Kyllä / Ei -vastaukset analysoitiin ensin kokonaisuutena ja pyrittiin etsimään johdon-mukaisuuksia. Kiinnostavinta oli tutkia sitä, mitkä SÄHKE2-normin vaatimukset eivät toteudu.
Avointen kysymysten analysoinnissa keskityttiin niihin vaatimuksiin, jotka eivät järjes-telmissä toteudu ja etsittiin vastauksia siihen, miksi ne eivät toteudu ja miten niiden to-teutumattomuus vaikuttaa asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan. Toisaalta aineis-ton analysoinnissa jouduttiin pohtimaan myös vastausten luotettavuutta ja toisaalta myös SÄHKE2-määräyksen yksiselitteisyyttä.
Tulosten analysoinnissa havainnot kirjattiin kriteeristön antaman rungon perusteella.
Aineiston analyysi ei suoraan perustu teoriaan, mutta kytkennät siihen ovat havaittavis-sa. Tuloksia peilattiin Upwardin kontinuumimallin ja tehdyille tulkinnoille etsittiin vah-vistusta mallista.
6 TUTKIMUSTULOKSET 6.1 Vastaajien taustatiedot
Kyselyyn vastasi kuusi (n=6) järjestelmätoimittajaa. Kyselyn vastausprosentti oli 75.
Tuloksissa järjestelmistä ei käytetä niiden tuotenimiä vaan koodinimiä O-T. Koodin järjestelmät ovat saaneet vastausten saapumisjärjestyksessä.
Kyselyn vastausten perusteella kolme järjestelmää (O, R ja S) täyttivät kaikki SÄH-KE2-määräyksen järjestelmälle asettamat vaatimukset. Kolme muuta järjestelmää (P, Q ja T) eivät kaikilta osin täyttäneet vaatimuksia, mutta niiden kohdalta löytyi vain yksi yhteinen vaatimus, jota ne eivät pystyneet täyttämään. Lisäksi oli neljä vaatimusta, joita kaksi järjestelmää ei täyttänyt.
Kyselyssä oli kaikkiaan 47 vaatimusta, joista 25 kohtaan joku toimittajista vastasi ei.
Elinkaaren hallinnan osalta huonoin tilanne on asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin kuuluvassa tehtäväluokituksen muuttamiseen liittyvissä ominaisuuksissa sekä aineiston siirtoon liittyvissä ominaisuuksissa. Taulukossa 3 on kuvattu Ei-vastausten jakautumista asiakirjallisen tiedon elinkaaren vaiheisiin.
Taulukko 3. Ei-vastausten jakautuminen asiakirjallisen tiedon elinkaaren vaiheisiin.
SÄHKE2-määräyksen otsikkota-so
Vaatimuksia (lkm) Ei-vastauksia 1 Ei-vastauksia 2 tai 3
Tiedonohjauksen periaatteet 7 1 1
Metatietomalli 3 1 0 käsittelypro-sessi / Asian käsittely
6 0 0
Asiakirjallisen tiedon käsittelypro-sessi / Tilasiirtymien määrittely
1 0 0 käsittelypro-sessi / Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen muodostami-nen ja aineiston siirto
6 5 1
Siirtäminen arkistolaitokseen / Laadunvarmistus
2 1 0
Seuraavissa kappaleissa käydään läpi tuloksia elinkaaren vaiheittain. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi esitetään yhtenä kokonaisuutena eikä viitenä erillisenä kohtana.
Siirtäminen arkistolaitokseen käsitellään myös yhtenä kokonaisuutena eikä kolmena erillisenä kohtana. Tuloksissa esitetään sekä Kyllä / Ei –kysymysten että avointen ky-symysten vastaukset kokonaisuutena. Kokonaisuutta käsittelevässä osuudessa mielen-kiinto kohdistuu Ei-vastauksiin. Lopuksi käsitellään vielä erikseen avointen kysymysten vastauksia ja niiden merkitystä tutkimukselle.
Avointen kysymysten vastauksia ei ole käsitelty tarkasti vaatimuksittain, koska monesta vastauksesta voisi suoraan päätellä, mikä järjestelmä on kyseessä eikä vastaajien anonymiteettiä näin ollen voisi taata. Useat toimittajat kirjoittivat vastauksenaan, mikä moduuli tai tuote toteuttaa kyseisen vaatimuksen. Tietenkin olisi ollut mahdollista kor-vata tuotenimet koodilla, mutta tällaisten vastausten runsauden vuoksi tästä luovuttiin.
Toinen syy vastausten käsittelyyn yleisemmin oli se, että vastaukset olivat sisällöltään
hyvin erilaisia: toiset kirjoittivat kehittämisaikatauluja, toiset toimintalogiikkaa ja toiset tyytyivät toteamaan järjestelmän täyttävän vaatimuksen.
6.2 Kyselyvastaukset
Tiedonohjauksen periaatteet
Tiedonohjauksen periaatteet kohdassa oli seitsemän vaatimusta (A1-A7), joista kaksi oli sellaista, johon saatiin ei-vastaus. Vaatimus A4, eli eAMS:n tuottamien metatietoarvo-jen tallentaminen ja muuttaminen on sidottu käyttöoikeuksiin, ei täyttynyt järjestelmäs-sä T. Täsjärjestelmäs-säkin tapauksessa vaatimus täyttyy osittain, sillä toimittaja selvensi vastaustaan seuraavasti: "Osa asiakirjan metatiedoista on rajattu käyttöoikeusmäärityksin suppeam-mille käyttäjäryhsuppeam-mille, mutta osa eAMS tiedoista on asiakirjoja tuottavien käyttäjien muutettavissa".
Vaatimus A6 eli metatietoihin liitetyt käsittelysäännöt ohjaavat asiakirjallisen tiedon tallentumista/siirtymistä säilytysjärjestelmään ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja T). Toinen ei-vastauksen antaneista toimittajista oli selventänyt asiaa siten, että heidän järjestelmänsä pystyy kyllä säilyttämään asiakirjoja sähköisessä muodossa Arkistolai-toksen määräyksiä noudattaen, mutta asian päättäminen ja arkistoinnin käynnistäminen on käyttäjän toimenpide. Kun käyttäjä on valinnut arkistointitoiminnon, järjestelmä ar-kistoi asian toimenpiteineen ja asiakirjoineen automaattisesti. Toinen toimittaja ei ollut tarkentanut vastaustaan.
Metatietomalli
Metatietomalli-kohdassa oli kolme vaatimusta (B1-B3). Näistä vaatimuksista vain yksi B1 eli tietojärjestelmään on toteutettava vähintään SÄHKE2-metatietomallissa pakolli-siksi määritellyt metatiedot, oli sellainen, jota yksi järjestelmä (T) ei pystynyt täyttä-mään. Tässä tapauksessa järjestelmä oli vielä SÄHKE1-tasolla, mutta SÄHKE2-metatietomallin käyttöönotto ei toimittajan mukaan ole ongelma, sillä metatietokenttien lisäys on mahdollista ja heidän versiopäivityksensä ajankohta määräytyy siitä, milloin asiakkaat haluavat siirtyä SÄHKE2-määräyksen piiriin.
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet kohta sisälsi kaksi vaatimusta (C1-C2), jotka kaikki järjestelmät täytti-vät.
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi kohta jakaantuu SÄHKE2-määräyksessä viiteen alakategoriaan (D1-D5): käsittelyprosessi, asiakirjan käsittely, tilasiirtymien määrittely, tehtäväluokituksen muuttuminen ja määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hä-vittäminen.
Käsittelyprosessi kohtaan liittyi kolme vaatimusta (D1_1-D1_3). Näistä vaatimuksista yksi D1_3 eli käsittelyprosessille tuotetaan yksilöivä tunnus tietojärjestelmästä, ei täyt-tynyt järjestelmässä P, mutta toimittaja ei ollut tarkentanut asiaa avoimessa osiossa.
Asiakirjan käsittely kohtaan liittyi kuusi vaatimusta (D2_1-D2_6), jotka kaikki järjes-telmät täyttivät.
Tilasiirtymien määrittely kohtaan liittyi vain yksi vaatimus (D3_1), jonka kaikki järjes-telmät täyttivät.
Tehtäväluokituksen muuttuminen kohtaan liittyi kaksi vaatimusta (D4_1-D4_2), joista molemmat olivat sellaisia, etteivät ne täyttyneet useammassa kuin yhdessä järjestelmäs-sä.
Vaatimus D4_1 eli tehtäväluokituksen muutoksessa keskeneräiset kohteet siirtyvät uu-teen tehtäväluokkaan, jolloin tietojärjestelmän on muutettava metatietoarvot uuden teh-täväluokan mukaisiksi, ei täyttynyt kolmessa järjestelmässä (P, Q ja T). Toimittajat pe-rustelivat vaatimuksen täyttymistä seuraavasti: ”Tehtäväluokan muutoksissa kesken-eräiset kohteet on siirrettävä uuteen tehtäväluokkaan. Järjestelmä osaa periyttää siirre-tyille kohteille tehtävän mukaiset metatiedot." Yksi toimittajista vastasi, että vaatimus täyttyy vastaushetkellä osittain ja tulee täyttymään kokonaisuudessaan automatiikan
osalta vuoden 2011 aikana. Syy siihen, miksi vaatimusta ei ole täytetty johtuu siitä, että asiakkaat eivät ole vaatineet tätä toiminnallisuutta.
Vaatimus D4_2 eli tieto tehtäväluokituksen muutoksesta tallennetaan kohteen metatie-toihin, ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja Q). Tätäkään toiminnallisuutta eivät asiakkaat olleet vielä vaatineet., joten se täyttyi toisella toimittajalla vasta osittain ja he olivat varautuneet täyttämään vaatimuksen vuoden 2011 aikana. Toinen toimittaja ei ollut perustellut vastaustaan.
Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittäminen kohdassa oli viisi vaati-musta (D5_1-D5_5), joista vaatimus D5_5 eli kohteen sisältyminen hävitysesitykseen pitää näkyä tilatiedon yhteydessä, ei täyttynyt yhdessä järjestelmässä (P). Toimittaja ei ollut tarkentanut vastaustaan.
Siirtäminen arkistolaitokseen
SÄHKE2-määräyksen viimeinen kohta siirtäminen arkistolaitokseen jakaantuu kolmeen alakategoriaan (E1-E3): siirrettävä aineisto, siirtokokonaisuuden muodostaminen ja ai-neiston siirto ja laadunvarmistus.
Siirrettävä aineisto kohdassa oli kymmenen vaatimusta (E1_1-E1_10). Yksikään näistä vaatimuksista ei ollut sellainen, että se olisi täyttynyt kaikissa järjestelmissä.
Yhdeksän vaatimuksista oli sellaisia, että vain yksi järjestelmä (Q) ei sitä täyttänyt ja näissäkin syy oli se, etteivät asiakkaat olleet vaatineet tätä ominaisuutta, mutta toimitta-ja oli varautunut toteuttamaan vaatimukset, mikäli joku asiakas niitä edellyttää.
Vaatimus E1_8 eli tiedostomuodot on validoitava ohjelmallisesti konversion jälkeen, ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja Q). Tätäkään ominaisuutta eivät asiakkaat olleet vielä vaatineet, joten sitä ei ollut vielä toteutettu, mutta se oli varauduttu toteuttamaan heti kun asiakkaat sitä edellyttävät.
Siirtokokonaisuuden muodostaminen ja aineiston siirto kohtaan liittyi kuusi vaatimusta (E2_1-E2_6). Kaikki vaatimukset olivat sellaisia, että ne eivät täyttyneet yhdessä tai useammassa järjestelmässä.
Viisi vaatimuksista ei täyttynyt järjestelmässä Q ja syynä oli se, etteivät asiakkaat olleet vielä vaatineet ominaisuutta. Toimittaja oli kuitenkin varautunut täyttämään vaatimuk-set vuoden 2011 aikana.
Vaatimus E2_3: mikäli yksittäisessä aineistoon sisältyvässä asiakirjassa on käytetty suojausmekanismeja kuten salasanoja, tulee huolehtia siitä, etteivät ne estä asiakirjan konvertointia tai vaikuta asiakirjan sisältöön, ei täyttynyt kahdessa järjestelmässä (P ja Q). Tätäkään ominaisuutta eivät asiakkaat olleet vielä vaatineet, joten sitä ei ollut vielä toteutettu, mutta se oli varauduttu toteuttamaan heti, kun asiakkaat sitä edellyttävät.
Laadunvarmistus kohdassa oli kaksi vaatimusta (E3_1-E3_2), jotka eivät täyttyneet jär-jestelmässä Q, koska asiakkaat eivät olleet vielä edellyttäneet kyseisiä ominaisuuksia järjestelmältä. Toimittaja oli kuitenkin varautunut täyttämään nämäkin vaatimukset vuoden 2011 aikana, mikäli joku asiakas niitä vaatii.
Avoimet kysymykset
Kyselylomakkeelle jokaiseen SÄHKE2-vaatimukseen liittyi kolme avointa kysymystä.
Kysymykset olivat
- Kuinka vaatimus täyttyy?
- Mikäli vaatimus ei täyty, niin milloin oletatte sen täyttyvän?
- Mikä on suurin syy, ettei vaatimusta ole vielä pystytty täyttämään?
Osa toimittajista vastasi kaikkiin avoimiin kysymyksiin. Pääsääntöisesti ne järjestelmä-toimittajat, joiden järjestelmä täytti kaikki vaatimukset, olivat vastanneet myös kaikkiin avoimiin kysymyksiin. Avointen kysymysten vastaukset kyllä-vastauksen yhteydessä oli yleensä tieto siitä, mikä tuote tai moduuli järjestelmässä täyttää vaatimuksen tai ylei-sesti todettiin ”Siirtokokonaisuus on SÄHKE2:n mukainen”.
Seuraavaksi käydään läpi avointen kysymysten vastauksia elinkaaren vaiheittain. Vas-tausten lukumäärät on koottu taulukoihin (taulukot 4-8) ja kunkin taulukon jälkeen pa-neudutaan vastausten sisältöön kyseisen elinkaaren vaiheen osalta.
Taulukko 4. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Tiedonohjauksen periaatteet.
Tiedonohjauksen periaatteet kohdan kyllä-vastausten avoimet vastaukset olivat runsas sanaisia. Niissä kerrottiin hyvinkin tarkasti järjestelmän toimintaperiaatteet tiedonohja-usta koskien. Osassa vastauksista kerrottiin myös mahdollisista lisäoptioista, joita on mahdollista toteuttaa muun muassa kohdassa A5. Kohdassa A7, jossa käsiteltiin lokitie-toja, oli kaksi toimittajaa kertonut kaikki lokitietoihin tallentuvat tiedot.
Taulukko 5. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Metatietomalli.
Metatietomalli kohtaan toimittajat olivat myös kirjoittaneet avoimia vastauksia ahkeras-ti. Suurimmassa osassa vastauksissa kerrottiin, kuinka vaatimus heidän järjestelmässään täyttyy. B2-vaatimus oli erään toimittajan mielestä tulkinnanvarainen. Toimittaja vastasi kyllä, mutta selitti vastaustaan avoimessa kohdassa seuraavasti: ”Jos tässä tarkoitetaan sitä, että paperimuodossa olevan asiakirjan pelkät metatiedot tallennetaan järjestelmään ilman itse dokumenttia, niin voidaan toteuttaa. Metatiedot toki säilyvät, mutta niiden migroiminen johonkin toiseen järjestelmään on sitten oma projektinsa”.
Taulukko 6. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Käyttöoikeudet.
Käyttöoikeudet kohtaan vain yksi toimittaja ei ollut kirjoittanut mitään tekstiä. C1-kohdassa toimittajat olivat pääsääntöisesti kirjoittaneet miten heidän järjestelmänsä käyttöoikeuslogiikka on toteutettu eli onko heillä kohde-, rooli- vai tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet. Kaksi toimittajaa oli kertonut tuotteen nimen, jolla ominaisuus toteutuu.
Myös kohtaan C2, jossa käsiteltiin salassa pidettävän tiedon käyttöoikeuksia, toimittajat olivat kirjoittaneet järjestelmän toimintalogiikasta tai tuotteen, jolla vaatimus toteute-taan.
Taulukko 7. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Asiakirjallisen tiedon käsittely-prosessi.
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi kohta kokonaisuus muodostui viidestä alakoh-dasta. Kokonaisuuteen liittyi yhteensä 17 vaatimusta, joista neljään tuli yksi tai useampi ei-vastaus. Yksi toimittajista oli kirjoittanut jokaiseen kohtaan tuotenimet, joilla he täyt-tävät vaatimuksen. Myös kaksi muuta toimittajaa olivat kirjoittaneet useaan kohtaan
tuotteen tai moduulin nimen, jolla vaatimus täyttyy. Useat toimittajat olivat kirjoittaneet vaatimuksen ”uudestaan”. Esimerkiksi D4_2 vaatimus: Tieto tehtäväluokituksen muu-toksesta tallennetaan kohteen metatietoihin, oli avoimessa kohdassa muodossa ”Tehtä-väluokituksen muutokset on tallennettavissa metatiedoiksi”.
Taulukko 8. Avointen vastausten lukumäärät kohdassa Siirtäminen arkistolaitokseen.
Siirtäminen arkistolaitokseen koostui kolmesta alakategoriasta. Yhteensä tähän kohtaan kuului 18 vaatimusta. Vaikka kyselylomake oli pitkä ja vaatimuksia paljon, olivat toi-mittajat silti vastanneet myös tähän kohtaan lukumäärällisesti hyvin, mutta sisällöllisesti vastauksissa näkyi jo väsymys tai kyllästyminen. Kaksi toimittajaa oli paria vaatimusta lukuun ottamatta vastannut jokaiseen kohtaan tuotteen tai moduulin nimellä. Yksi toi-mittaja oli vastannut lähes kaikkiin kohtiin siten, ettei kukaan heidän asiakkaansa ole vielä kyseistä ominaisuutta vaatinut. Kahden toimittajan vastauksissa toistui useassa kohtaa ”xx vastaa SÄHKE2-määräystä”.
6.3 Tutkimustulosten tarkastelu
Saatujen vastausten perusteella mukana olleet asianhallintajärjestelmät täyttävät SÄH-KE2-määräyksen tietomallin mukaiset toimenpiteet asiakirjallisen tiedon käsittelylle ja hallinnalle kohtalaisen hyvin. Kuudesta vastanneesta järjestelmätoimittajasta kolme vastasi siten, että heidän järjestelmänsä täyttää kaikki SÄHKE2-määräyksen vaatimuk-set. Kolme muuta järjestelmää eivät kaikilta osin täytä vaatimuksia, mutta niissäkin on valmius versiopäivitykseen, jolloin vaatimukset tulevat täyttymään.
SÄHKE2-vaatimuksista haasteellisimmiksi osoittautuivat tutkimushetkellä asiakirjalli-sen tiedon käsittelyprosessiin sisältyvät tilatiedon muuttumiseen liittyvät vaatimukset ja toisaalta arkistolaitokseen siirtämiseen liittyvät vaatimukset. Järjestelmätoimittajat oli-vat kyllä varautuneet näidenkin vaatimusten täyttämiseen seuraavien versiopäivitystensä yhteydessä tai kun joku asiakas niitä vaatii.
Vuoden 2011 aikana otettiin käyttöön SÄHKE2-sertifiointimenettely, jossa tietojärjes-telmätoimittaja voi hakea sertifikaattia tietojärjestelmälleen. SÄHKE2-sertifikaatti tarkoittaa, että kyseisen tietojärjestelmän on luotettavasti todennettu täyttä-vän määritellyt SÄHKE2-normin vaatimukset. (Arkistolaitos 2012a.) Tutkimushetkellä muutamat toimittajat aavistivat sertifioinnin tulevan ja olivat sen avoimiin vastauksiin kirjoittaneet: ”vaatimus tulee toteutumaan vuoden 2011 aikana, jos se on vaatimus Säh-ke2-sertifioimiselle”.
Tulosten perusteella tietojärjestelmät täyttävät varsin hyvin arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen vaatimukset, mitkä olivat tämän tutkimuksen kriteerit hyvälle tiedon hal-linnalle ja käsittelylle. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että asianhallintajärjes-telmät eivät vielä täysin tue asiakirjallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko tiedon elinkaaren ajan. Erityisiä haasteita järjestelmien kehittämisessä on elinkaaren loppupään tukemisessa eli tiedon säilyttämiseen liittyvissä ominaisuuksissa.
7 POHDINTA
7.1 Tutkimuksen luotettavuus
Kaikissa tutkimuksessa pyritään arvioimaan sen luotettavuutta. Arviointitutkimuksen kohdalla luotettavuuden arviointi ei kuitenkaan aina ole helppoa, sillä arvioinnin tavoit-teena on tuottaa käyttökelpoista, hyödynnettävissä olevaa tietoa, ei niinkään totuuksia (Lindqvist 1999, 118). Jokainen arviointi voidaan aina tehdä ja ymmärtää toisin ja jo-kainen arviointitulos on aina kontekstisidonnainen ja tulkinnanvarainen. Jotta arviointi säilyttäisi uskottavuutensa ja luotettavuutensa, sen omia perusteita, menettelytapoja ja tuloksia arvioitaessa on varottava yksinkertaistuksia, yritettävä oppia ymmärtämään konstruktionismin rajoja ja pidettävä silmät avoinna moniin muihin tosiasiallisiin merki-tyksellistämisen tapoihin yhteiskunnassa. (Eräsaari 1999, 148-149.)
Tutkimuksen luotettavuuden arvioinnissa voidaan käyttää monia erilaisia mittaus- ja tutkimustapoja. Tutkimuksen reliaabelius tarkoittaa tulosten toistettavuutta ja tutkimuk-sen kykyä antaa ei-sattumanvaraisia tuloksia. (Hirsjärvi et al. 1997, 213.) Tässä tutki-muksessa reliaabeliutta voidaan pitää hyvänä, sillä samaan lopputulokseen olisi varmas-ti päästy, vaikka arvioinnin olisi tehnyt kaksi eri henkilöä. Sulavuoren (2007, 23) mu-kaan arviointitutkimus ei ole toistettavissa, koska kukin tilanne ja konteksti ovat oman-laisensa. Tutkimus olisi kyllä toistettavissa uudelleen ja lyhyen aikavälin jälkeen tutki-mustuloksetkin olisivat varmasti hyvin samankaltaisia. Toistettavuutta ei enää ole pi-demmän ajanjakson kuluttua, sillä järjestelmätoimittajat päivittävät asianhallintajärjes-telmiensä versioita ja toisaalta myös SÄHKE1-määräyksen voimassaoloaika loppuu ja järjestelmät on senkin vuoksi päivitettävä SÄHKE2-määräyksen mukaisiksi.
Toinen tutkimuksen luotettavuuden arviointiin liittyvä käsite on validius eli pätevyys.
Validius tarkoittaa mittarin tai tutkimusmenetelmän kykyä mitata juuri sitä, mitä on tarkoituskin mitata. Tutkimuksessa voi käydä niin, että kyselylomakkeen kysymyksiin saadaan vastaukset, mutta vastaajat ovat käsittäneet kysymykset aivan toisella tavalla kuin tutkija on tarkoittanut. Validius tässä tilanteessa riippuu siitä, miten tutkija käsitte-lee saatuja tuloksia. (Hirsjärvi et al. 1997, 213-214.)
Tässä tutkimuksessa pyrittiin mahdollisimman suureen validiuteen sillä, että mittarina käytettiin suoraan Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen vaatimuksia niiden
alkupe-räistä tekstiä muuttamatta. Tietenkin voidaan miettiä, onko määräyksen teksti ja siinä käytetyt termit selkeitä ja yksiselitteisiä, ja toisaalta sitä, löytyykö kaikilta järjestelmä-toimittajilta arkistotoimen asiantuntemusta niin paljon, että he ovat käsittäneet kysy-mykset niin kuin Arkistolaitos on tarkoittanut.
Koska tutkimus on tehty tulosten analysoinnin osalta osin laadullisen tutkimuksen me-netelmin, on sen luotettavuutta pyritty kohentamaan mahdollisimman tarkalla selostuk-sella tutkimuksen toteuttamisen vaiheista. (Hirsjärvi et al. 1997, 214.)
Vaikka avoimiin kysymyksiin vastattiin määrällisesti hyvin, ei niiden sisällöllinen anti ollut tutkimuksen kannalta merkittävä. Asianhallintajärjestelmän hankkijalle kyllä-vastaukset antaisivat tärkeää taustatietoa jatkoneuvotteluihin. Tutkimuksen kannalta kyselylomaketta olisi pitänyt tiivistää tai tutkimuksessa olisi pitänyt keskittyä vain tiet-tyihin asiakirjallisen tiedon elinkaaren vaiheisiin. Myös alkuperäisessä suunnitelmassa ollut puhelinhaastattelu olisi voinut antaa tarvittavaa täydennystä ja tarkennusta nyt saa-tuihin vastauksiin: ennen kaikkea sillä olisi voitu varmistaa se, onko kysymykset ym-märretty siten kuin tutkija on tarkoittanut.
Tutkimuksen anti ei ollut kokonaisuudessaan sitä, mitä ennakko-odotukset olivat. Suu-rimmaksi osaksi tähän vaikutti se, että tutkimuksesta jäi pois ennakkoon suunniteltu haastattelukierros, jolla olisi voitu tarkentaa joitakin epäselviä kohtia. Lisäksi kyselyyn olisi ollut hyvä laittaa taustatiedot osio, jolla olisi ainakin selvitetty minkä alan asiantun-tija (arkistotoimen, tietohallinnon, myynnin) kyselyyn on vastannut.
7.2 Eettiset kysymykset
Tutkimuksen tekemiseen liittyvät eettiset kysymykset - rehellisyys, huolellisuus ja tark-kuus - on huomioitu koko tutkimusprosessin ajan. Hirsjärven, Remeksen ja Sajavaaran (1997, 25-28) mukaan tutkijan tulee noudattaa eettisiä periaatteita, joihin kuuluvat myös tutkimuksen tekijän tavoitteiden ja sidonnaisuuksien esille tuominen. Tutkijana pyrin tuomaan esille työorganisaationi asianhallintajärjestelmän hankintaprosessin ja tämän tutkimuksen liitokset sekä vastaamaan järjestelmätoimittajille rehellisesti tietojen käyt-tötarkoituksen näiden kahden täysin erillisen prosessin välillä. Toisaalta jäin myös
vir-kavapaalle ennen hankintaprosessin päättymistä, joten en ollut sitä prosessia loppuun-saattamassa. Myös tutkimukseen osallistuneiden toimittajien ja heidän edustajiensa (konkreettisten vastaajien) sekä tietojärjestelmien anonymiteetti turvattiin koko tutki-musprosessin ajan (emt 1997, 27).
Tässä tutkimuksessa keskeistä on myös arvioinnissa käytetyn itsearvioinnin problema-tiikka (Sinkkonen ja Kinnunen 1994, 126). Arkistolaitoksen (Oittinen 2011) mukaan tutkimuksen tekohetkellä yksikään järjestelmä ei täyttänyt SÄHKE2-vaatimuksia, mutta tutkimuksen mukaan kuitenkin kolme järjestelmää täytti kaikki vaatimukset. Ristiriita tietojen välillä voi johtua useasta eri tekijästä: vastaajat ovat käsittäneet kysymykset eri tavalla kuin Arkistolaitos on tarkoittanut tai vastaajat ovat vastanneet niin kuin haluaisi-vat asian olevan eli ohaluaisi-vat itsearvioinnilla antaneet hieman ruusuisemman kuvan omasta järjestelmästään kuin se todellisuudessa oli, tai jostakin muusta tekijästä, joka ei selvin-nyt tutkimuksessa, vaan olisi kaivannut lisätietoja haastattelemalla.
7.3 Johtopäätökset
Tutkimus toteutettiin alkuvuonna 2011. Tutkimushetkellä järjestelmäversiot olivat SÄHKE1-vaatimusten mukaisia, sillä SÄHKE1:n mukaiseen asianhallintajärjestelmään voi hakea sähköisen säilyttämisen lupaa vuoden 2012 loppuun saakka. SÄHKE2-määräys määrittelee myös sen, missä muodossa sähköinen asiakirja-aineisto jatkossa siirretään arkistolaitoksen sähköiseen päätearkistoon (VAPA). Tutkimus osoitti, että tämän elinkaaren vaiheen toteutuminen tietojärjestelmissä vaatii vielä kehittämistä, mut-ta toisaalmut-ta se on ymmärrettävää, sillä tutkimushetkellä Arkistolaitoksen sähköisten ai-neistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) oli vasta otettu pilottikäyttöön.
Kontinuumimallin kannalta tämä tarkoittaa sitä, että mallin uloin ulottuvuus (pluralise) ei toteudu. Näin ollen voidaan todeta, että yhteiskunnan tasolla tapahtuva asiakirjallisen tiedon säilyttämisen suunnittelu ja organisointi on vielä keskeneräistä, sillä näitä asioita käytössä pitämisen ja säilyttämisen ulottuvuus sisältää. Yleisesti ottaen käsiteltävät asiakirjat ovat hyvin monimuotoisia, kuten koko julkishallinnon toimintakenttäkin.
Suomessa ei ole aiemmin ollut tietohallinnon koordinointia, vaan valtion virastot ja ltokset sekä kunnat ovat itse vastanneet tietojärjestelmähankinnoistaan. Nyt vuosien
ai-kana käyttöön otetut hyvinkin erilaiset tietojärjestelmät halutaan sovittaa yhteen eikä se tapahdu helposti ja nopeasti, vaikka poliittinen tahtotila sellainen olisi.
Vaikeuksia aiheuttaa sekä järjestelmäarkkitehtuurien moninaisuus, mutta myös toimin-takulttuurin muutos. Miten ohjataan näin hajanaista organisaatiojoukkoa, kun ei ole yhtä ohjaavaa viranomaista? Aikaa ja rahaa kuluu jo toiminnan organisoinnin suunnitteluun ennen kuin päästään varsinaiseen toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Ja kun tie-detään, että yhteisten sähköisten palvelujen toteuttaminen ei ole ilmaista, niin kehittä-misinto voi monessa organisaatiossa kadota. Esimerkiksi KanTa-palvelun kokonaiskus-tannuksiksi Sosiaali- ja terveysministeriö, Valtiovarainministeriö ja Kuntaliitto ovat arvioineet 200 miljoonaa euroa. Tämä summa sisältää potilasarkiston ja sähköisen re-septin kehittämisen, ylläpidon ja käyttöönoton kattavasti terveydenhuollon organisaati-oissa vuoteen 2015 asti. (Sosiaali- ja terveysministeriö 2011.)
Asiakirjahallinnon normiohjaus on kontinuumimallin kolmannen ulottuvuuden eli sys-tematisoinnin (organize) keskeistä sisältöä (Valtonen 2005, 227). SÄHKE2-sertifiointi tekee normista yhä enemmän kansallisen standardin kaltaisen ja sen tavoitteena on yhä enenevässä määrin saada organisaatioiden asiakirjahallinnan toiminnot yhteneviksi ja toimiviksi. Systematisointi-ulottuvuus pitää sisällään SÄHKE2-vaatimuksia, jotka liit-tyvät käyttöoikeuksien määrittämiseen ja käsittelyprosessin aikaiseen automatisointiin.
Tutkimuksen perusteella voidaan sanoa, että käyttöoikeuksien määrittelyissä ei ole on-gelmia. Sen sijaan käsittelyprosessien aikana tapahtuvissa tehtäväluokituksen muuttu-mistilanteissa ja tilasiirtymien automatisoinnissa on vielä kehitettävää. Käytännön toi-minnan kannalta tämä tarkoittaa sitä, että asiankäsittelyprosessit eivät etene täysin au-tomaattisesti ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaan, vaan vaativat käyttäjän toimia edetäkseen. Näin ollen organisaation asianhallinta jää liikaa yksilön muistin va-raan eikä tiedon käytettävyyttä ja ajantasaisuutta voida joka tilanteessa varmistaa.
Metatietojen lisääminen on taltiointi (capture) ulottuvuuden keskeisin asia. Tutkimustu-losten perusteella SÄHKE2-metatietomalli toteutuu asianhallintajärjestelmissä hyvin.
Yksi järjestelmistä oli vielä SÄHKE1-tasolla, mutta muuten järjestelmien metatietojen toteuttamismallit olivat hyvin monipuolisia. Kaikissa järjestelmissä oli mahdollista lisä-tä metatietokenttiä organisaation oman tarpeen mukaan, tosin joissakin järjestelmissä tämä vaatii järjestelmätoimittajan tekemää ohjelmistomuutosta / -räätälöintiä ja
lisäkulu-ja. Lisäkustannusten mahdollisuus tuli esille usean muunkin vaatimuksen kohdalla, kun avoimessa vastauksessa kerrottiin, että vaatimusta ei ole toteutettu, koska kukaan asiak-kaistamme ei ole vaatinut kyseistä ominaisuutta. Näissä kohdin mieleeni tuli aina lisä-kustannus, sillä varmaan järjestelmätoimittaja laskuttaa tehtävät ohjelmistomuutokset siltä, joka sitä ensin vaatii. Tämä olisi ollut yksi kysymys, jota olisin halunnut haastatte-luilla lisää selvittää toimittajilta.
Asianhallintajärjestelmän kannalta kontinuumimallin akseleista tärkein on toiminta-akseli (transactionality), mikä pitää sisällään SÄHKE2-määräykseen keskeisesti kuulu-van tiedonohjauksen periaatteet. Pääsääntöisesti tiedonohjaus toteutetaan järjestelmissä erillisellä moduulilla, josta järjestelmästä riippuen käytetään nimitystä TOJ- tai
Asianhallintajärjestelmän kannalta kontinuumimallin akseleista tärkein on toiminta-akseli (transactionality), mikä pitää sisällään SÄHKE2-määräykseen keskeisesti kuulu-van tiedonohjauksen periaatteet. Pääsääntöisesti tiedonohjaus toteutetaan järjestelmissä erillisellä moduulilla, josta järjestelmästä riippuen käytetään nimitystä TOJ- tai