Muutosten valmistelua varten asetettiin 11 projektiryhmää ajalle 1.3.2008–31.12.2009.
Ryhmät muodostettiin siten, että ne edustivat tehtävästä riippuen organisaation eri tasoja, henkilöstöryhmiä ja opiskelijoita, mutta myös kyseessä olevaan asiaan liittyvää vastuuta, asiantuntemusta ja kokemusta.
Ryhmät olivat hankkeen alkuvaiheessa: tutkimus, opetus, yhteiskuntasuhteet, ruotsin-kieliset toiminnot, organisaatio ja johtaminen, rakenteellinen kehittäminen, hallinto- ja tu-kipalvelut, talous- ja rahoitus, tila- ja kiinteistöasiat, palvelutuotanto ja yhteistyö sekä työn-antaja-asiat. Toukokuun lopussa asetettiin lisäksi säädösasioita valmisteleva ”normityöryh-mä” , jonka työ alkoi yliopiston voimassa olevien säännösten kartoituksella.
Rehtori teki projektiryhmistä ja niiden tehtävistä erilliset päätökset 14.3.200864. Projek-tiryhmissä työskenteli runsaat sata henkilöä. Toimeksiannot olivat väljiä ja sisälsivät joitakin ryhmän kannalta keskeisiä asioita. Ryhmien tehtävänä oli ”tarkastella yliopistouudistukses-ta johtuvia toiminyliopistouudistukses-taympäristön muutoksia ja visioida yliopistouudistuksen seurauksia ja sen antamia mahdollisuuksia ryhmän toimintakentässä”. Ryhmien oma näkemys ja suunnitel-ma käsiteltävistä asioista tuli esittää ohjausryhmälle 30.4.2008 mennessä.
Projektiryhmät kävivät läpi maalis- huhtikuussa 2008 kiireellisimpien tehtäväkokonai-suuksien osalta kunkin tehtävän sisältöä, tuotostavoitteita ja aikataulua. Aikataulu ja työs-kentelyn painopiste riippui ryhmien tehtäväalueista; ensisijaisesti siitä, miten riippuvainen ehdotus oli yliopistolain lopullisesta sisällöstä ja siitä, miten yliopistojen yhteisissä asioissa edettiin valtakunnallisella tasolla. Tämä koski mm. johtamisjärjestelmää sekä henkilöstö- ja kiinteistöasioita.
Projektin johto ja ryhmien sihteerit varmistivat tiedon kulkua ryhmien kesken ja koor-dinoivat ryhmien työtä säännöllisissä tapaamisissaan.
Ryhmien suunnitelmia käsiteltiin ohjausryhmän ja projektiryhmien yhteisessä tilai-suudessa 16.5.2008. Keskustelussa tarkasteltiin päällekkäisyyksiä, asioiden riippuvuuksia
ja ajallista jäsennystä. Suunnitelmat sijoitettiin aikajanalle siten, että saatiin kokonaiskuva uudistuksen kannalta kriittisistä tai muutoin olennaisista tehtävistä syksyllä 2008 ja kevääl-lä 2009. Karkeat työsuunnitelmat julkaistiin yliopistouudistuksen sisäisilkevääl-lä verkkosivuilla65.
Ohjausryhmä antoi suunnitelmista 30.5.2008 palautteen66, jossa se kehotti ryhmiä yh-teistyöhön ja yhteisten kokousten pitämiseen erityisesti asioissa, joita oli käsitelty eri näkö-kulmista useassa ryhmässä. Elokuussa lausunnolle tuleva luonnos uudeksi yliopistolaiksi tuli ottaa soveltuvin osin huomioon. Jatkossa tuli myös eriyttää strategian valmisteluun me-nevät linjaukset ja ne asiat, joiden valmistelua jatkettaisiin projektiryhmissä. Osa projekti-ryhmien ehdotuksista toteutettiin normaalin hallintotoiminnan puitteissa.
Ryhmiltä ei odotettu laajoja loppuraportteja, vaan perusteltuja ehdotuksia, joiden poh-jalta jatkossa voitiin valmistella viimeistään syksyn 2009 aikana tehtäviä päätöksiä. Syys-kuun 2008 alusta vuoden 2009 loppuun ulottuvaan aikatauluun sisällytettiin asiat, joista konsistorin, tiedekuntien tai hallituksen oli päätettävä ennen 1.1.2010. Tiedekuntien suun-nittelutilannetta käsiteltiin säännöllisesti rehtorin johtamissa dekaanikokouksissa.
Ohjausryhmä totesi 7.8.2008 kokouksessaan, että konsistorin tai uuden hallituksen pää-töksiä edellyttävän valmisteluprosessin keskeisenä tuloksena tulisi olla taloudellisen vastuun kantamisen mahdollistava organisaatiorakenne ja siihen soveltuva johtamisjärjestelmä.
Ryhmien työssä kiireellisimmiksi asioiksi nousivat uuden yliopiston rahoitusmalli, ta-loudellinen vastuu, taloudesta vastaavien yksiköiden määrittely, talouden ohjaus ja talou-dellisen asiantuntemuksen lisääntyvä tarve erityisesti laitostasolla. Todettiin, että yliopiston rakenne oli liian pirstaleinen ja johtajilta puuttui välineitä uuteen oikeusasemaan liittyvän talous- ja henkilöstövastuun kantamiseen. Lisäksi johtajaksi valikoituminen todettiin liian sattumanvaraiseksi tulevan muutoksen kannalta.
TYÖ PROJEKTIRYHMISSÄ
Organisaatio- ja johtaminen ryhmä selvitti organisaation nykytilaa; miten yksiköt ovat vastanneet niille annettuihin tehtäviin sekä pohti, minkälaisia yksiköitä uudessa yliopis-tossa tarvitaan perustehtävien toteuttamiseksi. Ryhmä tarkasteli myös yli kampusrajojen tapahtuvaa toimintaa ja suhdetta ulkopuolisiin yhteistyökumppaneihin. Johtamista ja pää-töksentekoa ryhmä selvitti sekä akateemisesta että hallinto-johtamisen näkökulmasta kos-kien johtajien pätevyysvaatimuksia, valintaa, johtajakoulutusta ja edustuksellisten ryhmi-en toimintaa eri tasoilla. Ryhmä tuki normityöryhmän työtä varsinkin johtosäännön val-mistelussa.
Rakenteellisen kehittämisen ryhmän ehdotukset lähtivät paitsi talousvastuun myös ope-tuksen ja tutkimuksen näkökulmasta. Ryhmä asetti tavoitteekseen hallinnollisten yksiköi-den vähentämisen opetuksen ja tutkimuksen sekä johtamisen ja hallintotyön kannalta op-timaalisen kokoisiksi yksiköiksi. Ryhmä tarkasteli myös erillisten laitosten ja ainelaitosten edellytyksiä lähentyä toimintatavoiltaan toisiaan ja erillislaitosten mahdollisuuksia siirtyä tiedekuntien yhteyteen. Ryhmän aloitteesta tehtiin selvitys67 joidenkin Helsingin yliopis-toon verrattavien yliopistojen hallinnon rakenteesta ja todettiin, että yhtenäistä linjaa on vaikea havaita eikä menestyminen ensisijaisesti näytä riippuvan siitä, miten sisäinen toi-minta on organisoitu.
Talous- ja rahoitusryhmä käsitteli monipuolisesti uuteen oikeusasemaan siirtymisen edel-lytyksiä, mutta myös toimenpiteitä, jotka parantaisivat strategisten tavoitteiden toteuttamis-ta. Ryhmä valmisteli yliopiston sisäisiä talouden ja rahoituksen periaatteita vuodesta 2010 eteenpäin, yksiköiden taloudellista ohjausta ja omien varojen sekä täydentävän rahoituksen huomioon ottamista talouden ohjauksessa ja rahanjaossa. Ajoituksessa huomioitiin toimin-nanohjausprosessin määräajat ja periaatteiden käsittely konsistorissa 13.11.2008. Ryhmä valmisteli erityisesti keväällä 2009 budjetointijärjestelmää, talouteen liittyvää koulutusta sekä rahoituksen kriteereitä ja jakautumista perus-, tuloksellisuus- ja strategiseen rahaan.
Talousryhmä otti myös kantaa opetusministeriön rahoitusta ja ohjausta koskevaan ehdo-tukseen.
Työnantaja-asioita käsittelevä ryhmä valmisteli hallittua siirtymistä uuteen palvelus-suhteeseen, uudistettavia rekrytointimenettelyjä ja kelpoisuusvaatimuksia. Tutkimusasioi-den kanssa yhteinen tavoite oli ns. tenure track -järjestelmän kehittäminen opetus- ja tut-kimushenkilöstölle. Opetus- ja tutkimushenkilöstön suhteellisen määrän kasvattaminen oli keskeisenä esillä paitsi työnantajaryhmässä, myös opetusasioiden sekä talous- ja rahoitus-ryhmässä. Työryhmän työnantajatoimintaa koskevat suositukset ja ohjeet käsiteltiin henki-löstöpoliittisen ohjelman seurantaryhmässä.
Tilat ja kiinteistöt ryhmä analysoi kiinteistöjen omistuksen erilaisia vaihtoehtoja, omis-tukseen liittyvää arvonmääritystä ja toimitilapolitiikkaa uudessa tilanteessa. Ryhmä oli kiin-teästi mukana valtakunnallisessa valmistelussa.
Hallinto- ja tukipalvelut ryhmän työ keskittyi kampuspalvelukeskusten kehittämisen periaatteisiin ja käytännön ratkaisuihin. Ryhmä selvitti hallinto- ja tukipalvelujen tarvetta ja pohti myös yliopiston hallinnon palvelukulttuurin parantamista sekä sitä, miten laatutyö voidaan saada osaksi hallinto- ja tukipalveluiden kehittämistä. Ryhmä esitti hallintoviraston toimintojen eriyttämistä johtamista tukevaan hallintoon ja palveluihin, laitostason hallin-non vahvistamista, suurlaitoksille toimistopäälliköitä, laitosten ja kampuspalvelukeskusten työnjakoa erityisesti taloushallinnossa ja infrastruktuurin ylläpitoon liittyvien tukitoimien pitkäjänteistä kehittämistä.
Palvelutuotanto ja –yhteistyöryhmä tuotti yliopistojen yhteistyön perustaksi kustan-nusten seuranta- ja laskentamalleja ja hinnoitteluperiaatteita eri asiakasryhmille. Ryhmä tarkasteli myös maksullisen palvelutoiminnan ohjeisiin tarvittavia muutoksia ja palvelu-tuotannon prosesseja.
Tutkimuksen projektiryhmän ehdotukset koskivat tutkimuksen toiminnallisia rakentei-ta ja erityisesti vastuullisen tutkijan käsitteen käyttöön ottoa ja määrittelemistä johtosään-nössä. Lisäksi ryhmä arvioi kokonaiskustannusmallin siirtymisen ongelmia ja tutkimuksen kampuspalvelujen kehittämistä.
Opetuksen projektiryhmän keskeiset myös talouden suunnitteluun liittyvät toimenpi-teet koskivat opiskelija-opettajasuhdeluvun parantamista ja opetusresursseja.
Ruotsinkieliset toiminnot -projektiryhmä käsitteli uudessa lainsäädännössä ja johto-säännössä huomioon otettavia asioita, ruotsinkielistä edustusta hallinnon monijäsenisissä ryhmissä sekä yhteistyön tilannetta Hankenin ja Arcadan kanssa.
Yhteiskuntasuhteet –projektiryhmä valmisteli strategialuonnokseen yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen sisällöt ja toimenpideohjelman. Lisäksi ryhmä käsitteli yliopiston
yhteis-kuntavastuun vahvistamista, yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja sen johtamista ja alum-nitoimintaa.
Tutkimuksen, opetuksen, ruotsinkielisten toimintojen ja yhteiskuntasuhteiden, mut-ta myös muidenkin projektiryhmien pitkän aikavälin ehdotukset siirtyivät edustuksellisiin toimikuntiin ja vuosien 2010–2012 strategian valmisteluun. Prosessissa olivat toimijoina tieteellinen neuvosto ja opintoasiain toimikunta, Svenska verksamhetsnämnden, henki-löstöpoliittinen seurantaryhmä, hallinnon ja tukipalveluiden kehittämisryhmä, kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta, toimitila- ja rakennusasioiden toimikunta sekä yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvottelukunta.