Valtiovarainministeriö (VM) on asiantuntijaorganisaatio, jossa ajantasainen, oi-kea-aikainen ja laadukas tieto ja informaatio on välttämätön pohja valmistelulle ja päätöksenteolle. Toimiva tiedonhallinta helpottaa asiantuntijoiden valmistelutyötä ja aikaa jää enemmän analyysille ja ajattelulle. Tietopalveluja on kehitetty määrä-tietoisesti vuodesta 1989. Asiakkaita ovat oman ja muiden ministeriöiden henki-löstö. (Tietopalvelu lehti 4/2003, s.10)
Tietovirrat kulkevat OECD:stä, Maailmanpankista, muista kansainvälisistä jär-jestöistä ja yhteisöistä sekä EU:n toimielimistä jatkuvana virtana. Vuonna 2002 tietopalvelussa etsittiin ministeriöstä asiantuntija 40 000 asiakirjan
jatkovalmiste-luun. Vuoden 2003 lopulla käyttöönotetun valtioneuvoston yhteisen EU -asian-hallintajärjestelmän, Eutorin, odotetaan helpottavan jakelutyötä ja säästävän aikaa järjestelmän avulla tehtävälle sisällönhallinnalle. Tietopalvelun tehtäväksi jää edelleen ohjata asiakirjat oikeille vastaanottajille yhdistämällä koodistoissa asia-sanoja ja henkilö nimiä. VM:n tietopalvelu on kouluttanut yli sata valmistelijaa ja heidän avustajaansa järjestelmän käyttäjiksi kevään ja kesän 2003 aikana. Ensim-mäinen Ecofin -neuvosto, jonka asiakirjat valmisteltiin Eutorilla, oli syyskuussa 2003. (Tietopalvelu lehti 4/2003, s.10)
Hallinnon tietopalvelujen keskeinen ja säädöksilläkin ohjattu tehtävä on kehittää asiakirjahallintoa ja ylläpitää asiakirjarekistereitä. On huolehdittava siitä, että asiakirjat kirjataan ja käsittelyaikoja seurataan. Kansalaiset voivat seurata ministeriöiden hankkeita valtioneuvoston hankerekisterin avulla (www.hare.vn.fi). Hankerekisterin tietosisältöä ylläpitävät ministeriöiden tietopalvelut. Siellä on ajantasainen tieto käynnissä olevasta säädösvalmistelusta ja kehittämishankkeista sekä pysyvistä toimielimistä. VM:n sisällä ajankohtainen haaste on nivoa yhteen hallintodiaari ja dokumentinhallintajärjestelmä.
(Tietopalvelu lehti 4/2003, s.10)
Ministeriön lainvalmistelu, talouspolitiikan valmistelu ja kehittämistehtävät edel-lyttävät jatkuvaa tutkimustiedon seurantaa. Tietopalvelun tärkeänä osana on mi-nisteriön jatkuvasti uudistuva kirjasto, jossa paitsi tehdään tiedonhakuja ja välite-tään ja hankitaan tietoaineistoja, seulotaan myös tietotulvasta sähköisiä lähteitä ja järjestetään niitä saataville VM:n intranetin, Sentin kautta. Uusimpina tuotteina ovat kansainvälisten analyysipalvelujen raportit. Senttiä uudistetaan parhaillaan tietopalveluvetoisen hankkeen voimin. Tietopalvelu on vastuussa uuden strategian toimeenpanosta ministeriön yhteisen tietohallinnon ja tietopalvelujen osalta.
Tietostrategian päämäärien saavuttamisessa suurimpia haasteita on miten palveluja, järjestelmiä ja tietotoimintoja tulisi kehittää, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukisivat uuden tiedon muodostumista edistävää vuorovaikutusta ja avointa keskusteluilmapiiriä ministeriössä sekä helpottaisivat osaamisen jakamista. (Tietopalvelu lehti 4/2003, s.10)
Toinen haaste on informaatiotulva. Miten tiedonhankinnan menetelmiä ja osaa-mista saadaan parannettua niin, että massoista saadaan karsittua turhaa informaa-tiota? Tämä edellyttää ministeriön henkilöstöltä paitsi informaatiolukutaitoa myös tiedon tallennuksen ja haun osaamista. Suunnitteilla on koulutusohjelma, jolla kaikkiin yksiköihin koulutetaan ainakin yksi tietoassistentin taidot hallitseva hen-kilö asiantuntijoiden tueksi tiedonhallintaan. Tietopalvelun tavoitteena on myös parantaa verkkopalvelujen personointi- ja profilointi ominaisuuksia. (Tietopalvelu lehti 4/2003, s.10)
Tietopalvelu on mukana ministeriön yhteisiä toimintaprosesseja tukevien tieto-järjestelmien kehittämisessä. Tähän liittyy yhteistyö valtioneuvoston yhteisten tietovarantojen ja -järjestelmien kehittämisessä. Tietoprosessien sujuvuutta ja joustavuutta pyritään lisäämään mm. vähentämällä järjestelmäkirjavuutta, yhte-näistämällä tietorakenteita ja yhteisiä käytäntöjä. Jatkuvasti muuttuvassa toiminta- ja tietoympäristössä suunnistaminen vaatii organisaatiolta yhteistä näkemystä tietotoimintojen kehittämisen suunnasta. Tätä näkemystä on etsitty laadittaessa VM:lle tietostrategiaa. Strategia on valmistunut keväällä 2003. Se on saatavissa osoitteesta www.vm.fi/julkaisuja/asiakirjat. (Tietopalvelu lehti 4/2003, s.10)
Tietostrategian laatiminen alkoi tiedon hyödyntämisen esteiden ja käyttöön liitty-vien vaikeuksien kartoittamisella. Esille nousivat mm. informaatiotulva, liian mo-net erilaiset tietojärjestelmät, tiedonhallinnan osaamisen ja työnjaon epäselvyydet.
Myös toimintatavan avoimuudessa osaamisen jakamisen ja tiedonkulun kannalta arveltiin vielä olevan parantamisen mahdollisuuksia. Ministeriön tavoitteiden saavuttaminen perustuu tietoon ja osaamiseen. Tieto ja informaatio ovat paitsi toiminnan raaka-aine myös tulos ja niiden merkitys vaikuttamisvälineistössä on jatkuvasti kasvanut. Tietopääoma, aineeton pääoma ja tietoresurssit ovat käsitteitä, jotka ovat esillä tietojohtamisesta käytävistä keskusteluissa.
Informaatio-ohjauksesta puhutaan myös ohjausvälineenä. Näin keskeinen resurssi haluttiin tietostrategian avulla sisällyttää kokonaisvaltaisten kehittämislinjausten piiriin. Vuosien varrella ministeriössä on otettu käyttöön atk-työkaluja ja opeteltu käyttämään niitä, kehitetty tietojärjestelmiä, hankittu tietolähteitä, kouluttauduttu tiedonhakuun ja pystytetty verkkoja viestintää varten sekä rakennettu infrastruktuuri teknisten ratkaisujen toteuttamista varten. Tällä tavalla on saatu
aikaan keskeiset tietovarannot ja perusvälineistö, jonka tuloksellinen hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä on jatkuvasti suuri haaste. (Tietopalvelu lehti 4/2003, s.11)
Tietostrategian kannalta keskeinen kysymys oli: miten pitää toimia, että valmis-telun ja päätöksenteon tietopohja on kunnossa? Miten tietoprosessit saadaan toi-mimaan siten, että ne helpottavat ja tukevat valmistelua ja päätöksentekoa sekä nostavat niiden laatua? Strategiassa linjataan kehittämisen periaatteita ja esitetään keskeisiä keinoja neljästä näkökulmasta.
1. Millainen toimintatapa tarvitaan ja mitä keinoja on käytettävissä, että uu-den tiedon luominen ja osaamisen jakaminen ministeriössä on mahdollista, helppoa ja luontevaa?
2. Millaisia palveluja, välineitä ja työmenetelmiä tarvitaan sujuvaan ja help-poon tiedonhankintaan? Millaista osaamista ja työnjakoa tarvitaan että mi-nisteriön sisäinen tiedonhallinta on tehokasta ja mihin suuntaan tietojär-jestelmiä kehitetään, että tietojensiirrolle järjestelmien välillä ei ole es-teitä?
3. Miten tuotetun tiedon käytettävyys ja sovellettavuus varmistetaan?
4. Mitä voidaan tehdä, että avoin ja oikea-aikainen tiedon jakaminen ymmärretään tärkeäksi osaksi valmistelua ja päätöksentekoa?
Keinoja mietittäessä mielessä pidettiin tavoitetta: Valmistelun ja päätöksenteon laadun parantamiseksi pyritään kaikkien tietotoimintojen kehittämisessä siihen, että asiantuntijatyössä jää enemmän aikaa ajattelulle, uudentiedon muodostami-selle ja tiedon soveltamimuodostami-selle.
Työvälineet ja tukipalvelut - tarkoituksenmukaiset ja aikaa säästävät
perustyövälineet - verkostojen ylläpitoa ja projektityötä
tukevat tiedon hallinnan ja kommunikoinnin välineet - laadukkaat, helposti saavutettavat ja
tietoturvalliset tieto- ja tietotekniikan palvelut
ovat suunniteltuja ja tehokkaita Avoin ja vastuullinen tiedon jakaminen
ministeriössä ja valtioneuvostossa, samoin kuin tiedon välittäminen sidosryhmille ja
kansalaisille on osa valmistelua ja päätöksentekoa Tiedon jakaminen ja välittäminen
Uuden tiedon muodostuminen Tiedon hankinta ja hallinta
Tiedon hyödyntäminen
Kuva 10: Valtiovarainministeriön tietostrategian tavoitetila
Oheisessa tietostrategian tavoitetilaa esittelevässä kuvassa 10 näkyvät tieto-strategian vastaukset kysymykseen miten pitää toimia, jotta päästäisiin strategi-assa asetettuun tavoitetilaan. Tietostrategiasta löytyvät ne keskeiset keinot, joilla tavoitteisiin pyritään. Strategian mukaan linjaukset on huomioitava paitsi ministeriön yhteisiä tieto- ja tietotekniikkapalvelu järjestelmiä kehitettäessä, myös toimintatavoissa. Osaamistavoitteet koskevat puolestaan kaikkia ministeriöläisiä.
(Tietopalvelu lehti 4/2003, s.11)