CxO Mentor Oy 2010
CxO Academy
Miten hallita IT:n
monimuotoisuutta ja kompleksisuutta?
Tomi Dahlberg
CxO Academy
CxO Mentor Oy 2010
Kuva: Shalom Jacobovitz
CxO Mentor Oy 2010
Mistä monimuotoisuus ja kompleksi- suus johtuvat?
1. Tietotekniikka ja tieto ovat läsnä kaikkialla.
2. Useat organisaatiot – mukaan lukien niiden IT sekä tiedot – ovat
yrityskauppojen, liiketoimintakauppojen, fuusioiden, diffuusioiden ja muiden
rakenteellisten muutosten tuloksia.
3. Organisaatiot kehittävät ja tuottavat vain
pienen osan tietoteknisistä palveluista ja
ratkaisuista itse.
CxO Mentor Oy 2010
Tietotekniikka on läsnä kaikkialla
• Tietotekniikkaa ja sillä käsiteltävää tietoa on
hyödynnetty liiketoiminnan toteuttamisessa usean
vuosikymmenen ajan.
• Tietotekniikan hyödyntämisestä
ja tiedolla johtamisesta on tullut
tärkein tuottavuuden lisäämisen
ja talouskasvun lähde.
CxO Mentor Oy 2010
IT:n hyödyntämisen ja tiedon johtamisen (=tietohallintotoiminto)
kohteena on tietotekniikan ja sillä käsiteltävän tiedon johtaminen
kokonaisuutena - ei vain hallinnollinen tai keskitetysti
hoidettu ”tietohallinto”.
Kuva: Reino Myllymäki CxO Mentor Oy 2010
CxO Mentor Oy 2010
Tietotekniikkaa ja tietoa hyödynne- tään kaikkialla
• Tuotteissa ja palveluissa; sulautetuista järjestelmistä ja tietoteknisistä komponenteista puhtaasti tietoteknisiin tuotteisiin ja palveluihin
• Prosesseissa sekä toiminnoissa; tuotannossa käytettävien
koneiden ja laitteiden tietotekniikasta ja ohjausautomaatiosta tukiprosessien tukeen tietojärjestelmillä
• Ryhmä- ja henkilökohtaisen työn suorittamisessa
• Innovaatioiden johtamisessa; luovasta ideoitten keräämisestä määrämuotoiseen projektien toteuttamiseen ja
kaupallistamiseen
• Organisaatioiden ja yksilöiden välisessä yhteydenpidossa ja asioinnissa; dokumenttien ja varojen siirrosta sosiaaliseen mediaan.
CxO Mentor Oy 2010
Elämme
informaatioyhteiskunnassa - olemme riippuvaisia IT:stä.
Niin kutsuttu liiketoiminnan IT on ohittanut merkitykseltään
hallinnollisen IT:n samalla kun kumpiakin tarvitaan.
Kuva: Luc Viatour CxO Mentor Oy 2010
CxO Mentor Oy 2010
Rakennemuutokset ja IT:n historia
• Käytössä on eri ikäisiä, eri tekniikoilla ja eri lähtökohdista kehitettyjä ja hankittuja tietoteknisiä ratkaisuja -
infrastruktuuria, sovelluksia, tietoa, prosesseja ja liiketoimintaa.
• Organisaation toiminnan integraatioaste ja sen toimialan toimijoiden integraatioaste määräävät tietoteknisten
ratkaisujen integroinnin tarpeen.
• Olemassa olevien tietoteknisten ratkaisujen ylläpito ja palveluiden tuotanto sitovat suurimman osan
tietohallinnollisista kustannuksista ja työpanoksesta.
• Mitä monimutkaisempia, hajanaisempia ja heikommin johdettuja yritys- ja IT-arkkitehtuurit ovat sitä enemmän tästä on haittaa organisaation toiminnalle.
CxO Mentor Oy 2010
Seuraus:
IT:n ja tiedon monimuotoisuuden ja kompleksisuuden
ymmärtäminen ja hallinta on keskeinen tietohallintojohtamisen
haaste.
Kuva: Reino Myllymäki CxO Mentor Oy 2010
CxO Mentor Oy 2010
Sourcing ja palveluiden hankinta
• Organisaatiot ovat ulkoistaneet merkittäviä osia tietoteknisistä ratkaisuistaan eri ulkoistamistavoilla SaaS:sta Offshoringiin.
• Ulkoistuksen lisäksi organisaatiot ostavat tieto-
teknisiä palveluita oman työnjohtonsa alaisuuteen.
• Tämä kehitys on vaikuttanut liiketoiminnan ja tieto- hallinnon väliseen työnjakoon sekä IT-palveluiden kehittämisen ja tuottamisen arvoketjuun:
– IT-palveluita kehittävät ja tuottavat henkilöt ovat
aikaisempaa vähemmän kosketuksissa käyttäjien kanssa – Arkkitehtuurien hallinta on haasteellista, koska
ulkoistettuihin osiin ei välttämättä ole näkyvyyttä
CxO Mentor Oy 2010
Seuraus:
tietoteknisten palveluiden kehittämisen ja tuottamisen
arvoketjun hallinta sekä palveluiden ostamisen osaaminen ovat
olennainen osa IT:n monimuotoisuuden ja kompleksisuuden hallintaa
Kuva: Toni Lozano CxO Mentor Oy 2010
CxO Mentor Oy 2010
Onko kompleksisuuden hallinta tärkeää?
-ON, koska niin on mahdollista…
• …kuulua siihen joukkoon
organisaatioita, jotka hyötyvät
tietotekniikasta käytöstä kilpailuetua
tuottavalla tavalla
• …välttää ”liiketoiminnan ja IT:n yhteen linjaamisen ansa”
CxO Mentor Oy 2010
CxO Mentor Oy 2010
IT Governance IT:n johtamisen perustana
Yritykset, jotka noudattavat hyvää tietohallintotapaa, saavat selvästi muita yrityksiä enemmän arvoa, liiketoimintahyötyä ja kilpailuetua IT:stä.
– MIT (2004, n=256): Nk.” IT savvy” -yrityksillä liiketoiminnan kasvu ja kannattavuus oli 20% korkeampi ja IT investointien tuottoaste 40 % suurempi kolmen vuoden aikana
– Bain & Company (2006, n=504): parhaan 7%:n liikevaihto kasvoi 38%
keskivertoa enemmän ja IT kulut olivat 6% keskivertoa alempia – ”IT enabled growth”
– Keystone Strategy, Harvard Business School, Microsoft (2006, n=160
teollisuusyritystä USA, Japani, EU): IT -johtamiseltaan paras 25 prosenttia kasvatti liikevaihtoaan noin 7 prosenttia enemmän kuin heikoin neljännes vuosina 2002–2005.
– Ernst & Young ja HSE (2008-2009, n=27+17, haastattelut Suomi): Alle 20 % yrityksistä saa merkittävää hyötyä IT:stä
CxO Mentor Oy 2010
►IT:n johtamisvastuut määritelty
epäselvästi koko yritystä koskien ja IT:n strategista vastuuta ei ole lainkaan
►Tietohallintojohtaja ei kuulu
johtoryhmään ja keskusteluyhteys on satunnainen (”tietohallintoasiat”)
►Toimiva yhteys liiketoimintastrategian ja IT-strategian väliltä puuttuu, lisäksi
suunta on yksisuuntainen (IT toteuttaa)
►Tietohallinto on erillään liiketoiminnasta
►Tietohallinnon liiketoimintavaikutusten mittaamista ei tunneta edes ajatus- tasolla, siiloutuminen tyypillistä
IT johtamiskyvykkäät organisaatiot
Heikosti IT-johtamiskyvykkäät yritykset
►Toimitusjohtaja johtaa IT:n
hyödyntämistä asettaen suunnan ja on muutoin vahvasti mukana
►Tietohallintojohtajalla on jatkuva pääsy strategiatyöhön (asemansa ja)
päivittäisten keskustelujen kautta
►Toimiva yhteys liiketoimintastrategian ja IT-strategian välillä on olemassa ja se on aidosti kaksisuuntainen
►Tietohallintoa ajatellaan ja johdetaan liiketoiminnan toteuttamisena
►Tietohallinnon liiketoimintavaikutuksia ei mitata, mutta suorituskykyä mitataan
IT-johtamiskyvykkäät yritykset
Tutkimme keväällä 2008 sekä keväällä 2009 tietohallinnon roolia yritysten strategiatyössä:
Lähteet: IT expert or business executive? The changing role of the CIO. 2008. Ernst & Young and Helsinki School of Economics ja Quest for the strategic value of IT – How CEOs view IT. 2009. Ernst & Young and Helsinki School of Economics
CxO Mentor Oy 2010
Liiketoiminnan ja IT:n ”yhteen linjaamisen ansan” välttäminen
Lähde: Sphilberg ym., MIT Sloan Management Review, 2007, Perustuu 504 vastaukseen 452 yrityksestä (Bain & Co).
Mukaeltu Tomi Dahlberg & Reino Myllymäki
syvällinen
vähäinen
tehoton tehokas
IT-kustann.
+15 %
-14 % Liikevaihto
” Ansa ” … 11 % IT-kustann.
-6 %
+35 % Liikevaihto
” Kasvua IT:llä ” … 7 %
IT-kustann.
±0 %
-2 % Liikevaihto
” Tullaan toimeen ” … 74 %
IT-kustann.
-15 %
+ 11 % Liikevaihto
” Öljytty IT ” … 8 %
1
2
tietohallinnon tehokkuus (arkkitehtuuriohjaus)
Liike- toiminnan ja tieto- hallinnon
yhteen linjaaminen
CxO Mentor Oy 2010
Arkkitehtuurityö monimuotoisuuden ja kompleksisuuden hallitsemisessa
• Yritysarkkitehtuuri
• Prosessiarkkitehtuuri
• Tietoarkkitehtuuri
• Sovellusarkkitehtuuri
• Infrastruktuuriarkkitehtuuri
Kuva: Reino Myllymäki
CxO Mentor Oy 2010
Yritysarkkitehtuurin keskeiset kysymykset
• Missä toimimme ja mitä siellä teemme?
• Kuinka yhdenmukaisesti toimimme; toimintojen
standardointi ja integrointi?
• Missä meidän tulee olla hyviä ja
miten hyvyyttä mitataan?
CxO Mentor Oy 2010
Prosessiarkkitehtuurin keskeiset kysymykset
• Onko tärkeimmät prosessit kuvattu?
• Onko näillä prosesseilla omistajuus?
• Onko näillä prosesseilla liiketoimintamittarit?
… siis oikeesti?
CxO Mentor Oy 2010
Tietoarkkitehtuurin keskeiset kysymykset
• Onko keskeiset käsitteet ja tietovirrat kuvattu?
• Onko tietojen omistajuus määritelty?
• Ovatko juuri nämä tiedot ne,
joita liiketoiminnassa käytetään?
CxO Mentor Oy 2010
Sovellusarkkitehtuurin keskeiset kysymykset
• Onko keskeisillä sovelluksilla palvelukuvaukset?
• Onko sovellusten omistajuus
koko niiden elinkaarelle sovittu?
• Tiedetäänkö sovellusten vaikutus liiketoimintaan
seuraavien 3-5 vuoden aikana?
CxO Mentor Oy 2010
Infra-arkkitehtuurin keskeiset kysymykset
• Onko infrastruktuurin keskeisis- tä elementeistä laadittu
arkkitehtuurikuvaus?
• Onko e2e-palvelukuvaus
laadittu IT-infrastruktuurille?
• Onko IT-infrastrutuurin linkit sovelluksiin, informaatioon,
prosesseihin ja liiketoimintaan
kuvattu?
CxO Mentor Oy 2010
Kiitos!
CxO Mentor Oy 2010
CxO Mentor Oy 2010
Asiantuntijamme KTT Tomi Dahlberg ja DI Reino Myllymäki ovat molemmat kokeneita tietohallintojohtajia ja pidettyjä luennoitsijoita. Tomi toimii lisäksi professorina Helsingin Kauppakorkeakoulussa ja Reino puheenjohtajana IT Forumissa ja päätoimittajana Tietohallinnon Johtamisen Käsikirjassa.
KTT Tomi Dahlberg Leading Mentor CxO Mentor Oy
DI Reino Myllymäki Leading Mentor CxO Mentor Oy
CxO Academy
CxO Mentor Oy tarjoaa sinulle mahdollisuuden päästä kuulemaan Tietoviikko-lehden 100 suomalaisen tivi-vaikuttajan joukkoon valitsemia asiantuntijoitamme ajankohtaisten aiheiden yhteydessä. Aamiaistilaisuutemme järjestetään joka toinen keskiviikko klo 8:00-9:30 toimitiloissamme Aviapoliksessa.
Seuraavaksi:
5.5. Reino Myllymäki:
Tietojärjestelmä- projektin sudenkuopat
()
CxO Mentor Oy 2010
Esityksen aikainen ja jälkeinen keskustelu
1. Miten arkkitehtuurityötä johdetaan konkreettisesti?
2. Miten päästä ”tullaan toimeen” tai
”ansa” tilasta ”kasvua IT:llä” tilaan?
3. Jos tietohallinnon johtamisessa
oleellista on I eikä T, miten saada ylin johto ja liiketoiminta ymmärtämään tämä ja miten heidät saadaan mukaan IT:n johtamiseen?
4. Mitä on tietohallinnon johtaminen?
CxO Mentor Oy 2010
Arkkitehtuurityön johtaminen- Togaf, Zachman tai muiden menetelmien
täydentäminen
Ei ole olemassa vain yhtä totuutta – esimerkiksi vain yhtä universaalisti ainoaa oikeaa tapaa tai menetelmää tehdä arkkitehtuuri. Vastausten
esimerkit ovat vain esimerkkejä
”Togaf” kaavion ja liian yleisiksi jäävien esitysten väliin
– IT:n roolimatriisit – esimerkissä 1 yleistetty malli ja siihen liittyvä yksityiskohta
sovellusten roolimatriisista
– Arkkitehtuurikaaviot – esimerkissä 2 sovelluksia koskeva kaavio
CxO Mentor Oy 2010
Esimerkki 1 - IT:n roolimatriisi
Liike- toiminta-
yksikkö
Liike- toiminta tai palvelu
Toiminnan tai palvelun
prosessi
Sovellus ja/tai siihen liittyvä
palvelu
Sisäiset ja ulkoiset toimittajat elinkaarelle
Sovelluksen hyödyt, rooli liiketoiminnassa, riskit
Konserni- hallinto
Konserni- palvelu A
Konserni- palvelu B
Prosessi A.1 A.2
Prosessi B.1
Sovellus 1 Sovellus 2 Sovellus 3 Sovellus 4
Toimittaja 1 Toimittaja 1 Toimittaja 2 Toimittaja 1
Liiketoimintahyödyt, SLA tavoitteet,
rooli liiketoiminnassa*, Jatkuvuus ja muut riskit
Liike- toiminta- yksikkö A
Liike- toiminta- yksikkö B
Sovellusten roolimatriisi esimerkki – yleistettyjä attribuutteja ei-kattava
* Katso seuraava kalvo
CxO Mentor Oy 2010
*Esimerkki 1; yksityiskohta -
sovellusten rooli liiketoiminnassa
Uuden liiketoiminnan
mahdollistaja Esimerkki:
extranet
IT strategisen kilpailuedun
roolissa Esimerkki:
ERP+ekauppa Tukitoiminto
Esimerkki:
Toimisto- järjestelmät
Nykyisen liiketoiminnan
mahdollistaja Esimerkki:
ERP
IT:n nykyinen strateginen merkitys liiketoiminnalle ja sen prosesseille
alhainen korkea
alhainenkorkea
IT:n tuleva strateginen merkitys liiketoiminnalle ja sen prosesseille
Sovellusten
liiketoiminnallisen merkityksen
ymmärtäminen – muistaen, että sovelluksella voi olla useampia rooleja
CxO Mentor Oy 2010
©2010 CxO Mentor Oy 27
Esimerkki 2 - Arkkitehtuurikaavio
Processes
Sales Production Service
Finance
Communi- cations Human Resources
Management Sales mngmt Account mngmt Lead mngmt Full-line sales Order mngmt Offer processing Invoicing
Purchases Inbound Storage R&D, Plan Des.
Preproduction Postproduction Assembly
Outbound storage Shipment
Sales mngmt Tech support Installations Field force mngmt Inst. base mngmt Spares logistics
Service contracts R&M mngmt
Procure to pay Order to cash General ledger Other
Internal comm. External comm.
Shareholders Brand mngmt
Payroll Recruit
Training Job rotation
Strategy M&A Marketing
Customer’s process Investment
planning Invest-
ment Production Mainte- nance
Supplier’s process
Quality Reporting Planning IT
Business & IT
Finance
Communications Human Resources
Management
Sales Production Service Customer’s process
Supplier’s process
Structure
Sales Prod. Service Adm.
Å
Aut Ger FR RSA Can Bra Chi Etc.
1 2 3 4
5
6 7 8
9 10 11 12 13
13
13
14 15 16 17 19
20 21 22 23
24 25 26
28 29 30
31 32 33 34 38
39
41 42
44 26
2743
2743 27
43
2743
2743
2743
2743
2743 5
11 15 16 28 39
29 30 13
2743 5 5 13 9 13
8L
8L 8L 8L 8L 8L 8L
Y 16 17 16 17
24 23 42
42
FIN 1 2 3 4 6
7
28 28
29 30 29
30 32
33 35 36 38
39
38 39
40
41 44
18 Business Unit 1 Business System (see handout)
L = Local
Z 19 8L 8L
Ä 7
7 7 7
Hel 10 11
12
14 26
31 34 37 11
X 15 15 8 15
Partly locally administered
Strategy
Corporate X
HQ Functios Interest companies Business Unit 2
Business Unit 1
35 36 37 40 2743
17 38
CxO Mentor Oy 2010
Miten päästä ”kasvua IT:llä” tilaan?
• Tutkimustiedon (lähinnä MIT USAssa) – ja myös maalaisjärjen mukaan – tie kulkee harmonisoinnin ja standardoinnin kautta – katso seuraava kalvo arkkitehtuurien
kuvauksesta
• Käytännöllisiä näkökohtia
– Harmonisointi ja standardointi auttaa
vähentämään kompleksisuutta ja alentamaan kustannuksia
– Analogia: ohjaksista karannut laukkaava
hevonen saadaan ensin takaisin raville ja sitten annetaan palaa eli päästään uudelleen lisäämään joustavuutta
CxO Mentor Oy 2010
Yritysarkkitehtuurin kypsyys ja sen tuki liiketoiminnan joustavuudelle
Arkkitehtuurin kypsyys
Lähde: Ross, Westermann, Weill : Enterprise Architecture as a Strategy Liiketoiminta-
siilot / spagetti Standardoitu
teknologia Optimitu ydin Liiketoimin- nallinen modulaarisuus
Globaali joustavuus
Paikallinen joustavuus
+
-
Korkea jousta- vuus
CxO Mentor Oy 2010
Miten ylin johto ja liiketoiminta mukaan IT:n johtamiseen – 3 kohdan ohjelma
1. Pääjohtaja/toimitusjohtaja ottaa vastuun IT:n johtamisesta ja
asettaa tavoitteet IT:lle (näin menestyjät tekevät)
2. IT:n strategisen johtamisen
agenda määritellään (näinkin he tekevät)
3. IT:n strategisen johtamisen
vastuut sovitaan (tähän se johtaa)
CxO Mentor Oy 2010
Miten päästä tässä alkuun?
• Ylimpään johtoon ja
liiketoimintajohtoon vaikuttaminen vaikuttamisen eri keinoin
– Käytä tarvittaessa ulkopuolista tukea tai evidenssiä – mieluiten oman toimialan esimerkin avulla
• IT-johtoryhmän kokoonpanon ja agendan tarkistaminen
– Esimerkiksi strategiatyön yhteydessä – asia ainakin saadaan keskusteltavaksi
CxO Mentor Oy 2010
Mitä on tietohallinnon johtaminen?
• Organisaation käyttämän tietotekniikan
hyödyntämisen ja tiedon johtamista sisältäen hallinnollinen ja business IT:n
• Tavoitteena organisaation liiketoimintastrategian ja tavoitteiden toteuttaminen tietotekniikan ja sillä käsiteltävän tiedon avulla
P.S. palaan tähän 6.5. esitykseni jälkeen ”10 teesiä tietohallintojohtamisesta” CIO of the Year 2010
valintatilaisuuden yhteydessä. Jos olet kiinnostunut ko. esityksen materiaalista saat sen CxO Academyn jäsenenä (lupaa Tomi Dahlberg)
