LAPPEENRANNAN TEKNILLINEN YLIOPISTO TUOTANTOTALOUDEN OSASTO
TEKNISEN TIEDON TIETOVARASTOANALYYSI KUNNOSSAPIDON JA SUUNNITTELUN TARPEISIIN
Aihe on hyväksytty Tuotantotalouden osastoneuvoston kokouksessa 12.05.2004
Tarkastaja: Professori Timo Pirttilä
Ohjaaja: Teknisen osaston johtaja, Tekn. Lis. Risto Varala
Lappeenrannassa 17.05.2004
Timo-Pekka Strengell Raastuvankatu 28 as 6 53100 LAPPEENRANTA Puh. +358 50 545 2929
TIIVISTELMÄ
Tekijä: Timo-Pekka Strengell
Diplomityön nimi: Teknisen tiedon tietovarastoanalyysi kunnossapidon ja suunnittelun tarpeisiin
Osasto: Tuotantotalouden osasto Vuosi: 2004 Paikka: Lappeenranta
Diplomityö. Lappeenrannan teknillinen yliopisto. 76 sivua, 32 kuvaa, 4 taulukkoa ja 3 liitettä.
Tarkastajana professori Timo Pirttilä
Hakusanat: dokumenttien hallinta, teknisen tiedon hallinta, dokumentointi, tekninen tieto, tietovarasto, tietovirta, informaation hallinta
Keywords: document management, technical information management, documentation, technical information, datastore, information flow, information management
Työn tavoitteena oli selvittää UPM-Kymmene Oyj Kaukaan tehtaalla käytettävän teknisen tiedon tietovarastoja, tiedon määrää ja laatua. Lisäksi työssä selvitetään tiedon kasvuvauhtia lähivuosina sekä sen dokumentointia ja dokumentoinnin kehitystä. Työssä keskityttiin tekniseen tietoon, mitä käyttää pääsääntöisesti kunnossapito, suunnittelu ja materiaalihallinto.
Työn johdosta havaittiin, että tehtaalla käytetään huomattavia määriä henkilöstöresursseja tiedon etsimiseen ja sen päivittämiseen. Lisäksi huomattiin tehtaan teknisessä tiedossa olevan selkeitä päällekkäisyyksiä tiedon tallentamisen osalta, mikä aiheuttaa epävarmuutta tiedon validiutta arvioitaessa.
Toimenpiteiksi ehdotettiin tietovarastojen systemaattista läpikäymistä siten, että tiedot luokiteltaisiin luotavalla asteikolla tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin kokonaisuuksiin. Kriteerinä voisi toimia esimerkiksi kriittisyys tuotantoon nähden.
ABSTRACT
Author: Timo-Pekka Strengell
Name of the thesis: Teknisen tiedon tietovarastoanalyysi kunnossapidon ja suunnittelun tarpeisiin
Department: Tuotantotalouden osasto Year: 2004 Place: Lappeenranta
Master's thesis. Lappeenranta University of Technology. 76 pages, 32 figures, 4 tables and 3 appendices.
Supervisor professor Timo Pirttilä
Keywords: document management, technical information management, documentation, technical information, datastore, information flow, information management Hakusanat: dokumenttien hallinta, teknisen tiedon hallinta,
dokumentointi, tekninen tieto, tietovarasto, tietovirta, informaation hallinta
The aim of the thesis was to find out the amount of technical information used in UPM-Kymmene Oyj Kaukas, the type of the information and its increasing amount in the near future. Also the documentation of the technical knowledge and its development was studied. This thesis focuses on technical information used by maintenance, engineering department and material management.
This study shows that in Kaukas a great number of human resources is used to search and maintain technical information. There was also discovered some superpositioning in saving technical information which causes uncertainty when estimating the validity of the used data.
The systematic check of the data stores is suggested as a procedure. The data units should be categorised on a reliable scale as significant and less significant. For example the importance of data from the productions point of view could be the criteria for the classification.
ALKUSANAT
Diplomi-insinööriksi valmistumiseeni on sisältynyt monta vaiherikasta hetkeä.
Toisinaan asiat ovat sujuneet suunnitellusti ja välillä puolestaan kaikki mahdollinen on tuntunut takkuilevan. Kaiken kaikkiaan olen kuitenkin huomannut asioilla olevan taipumus selviytyä tavalla tai toisella.
Hannaa haluan kiittää siitä, ettei menettänyt hermojaan (ainakaan usein), vaikka vapaa-aikana olenkin keksinyt välillä muutakin puuhasteltavaa, kuin kynttilä iltoja hyvän elokuvan, punkkupullon ja natusteltavan siivittämänä. Kiitos koirille, kun eivät ole halkaisseet rakkojaan päivien venyessä joskus pitkiksikin. Kiitos iskälle, kun on pelastanut minut KELA:n agenttien vainoilta. Kavereille kiitos, kun ovat jaksaneet raahata minua mukaan kaiken maailman turhanpäiväisyyksien pariin ja Impulle kiitos siitä, että olen saanut korjata autoa yhtenään nosturillasi. Jounille haluan osoittaa erityiskiitoksen koska olet tukenut minua kaikessa ja ollut ystävänäni läpi koko elämäni.
Kiitokset UPM-Kymmene Oyj Kaukaalle myönteisestä suhtautumisesta työtäni kohtaan ja kiitos työni ohjaajalle Risto Varalalle ketä ilman tuskin olisin työtäni päässyt vielä edes tekemään. Kiitos myös työni tarkastajalle Timo Pirttilälle opastuksesta ja neuvoista työni aikana.
Lappeenrannassa 17.05.2004
Timo-Pekka Strengell
SISÄLLYSLUETTELO:
1 JOHDANTO...1
1.1 TYÖNTAUSTA ...1
1.2 TAVOITTEETJARAJAUKSET ...1
1.3 TYÖNRAKENNE ...1
2 YRITYSESITTELY ...3
2.1 UPM-KYMMENEOYJ ...3
2.1.1 Globaali toiminta ...4
2.1.2 Tuotevalikoima...4
2.1.3 Paperi ...5
2.1.4 Jalostusteollisuus ...5
2.1.5 Puuteollisuus ...6
2.1.6 Muu toiminta ...6
2.2 KAUKAANTUOTANTOYKSIKKÖ ...6
2.2.1 Kaukaan paperitehdas ...7
2.2.2 Kaukaan sellutehdas ...8
2.2.3 Kemiallinen tehdas...9
2.2.4 Kaukaan saha ja -vaneritehdas ...10
3 GENRE TEORIA ...10
3.1 ORGANISAATIONKOMMUNIKAATIOONLIITTYVÄTGENRET...10
3.2 GENRETUTKIMUS ...14
3.3 "GENRELENS"...18
3.4 CASECSC...19
4 DOKUMENTTIEN HALLINTA ...22
4.1 MERKITYSORGANISAATIOLLE ...22
4.2 HAJAUTETTUORGANISAATIO ...25
4.3 CASE:SPECIALVALIMO J.PAP OY...33
4.4 CASE:VAPO TIMBER...35
4.5 NYKYISESTÄTULEVAAN ...36
4.6 CASE:VALTIOVARAINMINISTERIÖ ...41
4.7 RAKENTEISUUSELEKTRONISISSADOKUMENTEISSA ...45
4.8 KONETIEDONMÄÄRÄMAAILMASSA ...47
5 TEKNISEN TIEDON TIETOVARASTOJEN HALLINTA KAUKAALLA...48
5.1 1990-LUKU-HISTORIA ...49
5.2 NYKYPÄIVÄ ...50
5.3 TULEVAISUUS...53
5.4 TIETOTYYPITKAUKAALLA ...56
5.5 SÄHKÖISESSÄMUODOSSAOLEVIENDOKUMENTTIENMÄÄRIÄ KAUKAALLA ...57
6 KYSELYTUTKIMUS...59
7 JOHTOPÄÄTÖKSET JA TOIMENPIDE-EHDOTUKSET...73
7.1 TEKNISENTIEDONPÄÄLLEKKÄISYYS ...73
7.2 JÄRJESTELMIENKÄYTTÖKOULUTUS ...74
7.3 TIEDONJAJÄRJESTELMIENHAJANAISUUS...75
7.4 KÄYTTÖOIKEUDET,VASTUUHENKILÖTJAYHTEISETPELISÄÄNNÖT....75
7.5 TULEVAISUUDENSÄHKÖISENINFORMAATIONHALLINTA...76
LÄHDELUETTELO: ...77
KÄYTETYT LYHENTEET:
ASP = Application Service Provider – Palvelun tarjoaja CAE = Computer Aided Engineering – tietokoneavusteinen
suunnittelu
CAD = Computer Aided Desing – tietokoneavusteinen mallinnus
DWF = Drawing Web Format
DWG = (engl. drawing) AutoCAD -ohjelman käyttämä piirustustietoformaatti, piirustustiedon tallennusmuoto DWX = Data exchange format – AutoDesk:n (AutoCAD:in
kehittäjän) yleiseen käyttöön suunnittelema CAD - piirustustiedon tallennusmuoto
ERP = Enterprise Resource Planning – toiminnanohjausjärjestelmä FAQ = Frequently Asked Questions – usein kysytyt kysymykset FTP = File Transfer Protocol – Internetin tiedonsiirtoprotokolla GENRE = Tietotyyppi, tietoalkio
LWC = Light Weight Coated – kertapäällystetty aikakauslehtipaperi MWC = Medium Weight Coated – kaksoispäällystetty
aikakauslehtipaperi
PDF = Portable Digital Format – tiedostomuoto
SGML = Standard Generalized Mark-up Language – rakenteine kuvauskieli
SIMS = School for Information Management and Systems
TIFF = Tagged Image File Format – paljon käytetty pikselikuvien tallennusmuoto
UML = Unified Modelling Language
WLAN = Wireless Local Area Network – langaton lähiverkko
KUVAT:
KUVA 1:LIIKEVAIHTO TOIMIALOITTAIN 2002...3
KUVA 2:LIIKEVAIHTO MARKKINA-ALUEITTAIN 2002. ...3
KUVA 3:HENKILÖSTÖ ALUEITTAIN 31.12.2002. ...4
KUVA 4:KAUKAAN TEHTAIDEN HENKILÖSTÖ. ...7
KUVA 5:KAUKAAN PAPERITEHTAAN TOIMITUKSET MAITTAIN 2002. ...8
KUVA 6:KAUKAAN HAVUSELLUN TOIMITUKSET 2002...9
KUVA 7:KAUKAAN KOIVUSELLUN TOIMITUKSET 2002...9
KUVA 8:ORGANISAATION KOMMUNIKAATION GENREJEN RAKENNE...11
KUVA 9:GENRE KONSEPTIN RAKENNE...13
KUVA 10:VALTIOVARAINMINISTERIÖN TIETOSTRATEGIAN TAVOITETILA...45
KUVA 11:KAUKAAN KESKEISIMMÄT TEKNISEN TIEDON TIETOVIRRAT JA -VARASTOT...51
KUVA 12:KAUKAAN GENRET...56
KUVA 13:ERI JÄRJESTELMIEN JA SÄHKÖISTEN DOKUMENTTIEN MÄÄRÄN KORRELAATIO AIKAJANALLA...57
KUVA 14:SÄHKÖISTEN DOKUMENTTIEN MÄÄRÄN KASVUTRENDI KAUKAALLA 1990-2003 ...58
KUVA 15:SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA OLEVIEN TEKNISTEN DOKUMENTTIEN MÄÄRÄ TULEVAISUUDESSA...59
KUVA 16:KYSELYYN VASTANNEIDEN JAKAUTUMINEN HENKILÖSTÖRYHMITTÄIN...60
KUVA 17:KYSELYTUTKIMUKSEEN VASTANNEIDEN TYÖHISTORIA KAUKAALLA...61
KUVA 18:KYSELYTUTKIMUKSEEN VASTANNEIDEN AJANKÄYTTÖ TIEDON KÄSITTELYSSÄ...62
KUVA 19:KYSELYTUTKIMUKSEEN VASTANNEIDEN TIETOKANTOJEN KÄYTTÖ...62
KUVA 20:JÄRJESTELMIEN OSAAMINEN JA AVUN ETSINTÄ...63
KUVA 21:KÄSITYS TIETOJEN PÄIVITTÄJISTÄ KAUKAALLA...64
KUVA 22:INFORMAATIOJÄRJESTELMIEN RIITTÄVYYS...64
KUVA 23:KOULUTUKSEN RIITTÄVYYS...65
KUVA 24:TYÖTEHTÄVIEN KANNALTA VÄLTTÄMÄTTÖMÄN TIEDON LÖYTYMINEN...66
KUVA 25:TYÖTEHTÄVISSÄ TARPEELLISEN TIEDON LÖYTYMINEN...66
KUVA 26:KAUKAALLA KÄYTETYN TEKNISEN TIEDON VALIDIUS...67
KUVA 27:KÄYTETYN TIEDON LUOTETTAVUUS KAUKAALLA...68
KUVA 28:TIEDON YLLÄPIDETTÄVYYS KAUKAALLA...69
KUVA 29:JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖFREKVENSSEJÄ KAUKAALLA...69
KUVA 30:JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖ ERI TYÖTEHTÄVIIN...70
KUVA 31:JÄRJESTELMIEN KÄYTÖN VAIKUTUS TYÖTEHTÄVIEN HOITOON...71
KUVA 32:LISÄKOULUTUKSEN TARVE KÄYTETTYIHIN JÄRJESTELMIIN...72
TAULUKOT:
TAULUKKO 1:ERI TOIMIALOJEN TUOTTEITA SEKÄ TUOTANTOKAPASITEETTEJA...5
TAULUKKO 2:KAUKAAN TEHTAIDEN TUOTANTOKAPASITEETIT. ...7
TAULUKKO 3:ESIMERKKI METATIEDOISTA KÄYTETTÄESSÄ 5W1H RAKENNETTA...17
TAULUKKO 4:CASE-ESIMERKEISSÄ KÄSITELTÄVIÄ DOKUMENTTIMÄÄRIÄ...33
LIITTEET:
Liite I Kyselytutkimus
Liite II Kyselytutkimuksen tulokset
Liite III Kyselytutkimuksen vastausten koottuja tekstejä
1 JOHDANTO
1.1 TYÖN TAUSTA
Viimeisen kuluneen parin vuoden aikana UPM-Kymmene Oyj Kaukaan tehtaalla on havaittu useaan otteeseen käytetyn teknisen tiedon osalta selkeitä päällekkäisyyksiä ja ristiriitaisuuksia. Tehdyn havainnon johdosta haluttiin saada kartoitettua, miten mahdolliset päällekkäisyydet vaikuttavat teknisten toimintojen päivittäiseen työtehtävien hoitamiseen ja onko niistä mahdollisesti myös epäsuorasti haittaa tuotannolle. Samalla syntyi tarve kartoittaa käytössä olevat teknisen tiedon tietovarastot sekä teknisten dokumenttien hallinnan nykytila ja sen mahdolliset lähitulevaisuuden tarpeet.
1.2 TAVOITTEET JA RAJAUKSET
Työn tavoitteena oli saada aikaiseksi kokonaiskuva tällä hetkellä käytössä olevista järjestelmistä, niihin liittyvistä tietovarastoista sekä teknisten toimintojen käyttämistä teknisistä dokumenteista. Lisäksi haluttiin selvittää kuinka hyvin käytännössä teknistä tietoa käyttävät henkilöt ovat perillä käytettävistä järjestelmistä ja samalla haluttiin kartoittaa kyseiseen alueeseen liittyvää tietoteknistä osaamista, jotta voitaisiin havaita mahdolliset lisäkoulutus tarpeet.
Työ liittyi teknisten toimintojen kunnossapidon ja suunnittelun käyttämiin järjestelmiin, tietovarastoihin ja dokumentteihin. Työ rajattiin koskemaan kunnossapidon, suunnittelun ja materiaalihallinnon tuottamaa, käsittelemää tai muokkaamaa teknistä tietoa sekä niihin liittyviä järjestelmiä.
1.3 TYÖN RAKENNE
Työ koostuu neljästä eri osiosta, joista ensimmäisessä esitellään yritys, sen eri toimialat ja niiden tuotantokapasiteetit pääpiirteittäin. Toisessa osiossa käydään läpi tietotyyppi teoriaa, dokumenttien hallintaa ja esitellään joitakin CASE - esimerkkejä niihin liittyen. Kolmas osio esittelee Kaukaan teknisen tiedon
hallinnan kehittymistä viimeisen vuosikymmenen aikana ja sen nykytilaa.
Viimeisessä osiossa käydään läpi työhön liittyvän kyselytutkimuksen tulokset.
Lopuksi työssä esitetään johtopäätökset ja toimenpide-ehdotukset saatuihin tuloksiin nojautuen.
2 YRITYSESITTELY
2.1 UPM-KYMMENE OYJ
UPM-Kymmene on maailman suurimpia metsäteollisuusyrityksiä. Yrityksen toi- mialoihin kuuluu painopapereiden, erikoispapereiden ja jalosteiden sekä mekaani- sen metsäteollisuuden tuotteiden valmistus. Yhtiön vuoden 2002 liikevaihto oli 10 475 M€, mikä jakautui yhtiön eri toimialojen kesken kuvan 1 mukaisesti ja eri markkina-alueiden mukaisesti kuvan 2 esittämällä tavalla. (Vuosikertomus 2002, s.60, s.8)
3 577 €
1 381 € 2 449 €
1 541 € 1 489 €
583 €
Aikakauslehtipaperit (32%) Sanomalehtipaperit (13%) Hieno- ja erikoispaperit (22%) Jalostusteollisuus (14%) Puuteollisuus (14%) Muu toimiala (5%)
Kuva 1: Liikevaihto toimialoittain 2002.
17 %
13 %
9 %
21 % 8 % 8 %
14 % 5 %
5 % Saksa (17%)
Iso-Britannia (13%) Suomi (9%) Ranska (8%) Muu EU (21%) Muu Eurooppa (8%) Pohjois-Amerikka (14%) Aasia (5%)
Muu maailma (5%)
Kuva 2: Liikevaihto markkina-alueittain 2002.
Henkilöstöä UPM-Kymmenellä oli vuoden 2002 lopussa 35 579 ja sen alueellinen jakauma on esitetty kuvassa 3. (Vuosikertomus 2002, s.8)
56 %
12 % 6 % 6 % 5 % 2 %
10 %
2 % 1 %
Suomi (56%) Saksa (12%) Ranska (6%) Iso-Britannia (6%) Muu EU (5%) Muu Eurooppa (2%) Pohjois-Amerikka (10%) Aasia (2%)
Muu maailma (1%)
Kuva 3: Henkilöstö alueittain 31.12.2002.
2.1.1 Globaali toiminta
UPM-Kymmenen tuotantolaitokset sijaitsevat 17 eri maassa ja yhtiön tuotteita myydään kaikilla maailman markkinoilla. Tärkeimmät markkina-alueet ovat EU- maat ja Pohjois-Amerikka, joiden yhteenlaskettu myynti muodostaa noin 83 % konsernin liikevaihdosta. Tärkeimmillä markkinoilla yhtiö käyttää tuotteidensa myyntiin omaa myyntiverkostoaan ja muilla markkinoilla myynnistä vastaa kat- tava agenttiverkosto. Jalostusteollisuudella on oma maailmanlaajuinen markki- nointi- ja myyntiverkostonsa. Puuteollisuuden tuotteet myydään pääosin Euroopan markkinoille. (Vuosikertomus 2002, s.7)
2.1.2 Tuotevalikoima
UPM-Kymmenen toimialojen sisältämät tuotteet, niiden tuotantokapasiteetit sekä UPM-Kymmenen vuoden 2002 jälkeinen sijoitus kunkin tuotteen osalta on esi- tetty taulukossa 1.
Taulukko 1: Eri toimialojen tuotteita sekä tuotantokapasiteetteja.
2.1.3 Paperi
UPM-Kymmenen paperitehtaat sijaitsevat Suomessa, Saksassa, Isossa-Britanni- assa, Ranskassa, Itävallassa, Yhdysvalloissa, Kanadassa ja Kiinassa. Yhtiön pape- rintuotannon kokonaiskapasiteetti on 11,8 miljoonaa tonnia vuodessa. Valmistet- tavien paperien raaka-ainepohja on monipuolinen ja merkittävä osa tuotannosta perustuu kierrätyskuituun. (Vuosikertomus 2002, s.7)
2.1.4 Jalostusteollisuus
UPM-Kymmenen jalostusteollisuuteen kuuluvat tarralaminaatteja valmistava Raflatac, silikonoituja papereita valmistava Loparex ja teollisuuskääreitä valmis- tava Walki Wisa. Elokuussa 2002 yhtiö sopi Bemis Company Inc:n MACtac –tar- raliiketoiminnan ostosta ja lakkautti pakkauskalvoliiketoimintansa Walki Filmsin.
(Vuosikertomus 2002, s.25-27)
PAPERITEOLLISUUS KAPASITEETTI (1000 t/a)
ASEMA EUROOPASSA
ASEMA MAAILMASSA
Aikakauslehtipaperi 5 465 1 1
Sanomalehtipaperi 2 785 2 5
Hienopaperi 2 620 3 8
Painopaperit yhteensä 1 870
Tarrapaperit 310 1 1
Kirjekuoripaperit 220 1 -
Pakkauspaperit 305 3 -
Jalostusteollisuuden pa-
perit 65 - -
JALOSTUSTEOLLISUUS ASEMA
EUROOPASSA
ASEMA MAAILMASSA
Tarralaminaatit 2 2
Silikonoidut paperit 1 1
Teollisuuskääreet 1 -
PUUTEOLLISUUS KAPASITEETTI (1000 m^3/a)
ASEMA EUROOPASSA
Sahatavara 2400 3
Vaneri 1215 1
2.1.5 Puuteollisuus
Puuteollisuuteen kuuluva sahateollisuus koostuu Suomessa sijaitsevista Yhtyneet Sahat Oy –tehtaista, Sterermühlin sahasta Itävallassa ja ZAO Pestovo Novosta Venäjällä. Vaneriteollisuuden tehtaat Suomessa ovat Schauman Wood Oy, Kalso- Teollisuus Oy ja Mahogany Oy. Ulkomailla vaneria tehdään Ranskassa Schauman Wood S.A.:n tehtailla ja Venäjällä ZAO Chudovo-RWS:n tehtailla. Lisäksi yhti- öllä on puupohjaisten rakennustarvikkeiden kauppaa Suomessa Puukeskus Oy:llä, Irlannissa sekä Iso-Britanniassa Brooks Group Limited:llä ja Tanskassa ANCO Træ A/S:llä. (Vuosikertomus 2002, s.29-30)
2.1.6 Muu toiminta
UPM-Kymmenen on lukuisia muita toimintoja, joista suurimpia ovat metsä- ja energiaosastot Suomessa sekä osakkuusyhtiöt, joista merkittävimmät ovat Metsä- Botnia Oy ja Pohjolan Voima Oy. Nämä turvaavat yhtiölle puun, energian ja sel- lun saantia kilpailukykyiseen hintaan. Yksiköiden myynnistä 70% onkin konser- nin sisäistä. Konsernin tuotteiden huolintaa, varastointia ja vientikuljetuksia hoi- tavista logistiikkayhtiöistä suurimmat ovat Rauma Stevedoring Oy, UPM-Kym- mene Seaways Oy ja Interot Speditions GmbH. New Ventures –yksikkö kehittää uusia tuotteita ja palveluja yhtiön tulevaisuuden liiketoiminnan tukemiseksi. Li- säksi yhtiöllä on kiinteistöyksikkö johon kuuluu Suomessa sijaitsevia liike- ja asuinkiinteistöjä. (Vuosikertomus 2002, s.31)
2.2 KAUKAAN TUOTANTOYKSIKKÖ
Kaukaan tehdasalueen historia ulottuu aina vuoteen 1873, jolloin lankarullatehdas aloitti toimintansa. Vuosien saatossa on tehdas kehittynyt nykyiseen muotoonsa, mikä pitää sisällään paperitehtaan, sellutehtaan, sahan, vaneritehtaan ja kemialli- sen tehtaan. Jokainen tehdas toimii tulosyksikön sisällä omana itsenäisenä yksik- könään. Kaukaan saha ja Kaukaan vaneritehdas kuuluu UPM-Kymmene Puuteol- lisuuden alaisuuteen. Taulukosta 2 nähdään Kaukaan tehtaiden tuotantokapasitee-
tit ja kuvasta 4 Kaukaan tehtaiden henkilöstömäärät. (http://intranet.kaukas.upm- kymmene.com/)
Taulukko 2: Kaukaan tehtaiden tuotantokapasiteetit.
UPM-Kymmene Oyj, Kaukas, Paperitehdas:
MWC, LWC painopapereita 570 000 t/a
Sellutehdas: Valkaistua sellua 720 000 t/a
Kemiallinen tehdas: Raakamäntyöljy, neutroil,
sitosteroli 20 000 t/a
Yhtyneet sahat, Kaukaan saha ja höyläämö: Sa-
hatavaraa 500 000 m^3/a
Schauman Wood, Kaukaan vaneritehdas: Vane-
ria 70 000 m^3/a
0 100 200 300 400 500 600
UPM-Kymmene Metsä UPM-Kymmene Tutkimuskeskus Paikallishallinto Saha Tekniikka ja palvelut Sellutehdas Vaneritehdas Paperitehdas
Kuva 4: Kaukaan tehtaiden henkilöstö.
2.2.1 Kaukaan paperitehdas
Vuonna 1975 perustetulla Kaukaan paperitehtaalla on kaksi paperikonetta, joilla valmistetaan LWC ja MWC papereita sekä syväpaino- että offset–painatukseen.
Paperitehtaan tuotannosta n. 95 % menee vientiin ja suuri osa – n. 58 % – menee Länsi-Eurooppaan kolmelle tärkeimmälle markkina-alueelle: Iso-Britanniaan,
Saksaan ja Ranskaan. Kuvassa 5 on esitetty Kaukaan paperitehtaan toimitukset maittain vuonna 2002. (http://intranet.kaukas.upm-kymmene.com/)
0 20 000 40 000 60 000 80 000 100 000 120 000 140 000
Iso-Britannia SaksaRanska Suomi USA Asia Pacific
EspanjaJapani Alankomaat
Italia
Sveitsi PuolaTanska BelgiaBrasilia Norja Ruotsi Muut
tuhatta tonnia
Kuva 5: Kaukaan paperitehtaan toimitukset maittain 2002.
Paperin raaka-aineesta sellu tulee samalla tehdasalueella sijaitsevalta sellutehtaalta putkiselluna paperitehtaalle ja hioke saadaan omalta hiomolta. Kaukaan paperi- tehdas käyttää tuotantoonsa havusellua. Paperitehtaan 600 työntekijästä on 400 tuotannossa, 100 huoltotehtävissä ja 100 hallinnossa. (UPM-Kymmene Kaukas yleisesitekansio 2002, paperi, tuotanto)
2.2.2 Kaukaan sellutehdas
Sellutehtaalla tuotetaan valkaistua havu- ja koivusellua. Vuoden 2002 selluntuo- tanto oli kaikkiaan 686 421 tonnia, mistä havusellun osuus oli 401 528 t ja koivu- sellun osuus 284 893 t. Kaukaan sellutehtaan toimitukset vuodelta 2002 nähdään kuvissa 6 ja 7. Havusellu menee lähes kokonaan UPM-Kymmenen omaan käyt- töön, kun taas koivusellusta noin 30 % myydään ulos. Sellutehtaalla työskentele- vistä 350 henkilöstä on 250 tuotannossa, 50 huoltotehtävissä ja 50 hallinnossa.
(UPM-Kymmene Kaukas yleisesitekansio 2002, sellu, tuotanto)
Kuva 6: Kaukaan havusellun toimitukset 2002.
Koivusellu 284 893 t
TERVA- SAARI MARKKINA-
SELLU
NORDLAND PAPIER
RAUMA CELL
LOPAREX JÄMSÄN-
KOSKI
Kuva 7: Kaukaan koivusellun toimitukset 2002.
2.2.3 Kemiallinen tehdas
Kaukaan kemiallinen tehdas toimii Kaukaan sellutehtaan yhteydessä ja hallinnol- lisesti sen alaisuudessa. Kemiallisella tehtaalla tuotetaan sitosteroleita, neutroilia ja raakamäntyöljyä. Sitosterolit soveltuvat raaka-aineiksi elintarvike-, kosme- tiikka- ja lääketeollisuuden tarpeisiin, neutroilia käytetään mm. ruosteenestomate- riaaleissa, painomusteiden ainesosina ja erilaisissa pinnoitteissa. Raakamäntyöljy menee hartsi- ja rasvahappotisleiden raaka-aineiksi.
Havusellu 401 528 t
AUGSBURG
JÄMSÄN- KOSKI MARKKINA-
SELLU (n. 1 %)
VOIKKAA KAIPOLA
KAJAANI
KYMI
KAUKAS (n. 31 %) TERVASAARI
STRACEL
RAUMA CELL
LOPAREX RAUMA
2.2.4 Kaukaan saha ja -vaneritehdas
Yhtyneet sahojen Kaukaan saha ja höyläämö sekä Schauman Woodin Kaukaan vaneritehdas käyttää vuosittain n. miljoona kiintokuutiometriä koivu-, kuusi- ja mäntytukkeja raaka-aineinaan mikä on n. 20 % Kaukaan integraatin puuraaka-ai- neesta. Saha ja vaneritehdas työllistää yhteensä lähes 700 henkilöä.
3 GENRE TEORIA
Genren voidaan ajatella olevan eräänlainen kommunikaation malli, prototyyppi.
Suomenkielisenä vastineena sille voidaan käyttää tässä yhteydessä tietotyyppiä.
Se ei ole sidottu mihinkään teknologiaan tai käytettyyn mediaan. Genre konsepti ymmärretään ja sitä käytetään eri abstraktitasolla kuin esimerkiksi dokumenttia tai tietosisältöä. Se tarjoaa ihmislähtöisen näkökulman tietosisällöstä, mikä voidaan käsittää vaikkapa dokumenttina tai minä tahansa muuna tietona tai sisältönä. Tästä johtuen genre teoriaa voidaan soveltaa organisaation kommunikaation tietojen sekä tietovirtojen tutkimiseen välittämättä teknologioista tai käytetyistä medioista.
Genre teoriasta voidaan löytää myös potentiaalia vähentää mahdollisia kielestä ja kommunikaatiosta johtuvia tietokatkoksia. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.20)
3.1 ORGANISAATION KOMMUNIKAATIOON LIITTYVÄT GENRET
Vaikka genre-teoria on monille vieras, olemme kaikki tekemisissä niiden (genre) kanssa päivittäin ja ne ympäröivät jokapäiväistä elämäämme. Useimmat ymmärtävät vaikkapa huolto-ohjekirjan ja tieteellisen julkaisun eron. Genre- teorian näkökulmasta huolto-ohjekirjan käyttäjät – kuten laitosteknikot – ja tieteellisten julkaisujen kirjoittajat – kuten akateemikot – muodostavat erilaisia oman organisaationsa sisäisiä yhteisöjä. Yhteisöjä voidaan kutsua yleisemmin asiantuntijaryhmiksi. Genret ovat kunkin yhteisön sisäisiä säännöstöjä, millä yhteisöt muodostavat ja luokittelevat heidän omia tyyppejä ja muotoja omalle asiantuntijaryhmänsä sisäiselle kommunikaatiolle. Yhteisö voi näin kehittää ja
käyttää ”omaa kieltä” sen enempää sitä edes tiedostamatta. Lyhenteiden käyttö, äänen painot ja sopeutuminen yhteisölle tyypilliseen terminologiaan voi sitoa yh- teisön jäsenet yhteen, vahvistaen heidän luomaansa kommunikaatiota yhteisönä.
Toisaalta erikoistunut kieli ja muut muodostuneet kielelliset ominaisuudet yhtei- sön genreissä voivat luoda muurin ulkopuolisille tahoille. Esimerkiksi tieteelli- sessä julkaisussa voidaan käyttää lyhenteitä ja kapulakieltä, mikä on ainoastaan tietyn – kyseisen alan tutkijoiden täysin ymmärrettävissä. (Honkaranta, Anne.
From genres to content analysis 2003, s.20)
Organisaation sisällä voi olla yksi tai useita asiantuntijaryhmiä tai yhteisöjä, mitkä käyttävät organisaation kommunikaatioon liittyviä genrejä, kuten muistioita, budjetteja tai käyttöohjeita. Kuvassa 8 havainnollistetaan organisaation kommunikaation genrejen rakennetta. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.21)
Organisaation säännöt
Genre - "viestityyppi"
Sisältö:
- sosiaaliset motiivit - teemat ja aiheet
Muoto:
- fyysiset ominaisuudet - kielelliset ominaisuudet
- julkaisukanava Retoriikka Semiotiikka Viestintä Dokumentit
Organisaation sisäinen viestintäyhteisö
Kuva 8: Organisaation kommunikaation genrejen rakenne
Organisaation kommunikaation avaintekijät on kuvattu laatikoissa ja nuolet ku- vaavat vaikutusketjua kuvion eri tekijöiden välillä. Toistuva kommunikaatio ta- pahtuma organisaatiossa voi liittyä työtehtävään tai työhön liittyvään muuhun toimintaan, kuten kokoukseen. Esimerkiksi sihteeri voi ottaa osaa kokoukseen ja
tunnistaa tarpeen tehdä kokouksesta muistio. Kokouksen tunnistaminen ”tyypilli- seksi kommunikaatiotapahtumaksi” ja muistio-genren luominen siitä noudattaa organisaation säännöstöä. Organisaation säännöstö ”soveltaa” asianmukaista genreä ja ”hyväksyy” sille sopivan sisällön ja muodon kyseiseen kom- munikaatiotilanteeseen. Esimerkissä sihteeri voi siis tuottaa muistio dokumentin, tulostaa sen ja jakaa kopion siitä kaikille kokoukseen osallistujille. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.21)
Genrellä sanotaan olevan samankaltaisuuksia muodon ja sisällön suhteen. Sisältö viittaa sosiaalisiin motiiveihin, kuten kommunikaation tarkoitus tai päämäärä.
Esimerkiksi muistion tarkoitus voi olla toimia tallenteena kokouksessa tehdystä päätöksestä. Kuitenkin, genren viestinnällinen tarkoitus ei ole aina helposti tunnistettavissa ja voi tulla ilmi ainoastaan perehdyttäessä tarkemmin kyseessä olevien genrejen luojiin ja käyttäjiin. Genren sisältö rakentuu tietynlaisen sisäisen järjestyksen mukaan. Se voi muodostua aiheista ja aihepiireistä tai loogisesta kokonaisuudesta. Tässä muodollisessa järjestelmässä aihe on kuvattu tietoyksikön nimeksi, sisällöksi genressä. Muoto viittaa genren fyysisiin ja kielellisiin ominaisuuksiin joita voidaan tarkkailla. Ulkoasu, kieliasu (muodollinen kieli, tekninen kieli tai lakitekstin kaltainen kapulakieli) ja käytetty media antaa genrelle muodon. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.22)
Ihmisillä on tapana luottaa heidän olemassa olevaan tietoonsa genreistä (tietotyy- peistä), minkä seurauksena he vievät mukanaan heille itselleen tutut ja heidän käyttämänsä genret silloinkin, kun he menevät esimerkiksi organisaation sisällä toiseen yhteisöön eli vaihtavat vaikkapa osastoa. Aikanaan usein käytetyt genret tulevat tutuksi koko yhteisölle. Hierarkkisia ja muita vuorovaikutussuhteita gen- rejen välillä voidaan tarkkailla ja genre käsitteenä voidaan laajentaa moniin eri suuntiin tutkittaessa muodostuneita viestinnällisiä sisältöjä. Kuva 9 selventää genre-konseptia viestinnällisen sisällön näkökulmasta yhteisössä (esim.
asiantuntijaryhmä). (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.22)
Genre valikoima
Genre järjestelmä
Genre
Genre muuttuja
Aihe
*
*
*
*
*
*
Ala-aihe
Ala-genre
Nimi Kohdeluokan nimi
Yhdistelmä Yleistys Yhtymäkohta
* 0 tai enemmän
Kuva 9: Genre konseptin rakenne
Kuvassa 9 käytetään UML -kielen symboleita kuvaamaan genre-konseptin rakennetta. Tässä kuvataan ainoastaan yksi yhteisö, koska käytössä on ainoastaan yksi ”genre-valikoima”. Genret, joita käytetään toistuvasti, kuten aikataulut ja muistiot, muodostavat ”genre-järjestelmän”. Kuten kuvasta nähdään, voi genre- valikoima sisältää joko useita genre-järjestelmiä tai vaihtoehtoisesti ei ainuttakaan. Genre itsessään voi kuulua suoraan genre-valikoimaan tai epäsuorasti genre-järjestelmän kautta. Genret, joilla on sekä samankaltaisuuksia, että eroavuuksia toisiinsa nähden, ovat genre-muuttujia. Sisällöltään ja aihepiiriltään samankaltainen genre voi olla toisen, laajemman genren ”ala-genre”. Genre voi koostua useista aiheista ja aihe puolestaan voi kuulua usealle genrelle.
(Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.23)
Esimerkkinä genremuuttujista ja -aiheista, voidaan ottaa tutkimus- ja kehitys ryhmä, mikä käyttää kahdenlaisia aikatauluja ja muistioita. Ryhmän käyttämät aikataulut ja muistiot voivat sisältää arkikieltä ja lyhenteitä liittyen kehitettäviin tuotteisiin, ja niiden ulkoasu voi olla rajoitettu pelkästään siitä johtuen, että genre- sisällöt lähetetään suoraan sähköpostiviesteinä eikä esim. sähköpostin liitetiedos-
tona olevana dokumenttina. Aikataulu voi sisältää esimerkiksi otsikoita, kuten
”päivämäärä”, ”aika”, ”paikka” ja ”käsiteltävät asiat”. Muistio voi sisältää samat otsikot ja lisäksi vaikkapa ”päätökset” ja ”ilmoitukset”. Ryhmän täytyy raportoida tuotepäällikölle kuukausittain joten ryhmä käyttää kerran kuukaudessa muunnoksia heidän aikataulu- ja muistiogenreistä. Raporteissa käytetty kieli on virallisempaa ja ne on tehty käyttäen tekstinkäsittelyohjelmaa ja yrityksen doku- menttipohjaa. Aikataulussa ja muistiossa on vaihtoehtoinen otsikko ”tiivistelmä tuotekehityksestä”. Virallisemmista aikatauluista ja muistioista toimitetaan kopiot tuotepäällikölle, jotta hän on tietoinen saavutetuista tuloksista. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.23)
Genre-mallin rakenteen käyttö mahdollistaa koko organisaation tietosisällön – tai oleellisen osan siitä – tutkimisen. Genren ominaisuudet eli sisältö ja muoto, kuten myös genre-säännöstö, ei ainoastaan muodosta vuorovaikutussuhdetta genrejen välityksellä, vaan myös tarjoavat tiedon organisaation genre-sisällöstä tai genre- järjestelmästä. Sisältö ja muoto voidaan myös ottaa metatiedon jaottelun nimiksi.
Organisaation genrejen metatietoa voidaan käyttää seuraavasti:
1. analysoitaessa yksittäisten genrejen tai genre-järjestelmien vuorovaikutus- suhteita ja eroja toisiinsa nähden
2. arvioitaessa onko genre muuttuja vai toisen genren ala-genre 3. laadittaessa genrejen ryhmittelyä liittyen metatiedon arvoihin
Metatieto luokittelua voidaan tarkentaa ja laajentaa riippuen tutkimukselle asete- tuista tavoitteista ja organisaation sisällön metatieto, kuin myös yksittäiset genret- kin voidaan perustellusti koota sisältöanalyysiä varten tai vaikkapa sisällönhallinta järjestelmän kehitystä varten. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.23)
3.2 GENRE TUTKIMUS
Yksittäiset genret vaihtelevat ominaisuuksiltaan eli toisin sanoen kaikki genret eivät seuraa genre-ominaisuuksia ja -sääntöjä kirjaimellisesti. Myös yksityiskoh-
tien määrä joilla genret ja genre-säännöstöt on määritelty, voi vaihdella. Käsitteet kova (hard) ja pehmeä (soft) genre viittaa genrejen ominaisuuksien ja säännöstö- jen laajuuteen ja yksityiskohtien määrään niiden käyttäjien keskuudessa. Jos genre on laajalti tunnistettavissa yhteisössä joka sitä käyttää, sen ominaisuudet on määritelty yksityiskohtaisesti ja sen "käyttö ohjeet" (säännöstöt) ovat selkeät ja yleisesti tiedossa, voidaan sanoa kyseessä olevan kova genre. Jos genre on puoles- taan heikosti havaittavissa, sen ominaisuudet ovat teoreettisia (abstrakteja), se on vain harvojen tunnistettavissa ja sen "käyttö ohjeet" ovat sekavat, voidaan genreä pitää pehmeänä. Genren kovuutta tai pehmeyttä ei voida konkreettisesti mitata - näitä ominaisuuksia voidaan ainoastaan tarkkailla ja perustella genrejä käyttävän yhteisön toimesta. On havaittu, että hyvien organisaation viestinnällisten genrejen ja niiden säännöstöjen täytyy olla riittävän kovia ja etteivät ihmiset välttämättä ota omakseen esimerkiksi sellaista genreä, mikä luodaan vaikkapa järjestelmäsuunnittelijan taholta. Nämä havainnot viittaavat siihen, että genret joiden on suunniteltu toimivan yhdessä tietojärjestelmien kanssa, täytyy myös omata riittävän kovat ominaisuudet ja säännöstöt sopiakseen tarkoitukseensa.
Koska kovuuden yksi määritelmistä on se, miten hyvin käyttäjä sen tunnistaa, tulisi käyttäjien myös osallistua käyttämiensä genrejen suunnitteluun ja määrittelyyn. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.24)
Genre-tutkijat ovat kehottaneet tutkijoita ja ammatinharjoittajia säilyttämään ta- sapainon käyttäjien, heidän genre valikoimansa ja käytetyn median tai ohjelmis- tojen välillä. Tasapainolla tarkoitetaan, että muutos yhdessä osa-alueessa johtaa kohtuuttomaan riippuvuuteen toisista. Jos teknologia tai järjestelmä muuttuu, voi käyttäjä odottaa näkevänsä heille tuttuja genrejä. Esimerkiksi, vaikkakin sähköi- nen sanomalehti kehittyi asteittain eri suuntaan painetusta sanomalehdestä, säh- köisen lehden testikäyttäjät vaativat saada käyttöönsä identtisiä kopioita paperi- muodossa olevasta lehdestä sähköisenä. Uuden järjestelmän käyttäjät eivät otta- neet omakseen tarjottua uudentyyppistä tiedonjakelua, koska kyseisen järjestel- män suunnittelijan luomat genret ja genresäännöstöt eivät olleet tuttuja käyttäjille.
Vaikkakin käyttäjät voivat omaksua uusia teknologioita - kuten sähköpostin - ja valita niistä itselleen parhaiten sopivia genre ominaisuuksia ja sääntöjä, on ilmeistä että käyttäjät haluavat ohjata prosessien kehittymistä itse. Tämä johtunee siitä, että he haluavat olla mieluummin vastuussa, kuin olla johdateltavissa. On
myös mahdollista, etteivät käyttäjät ehkä kykene sopeutumaan koska genret ja niiden säännöstöt eivät ole kyllin yksiselitteisiä heidän ymmärrettäväksi.
Suosituksena tutkijoille ja ammatinharjoittajille on, että kun uusia medioita tai teknologioita kehitetään, tulevat niiden käyttäjät todennäköisesti pitämään helpompana omaksua heille jo tuttuja genrejä. Toisaalta, jos uusien genrejen käyttöönotto on perusteltua ja välttämätöntä, käyttäjät tulisi huolellisesti kouluttaa niiden käyttöön ja muutoksista - kuten perusteluista niiden käyttöönotolle - tulisi neuvotella ja niitä tulisi kehittää yhdessä käyttäjien kanssa. (Honkaranta, Anne.
From genres to content analysis 2003, s.25-26)
Keinoja organisaation genrejen huolelliseen tarkasteluun tarvitaan. Aktiivisimpien ryhmän jäsenten sanotaan tietävän eniten heidän käyttämistään genreistä ja sa- malla kertaa he myös hallitsevat genrevalikoiman nimeämistä ja ryhmittelyä.
Ryhmän erikoisosaajat ovat hyvä tietolähde tutkittaessa sen genrejä, mutta kuiten- kin on todettu, ettei kukaan yksittäinen spesialisti organisaatiossa pysty määritte- lemään koko organisaatiossa käytettyä genre-valikoimaa. Koska genrejä pidetään myös ajan saatossa sosiaalisen kanssakäymisen tuloksena muodostuneina sivu- tuotteina, tarvitaan niiden selville saamiseksi todennäköisesti erilaisia ryh- mätyöskentely menetelmiä. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.26)
Genrejen ominaisuudet ja genre-säännöstöt voivat tarjota organisaatiolle välineet tarkastella ja tutkia genrejä. 5W1H näkökulma genreihin laajentaa myös näkö- kulman genre-säännöstöihin, sisältöön ja muotoon. Sen voidaan ajatella olevan genre-pohjaisen metatiedon runko ja sitä voidaan hyödyntää tutkittaessa organisaation genrejä. 5W1H:n tarkoitus alkujaan oli tutkiskella genre- järjestelmän samankaltaisuuksia ja erilaisuuksia toisiinsa nähden. Sen piirteitä voidaan ottaa käyttöön määriteltäessä genre-järjestelmää tai yksittäistä mielenkiinnon kohteena olevaa genreä ja nimettäessä metatieto luokituksia näille.
5W1H muodostuu genreteorian näkökulmasta seuraavasti:
• Why (miksi) - tunnistettavissa oleva kommunikaation käyttötarkoitus, syy
• What (mitä) - odotettavissa oleva sisältö
• How (kuinka, miten) - käytetty media, käytetty kieli
• Who(m) (kuka, ketä) - kuka kommunikoi ja kenen kanssa
• When (milloin) - aikataulut, määräajat (deadline), kesto
• Where (missä) - fyysinen tai kuvitteellinen paikka kuten yrityksen raken- nus tai sen Internet-sivusto
Esimerkiksi "who":ta (kuka) voidaan käyttää metatieto luokan nimenä. Kun mie- lenkiinnon kohteena olevien genrejen arvot (sisällöt) on kerätty, genrejä voidaan tarkastella ja luokitella niiden tekijöiden perusteella. 5W1H rakennetta voidaan laajentaa määrittelemällä yksityiskohtaisempia ja tarkempia metatieto luokkia.
"How" (kuinka, miten) voidaan laajentaa useisiin metatieto -luokkiin, kuten
"käytetyt teknologiat" ja "käytetyt ohjelmistot". "When" (milloin) luokka voidaan laajentaa kattamaan "toistettavuus/yleisyys" mitattaessa tuotantonopeutta tai verrattaessa genrejen tärkeyttä (kovuutta) toisiinsa nähden.
Taulukko 3: Esimerkki metatiedoista käytettäessä 5W1H rakennetta Organisaation sisäinen yhteisö: R&D ryhmä
Epävirallinen muistio Virallinen muistio Miksi
why
Tallenne tai muistutus tehtävälle varatusta ajasta
Tallenne tehtävästä,
kehitysnäkymät - toteutuneet ja suunnitellut
Kenelle(-tä) From: R&D ryhmä From: R&D ryhmä who(-m) To: R&D ryhmä To: R&D ryhmä ja
tuotekehityspäällikkö Mitä
what
Tyyli: vapaa kieliasu, paljon lyhenteitä
Tyyli: muodollinen kieli, yhtiön dokumenttipohja
Aiheet: Aika, käsitellyt asiat, tiedotteet
Aiheet: Aika, käsitellyt asiat, tiedotteet, tuotekehityksen katsaus
Missä where
R&D osasto R&D osasto sekä tuotekehitys
Milloin when
Viikoittain kokouksen jälkeen Kuukausittain kokouksen jälkeen
Miten how
Sähköpostiviestillä Sähköpostin liitetiedostona tekstidokumentti
Taulukossa 3 on esimerkinomaisesti 5W1H rakenteen käyttö kahden genren -
"epävirallinen muistio" ja "virallinen muistio" - metatiedosta, joita käytetään organisaation tutkimus- ja tuotekehitys-ryhmässä. Kuuden metatieto-luokan arvot on lueteltu genre nimien alle. Esimerkiksi "where" :llä on arvona "R&D osasto"
"epävirallinen muistio" -genrelle. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.26-27)
3.3 "GENRE LENS"
Teoria voidaan käsittää monella tavalla. Tutkija voi olla enemmän tai vähemmän tietoinen teoriasta ja analyyttinen näkökulma, minkä teoria tarjoaa, voi vaihdella.
Tutkija saattaa olla tutustunut joko laajalti tai pintapuolisesti aiempiin tutkimuk- siin ja ottaa sen mukaan huomioon implikaatioita omiin tutkimus tarpeisiinsa.
Vaikkakin analyyttisiä menetelmiä käytetään, jää silti varaa tulkinnalle ja kyseen- alaistamiselle. Seuraavaksi käsitellään käsite "genre lens" (genre ob- jekti/näkökulma), mitä käytetään Anne Honkarannan väitöskirjassa "From genres to content analysis". Se koostuu kolmesta osasta:
1. valitut genre-teorian käsitteet ja niiden välinen vuorovaikutus
2. Honkarannan valinta ja käsitys aiempien tutkimusten implikaatioista ja si- sältöanalyyseistä
3. filosofiset oletukset, mitkä vaikuttavat tekniikoiden valintaan ja käytetty- jen kyselyjen tyyppeihin
"Genre lens" hioutui asteittain sitä mukaa, kun tutkijat saavuttivat paremman ym- märryksen itse genre-teoriaan, aiempien tutkimusten tarjoamiin implikaatioihin ja Honkarannan tarpeeseen yksilöidä sisältöanalyysi tutkimuksensa aikana.
(Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.28)
Rakenteet, mitkä mahdollistavat perustan toiminnalliselle (operatiiviselle) "genre lens":n muodostamiselle tässä yhteydessä, ovat: genre-rakenne, genre-valikoima, genre-järjestelmä, genre, genre-säännöt, genre-muuttuja, ala-genre ja aihe (kuva 9). Genrejen ominaisuuksien, kuten sisältö ja muoto tai 5W1H näkökulman
voidaan katsoa sisältävän potentiaalia määritellä genre-pohjaisia metatieto luokituksia. Niitä voidaan muuntaa sopimaan sekä tutkimuksen että käytännön tarpeisiin. Esimerkkinä 5W1H näkökulmaan "who" (kuka) voidaan sisällyttää käyttäjäryhmiä. Tutkimalla genre-pohjaista metatieto-sisältöä voidaan löytää gen- rejen ja genre-järjestelmän eroavaisuuksia sekä samankaltaisuuksia. Esimerkiksi voidaan tutkia tietyn käyttäjäryhmän tuottamia genrejä tai toistuvassa kommuni- kaatiotilanteessa, kuten kokous, tuotettuja genrejä. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.28)
Aiemmat tutkimukset ovat osoittaneet, että genrejä tulisi tutkia organisaatioiden yhteydessä, käyttäjien tulisi sallia nimetä ja luokitella niitä ja lisäksi heidän pitäisi saada valita käyttämiään genrejä. Koviin ja pehmeisiin genreihin liittyvistä havainnoista todetaan, että jos halutaan implementoida joihinkin järjestelmiin genrejä, tulee niiden olla riittävän kovia. Koska kovuuden ja pehmeyden mittaaminen perustuu genrejä käyttävien ihmisten ymmärrykseen genreistä, tulisi heidän tietämystään niistä pyrkiä lisäämään ja kehittää keinoja niiden tunnistami- seen. Ryhmätyöskentelymenetelmien käyttö voisi varmistaa että yksimielisyys ja ymmärrys määritellyistä genreistä on saatu aikaiseksi keskustelemalla yhteisesti ja tieto niistä on myös saatu kaikkien ulottuville. Genrejen ja niiden sisällön tutkimi- nen on vielä nykyisin melko harvinaista. (Honkaranta, Anne. From genres to content analysis 2003, s.29)
3.4 CASE CSC
Tutkimus on tehty toimintatutkimuksena CSC:lle (Center for Scientific Computing). Sillä oli sekä tutkinnallisia että käytännön päämääriä. Käytännön tavoitteisiin kuului nykyaikaisen sähköisen johtamisen ymmärryksen lisääminen CSC:llä ja valmistella vaatimusmäärittelyjä tulevaisuuden sähköistä dokumentaation hallintaa varten. Tärkein tutkimustavoite oli kehittää genre- perustainen menetelmä vaatimusmäärittelylle ja arvioida sen soveltuvuutta.
(http://www.cc.jyu.fi/~ankarjal/HICSS2000.pdf)
Alkuun tutkijat kehittivät alustavan version genre-perustaiselle vaatimusmäärittelylle. Useita työryhmiä organisoitiin tunnistamaan CSC:llä käytettäviä genrejä. Ryhmätyöskentelyssä käytettiin apuna seinätaulutekniikoita tunnistettaessa käytettäviä ja tuotettavia genrejä. Ryhmätyöskentelytilaisuuden jälkeen jokainen ryhmä täydensi annettuun lomakkeeseen löytämiinsä genreihin liittyvät metatiedot. Metatietoluokat määriteltiin dokumentinhallintajärjestelmän vaatimusten ja yleisesti dokumentinhallinnan kannalta järkeviin kokonaisuuksiin.
Kolmeksi metatiedon pääluokaksi valittiin:
1. käyttäjät, tuottajat ja genrejen käyttötiheys (frequency) 2. käytetyt teknologiat ja ohjelmistot
3. prosessointitarpeet, kuten versionhallinta ja arkistointi
Jokainen edellä mainituista luokista sisälsi myös aliluokkia. Vaatimusmäärittely perustui koottuihin metatietoihin, jotka esimerkiksi osoittivat milloin genrejä tulee päivittää tai julkaista useiden medioiden kautta. Tuloksia arvioitiin haastattelemalla osanottajia, keskustelemalla saaduista tuloksista CSC:n dokumentinhallintaryhmän kanssa ja analysoimalla ryhmätyöskentelytilaisuuk- sissa tehtyjä havaintoja. (http://www.cc.jyu.fi/~ankarjal/HICSS2000.pdf)
TULOKSET
Tutkimuksen aikana määritelty genre-perustainen menetelmä vaatimusmäärittelylle osoittautui menestyksekkääksi. CSC:n dokumenttienhallintaryhmä oli listannut 40 käytettävää dokumenttityyppiä joita CSC tutkimushetkellä käytti. Tutkimuksen aikana tunnistettiin 850 erilaista genreä joten ero oli varsin vaikuttava. Yksi syy suurelle erolle oli se, että genre- perustainen analyysi toi esille pehmeitä (soft) genrejä joita asiantuntijaryhmä ei mieltänyt dokumenteiksi. Esimerkiksi CSC:n asiantuntijat tarjosivat käytöntukea tieteellisen laskennan ohjelmistoille ja vastailivat Internet teknologioihin ja - yhteyksiin liittyviin kysymyksiin. Asiakastukea tarjottiin puhelimitse sekä sähköpostitse useiden asiantuntijoiden toimesta monilta osastoilta. Näihin toimintoihin liittyi useita genrejä, vaikkei useimpia niistä pidettykään dokumentteina eikä niitä ollut luetteloitu annettuun dokumenttilistaan. Pehmeiden
genrejen tunnistaminen toi esiin monia ideoita jatkokehitystä varten, kuten FAQ – palvelun luominen Internetiin. Analyysi paljasti myös genrejen muunnoksia.
Esimerkiksi muistioita oli tehty useita erilaisia sekä virallisia, että epävirallisia – niin sisäiseen, kuin ulkoiseenkin käyttöön. Tutkijat arvioivat, että CSC:ltä löytyy 150 pää-genreä ja loput ovat niiden muunnoksia. Ryhmätyöskentely tilaisuuksissa tunnistettiin myös paikallisia genrejä ja niiden muunnoksia ja ryhmän jäsenet olivat nimenneet ne itse. Lopullisesta raportista jätettiin ulkopuolelle se, että tutkijaryhmän esittäessä alustavan 150 pää-genreä sisältävän listan CSC:lle, CSC:n dokumentinhallintaryhmä hylkäsi sen, perustellen päätöksensä sillä, että he olisivat luokitelleet genret eri tavoin. Tämä tukee jo aiemmin teoriassa todettua väitettä siitä, että ihmiset haluavat säilyttää kontrollin - nimeämisen ja luokittelun - käyttämiensä genrejen suhteen. (http://www.cc.jyu.fi/~ankarjal/HICSS2000.pdf)
Oli ilmeistä, että menetelmässä oli vielä parantamisen varaa. Tutkijat yllättyivät tunnistettujen genrejen suuresta määrästä, mutta pyysivät kuitenkin organisaation ryhmiä määrittelemään kaikille löydetyille 850 genrelle metatiedot.
Asiantuntijaryhmä koki tehtävän hyvin työlääksi ja aikaa vieväksi.
(http://www.cc.jyu.fi/~ankarjal/HICSS2000.pdf)
Tutkimustulokset antavat viitteitä siihen, että genre-hierarkia tulisi määritellä niiden henkilöiden toimesta, ketkä niitä käyttävät ja tämä vaihe tulisi tehdä ennen genre-pohjaisen metatiedon keräämistä. Yhteistyö työryhmissä, tutkijoiden kesken ja CSC:n asiantuntijaryhmien välillä koettiin välttämättömäksi tekijäksi jotta menestyksekkäästi voidaan saavuttaa laaja-alaisia tuloksia. Seinätaulutekniikka toimi kuvaavana työvälineenä yhteisissä keskusteluissa tunnistettaessa ja nimettäessä genrejä. Kaikki osanottajat - jopa sellaiset joilla ei ollut lainkaan aiempaa kokemusta tietojärjestelmien mallintamisesta - sisäistivät tekniikan käytön. (http://www.cc.jyu.fi/~ankarjal/HICSS2000.pdf)
Yksiselitteinen genrevalikoima metatietoarvojen kanssa tarjosi perustan tutkia sosiaalisia ja organisaatiollisia näkökulmia sisällönhallintaan. Tutkimus antaa esimerkin siitä, miten käyttäjät määrittelevät organisaation genrevalikoiman.
Tuloksista voitiin todeta, että useimmat organisaatiossa käytetyt genret ovat pehmeitä eikä niitä välttämättä tunnisteta dokumenteiksi. Lisäksi havaittiin, että
pienissä ryhmissä toteutettuna analyysi tuo esiin paikallisten genrejen muunnoksia. (http://www.cc.jyu.fi/~ankarjal/HICSS2000.pdf)
4 DOKUMENTTIEN HALLINTA
Tämän päivän yritysmaailmassa informaation hallinnalla, kuten esimimerkiksi dokumenttienhallinnalla on keskeinen rooli organisaatiossa. Dokumenttien kautta hallitaan välillisesti investointivaiheen aikana hankittua käyttöomaisuutta.
Paremman dokumenttienhallinnan kautta hallitaan siis paremmin myös käyttöomaisuutta. Lähes kaikissa organisaatioissa niiden tärkein pääomaa on edelleen työntekijät ja heidän tuottamansa tieto. Tiedon säilyttäminen ja jakaminen saattaa osoittautua haasteelliseksi, sillä tuotettu tieto on usein vain ihmisten päässä tai sähköisessä muodossa hajanaisena massana eri tie- tojärjestelmiin tallennettuna. Ongelma muodostuukin helposti kokonaisuuksien hallinnasta eli mistä löytyy tarvittaessa oikeat tiedot. Konetiedon määrä kasvaa maailmassa jatkuvasti ja on jo nyt muuttunut määrältään tähtitieteelliseksi.
4.1 MERKITYS ORGANISAATIOLLE
Yrityksissä hallitaan dokumentteja eri tavoin ja myös hallintajärjestelmän vaikutukset yrityksen toimintaan vaihtelevat. Osa yrityksistä hallitsee esimerkiksi ainoastaan laatudokumentaatiota, osalla hallinnan piirissä on vain Internetissä julkaistava aineisto ja toiset taas hallitsevat ainoastaan teknisiä dokumentteja.
Toisaalta yhä useammassa yrityksessä hallintajärjestelmän piirissä on kaikki dokumentit, mitä yrityksessä tuotetaan tai käsitellään. Dokumenttien hallinta vaihtelee yrityksissä paitsi dokumenttien mukaan, mutta myös hallintajärjestelmän käyttötavan mukaan. Joissain yrityksissä hallintajärjestelmää käytetään dokumenttien arkistointiin jälkikäteen, kun taas toisissa se on päivittäinen työkalu dokumenttien tuottamisessa ja muokkauksessa. Mitä laajempi käyttäjäkunta ja mitä kattavammin dokumentteja hallitaan, sitä suuremmat ovat dokumenttienhallinnan vaikutukset yrityksen toimintaan. Dokumenttienhallinta ei yrityksen kannalta ole pelkästään yksi ohjelmisto muiden joukossa, vaan uusi
toimintatapa ja osa yrityskulttuuria, jonka avulla yrityksen toiminta tehostuu.
(Anttila, Juha. 2001. Dokumenttien hallinta, s.7)
Yrityksen tai muun organisaation kannalta dokumenttien hallinnassa on kysymys oikeastaan vain rahasta. Siis toisaalta kustannussäästöistä, mitä dokumenttien hal- linnalla saadaan aikaan, ja toisaalta dokumenttien parantuneen hallinnan aikaan- saamasta tuottojen kasvusta. Kustannussäästöt syntyvät esimerkiksi dokumenttien etsimiseen käytetyn ajan pienentymisen, vanhan tiedon tehokkaamman hyödyn- tämisen ja virheiden eliminoimisen kautta. Uusia tuottoja saadaan aikaan laadun parantumisen ja työsyklin nopeutumisen kautta, joiden ansiosta yritys pystyy kil- pailemaan markkinoilla paremmin. Toisaalta dokumenttien hallinta itsessään aiheuttaa uusia kustannuksia hallintajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä.
(Anttila, Juha. 2001. Dokumenttien hallinta, s.7)
Henkilöstön vaihtuvuus on osa normaalia yrityselämää joten yrityksen työskente- lytapojen ja järjestelmien pitäisi olla sellaisia, että työntekijän poistuessa yrityksen palveluksesta hänen tekemänsä dokumentit jäävät yrityksen käyttöön. Myös uusi työntekijä pitäisi pystyä perehdyttämään yrityksen toimintatapoihin mahdollisim- man nopeasti. Usein sähköpostiohjelmaa käytetään henkilökohtaisena arkistona, minne tallennetaan suuri määrä tietoa. Sähköpostiohjelma ei kuitenkaan ole yri- tyksen kannalta kovin hyvä arkistointipaikka, sillä tiedot ovat tällöin vain yksittäisen käyttäjän käytettävissä. (Anttila, Juha. 2001. Dokumenttien hallinta, s.8)
Yritysjohdon on usein vaikeaa nähdä huonosti hoidetusta dokumenttien hallin- nasta aiheutuvia päivittäisiä ongelmia ja kustannuksia. Dokumenttien hallinta nähdään helposti vain välttämättömänä pahana, mutta ei seikkana, jolla voidaan lisätä tuottavuutta ja kasvattaa henkilöstön motivaatiota. Asenteet ovat kuitenkin myös yritysjohdossa muuttumassa ja yhä useammalle kunnollisen kannattavuuslaskelman sisältäneelle dokumenttienhallintaprojektille on näytetty vihreää valoa. Harvoin yritysjohto on dokumenttien hallinnassa alulle panevana voimana, mutta sellaisiakin esimerkkejä on. Omalla asenteellaan yritysjohto pystyy olennaisesti vaikuttamaan dokumenttienhallinnan ja siihen liittyvien uusien toimintatapojen käyttöönottoon. Yritysjohdon asenteilla ja sitoutumisella
on olennainen vaikutus hallintajärjestelmän hyväksyntään käyttäjien keskuudessa.
Toisaalta myös oikeantyyppisen koulutuksen antaminen ja sitä kautta hallintajärjestelmän "markkinoiminen" on tärkeää. (Anttila, Juha. 2001.
Dokumenttien hallinta, s.8)
Eri osastojen vastuuhenkilöillä on yleensä tärkeä rooli hallintajärjestelmän käyt- töönotossa. Heidän tehtävänään on määritellä osaston tarpeet ja vaatimukset do- kumenttien hallinnalle ja osallistua itse käyttöönottoprojektiin. Helposti käy niin, että esimerkiksi laatuhenkilöstö ajaa yhtä asiaa, suunnitteluosaston vetäjä toista ja hallinnollisesta aineistosta vastaava kolmatta. Kun puhutaan koko yrityksen katta- vasta dokumenttien hallinnasta, ei kaikkien osapuolten toiveita voi tietysti täysin toteuttaa. Tähän ei varmaan ole edes syytä, vaan hallintajärjestelmän tarkoituk- sena on yhdenmukaistaa yrityksen toimintoja ja luoda yhteinen raami kaikille käyttäjille. Usein on pystytty löytämään hyvä tasapaino yritys- ja osastokohtaisten tarpeiden välille. Osastojen vastuuhenkilöille hallintajärjestelmä on tärkeä työkalu, kun se on saatu kunnolla käyttöön. Projektien seuranta, tiedon jakelu ja työnkulun hallinta parantuvat usein hyvin merkittävästi. (Anttila, Juha. 2001.
Dokumenttien hallinta, s.9)
IT -henkilöstö näkee dokumenttien hallintaan tarkoitetun järjestelmän yleensä hy- vin positiivisena asiana. Keskitetysti hallittavissa oleva järjestelmä helpottaa IT - osaston työkuormaa. Lisäksi se tuo kuria ja järjestystä dokumenttien käsittelyyn ja on sitä kautta IT -henkilöstön mieleen. Se myös helpottaa tietoturvan ja doku- menttien käsittelyyn liittyvien oikeuksien hallintaa sekä dokumenttien käytön seu- rantaa. Vanhentuneiden dokumenttien poistaminen on järjestelmän avulla paljon helpompaa kuin perinteisillä menetelmillä ja siten IT -osaston vastuulla oleva le- vytilojen riittävyys on helpompi hoitaa. Tietysti hallintaohjelmisto on yksi lisä- järjestelmä, jonka ylläpitovastuu lankeaa yleensä IT -henkilöstölle. Dokumenttien hallintajärjestelmän käyttäjät voidaan jakaa kahteen ryhmään: henkilöt, jotka vain hyödyntävät muiden tekemiä dokumentteja ja henkilöt, jotka myös tuottavat dokumentteja. Muiden tekemiä dokumentteja hyödyntävät henkilöt näkevät hallintajärjestelmän yleensä todella hyvänä asiana. He saavat helposti käyttöönsä aina ajantasaista tietoa ja pystyvät siten työskentelemään tehokkaammin. He myös näkevät, missä vaiheessa esimerkiksi tiettyyn projektiin liittyvät dokumentit ovat,
tai saavat halutessaan automaattisesti tiedon dokumentteihin tehdyistä muutoksista. Dokumentteja tuottavien henkilöiden osalta suhtautuminen on kaksijakoista. Yleensä arvostetaan järjestelmää, josta löytää helposti paitsi itsensä, mutta myös muiden tuottamat dokumentit. Järjestelmä antaa käyttäjälleen myös turvallisuuden tunteen, kun tiedetään kovalla työllä tehtyjen dokumenttien pysyvän varmassa tallessa. Toisaalta dokumenttia kuvaavien tietojen (metatieto) syöttäminen koetaan yleensä ylimääräisenä työvaiheena. Hallintajärjestelmältä odotetaan usein lähes täydellistä integraatiota käytettäviin sovellusohjelmiin, jotta erilliset dokumenttien arkistointiin liittyvät työvaiheet jäisivät mahdollisimman vähiin. (Anttila, Juha. 2001. Dokumenttien hallinta, s.9)
Hallintajärjestelmää kohtaan saatetaan myös kokea ennakkoluuloja. Järjestelmän käyttöönotto pitäisikin suunnitella hyvin, jotta muutosvastarinnalta vältyttäisiin.
Käyttäjät voivat kokea heidän työtään seurattavan järjestelmän avulla. Toisaalta jotkut henkilöt saattavat kokea oman tarpeellisuutensa uhatuksi, jos hallintajär- jestelmän avulla kuka tahansa käyttäjä pystyy löytämään haluamansa dokumentin.
Järjestelmää käytettäessä pelätään illuusion oman työpanoksen korvaamattomuu- desta särkyvän. Hyvin toteutettuna hallintajärjestelmä parantaa organisaation tiedonkulkua, ja esimerkiksi työryhmien saavuttamat hyödyt ovat usein paljon suurempia kuin mitä yksittäinen käyttäjä näkee. Etenkin jos työryhmä toimii hajautettuna, on hallintajärjestelmä sille korvaamaton apuväline. (Anttila, Juha.
2001. Dokumenttien hallinta, s.9)
4.2 HAJAUTETTU ORGANISAATIO
Nykyisin useat yritykset toimivat hajautetussa ympäristössä. Perinteisesti hajau- tettu organisaatio tarkoittaa yritystä, jolla on useita toimipisteitä yhdessä tai use- ammassa maassa. Toisaalta yhdenkin toimipaikan yrityksen työntekijät työsken- televät usein asiakkaiden ja muiden kumppaneiden luona. Myös etätyön tekemi- nen esimerkiksi kotoa iltaisin on kasvanut. Merkittävin alue on kuitenkin eri yri- tysten välisestä kommunikaatiosta muodostuva virtuaalinen organisaatio. Käytän- nössä tämä tarkoittaa asiakkaiden ja toimittajien välistä yhteistyötä tai alihankki- jan ja päämiehen välistä toimintaa. Kaikille näille organisaatioille yhteistä on
tarve hallita informaatiota mahdollisimman joustavasti, ajasta ja paikasta riippu- matta. (Anttila, Juha. 2001. Dokumenttien hallinta, s.127)
Internetillä on keskeinen rooli informaation hallinnassa hajautetussa organisaati- ossa. Mm. Internet-sähköposti on hyvin yleinen tapa jakaa informaatiota, mutta tiedon hallintaan ja passiiviseen jakeluun se ei sovellu. Internet tarjoaa kuitenkin monia mahdollisuuksia informaation ja tässä yhteydessä erityisesti dokumenttien jakeluun ja hallintaan. Internetin alkuajoista lähtien FTP –palvelimia on käytetty tietovarastoina ja tiedostojen jakelupaikkoina. FTP –palvelimeen kirjaudutaan aina jollain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätunnukselle annettujen oikeuksien mukaan käyttäjä näkee palvelimelta tietyt tiedostot sekä hakemistot ja samaten hänelle voidaan antaa myös oikeus kirjoittaa tiettyihin hakemistoihin.
Hakemistorakenteessa voi liikkua, ja halutut tiedostot voi sitten kopioida palvelimelta omaan työasemaan tai päinvastoin. FTP –palvelimen käyttö vastaa siis hyvin pitkälle tavallisen lähiverkossa olevan tiedostopalvelimen käyttämistä mutta FTP –palvelin ei yksinään pysty täyttämään dokumenttienhallinnalle asetettuja vaatimuksia vaan on enemmänkin taustatekniikka ja hyvä apuväline.
(Anttila, Juha. 2001. Dokumenttien hallinta, s.128)
Käyttäjälle näkyvin osa Internetiä on WWW –sivut. Lähes jokaisella yrityksellä on omat sivunsa yrityksen tuotteiden ja palveluiden esittelyyn sekä yrityksen sisäiset, vain omalle henkilöstölle aukeavat Intranet-sivustot. Internet- ja Intranet- sivustojen merkitys informaation passiivisessa jakelussa on viime vuosina kasvanut räjähdysmäisesti. Ongelmaksi WWW –sivujen käytössä on muodostunut tiedon suuri määrä ja sen hajanaisuus. Tavallisilla WWW –sivuilla oleva tieto on yleensä kokonaan luokittelematonta, kun taas dokumenttienhallinnan sisältämä tieto on monipuolisesti luokiteltua. WWW –palvelin ei itsessään tarjoa välineitä dokumenttienhallintaan, vaan dokumentit on linkitettävä WWW –sivuille joko manuaalisesti tai jonkin tietokantaohjelman avulla automaattisesti. Pelkkä dokumenttien julkaisu on yksinkertaista toteuttaa, mutta hallintaominaisuuksien lisääminen on monimutkaisempaa. Dokumenttien tuottaminen ja niiden julkaisu WWW-sivuilla jää helposti toisistaan irrallisiksi prosesseiksi, ja siten WWW –sivujen sisältämien dokumenttien ajan tasalla pitäminen on vaikeaa. Tavallisen WWW –palvelimen yhteyteen voidaan liittää
