Uusi uljas KITT – yhteistilastotietokannan paluu
Markku Laitinen
Suomen tieteellisten kirjastojen yhteistilastotietokanta (KITT) tekee paluuta täysremontin jäljiltä. Alkuvuosien käyttökokemusten perusteella kirjastot korja- sivat ja täsmäsivät tilastotietojaan ja tietokannan tekniikkaa korjattiin. Kehittä- mistyö jatkuu ja tavoitteena on kansainvälisenkin vertailun kestävä kirjastojen työkalu, josta saadaan helposti ja luotettavasti kirjastojen tarpeita vastaavat nii- den toimintaa luotettavasti kuvaavat keskeiset tunnusluvut.
S
uomen tieteelliset kirjastot ottivat vuonna 2003 käyttöön kirjastotilastotietokannan (KITT), jo- hon kerätään maamme tieteellisten kirjastojen vuositilastot kansanvälisen kirjastotilastostandar- din ISO 2789 (Information and documentati- on – International library statistics) mukaises- ti. Standardin neljäs painos ilmestyi syyskuus- sa 2006.Yhteistilasto sisältää tiedot kansalliskirjastosta, yliopistokirjastoista (21 kirjastoa), ammattikor- keakoulukirjastoista (30 kirjastoa) sekä muuta- masta erikoiskirjastosta, ja se antaa kokonaisku- van Suomen tieteellisten kirjastojen voimavarois- ta, kokoelmista ja palveluista. Tietokantaa pitää yllä Kansalliskirjasto.
Perusteellinen tekninen korjaus
Kirjastot olivat KITT-tietokantaan tyytymättö- miä sen alusta asti. Tietojen oikeellisuutta epäil- tiin ja myös tietokannan toiminnassa ilmeni ke- hittämistarpeita. Vuoden 2005 ja kevään 2006 ai- kana tilaston tietoja korjattiin ja täsmättiin.Tietokannan tiedot kaudelta 2002–2004 tar- kistettiin yhteistyössä tietoja tallentavien kirjas- tojen kanssa. Tämän jälkeen tietojen luotetta- vuus on parantunut huomattavasti, ja tiedot on nyt saatu niin luotettaviksi kuin kirjastot pysty- vät toimittamaan.
Tietokannan teknisestä toiminnasta koottujen kokemusten perusteella tehtiin tietokannan kor- jaussuunnitelma, jonka pohjalta toteutettiin ke- vään 2006 aikana korjausprojekti.
Projektin taustalla oli tietokannan kahden en- simmäisen käyttövuoden aikana saadut koke-
mukset, joiden pohjalta päivitettiin tietokannan vaatimusmäärittely, korjattiin havaitut virheet se- kä toteutettiin tärkeimmät uudet kehittämistar- peet. Keskeisiä teknisen korjauksen aiheita olivat ohjelmavirheet, laskenta- ja hakutoiminnot sekä palvelimen suorituskyvyn parantaminen. Myös tietoturvaa parannettiin kehittämällä yhteyksi- en suojausta, ja käyttöliittymä sai uuden kevy- emmän ulkoasun.
Projektin osapuolia olivat Kansalliskirjasto ja Onesta Solutions Oy. Kansalliskirjaston puoles- ta projektipäällikkönä oli yhteistilastovastaava Markku Laitinen, jonka apuna oli atk-suunnit- telija Mikael Jokela Kansalliskirjastosta teknisenä konsulttina. Onestan puolesta projektipäällikkö- nä toimi Petri Manninen.
Tietokanta oli korjausten ajan suljettuna, ja en- nen sen uudelleen julkistamista suoritettiin pe-
rusteellinen testausohjelma ennalta laaditun tes- taussuunnitelman mukaisesti. Tietojen tallenta- minen tietokantaan on nyt nopeaa ja varmaa: vas- teajat ovat lyhentyneet minuuteista sekunteihin, ja ajoittaiset yhteyskatkot mahdollisine tietojen menetyksineen ovat poistuneet.
Tietokannan teknistä toiminnallisuutta valvo- taan edelleen huolellisesti: jo korjausprojektin testausohjelma sisälsi mittavan kuormitustesta- uksen, jonka vaatimus, 35 samanaikaista tiedon- tallentajaa / raskasta laskutoimitusta (robotilla ge- neroituja virtuaalikäyttäjiä), saavutettiin.
Lopullisen ”tulikasteensa” uusittu KITT toki saa vasta, kun kevään 2007 aikana tieteelliset kir- jastot eri puolilla maata tallentavat vuoden 2006 tilastotietonsa. Teknisten korjausten onnistumi- nen käyttäjän näkökulmasta mitataan kirjastoil- le suunnatulla kyselyllä vuositilaston syöttämi- sen jälkeen.
Aikasarjat mahdollisiksi tilastojen laajentuessa
KITT laskee tilastotietojen pohjalta automaat- tisesti keskeisiä tunnuslukuja, joiden avulla kir- jastot voivat arvioida toimintaansa. Tällä het- kellä lasketaan 23 varsinaista tunnuslukua, min- kä lisäksi tietokantaan on otettu ”koeluontoises- ti” mukaan parhaillaan uusittavana olevaan ISO 11620 -standardiin (Information and documen- tation — Library performance indicators) Suo- men aloitteesta ehdolla oleva kirjastoa työsken- tely-ympäristönä kuvaava tunnusluku. Tunnus- lukujen laskennassa käytetään kaikkiaan 77 ken- tän tietoja.
Nyt, kun aineistoa on jo kertynyt useammalta vuodelta, on mahdollista tuottaa myös aikasarjo- ja, joiden avulla voidaan muodostaa käsitys kir- jaston toimintojen kehittymisestä tietyllä ajanjak- solla. Tilastofaktaa voidaan käyttää myös muun seurantatiedon rinnalla ja tukena (vrt. Laitinen
& Vakkari toisaalla tässä lehdessä).
Tietokannassa voidaan myös tehdä rajattuja ja vertailevia hakuja ja haetut tiedot voi tallentaa Excel-taulukoksi. Tietokanta antaa siis kirjastoil-
le monipuoliset mahdollisuudet kerätä tietoa, jo- ta ne voivat hyödyntää toimintojensa arvioinnis- sa ja kehittämissuunnitelmissaan.
Samalla kun raportointimahdollisuudet kehit- tyivät, muuttui tieteellisten kirjastojen tilastoin- ti huomattavasti haasteellisemmaksi KITT-tieto- kannan käyttöönoton jälkeen, sillä jo yksin tilas- toivien kirjastoyksikköjen määrän muutos pape- ritilastosta tietokantaan siirryttäessä kasvoi 70:stä pitkälti yli 400:ään, kun myös kirjastojen eri toi- mipisteiden ja tiedekuntien kirjastojen tilastot tu- li mahdolliseksi kerätä samaan tilastoon.
Tilastoitavien yksiköiden määrän kuusinker- taistuminen ”vanhan tilaston” ajoista kasvatti kir- jastojen tilastovastaavien työtaakkaa keskimäärin yhtä paljon. Uuden tietokannan alkuinnostuksen jälkeen tilanne oli kuin vanhassa avioliittovitsissä, jossa ensin haihtui palatsi, sitten keidas, ja siinä sitä oltiin sen ”vanhan kamelin” kanssa erämaas- sa - ”kameli” vain oli kasvanut kuusinkertaisek- si, ja se oli vähän ”kremppainen”.
Vertailtavuuden ongelmia
Lisähaastetta saatiin siitä, että KITT laskee kaik- ki tilastoivat yksiköt rakennehierarkiassa alhaal- ta ylätasoille. Jos laskettavista tiedoista on yksikin luku väärin, virheellinen tieto heijastuu valtakun- nantasolle, ja jos sama tieto on epätarkka useissa yksiköissä, virhe kumuloituu edettäessä KITT:n rakennehierarkiassa ylöspäin.
Sittemmin monet kirjastot ovatkin luopuneet kirjastonsa alayksiköiden jaottelusta, ja keväällä 2006 tilastoivien yksiköiden määrä KITT-tieto- kannassa oli karsintojen jälkeen 408. Lisää kar- sintoja lienee tulossa.
Haasteet eivät lopu tähän, sillä yhteistilasto si- sältää 33 kenttää, jotka on varustettu merkinnällä
”TT” (tietoa ei tarvitse ilmoittaa). Niistä peräti 21 on kuitenkin standardin vaatimia kenttiä, mut- ta koska kentät ovat vapaaehtoisia, kaikki kirjas- tot eivät tietoa ilmoita. Standardi ei kuitenkaan ohjeista kerättäväksi päätetyn tilastotiedon mää- räämistä vapaaehtoisesti annettavaksi.
Tietokantaa tehtäessä ei ole otettu huomioon,
että myös TT-kentät summautuvat ylemmille ta- soille. Tieto, jonka vain muutama kirjasto on an- tanut, mutta summautuu valtakunnantasolle, on kuitenkin käyttökelvoton, koska sen täsmällisyys riippuu sattumanvaraisesti siitä, moniko kirjasto on tiedon kunakin vuonna antanut.
Onneksi mitään näistä kentistä ei tarvita ny- kyisessä tunnuslukulaskennassa. Jatkossa on kui- tenkin välttämätöntä ratkaista mitä TT-kentille tehdään: ne on joko määrättävä pakolliseksi tai poistettava. Hätäistä ratkaisua ei kuitenkaan pi- dä tehdä, sillä jotkut niistä saattavat olla tarpeel- lisia kehitettäessä uusia tunnuslukuja.
Tilastotiedon hyödyntäminen haasteena
Jotkut kirjastot ovat kokeneet yhteistilaston toi- mittamisen työlääksi, ja väsynyt, muidenkin kii- reitten keskellä kamppaileva tilastovastaava jos- sain Koti-Suomessa saakin kaikki sympatiani.
Hyvin toimitettu tilasto on kuitenkin eräs vält- tämätön instrumentti kirjaston toiminnan rapor- toinnissa ja arvioinnissa, ja kirjastot osallistuivat- kin kiitettävän tunnollisesti vuoden 2005 tilasto- tiedon täsmäystalkoisiin.
Tilastotiedossa on varmasti vieläkin puutteita, sillä täydellisyyttä ei voida saavuttaa. Tilasto on kuitenkin nyt mahdollisimman hyvä, nyt on ai- ka alkaa käyttää sitä. Nykyiset puutteet eivät es- tä laadukkaan tilastotiedon keräämistä, ja mitä enemmän kirjastot itse edelleen paneutuvat omi-
en tilastotietojensa huolelliseen toimittamiseen, sitä vähemmän on yhteistilaston kokoajalla tar- vetta soveltaa standardin ohjeistamaa arviointia silloin, kun täsmällistä tilastotietoa ei voida toi- mittaa. Paras arvion tekijä on kirjasto itse: hyvä arvio antaa yleiskuvan, mutta tilasto, josta puut- tuu tieto, ei kuvaa mitään.
Kirjastotoiminnan yhteiskunnallisen vaikutta- vuuden arvioiminen ja mittaaminen on vihdoin saatava alkuun, ja on päästävä tilaston täytöstä käyttöön. Jo uusi yliopistolakikin velvoittaa edis- tämään yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Onkin elintärkeää, että kirjastot oman kehysorganisaa- tionsa peruspalveluyksikkönä kykenevät osoitta- maan toimintansa vaikuttavuutta.
Vaikuttavuuden arviointia varten tullaan kehit- tämään mittareita ja tulevissa yhteistilaston kou- lutustapahtumissa pääpaino tulee olemaan tilas- totiedon hyödyntämisessä ja tilaston kehittämi- sestä entistä paremmin vastaamaan toimintojen mittauksen uusia haasteita. KITT kestää jo päi- vänvalon, samoin kirjastojen tilastot - nyt aletaan soveltaa kerättyä tietoa.&
Tietoa kirjoittajasta:
Laitinen, Markku, suunnittelija Kansalliskirjasto
email. markku.laitinen@helsinki.fi
