Lainsäädännössä on määriteltynä laajalti lastensuojelun dokumentointivelvoitteita. Näitä velvoitteita määritellään henkilötietolaissa, julkisuuslaissa, hallintolaissa, lastensuojelulaissa ja sosiaalihuolto-laissa. Lapsen osallisuutta huomioivia kirjaamisvelvoitteita ovat lastensuojelulaissa 33§ Yleinen kir-jaamisvelvoite, 30§, Asiakassuunnitelma, sekä 26,3§ merkintä asiakkuuden alkamisesta. Sosiaali-huoltolain mukaan lapsen mielipiteen selvittämisen tapa ja pääasiallinen sisältö on kirjattava lasta koskeviin asiakasasiakirjoihin (Sosiaalihuoltolaki 1301/2014, 32§, 1). Laki sosiaalihuollon asia-kasasiakirjoista (254/2015) korostaa yhdenmukaisia menettelytapoja käsiteltäessä sosiaalihuollon asiakasta koskevia tietoja ja siten edistää sosiaalihuollon dokumentointiin liittyvien tehtävien asian-mukaista hoitamista. Samassa laissa säädetään tarkemmin asiakastietojen kirjaamisesta ja siihen liit-tyvistä velvoitteista sosiaalihuollossa, jotka alkavat siitä hetkestä kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. (Laki sosiaalihuollon asiakas-kirjoista, 254/2015 2 luku, 4§-6§.)
Lastensuojelutyössä on velvollisuus kirjata tehty asiakastyö, suunnitelmat, yhteenvedot, päätökset, niiden perusteet, jne. Dokumentoinnin tarkoituksena onkin tehdä asiakkaiden mielipiteet näkyviksi, mutta dokumentointi toimii työntekijöille myös arviointien, suunnitelmien ja päätösten tukena. (Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 20.3.2015/254) Dokumentointi on tietojen säilyttämistä, mutta dokumentoinnin avulla edistetään myös asiakkaiden ja sosiaalityöntekijöiden oikeusturvaa ja par-haimmillaan lujitetaan luottamuksellisen asiakassuhteen syntymistä (Räty 2010, 249). Dokumenttei-hin kirjataan lapsen kannalta oleellinen tieto ja lapsen mielipide pyritään dokumentoimaan sellaisena kuin lapsi sen ilmaisee (Lastensuojelulaki 2007/417, 20,1§). Kirjaaminen on myös rajaamista sekä valintojen tekemistä tapaus ja asiakaskohtaisesti siitä, mitä kirjoitetaan (Kääriäinen, Leinonen & Met-säranta 2006, 24).
3.1.1. Dokumentointi eettisesti ja ammatillisesti perusteltuna toimintana sosiaalityössä
Lasta koskeviin teksteihin kirjataan useita erilaisia teemoja yhtäaikaisesti. Näiden teemojen avulla sosiaalityöntekijät rakentavat ammatillista ymmärrystä lapsen tilanteesta. Dokumentointi toimii työn-tekijälle myös tiedon prosessoinnin apuna. Koska sosiaalityöntekijöillä on työskentelyssä mukana valta ja kontrolli, tulee dokumentointi ottaa huomioon myös työn eettisyyttä tarkastellessa. Kuten tutkielmani lakiosuudesta saatoimme havaita, lastensuojelutyö on juridisoitunutta lakien määrittäessä
sitä vahvasti. Tämän vuoksi asiakaskirjauksilla on suuri merkitys sekä työntekijöille että asiakkaille, sillä vaikka lait sitovat työntekijää, mutta ne tuovat samalla myös valtaa. (Kääriäinen 2003, 3–21.) Vallan ja tiedon suhde kietoutuu dokumentoinnissa yhteen, tuoden esiin kuka asiakirjoihin on doku-mentoinut, mitä ja kenen näkökulmasta? Toisaalta sosiaalityöntekijää sitoo lainsäädännön mukainen normisto, mitä asiakirjoihin kirjataan. (Laitinen & Niskala 2013, 274.)
Asiakirjoista tulee selvitä missä ja millä tavoin lapsen mielipidettä on selvitetty ja ketkä selvitystä ovat tehneet tai olleet läsnä. Kirjauksissa tulee säilyttää autenttisuus, eli niistä tulee kuulua lapsen ääni juuri siten kun hän on asian ilmaissut. Jos tilannetta ei ole taltioitu, merkinnöistä tulisi ilmetä kysymykset ja vastaukset. Kuulemiskertomukset tulisi esittää objektiivisesti ilman viranomaisten omia mielipiteitä tai tulkintoja. Näin suojellaan lapsen mielipidettä myös siinä tapauksessa, että se olisi mielipiteen selvittäjän vastainen. (Räty 2010, 160.) Lait vahvistavat osapuolten oikeusturvaa, mutta dokumentointityylejä voi olla erilaisia ja niitä saatetaan myös tulkita eri tavoin, kuten seuraa-vassa esitän.
Kääriäisen mukaan asiakirjat ovat moniäänisiä tekstejä, joiden tarkoituksena on tuoda esiin eri näkö-kulmia. Näin lukijalla on mahdollisuus tehdä niistä oma tulkintansa. Sosiaalityöntekijät asettuvat teksteissä ulkopuolisen asemaan ja antavat muille toimijoille äänen. Kääriäinen on huomioinut, että tekstit pitävät sisällään usein huolipuhetta, toisaalta huoli saattaa joskus myös hukkua asiakirjaan, jolloin apu voi jäädä saamatta. (Kääriäinen 2003, 165- 167.) Toisaalta sosiaalityön asiakirjat eivät välttämättä sisällä kertomuksia todellisuudesta, vaan saattavat kertoa enemmänkin jotain kirjoittajan valinnoista. Niistä ei myös aina löydy kaikkia työntekijän saamia ja päätöksien taustoilla olleita tie-toja. (Kääriäinen 2003, 19-20.) Koska asiakirjoihin kuitenkin usein dokumentoidaan eri osapuolten näkemyksiä, tulisi nämä näkemykset kirjoittaa siten että lukijakin ymmärtää kuka oli mitäkin mieltä mistäkin asiasta (Laaksonen 2011, 52).
3.1.2. Dokumentointiosallisuus
Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), on määritelty jokaisen oikeudesta saada halutessaan tietoa viranomaisten laatimasta dokumentoinnista. Asiakkaalla on myös joka tapauksessa aina mahdollisuus tarkistaa mitä omiin asiakaskirjoihin on kirjattu. (Henkilötietolaki 1999/523, 24.
ja 26. §.) Tietojen saantioikeus ulottuu kaikkiin viranomaisen säilyttämiin ja arkistoimiin asiakirjoi-hin (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 12. §).
Asiakkaan osallisuus dokumentointiin liittyen on huomioitu yhtenä tärkeänä osana asiakkaiden osal-lisuutta ja luo hyvän lähtökohdan työskentelyn etenemiselle (Kananoja, Lähteinen & Marjamäki, 2011, 195). Esimerkiksi Helsingin kaupunki kehitti arjen lastensuojelutyön ohella osallistavan do-kumentoinnin työtapaa vuosina 2005- 2010. Dokumentit töissä- loppuraportin mukaan työtapa va-kiintui käytäntöön, jossa työntekijät ovat kokeneet lastensuojeluprosessien jäsentyneen ja selkeyty-neen, kun asiakkaiden kanssa erilaisista tulkinnoista ja väärintulkinnoista voidaan keskustella reaa-liajassa. Itse työtavan kehittäminen on selkiyttänyt entisestään lastensuojelutyön prosessiluonnetta, kun asiakkaatkin ovat osallistuneet dokumentointiin päästyään korjaamaan kirjauksia reaaliajassa.
(Pyykönen 2012, 25, 17.)
Työntekijät kokivat osallistavan dokumentoinnin myös lisäävän asiakkaiden osallisuutta asioissaan, sillä asiakas osallistui selkeämmin työskentelyn suunnitelmaan ja tavoitteiden asetteluun. Lisäksi koska kirjoitettua tekstiä voi lukijasta riippuen tulkita eri tavoin, on prosessin etenemisen kannalta ollut tärkeää tarkistaa kirjoitetut/tehdyt tulkinnat asiakkaan kanssa reaaliajassa. Tulkintavirheiden eh-käisyn lisäksi osallistavan dokumentoinnin tavoitteiksi oli asetettu yhteisen ymmärryksen luominen, asiakkaan hallinnan ja kontrollin tunteen lisääminen asioissaan, asiakkaan itsearvioinnin taitojen kasvu lastensuojeluprosessissa. Kontrollin ja tuen elementtien läpinäkyvyyden ajateltiin myös anta-van asiakkaalle mahdollisuuden valvoa viranomaisen työskentelyä. (Pyykönen 2012, 25, 17.)
Sosiaali- ja terveysministeriön Toimiva lastensuojelu- raportin mukaan dokumentointiosallisuudella on nähty olevan tärkeä rooli asiakkaiden oikeusturvan ja osallisuuden vahvistajina. (STM 2013, 38).
Kansalliset sosiaalityön ja lastensuojelun asiakirjojen laatimista koskevat dokumentointiohjeistukset ovat huomioineet osallistavan dokumentoinnin tärkeyden ja niitä pyritään yhdenmukaistamaan val-takunnallisesti. (Laaksonen & al. 2011.)
Dokumentoivaa työtapaa on arvioitu Dokumentit töissä- hankeen mukaan hyötyjen ja haittojen nä-kökulmasta seuraavasti: työntekijät listasivat hyödyiksi että se selkeyttää ja jäsentää työtä, lisää suun-nitelmallisuutta, lisää dialogisuuden mahdollisuutta, neuvotteluiden sisällä tapahtuvat tulkintavirheet voidaan korjata reaaliajassa, avoimuus ja läpinäkyvyys, rohkeus ja työntekijän oikeusturva lisäänty-vät, kirjaustaidot kehittylisäänty-vät, moninäkökulmaisuus tulee paremmin esiin ja asiakkaiden pyynnöt saada asiakirjat itselleen vähenevät luottamuksen kasvaessa. Haitoiksi työntekijät näkivät mahdolliset työntekijöiden keskinäiset erilaiset näkemykset asiakasprosessissa ja huolen siitä, näkyykö monisär-mäisyys riittävästi kirjauksissa. (Pyykönen 2012, 18.)
Asiakkaan nähtiin siis hyötyvän läpinäkyvyydestä ja siitä että ei ole olemassa salaista tietoa.
Osallis-tavan dokumentoinnin nähtiin myös selkiyttävän asiakkaalle lastensuojelun prosessia. Osallistava do-kumentointi lisää asiakkaan itseymmärrystä, tietoa, oikeusturvaa ja osallisuutta. Se rakentaa yhteistä ymmärrystä ja väärinymmärrykset sekä virheet on helppo korjata heti. Haitoiksi asiakkaan kannalta ajateltiin mahdollisessa kiireessä tehdyt dokumentit ja mahdolliset asiakkaan vahvuuksien puute do-kumenteissa. Kaikkia dokumentteja ei aina voisi antaa tiedoksi lapselle tai nuorelle, sillä joskus lasta täytyy voida suojella tiedolta, mikäli olisi arvioitavissa että siitä on hänelle haittaa. Osallistavan do-kumentoinnin uskotaan lisäävän luottamusta ja syventävän yhteistyötä työntekijöiden ja asiakkaiden välillä. (Pyykönen 2012, 18, 38.)
Väli-Suomessa toteutetun LasSe- hankkeen (2013- 2015) loppuraportin mukaan asiakkaat olivat ko-keneet osallistavan dokumentoinnin työtavan mielekkääksi. Asiakkaat olivat koko-keneet osallistavan dokumentoinnin vähentävän ennakkoluuloja. Asiakkaat olivat myös tyytyväisiä avoimuuteen ja vä-littömästä tiedosta siihen, mitä asiakastietojärjestelmiin heistä kirjataan. Työntekijät puolestaan ko-kivat työtavan vähentäneen työtaakkaa dokumentoinnin osalta, vähentäneen väärinkäsityksiä asiak-kaiden ja työntekijöiden välillä, sekä antaneen enemmän irti asiakkaasta. (LasSe- hankkeen loppura-portti 2015, 26.) Tiina Muukkosen (2016) tutkimuksen mukaan yhteiset näkemykset tuen tarpeesta työntekijöiden ja asiakkaiden välillä rakentavat luottamusta ja hälventävät ennakkoluuloja sosiaali-työtä kohtaan (Muukkonen 2016 238 - 251).