Ulkomainen lkm 69%
Kotimainen lkm 31%
Kuva 13 Vuokralaisedustuksen toimeksiantajien tausta vuonna 2010
Kansainvälisyyden lisäksi kaikissa paitsi yhdessä konsulttihaastattelussa mainittiin tär
keäksi tekijäksi yrityksen suuri koko. Tyypillisesti vuokralaisedustuspalveluita käyttä
vät suuret yritykset, mutta se, mikä kunkin haastateltavan mielestä oli suuri yritys, vaih- teli paljon. Suureksi yritykseksi mainittiin esimerkiksi yhdessä haastattelussa yli 20 henkeä työllistävä yritys ja toisessa haastattelussa yli 50 henkeä työllistävä yritys. Erään haastateltavan mielestä suurella yrityksellä puolestaan tarkoitetaan yritystä, jolla on toimintaa monella mantereella, ja yksittäisen toimipisteen koko ei niinkään ole merki
tyksellinen asia. Myös Buda (1999) ja Greenhalgh (2008) päätyivät artikkeleissaan tu
lokseen, että pienet organisaatiot eivät tyypillisesti käytä konsulttia, koska kiinteistön strategista merkitystä ei ymmärretä organisaatiossa kunnolla ja prosessit ollaan totuttu hoitamaan itsenäisesti.
Vain yhdessä haastattelussa otettiin luonnehdinnasta puhuttaessa tyypillinen toimitilan koko esille. Haastateltava mainitsi tilakoon mediaanin olevan noin tuhat neliötä, mutta korosti, että hajonta on hyvin suurta tilakokojen suhteen. Vain yksi haastateltava mainit
si lisäksi, että asiakaskunta on tyypillisesti toimistokäyttäjiä. Tästä kaikki konsultit oli
sivat luultavasti yhtä mieltä, sillä markkinoiden kuvaavaa numeerista aineistoa käsitte
levässä luvussa 7.1, käy ilmi, että kaikista vuokralaisedustuksen toimeksiannoista 96 % koskee toimistoja.
Yrityksen luonteesta ei saatu kovin yhtenäistä kuvausta, ja yhdessä haastattelussa nos
tettiin esille, että vuokralaisedustuspalveluita käyttävien yritysten luonteesta ei voi tehdä yleistyksiä. Kahdessa haastattelussa luonteen osalta nostettiin esille toiminnan suhdan
neherkkyys. Molempien haastateltavien mielestä olennaisesti vuokralaisedustuspalve- luita käyttäviä yrityksiä leimaa se, että yrityksen sisällä tapahtuu koko ajan jotain, kas
vua tai kutistumista. Lisäksi yhdessä haastattelussa mainittiin, että keskitetty kiinteistö- johto on hyvin tyypillistä, ainakin haastateltavan edustaman yrityksen asiakkaiden kes
kuudessa. Eräässä haastattelussa nostettiin esille, että monesti vuokralaisedustusta ky
syvät asiakkaat ovat itse konsultointia tarjoavia yrityksiä tai yrityksiä, joissa ulkoistami
nen ja ydinliiketoimintaan keskittyminen ovat olennainen osa yrityskulttuuria.
6.3 Vuokralaisten palvelutilanteet ja-tarpeet
6.3.1 Konsulttien näkemys vuokralaisten palvelutarpeista
Konsulteilla oli kautta linjain yhtenäinen näkemys siitä, että vuokralaisedustuspalvelun palvelutarpeissa on kysymys siitä, että vuokralaiset heräävät jonkinlaiseen toimitiloihin
sa liittyvään ongelmaan, ja saattavat sen jälkeen olla yhteydessä konsulttiin -erityisesti tilanteissa, joita kuvaillaan tarkemmin seuraavassa alaluvussa.
Edellä kuvatussa tilanteessa on konsultin tehtävä myydä erilaiset vuokralaisedustuksen palvelukokonaisuudet asiakkaalle. Kaksi konsulttia huomautti, että yleensä vuokralaiset eivät osaa itse nimetä, minkälaisia palveluita he tarvitsevat, eikä heillä myöskään ole tietoa, minkälaisia palveluita ylipäätään uudelleensijoittumisprosessiin on saatavilla.
Vuokralaishaastattelut ovat täysin linjassa konsulttien huomion kanssa. Palvelusta kuul- leessaan seitsemän kahdestatoista prosessin ilman vuokralaisedustusta hoitaneesta orga
nisaatiosta käyttäisi seuraavalla kerralla konsulttia tilanetsintään ja vaihtoehtojen arvot
tamiseen, mikä osoittaa palvelun tarpeellisuuden. Toisaalta myös prosessin ongelmien suhteen ehdottomasti eniten mainintoja saivat sopivien tilojen löytäminen ja vaihtoehto
jen vähäisyys. Yritykset siis selkeästi tunnistavat palvelutarpeen, mutta eivät vielä osaa kanavoida sitä konsulteille.
Kaksi konsulttia oli sitä mieltä, että asiakas saattaa etsiä esimerkiksi uutta tilaa toimiti- lavälityksen kautta, minkä jälkeen ajatus vuokralaisedustuksesta myydään asiakkaalle.
Kun asiakas saadaan vakuuttuneeksi perusanalyysin tarpeesta, voidaan lisäpalveluita yrittää myydä. Eräs haastateltava tiivisti asian niin, että oikeastaan palvelutarpeessa on ennemmin kysymys siitä, osaako asiakas ylipäätään hakeutua konsultin luokse. Kun tämä oleellinen kynnys on ylitetty, on palveluita suhteelliseen helppoa myydä asiakkaal
le.
Kaksi konsulttia totesi haastatteluissa, että asiakkaat yleensä kysyvät klassista vuokra- laisedustuspalvelua, johon kuuluvat tilan etsintä ja avustaminen vuokrasopimusneuvot
teluissa. Tämän jälkeen myydään mahdollisia lisäpalveluita, ja asiakkaat ovat niistä kiinnostuneita, kun palveluiden sisältöjä hyödyt selitetään heille.
6.3.2 Asiantuntija-avun etsimisen laukaisevat tekijät
Konsulttipuolen haastattelussa pohdittiin yleisiä uudelleensijoittumisprosessin liikkeelle sysääviä tilanteita, joissa vuokralaiset kääntyvät vuokralaisedustuspalveluita tarjoavan konsultin puoleen. Kaikissa haastatteluissa nousi selvästi esille, että vuokralaispuolella ei ennakoida uudelleensijoittumisen tarvetta, vaan tarve nousee syystä tai toisesta esille hyvin myöhään. Näissä tapauksissa vuokralaiset yleensä kääntyvät asiantuntijan puo
leen, koska projektilla on jo niin kiire, ettei sitä syystä tai toisesta ehditä tai pystytä itse hoitamaan. Eräs haastateltava nosti esille esimerkin, jossa erään asiakasyrityksen toimi
tiloista vastaavan henkilön kanssa oli käyty keskusteluja toimitilan sopivuudesta ja uu- delleensijoittumisprosessin käynnistämisen tarpeellisuudesta. Kyseinen henkilö oli jää
mässä yrityksestä pois ja pyysi konsulttia jatkamaan keskusteluja toimitusjohtajan kans
sa. Toimitusjohtaja oli kuitenkin vahvasti sitä mieltä, että uusille tiloille ei ole minkään
laista tarvetta, koska asiaa on sopimuksellisesta näkökulmasta pohdittava vasta muuta
man vuoden päästä.
Konsultit nostivatkin suurimmiksi sysääviksi tekijöiksi sen, että vuokrasopimus on lop
pumaisillaan tai että projekti on muuten siinä vaiheessa, että on jo todella kova kiire tila-asioiden kanssa. Kaikissa haastatteluissa mainittiin jompikumpi edellä mainituista tekijöistä. Haastateltavien mukaan tyypillisesti yritykset ”heräävät” uudelleensijoittumi- selle vasta, kun on enää alle puoli vuotta tai muutama kuukausi vuokrasopimuksen lop
pumiseen. Kahdessa haastattelussa mainittiin lisäksi, että kiire saattaa johtua muustakin syystä kuin tilaan liittyvän sopimuksen loppumisesta. Molemmat mainitsivat, että asia
kas on jo saattanut tehdä liiketoimintaa koskevan muutoksen, mutta muutoksen vaiku
tukset tilatarpeisiin on unohdettu käsitellä.
Lisäksi viidessä haastattelussa mainittiin uudelleensijoittumisprosessin tyypillisiksi käynnistäjiksi organisaatiomuutokset. Organisaatiomuutoksista mainittiin esimerkkeinä toimitusjohtajan vaihtuminen, yrityskaupat, liiketoiminnan supistamiset sekä fuusiot.
Kasvu- ja supistamistarpeet mainittiin lisäksi yhdessä haastattelussa, mutta ne voidaan luokitella osaksi organisaatiomuutoksia.
6.3.3 Vuokralaisten palvelutarpeet
Vuokralaisten palvelutarpeita kartoitettiin organisaatioiden haastatteluissa esiin nosta
mien prosessin ongelmien ja haasteiden kautta. Haastatteluissa selvästi eniten mainittiin hankaluudet tilojen etsimisessä sekä vaihtoehtojen kartoittamisessa, ja lopuksi vaihtoeh
tojen arvottamisessa. Yhteensä nämä asiakokonaisuudet saivat 8 mainintaa yhteensä 19:ssa haastattelussa. Tämä palvelutarve on hyvin tiedostettu vuokralaisten keskuudes
sa, ja seitsemän organisaatiota mainitsikin seuraavassa projektissa käyttävänsä ulkopuo
lista konsulttia tilavaihtoehtojen kartoittamiseen.
Haastatteluista kävi myös ilmi, että hyvin moni yritys oli päätynyt sellaiseen tilavaih
toehtoon, joka ensimmäisenä ylitti asetetut vaatimukset. Moni haastateltava mainitsi, että jälkeenpäin ajateltuna vaihtoehtojen arvottamiseen ja lisävaihtoehtojen kartoittami
seen olisi pitänyt käyttää enemmän aikaa, mutta omat resurssit eivät sitä mahdollista
neet. Myllynen (2011, s. 65) päätyi diplomityössään hyvin samankaltaiseen tulokseen (katso lisää luku 2.4), ja hallinnollisessa päätöksentekoteoriassa tätä kutsutaan tyytyväi- syysketjuksi. Vuokralaista edustavalla konsultilla voidaan siis nähdä olevan selkeä rooli vaihtoehtojen rationaalisessa ja numeerisessa vertailussa, jonka tuloksena vuokralaiselle löydetään optimaalinen tila. Tämä palvelutarve on kuitenkin heikosti tunnistettu vuokra- laisorganisaatioiden keskuudessa, sillä vain neljässä haastattelussa haastateltava nosti itse asian esille.
Avuntarvetta vuokrasopimusneuvotteluissa ei mainittu yhdessäkään haastattelussa, mikä on hyvin yllättävää. Sen sijaan vuokralaisen etua edustavan konsultin tuomassa mahdol
lisessa lisäarvossa asia mainittiin, mutta suoranaisesti organisaatiot eivät kokeneet tällä saralla kohdanneensa ongelmia. Sen sijaan muutamassa haastattelussa nostettiin esille se, miten helpoksi ja mukavaksi vuokranantajat olivat prosessin, myös sopimusneuvot
telut tehneet, mikä puolestaan osoittaa sen, että vuokralaisorganisaatiot eivät aina vält
tämättä ymmärrä neuvotteluvaran olemassaoloa vuokrasopimusten ehtoihin liittyen.
Muutamassa haastattelussa nousi myös esille, että alkuvaiheessa ei osattu ottaa huomi
oon kaikkia kriteereitä, jotka tilan tulisi täyttää, vaan jotkin kriteerit tulivat esille vasta, kun muutamissa tiloissa oltiin vierailtu ja prosessi oli jo edennyt pidemmälle. Suurim
massa osassa haastatteluja kuitenkin koettiin, että kriteerit eivät olleet muuttuneet lain
kaan, mikä on hieman yllättävää, ja organisaation oma mielipide voidaankin kyseen
alaistaa. Muutosjohtamisessa ja henkilöstöön liittyvissä asioissa ongelmia tai parantami
sen varaa oli kohdannut 5 yritystä, ja aikataulun ja/tai budjetin kanssa 6 yritystä. Lisäksi kahdessa ilman vuokralaisedustuskonsulttia toteuttaneen organisaation haastattelussa todettiin, että avaimet käteen -palvelupakettia ja projektin yleistä koordinointia kohtaan olisi ollut prosessissa tarvetta. Eräs haastateltava totesi etsineensä sellaista palvelua,
"jossa kahvikin tippuu valmiina, kun henkilöstö menee uuteen toimistoon ensimmäistä kertaa".
Vuokralaisten palvelutarpeen syvällisemmäksi ymmärtämiseksi tässä diplomityössä analysoitiin myös tienkäyttäjien preferenssit -hankkeessa (myöhemmin: preferenssi- tutkimus) kerättyä aineistoa. Preferenssi-tutkimuksen päätavoite oli selvittää vuokralais
ten tiloihin liittyviä preferenssejä. Tiloihin liittyvien ominaisuuksien lisäksi tienkäyttä
jiltä kuitenkin kysyttiin muutaman kysymyksen verran myös uudelleensijoittumiseen liittyvistä palvelutarpeista. Palvelutarpeet ryhmiteltiin kahdeksaan luokkaan: muutoksen läpivienti henkilöstön kanssa, muuton käytännön asioiden järjestely, vuokrasopimus- neuvottelut, sopimusjuridiikan ja sopimuskäytäntöjen ymmärtäminen, vaihtoehtojen arvottaminen ja valinta, tarjolla olevien tilavaihtoehtojen kartoittaminen, työympäristön tarvittavien toiminnallisuuksien määrittäminen ja tarvittavien tilojen määrän ja ominai
suuksien määrittely.
Kyselyyn vastanneet yritysten edustajat arvioivat palvelutarpeena jokaisen luokan kohdalla valitsemalla neljän vastausvaihtoehdon väliltä. Yritykset kertoivat joko käyttä
neensä kyseistä palvelua, tai tarpeen palvelulle olevan olemassa, vaikka palvelua ei vie
lä ollut käytetty. Kolmantena vastausvaihtoehtona oli, että kyseiselle palvelulle ei ole tarvetta. Yrityksillä oli myös mahdollisuus vastata, etteivät osaa arvioida palvelun tar
vetta. Aineistoa analysoidessa kaksi ensimmäistä vaihtoehtoa on laskettu puoltamaan kyseisen palvelun kysyntää.