ASIAKIRJALLISEN TIEDON ELINKAAREN HALLINTA ASIANHALLINTAJÄRJESTELMISSÄ
Anne Poutiainen Pro gradu -tutkielma
Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinto Itä-Suomen yliopisto
Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos Toukokuu 2012
POUTIAINEN, ANNE: Asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta asianhallintajärjestel- missä.
Pro gradu -tutkielma, 47 sivua, 2 liitettä (7 sivua) Tutkielman ohjaajat: YTM Sirpa Kuusisto-Niemi
TtT Anneli Ensio
Toukokuu 2012_________________________________________________________
Avainsanat: asiakirjahallinto, elinkaari, sähköinen arkistointi (YSA), asianhallintajärjes- telmät, kontinuumi
Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten asianhallintajärjestelmät tukevat asiakir- jallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko tiedon elinkaaren ajan. Tutkimuksessa verra- taan asianhallintajärjestelmiä SÄHKE2-normiin, mikä on Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tietojärjestelmistä tuotettavan siirtokokonaisuuden muodostamisessa.
Tutkimus toteutettiin arviointitutkimuksena ja se perustuu standardiperusteiseen arvi- ointiin. Tutkimuksessa aineiston keruu on toteutettu määrällisen tutkimuksen menetel- min ja aineiston analysointi perustuu ensisijaisesti määrällisiin ja osittain laadullisiin sisällönerittelyn menetelmiin. Kohderyhmänä olivat suomalaiset kaupalliset asianhallin- tajärjestelmän toimittajat. Kyselylomake lähetettiin kahdeksalle (n=8) asianhallintajär- jestelmien toimittajalle. Kyselyyn vastasi kuusi järjestelmätoimittajaa.
Tutkimuksen mukaan kyselyssä mukana olleet asianhallintajärjestelmät täyttävät SÄH- KE2-määräyksen tietomallin mukaiset toimenpiteet asiakirjallisen tiedon käsittelylle ja hallinnalle kohtalaisen hyvin. SÄHKE2-vaatimuksista haasteellisimmiksi osoittautuivat tutkimushetkellä asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin sisältyvät tilatiedon muuttu- miseen liittyvät vaatimukset ja toisaalta arkistolaitokseen siirtämiseen liittyvät vaati- mukset.
Informatics
POUTIAINEN, ANNE: Managing the life cycle of documentary information in records management systems
Master's thesis, 47 pages, 2 appendices (7 pages)
Advisors: MMSc, Sirpa, Kuusisto-Niemi PhD, Anneli, Ensio
May 2012_________________________________________________________
Keywords: continuum, electronic archiving, life cycle, records management, records management systems
The purpose of this study was to find out how records management systems support the management of documentary knowledge and its handling throughout the whole life cy- cle of that data. The study compares the records management systems to the SÄHKE2 norm, the stipulation given by the National Archives Service of Finland concerning the demands and characteristics required for the permanent storing of documentary infor- mation in different data systems in the case that they are only stored in electronic form, and compiling a transferable entirety out of those data systems.
The study was performed as an evaluative study, and it is founded on standard-based assessment. Gathering of the data used in the study was done by the methods of quanti- tative research, and the analysis of the gathered data is based primarily on quantitative and partly on qualitative methods of content analysis. The focus group was Finnish sup- pliers of commercial records managements systems. A questionnaire was sent to eight (n=8) different suppliers of records management systems, and was answered by six of them.
According to the results of the study the records management systems involved meet the demands of the SÄHKE2 norm on the handling and managing documentary information moderately well. The most challenging of the SÄHKE2 demands during the time of the study proved out to be the demands concerning the changing of state information in documentary data, and on the other hand the demands in moving the data to the Nation- al Archives.
1 JOHDANTO ... 3
2 TUTKIMUKSEN TAUSTA ... 5
2.1 Arkistolaitoksen rooli ... 5
2.2 Määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen säilytysajan määrittäminen ... 6
2.3 Sähköisen aineiston säilyttäminen ja arkistointi ... 8
2.4 Aikaisempi tutkimus ... 10
3 KESKEISET KÄSITTEET JA TEOREETTINEN VIITEKEHYS ... 12
3.1 Asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyviä keskeisiä käsitteitä ... 12
3.2 Kontinuumimalli ... 16
4 TUTKIMUKSEN TARKOITUS JA TUTKIMUSTEHTÄVÄT ... 20
5 TUTKIMUKSEN TOTEUTUS ... 21
5.1 Tutkimusmenetelmät ... 21
5.2 Kyselylomakkeen laatiminen ... 23
5.3. Aineiston hankinta ... 25
5.4 Aineiston analysointi ... 26
6 TUTKIMUSTULOKSET ... 27
6.1 Vastaajien taustatiedot ... 27
6.2 Kyselyvastaukset ... 29
6.3 Tutkimustulosten tarkastelu ... 36
7 POHDINTA ... 37
7.1 Tutkimuksen luotettavuus ... 37
7.2 Eettiset kysymykset ... 38
7.3 Johtopäätökset ... 39
7.3 Jatkotutkimusaiheet ... 43
LÄHTEET ... 44
LIITTEET
Liite 1. Kyselylomakkeen saate Liite 2. Kyselylomake
Kuvio 2. SÄHKE2-metatietomallin rakenne. ... 13 Kuvio 3. Upwardin kontinuumimalli (Henttonen 2004, 104). ... 17 TAULUKOT
Taulukko 1. Kontinuumimallin ja SÄHKE2-määräyksen vaatimusten yhteys. ... 19 Taulukko 2. SÄHKE2-määräyksen vaatimukset, jotka jätettiin pois kyselylomakkeesta.
... 24 Taulukko 3. Ei-vastausten jakautuminen asiakirjallisen tiedon elinkaaren vaiheisiin. .. 28 Taulukko 4. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Tiedonohjauksen periaatteet. . 33 Taulukko 5. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Metatietomalli. ... 33 Taulukko 6. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Käyttöoikeudet. ... 34 Taulukko 7. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi. ... 34 Taulukko 8. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Siirtäminen arkistolaitokseen. 35
1 JOHDANTO
Nykyään puhutaan tuottavuusohjelmista, laadun parantamisesta ja tuloksellisuusmitta- reista, tarkasteltiinpa puolustusvoimien, vanhushuollon tai kouluterveydenhuollon toi- mintaa. Päätöksentekoa ja keskustelua ohjaa usko ja luottamus parhaan mahdollisen ratkaisun löytymiseen (Vakkuri 2009, 5). Ajatus tehokkaasta toiminnasta on ajan kes- keinen ilmentymä. Hallitus käynnisti valtion tuottavuusohjelman vuonna 2003. Yhtenä työn tuottavuuden instrumenttina on pidetty tietotekniikan tehokkaampaa käyttöönottoa (emt, 128). Tieto- ja viestintätekniikan avulla pyritään työn ja prosessien tehostamiseen työikäisen väestön vähentyessä (Kaario ja Peltola 2008, 4).
Valtiovarainministeriö asetti huhtikuussa 2009 Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelman). Ohjelman tavoitteena on edistää sähköistä asiointia siten, että kansalaisten ja yritysten sähköinen asiointi kattaa vuoteen 2013 mennessä kaikki keskeiset palvelut (Valtiovarainministeriö 2009, 1). Sähköisten asiakir- jallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen edellyttävät suunnitelmallisuutta ja siten elinkaaren hallintaa ohjaavien ominaisuuksien toteuttamista tietojärjestelmissä.
Ominaisuudet on kytkettävä osaksi tietojärjestelmien toiminnallisuutta, jolloin tietojär- jestelmät tukevat asiakirjallisten tietojen luotettavaa ja aukotonta käsittelyä niiden koko elinkaaren ajan, varmistavat asiakirjallisten tietojen käytettävyyden, eheyden ja säilymi- sen sekä mahdollistavat säilytysarvon määrittelyn ja tarpeettoman asiakirjallisen tiedon hävittämisen. (Arkistolaitos 2008, 3.)
SÄHKE2 on arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tietojärjestelmistä tuotettavan siirtokokonaisuuden muodostamisesta. Määräys koskee valtionhallinnon ja kunnal- lishallinnon organisaatioita (Arkistolaitos 2008, 1). Tutkimushetkellä, vuoden 2011 alussa, yksikään Suomessa käytössä oleva asianhallintajärjestelmä ei täyttänyt SÄH- KE2-määräyksen vaatimuksia (Oittinen 2010).
Organisaation tuottavuuden ja tuloksellisuuden takaaminen vaativat tietohallinnon in- tegroimista kiinteäksi osaksi organisaation infrastruktuuria, tiedontarpeiden ja tietovir-
tojen tunnistamista, tiedon elinkaaren kattavaa hallintaa, tietoresurssien käytön maksi- mointia ja mahdollisia toimintojen uudelleenorganisointeja sähköistä informaatio- ja viestintäteknologiaa hyödyntäen. (Huotari 1999, 172.)
Aihe on ajankohtainen julkishallinnossa. Asianhallintajärjestelmät yleistyvät hallinnossa voimakkaasti. Viranomaisia rohkaistaan siirtymään kokonaan sähköisiin järjestelmiin.
Tavoitteena on, että sähköisesti tuotettu tieto on koko elinkaarensa ajan sähköisessä muodossa (Rasimus 2009). Tämä on perusteltua siksi, että niin sanotut hybridijärjestel- mät, joissa käytetään rinnakkain sähköisiä ja paperiasiakirjoja, haittaavat tehokkuutta ja aiheuttavat lisäkustannuksia. Asianhallintajärjestelmien kehittämisessä ja käyttöönotos- sa pitäisi pyrkiä siihen, että ne tukevat kansalaisten sähköistä asiointia viranomaisten kanssa. (Lybeck, Kuusanmäki, Leppänen ja Orrman 2006, 71-72.) Toisaalta muun mu- assa Sosiaali- ja terveysministeriön Kansallinen terveysarkisto (KanTa) -hanke osoittaa, että sähköisten järjestelmien käyttöönottokustannukset voivat olla yllättävän suuret ja niiden toteuttaminen voi viedä jopa kymmeniä vuosia (Sosiaali- ja terveysministeriö 2011).
Kiinnostuin aiheesta tutkimuskohteena, kun työpaikallani alkoi eAMS-projekti, jonka tavoitteena oli asianhallintajärjestelmän hankinta ja käyttöönotto. Minut nimettiin pro- jektiryhmään arkistotoimikunnan ulkopuolisena asiantuntijajäsenenä. Projektin tiimoilta osallistuin useisiin Arkistolaitoksen järjestämiin koulutuksiin, joissa huomasin aiheen olevan ajankohtainen sekä kunta- että valtio-organisaatioissa, mutta asian laajuuden – sekä henkilöstö- että taloudellisten resurssien – vuoksi asiaan ei monessakaan paikassa ole voitu paneutua.
Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon tutkimuskohteeksi aihe sopii erinomaisesti, sillä nykyaikaisessa tietohallinnossa asiakirjahallinto ja arkistotoimi ymmärretään kiin- teäksi osaksi tietohallinnon kokonaisuutta. Tutkimuskontekstina on Suomen julkishal- linto ja sitä kautta aihe koskee julkisia sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita.
Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten asianhallintajärjestelmät tukevat asiakirjal- lisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko tiedon elinkaaren ajan.
2 TUTKIMUKSEN TAUSTA 2.1 Arkistolaitoksen rooli
Arkistotoimi on vuodesta 1981 arkistolailla (184/1981) Suomeen arkistonhoidon tilalle vakiinnutettu julkishallinnon viranomaisten tehtäväalue, jonka tarkoituksena on tukea viranomaisen substanssitehtävien hoitoa huolehtimalla toimintaprosesseissa tarvittavan ja tuotettavan asiakirjatiedon hallinnasta, säilyttämisestä ja käytöstä (Valtonen 2005, 17). Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys (AL 831/1994, 4§). Arkistolaitos, johon kuulu- vat kansallisarkisto ja maakunta-arkistot, ohjaa ja kehittää viranomaisorganisaatioiden arkistotointa. (Rastas 1994, 21.) Arkistolaitos toimii opetusministeriön alaisuudessa ja sitä johtaa kansallisarkiston pääjohtaja. Kansallisarkisto johtaa arkistolaitoksen toimin- taa, hallintoa ja kehittämistä. Se toimii valtakunnallisena keskusarkistona ja toimialansa kehittämis- ja tutkimuslaitoksena. Maakunta-arkistot ovat Kansallisarkiston alaisia pii- rihallintoviranomaisia, alueellisia keskusarkistoja sekä tutkimus- ja kehittämiskeskuk- sia. (AL 831/1994, 3§ ja 5§.)
Arkistolaitos ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä, ohjeita, suosituksia ja oppaita. Arkistolaitoksen norminantovaltuudet kos- kevat asiakirjojen pysyvää säilyttämistä, niiden laatimista ja tallentamisessa käytettäviä materiaaleja ja menetelmiä, arkistotilojen ominaisuuksia, asiakirjojen siirtämistä arkis- tolaitokseen sekä asiakirjojen rekisteröintiä ja luettelointia. (Rastas 1994, 30-31; AL 831/1994.) Normit koskevat joko kaikkia julkishallinnon viranomaisia, pelkästään val- tionhallinnon tai kunnallishallinnon viranomaisia tai liikelaitoksia. Normit koskevat asiakirjojen laatimisessa sitä, miten asiakirjoja teknisesti tuotetaan ja millaisia teknis- kontekstuaalisia ominaisuuksia asiakirjoilla tulee olla. Normiohjausta täydentävät erilai- set oppaat. (Valtonen 2005, 211-212.)
Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ottavat vastaan ja säilyttävät valtion viranomaisten luovuttamia, yli 40 vuotta vanhoja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja tietoaineistoja.
(Rastas 1994, 31-32). Arkistolaitos on ottanut käyttöön maaliskuussa 2011 VAPA- järjestelmän. VAPA on arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä, johon valti- onhallinnon organisaatiot voivat tallentaa pysyvästi säilytettäviä, sähköisessä muodossa
olevia asiakirjojaan. Palvelun perustehtävänä on taata käyttäjilleen luotettava ja pitkäai- kainen asiakirjojen säilytys. (Happonen 2010, 9; Arkistolaitos 2012b.) Tarkoitus on, että vuonna 2015 VAPAan voi siirtää myös määräajan säilytettäviä asiakirjoja (Rasimus 2009). VAPAn käyttö on ainakin alkuvaiheessa vapaaehtoista. Mahdollisuutta palvelun laajentamiseen myös kunnallishallinnon käyttöön selvitetään parhaillaan. (Arkistolaitos 2012b.) VAPA-palvelusta ei vielä kokemuksia eikä varmasti tietoakaan kaikilla toimi- joilla. Happosen (2010, 9) mukaan yksityiskohtaista palvelun käyttöönottosuunnitelmaa ei voida laatia, koska suurin osa valtionhallinnon organisaatioista ei ole suunnitellut saati aikatauluttanut VAPA-palvelun käyttöönottoa lainkaan.
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (A 298/2009) määrittää poti- lasasiakirjojen pysyvän säilytyksen. Arkistolaitos on vahvistanut arkistolain (8§) nojalla sosiaali- ja terveysministeriön asetusluonnoksen liitetaulukkoon sisältyvien potilasasia- kirjojen pysyvän säilytyksen ministeriön esityksen mukaisesti. Asetuksen liitetaulukon mukaisia säilytysaikoja tulee noudattaa kunnallisessa ja yksityisessä sekä vankeinhoi- don terveydenhuollossa. Säilytysajat eivät koske valtion mielisairaaloita eivätkä Puolus- tusvoimien terveydenhuollon asiakirjoja vaan näistä arkistolaitos päättää erikseen. (A 298/2009.) Potilastietoja ei kuitenkaan tulla siirtämään tulevaisuudessa Arkistolaitoksen VAPA-palveluun, vaan niitä varten Suomeen ollaan rakentamassa sähköistä potilastie- don arkistoa (eArkisto), joka on osa Kansallisen Terveysarkistoa (KanTa). eArkiston rekisterinpitäjänä tulee toimimaan Kansaneläkelaitos (www.kanta.fi).
2.2 Määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen säilytysajan määrittäminen
Asiakirjahallinnossa pyritään siihen, että asiakirjojen säilytystarve ja säilytysajat määri- tellään jo arkistonmuodostusvaiheessa (AMS). Käyttö- ja säilytystarvetta määritettäessä keskeinen merkitys on sillä, missä muodossa ja kenen hallussa alkuperäinen asiakirjatie- to säilytetään ja kuinka kauan työkappaleita säilytetään. (Kansallisarkisto 2010b, 4.) Asiakirjojen säilytystarvetta on harkittava tarkkaan arkistonmuodostajan oman toimin- nan ja tulevan tieteellisen tutkimuksen kannalta (Rastas 1994, 74). Säilytysaikoja mää- rättäessä on otettava huomioon asiakkaan, organisaation ja työntekijän oikeusturva. Täl- löin on arvioitava, vaikuttaako tieto myöhemmin muun muassa asiakkaan oikeuksien tai
velvollisuuksien toteutumiseen. Oikeusturvanäkökulma on keskeinen esimerkiksi ter- veydenhoitoon liittyvien tietojen säilytysaikojen määrittelyssä. Niin ikään mahdollinen muutoksenhaku- tai valitusprosessi on otettava huomioon: asiakirjojen tulee olla käytet- tävissä mahdollisia kanteluja, potilasvahinko-, valitus- tai tuomioistuinprosesseja var- ten. Sähköisiä asiakirjatietoja koskevat samat periaatteet säilytysaikojen määrittelyssä kuin manuaaliaineistoja. Tietojärjestelmien tietosisällön ja järjestelmään rekisteröityjen manuaalisten asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyssä on arvioitava, antavatko järjes- telmään tehdyt metatiedot kattavan kuvan asioiden käsittelyvaiheista vai onko tarpeen kokonaiskuvan rakentamiseksi säilyttää myös manuaaliset asiakirjat. Sähköisessä toi- mintaympäristössä metatiedot säilytetään vähintään yhtä kauan kuin itse asiakirjat.
(Kansallisarkisto 2010b, 4-8.)
Säilytysaikojen pituuksia määrättäessä on otettava huomioon organisaatiota koskeva erityislainsäädäntö, jossa voi olla organisaation ylläpitämiin tietojärjestelmiin tai sen asiakirjatietoihin liittyviä säilytysaikamääräyksiä tai joka voi muutoin vaikuttaa säily- tysaikojen määräytymiseen. Organisaatiota koskevan erityislainsäädännön lisäksi on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, jossa on säilytysaikojen määrittelyyn vaikutta- via säännöksiä. Myös ministeriöillä ja keskusvirastoilla voi olla lakiin perustuvan val- tuutuksen nojalla oikeus antaa säilytysaikoja koskevia tai niihin vaikuttavia määräyksiä.
(emt, 6.) Esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriö on käyttänyt toimivaltaansa antaes- saan määräyksiä hallinnonalansa asiakirjojen käsittelystä ja säilytysajoista (L 298/2009, 23§ ja 24§). Eri hallinnonalojen ohjaavat viranomaiset ja yhteistyöorganisaatiot voivat myös antaa suosituksia omalla alallaan säilytysajoista (Kansallisarkisto 2010b, 6).
Säilytysaikojen määrittelyssä on otettava huomioon myös julkisuuslaissa (L 621/1999) säädetyt velvoitteet viranomaisen velvollisuudesta tuottaa ja jakaa tietoa (20 §) ja hy- västä tiedonhallintatavasta (18 §) sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetun asetuksen (A 1030/1999) 5 §:ssä säädetty tiedonsaantioi- keuksien toteuttaminen ja edistäminen. (Kansallisarkisto 2010b, 7.)
2.3 Sähköisen aineiston säilyttäminen ja arkistointi
Arkistolaitos ohjaa tietojärjestelmien kehittämistä SÄHKE-hankkeella. Hanke on aloi- tettu vuonna 2001 esiselvityksillä ja asianhallintajärjestelmien tilaa analysoivilla tutki- muksilla. Hankkeen tavoitteena on vaikuttaa viranomaisten asianhallintajärjestelmien rakentamiseen siten, että niistä pitkäaikaissäilytykseen siirrettävä aineisto on luotetta- vaa, käyttökelpoista ja riittävän yhdenmukaista. (Rasimus 2007.) Hankkeen lopputulok- sena on syntynyt jo kaksi ohjelmistotuotantoon soveltuvaa ohjeistusta (SÄHKE1- ja SÄHKE2-määräykset) ja kolmas on suunnitteilla. Ohjeistuksen lähtökohtana on arkisto- laitoksen lakisääteinen tehtävä säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja sen käytettä- vyyttä. Vaikka arkistolaitos ei periaatteessa voi velvoittaa viranomaisia muiden kuin pysyvästi säilytettävien aineistojen teknisen laatimisen osalta, tiedonhallinnallisesti, käytön ja säilyttämisen näkökulmasta myös määräajan säilytettävät viranomaisen asia- kirjat kuuluvat arkistolain piiriin (Valtonen 2005, 212).
Julkishallinnon organisaation tulee hakea arkistolaitokselta lupaa, kun se haluaa säilyt- tää pysyvästi säilytettävää aineistoa pelkästään sähköisessä muodossa. Lupaa on haetta- va riippumatta siitä, siirretäänkö pysyvästi säilytettävä aineisto arkistolaitoksen sähköi- seen säilyttämisen VAPA-palveluun vai ei. Luvan saamisen edellytyksenä on, että sen kohteena oleva tietojärjestelmä on toteutettu joko SÄHKE1- tai SÄHKE2-vaatimusten mukaisesti ja että sähköisen asiakirjahallinnan käytännöt ja prosessit noudattavat mää- räysten vaatimuksia. (Rasimus 2009.)
Arkistolaitoksen ohjeistuksella pyritään vaikuttamaan jo asiakirjojen syntyvaiheeseen.
Asiakirjahallintoa tulisi suunnitella siten, että asiakirjat varustetaan jo tuotantovaiheessa sellaisilla säilyttämis- ja käytettävyystiedoille, että ne toimivat vielä arkistovaiheessa- kin. (Valtonen 2005, 209.) Arkistolaitoksen ohjeistus ei koske vain arkistotointa, vaan se liittyy kiinteästi organisaation tietohallintoon. Tietojärjestelmäarkkitehtuurien suun- nittelussa tulisi huomioida arkistolaitoksen määräykset, sillä tulevaisuudessa asianhal- lintajärjestelmän osana oleva eAMS- tai TOJ-moduuli tulee olemaan koko organisaation keskeisin tietojärjestelmä linkittämällä asianhallintajärjestelmän ja operatiiviset järjes- telmät (esimerkiksi potilastietojärjestelmä) yhteen (Rasimus 2009).
SÄHKE1-määräys astui voimaan vuoden 2006 alusta. Määräyksessä esitetään ne vaati- mukset ja ominaisuudet, jotka asianhallintajärjestelmissä tulee olla, jotta niiden sisältä- mät asiakirjalliset tiedot voidaan säilyttää pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.
SÄHKE1-määräyksen mukaisesti toteutettuihin tietojärjestelmiin on haettavissa sähköi- sen säilyttämisen lupa vuoden 2012 loppuun saakka (Arkistolaitos, 2005). SÄHKE1- määräys ei ota kantaa muihin tietojärjestelmiin kuin asianhallintajärjestelmiin. SÄH- KE1-normi on väistyvä eli käynnistettävät tietojärjestelmäprojektit toteutetaan SÄH- KE2-määräystä noudattaen. (Arkistolaitos, 2012a.)
Kansallisarkiston SÄHKE2-määräykset ovat tulleet voimaan vuoden 2009 alussa. Niillä ohjataan julkishallinnon organisaatioiden asiankäsittelyprosesseja sekä asiakirjamateri- aalin pysyvää säilytystä. SÄHKE2 määrittelee myös sen missä muodossa sähköinen asiakirja-aineisto jatkossa siirretään arkistolaitoksen sähköiseen päätearkistoon (VA- PA). SÄHKE2-määräys on tietojärjestelmäriippumaton, mikä tarkoitta sitä, että myös muiden kuin asianhallintajärjestelmien tuottama asiakirjallinen tieto siirretään arkisto- laitokseen säilytykseen. (Arkistolaitos 2008, 5.) Tietojärjestelmäriippumattomuudella pyritään edistämään eri tietojärjestelmien yhtenäisyyttä tietojen haussa, käytössä, siir- rossa ja hävittämisessä (Rasimus 2009). Myös SÄHKE1-määräyksen mukaisissa tieto- järjestelmissä noudatetaan SÄHKE2-määräystä siirtokokonaisuuden muodostamiseen liittyvissä osissa.
Vuonna 2011 Arkistolaitos on ottanut käyttöön tietojärjestelmien sertifiointijärjestel- män, jossa tietojärjestelmätoimittaja voi hakea SÄHKE2-sertifikaattia tietojärjestelmäl- leen. Arkistolaitos akkreditoi sertifioinnin tekevät organisaatiot. (Arkistolaitos 2012a.) Sertifiointi kohdistuu sekä tietojärjestelmään että organisaation tapaan käyttää tietojär- jestelmää (Rasimus 2009). SÄHKE2-sertifikaatti tarkoittaa, että kyseisen tietojärjestel- män on luotettavasti todennettu täyttävän määritellyt SÄHKE2-vaatimukset. SÄHKE2- sertifikaatti on haettavissa erikseen eAMS-tietojärjestelmälle, operatiiviselle tietojärjes- telmälle ja säilytysjärjestelmälle. Jokaiselle järjestelmätyypille on omat sertifiointivaa- timuksensa. Myönnetty sertifikaatti on voimassa kolme vuotta. Arkistolaitos tulee yllä- pitämään verkkosivuillaan listaa SÄHKE2-sertifioiduista tietojärjestelmistä. (Arkistolai- tos 2012a.)
Arkistolaitos on käynnistänyt SÄHKE3-määräyksen suunnittelun. SÄHKE3-määräys tulee kohdentumaan arkistolain piiriin kuuluvien organisaatioiden alkujaan digitaalises- sa muodossa oleviin aineistoihin, erityisesti rekisterimuotoisiin tietokantoihin. Tavoit- teena on saada SÄHKE3-määräys voimaan vuosien 2013-2014 aikana. (Arkistolaitos, 2012a.)
Normien noudattamiskäytännöt vaihtelevat ja niiden soveltaminen riippuu inhimillisistä tekijöistä sekä hallinto- ja toimintakulttuureista. Noudattamatta jäävät erityisesti sellai- set säädökset, jotka eivät velvoittavuudestaan huolimatta välittömästi vaikuta varsinai- seen toimintaan tai sen tehokkuuteen ja jotka eivät tuota sanktioita. (Valtonen 2005, 229.) Asiakirjahallinnan normien noudattamattomuutta ei ole sanktioitu (emt, 232). Ar- kistolaitoksessa ei myöskään systemaattisesti kontrolloida sen antamien normien nou- dattamista vaan ainoa tuntuma saadaan arkistontarkastuksissa, joita arkistolaitos tekee valtionhallinnon ja kunnallishallinnon viranomaisiin vuosittain 50-60 (Arkistolaitos, 2012c).
2.4 Aikaisempi tutkimus
Asiakirjahallinto on monitieteinen tutkimuskenttä. Sen teoreettiset perusteet pohjaavat arkisto- hallinto-, informaatio- ja tietojärjestelmätieteisiin. Tutkimustoiminta on käyn- nistynyt 1990-luvulla ja niissä on etsitty alueen teorioita, täsmennyksiä käsitteisiin, eri- tyisesti sähköisen asiakirjan käsitteeseen sekä arvonmäärityksen ja seulonnan kriteereitä (Valtonen 2005, 68-69). Suomessa asiakirjahallinnon organisaatiokohtaisia käytänteitä julkaistaan FAILI-lehdessä. Kansainvälisiä tutkimuksia julkaistaan The Information Management Journal, International Journal of Information Management ja Records Ma- nagement Journal. (emt, 63.) Sähköisen asiakirjahallinnan ja säilyttämisen haasteet ovat suunnanneet tutkimusta asiakirjatietoja tuottaviin toimintaprosesseihin ja niitä palvele- viin tietojärjestelmiin (emt, 21). Lakien ja normien noudattamisesta on vähän tutkimusta (emt, 228).
Suomessa asiakirjahallinnan uraa uurtava tutkimus on Marjo Rita Valtosen vuonna 2005 julkaistu väitöstutkimus. Tutkimuksessaan Valtonen analysoi poliisin esitutkinnan dokumentointia. Tutkimus tuottaa tietoa asiakirjahallinnan kentästä sekä toimintapro-
sessien, asiakirjahallinnan ja tietojärjestelmien suhteista. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä toimii kontinuumimalli, joka tarjoaa kokonaisvaltaisen näkemyksen toimintasidonnaisen asiakirjatiedon hallinnan tarkasteluun. Yhtymäkohtia tähän tutki- mukseen ovat teoreettisen viitekehyksen lisäksi asiakirjahallinnan ja tietojärjestelmien suhteiden tarkastelu sekä normivaatimusten noudattamiseen liittyvä osuus.
Tutkimusta sivuavia akateemisia opinnäytetöitä ja pro gradu-tutkimuksia on tehty jon- kin verran lähinnä informaatiotutkimuksen koulutuksessa. Tutkimuksille on tyypillistä nykykäytäntöjä kuvaavat organisaatiokontekstiin sijoittuvat tapaustutkimukset, joissa kuvataan kohdeorganisaation tapaa käyttää asianhallintajärjestelmää tai siirtymistä säh- köiseen asiakirjahallintoon. Monessa asiakirjahallinnan tutkimuksessa viitekehyksenä käytetään Upwardin kontinuumimallia, jossa painotetaan asiakirjatiedon hallintaa jatku- vana prosessina ja asiakirjatietoa tarkastellaan organisaation toiminnan näkökulmasta.
Katri Seitsonen (2009) on käsitellyt pro gradu-tutkielmassaan tehtäväluokituksen merki- tystä asiakirjahallinnassa. Tutkimuksessa selvitettiin Tampereen teknillisen yliopiston Tweb-asianhallintajärjestelmän käyttöä organisaatiotasolla. Yhtymäkohtia tähän tutki- mukseen ovat asianhallintajärjestelmän toiminnallisuuden selvittäminen sekä kon- tinuumimallin käyttö teoreettisena viitekehyksenä. Johanna Eerolan (2008) pro gradu- tutkielmassa tarkastellaan Pirkkalan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Eerolan tapaustutkimuksen yhtymäkohdat tähän tutkimukseen ovat kontinuumimallin käyttö teoreettisena viitekehyksenä sekä lainsäädännönvaatimusten huomioiminen.
3 KESKEISET KÄSITTEET JA TEOREETTINEN VIITEKEHYS 3.1 Asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyviä keskeisiä käsitteitä
Asiakirjan käsite on asiakirjahallinnan keskeisistä käsitteistä ylivoimaisesti tärkein (Valtonen 2005, 31-32). Tämän vuoksi tutkimuksen käsitteistöä kuvaava käsitekartta (kuvio 1) muotoutuu asiakirja käsitteen ympärille. Sähköiset asiakirjat ovat tuoneet suu- ria muutoksia asiakirjahallinnan kenttään, joka ennen niiden ilmaantumisen myötä pysyi vuosituhannen samanlaisena (emt. 32). Esimerkiksi asiakirjan todistusvoimaisuus, evi- denssi, pitää sähköisessä asiakirjassa määrittää metatiedon avulla ja paperisesta arkis- tonmuodostussuunnitelmasta on tulossa operatiivisia tietojärjestelmiä ohjaava toimin- nanohjausjärjestelmä (eAMS, TOJ).
Kuvio 1. Asiakirjaan liittyvä käsitteistö (mukaillen Valtonen 2005, 30).
Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (AL 831/1994, 6§). Standardin (SFS-ISO 15489-1, 12) mukaan asiakirjat ovat todisteita toiminnasta. Asiakirjat syntyvät organi- saation toiminnan seurauksena: asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käytetään osana organisaation tehtäviä. Asiakirjan tärkeimmät ominaispiirteet ovat sisältö, konteksti ja rakenne. Asiakirja muodostuu sen tietosisällöstä ja siihen sisältyvästä tai yhdistetystä metatiedosta. (Henttonen 2004, 101 ja SFS-ISO 15489-1, 13.) Kontekstilla tarkoitetaan sen yhteyksiä tehtäviin sekä laatimis- ja syntyolosuhteisiin (Valtonen 1999, 179).
Metatiedot ovat asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa ja käsittelyä koko elinkaaren ajan kuvaavaa tietoa (SFS-ISO 15489-1, 9). Ne helpottavat aineiston hakua, paikallistamista, tunnistamista ja säilyttä- mistä sähköisessä muodossa. Niillä on tärkeä merkitys myös tiedon todistusvoimaisuu- den varmistamisessa erityisesti sähköisessä ympäristössä. (Lybeck et al. 2006, 262.) SÄHKE2-määräys sisältää metatietomallin (kuvio 2), joka sisältää asiakirjallisen tiedon käsittelyn ja hallinnan metatiedot. Metatietomallissa käsittelyprosessiin liittyvän asiakir- jan metatiedot muodostuvat yhteisistä ja asiakirjakohtaisista metatiedoista. Yhteisillä metatiedoilla tarkoitetaan metatietoja, joita käytetään asiakirjallisen tiedon käsittelyn, toimenpiteen ja asiakirjan tasoilla. (Arkistolaitos 2008 liite 2, 5.)
Kuvio 2. SÄHKE2-metatietomallin rakenne.
Kuviossa 2 yhteiset metatiedot on kuvattu Säilytettävä kohde -nimisenä kokonaisuutena.
Käsittelyprosessille tallennetaan yhteisten metatietojen lisäksi asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatiedot. Käsittelyprosessin käsittelyvaiheista tallennetaan toimenpiteen metatiedot. Organisaatiokohtaiset tiedot -kokonaisuus kuvaa tietoja, joilla laajennetaan SÄHKE2-metatietomallia organisaation tarpeiden mukaisesti. (emt. 2008 liite 2, 5.) SÄHKE2-metatietomallissa määritellään pakolliset ja valinnaiset metatiedot. Pakollis- ten metatietojen määrä riippuu käsiteltävän asian julkisuusluokkamäärityksestä. Salassa pidettäville asioille on pakollisia metatietoja huomattavasti enemmän kuin julkisille.
Pakollisia metatietoja ovat muun muassa tehtävä, toimenpiteen tyyppi, asiakirjan tyyp- pi, asiakirjan tila, julkisuusluokka, henkilötietoluonne, säilytysaika, säilytysajan peruste ja säilytysajan laskentaperuste. Pakollisten tietojen lisäksi organisaatio voi määritellä valinnaisia metatietoja tarpeensa mukaan. (emt. 2008 liite 2, 6-18.)
Asiakirjallinen tieto on prosessilähtöistä informaatiota, jota luodaan, strukturoidaan ja tallennetaan toimintaprosesseissa siten, että myös asiakirjatiedon haku on mahdollista tuon toimintakontekstin kautta. Asiakirjallinen tieto on organisaation tietoresurssi. Sen strateginen hallinta tulisi sisältyä tietohallintoon ja tietojärjestelmäarkkitehtuurien suun- nitteluun. Asiakirjallisen tiedon erottaa muusta informaatiosta ja dokumenteista sen syntytapa, kontekstuaaalisuus, juridinen merkitys, kollektiivisuus ja historiallisuus.
(Mäkinen 1999, 178-179; Henttonen 2004, 101.)
Asiakirjalliselle tiedolle on ominaista myös lakisääteisyys. Asiakirjallisen tiedon elin- kaaren hallintaan vaikuttavat monet lait, asetukset ja ohjeet, joista tärkeimpiä ovat arkis- tolaki, laki viranomaistoiminnan julkisuudesta, henkilötietolaki ja laki sähköisestä asi- oinnista. (Lybeck et al. 2006, 16-18.) Sähköisessä ympäristössä asiakirjojen syntyminen ei ole itsestään selvyys. Tämä johtuu kahdesta syystä. Ensiksi sähköinen informaatio on perusluonteeltaan labiilia eli sillä ei ole pysyvyyttä, joka on asiakirjallisuuden edellytys.
Toiseksi pelkästään informaation tallentaminen jollekin välineelle ja sen muuttumatto- muuden varjeleminen eivät riitä tekemään siitä asiakirjaa. (Henttonen 2004, 101.)
Asiakirjahallinto (records management) on hallinnon osa-alue ja organisaation toimin- to, jonka tehtävänä on ohjata ja valvoa asiakirjojen hallintaprosesseja. Asiakirjahallinto keskittyy asiakirjallisten tietojen saatavuuteen ja käytettävyyteen niiden aktiivisen käyt-
tövaiheen aikana. (Lybeck et al. 2006, 19.) Suomessa asiakirjahallinto liittyy vahvasti julkishallintoon, jossa sillä on lainsäädäntöön perustuva asema (SFS-ISO 15489-1, 1).
Asiakirjahallinto on tiedonhallinnan alue, joka on vastuussa asiakirjojen tuottamisen, vastaanottamisen, ylläpitämisen, käytön ja hävittämisen systemaattisesta kontrollista (Lybeck et al. 2006, 20). Organisaatioissa, joissa ymmärretään sisäisen tiedon arvo ja strateginen merkitys, asiakirjahallinto tunnistetaan osaksi tietohallintoa (Valtonen 2005, 44-45).
Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaan asiakirjat ja muut asiakirjalliset tie- toaineistot liitetään arkistoon, rekisteröidään ja seulotaan (Rastas 1994, 164; Lybeck et al. 2006, 258). AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa (Rasimus 2007). Ajantasainen, toimiva ja käytännössä noudatettava arkis- tonmuodostussuunnitelma järkiperäistää organisaation tietojen ja asiakirjojen käsittelyä.
Sen avulla voidaan arvioida, kuinka hyvä tiedonhallintatapa viranomaisessa toteutuu.
Tietojen ja asiakirjojen elinkaaren hallinta merkitsee myös sitä, että arkiston jälkikätei- seltä järjestämiseltä ja hävitettävän aineiston turhalta säilyttämiseltä vältytään. (Kansal- lisarkisto 2004, 3; Kansallisarkisto 2010a).
Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS) on organisaation tehtäväluokituk- seen perustuva toiminnanohjausjärjestelmä (TOJ), jossa kuvataan tehtävien käsittely- vaiheet, asiakirjalliset tiedot, asiakirjatyypit ja niiden oletusmetatiedot. eAMS toimii keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallintavälineenä, jonka avulla turvataan sähköisen tietopääoman hallinta ja käytettävyys sekä säilyminen. Myös tarpeettoman tiedon hävit- täminen tapahtuu sen avulla luotettavasti. eAMS-tietosisältö on pysyvästi säilytettävä asiakirja, joka täytyy tallentaa organisaation asianhallintajärjestelmään tai muuhun tieto- järjestelmään sisällöllisten muutosten yhteydessä. SÄHKE2-määräyksessä tiedonohjaus toteutetaan eAMS:n avulla eli ohjaustietojen automaattisella täydentymisellä. (Järnfors 2010, Oittinen 2010, Kansallisarkisto 2010a.)
Asianhallintajärjestelmä on tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjat hallitaan ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mu- kaisesti. Se on organisaation toimintaan kuuluvien asioiden, asiakirjojen ja töiden hal- linnan, valmistelun, päätöksenteon ja arkistoinnin tietojärjestelmä. Asianhallintajärjes- telmässä on olennaista, että järjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjat liittyvät aina
toimenpiteen tai käsittelyvaiheen kautta asiaan. Asiakirjojen kontekstin turvaamisen kautta pystytään takaamaan asiakirjalliseen tietoon kohdistuvat laatuvaatimukset kuten alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys. (Lybeck et al. 2006, 259.)
3.2 Kontinuumimalli
Tietosisällöllä on aina sille ominainen elinkaari, joka voi olla hyvin erilainen riippuen sisältötyypistä. Sisältötyyppien elinkaaria tutkittaessa ja niiden välisiä eroja vertailtaessa havaitaan elinkaarien välillä myös selviä yhteneväisyyksiä. Tiedon elinkaaren hallinnan tulee olla katkeamatonta ja siinä ei saa olla hallitsemattomia epäjatkuvuuskohtia. Tie- don eheys ja jäljitettävyys on keskeisiä ominaisuuksia hyvälle tiedonhallinnalle. (Kaario ja Peltola 2008, 9.)
Asiakirjojen elinkaaren hallintaan on kansainvälisesti kaksi lähestymistapaa: yhdysval- talainen life-cycle ja kanadalainen continuum-malli. Life-cycle mallissa asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat täysin erillisiä vaiheita. Kontinuumimallissa asiakirjahallinnon pro- sessit nähdään jatkumona, jolloin varmistetaan asiakirjojen käytettävyys niiden aktiivi- vaiheista pitkäaikaissäilytykseen saakka. (Henttonen 2004, 96-99.) Kontinuumimalli sopii Suomeen, sillä meillä katsotaan, että asiakirjahallinto ja arkistotoimi liittyvät lä- heisesti yhteen eikä niitä voida erottaa kahdeksi erilliseksi toiminnoksi. Asiakirja kuu- luu arkistotoimen piiriin siitä lähtien, kun se on laadittu tai saapunut ja se liitetään arkis- toon välittömästi sen jälkeen, kun asia on käsitelty. (Rastas 1994, 52.) Kontinuumimalli toimii johtavana mallina asiakirjahallinnon lisäksi laajemminkin tieto- ja järjestelmähal- linnassa (Upward 2000, 128). Tieto- ja viestintätekniikan kehittyminen ja asiakirjahal- linnon sähköistyminen ovatkin tarjonneet erinomaiset puitteet kontinuumimallin kehit- tämiselle (McKemmish 2001, 334).
Frank Upward (2000, 123) on kehittänyt alkuperäistä kontinuumimallia siten, että asia- kirjojen elinkaarta tarkastellaan kaikkien niiden tekijöiden kautta, jotka tekevät tiedosta asiakirjallisen. Upwardin kontinuumimallissa on neljä keskeistä elementtiä. Ensiksikin asiakirjallisen tiedon ei nähdä olevan sidoksissa säilytysaikaan tai aineiston pysyvään arvoon. Toiseksi asiakirja ymmärretään enemmän loogiseksi kuin fyysiseksi kokonai- suudeksi, silloinkin kun se on paperilla. Kolmanneksi arkistotoimen ja asiakirjahallin-
non integroimista tiiviisti toimintaprosesseihin pidetään tärkeänä. Neljänneksi asiakirjo- jen elinkaarta ei jaeta selvärajaisiin vaiheisiin. (Upward 1996; Henttonen 2004, 99; Val- tonen 2005, 96-99.)
Upwardin kontinuumimalliin (kuvio 1) sisältyy monipuolinen ja monitasoinen lähesty- mistapa. Malli koostuu kahdesta akselista, neljästä eri ulottuvuudesta ja 16 koordinaatis- ta (Upward 2000, 121-125).
Kuvio 3. Upwardin kontinuumimalli (Henttonen 2004, 104).
Kuvion vaaka- ja pystyakselit (toimija-toiminta, tallenne-todistusvoimaisuus) ovat ar- kistotieteen keskeisiä teemoja. Tallenne-akseli liittyy toiminnasta tallennettuun infor- maatioon. Todistusvoimaisuus-akseli kertoo millaista evidenssiä asiakirjat voivat tarjota ja mikä on niiden rooli yhteiskunnassa. Toimija-akseli kertoo sen, kuka toimii ja toimin- ta-akselilla asiakirjoja katsotaan suhteessa ne synnyttäneeseen toimintaan. Jokaisella akselilla on neljä koordinaattia, joiden väliin jää neljä ulottuvuutta (synty, taltiointi, sys- tematisointi, käytettävissä pitäminen). Mallin sisin ulottuvuus, synty, kuvaa asiakirjojen tuottamista. Toinen ulottuvuus, taltiointi, käsittää muun muassa metatietojen lisäämisen
asiakirjoihin ja asiakirjojen rekisteröinnin tietojärjestelmään. Kolmannella ulottuvuudel- la, systematisoinnilla, tarkoitetaan asiakirjoihin kohdistuvia hallintotoimenpiteitä ja asiakirjahallinnan suunnittelua organisaatiotasolla. Uloin ulottuvuus, käytettävissä pi- täminen, sisältää asiakirjahallinnan suunnittelua ja asiakirjallisen tiedon säilyttämistä koko yhteiskunnan tasolla. (Upward 2000, 121-125; Henttonen 2004, 99-102.)
Asianhallintajärjestelmän näkökulmasta kontinuumimallissa mielenkiintoisimmat ovat taltiointi- systematisointi- ja käytettävissä pitäminen -ulottuvuudet sekä toiminta-akseli koordinaatteineen. Toiminta-akseli kuvaa organisaation tehtäviä ja asiakirjoja suhteessa toimintaan, jossa ne ovat syntyneet. Toiminta-akselin koordinaatit toimenpide, asia ja tehtävä liittyvät suoraan SÄHKE2-määräyksen asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin vaatimuksiin ja kuvastavat toiminnanohjaussuunnitelman (eAMS) perustana olevan tehtäväluokituksen hierarkkista rakennetta (Arkistolaitos 2008, 11-13).
Taltiointiulottuvuudella kuvataan asiakirjallisen tiedon talteen ottamista, mikä käsittää muun muassa metatietojen lisäämisen asiakirjoihin. SÄHKE2-määräyksessä juuri meta- tiedot ja niiden ohjaava luonne tietojärjestelmässä on keskeisessä asemassa (Arkistolai- tos 2008, 9-10). Moreq-standardissa (European Commission 2002, 64-66) taltiointi määritellään siten, että siihen kuuluu muun muassa yksilöivän tunnuksen antaminen asiakirjalle, metadatan liittäminen asiakirjaan sekä asiakirjan tallentaminen asianhallin- tajärjestelmään. Henttosen (2004, 101) mukaan taltiointi (capture) -ulottuvuus tekee datasta tai dokumentista asiakirjan.
Systematisointi (organize) -ulottuvuudella asiakirja ei enää ole yksittäisen tekijän omis- tuksessa vaan on siirtynyt organisaation omistukseen ja siitä on tullut osa hoidettavan asian dokumentointia, joka palvelee toiminnan todennettavuutta (Henttonen 2004, 100).
Asianhallintajärjestelmän näkökulmasta tällöin tulee olennaiseksi käyttöoikeuksien, tilasiirtymien ja tehtäväluokituksen muutosmääritykset käsittelyprosessin edetessä.
SÄHKE2-määräyksen vaatimukset, jotka liittyvät asiakirjallisen tiedon siirtämiseen arkistolaitokseen, puolestaan liittyvät kontinuumimallin neljänteen ulottuvuuteen, käy- tettävissä pitämiseen tai säilyttämiseen (pluralise). Tällöin näkökulma ei enää ole vain yksittäisessä asiakirjassa tai asian hoitamisessa, vaan painopisteenä on toiminnan jatku- vuuden turvaaminen (Henttonen 2004, 100). Taulukossa 1 on kuvattu kontinuumimallin
ja SÄHKE2-määräyksen vaatimusten yhteys. Taulukossa SÄHKE2-vaatimuksista käy- tetään kyselylomakkeen vaatimustunnusta (ID). Liitteessä 2 kerrotaan ID:tä vastaavat vaatimukset selväkielisesti.
Taulukko 1. Kontinuumimallin ja SÄHKE2-määräyksen vaatimusten yhteys.
Kontinuumimallin ulottu- vuus / akseli
SÄHKE2-määräyksen otsikkotaso SÄHKE2-määräyksen vaatimukset
Taltiointi Metatietomalli B1, B2, B3
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Käsittelyprosessi
D1_1, D1_2, D1_3 Asiakirjallisen tiedon käsittelypro-
sessi / Asian käsittely
D2_1, D2_2, D2_4 Systematisointi Tiedonohjauksen periaatteet A6, A7
Käyttöoikeudet C1, C2
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Tilasiirtymen määrittely
D3_1 Asiakirjallisen tiedon käsittelypro-
sessi / Tehtäväluokituksen muuttu- minen
D4_1, D4_2
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Määräajan säilytettävien asia- kirjallisten tietojen hävittäminen
D5_2, D5_5
Käytettävissä pitäminen Siirtäminen arkistolaitokseen / Siir- rettävä aineisto
E1_1, E1_4, E1_5, E1_6, E1_7, E1_8, E1_9, E1_10 Siirtäminen arkistolaitokseen / Siir-
tokokonaisuuden muodostaminen ja aineiston siirto
E2_1, E2_3, E2_4, E2_6
Siirtäminen arkistolaitokseen / Laa- dunvarmistus
E3_1, E3_2
Toiminta-akseli Tiedonohjauksen periaatteet A1, A2, A3, A4, A5 Asiakirjallisen tiedon käsittelypro-
sessi / Asian käsittely
D2_5, D2_6
4 TUTKIMUKSEN TARKOITUS JA TUTKIMUSTEHTÄVÄT
Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten asianhallintajärjestelmät tukevat asiakirjal- lisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko tiedon elinkaaren ajan.
Tutkimustehtävät ovat
- Miten Suomen markkinoilla olevat kaupalliset asianhallintajärjestelmät täyttävät SÄHKE2-määräyksen tietomallin mukaiset toimenpiteet asiakirjallisen tiedon käsittelylle ja hallinnalle?
- Mitkä SÄHKE2-määräyksen vaatimuksista ovat niin haasteellisia, että järjestel- mätoimittajat eivät ole niitä voineet toteuttaa?
- Millä aikataululla toimittajat uskovat vaatimuksien täyttyvän, että asioiden säh- köinen käsittely voi oikeasti toteutua koko asiakirjallisen tiedon elinkaaren ajan?
Alkuperäisenä tutkimustehtävänä oli selvittää, täyttävätkö markkinoilla olevat kaupalli- set asianhallintajärjestelmät eAMS ja SÄHKE2-vaatimukset? Koska alkuperäisen ky- symyksen asettelun jälkeen selvisi (Oittinen 2010, Oittinen 2011), että tutkimusta aloi- tettaessa ei ollut olemassa yhtään järjestelmää, joka täyttää SÄHKE2-määräyksen vaa- timukset, muutettiin tutkimustehtävää enemmän tulevaisuuteen suuntautuvaksi.
5 TUTKIMUKSEN TOTEUTUS 5.1 Tutkimusmenetelmät
Tutkimus on toteutettu arviointitutkimuksena ja se on luonteeltaan kartoittavaa, jolloin pyritään selvittämään tutkimuskohteena olevaa ilmiötä. Toisaalta tutkimuksessa on myös selittävän tutkimuksen piirteitä, koska tutkimuksessa pyritään etsimään myös syi- tä vaatimusten toteutumattomuudelle. (Hirsjärvi, Remes ja Sajavaara 1997, 128.) Arviointimetodologiassa puhutaan harvoin määrällisistä ja laadullisista menetelmistä, vaan näiden sijaan käytetään käsitteitä naturalistinen tiedonhankinta ja kokeellinen ase- telma. Naturalistinen tiedonhankinta tarkoittaa tavallisesti arvioitavien ilmiöiden tarkas- telua luonnollisessa reaalimaailmassa eikä niitä manipuloida tai kontrolloida. Kokeelli- sessa arviointiasetelmassa puolestaan korostuu arvioinnin tekijän riippumattomuus arvi- oitavasta kohteesta, arviointitehtävän koeasetelmallinen luonne ja kattava kontrolli.
(Guba ja Lincoln 1989, 157-159.) Virtanen (2007, 154-155) näkee, että laadullisten ja määrällisten tutkimusmenetelmien erittely on arviointitutkimuksen kannalta hyvin yk- sinkertaistavaa. Tässä tutkimuksessa aineiston keruu on toteutettu määrällisen tutkimuk- sen menetelmin ja aineiston analysointi perustuu ensisijaisesti määrällisiin ja osittain laadullisiin sisällönerittelyn menetelmiin. Metsämuuronen (2003, 207-208) suosittelee kahden tutkimusotteen yhdistämistä juuri siten, että valitaan esimerkiksi määrällinen tutkimusote peruslähestymistavaksi ja lihavoitetaan analyysia laadullisella menetelmäl- lä. Kyse on eräänlaisesta jatkumosta eikä niinkään joko - tai - vastakkainasettelusta.
Tutkimuksessa on tärkeintä miettiä, mitä halutaan saada selville ja päättää sen perusteel- la, miten sen parhaiten saavuttaa (emt. 207).
Arvioinnista ei ole mahdollista esittää yksiselitteistä ja yleisesti hyväksyttävää määri- telmää. Arvioinnit ovat luonteeltaan hyvin käytännönläheisiä, mistä johtuu niiden suuri vaihtelevuus ja moninaisuus. Lisäksi arvioinnin sisältö ja muodot riippuvat vahvasti toimintaympäristöstä, jossa arviointitiedot hankitaan sekä niistä konkreettisista käytän- nön toimintatilanteista, joissa arviointitietoja käytetään. (Sinkkonen ja Kinnunen 1994, 21.) Arvioinnilla tarkoitetaan arvottamista, asioiden arvon määrittämistä (Robson 2001, 25; Mäntysaari 1999, 54). Arvon määrittäminen tarkoittaa hyvien (toivottavien, tavoitel- tavien) ja pahojen (ei-toivottavien, vältettävien) asioiden ja ilmiöiden järjestelmällistä
vertailua, punnitsemista sekä erilaisten toimintavaihtoehtojen perusteltavuuden ana- lysointia ja oikeuttamista arvoperusteisilla kriteereillä (Sinkkonen ja Kinnunen 1994, 74.) Arvioinnin kohteiden ja kriteerien valinnat sekä jäsentämistavat ovat aina ar- vosidonnaisia (emt, 23). Arvioinnin määritelmissä korostuu myös konteksti, jossa arvi- ointi suoritetaan. Tietojärjestelmien arvioinnissa tulee huomioida ihmiset, teknologia ja toimintaympäristö. (Ammenwerth ja de Keizer 2004, 1289.) Arvioinnin tarpeeseen, tavoitteisiin, sisältöön ja toteutustapoihin sekä arviointitiedon käyttöön vaikuttavat sekä ympäröivän yhteiskunnan että välittömän toteutumisympäristön ominaisuudet (Sinkko- nen ja Kinnunen 1994, 22). Eräsaari (1999, 148) näkee arvioinnin kehämäisenä. Tällä hän tarkoittaa sitä, että arviointi muuttaa toimijoiden ajattelua, minkä avulla toimijat sitten muuttavat järjestelmiä ja organisaatioita. Arvioinnilla siis aktivoidaan ihmisiä ja asioita, jotta nämä sopisivat paremmin muuttuneisiin olosuhteisiin ja vaatimuksiin (emt, 148).
Käsitteitä arviointi ja arviointitutkimus käytetään toistensa synonyymeina. (Sinkkonen ja Kinnunen 1994, 30). Arvioinnista tulee arviointitutkimusta, kun tietoa kerätään ja aineistoa analysoidaan systemaattisesti ja johtopäätökset suhteutetaan olemassa olevaan tietoon (Sulavuori 2007, 19). Robsonin (2001, 25) mukaan laadukas arviointi vaatii aina harkittua tutkimusasetelmaa, havaintoaineiston keräämistä, analyysia ja tulkintaa.
Arviointi voidaan luokitella usealla eri tavalla. Näkökulman valintaan on Lindqvistin (1999, 113) mukaan selkeä ratkaisu: arvioinnilla on oltava käyttöä. Eräs tapa ryhmitellä arviointeja on sen tarkoitus. Arvioinnilla voidaan pyrkiä tilivelvollisuuden täyttämiseen, kehittämistyön edistämiseen tai uuden tiedon tuottamiseen. Jaottelu ei ole tyhjentävä eivätkä jaot toisiaan poissulkevia, mutta se selittää hyvin arviointikentän jännitteitä.
Tilivelvollisuusarviointi (evaluation for accountability) tarkoittaa organisaatiossa tehtä- vää tuloksellisuusarviointia: tehokkuuden, taloudellisuuden tai vaikuttavuuden mittaus- ta. Kehittämisarvioinnilla (evaluation for development) voidaan tukea organisaation työ- ja palveluprosessien kehittämistä. Tiedontuotantoarviointi (evaluation for know- ledge) tuottaa uusia näkökulmia, ratkaisuja tai kritiikkiä huomiota vaativiin kysymyk- siin. (Chelimsky 1997, 10-18.) Tässä tutkimuksessa arvioinnin taustalla on tiedontuo- tantonäkökulma, jonka päätavoite on ymmärtää paremmin tutkittavaa ilmiötä ja mah- dollisten ongelmien taustalla olevia tekijöitä (emt, 13). Arviointi ei siis ole vain keino
hankkia seurantatietoa, vaan sen on mahdollista toimia myös muutoksen välineenä (Kinnunen ja Sinkkonen 1994, 72).
Tämä tutkimus perustuu standardi- ja normiperusteiseen arviointiin, joka on vanhin ar- vioinnin muoto. Standardiperusteisessa arvioinnissa selvitetään mahdolliset poikkeamat ennalta hyväksytyistä, sovituista standardeista tai normeista. Arvioinnissa verrataan toimintaa tai voimavaroja esimerkiksi henkilöstöä tai laitteita ja välineitä ennalta asetet- tuihin normeihin tai standardeihin, jotka toimivat kriteereinä. Sovelletut kriteerit voivat olla hyvin moninaisia. Niitä ovat erilaiset standardit, normit, säännöt, päätökset, budjetit tai yleiset periaatteet kuten säästäväisyys, suunnitelmallisuus, vastuullisuus tai oikeu- denmukaisuus. (Sinkkonen ja Kinnunen 1994, 79-80.) Kriteerit johdetaan aina arvoista ja ne ovat arvopohjaisia silloinkin, kun kriteereinä käytetään etukäteen asetettuja stan- dardeja. Arvot ovat vaikuttaneet tällöin jo kriteerien laadinnan ja asettamisen vaiheissa.
Arvoperusteiset kriteerit ilmaisevat; hyväksyttävää ja paheksuttavaa tai toivottavaa ja ei-toivottavaa. (emt, 37.)
Tässä tutkimuksessa verrataan asianhallintajärjestelmiä SÄHKE2-normiin, mikä on Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyk- senä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tietojärjestelmistä tuotettavan siirtokokonai- suuden muodostamisessa (Arkistolaitos 2008, 1).
5.2 Kyselylomakkeen laatiminen
Kyselylomakkeen lähtökohtana toimi SÄHKE2-määräys. SÄHKE2-määräys koostuu 62 vaatimuksesta, jotka on koottu viiden eri osion alle. Nämä viisi osiota kuvaavat asiakir- jallisen tiedon elinkaaren hallintaa: tietojärjestelmän periaatteet (eAMS), metatietomalli, käyttöoikeudet, asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi (jakautui viiteen alakohtaan) ja siirtäminen arkistolaitokseen (jakautui kolmeen alakohtaan). Kyselylomake on kokonai- suudessaan liitteessä 2.
SÄHKE2:n vaatimuksista poistettiin sellaiset vaatimukset, jotka eivät olleet tietojärjes- telmän ominaisuuksia kuvaavia vaan liittyivät organisaation toimintakulttuuriin (taulu- lukko 2). Poistettuja vaatimuksia oli yhteensä 15.
Taulukko 2. SÄHKE2-määräyksen vaatimukset, jotka jätettiin pois kyselylomakkeesta.
SÄHKE2-määräyksen otsikkotaso
SÄHKE2-määräyksen vaatimukset
Tiedonohjauksen periaatteet eAMS:n on noudatettava organisaation tehtäväluokitusta ja siihen on kuvattava tehtävien käsittelyvaiheet.
Käyttöoikeudet Käyttöoikeudet on annettava käyttäjäryhmille ja niiden on vastattava työtehtäviä. Käyttöoikeudet on pidettävä ajan tasalla.
Käyttäjäryhmät määritellään eAMS:an tehtäväluokittain tai tehtäväkohtaisesti.
Asiakirjallisen tiedon käsittely- prosessi / Käsittelyprosessi
Käsittelyprosessit kuvataan JHS 152 – suositukseen sisälty- vällä työnkulkukuvaustasolla. Kuvauksessa huomioidaan myös prosessiin liittyvät tiedot ja käyttöoikeudet.
Käsittelyprosessi määräytyy tehtäväluokan perusteella.
Asiakirjallisen tiedon käsittely- prosessi / Tilasiirtymien määrit- tely
Kohteiden tilasiirtymät on määriteltävä tehtävittäin.
Organisaatioon saapuneille ja talteen otetuille asiakirjoille tallennetaan tilatiedoksi valmis tai vastaava organisaatiossa määritelty tila, joka merkitsee lukittua tietosisältöä.
Asiakirjallisen tiedon käsittely- prosessi / Määräajan säilytettä- vien asiakirjallisten tietojen hävittäminen
Asiakirjallisten tietojen käsittelyn metatietojen säilytysaika määräytyy asiakirjojen säilytysajan perusteella. Säilytysaika on sama kuin käsittelyyn liittyvän pisimpään säilytettävän asiakirjan säilytysaika.
Skannattujen asiakirjojen paperiset versiot hävitetään orga- nisaation määrittelemän ajan kuluttua.
Siirtäminen arkistolaitokseen / Siirrettävä aineisto
Pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa edellyt- tää arkistolaitoksen lupaa.
Asiakirjalliset tiedot siirretään arkistolaitokseen luvassa määritellyssä tai erikseen sovitussa aikataulussa.
Siirtävän organisaation on huolehdittava siitä, että siirrettä- vän aineiston salaamiseen ja allekirjoittamiseen käytetyt menetelmät ovat arkistolaitoksen ohjeiden mukaisia ja että niiden käytöstä on erikseen sovittu.
Siirtävä organisaatio vastaa siitä, että siirrettävä asiakirjalli- nen tieto on ehyt kokonaisuus ja että asiakirjallinen tieto ja siihen liittyvät metatiedot ovat autenttisia.
Siirtävän organisaation on huolehdittava siitä, että siirrettä- vän aineiston vapaamuotoiset lisämetatiedot ovat hyvin muodostettua XML-rakennetta ja ne perustuvat sovittuihin metatietomalleihin.
Siirtäminen arkistolaitokseen / Laadunvarmistus
Sähköiseen muotoon tallennetut asiakirjat on tarkastettava käytettävyyden näkökulmasta ennen kuin ne voidaan liittää siirtokokonaisuuteen. Tarkastaminen tehdään pistokokein, kunnes saavutetaan riittävä varmuus siirrettävän aineiston laadusta.
Kyselylomaketta ei varsinaisesti pilotoitu, mutta lomake käytiin läpi kahdeksan hengen arkistotoimikunnassa, johon kuului arkistosihteerin lisäksi talous-, henkilöstö- ja yleis- hallinnon asiantuntijoita. Lomakkeelle jäi yksi vaatimus, joka ei kuvannut tietojärjes- telmän ominaisuuksia ja olisi siten pitänyt poistaa. Tämä vaatimus (D2_3) kuului SÄHKE2-määräyksen Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi / Asiakirjan käsittely otsi- kon alle ja oli kyselylomakkeella muodossa: ”Paperimuotoisena saapuneet asiakirjat skannataan ja ne liitetään tehtäväluokkaan. eAMS tuottaa asiakirjan oletusmetatiedot.”
Kyselylomakkeelle (liite 2) on määritelty 47 tietojärjestelmälle asetettua vaatimusta.
Jokaiseen vaatimukseen liittyy objektiivinen kyllä-ei -tyyppinen valintakysymys. Ob- jektiivisilla kysymyksillä pystytään helposti kattamaan koko tutkimusalue eikä vastaus- ta arvioidessa jouduta käyttämään subjektiivisia elementtejä (Metsämuuronen 2003, 67). Lisäksi kyselylomakkeelle on lisätty kolme avointa kysymystä, joilla pyrittiin saamaan taustatietoa ja tukea vastausten analysointiin. Avoimet kysymykset olivat
- Kuinka vaatimus täyttyy,
- Mikäli vaatimus ei täyty, niin milloin oletatte sen täyttyvän sekä - Mikä on suurin syy, ettei vaatimusta ole vielä pystytty täyttämään?
Kysely toteutettiin Excel-lomakkeena. Vaihtoehtona olisi ollut laatia lomake myös säh- köisellä tiedonkeruu- ja analysointiohjelmalla, mutta Exceliin päädyttiin lomakkeen laajuuden vuoksi. Lomakkeen ulkoasu oli hyvin pitkälti samankaltainen kuin tarjousten vaatimusmäärittelylomakkeet. Näin ollen kyselylomake oli järjestelmätoimittajille, vas- taajille, helppo lähestyä. Lisäksi excel-lomakkeen täyttäminen on helppo keskeyttää ja jatkaa taas, kun on aikaa.
5.3. Aineiston hankinta
Tutkimuksen kohderyhmänä toimivat suomalaiset kaupalliset asianhallintajärjestelmän toimittajat. Tutkimukseen ei tarvinnut hakea erillistä tutkimuslupaa. Toimittajat valittiin perehtymällä toimittajien referensseihin ja julkishallinnon organisaatioiden asianhallin- tajärjestelmäkilpailutuksien tarjousasiakirjoihin julkisilta osilta (L 621/1999, 6 §). Li-
säksi toimittajakentästä keskusteltiin Kansallisarkiston asiantuntijoiden kanssa (Oittinen 2011, Järnfors 2010). Sähköinen kyselylomake lähetettiin sähköpostin liitteenä suoraan järjestelmätoimittajien ilmoittamalle yhdyshenkilölle. Kyselyn alussa oli saatekirje (liite 1), jossa kerrottiin tutkimuksen tarkoituksesta sekä vastausten luottamuksellisesta käsit- telystä siten, ettei yksittäistä vastaajaa voida missään tutkimuksen vaiheessa tunnistaa.
Kyselylomake lähetettiin kahdeksalle (n=8) asianhallintajärjestelmien toimittajalle 20.12.2010. Vastausaikaa oli 21.1.2011 saakka. Alkuperäiseen vastausaikaan mennessä saatiin kaksi vastausta, joten vastausaikaa jatkettiin 18.2.2011 saakka. Tuolloin vastauk- set oli saatu kuudelta toimittajalta (vastausprosentti 75 %).
Kyselylomakkeen lisäksi tutkimuksessa varauduttiin tekemään tarkentavia lisäkysy- myksiä haastattelemalla järjestelmätoimittajia (n=3-5), mutta aikataulullisista syistä tästä luovuttiin.
5.4 Aineiston analysointi
Kyllä / Ei -vastaukset analysoitiin ensin kokonaisuutena ja pyrittiin etsimään johdon- mukaisuuksia. Kiinnostavinta oli tutkia sitä, mitkä SÄHKE2-normin vaatimukset eivät toteudu.
Avointen kysymysten analysoinnissa keskityttiin niihin vaatimuksiin, jotka eivät järjes- telmissä toteudu ja etsittiin vastauksia siihen, miksi ne eivät toteudu ja miten niiden to- teutumattomuus vaikuttaa asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan. Toisaalta aineis- ton analysoinnissa jouduttiin pohtimaan myös vastausten luotettavuutta ja toisaalta myös SÄHKE2-määräyksen yksiselitteisyyttä.
Tulosten analysoinnissa havainnot kirjattiin kriteeristön antaman rungon perusteella.
Aineiston analyysi ei suoraan perustu teoriaan, mutta kytkennät siihen ovat havaittavis- sa. Tuloksia peilattiin Upwardin kontinuumimallin ja tehdyille tulkinnoille etsittiin vah- vistusta mallista.
6 TUTKIMUSTULOKSET 6.1 Vastaajien taustatiedot
Kyselyyn vastasi kuusi (n=6) järjestelmätoimittajaa. Kyselyn vastausprosentti oli 75.
Tuloksissa järjestelmistä ei käytetä niiden tuotenimiä vaan koodinimiä O-T. Koodin järjestelmät ovat saaneet vastausten saapumisjärjestyksessä.
Kyselyn vastausten perusteella kolme järjestelmää (O, R ja S) täyttivät kaikki SÄH- KE2-määräyksen järjestelmälle asettamat vaatimukset. Kolme muuta järjestelmää (P, Q ja T) eivät kaikilta osin täyttäneet vaatimuksia, mutta niiden kohdalta löytyi vain yksi yhteinen vaatimus, jota ne eivät pystyneet täyttämään. Lisäksi oli neljä vaatimusta, joita kaksi järjestelmää ei täyttänyt.
Kyselyssä oli kaikkiaan 47 vaatimusta, joista 25 kohtaan joku toimittajista vastasi ei.
Elinkaaren hallinnan osalta huonoin tilanne on asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin kuuluvassa tehtäväluokituksen muuttamiseen liittyvissä ominaisuuksissa sekä aineiston siirtoon liittyvissä ominaisuuksissa. Taulukossa 3 on kuvattu Ei-vastausten jakautumista asiakirjallisen tiedon elinkaaren vaiheisiin.
Taulukko 3. Ei-vastausten jakautuminen asiakirjallisen tiedon elinkaaren vaiheisiin.
SÄHKE2-määräyksen otsikkota- so
Vaatimuksia (lkm) Ei-vastauksia 1 Ei-vastauksia 2 tai 3
Tiedonohjauksen periaatteet 7 1 1
Metatietomalli 3 1 0
Käyttöoikeudet 2 0 0
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Käsittelyprosessi
3 1 0
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Asian käsittely
6 0 0
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Tilasiirtymien määrittely
1 0 0
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Tehtäväluokituksen muut- tuminen
2 0 2
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro- sessi / Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämi- nen
5 1 0
Siirtäminen arkistolaitokseen / Siirrettävä aineisto
10 9 1
Siirtäminen arkistolaitokseen / Siirtokokonaisuuden muodostami- nen ja aineiston siirto
6 5 1
Siirtäminen arkistolaitokseen / Laadunvarmistus
2 1 0
Seuraavissa kappaleissa käydään läpi tuloksia elinkaaren vaiheittain. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi esitetään yhtenä kokonaisuutena eikä viitenä erillisenä kohtana.
Siirtäminen arkistolaitokseen käsitellään myös yhtenä kokonaisuutena eikä kolmena erillisenä kohtana. Tuloksissa esitetään sekä Kyllä / Ei –kysymysten että avointen ky- symysten vastaukset kokonaisuutena. Kokonaisuutta käsittelevässä osuudessa mielen- kiinto kohdistuu Ei-vastauksiin. Lopuksi käsitellään vielä erikseen avointen kysymysten vastauksia ja niiden merkitystä tutkimukselle.
Avointen kysymysten vastauksia ei ole käsitelty tarkasti vaatimuksittain, koska monesta vastauksesta voisi suoraan päätellä, mikä järjestelmä on kyseessä eikä vastaajien anonymiteettiä näin ollen voisi taata. Useat toimittajat kirjoittivat vastauksenaan, mikä moduuli tai tuote toteuttaa kyseisen vaatimuksen. Tietenkin olisi ollut mahdollista kor- vata tuotenimet koodilla, mutta tällaisten vastausten runsauden vuoksi tästä luovuttiin.
Toinen syy vastausten käsittelyyn yleisemmin oli se, että vastaukset olivat sisällöltään
hyvin erilaisia: toiset kirjoittivat kehittämisaikatauluja, toiset toimintalogiikkaa ja toiset tyytyivät toteamaan järjestelmän täyttävän vaatimuksen.
6.2 Kyselyvastaukset
Tiedonohjauksen periaatteet
Tiedonohjauksen periaatteet kohdassa oli seitsemän vaatimusta (A1-A7), joista kaksi oli sellaista, johon saatiin ei-vastaus. Vaatimus A4, eli eAMS:n tuottamien metatietoarvo- jen tallentaminen ja muuttaminen on sidottu käyttöoikeuksiin, ei täyttynyt järjestelmäs- sä T. Tässäkin tapauksessa vaatimus täyttyy osittain, sillä toimittaja selvensi vastaustaan seuraavasti: "Osa asiakirjan metatiedoista on rajattu käyttöoikeusmäärityksin suppeam- mille käyttäjäryhmille, mutta osa eAMS tiedoista on asiakirjoja tuottavien käyttäjien muutettavissa".
Vaatimus A6 eli metatietoihin liitetyt käsittelysäännöt ohjaavat asiakirjallisen tiedon tallentumista/siirtymistä säilytysjärjestelmään ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja T). Toinen ei-vastauksen antaneista toimittajista oli selventänyt asiaa siten, että heidän järjestelmänsä pystyy kyllä säilyttämään asiakirjoja sähköisessä muodossa Arkistolai- toksen määräyksiä noudattaen, mutta asian päättäminen ja arkistoinnin käynnistäminen on käyttäjän toimenpide. Kun käyttäjä on valinnut arkistointitoiminnon, järjestelmä ar- kistoi asian toimenpiteineen ja asiakirjoineen automaattisesti. Toinen toimittaja ei ollut tarkentanut vastaustaan.
Metatietomalli
Metatietomalli-kohdassa oli kolme vaatimusta (B1-B3). Näistä vaatimuksista vain yksi B1 eli tietojärjestelmään on toteutettava vähintään SÄHKE2-metatietomallissa pakolli- siksi määritellyt metatiedot, oli sellainen, jota yksi järjestelmä (T) ei pystynyt täyttä- mään. Tässä tapauksessa järjestelmä oli vielä SÄHKE1-tasolla, mutta SÄHKE2- metatietomallin käyttöönotto ei toimittajan mukaan ole ongelma, sillä metatietokenttien lisäys on mahdollista ja heidän versiopäivityksensä ajankohta määräytyy siitä, milloin asiakkaat haluavat siirtyä SÄHKE2-määräyksen piiriin.
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet kohta sisälsi kaksi vaatimusta (C1-C2), jotka kaikki järjestelmät täytti- vät.
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi kohta jakaantuu SÄHKE2-määräyksessä viiteen alakategoriaan (D1-D5): käsittelyprosessi, asiakirjan käsittely, tilasiirtymien määrittely, tehtäväluokituksen muuttuminen ja määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hä- vittäminen.
Käsittelyprosessi kohtaan liittyi kolme vaatimusta (D1_1-D1_3). Näistä vaatimuksista yksi D1_3 eli käsittelyprosessille tuotetaan yksilöivä tunnus tietojärjestelmästä, ei täyt- tynyt järjestelmässä P, mutta toimittaja ei ollut tarkentanut asiaa avoimessa osiossa.
Asiakirjan käsittely kohtaan liittyi kuusi vaatimusta (D2_1-D2_6), jotka kaikki järjes- telmät täyttivät.
Tilasiirtymien määrittely kohtaan liittyi vain yksi vaatimus (D3_1), jonka kaikki järjes- telmät täyttivät.
Tehtäväluokituksen muuttuminen kohtaan liittyi kaksi vaatimusta (D4_1-D4_2), joista molemmat olivat sellaisia, etteivät ne täyttyneet useammassa kuin yhdessä järjestelmäs- sä.
Vaatimus D4_1 eli tehtäväluokituksen muutoksessa keskeneräiset kohteet siirtyvät uu- teen tehtäväluokkaan, jolloin tietojärjestelmän on muutettava metatietoarvot uuden teh- täväluokan mukaisiksi, ei täyttynyt kolmessa järjestelmässä (P, Q ja T). Toimittajat pe- rustelivat vaatimuksen täyttymistä seuraavasti: ”Tehtäväluokan muutoksissa kesken- eräiset kohteet on siirrettävä uuteen tehtäväluokkaan. Järjestelmä osaa periyttää siirre- tyille kohteille tehtävän mukaiset metatiedot." Yksi toimittajista vastasi, että vaatimus täyttyy vastaushetkellä osittain ja tulee täyttymään kokonaisuudessaan automatiikan
osalta vuoden 2011 aikana. Syy siihen, miksi vaatimusta ei ole täytetty johtuu siitä, että asiakkaat eivät ole vaatineet tätä toiminnallisuutta.
Vaatimus D4_2 eli tieto tehtäväluokituksen muutoksesta tallennetaan kohteen metatie- toihin, ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja Q). Tätäkään toiminnallisuutta eivät asiakkaat olleet vielä vaatineet., joten se täyttyi toisella toimittajalla vasta osittain ja he olivat varautuneet täyttämään vaatimuksen vuoden 2011 aikana. Toinen toimittaja ei ollut perustellut vastaustaan.
Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittäminen kohdassa oli viisi vaati- musta (D5_1-D5_5), joista vaatimus D5_5 eli kohteen sisältyminen hävitysesitykseen pitää näkyä tilatiedon yhteydessä, ei täyttynyt yhdessä järjestelmässä (P). Toimittaja ei ollut tarkentanut vastaustaan.
Siirtäminen arkistolaitokseen
SÄHKE2-määräyksen viimeinen kohta siirtäminen arkistolaitokseen jakaantuu kolmeen alakategoriaan (E1-E3): siirrettävä aineisto, siirtokokonaisuuden muodostaminen ja ai- neiston siirto ja laadunvarmistus.
Siirrettävä aineisto kohdassa oli kymmenen vaatimusta (E1_1-E1_10). Yksikään näistä vaatimuksista ei ollut sellainen, että se olisi täyttynyt kaikissa järjestelmissä.
Yhdeksän vaatimuksista oli sellaisia, että vain yksi järjestelmä (Q) ei sitä täyttänyt ja näissäkin syy oli se, etteivät asiakkaat olleet vaatineet tätä ominaisuutta, mutta toimitta- ja oli varautunut toteuttamaan vaatimukset, mikäli joku asiakas niitä edellyttää.
Vaatimus E1_8 eli tiedostomuodot on validoitava ohjelmallisesti konversion jälkeen, ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja Q). Tätäkään ominaisuutta eivät asiakkaat olleet vielä vaatineet, joten sitä ei ollut vielä toteutettu, mutta se oli varauduttu toteuttamaan heti kun asiakkaat sitä edellyttävät.
