Koska tutkimus jäi vähän keskeneräiseksi haastattelujen puuttuessa, olisi mielenkiin-toista uusia kysely, kun VAPA-palvelu on käytössä ja SÄHKE1-määräyksen voimassa-oloaika alkaa olla loppumassa.
Tutkimusta voisi myös laajentaa koskemaan käyttäjäorganisaatioita. Näin saataisiin selvyyttä myös siihen, kuinka hyvin julkishallinnon organisaatiot ovat selvillä arkisto-laitoksen määräyksistä ja kuinka ne ovat sähköiseen arkistointiin ja asiakirjahallintoon toiminnassaan varautuneet.
LÄHTEET
A 298/2009. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 30.3.2009/298.
Saatavissa: http://www.finlex.fi/fi (Viitattu 28.2.2012).
A 1030/1999. Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinta-tavasta 12.11.1999/1030. Saatavissa: http://www.finlex.fi/fi (Viitattu 23.4.2012).
AL 831/1994. Arkistolaki 23.9.1994/831. Saatavissa: http://www.finlex.fi/fi (Viitattu 11.12.2010).
Ammenwerth Elske ja de Keizer Nicolette. 2004. An inventory of evaluation studies of information technology in health care: Trends in evaluation research 1982-2002. Teok-sessa Fieschi Marius, Coiera Enrico ja Li Yu-Chan Jack (toim.) 2004. Medinfo 2004:
Proceedings Of THe 11th World Congress On Medical Informatics (Studies in Health Technology and Formatics). IOS Press, Amsterdam. (s. 1289-1294)
Arkistolaitos. 2012a. SÄHKE-määräykset. Saatavissa:
http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkisen-hallinnon-saehkoeiset-palvelut/saehke-maeaeraeykset/ (Viitattu 31.1.2012).
Arkistolaitos. 2012b. Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPA.
Saatavissa: http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/vastaanotto--ja-palvelujaerjestelmae (Viitat-tu 31.1.2012).
Arkistolaitos. 2012c. Tarkastustoiminnalla tuetaan virastojen asiakirjahallinnon ja arkis-totoimen tehtävien hoitoa. Saatavissa:
http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/tehtavat/tarkastus/ (Viitattu 5.3.2012).
Arkistolaitos. 2008. Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttämi-nen. Arkistolaitoksen määräys AL 9815/07.01.01.00/2008. Saatavissa:
http://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/normiteksti_suomi.pdf (Viitattu 12.10.2010).
Arkistolaitos. 2005. Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asia-kirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen
määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005). Saatavissa:
http://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/akj_maarays.pd f (Viitattu 22.2.2012).
Chelimsky Eleanor. 1997. The coming transformations in evaluation. Teoksessa Che-limsky Eleanor ja Shadish William R. (toim.), Evaluation for the 21st Century. A Hand-book. Sage, Thousand Oaks, Lontoo. (s. 1-26)
Eerola Johanna. 2008. ”Meidän AMS:sta löytyy kaikki!” Tapaustutkimus Pirkkalan kunnan arkistonmuodostussuunnitelmasta. Pro gradu -tutkielma. Tampereen yliopisto.
Eräsaari Risto. 1999. Menestysuniversumia merkitsemässä. Teoksessa Eräsaari Risto, Lindqvist, Tuija, Mäntysaari Mikko ja Rajavaara Marketta (toim.). 1999. Arviointi ja asiantuntijuus. Gaudeamus, Helsinki. (s. 145-168)
European Commission. 2008. Moreq2 Specification. Model requirements for the man-agement of electronic records. Luxembourg: Office for Official Publications of the Eu-ropean Communities.
Guba Egon ja Lincoln Yvonna. 1989. Fourth Generation Evaluation. Sage Publications inc, Newbury Park.
Happonen Päivi. 2010. VAPA-palvelun käyttöönotto lähestyy. Akti 3/2010. Arkitolai-tos, Kirjapaino Uusimaa. (s. 9)
Henttonen Pekka. 2004. Arkistotiede suomalaisessa kontekstissa – terminologisia ja käsitteellisiä ongelmia; evidence, accountability, continuum and capture. Arkisto. Ar-kistolaitoksen julkaisuja 9: 85-104.
Hirsjärvi Sirkka, Remes Pirkko ja Sajavaara Paula. 1997. Tutki ja kirjoita. Kustannus-osakeyhtiö Tammi. Tummavuoren kirjapaino Oy, Vantaa.
Huotari Maija-Leena. 1999. Tietohallinto. Teoksessa Mäkinen Ilkka (toim.). 1999. Tie-don tie: johdatus informaatiotutkimukseen. BTJ Kirjastopalvelu Oy. Gummerus kirja-paino Oy, Saarijärvi. (s. 144-175)
Järnfors Seija. 2010. Sähköinen asiakirjahallinta, eAMS – sähköinen arkistonmuodos-tussuunnitelma. Kansallisarkiston projektipäivä 18.8.2010. Niuvanniemen sairaala.
Kaario Kimmo ja Peltola Tuomo. 2008. Tiedonhallinta – Avain tietotyön tuottavuuteen.
WSOYpro/Docendo. WS Bookwell, Porvoo.
Kansallisarkisto 2010a. Arkistonmuodostussuunnitema AMS. Saatavissa:
http://www.ams-opas.fi/ (Viitattu 19.1.2012)
Kansallisarkisto. 2010b. Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi. Saatavissa:
http://www.arkisto.fi/uploads/Arkistolaitos/Teht%C3%A4v%C3%A4t%20ja%20toimin ta/Seulonta/sailitysaikaopas2292010.pdf (Viitattu 28.2.2012).
Kansallisarkisto 2004. Hyvään tiedonhallintatapaan. Kansallisarkisto, Asiakirjahallinto-yksikkö, Helsinki.
KanTa. 2010. Kansallinen Terveysarkisto. Saatavissa: https://www.kanta.fi (Viitattu 7.5.2012)
L 621/1999. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621. Saatavissa:
http://www.finlex.fi/fi (Viitattu 20.1.2012).
Lindqvist Tuija. 1999. Evaluaation uskottavuus. Teoksessa Eräsaari Risto, Lindqvist, Tuija, Mäntysaari Mikko ja Rajavaara Marketta (toim.). 1999. Arviointi ja asiantunti-juus. Gaudeamus, Helsinki. (s. 106-118)
Lybeck Jari, Kuusanmäki Jussi, Leppänen Markku ja Orrman Elisa. 2006. Arkistot yh-teiskunnan toimiva muisti. Arkistolaitos. Helsinki.
McKemmish Susan. 2001. Placing Records Continuum, Theory and Practice. Archival Science 1 (4): 333-359.
Metsämuuronen Jari. 2003. Tutkimuksen tekemisen perusteet ihmistieteissä. Interna-tional Methelp Ky. Gummerus kirjapaino Oy, Jyväskylä.
Mäntysaari Mikko. 1999. Evaluaation uskottavuus. Teoksessa Eräsaari Risto, Lindqvist Tuija, Mäntysaari Mikko ja Rajavaara Marketta (toim.). 1999. Arviointi ja asiantunti-juus. Gaudeamus, Helsinki. (s. 54-70)
Oittinen Raili. 2011. Sähke2 ja asiankäsittelyjärjestelmät. Sähköpostiviesti 14.1.2011.
Oittinen Raili. 2010. Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen – Kohti sähköistä eAMS:aa teemapäivä 6.10.2010. Joensuun maakunta-arkisto.
Rasimus Tomi. 2009 Arkistolaitoksen SAHA-hankekokonaisuus. Ajankohtaista valti-onhallinnossa teemapäivä 2.12.2009. Hämeenlinnan maakunta-arkisto.
Rasimus Tomi. 2007. Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii? Sosiaa-lialan sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen teemapäivä 14.2.2007. Joensuun maa-kunta-arkisto.
Rastas Pirkko. 1994. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. Opetushallitus. Painatuskeskus Oy, Helsinki.
Robson Colin. 2001. Käytännön arvioinnin perusteet. Opas evaluaation tekjijöille ja tilaajille. Kustannusosekeyhtiö Tammi, Helsinki.
SFS-ISO 15489-1. Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä. Suomen standardoimisliitto SFS.
Seitsonen Katri. 2009. Tehtäväluokitus asiakirjahallinnassa: asiaryhmityksen käyttö Tampereen teknillisen yliopiston Twebasianhallintajärjestelmässä. Pro gradu -tutkielma. Tampereen yliopisto.
Sinkkonen Sirkka ja Kinnunen Juha. 1994. Arviointi ja seuranta julkisella sektorilla.
Kuopion yliopiston julkaisuja E. Yhteiskuntatieteet 22. Terveyshallinnon ja -talouden laitos, Kuopio.
Sosiaali- ja terveysministeriö. 2011. Tiedote 173/2011: STM oikaisee uutisointia säh-köisen potilastietojärjestelmän kustannuksista. Saatavissa:
http://www.stm.fi/tiedotteet/tiedote/-/view/1569292 (Viitattu 26.3.2012).
Sulavuori Maarit. 2007. Kehittämistyöllä pallo haltuun. Kehittämisprojektin avulla ide-oita lastensuojeluun ja voimavaroja työssä jaksamiseen. Stakesin raportteja 3/2007. So-siaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus, Helsinki.
Upward, Frank. 2000. Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving processes and beyond – a personal reflection. Records Management Journal 10 (3): 115-139.
Upward, Frank. 1996. Structuring the Records Continuum. Part One: Postcustodial principles and properties, Archives and Manuscripts 24 (2): 268-285.
Vakkuri, Jarmo (toim.) 2009. Paras mahdollinen julkishallinto? : tehokkuuden monet tulkinnat. Gaudeamus, Helsinki University Press.
Valtiovarainministeriö. 2009. Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelma
(SADe). Toteuttamissuunnitelma 2009-2014. Saatavissa:
http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/suunnitelma_SA De_160609.pdf (Viitattu 12.10.2010).
Valtonen Marjo Rita. 2005. Tapaustutkimus poliisin esitutkinnan dokumentoinnista:
asiakirjahallinnon näkökulma. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 10. Gummerus kirjapaino, Saarijärvi.
Valtonen Marjo Rita. 1999. Asiakirjatiedon hallinta. Teoksessa Mäkinen Ilkka (toim.).
1999. Tiedon tie: johdatus informaatiotutkimukseen. BTJ Kirjastopalvelu Oy. Gumme-rus kirjapaino Oy, Saarijärvi. (s. 176-200)
Virtanen Petri. 2007. Arviointi; Arviointitiedon luonne, tuottaminen ja hyödyntäminen.
Edita Prima Oy, Helsinki.
Hyvä vastaanottaja
Teen opinnäytetyönä tutkimusta, jonka tavoitteena on selvittää, miten asianhal-lintajärjestelmät tukevat asiakirjallisen tiedon hallintaa ja käsittelyä koko sen elinkaaren ajan. Kyseessä on Itä-Suomen yliopiston Sosiaali- ja terveysjohtami-sen laitokselle sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon maisteriohjelmaan tehtävä pro gradu -tutkimus. Työtäni varten tarvitsen toimittamastanne asianhal-lintajärjestelmästä oheisen kyselylomakkeen mukaisia tietoja. Toivon, että suh-taudutte myönteisesti tähän tietopyyntöön. Lisäksi toivon, että voin tarvittaessa tehdä Teille tarkentavia lisäkysymyksiä puhelinhaastattelulla.
Tavoitteenani on, että tutkimus valmistuu keväällä 2011. Tutkimustulokset jul-kaistaan Itä-Suomen yliopiston verkkosivuilla. Tutkimusraportti lähetetään myös kaikille tutkimukseen osallistuneille organisaatioille. Raportissa tulokset julkais-taan täysin anonyymisti. Järjestelmän tai toimittajan nimiä ei mainita, vaan jär-jestelmät nimetään juoksevasti (järjestelmä A, järjestelmä B jne.).
Vastaukset pyydän lähettämään sähköpostitse osoitteeseen
anne.poutiainen@niuva.fi viimeistään 21.1.2011. Liitättehän vastaukseenne yh-teyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, että voin olla tar-vittaessa yhteydessä muun muassa haastattelun sopimiseksi.
Lisätietoja tutkimuksesta antavat ohjaajat Anneli Ensio, TtT, tutkimusjohtaja anneli.ensio@uef.fi, 040 355 331
Sirpa Kuusisto-Niemi, YTM, lehtori sirpa.kuusisto-niemi@uef.fi, 040 355 2917
Yhteistyöterveisin Anne Poutiainen, FM, TtM-opiskelija Itä-Suomen yliopisto
Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos anne.poutiainen@niuva.fi, 050 434 6403
Laji / ID Vaatimus Tarkenne, lisäkuvaus Sanallinen kuvaus
Kyllä (x) Ei (x)
Kuinka vaatimus täyttyy? Mikäli vaatimus ei täyty, niin milloin oletatte sen täyttyvän? Mikä on suurin syy, ettei vaatimusta ole vielä pystytty täyttämään?
A1 eAMS:n metatietojen on ohjattava eri tietojärjestelmässä tapahtuvaa asiakirjallisen tiedon talteen ottamista.
eAMS ohjaa käsittelyprosessien eri vaiheissa tehtävien merkintöjen muodostumista asiakirjoiksi (käsittelysääntö: muodosta määritellyistä merkinnöistä käsittelyprosessin tässä vaiheessa asiakirja => asiakirjatyyppiä kuvaavan metatietoelementin arvo = "lausunto").
A2 Tietojärjestelmässä tulee olla eAMS:n sisältämät pakolliset metatiedot:
• Tehtävä
• Toimenpiteen ja asiakirjan tyyppi
• Julkisuusluokka
• Tila
• Henkilötietoja
• Säilytysajan pituus, säilytysajan peruste
• Salassapitoaika, salassapidon peruste, suojaustaso, turvallisuusluokka
• Käyttäjäryhmä
Toimenpidetyyppi määräytyy eAMS:iin kuvattujen tehtävien käsittelyvaiheiden mukaisesti.
A3 eAMS:an tehtävät metatietoarvojen muutokset päivittyvät määrätystä ajankohdasta alkaen määriteltyjen tietojärjestelmän vastaaviin kenttiin ja säilytysjärjestelmässä oleviin vastaaviin kenttiin.
Organisaatio vastaa muutosten tekemisestä.
A4 eAMS:n tuottamien metatietoarvojen tallentaminen ja muuttaminen on sidottu käyttöoikeuksiin.
A5 Tietojärjestelmän metatietoarvot määräytyvät eAMS:n metatietoarvoista automaattisesti eAMS:an määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti.
Käsittelysääntöesimerkki: laske asiakirjan säilytysajan päättymisajankohta asiakirjallisen tiedon käsittelyn päättyessä tai asiakirjan talteenoton yhteydessä.
A6 Metatietoihin liitetyt käsittelysäännöt ohjaavat asiakirjallisen tiedon tallentumista/siirtymistä säilytysjärjestelmään.
A7 eAMSin tehtäväluokituksen, metatietojen ja metatietoarvojen muutoksista on tallennuttava tieto tapahtuma- ja muutoslokiin (vanha ja uusi arvo, kuka
SÄHKE2-määräyken mukaiset vaatimukset järjestelmälle Toimittajan vastineet
Täyttääkö tuote vaatimuksen?
Tiedonohjauksen periaatteet
Tuote: (toimittaja täyttää)
B1 Tietojärjestelmään on toteutettava vähintään SÄHKE2-metatietomallissa pakollisiksi määritellyt metatiedot.
Organisaatio voi toteuttaa tietojärjestelmään myös operatiivista toimintaa tukevia metatietoja.
B2 Tietojärjestelmässä on oltava mahdollisuus tallentaa metatietoarvoja eri
tallennusmuodoille (esimerkiksi skannatulle ja paperimuotoiselle asiakirjalle).
Metatietojen on säilyttävä uusiin laite- ja ohjelmistoympäristöihin siirryttäessä.
B3 Metatiedot pitää pystyä suojaamaan niin, etteivät muut kuin kyseisiin tietoihin käyttöoikeuden omaavat henkilöt näe tietoja.
Tietojärjestelmän on purettava automaattisesti suojaukset, kun suojattu metatietoarvo muuttuu julkiseksi.
Metatietojen suojauksien purkamisen
käsittelysääntö on määritelty eAMS:an, esimerkiksi asiakirjan salassapitoajan päättyminen. Mikäli tietojärjestelmän kaikkia metatietoja ei voida sulkea, metatietojen täyttäminen on ohjeistettava niin, että salassa pidettäviä tietoja tallennetaan vain niihin kenttiin, jotka voidaan suojata.
C1 Tietojärjestelmän toimintoihin on määritelty käyttöoikeudet, jolloin ainoastaan auktorisoidut henkilöt pääsevät luomaan, lisäämään, muuttamaan tai poistamaan auktorisoidut henkilöt pääsevät luomaan, lisäämään, muuttamaan tai poistamaan tietojärjestelmään ja eAMS:an sisältyviä tietoja.
C2 Salassa pidettävää tietoa sisältäviin tehtäväluokkiin saa olla oikeudet vain sellaisilla käyttäjäryhmillä, joiden työtehtäviin kyseisiin tehtäväluokkiin sisältyvät asiakirjalliset tiedot kuuluvat.
Muilla ei saa olla mahdollisuutta nähdä salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjallisia tietoja tai salassa pidettäviä metatietoja.
Metatietomalli
Käyttöoikeudet
D1_1 Kaikki asiakirjallisen tiedon käsittelyyn ja
Toimenpiteen metatiedot voidaan tuottaa eAMS:sta ja tietojärjestelmästä esimerkiksi sähköisen asiakirjan saapumisen yhteydessä, kun asiakirja liitetään eAMS:n ohjauksen mukaiseen käsittelyvaiheeseen.
D1_2 Käsittelyprosessin käynnistyessä tietojärjestelmään tallennetaan SÄHKE2-metatietomallissa kuvatut asiakirjallisen tiedon käsittelyn metatiedot, johon liitetään toimenpiteet ja asiakirjat.
D1_3 Käsittelyprosessille tuotetaan yksilöivä tunnus tietojärjestelmästä.
Tunnus yksilöi kohteen globaalisti, esimerkiksi OID-tunnus.
D2_1 Talteen otettava asiakirja on liitettävä eAMS:n tehtäväluokkaan. eAMS tuottaa
tietojärjestelmään asiakirjan
oletusmetatiedot tehtäväluokan ja siihen sisältyvän asiakirjatyypin mukaisesti.
Asiakirjalle tallennetaan SÄHKE2-metatietomallissa kuvatut asiakirjan metatiedot.
Asiakirjatyyppien elinkaaren hallintaa ohjaavien metatietoarvojen on määräydyttävä sen tehtävän mukaan, johon asiakirjatyyppi liittyy. Asiakirjan elinkaarta ohjaavat metatietoarvot eivät siten saa olla asiakirjatyyppikohtaisia tai tehtäväluokasta riippumattomia.
D2_2 Asiakirja saa yksilöivän tunnuksen tietojärjestelmästä.
D2_3 Paperimuotoisena saapuneet asiakirjat skannataan ja ne liitetään tehtäväluokkaan.
eAMS tuottaa asiakirjan oletusmetatiedot.
D2_4 Saapuneesta asiakirjasta on pystyttävä tallentamaan SÄHKE2-metatietomallin mukaisesti saapumisajankohta sekä asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen (tarkastaja, aikamääre ja kuvaus).
D2_5 Sähköisesti saapuva asiakirja on pysyttävä tietosisällöltään muuttumattomana tietojärjestelmään siirrettäessä.
D2_6 Mikäli sama asiakirja liittyy useampaan tehtäväluokkaan, asiakirjatiedosto tulee voida kopioida uudeksi tiedostoksi toiseen tehtäväluokkaan.
Asiakirjan metatiedot määräytyvät tehtäväluokan mukaan.
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi / Käsittelyprosessi
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi / Asiakirjan käsittely
D3_1 Tilasiirtymät on automatisoitava, jolloin käsittelyprosessin tapahtuma muuttaa tilan arvoa.
Esimerkiksi käsittelyprosessin päättäminen muuttaa kohteen tilan päätetyksi tai valmiiksi tai asiakirjan hyväksyminen asiakirjan tilan valmiiksi, jolloin asiakirjatiedoston on lukituttava, eikä sen tietosisältöä enää voi muokata.
D4_1 Tehtäväluokituksen muutoksessa keskeneräiset kohteet siirtyvät uuteen tehtäväluokkaan, jolloin tietojärjestelmän on muutettava metatietoarvot uuden
tehtäväluokan mukaisiksi.
D4_2 Tieto tehtäväluokituksen muutoksesta tallennetaan kohteen metatietoihin.
D5_1 Asiakirjan säilytysajat määräytyvät eAMS:n mukaan. Asiakirjat metatietoineen on hävitettävä tietojärjestelmästä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua.
D5_2 Tietojärjestelmään tulee sisältyä hävitystoiminnallisuus, jonka kautta tuotetaan hävitysesitys. Hävitysesitysten tekeminen on oltava mahdollista vain auktorisoidun roolin mukaisin käyttöoikeuksin.
Hyväksyttävä hävitysesitys on voitava ottaa talteen asiakirjana.
D5_3 Tietojärjestelmän tuottamaan hävitysesitykseen sisältyvät ainoastaan asiakirjalliset tiedot
• joiden säilytysaika on päättynyt
• joiden tila on valmis (tietosisältöä ei voi enää muuttaa)
• jotka liittyvät päätettyyn käsittelyprosessiin
Keskeneräisiin käsittelyprosesseihin liittyvät asiakirjat eivät saa sisältyä hävitysesitykseen.
D5_4 Hävitysesitykseen on oltava mahdollista lisätä tai siitä on voitava poistaa kohteita.
D5_5 Kohteen sisältyminen hävitysesitykseen pitää näkyä tilatiedon yhteydessä.
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi / Tilasiirtymien määrittely
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi / Tehtäväluokituksen muuttuminen
Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi / Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittäminen
E1_1 Siirtokokonaisuus voi muodostua sähköisistä asiakirjallisista tiedoista ja fyysisistä asiakirjoista.
E1_2 Aineiston muodostaminen ja siitä luotu siirtokokonaisuus tehdään arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti. Fyysiset asiakirjat kuvaillaan asiakirjan metatiedoilla.
E1_3 Aineiston fyysisen siirtämisen pitää tapahtua siirtohetkellä voimassa olevan
arkistolaitoksen määräyksen mukaisilla tekniikoilla ja välineillä.
E1_4 Siirrettävään aineistoon ei enää kohdistu operatiivisia ylläpitotarpeita.
E1_5 Jos arkistolaitokseen siirretään alkuperäisessä tiedostomuodossa olevia asiakirjatiedostoja (natiivimuoto), tulee näiden lisäksi toimittaa arkistolaitokseen sen hyväksymät tiedostomuodot.
E1_6 Siirrettävässä aineistossa käytettävien kirjasinlajien tulee olla vapaasti käytettäviä ja tuettuja. Niissä ei saa olla
käyttörajoituksia.
E1_7 Aineistot on siirrettävä arkistolaitokseen määräyksen mukaisessa tiedostomuodossa.
Hyväksytyt tiedostomuodot ovat:
• Unicode UTF-8
• TIFF rev. 5 tai rev. 6 (Pakkaamaton tai Pakattu CCITT Group 3 tai 4)
• PDF/A (ISO 19005-1:2005, IDT tai uudempi)
• PCM WAV, 16bit, 44.1kHz
• MPEG-1, Audio Layer 3, 128 kbit/sec
• MPEG-2, 50 Mbit/sec, 4:2:2 E1_8 Tiedostomuodot on validoitava
ohjelmallisesti konversion jälkeen.
E1_9 XML-siirtokokonaisuuden muodostavat
• Tiedosto, jossa kuvaillaan
siirtokokonaisuuteen liittyvät tunnistetiedot
• Siirrettävä aineisto metatietoineen
• Siirtokokonaisuuden allekirjoituksen ja allekirjoitetun sisällön sisältävä varmistetiedosto (varmiste.sig)
E1_10 Siirrettävän aineiston metatiedot noudattavat SÄHKE2-metatietomallia.
Siirtäminen arkistolaitokseen / Siirrettävä aineisto
E2_1 Siirtokokonaisuuden muodostamisen aikana on tarkoin huolehdittava, ettei tietojen alkuperäisyys ja eheys vaarannu.
E2_2 Siirron yhteydessä on varmistettava, että käyttörajoituksen alainen aineisto ei ole sivullisten tarkasteltavissa.
E2_3 Mikäli yksittäisessä aineistoon sisältyvässä asiakirjassa on käytetty suojausmekanismeja kuten salasanoja, tulee huolehtia siitä, etteivät ne estä asiakirjan konvertointia tai vaikuta asiakirjan sisältöön.
E2_4 Jokaisesta siirtokokonaisuuteen sisältyvästä tiedostosta on laskettava eheystunniste muuttumattomuuden havaitsemiseksi.
Eheystunniste on tallennettava siirtokokonaisuuden metatietoihin.
E2_5 Eheystunnisteen laskemiseksi on käytettävä arkistolaitoksen hyväksymiä laskenta-algoritmeja ja ne on kuvattava siirtokokonaisuuden metatiedoissa.
Hyväksytyt algoritmit ovat:
• MD5
• SHA-1
• SHA256
E2_6 Siirtokokonaisuus on allekirjoitettava sähköisesti niin, että siirtokokonaisuuden eheys ja vastuussa oleva lähettäjä voidaan todentaa vastaanoton yhteydessä.
E3_1 Aineistoa kuvaavat metatiedot ja niiden rakenne on tarkistettava. Aineiston metatietojen siirtoa varten on olemassa arkistolaitoksen määrittelemä XML-skeema, joka määrittää rakenteen yksiselitteisesti.
E3_2 Siirtokokonaisuuden sisällön varmistaminen tulee suorittaa siten, että viitatut
asiakirjatiedostot löytyvät ja ettei aineistossa ole asiakirjoja, joihin ei ole viittauksia siirtokokonaisuuden rakenteessa.
Siirtäminen arkistolaitokseen / Laadunvarmistus
Siirtäminen arkistolaitokseen / Siirtokokonaisuuden muodostaminen ja aineiston siirto