijät kirjoittivat itse oman tarinansa. On erityisen virkistävää, että työuransa alussa olevat nuoret pääsevät ker- rankin esiin. Hienoa!

Työväen Arkiston johtaja Petri Tanskanen. Kuva: Jani Kaunismäki, Työväen Arkisto.

Tunnelma juhlasalissa oli leppoisa.

Jos jonkin laitteen johto ei ollut aivan oikealla paikallaan, lohkaisi kivikasvoinen Mikko Kosunen kirjaa esitellessään jotain iskevää. Edessäni istui Kekkosen aikakauden Yleis- radion pääjohtaja, jonka puhelin julisti välillä soittoääntään (ei ollut

”Kansainvälinen”, vaan älämölöä) ilman, että käyttöliittymän haltija olisi tätä innoltaan havainnut, eikä tämä oikeasti ketään häirinnyt.

Kysymyksiä ja kommentteja sai esittää ja tilaisuutta tähän käytettiin ahkerasti. Opiskelukaverini ja mui- nainen tuutorini, professori Marja Lähteenmäki vuodatti rakkauttaan Työväen Arkistolle. Ainoa harmi tuntui olevan, että arkisto oli siirty- nyt ajanmukaisiin ja riittäviin tiloihin Sörnäisten takamaalle – Marjan myöhäisnuoruuden huippuhetket tapahtuivat Hakaniemessä, vanhassa, legendaarisessa ja suoraan sanoen kulahtaneessa arkistotalossa ja sen lähiympäristössä.

Ohjelmassa oli peräti neljän tutkijan esitykset, joissa he kertoivat tut- kimusaiheistaan ja miten he hyö- dynsivät Työväen Arkiston kokoel- mia sekä palveluita. Tutkijatohtori Matias Kaihovirta luennoi Karl ja Anna Wiikin toiminnasta Työväen Arkiston johtajina. Väitöskirjatut- kija Elina Hakoniemen aiheena oli Työväen sivistysliike ja Työväen Arkisto. Yliopistotutkija, tohtori Sami Suodenjoen esitys ”Suutarin kirjeestä vastarinnan ja kansakun- nan kokemushistoriaan” oli mes- tarillinen tutkielma ja mukaansave- tävä kertomus, jossa ei unohdettu arkkiveisujakaan tutkimusaineistona.

Tilaisuuden päätti väitöskirjatutkija Pete Pesonen esitykseensä ”Työvä- en muistitiedon 60 vuotta”.

Entä alun propagandapelkoni?

Presidentti Halonen istui ja naut- ti näkemästään ja kuulemastaan.

Professori Pentti Arajärvi jakoi kukkakimput juhlakirjan tekijöil-

le. SDP:n puoluesihteerin Antton Rönnholmin välittämä Sosiaalide- mokraattisen puolueen tervehdys olikin hauska ja ilmeisen itsekirjoi- tettu esitys, jossa Rönnholm muisti mainita lähdeaineistojen tärkeyden ja kehua Työväen Arkistoa, jonka toimintaan puolue ei paljon puutu.

Puoluesihteeri totesi, että edeltä- jänsä K.H. Wiik oli samanaikaisesti puoluesihteeri ja arkistonjohtaja.

”Olisi mukava toimia Wiikin tavoin ja työskennellä Työväen Arkistossa.

Se olisi kuin Faradayn häkki, joka sulkisi ulkomaailman kiireen ja sosiaalisen median ulkopuolelleen.”

Ikävää, että Rönnholm tuskin tulee kokeilemaan ideaansa – arkistojen toiminta 2010-luvulla lienee kaikis- sa suhteissa hektisempää kuin sata vuotta sitten.

Seminaarin puhujia. Vasemmalta Pete Pesonen, Marjaliisa Hentilä, Sami Suodenjoki, Maria Lähteenmäki, Matias Kaihovirta, Elina Hakoniemi ja Mikko Kosunen. Kuva: Petri Marjeta, Työväen Arkisto.

ARKISTOT

Suutarin kirjeestä vastarinnan ja kansakunnan kokemushistoriaan

SamiSuodenjoki Yliopistotutkija Tampereen yliopisto

T

änä vuonna 110 vuotta täyttävä Työväen Ar- kisto on ollut oivallinen kumppani tutkijan po- lullani. Arkiston aineistot tarjo- sivat aikanaan perustan väitös- kirjalleni, ja näiden aineistojen varaan ovat rakentuneet myös viimeisimmät tutkimusprojektini kunnallisdemokratian läpimur- rosta, kumousajan lauluista ja poliittisista ilmiannoista.

Sain Työväen Arkistoon ensikoske- tuksen jo historian perustutkinto- opiskelijana, jolloin sain tilaustyönä kirjoitettavaksi Pirkanmaan vasem- mistolaisen työväenliikkeen ensim- mäisen osan. Projektia ja samalla graduani varten haalin Paasivuoren- kadulta kopioina kahmalokaupalla Tampereen ja sen ympäristökuntien työväenjärjestöjen arkistoja.

Käydessäni tuolloin läpi Urjalan työväenyhdistyksen arkistoa käsii- ni osui kirje, jonka eräs paikallinen suutari oli kirjoittanut kirjaltaja- liitolle Helsinkiin vuonna 1909.

Kirjeessään suutari kuvasi poliittista toimintaansa ja pyysi apua vaikeaan elämäntilanteeseensa. Vaikka kirjoit- taja oli selvästi tottumaton kynän- käyttäjä, kirjeen värikäs ja tunteikas kielenkäyttö herätti heti mielen- kiintoni. Kirje tuntui valaisevan poikkeuksellisella tavalla kansan- omaista maailmankuvaa ja rahvaan vastarintaisen asenteen, kiistämisen kulttuurin, yhteyttä työväenliikkeen mobilisaatioon.

Suutarin kirje jäi Pirkanmaan va- semmistolaisen työväenliikkeen historiassa vielä sivurooliin, mutta muutama vuosi myöhemmin siitä tuli perusta väitöskirjatyölleni. Aloin tutkia työväenliikkeen läpimurtoa suomalaisella maaseudulla, ja suuta- rin kirjeen innoittamana valitsin pai- kallistutkimuksen kohteeksi Urjalan, joka tuki tunnetaan myös Väinö Linnan Pohjantähti-romaanien inspi- raation lähteenä.

Väitöskirjani rakenne kietoutui työn edetessä tiiviisti kirjeen kir- joittajan suutari Vihtori Lindholmin ympärille. Käytin suutarin kirjettä mikrohistoriallisena johtolankana, joka auttoi minua löytämään uusia, itselleni aiemmin tuntemattomia lähdemateriaaleja ja kysymään niiltä kysymyksiä, joita en olisi muuten tajunnut kysyä.

Tutkiessani kouluja käymättömän suutarin horjuvaa kynänkäyttöä tutustuin kansanihmisten kirjallis- tumisen elävään tutkimuskenttään, ja suutarin oikeudellisia ongelmia jäljittäessäni sain hyvän tuntuman tuomiokirja-aineistojen käyttöön.

Suutarilla vaikutti hänen kirjeensä perusteella myös olleen salaperäisiä yhteyksiä venäläiseen virkavaltaan, mikä ohjasi minut Kansallisarkis- toon tutkimaan kenraalikuvernöö- rin kansliaan saapuneita kirjeitä.

Lähteistä paljastunut suutarin nor- meja rikkova käyttäytyminen sai minut lisäksi tutustumaan poikkeus- yksilöitä ja kyläoriginelleja käsitte- levään tutkimukseen ja pohtimaan

tällaisten yksilöiden merkitystä kansalaisjärjestöjen dynamoina.

Väitöskirjani Kuriton suutari ja kiistämisen rajat: työväenliikkeen läpimurto hämäläisessä maalaisyhtei- sössä 1899–1909 valmistui vuonna 2010, ja se on näyttänyt suuntaa myös myöhemmälle tutkimustyöl- leni. Kuten monelle tutkijalle käy, väitöskirja ja sitä varten huolella kerätyt aineistot tuntuvat tarjoavan ehtymättömästi aiheita jatkotutki- mukselle.

Yksi väitöskirjani esiin nostamista teemoista oli kunnallispolitiikan murros. Vuoden 1905 suurlakon jälkeen työväenliike tuli Urjalassa, kuten monessa muussa maalaiskun- nassa, näkyvästi mukaan kunnalli- seen päätöksentekoon huolimatta siitä, että yleisen ja yhtäläisen ääni- oikeuden ulottaminen kunnallisvaa- leihin venyi vuoteen 1917 saakka.

Urjala oli myös yksi niistä maalais- kunnista, joissa perustettiin oma- aloitteisesti kunnanvaltuusto ennen vuotta 1917. Kunnanvaltuustojärjes- telmän käyttöönotto maaseudulla jäi kiinnostamaan minua väitöskirja- ni jälkeen, sillä sitä on tutkittu var- sin vähän. Halusin selvittää, kuinka yleisesti maalaiskunnat asettivat valtuuston ja millaisista syistä osa kunnista torjui valtuustohankkeet.

Kiinnostava kysymys oli myös työ- väenliikkeen suhde kunnanvaltuus- toihin, koska se Urjalan tapauksen valossa näytti jossain määrin risti- riitaiselta.

Penkoessani näitä kysymyksiä Kor- delinin säätiön rahoituksella selvitin, että valtuustoja perustettiin oma- aloitteisesti noin 150 maalaiskun- taan vuoteen 1917 mennessä. Luku olisi noussut vieläkin suuremmaksi, ellei työväenliike olisi monella paik- kakunnalle jarruttanut valtuuston

asettamista. Työväenliikkeen aktivis- tit pitivät kuntien hallintoa surkean epädemokraattisena, mutta arveli- vat valtuustojen asettamisen hei- kentävän tilannetta entisestään.

Sosiaalidemokraattien mielestä kunnalliset päätökset oli parem- pi tehdä kuntakokouksissa, joissa kaikilla kunnallisveroja maksavilla oli osanotto-oikeus ja joissa oli mahdollista agitoida joukkoja aivan toisella tapaa kuin suljetuissa val- tuuston istunnoissa.

Tulevassa tutkimuksessani käännän katseen nimenomaan kuntakoko- uksiin, jotka olivat maalaiskuntien päätöksenteon pääareenoita vuo- sina 1865–1917. Kuntakokouksista tekevät tutkimuksellisesti kiinnos- tavia muun muassa niissä hyvin vaihtelevin käytännöin toimitetut kunnalliselinten vaalit.

Köyhäinhoidon kritiikkiä vasemmistolaisessa Kurikka-pilalehdessä vuonna 1916. / Ensimmäinen ja vii- meinen sivu Oskar Syväsen laulusta ”Vatihuusin laulu taivaan portilla” arkkiveisusta ”Senaatin polska”.

Työväen kirjapaino, Helsinki 1918.

Kuntakokouksia voi käsitellä koke- musnäyttämöinä, joissa kuntalaiset tutustuivat demokraattisiin käytän- töihin ja lopulta myös puoluepoli- tiikkaan. Työläisten toimijuudesta kuntakokouksissa ei ole helppo löytää jälkiä, mutta vuoden 1905 jälkeistä aikaa tutkittaessa voin tukeutua muun muassa Työväen Arkistossa säilytettäviin sosiaalide- mokraattisten kunnallisjärjestöjen aineistoihin.

Kunnallispolitiikan murroksen yksi kiinnostava ulottuvuus on työväen- liikkeen rooli köyhäinhoidon ongel- mien nostamisessa tikunnokkaan.

Väitöskirjassani tämä teema tuli esiin, kun jäljitin suutari Lindholmin yrityksiä puuttua kunnallisen vai- vaistalon asukkaiden kaltoinkohte- luun valitusten ja käräjöinnin avulla.

Suutarin aktiivisuus johti lopulta vaivaistalon johtajan vaihdokseen.

Järjestäytyneet työläiset ottivat vaivaistalot silmätikuikseen monis- sa muissakin kunnissa 1900-luvun alussa. Aihe kaipaa lisää tutkimusta, joka puolestaan edellyttää Työväen Arkiston paikallisten yhdistysaineis- tojen läpikäyntiä. Kehityskulkuja olisi tarpeellista tutkailla myös Suomea laajemmin, sillä työväen- liikkeen merkitystä köyhäinhoidon käytäntöjen muuttumisessa ei ole kansainvälisestikään tutkittu seikka- peräisesti.

Aikalaisten tunnistamia köyhäinhoi- don epäkohtia kiteyttää oheinen vasemmistolaisen Kurikka-lehden pilakuva vuodelta 1916, mutta myös Oskar Syväsen arkkiveisu

”Vatihuusin laulu taivaan portilla”

vuodelta 1918. Syväsen laulu listaa lehtiuutisissa näkyneitä köyhäinta- lojen väärinkäytöksiä ja päättyy to- teamukseen, että jos köyhäintalon

asukit ”seisois’ taivaan porttiloilla, niin herrat sais’ loikoilla kuoleman jälkeen, helvetin pankkoloilla”.

Sisällissotavuonna ilmestynyt Sy- väsen viisu oli yksi monista työvä- enhenkisistä arkkiveisuista, jotka levisivät Suomessa 1890-luvulta alkaen. Myös arkkiveisuihin sain ensikosketuksen väitöskirjatyöni ai- kana, sillä avainlähteenä toimineessa kirjeessä suutari Lindholm mainit- si oppineensa 1900-luvun alussa runoilijaksi ja julkaisseensa yhden runonsa arkkipainatteena.

Maininnan perusteella löysin Kan- salliskirjaston kokoelmista arkkivei- sun ”Aivan uusi huvilaulu Urjalasta:

erään hämäläisen suutarin elämän- vaiheista”, joka paljastui Lindholmin tekemäksi. Veisu käsitteli suutarin avioelämää ja sen yhteisössä herät- tämää paheksuntaa, ja sen kirjoit- tamisen ilmeisenä motiivina oli Lindholmin pyrkimys oikoa paikka-

kunnalla liikkuvia kielteisiä juoruja hänen elämäntavoistaan.

Väitöskirjan jälkeen unohdin ark- kiveisut pitkäksi aikaa, mutta ne palasivat mieleeni muutama vuosi sitten itsenäistymisen ja sisällis- sodan satavuotismuistovuosien kynnyksellä. Aloin selvitellä, voisivat- ko arkkiveisut tarjota uudenlaisen lähestymiskulman vuosien 1917 ja 1918 aikalaiskokemuksiin.

Kahlattuani läpi useiden arkistojen arkkiveisukokoelmia sain selville, että etenkin vuonna 1917 arkki- veisuja julkaistiin runsaasti. Tähän vaikutti maaliskuun vallankumous, joka johti sensuurin lakkaamiseen ja näin antoi lauluntekijöille vapaat kä- det poliittisten aiheiden käsittelyyn.

Lisäksi kumousaikaa sävytti joukko- mobilisaation vyöry, johon liittyneet mielenosoitukset ja joukkokoko- ukset tarjosivat otollisia tilaisuuksia arkkiveisujen myymiseen.

David Lauri Leivon arkkiveisu "Viimeinen melske, Laulu lahtarikaar- tista". Työväen kirjapaino, Helsinki 1918.

Kumousajan dramaattiset tapahtu- mat Suomessa ja Venäjällä tarjosivat lauluntekijöille myös ehtymättö- mästi tunteisiin vetoavia, myyviä aiheita. Veisuissa saivat sijansa niin Rasputinin elostelu ja murha, val- tansa menettänyt keisari kuin lakot ja elintarvikepula. Tyylilaji vaihteli komiikasta propagandistiseen paa- tokseen.

Jotta voi hahmottaa sitä, miten arkkiveisut heijastivat ja tuottivat aikalaiskokemuksia, tutkimuksen on kiinnitettävä huomiota arkki- veisujen tuotannon, levittämisen ja esittämisen koko ketjuun. Veisujen sisältöjen ohella on siis tutkittava myös sitä, keitä arkkiveisujen tekijät olivat, millaisia kanavia pitkin veisuja myytiin sekä missä niitä esitettiin ja kenelle.

Näiden kysymysten selvittelyssä digitoidut sanomalehdet ja etenkin niiden ilmoituspalstat ovat hyödyl- linen lähde. Kumousajan lehdissä julkaistiin runsaasti arkkiveisu- jen kustantajien ja jälleenmyyjien mainoksia. Yksi mainostajista oli viisunikkari David Lauri Leivo, jonka julkaisi vuosina 1917 ja 1918 puo- lentusinaa vallankumoushenkistä arkkipainatetta.

Leivo asui Helsingissä nykyisen Hämeentien varrella ja oli hyvin verkostoitunut paikallisiin työväen kulttuuripiireihin. Sisällissodan kyn- nyksellä hän julkaisi laulun ”lahtari- kaartista”, josta tuli hitti punaisessa Suomessa. Sodan aikana markkinoil- le ehti vielä Leivon veisu ”Lahtari- kenraali Mannerheimin husaarit”.

Nämä veisut veivät Leivon sodan päätyttyä Ison-Mjölön vankileirille, josta hän kuitenkin selvisi hengissä.

Vapauduttuaan leiriltä Leivo jatkoi monialaista kirjallista toimintaa muun muassa julkaisemalla yhteis- kuntakriittisiä pilalehtiä ja seksiva- listusoppaita. Hänen poikansa oli tunnettu jonglööri Seppo Leivo, joka mainitsee muistelmissaan, että isä-Leivo lahjoitti elämänsä ehtoo- puolella kirjallisen jäämistönsä Työ- väen Arkistoon. Ilmeisesti tämän lahjoituksen peruina Työväenliik- keen kirjastossa on nykyisin saata- villa monia Leivon julkaisuja.

David Lauri Leivo ja hänen lau- lunsa osoittavat oivallisesti, miksi arkkiveisut ovat työväenhistorian näkökulmasta erittäin kiinnostavia.

Viisunikkareista suuri osa oli alem- piin sosiaaliryhmiin kuuluvia ihmi- siä, ja heidän joukossaan on myös useita työväenliikkeen aktivisteja.

Esimerkiksi Edvard Valpas kunnos- tautui ”vaalivirsien” julkaisijana, kun taas salanimeä Laulajapoika käyttä- nyt agitaattori Juho Kujala herätti keisarivaltaa pilkkaavilla itsenäi- syyshenkisillä lauluillaan venäläisten santarmienkin huomion.

Useat keväällä 1917 julkaistut arkkiveisut pilkkasivat kumotun keisarivallan suomalaisia kätyreitä.

Viisunikkarien ja kansallismielisten sanomalehtien hampaisiin joutuivat erityisesti henkilöt, jotka olivat ryh- tyneet edeltävinä vuosina venäläis- ten santarmien ilmiantajiksi.

Suomalaisten venäläiselle virka- vallalle tekemät ilmiannot tulivat itselleni tutuksi jo väitöskirjatyös- säni, sillä tutkimuksen avainlähteenä toimineessa kirjeessä suutari Lind- holm vihjasi tehneensä yhteistyö- tä venäläisten santarmien kanssa.

Vihjauksen pohjalta pengoin Kansal- lisarkistossa säilytettäviä kenraaliku-

vernöörin kanslian akteja ja löysin niistä useita Urjalasta lähetettyjä ilmiantokirjeitä, joissa raportoitiin paikkakunnalla esiintyvästä hallituk- sen vastaisesta liikehdinnästä.

Suutari Lindholmin ilmiantoja en ikävä kyllä saanut käsiini vielä väitöskirjavaiheessa. Kun jatkoin ilmiantojen tutkimista postdoc-pro- jektissani, löysin kuitenkin lopulta useita Lindholmin omakätisesti Bobrikoville lähettämiä kirjeitä vuo- delta 1903. Ilmiantokirjeet oli lä- hetetty Hämeenlinnasta sikäläisten santarmien rohkaisemana, ja niiden kohteena olivat Lindholmin kanssa käräjöineet paikalliset mahtimiehet.

Vastaavia ilmiantokirjeitä lähetettiin kaikkialta Suomesta kymmenittäin, ja ne valaisevat kiinnostavasti ajan luokkajännitteitä. Varsin usein ilmi- antajat olivat tilattomaan työväkeen kuuluvia ihmisiä, ilmiantojen koh- teet puolestaan talollisia, pappeja, työnjohtajia ja tehtaan isännöitsijöi- tä. Ilmiannot onkin helppo tulkita sorrettujen vastarinnan välineeksi.

Monien muiden ilmiantajien ta- paan suutari Lindholm paljastettiin sanomalehdessä santarmin kätyrik- si suurlakon mainingeissa vuonna 1905. Paljastus pakotti Lindholmin pyytämään anteeksi syntejään työ- väenyhdistykseltään.

Vaikka ilmiantajista monet olivat työläisiä, työväenliike tuomitsi jyr- kästi ilmiantojen tekemisen venäläi- selle virkavallalle. Kun vallankumous puhkesi keväällä 1917, sosiaalide- mokraatit ottivatkin avainroolin santarmiapurien henkilöllisyyksien selvittämisessä. Työväenliikkeen edustajat penkoivat monissa kau- pungeissa santarmiarkistoja ja toi-

vat ilmiantajien nimiä julkisuuteen työväenlehtien välityksellä.

Tältä ajalta on peräisin Santarmi- hallinnon asiakirjakokoelma, jota säilytetään Työväen Arkistossa ja joka muodostaa ydinaineiston parhaillaan käynnissä olevassa tutkimuksessani poliittisista ilmian- noista 1900-luvun alun Suomessa.

Kokoelma sisältää paitsi santarmien raportteja, myös ilmiantokirjeitä ja santarmien avustajilleen antamia palkkiokuitteja. Lisäksi kokoelmassa on Helsingin santarmiarkiston tut- kijakomitealle saapuneita oikaisu- pyyntöjä henkilöiltä, jotka katsoivat saaneensa virheellisesti santarmi- apurin leiman.

Vaikka samankaltaisia aineistoja löytyy myös Kansallisarkistosta, on Työväen Arkisto näille asiakirjoil- le luonteva säilytyspaikka, koska työväenliikkeellä oli avainrooli ai- neistokokonaisuuden syntymisessä vuonna 1917. Ilmiantojen historian tallentaminen sopii oivallisesti myös Työväen Arkiston uuteen sloganiin ”demokratian muisti”, sillä tähän muistiin kuuluvat yhtä lailla autoritaarisen vallankäytön synkät kokemukset kuin jäljet demokratia- ja hyvinvointivaltioke- hityksen menestystarinoista.

Kalle Suomisen ilmianto santarmihallinnolle 27.2.1917. Lähde: San- tarmihallinnon asiakirjoja, kansio 2, Työväen Arkisto.

Xamk ja Kansalliskirjasto saivat lokakuussa Etelä-Savon maakunta- liitolta kaksivuotisen rahoituksen (486.000 e) DAM – Digitaali- nen avoin muisti -hankkeeseen.

Xamkin Digitalia-tiimi edistää automatisoitujen ratkaisuiden ja tehokkuuden lisäämistä erityyppis- ten digitaalisten aineistojen käsit- telyssä, konvertoinnissa ja analy- soinnissa etenkin massadigitoinnin tarpeisiin. Aineistojen jälkikäsittely tulee tehostumaan. Hankkeessa kehitetään asiakirjojen sisältöana- lyysiä ja kuvasisällön analysointia, ja myös asiakirjaformaattien skaalaa laajennetaan aiemmasta.

Erityisen kiinnostava osuus on 3D- visualisointi, jossa tietyn aihealu- een 3D-, teksti-, kuva- tai video- muotoinen materiaali tuodaan uusinta virtuaalitodellisuustekniik- kaa hyödyntävään dynaamiseen ympäristöön. Tavoitteena on yleis- käyttöinen ratkaisu, jolla voidaan helposti toteuttaa virtuaalinäyt- telyitä aineistotyypistä riippumat- ta. Referenssinä käytetään aluksi ELKAn Design-museon aineistoja, joita digitoidaan 3D-skannerilla.

Yhteistyöpyyntöjä ja ehdotuksia muista soveltuvista aineistoista otetaan mielellään vastaan!

Yhtenä haastavimmista kokonai- suuksista on sosiaalisen median arkistoinnin kehittäminen. Tavoit- teena on aineistojen jatkokäytön mahdollistava automatisoitu työn- kulku somen sisällön talteenot- tamiseen, analysointiin ja konver- tointiin arkistointikelpoiseen muo- toon. Kuntaliitto ja Kansallisarkisto valmistelevat seulontasuositusta kuntien some-aineistoille. Sen sisällöstä riippuu, millaista teknistä toteutusta lopulta tarvitaan.

Tarkempi esittely hankkeesta on

TAPAHTUMAT

Käyttöönoton teemapäivä

L

iikearkistoyhdistys järjesti 26.9.2019 teemapäivän tiedonhallinnan järjes- telmien käyttöönotosta.

Paikkana oli Scandic Simonkent- tä Helsingissä. Tapahtuma oli jatkoa keväällä 2019 järjestetylle tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivälle, jossa käsiteltiin muun muassa tietojärjestelmien hankintaa ja kilpailutusta (ks. Faili 2/2019).

Tilaisuuden avasi Juha Anttila (IICT), jolla on yli kahdenkymme- nen vuoden konsultointikokemus dokumenttien hallinnasta ja siihen

liittyvien järjestelmien käyttöön- otosta. Anttila korosti tiedonhal- lintasuunnitelman merkitystä. Kun järjestelmätoimittaja tulee yrityk- seen, hänen ensimmäinen kysymyk- sensä on usein, onko tiedonhallin- tasuunnitelma siinä kunnossa, että se voidaan ”imaista” uuteen säh- köiseen järjestelmään. Paperimaail- man suunnitelmat eivät välttämättä kelpaa, sillä niissä voi olla ehdolli- suuksia, joita ei voi suoraan siirtää sähköiseen muotoon.

Perinteisessä käyttöönottomallis- sa loppukäyttäjät ovat tarpeiden kartoitusvaiheen jälkeen seuraavan kerran mukana vasta toteutuksen käyttöönotossa. Jos prosessi kestää pitempään, on vaarana, ettei loppu- käyttäjien tarve olekaan enää välttä- mättä sama kuin tarvekartoitusvai- heessa. Ongelma voidaan ratkaista käyttämällä ketterän kehityksen menetelmiä, esimerkiksi kahden viikon sprinttejä, jolloin käyttä-

jät pääsevät mukaan toteutuksen monessa eri vaiheessa. Anttilan mukaan ketterän kehityksen malli sopii kuitenkin huonommin valmis- ohjelmistojen käyttöönottoprojek- teihin. Silloin on mahdollista käyttää ns. hybridimallia, jolloin järjestelmä määritellään kuten vesiputous- mallissa, mutta rakentamisvaihetta tehdään lyhyemmissä sykleissä.

Projektin hallinta

Mika Purola toimii Projekti-Insti- tuutin projektijohtamisen konsult- tina. Hän on valmentanut yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioita projektijohtamiseen, ohjausryhmä- toimintaan ja ihmisten johtamiseen.

Purola korosti projektin asettamis- ja suunnitteluvaiheen merkitystä, sillä hänen mukaansa 80 % projek- teissa lähtee pieleen jo alkuvaihees- sa. Purola myös totesi, että monissa projekteissa omistajuus on kateissa, Omistaja kuitenkin vastaa aina siitä, miksi projekti ylipäätään on ole- massa ja mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Projektin lopullinen laajuus suun- nitellaan osittamalla. Projekti jaetaan työpaketteihin, ja samalla määritellään tehtävien järjestys ja loogiset riippuvuudet sekä mää- ritellään niihin käytetty aika. On tärkeää huomata, että aika tulee määritellä paitsi työtunneissa, myös kalenteriaikana. Purolan mukaan kalenteriajan merkitys onkin pro- jektin hallinnan kannalta yleensä työvaiheisiin käytettävää työtun- timäärää tärkeämpi. Niin sanotun kriittisen polun määritteleminen Juha Anttila avasi teemapäivän. Kuva: Juha Henriksson.

Juha Henriksson Arkistonjohtaja Musiikkiarkisto

on keskeistä, sillä jos kriittisellä polulla oleva tehtävä viivästyy, koko projekti viivästyy. Purola lisäsi, että

”ihmeen toivominen” ei toimi, vaan kriittisen polun viivästymisiin tulee reagoida välittömästi esimerkiksi muuttamalla aikatauluja tai lisäämäl- lä resursseja.

Muutos ja sen johtaminen Eeva Kiiskinen toimii Goforella or- ganisaatiomuotoilun, asiakaskeskei- sen kulttuurin ja muutosjohtamisen asiantuntijana. Hänen esityksensä aiheena oli muutosjohtaminen tietojärjestelmien käyttöönotto- projekteissa. Kiiskinen totesi, että 75–80 % muutoksista arvioidaan jälkeenpäin epäonnistuneiksi. Mo- nesti syynä on se, etteivät työnte- kijät lähde kunnolla mukaan muu- tokseen ja viestintä epäonnistuu.

Muutosta johdetaan rationaalisesti, vaikka tarvittaisiin ennemmin tukea ihmisten tunnekokemuksiin.

Yritysten toimintaympäristö on muuttunut ja se haastaa myös johtamisen: hierarkia vähenee, organisaatioiden rajat hämärtyvät, ryhmätyö lisääntyy ja henkilöstön monimuotoisuus kasvaa. Kaiken seurauksena innovatiivisuudelle tar- vitaan uusia väyliä. Kiiskinen korosti, että työn merkityksellisyys on kaik- kien oikeus. Raha on lyhytaikainen kannustin. Tarvitaan sopiva määrä merkityksellisyyttä, mutta toisaalta rutiinit luovat turvaa. On tärkeää kiinnittää huomiota seuraajiin eikä niinkään johtajiin. Muutoksissa on tarjottava fasilitoitua tukea projek- tin kriittisiin vaiheisiin. Myös viestin- tä on keskeisessä roolissa: ennakoi- va tieto tulisi jakaa heti, ja erityisesti tulisi jo etukäteen pohtia vastauksia mahdollisiin ”miksi?”-kysymyksiin.

Erilaisia käyttöönottopro- sesseja

Tietojärjestelmäpäällikkö Tiina Lei- nonen kertoi kokemuksia Millogin käyttöönottoprojekteista. Hänen esimerkeistään kävi ilmi, että tie- donhallinnan järjestelmiä on Millo- gissa otettu käyttöön yllättävänkin erilaisilla prosesseilla. Esimerkiksi M-Files otettiin aluksi käyttöön vain yhdellä toimipaikalla ja yhteen tarpeeseen. Kun sen käyttöä alet- tiin laajentaa, ei määritelty selkeitä käyttöönottoprojekteja eikä jär- jestelmällä ollut selkeää paikkaa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa.

Sen seurauksena käyttöönotto herätti vastarintaa ja uudet käyttä- jät kokivat järjestelmän vaikeakäyt- töiseksi, kun taas järjestelmään jo aikaisemmin perehtyneet saattoivat olla hyvinkin tyytyväisiä.

Vuosisuunnittelutyökalun käyttöön- otto toteutettiin vesiputousmal- lin mukaisesti, jossa pieni ryhmä – prosessinomistaja, pääkäyttäjä, konsultti ja tietojärjestelmäpäällik- kö – tekivät määrittelyt. Tämäkään käyttöönotto ei sujunut ongelmitta, sillä työmäärä ja aikataulu ylittivät ennalta sovitut. Toisaalta järjestelmä saatiin otettua käyttöön kerralla, sillä hyvät käyttöohjeet ja prosessi- kuvaukset tukivat koulutuksia eikä vaihtoehtoisia tapoja hoitaa vuosi- suunnittelua sallittu.

Myyntien käyttöönotossa otet- tiin myös muutama loppukäyttäjä mukaan määrittelytiimiin proses- sinomistajan ja pääkäyttäjän lisäksi, ja käyttöönottoa toteutettiin yksi kehitysaskel kerrallaan ketterän kehityksen periaatteiden mukaisesti.

Myöhemmin myös asiakaskohtais- ten suunnittelutöiden käyttöönotto Eeva Kiiskinen kertoi muutosjohtamisesta. Kuva: Juha Henriksson.

toteutettiin ketterästi. Leinosen kokemusten mukaan näille myö- hemmille käyttöönotoille on ollut eduksi, että mukana on ollut use- ampia henkilöitä – sekä loppukäyt- täjiä että järjestelmää ymmärtäviä.

Tärkeää on myös, että prosessille on määritelty omistaja ja että jär- jestelmällä on selkeä paikka arkki- tehtuurissa. Hyvä tiedottaminen, asioiden visualisointi kuvien avulla ja vaihtoehtoisten toimintatapojen poistaminen ovat myös edistäneet käyttöönottojen onnistumista.

Triplanin hallintamalli Tuotepäällikkö Milla Viitanen Tripla- nilta kertoi yhtiön käyttöönotto- projektien hallintamenetelmästä, joka pohjautuu Triplanin omaan laatukäsikirjaan, erityisesti pro- jektinhallinnan prosessin laatuku- vaukseen. Samaa vakioitua mallia voidaan käyttää kaikkiin Triplanin

tuotteisiin, mutta mallissa on myös huomioitu toimitussisällöiltään ja laajuudeltaan erilaiset projektit.

Käyttöönottomalli on erityisesti projektipäällikön tehtäviä ohjaava työkalu, mutta siitä on apua myös asiakkaille, sillä mallissa on kuvattu esimerkiksi prosessin kriittiset osa- alueet. Koko käyttöönoton elinkaari on huomioitu, ja malli sisältää pro- jektinhallinnan prosessikuvauksen, projektisuunnitelman ja koulutus- suunnitelman. Prosessikuvaus kuvaa projektin keskeiset työvaiheet, projektipäällikön vastuulla olevat tehtävät niihin liittyen sekä kunkin työvaiheen hyväksymiskriteerit ja yhteydet muihin prosesseihin.

Projektisuunnitelma ohjaa projek- tin tehtäviä, vastuita ja vaiheistusta.

Suunnitelma täsmentyy projektin käynnistyksen yhteydessä ja sitä yl- läpidetään koko projektin ajan. Siinä

kuvataan muun muassa projektin tavoitteet, tuotokset, projektior- ganisaatio, toteutuksen aikataulu, vaiheistus ja työmääräarvio, riskien- hallinta sekä hyväksymismenettelyt, arviointi ja jälkiseuranta. Suunni- telman ansiosta projektin kaikilla osapuolilla on yhteinen käsitys siitä, mitä otetaan käyttöön ja millä taval- la vaatimukset täytetään.

Työpajatyöskentelyä

Erikoissuunnittelija Hanna Salmisen (Puolustushallinnon rakennuslaitos) vetämässä työpajassa käsiteltiin ideoita ja hyviä käytäntöjä tiedon- hallintajärjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon. Työpajan aluksi valittiin neljä käyttöönoton kannalta keskeistä teemaa, joita lähdettiin työstämään yhdessä.

Ensimmäiseksi pohdittiin, miten henkilöstö saadaan sitoutettua projektiin. Esille nostettiin esimer- kiksi käyttäjien osallistaminen ja motivoiminen. Uuden järjestelmän omaksumista saattaa edistää myös se, ettei vaihtoehtoisia (vanhoja) toimintamalleja enää hyväksytä.

Johdon tulee seistä projektin takana – onnistutaan tai epäonnistutaan yhdessä!

Toisena teemana nostettiin esille viestinnän merkitys. Henkilöstö voidaan mykyisin tavoittaa moni- en erilaisten kanavien välityksellä (esim. blogit, videot, webinaarit, aamukahvit, Skype-klinikat) eikä huumoriakaan pidä unohtaa. Myös tarinallisuutta, visuaalisuutta ja käyt- täjäkokemuksia kannattaa hyödyn- tää viestinnässä. Tärkeää on palkit- seminen: tykkää, kiitä ja kommentoi.

Työpajassa pohdittiin myös keino- ja ”myydä” projekti henkilöstölle.

Viestinnässä voidaan esimerkiksi tuoda esille, miten uusi järjestelmä Tiina Leinonen, Millog. Kuva: Juha Henriksson.