OAJ Uudenmaan alueyhdistyksen uusien toimijoiden koulutus
Scandic Järvenpää 9.2.2018 Sikke Leinikki
Perustietoa yhdistystoiminnasta
• Akavan ja STTK:n yhteinen
palveluorganisaatio, joka tarjoaa koulutus-, kehittämis-, kulttuuri- ja tutkimuspalveluja jäsenliitoille ja yhdistyksille
• Toiminta
– Koulutukset,
koulutustarvekartoitukset mm.
henkilöstön edustajien koulutus – Kehityshankkeet liitoissa
• Myönnämme TJS-tukea – Koulutusavustus
TJS Opintokeskus
● www.tjs-opintokeskus.f
Perustietoa yhdistystoiminnasta:
● Yhdistyksen säännöt
● Eri toimijoiden tehtävät yhdistyksessä,
● Yhdistyksen hallituksen toiminta,
● Kokousasiakirjat, kokoustekniikka
Koulutuksen sisältö
Yhdistystoiminnan tarkoitus ja
säännöt
● Keskustelkaa pareittain yhdistyksenne toiminnan tarkoituksesta ja
toimintamuodoista sääntöjen pohjalta.
● Valitkaa mielestänne kolme tärkeintä asiaa.
Perustelkaa valintanne.
● Puretaan yksi asia ja pari kerrallaan ja kirjataan fläpille
Mitä yhdistyksenne säännöissä sanotaan toiminnan tarkoituksesta ja toimintamuodoista?
Yhdistyksen tarkoitus, vastaukset
Tarkoitus Miten toteutetaan
Paikallinen edunvalvonta Valvotaan työnantajan temppuja ja osallistutaan sen kokouksiin
Jäsenen oikeudellisen aseman
turvaaminen Tuodaan epäkohdat esiin, kehitetään
niihin ratkaisuja. Kuunnellaan jäseniä yhteysopettajien ja
luottamusmiehen avulla etsitään ratkaisuja
Kouluttaminen ja tiedon jakaminen Alueyhdistys paikallisten ja oaj:n välinen toimija
Työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden
edistäminen Luottamusmies, riennot ja
yhteenkuuluvuuden edistäminen, jäsenillat
Huvitus ja virkistys, jäsenmaksulle
vastinetta Valitus ja riennot yhdessä, some,
facebook jne
Työttömyysturva Halvempi kuin YTK, jäsenmaksuun sisältyy palvelut ja edunvalvonta Ammattitaidon kehittäminen Jäseniltoja erityisryhmille
Koulutus, TVA:n tekotilaisuus, Vertaistuki Yhdistys jäsenen tavoitettavissa PRH:n tiedota ajantasaistetaan
Paikallinen edunvalvonta Paikallisen sopimisen painotus nousussa, osaamista pitää kehittää ja
toimintavalmius säilyttää
Osallistujien vastaukset, jatkuu
Yhdistyslain mukaan mainittava
● yhdistyksen nimi
● yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta
● yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot
● jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja
● yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi
● yhdistyksen tilikausi
● milloin yhdistyksen hallitus ja toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään
● miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle
● miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.
Yhdistyksen säännöt
Suomessa on vahva yhdistystoiminnan autonomia:
● Demokratian ja kansalaisyhteiskunnan ehto.
● Yhdistyksen sääntöjen merkitys korostuu, koska yhdistyslaki väljä.
● Erilaisia tulkintoja eri yhdistyksissä, yhdistyksen omat käytännöt ratkaisevat.
● Jos säännöistä tai yhdistyslaista ei löydy yhdistyksen ongelmaan ratkaisua, nojaudutaan vakiintuneeseen käytäntöön ko.
yhdistyksessä.
● Sitten tutkitaan yleistä yhdistyskäytäntöä ja lopuksi yleisiä oikeuskäsityksiä.
Yhdistystoiminnan säätely
Edunvalvonta:
● Eri tasoilla erilaista
1. Keskusjärjestötaso edistää yleistä oikeudenmukaisuutta
2. Liittotaso ja paikallinen taso turvaa sopimusalakohtaiset palkat ja työrauhan
3. Paikallinen taso edistää yksilö- ja tilannekohtaista oikeudenmukaisuutta.
● Eri aihealueita, kuten: palkkaus, työehdot, työsuhteet, työhyvinvointi, työolot ja koulutus
Ay-toiminnan tavoitteita
● Yhdistykset toimivat tiedon välittäjänä, tiedon säilyttäjinä ja tiedon luojina
● Tietoa hankitaan ja luodaan omassa toiminnassa ja oman toiminnan tarpeisiin
– Tarvitaan tietoa työmarkkinoista, taloudesta, oman alan
kehityksestä, työelämän muutoksista, jäsenistön työoloista ja tarpeista
● Tieto auttaa ennakoimaan ja esim. vahvistamaan kulloinkin tarvittavia palveluita
Tietoa edunvalvonnan tarpeisiin
● Tärkeää ennakoida muutoksia, silloinkin, kun niihin ei voi itse vaikuttaa.
– Ennakointi auttaa kohtaamaan muutokset ja selviämään niistä ja niissä.
● Tärkeää hankkia laajasti ja monesta näkökulmasta tietoa muutoksista – Tietoa analysoidaan yhdessä
– Päätetään, mikä hankitusta tiedosta on uskottavaa, luotettavaa ja merkittävää organisaation tulevaisuuden kannalta.
● Tilannekuva huomioidaan toiminnan suunnittelussa
Tietoa edunvalvonnan tarpeisiin
● Valvoo paikallisesti opettajien etuja
● Pitää yhteyttä jäsenten ja liiton välillä
● Kerää, välittää, luo ja säilyttää tietoa
● Ideoi toimintaa
● Vahvistaa jäsenten ammatillista toimijuutta ja vertaisuutta
● Luo ja vahvistaa verkostoja
● Tarjoaa jäsenille ja toimijoille
tilaisuuksia oppia uutta ja kehittyä
● Mitä muuta….
OAJ:n paikallisyhdistysten merkitys
● Jäsenyys on aktiivinen valinta, se osoittaa, että jäsen tunteen
yhteenkuuluvuutta järjestön kanssa ja haluaa edistää sen
päämääriä kuulumalla jäseneksi.
● Jäsenyys näkyy ja kuuluu jäsenelle jäsenmaksua maksettaessa, jäsenetuja hyödyntäessä ja etenkin osallistuttaessa sosiaalisiin tilaisuuksiin
Jäsenyydestä
● Kohdellaanko jäsentä toiminnan perustan ansaitsemalla tavalla?
● Onko tie jäseneksi todettu helpoksi ja palkitsevaksi?
● Huolehtiiko hallitus jäsenen huomioimisesta?
● Onko tie jäsenestä aktiiviksi helppo?
● Onko jäsenen ja aktiivin välillä välimatkaa?
Toimintaroolit hallitustyöskentelyssä
ja hallituksen toiminta
● Hallitus edustaa yhdistystä ja tekee yhdistyksen puolesta sitoumuksia.
● Kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistelee niissä esitettävät asiat.
● Valvoo yhdistyksen kokouksissa tehtyjen päätösten noudattamista.
● Hoitaa taloutta.
● Laatii yhdistyksen toiminta- ja tilikertomukset.
● Laatii ehdotukset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi.
● Toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät.
Ammattiosastoissa yleisin kokous on
hallituksen kokous
● Kokouksen tarkoitus on tehdä päätöksiä
● Päätöksiin päästään:
– huolellisella valmistelulla,
– sujuvalla ja toista kunnioittavalla kokouskäytöksellä ja
– hyvällä kokoustekniikalla
● Puheenjohtajan rooli tärkeä
● Sihteeri, ääntenlaskijat ja pöytäkirjan tarkastajat ovat laillisuuden vartijoita
Yleistä kokouksista
YhdL 35§
● ”Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus edustaa yhdistystä.
● ”Hallituksella on oltava puheenjohtaja. Puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen. Hallituksen muiden jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä. Konkurssissa oleva ei voi olla hallituksen jäsenenä.”
”.. puheenjohtajalla on oltava asuinpaikka Suomessa, jollei PRH myönnä lupaa poiketa tästä.
● Jos yhdistyksen varsinaisena tarkoituksena on valtiollisiin asioihin vaikuttaminen, saa hallituksen jäsenenä olla vain henkilö, jolla on asuinpaikka Suomessa.”
Yhdistyksen hallitus
● Edustaa yhdistystä ja tekee yhdistyksen puolesta sitoumuksia.
● Kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistelee niissä esitettävät asiat.
● Valvoo yhdistyksen kokouksissa tehtyjen päätösten noudattamista.
● Hoitaa taloutta.
● Laatii yhdistyksen toiminta- ja tilikertomukset.
● Laatii ehdotukset yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi.
● Toteuttaa muut yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeelliset tehtävät.
Yhdistyksen hallitus
● Rekisteröidyn yhdistyksen toimijat eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen sitoumuksista. Yhdistys on oikeushenkilö eli yhdistys vastaa sen toimihenkilöiden tekemistä päätöksistä vaikka koko omaisuudellaan.
● Kuitenkin: Jos on tahallisesti toimittu väärin ja tuotettu tosille vahinkoa, silloin kysymys on rikoksesta, ja siitä jokainen kantaa vastuunsa.
● Rekisteröimättömän yhdistyksen kohdalla asia on toisin: niiden sitoumuksista vastaavat päätöksiä tehneet henkilöt itse.
Vastuista
● Tarkka taloudenhoito.
● Avoimuus ja läpinäkyvyys rahan käyttöön liittyvissä asioissa.
● Riittävä tiedottaminen yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta.
● Selkeät rahan käyttöön liittyvät kirjaukset pöytäkirjoihin.
● Yksiselitteinen valtuuksien ja velvollisuuksien sopiminen rahankäyttöön liittyvissä asioissa.
Hallituksen talousvastuu
● Kirjanpitolaki ja –asetus
– Kirjanpitovelvollisuus, hyvä kirjanpitotapa
● Henkilötietolaki
– Jäsentiedot, yksityisyyden suoja, arkaluontoiset tiedot
● Arpajaislaki
– Varainkeruuseen tarvitaan lupa
● Työehtosopimuslaki ja työaikalaki – Palkalliset työntekijät
Mitkä lait pitäisi yhdistyksen toiminnassa
huomioida?
● Yksilölle lisää oikeuksia
– Oikeus tulla unohdetuksi, oikeus tarkastaa oma tiedot
● Rekisterin pitäjälle lisää velvollisuuksia
– Esimerkiksi tietosuoja on osoitettava dokumentilla
● Viranomaisilla laajemmat valtuudet
– Sanktiomahdollisuus
● EU-yhtenäinen tietosuoja
Tietosuojalaki muuttuu 1.5.2018 alkaen
Pelikirja eli ammattiyhdistyksen
hallituksen toimintatavat
● Jakaannutaan kahteen ryhmään. Yksi ryhmä miettii ja esittää mahdollisimman huonon hallitustoiminnan, millaista se on.
● Toinen ryhmä kääntää toiminnan positiiviseksi.
● Keskustellaan yhdessä ja kirjataan hyvän hallitustoiminnan piirteet, millaista se on.
Meidän pelikirjamme
● Miten toimien varmistamme hyvän hallitustoiminnan, mitä teemme?
● Mitä yhteisiä pelisääntöjä tarvitsemme hyvän hallitustoiminnan varmistamiseen?
● Miten toimimme, jos sääntöjä ei noudateta?
● Ryhmissä keskustellaan ja kootaan Oaj:laisten hallitusten oma pelikirja
Meidän pelikirjamme,
jatkuu
Huono toimiva Miten varmistetaan Ei innostusta, motivaatiota
tai sitoutumista Sitoutuneet, motivoituneet ja innostuneet toimijat
Tehdään yhdessä selkeä työnjako ja vastuut,
tunnetaan kaikkien roolit, työnjako onnistuu, koska osataan , innostutaan Valmistelematon kokous Valmistellaan kokoukset Asiat valmistellaan esim.
työryhmissä, kaikki valmistautuvat,
asiapaperit ajoissa kaikille Osallistujien osaaminen ei
näy Osallistujien
asiantuntemus hyödynnetään
Tutustutaan ja verkostoidutaan hallituksen sisällä, perehdytään
Ei keskitytä kokoukseen Keskitytään, ollaan ajoissa Sovitaan tästä
Asiatonta käytöstä Asiallinen kokouskäytös Puhutaan vuorotellen, kuunnellaan,
Pelikirja
Huono Toimiva Miten Sihteeri ja pj ei tehtävänsä
tasalla Osataan roolit Kouluttaudutaan
Kokous pitkä Sopiva pituus Asiat valmistellaan ja
joskus käytetään sähköisiä apuvälineitä, jos ei kokous suju
Uusia toimijoita ei tule Sopivasti uutta ja
kokemusta Valmistellaan hissipuhe jäsenten ja toimijoiden hankkimiseksi. Tarjotaan hallituksen ulkopuolisille mahdollisuuksia toimia esim. toimikunnissa tms.
Avataan jäsenille OAJ:n toimintaa, pyydetään mukaan puhelimella ja s- postilla. Hyvät www-sivut, mallia Tuusulasta
Pelikirja, jatkuu
● Hallituksen jäsenille voidaan antaa vastuualueita (mm. tiedotus, talous, jäsenhankinta, virkistys, koulutus,
emäntä/tapahtumasihteeri, liikuntavastaava, kulttuurivastaava, yhteysopettajavastaava, esihenkilövastaava, www-vastaava, järjestövalmiuspäällikkö, lastentarhavastaava, )
● Vastuualueen selkeys, yhdessä tehty ja aikataulutettu suunnitelma auttavat hallituksen jäsentä sitoutumaan vastuualueensa hoitoon
● Vastuualueen merkitys koko toiminnalle todetaan yhdessä
● Hyvää hallitustyöskentelyä tukee hallituksen omalle työlleen määrittelemät pelisäännöt
– Määritellään yhdessä työnjako ja miten haluamme toimia
Hallituksen vastuuroolit
● Vastaa päätöksenteon tavoista
● Toteuttaa päätöksiä.
● Suunnittelee toimintaa.
● Edustaa yhdistystä sekä ulos että sisäänpäin, huolehtii sisäisen tiedotuksen tasapuolisuudesta.
● Innostaa jäseniä.
● Toimii yhdessä hallituksen kanssa.
HUOM!
YHDISTYKSEN TOIMINNASTA VASTAA HALLITUS – EI YKSIN PJ!
Puheenjohtajan roolista
Kuka puhuu Asia Kannatus Ehdotetut toimenpiteet Kirjataan nimet
taulukkoon puheenvuoron
pyytämisjärjestyksessä
Kunkin
puheenvuoron olennainen sisältö kirjataan
Kuka kannattaa
ehdotusta Mitä
puheenvuoroissa ehdotetuille asioille tapahtuu tai on tapahtunut kokouksessa
Puheenjohtajan apuväline
Sihteeri, tiedottaja, tapahtuma-, jäsenvastaava jne
● Yhdistyslaki ei tunne näitä toimia.
– Toimi, toimikunta, työpari?
● Säännöissä voidaan määritellä jotakin kelpoisuudesta jne.
● Hallituksen on syytä kirjata, mitä kenenkin vastuulle kuuluu.
● Pääasia, että kaikki pelaavat samaan suuntaan, eikä tiedotus ulospäin ole erilaista.
Muut roolit
● Yhdistyksen on valittava KHT tai HTM tilintarkastaja, jos kaksi seuraavista ehdoista täyttyy:
– taseen loppusumma ylittää 100 000, – liikevaihto ylittää 200 000,
– palveluksessa on yli kolme henkilöä.
● Muissa toiminnantarkastaja
● Toiminnantarkastaja voi olla kuka tahansa yhdistyksen jäsen tai joku ulkopuolinen, joka ymmärtää asiasta
Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja
● Kokoustekniikka on yhdessä sovittuja käytäntöjä – ei lakisääteisiä asioita
● Lain mukaan pakko on todeta vain läsnäolijat, laillisuus ja päätösvaltaisuus
● Osattava hyvin omat säännöt
● Kari Loimu: Yhdistystoiminnan käsikirja
● www.yhdistysavain.f
● www.yhdistystieto.f
Entä kokoustekninen osaaminen?
● Syntyy yhteinen näkemys ja päämäärä
● Suunnittelu on hauskaa ja lisää yhteenkuuluvuutta
● Opitaan yhdessä
● Osalliset sitoutuvat
● Hiljaiset mielipiteet saadaan esille
● Tekemättömän työn stressi vähenee
”Hyvin suunniteltu on ryhtymistä vaille valmis”
Yhteisellä suunnittelulla katseet
tulevaisuuteen
● jättää tilaa muutoksille
● ottaa kaikki mukaan
● antaa luovuudelle tilaa ja aikaa
● vahvistaa toimijuuden tunnetta
Huomaa, ettei kaikkea tarvitse suunnitella. Joskus on paras vain ryhtyä toimeen. Sovitaan tavoite, määräaika ja vastuulliset (resurssit)
Onnistunut suunnittelu
● Vuosikello.
– Toistuvat omat tehtävät ja muut huomioitavat taulukkoon tms.
● Priorisointitaulukko.
– Listaa yhdessä ideoiden mitä kaikkea olisi kiva tehdä.
– Valitse listasta ensimmäiseen sarakkeeseen kaksi tai kolme tärkeää asiaa, jotka pitäisi tehdä pian. Kirjaa toiseen sarakkeeseen
seuraavaksi tärkeimmät ja kolmanteen sarakkeeseen loput.
● Tärkeysjärjestys.
– Listaa asiat. Laita ne tärkeysjärjestykseen – mieluummin yhdessä.
● Yhteiset työpajat jäsenille/hallitukselle
Kehittämisen välineitä
Edellisen vuoden toiminnan arviointi
Huhtikuu
Heinäkuu Lokakuu
Tammikuu
Toimintakertomus ja tilinpäätös
Ulkois
et ja sisä iset arvioin
nit / k yselyt
Talousarvion raamit pvm Toimintasuunnitelma ja
talousarvioesitys pvm.
Edustajisto: Toiminta- ja taloussuunnitelman hyväksyminen pvm
Talousarvioin toteutuminen pvm.
Jäsenhankintakampanja.
Yksiköiden
toimintasuunnitelmat
Järjes
tökuvan seuranta
Hallituksen tavoitelinjaukset Toiminnan
raportoinnit Toiminnan
raportoinnit
Tavoitteiden tarkennus pvm
Toimintasuunnitelma ja talousarvio luonnoksen käsittely, talousseuranta pvm
Seurantasuunnitelma ja työsuunnitelmat pvm
Jäsen palau
tteet
Toimintaympäristön analysointi
Vuosikelloesimerkki
Toimialakohtaisten
suunnitelmien luonnostelu, sopimustavoitteet, aloitteet pvm
Kehityskeskustelut
Edustajisto: tilinpäätöksen hyväksyminen.
Toimialakohtaisten
työsuunnitelmien käsittely pvm
Toiminnan suunnittelukeskustelut: yhdistys -liitto
Mitä Koska Kuka
Vastaa Kutsut Toteutus Kuka teki Järjestäytymiskokous
Muutosilmoitus (prh)
Kevätkokous Säännöt Tilinpäätös
Toiminnantarkastus Tili- ja vastuuvapaus Vuosikertomus
Syyskokous Säännöt Toimintasuunnitelma
Talousarvio
Yhdistyksen vuosi
Mitä Koska Kuka
Vastaa Kutsut Toteutus Kuka teki Liittokokous
Jäsenillat, -tapahtumat Koulutukset
Jäsenkirjeet Tiedotteet
Jäsenlehden numerot Jäsenhankinta
Jäsenluettelo Pikkujoulut
Yhdistyksen vuosijuhlat Seuraajien perehdytys
Yhdistyksen vuosi
Sujuvat rutiinit ―
kokoustekniikka ja -asiakirjat
● Neljän hengen ryhmissä määritellään, mikä kokouksissa on hankalaa.
● Kirjataan hankaluudet
● Mietitään yhdessä, miten ne voitetaan.
Mikä kokouksissa on
hankalaa?
Hankaluus Miten sen voitamme
Kokouksen venyminen Valmistellaan kunnolla, pysytään asiassa Uusi pj. Liian touhukas Perehdytetään toisten osaamiseen
Miten uskaltaa sanoa
luistelusta/passiivisuudesta? Keskustellaan asiasta, kysytään, tarvitsetko työparin?
Vastuu isoissa jutuissa hankala jakaa Toimikuntia, niihin myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä
Asioita liikaa Toimikunnat käsittelee
Kokoushankaluuksien voittaminen
● Säännöt määrittelevät miten ja milloin pidettävä.
● Hallitus valmistelee asiat päätösesityksineen.
1. Sääntöjen määräämät 2. Hallituksen esittämät
3. Yhdistyksen jäsenten esittämät
● Hallitus määrittelee asioiden esittelijät etukäteen.
● Sihteeri usein huolehtii, että hallitus valmistelee asiat ajoissa
Yhdistyksen kokoukset
Syyskokous (valmisteleva)
● toimintasuunnitelma
● jäsenmaksut
● talousarvio
● puheenjohtajan ja hallituksen valinta
● toiminnantarkastajien valinta
Kevätkokous (tarkastava)
● toimintakertomus
● tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto
● tili- ja vastuuvapauden myöntäminen
Yhdistyksen kokoukset
Vuosikokous
● syys- ja kevätkokouksen asiat
Ylimääräinen kokous
● hallitus päättää
● 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä vaatii
Hallituksen kokoukset
● Operatiiviset asiat
● Yhdistyksen kokousten valmistelu
YhdL 23 §
● Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta.
● Kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden
luovuttamisesta.
● 30 §:ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä.
● Hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta.
● Tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
● Yhdistyksen purkamisesta.
● Säännöissä voidaan määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.
Yhdistyksen kokouksessa päätettävät asiat
● Lähetettävä sääntöjen mukaan riittävän ajoissa ennen kokousta
● Yhdistyksen virallinen nimi
● Otsikko – mikä kokous
● Kutsun päiväys, aika ja paikka
● Aika
● Paikka
● Asiat
● Kutsujan allekirjoitus
Kokouskutsu
Kutsussa mainittava (YhdL 23-24 §)
● Sääntömuutos
● Kiinteistön luovutus tai kiinnitys
● Huomattava omaisuuden luovutus
● Äänestys- ja vaalijärjestys
● Hallituksen sekä tilintarkastajan valitseminen ja erottaminen
● Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
● Yhdistyksen purkaminen
Kokouskutsu
1. Avaus
2. Järjestäytyminen
3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 5. Edellisen pöytäkirjan tarkastaminen
6. Ilmoitusasiat
7. Päätösasiat yksi kerrallaan 8. Muut mahdolliset asiat 9. Kokouksen päättäminen
Esityslista tai asialista
1. Asian esittely
2. Keskustelun avaaminen
3. Keskustelun päättäminen
4. Päätösesityksen tai ehdotusten toteaminen ja tarkastaminen 5. Äänestys
i. Äänestystavasta sopiminen
ii. Äänestysjärjestyksen laatiminen ja hyväksyttäminen
iii. Äänestys ja ääntenlasku
iv. Äänestystuloksen julkistaminen ja hyväksyttäminen 6. Päätös esillä olevasta asiasta
Asian käsittely
1. Kokouksen avaus (puheenjohtaja) – tervetuliaissanat, avaus
2. Kokouksen järjestäytyminen – puheenjohtajan valinta – sihteerin valinta
– ääntenlaskijoiden ja pöytäkirjan tarkastajien valinta 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
– luetaan yhdistyksen säännöistä kokouksen laillisuus (miten kutsuttava koolle, kuinka paljon ennen kokousta, mitä asioita sisällettävä)
– laillisuuden toteamisesta seuraa päätösvaltaisuus
Kokouksen kulku
4. Menettelytavat
– Puheenvuorojen pyytämistapa, pituus ym.
5. Esityslistan hyväksyminen
– Hyväksytty esityslista muuttuu työjärjestykseksi 6. Ilmoitusasiat
– Tiedotettavat menneet ja tulevat, jotka voivat vaikuttaa kokouksen etenemiseen 7. Muut asiat
– Huom! Lakisääteisessä kokouksessa käsitellään vain esityslistassa mainitut asia elleivät säännöt toisin määrää
8. Kokouksen päättäminen
Kokouksen kulku
● Todetaan asia
● Valmistelun selostus
● Ratkaisuvaihtoehdot
● Päätökseen vaikuttavat tosiseikat
● Todetaan noudatettavat sääntöjen määräykset, ohjesääntö ja muut päätösohjeet
● Tehdään päätösesitys käsittelyä varten
Päätösasian esittely
Pöytäkirjan laatiminen
● Päätöspöytäkirja
– Päätökset ilman perusteluja
● Selostuspöytäkirja
– Ehdotus ja muut ehdotukset perusteluineen ja kannatuksineen.
– Äänestykset ja vaalit sekä tehdyt päätökset
● Keskustelupöytäkirja
– Keskustelut ja puheenvuorot kirjattuna – Nauhoitus tai videointia
Kokouspöytäkirja
Osoittaa
● että tehdyt päätökset ovat sääntöjen ja yhdistyslain sekä kokouksen tekemien päätösten mukaisia,
● kokouksen tapahtumat ja päätökset sekä
● ketkä ovat myötävaikuttaneet päätösten syntyyn
Kokouspöytäkirja
Laillisuustiedot
● pj:n allekirjoitus
● sihteerin varmennus
● merkintä pöytäkirjan tarkistuksesta
Liitteet
● (Kokouskutsu)
● (Esityslista)
● Osallistujaluettelo, jos ei pöytäkirjassa
● Asiakirjat, joita käsitelty kokouksessa
● EI mainoksia ja esitteitä – ei ole arkisto!
Kokouspöytäkirja
● Pöytäkirjan laatiminen
● Pöytäkirjan tarkastaminen
● Asiakirjojen arkistointi
● Päätöksistä tiedottaminen
● Päätösten toteutumisen valvonta
Toimenpiteet kokouksen jälkeen
● Yhdistyslaki ei estä hallitusta päättämästä asioista sähköisesti.
● Sähköisestä koollekutsumisesta voidaan määrätä säännöissä ja hallituksen päätökselläkin, jos kaikilla on vaadittava
tietotekniikka.
● On muistettava
pöytäkirjaaminen, esteellisyys (yksityinen etu vs. yhdistyksen etu) ja vahingonkorvausvastuu.
Tietotekniikka ja hallitustyöskentely
● Verkkopuhelut/-kokoukset pienelle ryhmälle: esim. Skype, Google Hangout
● Facebook - avoimet ja suljetut ryhmät: keskustelu, tiedostojen jako, kuvat, tapahtumat, pienimuotoiset kyselyt
● Verkkokokoukset: esim. Adobe Connect, OpenMeetings, WebEx
Sähköisen vuorovaikutuksen välineitä
● Yhteiseen työstämiseen: Google Drive, Word on-line, Kirjoitusalusta.f (Etherpad), padlet.f
● Tiedostojen tallentaminen: Dropbox
● Yhteinen kalenteri: Google Calendar
● Yhdistysavain (yhdistysavain.f): julkiset sivut, jäsenhuone ja hallituksen työhuone
Sähköisen vuorovaikutuksen välineitä
● Yhdistyslaki ja muut lait:
www.fnlex.f
● Arkistointi: www.narc.f
● Tietosuoja: www.tietosuoja.f
● Yhdistysrekisteri: www.prh.f
● Yhdistysasiaa:
www.yhdistystieto.f
Lisätietoa verkosta
● Käytimme yhteisöllistä oppimista
● Korostaa, että uutta tietoa rakennetaan yhdessä,
sosiaalisen vuorovaikutuksen kautta.
● Prosessissa ovat mukana tunteet, taidot ja tiedot,
keskeistä on jokaisen osallisen halu ja kyky osallistua yhteiseen oppimisprosessiin.
Miksi tänään tehtiin näin?
Mitä tänään opimme?
● Kirjaa ensin hiljaa itseksesi, sitten lyhyt keskustelu.
