Tilastoista ja niiden tulkinnasta
Sinikka Luokkanen
Tilastoitavien tietojen määritys, niiden rajaus ja tulkinta ovat kirjastojen tilas- tointityön ja tilastojen luotettavuuden kannalta ydinasioita. Näitä tekijöitä jou- dutaan punnitsemaan tilastoinnin perusteita rakennettaessa, mutta myös tilas- tointityössä sekä tilastoitavan kohteen muuttuessa. Kirjoituksessa pohditaan tieteellisten kirjastojen nykyisten kirjastotilastojen tuottamisen ongelmakohtia ja kehittämistarpeita. Yhteistilastojen kehittämiseen kaivataan tiiviimmin myös kirjastojen panosta mukaan.
T
ieteellisten kirjastojen toimintaa ja voimavaroja kuvaavilla tilastoilla on pitkät perinteet Suomes- sa. 1990-luvulla tilaston kokoamisvastuu siirtyi Helsingin yliopiston kirjastolle, nykyiselle Kan- salliskirjastolle. Suurin osa tilastoitavista asiois- ta on kansainvälisen ISO 2789 standardin mu- kaisia tietoja.Ensimmäinen kansainvälinen ISO standardi, ISO 2789 International library statistics, vahvis- tettiin vuonna 1974. Standardin sivumäärä oli 4.
Se kumottiin vuonna 1991, jolloin vahvistettiin 9-sivuinen ISO 2789:1991 standardi. Nykyinen voimassaoleva 52-sivuinen versio on vahvistettu vuonna 2003. Suomi on ollut mukana kehittä- missä standardeja.
Kansallista työskentelyä ja työryhmiä on ku- vannut mm. Maarit Olander Tietolinjassa ilmes- tyneessä artikkelissaan (Olander, 2000). Samassa Tietolinjan numerossa ovat myös Tuulikki Nur- misen, Marja Anttosen ja Ritva Hännisen artik- kelit, joissa he kuvaavat edustamiensa kirjasto- jen ja ao. sektoreiden tilastointiin liittyviä odo- tuksia ja ongelmia.
On samalla kertaa lohdullista ja turhauttavaa huomata, että nykyisiä ongelmia standardin mu- kaisessa tilastoinnissa on ollut jo sen käyttöön-
ottovaiheessa – lohdullista, kun ei ole yksin ja turhauttavaa, kun mikään ei ole vuosien saatos- sa muuttunut.
Tilastoinnin ongelmiin on vaikea löytää yksin- kertaista kuvausta, koska kaikki näyttävät liitty- vän toisiinsa. Yhtäältä on tulkintaeroja siinä, mi- tä halutaan kuvata/mitata ja toisaalta mitä yksit- täiset määrittelyt tarkoittavat.
Mitä tilastoilla kuvataan?
Eräs tärkeistä peruskysymyksistä on, tilastoidaan- ko kirjaston toimintaa vai organisaation ”kirjas- totoimintaa”? Jos tilastoidaan kirjaston toimin- taa, niin yksi tyypillisimmistä ongelmista on, et- tä standardissa ei ole mukana kaikkia niitä tehtä- väkokonaisuuksia, joita kirjastossa nykyisin teh- dään. Nurminen luettelee esimerkkeinä julkaisu- toiminnan, verkkopalveluiden tuottamisen, mik- rotukineuvonnan, elektronisen julkaisutoimin- nan ja kehysorganisaation julkaisujen vaihdon ja myynnin (Nurminen, 2000). Viimeisinä vuo- si uusien tehtäväkokonaisuuksien kirjo lienee vain laajentunut.
Tilastoitaessa organisaation kirjastotoimintaa mukaan tilastointiin pitäisi ottaa myös muu kuin kirjaston hankkima ja/tai rahoittama tietoaineis-
to kokonaisuudessaan. Osa kirjastoista ei missään tapauksessa halua tätä monistakin syistä. Kaksi tärkeintä syytä lienee tietojen keräämisen työlä- ys ja haluttomuus ottaa mukaan aineistoja, jot- ka on hankittu vain hyvin rajoitetun henkilös- tön käyttöön.
Toisaalta on organisaatioita, jossa on linjat- tu, että kirjaston tietohuollon mukaisiin tehtä- viin kuuluu myös rajattuun käyttöön tarvitta- van aiheiston hankinta ja kokoelmanhoito laajas- ti ymmärrettynä, vaikka asianomaisten aineisto- jen hankintaa ei maksettaisikaan kirjastolle osoi- tetuista toimintamäärärahoista.
Nykyisen tieteellisten kirjastojen tilastotieto- kannan valmiiksi lasketuista 24 tunnusluvus- ta erilainen tulkinta oheisesta kysymyksestä vai- kuttaa suoraan ainakin neljään tunnuslukuun kokoelmien koon, kartunnan ja hankintakulu- jen kautta. Molemmat näkökannat ovat mieles- täni perusteltuja ja siten oikeutettuja. Tulkinta- erot johtavat vääjäämättä siihen, että kun perus- tilastotiedot eivät ole vertailukelpoisia, niin mit- kään niiden perusteella lasketut tunnusluvut ei- vät ole luotettavia.
Mitä tilastoidaan?
Nykyiseen KITT-tilastoon kysytään yli kolme sataa yksittäistä tietoa. Suurin osa kysymyksistä koskee kokoelmia. Kokoelmatiedot jaotellaan yk- sityiskohtaisesti. Onko jaottelu jo niin yksityis- kohtainen, että alan ulkopuolisen henkilön on vaikea nähdä metsä puilta?
Saapuvissa kausijulkaisuissa tilastoidaan sekä tilausten että nimekkeiden määrää. Yhteistilas- to-ohjeen mukaan kohtaan ilmoitetaan kaikki- en saapuvat kausijulkaisut määrä (Yhteistilasto- ohje, 2003). Jos kirjasto tilaa yhtä nimekettä kol- mena kappaleena, niin tilausten määrä on kolme, mutta nimekkeiden yksi.
Vuoden 2004 tilastoissa yliopistokirjastoilla on kausijulkaisunimekkeitä enemmän kuin tilauk- sia. Kun ”tilausten määrän” tulisi kuvata kaikki saapuvia kausijulkaisuja – kukin nimeke vähin- tään kertaalleen laskettuna, niin on vaikea ym-
märtää mistä johtuu, että tilauksia on vähemmän kuin nimekkeitä. Jos ”tilausten määrä” ymmär- retään koskevan vain ostettavia tilauksia, niin sil- loin tilastosta ei mistään saada saapuvien kausi- julkaisujen kokonaismäärää.
Kokoelmaosuudessa on myös luettelointi, jos- sa KITTissä eritellään myös uutuusluettelointi, johon ohjeen mukaisesti tilastoidaan julkaisut, jotka on julkaistu enintään kolme vuotta sitten.
Näin määriteltynä tilaston uutuusluettelointi ku- vaa, kuinka paljon luetteloidusta kartunnasta on ilmestynyt viimeisen kolmen vuoden. Määritte- ly on ollut aikana, jolloin tehtiin paljon takau- tuvaa luettelointia, ihan käyttökelpoinen. Mut- ta onko se vielä relevantti ja jos on, niin olisiko parempi puhua uutuushankinnasta kuin uutuus- luetteloinnista?
Edellä kuvaamani saapuvien nimekkeiden ti- lastointiin liittyvän epäselvyyden kanssa saman- kaltainen tilanne ymmärtääkseni on tiloissa. Yh- teistilasto-ohjeen mukaan tiloihin neliömetreinä ilmoitetaan kirjaston käytössä olevat hyötyne- liömetrit ja kohtaan kirjastorakennuksen koko- naispinta-ala vähintäänkin edellä mainitut hyö- tyneliömetri. Tässä kohdassa kun tavoitteena on saada tilastoihin mukaan myös aulat, portaikot ja muut yleiset tilat, joita hyötyneliöihin ei las- keta. Vuoden 2004 tilastoissa sekä ammattikor- keakoulu- että yliopistokirjastojen yhteissummis- sa hyötyneliömäärät ovat kuitenkin suuremmat kuin kokonaisneliömäärät.
Mikä on kehysorganisaatio?
Tänään Suomessa on useita kirjastoja, jotka pal- velevat useampaa organisaatiota. Marja Anttonen kuvasi hyvin ammattikorkeakoulusektorin tilan- netta, missä useat ammattikorkeakoulun kirjas- tot palvelevat samalla myös toisen asteen opetus- ta (Anttonen, 2000).
Toiminta voi pohjautua joko samaan ylläpito- organisaatioon tai palvelusopimuksiin. Molem- missa tapauksissa ainakin kohdeväestön kokoa, oman organisaation opiskelija ja henkilökunta- määrä käyttävät tunnusluvut ovat vinoutuneita,
jos toista palveltavaa kokonaisuutta ei huomioi- da. Talouslukujen osalta tilanne on vielä moni- ulotteisempi. Kuitenkin standardi mielestäni yk- siselitteisesti toteaa, että vain äärimmäisissä tapa- uksissa (”in extreme cases”) useampaa kuin yh- tä organisaatiota palvelevien kirjastojen pitää ja- kaa toimintansa ja tilastoida ne erikseen. (ISO 2789:2003, 3.1.5 Library, Note 2).
Voimassaoleva yhteistilasto-ohjeen mukaan
”Jos kirjastolla on useampia kuin yksi tehtävä (esim. yleinen kirjasto ja ammattikorkeakou- lukirjasto tai ammattikorkeakoulukirjasto ja toisen asteen kirjasto) ilmoitetaan tiedot sii- nä ryhmässä, jota kirjasto pääasiallisesti pal- velee sekä kehysorganisaation tiedot, lainaus- aste, talouden ja henkilökunnan osalta tämän toiminnan osuutena.”
Mitä ohjeessa tarkoitetaan lainausasteella? Kun tilastossa kysytään kirjaston kokonaislainalukuja eikä asiakasryhmittäisiä lainauslukuja, niin yksit- täisenä syötettävänä tietona lainausaste jää epä- selväksi.
Toisaalta, kun kirjasto on avoin ja palvelee myös muita kuin tilastoinnin kehysorganisaatio- ta, niin eikö ”toisen tehtävän” osuus tulisi tilas- toida kokonaisuudessaan myös talous- ja henki- löstöosuuksissa vähintään maksullisen palvelun osuuksissa? Jos palvelu perustuu palvelusopimuk- siin, tilanne lienee kiistaton. Jos sitten vain saman ylläpito-organisaation tapauksissa toisen palvel- tavan organisaation tiedot jäävät kokonaan tilas- toinnin ulkopuolelle, niin tilastot antaisivat to- della virheellisen kuvan tilanteesta.
Oma tulkinta standardista on toinen. Kun kir- jastolla on pääasiallinen tehtävä, niin tiedot il- moitetaan siinä ryhmässä ilman, että kirjaston toiminaan kuvaavia lukuja jaettaisiin ensi- ja tois- sijaisten tehtävien perusteella. Vaikka tilastoitaes- sa jaettaisiin nykyisen ohjeen mukaisesti talous- ja henkilöstöluvut ”ryhmän / toiminnan osuuteen”, niin edelleen vinoutuneiksi tunnusluvuiksi jäisi- vät mm. kohdeväestöön suhteutetut kokoelmia,
kartuntaa ja tiloja kuvaavat luvut. Kun tilastoi- taviin asioihin on talouspuolelle lisätty mm. yh- teisprojektien osuudet, niin on mielestäni entistä selvempää, että toissijaisen organisaation osuudet on tilastoitava jossakin kohdassa. Yksimielisyys olisi hyvä löytää siitä, että missä ja miten.
Suomessa on jo usean organisaation yhteisiä kirjastoja ja suunnitteilla lienee liuta lisää. Yh- teiskirjastojen kohdalla kehysorganisaation omi- en opiskelijoiden ja henkilökunnan määrien se- kä taloustietojen osalta voidaan joutua sopimaan eri tilastoivien yksiköiden kesken toimintatavois- ta, jotta samoja henkilöitä ja euroja ei tilastoitaisi useampaan kertaan.
Kansallisten tilastojen kerääminen
Standardin liitteessä C ohjaa kansallisten ja mui- den yhteenlaskuun perustuvien koottujen tilas- tojen tuottamista. Standardin mukaan puuttu- vat osuudet on arvioitava (”grossing up”) sen an- tamien laskentakaavojen mukaisesti. Standardin mukaan julkistetussa tilastossa pitää ilmoittaa se, jos yhteenlasketussa tilastossa on käytetty las- kennallista täydentämistä sekä mitä laskentata- paa on käytetty. Yksittäisen organisaation tieto- jen täydentämisestä liitteen C laskentakaavoilla ei siis ole kyse.Ainakaan perustamisvaiheessa KITTin raken- netta ei tehty sellaiseksi, että puuttuvien tietojen täydentäminen kansallisen tason tilastoissa olisi tehty standardin vaatimusten mukaisesti. Tiedos- sani ei ole, kuinka täydennys tehdään, jos/kun si- tä KITTissä tehdään.
AMKOTA, KITT ja KOTA
AMKOTA tilasto on talouden osalta suorastaan niukka. Ammattikorkeakoulujen taloutta kuva- taan vain opiskelijakohtaisella yksikköhinnalla.
KOTA tilastoissa yliopistojen budjettirahoitus jaotellaan palkkoihin, tilakustannuksiin, raken- nusinvestointeihin ja muihin kuluihin. Budjetti- rahoituksen lisäksi tarkastellaan ulkopuolista ra- hoitusta, joka jaotellaan seitsemään alaryhmään.
Kustannukset KOTA tilastoi tulosalueittain: kou-
lutus, tutkimus ja taiteellinen toiminta sekä yh- teiskunnalliset palvelut.
KITTin taloustiedot ovat erittäin yksityiskoh- taiset. Mitä yksityiskohtaisemmin kysytään, sitä suurempi on virheiden todennäköisyys sekä tul- kintojen että puhtaiden syöttövirheiden osalta.
AMKOTA ja KOTA tilastot tiivistävät organi- saatioiden toiminnan kuvausta muutamiin kes- keisiin tilastoihin. Niiden perusteella ulkopuo- lisenkin on mahdollista saada hyvä yleiskuva ti- lanteesta. KITT sitä vastoin kuvaa yksityiskoh- taisia asioita.
Kirjasto- ja tietopalvelualan ammattilaisella- kin on paikka paikoin vaikeuksia ymmärtää, mi- tä tilastoilla kuvataan. Kuinka alan ulkopuolinen päättäjä/vaikuttaja näkeekään KITTin satoine ti- lastokohtineen? Tulisiko päättäjille selkeämpi ku- va tieteellisestä kirjastotoiminnasta Suomessa, jos keskeisimmät KITTin tilasto- ja/tai tunnusluvut koostettaisiin paljon suppeammaksi tilastoyh- teenvedoksi. Koko KITT olisi toki alan käytös- sä julkisesti verkossa, mutta sitä ei markkinoitai- si alan ulkopuolisille käyttäjille.
Yhteistilastojen kehittämiseen yhteistä pohjaa 2000-luvun alussa nykyistä tietokantapohjasta KITT tehtäessä Kansalliskirjasto nimesi hank- keelle ohjausryhmän ja projektiryhmän, jossa osallistujasektorit olivat edustettuina. Viime ai- koina KITTiin on tehty muutoksia, josta ymmär- tääkseni ei ole neuvoteltu kaikkien tilastoinnissa mukana olleiden tahojen kanssa. Yhteistilaston luoneen mukaista olisi sopia asioista yhteisesti, joten olisiko aiheellista Kansalliskirjaston perus- taa pysyvä KITT-ohjausryhmä?
Yhteistilaston yhteydessä on käytetty slogania
”KITT on kirjaston peili”. Peilinkin, antaakseen värittymätöntä ja vinoutumaton kuvaan maail- masta, täytyy olla laadultaan hyvä ja ominaisväril-
tään neutraali tasopeili. Muutoin vika ei ole aina katsojassa, vaikka kuva ei miellyttäisikään.&
Lähteet:
Ammattikorkeakoulut 2004: Taulukoita AMKOTA tieto- kannasta (2005) Viitattu 30.9.2006 http://www.minedu.
fi/export/sites/default/OPM/Julkaisut/2005/liitteet/opm_
312_opm23.pdf?lang=fi
Anttonen, Marja (2000) Ammattikorkeakoulukirjastojen tilastoinnin näkökulmia ja ongelmia, Tietolinja 4/99 Vii- tattu 30.9.2006 http://www.lib.helsinki.fi/tietolinja/0499/
tietolinja0499.pdf
ISO 2798:2003 Information and documentation - Interna- tional library statistics
Nurminen, Tuulikki (2000) Kuvaavatko tilastot riittävän relevantisti kirjastojen tilannetta?, Tietolinja 4/99 Viitattu 30.9.2006 http://www.lib.helsinki.fi/tietolinja/0499/tieto- linja0499.pdf
Olander, Maarit (2000) Kirjastotilasto uudistuvat, Tietolin- ja 4/99 Viitattu 30.9.2006 http://www.lib.helsinki.fi/tieto- linja/0499/tietolinja0499.pdf
Tieteellisten kirjastojen tilastotietokanta. Viitattu 30.9.2006 http://yhteistilasto.lib.helsinki.fi/
Yhteistilasto-ohje 2003. Tulostettu 30.9.2006. Saatavana Yhteistilastoon kirjautumisen jälkeen Yhteistilaston ajan- kohtaista –sivulta.
Yliopistotilastot 2004: Taulukoita KOTA-tietokannasta (2005) Viitattu 30.9.2006 http://www.minedu.fi/export/
sites/default/OPM/Julkaisut/2005/liitteet/opm_309_
opm26.pdf?lang=fi
Tietoa kirjoittajista:
Luokkanen, Sinikka, tietopalvelupäällikkö Hämeen ammattikorkeakoulu
email. sinikka.luokkanen@hamk.fi
