Vuokralaisedustuksen prosessi

Edellä kuvattiin vuokralaisedustuksen yksittäisiä palveluja, kun taas tässä alaluvussa keskitytään kuvaamaan palvelua prosessina, jolloin vuokralainen pitää konsultin muka­

na uudelleensijoittumisprosessin alusta saakka. Vuokralaisedustuksessa prosessi voi­

daan jakaa selviin ja toisiaan loogisesti seuraaviin päävaiheisiin, jotka sisältävät erinäi­

sen määrän niihin sisältyviä tehtäviä (Kuva 11). (TenRep Ry 2011; Tucson Tenant Representation 2012; Hörlin 2011; Morris 2000):

I. Esitiedot, asiakkaan tarpeiden määrittelyjä markkinoiden kuvaaminen II. Sopivan tarjonnan selvittäminen, tarjouspyynnöt, vertailu ja karsinta III. Vuokrasopimusneuvottelut

IV. Muuttoproj ektin j ohtaminen

V. Projektin palaute ja asiakassuhteen seuranta

4-6 vk 6-10 vk 4-6 vk 2-6 vk

• Kohteiden vertailu ja karsiminen

Kuva 11 Vuokralaisedustuksen prosessi (TenRep Ry 2011; Tucson Tenant Representation 2012;

Hörlin 2011; Morris 2000).

Vuokralaisedustuksen ensimmäisessä vaiheessa konsultti perehtyy vuokralaisen liike­

toimintaan, yrityskulttuuriin, preferensseihin ja yrityksen toimintatapoihin. Perusteelli­

nen kartoitus ja syvällinen ymmärrys yrityksen toiminnasta luovat konsultille pohjan vuokralaisen tilatarpeiden ymmärtämiselle. Alkuvaiheessa selvitetään myös vuokralai­

sen toimitilojen ja siihen liittyvän vuokrasopimuksen nykytila. Nykytilan analyysissa voidaan käydä läpi nykyiseen vuokrasopimukseen liittyvät olennaiset ehdot ja vuokra­

sopimuksen edullisuus vuokralaiselle. Toisaalta nykytilanteen analyysissa selvitetään, kuinka hyvin käytössä olevat toimitilat sopivat vuokralaiselle, mikä nykyisissä toimiti­

loissa on ollut hyvää ja mitä ongelmia toimitiloissa on mahdollisesti ollut. Nykytilan analyysissa voidaan myös tarvittaessa selvittää, minkälaisia ehtoja nykyisen vuokraso­

pimuksen päättämiseen liittyy. (Morris 2000)

Tavallisesti projektin toisessa vaiheessa määritellään vuokralaisen tilatarpeet, joihin sisältyvät toimitilan koko ja laatu, sijaintipreferenssit, budjetti sekä toimitilan tyyppi.

Myös laajemman kiinteistöstrategian laadinta tai päivitys on tässä vaiheessa mahdollis­

ta. (Morris 2000) Tarpeiden määrittelyn ja strategian laadinnan jälkeen konsultti muo­

dostaa käsityksensä siitä, onko vuokralaisen paras vaihtoehto mahdollisuuksien puitteis­

sa jatkaa nykyistä sopimusta vai sijoittautua uudelleen. Periaatteessa jääminen

nykyi-seen tilaan voi olla myös rinnakkainen vaihtoehto uudelleensijoittumiselle. Mikäli tilaan kohdistuvat ja strategiset tarpeet täyttyvät niin hyvin nykyisessä tilassa, että toisiin tiloi­

hin siirtymistä ei kannata edes nostaa vaihtoehtolistalle, siirrytään prosessissa suoraan neuvotteluvaiheeseen ja sen valmisteluun. Neuvottelujen valmisteluun voi kuulua esi­

merkiksi vuokrasopimuksen ehtojen ja vuokratasojen päivittäminen. Uuden vuokraso­

pimuksen allekirjoittamisen jälkeen konsultin ja vuokralaisen suhde voi jatkua esimer­

kiksi sopimushallinnan parissa. (Buda 1999)

Tilatarpeen lisäksi projektin alkuvaiheessa laaditaan vuokrausstrategia, jonka yhteydes­

sä määritellään vuokra-aika, vuokralaisen valmius sitoutumiseen, mahdolliset sopi- musoptiot, vuokratasot ja indeksointiehdot, haluttu laatutaso sekä sopimusriskin jaka­

minen esimerkiksi pääomavuokrien ja kokonaisvuokrien muodossa. Vaiheen tarkoituk­

sena on asettaa selkeät strategiset tavoitteet vuokrasopimusneuvotteluille sekä pohtia alustavasti uuden vuokrasopimuksen ehtoja. Vuokrausstrategia voi olla osa isompaa strategista suunnitelmaa, joka johdetaan yritysstrategiasta ja yrityskulttuurista. (Morris 2000)

Edellä kuvattujen alkuvaiheiden kanssa osin päällekkäin konsultti kuvaa tarpeen mu­

kaan yleistä markkinatilannetta sekä toimitilamarkkinoiden tilaa. Markkinakatsauksen laajuus riippuu luonnollisesti hyvin pitkälle asiakkaasta, sillä esimerkiksi kotimaiset yritykset tarvitsevat markkinoiden tilasta paljon vähemmän tietoa kuin ulkomaiset yri­

tykset. Yleisiä markkinakatsauksia on myös yleisesti saatavilla, joten tämän vaiheen lisäarvo tulee erityisesti markkinadatan tulkitsemisesta. Esimerkiksi vajaakäyttöasteiden osalta on konsultin tehtävä arvioida, mihin suuntaan trendi on kehittymässä, ja mitä se vuokralaisen uudelleensijoittumispäätöksen kannalta tarkoittaa. Vuokratasojen osalta puolestaan on konsultin tehtävä selittää, mitä vuokriin sisältyy ja miten niitä kannattaa vertailla. (Morris 2000)

Markkinatilanteen asettamien rajojen sekä vuokralaisen tarpeiden puitteissa konsultti voi aloittaa sopivien toimitilojen etsinnän. Vuokralaisen tarpeet sanelevat ehdot, minkä­

laisilta alueilta tilaa ruvetaan etsimään, minkä kokoista tilaa haetaan sekä minkälaiset muut ominaisuudet etsittävässä tilassa ovat tärkeitä. Tässä vaiheessa vaihtoehtoja voi olla vielä paljon, ja niiden tarkoituksena voi hyvin olla tarkan markkinasegmentin vuok­

ratasojen ja sopimuskäytäntöjen selvittäminen. Kutakin kohdetta on tarkasti arvioitava vuokralaisen erityistoiveiden näkökulmasta, ja on myös varmistettava, että kaikki kri­

teerit saadaan täytettyä. Pitkää vaihtoehtoisten tilojen listaa kutsutaan alalla long list - termillä, ja sitä ruvetaan määrätietoisesti karsimaan joko vuokralaisen päätöksellä tai omistajien alustavien tarjousten perusteella, jolloin saadaan aikaiseksi niin kutsuttu short list, jossa on enää muutamia parhaiten vuokralaisen tarpeet täyttäviä vaihtoehtoja.

(Morris 2000)

Kun listalla on jäljellä enää muutama potentiaalisin vaihtoehto, ruvetaan niitä analysoi­

maan ja vertailemaan yksityiskohtaisesti niin sopivuuden kuin kustannustenkin näkö­

kulmasta. Vuokralaisen päätöksen perusteella parhaiden tilojen osalta suoritetaan koh- dekatselmukset yhdessä vuokralaisen kanssa sekä laaditaan tarkennetut tarjouspyynnöt.

Näistä tiloista voidaan aloittaa vuokrasopimusneuvottelut, joiden perusteella listaa voi­

daan edelleen karsia. On myös mahdollista, että vuokrasopimusneuvottelut aloitetaan tositarkoituksella vain parhaimman vaihtoehdon osalta, ja muut vaihtoehdot jätetään neuvotteluvaiheeseen vain kilpailutilanteen varmistamiseksi. Vuokrasopimusneuvotte- luvaiheessa vuokralaisorganisaation omat tai ulkopuolinen asianajaja katsoo vuokraso­

pimuksen läpi, jolloin konsultin on hyvä informoida asianajajaa paikallisista sopimus­

käytännöistä, vuokran edullisuudesta ja muista ehdoista väärinkäsitysten välttämiseksi.

Tässä vaiheessa myös tarkistetaan kaupalliset ja laadulliset ehdot suhteessa aiemmin laadittuun vuokrausstrategiaan. On tyypillistä, että konsultti asettaa kohteita parem- muusjäijestykseen esimerkiksi jonkin työkalun avulla, ja antaa lopullisen suosituksensa vuokrasopimusneuvottelujen edistymisen aikana. (Morris 2000)

Sopimusneuvotteluiden jälkeen alkaa varsinainen muuttoprojektin johtaminen, jolloin vastuu voi siirtyä vuokralaisedustuksen konsultilta esimerkiksi projektijohtoon erikois­

tuneelle yritykselle. Prosessin sujumisen ja väärinymmärrysten välttämisen kannalta on kuitenkin tärkeää, ettei konsultti lopeta yhteydenpitoa vuokralaisen ja vuokranantajan kanssa. Varsinaisen muuton jälkeen konsultti kerää palautteen asiakkaaltaan sekä arvioi yhdessä asiakkaan kanssa, miten onnistunut projekti oli. Vuokralaisen ja konsultin yh­

teistyö voi jatkua esimerkiksi vuokrasopimusten hallinnan muodossa, ja lisäksi konsultti voi pitää yhteyttä asiakkaaseen ja seurata vuokralaisen tarpeita, joiden muuttuminen voi käynnistää prosessin uudestaan. (Morris 2000)

Varsinaisen prosessin taustalla suoritetaan myös jatkuvia tehtäviä, esimerkiksi viikkora- portointia tai vuokralaisen työntekijöiden tiedottamista. Prosessi voi myös keskeytyä vaiheiden välillä. On esimerkiksi mahdollista, että tarpeista ja toimitilamarkkinoiden tilasta johtuen paras vaihtoehto on jäädä nykyiseen tilaan, jolloin konsultti osallistuu vain vuokrasopimusneuvotteluihin. Toisaalta uudelleensijoittuminen voi neuvotteluvai­

heessa jäädä kesken neuvottelujen kariutumisen takia. Vuokralaisen tarpeet voivat myös muuttua prosessin missä vaiheessa tahansa, jolloin projekti voidaan keskeyttää, lykätä tai aloittaa alusta tarpeiden määrittelyllä.