Tutkimuksen rajoitteet ja jatkotutkimusaiheet

Tutkimuksen toteutuksessa oli tiettyjä rajoitteita, jotka olisi syytä pitää mielessä tutkimuksen tuloksia arvioitaessa. Ensinnäkin, vastaajamäärä kilpailutusprosessien työaikaa koskevassa kyselyssä jäi valitettavan alhaiseksi (31 vastausta yksiköiltä Hanselin vastausten lisäksi).

Tästä syystä vastauksista ei voinut suorittaa laajoja tilastollisia analyyseja, ja niiden perusteella tehdyt johtopäätökset ovat suuntaa-antavia. Kyseessä on kuitenkin ensimmäinen vastaava valtionhallinnossa toteutettu selvitys kilpailutusprosessin kustannuksista, joten tulosten uutuusarvo on merkittävä, ja niiden perusteella voidaan tehdä huomattavasti perustellumpia johtopäätöksiä kuin aikaisemmin puhtaiden mielikuvien perusteella. Toiseksi, hintavertailuissa ei ole yksikköjen toteutuneita hintoja (tämä on osittain tulosta edellä mainituista puutteellisista kirjanpitokäytännöistä sekä tietysti tuotteiden ja palveluiden vertailukelpoisuudesta ominaisuuksien, spesifikaatioiden ja ehtojen suhteen) eikä hankintavolyymin kasvamisen vaikutuksia alennusprosentteihin ole huomioitu. Kolmanneksi, ainoastaan yhdeksälle tuotealueelle saatiin tiedot valtionhallinnon kokonaisostovolyymeista Netran kautta. Suurimmassa osassa tuotealueita vastaavaa tiliä Netrasta ei ollut saatavilla.

Tästä syystä kokonaissäästöpotentiaalin arvioinnissa jouduttiin käyttämään arvioita valtionhallinnon kokonaisostovolyymeista tarkkojen lukujen sijaan.

Lisäksi tietyt hankintatoimen kustannuksiin vaikuttavat elementit rajattiin kokonaan tutkimuksen ulkopuolelle. Tässä tutkimuksessa keskityttiin siis ainoastaan kilpailutukseen hankintaprosessin eri vaiheista. Tilausprosessin kustannuksia ja vaihtoehtoisia tilauskanavia ei tarkasteltu tämän tutkimuksen yhteydessä. Tämä on seurausta siitä, että keskitetyissäkin toimintamalleissa tilaaminen on tyypillisesti hajautettu, joten tilaamisen kustannukset oletetaan keskimäärin samansuuruisiksi toimintamallista riippumatta. Toisaalta on hyvä huomioida, että keskitettäessä voidaan mahdollisesti investoida enemmän myös tilausjärjestelmien kehittämiseen, jolloin operatiiviseen tilaamiseen kuluva aika ja sitä kautta kustannukset vähenevät. Ns. soveltumattomuuskustannuksia, jotka ovat seurausta siitä, että koko organisaatiota varten standardoidut tuotteet eivät välttämättä ole soveltuvia yksittäisten yksiköiden tarpeisiin, ei myöskään tarkasteltu tämän tutkimuksen yhteydessä. Lisäksi mahdollisia laatuun liittyviä kustannuksia, kuten laadunvalvonnan ja reklamaatioiden seurauksena saatuja korvauksia ei sisällytetty analyyseihin. Myös mahdolliset oikeusprosessikustannukset väärin toteutetuista kilpailutuksista puutteellisen osaamisen vuoksi on jätetty tarkastelun ulkopuolelle. Eli tässä tutkimuksessa vertailtiin keskitetyn ja hajautetun toimintamallin kustannuksia ainoastaan hintojen ja kilpailtusprosessin

kustannusten osalta sopimuksen tekohetkeen asti. Erilaisia sopimuskauden aikaisia prosessi- ja muita kustannuksia ei huomioitu. On kuitenkin perusteltua olettaa, että näillä kustannuksilla voi olla vaikutusta keskitetyn ja hajautetun mallin kustannuseroihin, ja ne tunnistetaankin tässä yhteydessä keskeisiksi jatkotutkimusaiheiksi. Lisäksi, keskitetyllä hankintatoimella voi olla epäsuoria vaikutuksia hankintaosaamiseen ja käytössä oleviin sekä sähköisiin- että IT-järjestelmiin, joten tulevissa tutkimuksissa olisi hyvä huomioida myös hankintakoulutuksen kustannuksia sekä investointeja erilaisiin järjestelmiin osana keskitetyn ja hajautetun kustannusmallin vertailuja.

Keskitettyjen hankintojen kustannusvaikutusten mittaaminen ja kvantifioiminen on aihepiiri, josta on toistaiseksi vielä vähän tutkimustietoa, niin yleisesti kuin valtionhallinnonkin osalta.

Tästä syystä mahdollisia jatkotutkimusaiheita on useita. Tässä esitetäänkin vain muutamia mahdollisia, mielenkiintoisia, jatkotutkimusaiheita.

Tässä tutkimuksessa syvempää tarkastelua prosessikustannusten ja hintaerojen osalta tehtiin vain 13 tuotealueelta, joista tulokset yleistettiin muille tuotealueille. Hyödyllistä olisi laajentaa tarkasteltujen tuotealueiden valikoimaa sekä tarkasteltujen yksittäisten tuotteiden määrää eri alueilta. Myös prosessikustannuksia voitaisiin selvittää useampien tuotealueiden osalta.

Kustannusvertailuja tehtiin tässä yhteydessä ainoastaan hintojen ja kilpailutuksen prosessikustannusten osalta. Kuten yllä rajoituksissa mainittiin, hankintoihin liittyy kuitenkin paljon muitakin kustannuskomponentteja, kuten laatukustannukset, sopimuksen hallinnan kustannukset, tilauskustannukset ja erilaiset järjestelmäkustannukset. Myös näitä kustannuskomponentteja, sekä niiden eroja keskitetyn ja hajautetun toimintamallin välillä olisi hyödyllistä analysoida. Tärkeää olisi myös pystyä tarkasti selvittämään valtion tasolla sekä tilivirastotasolla toteutuneiden hankintojen jakauma esimerkiksi tuotealueittain, mutta myös esimerkiksi toimittajittain. Tämä tarkoittaisi siis laajamittaisia kuluanalyysitutkimuksia.

Lähdeluettelo

Arnold, U., 1999. Organization of global sourcing: ways towards an optimal degree of centralization.

European Journal of Purchasing & Supply Management, 5(3-4), 167-174.

Bartle, J. and Korosec, R., 2003. A review of state procurement and contracting. Journal of Public Procurement, 3(2), 192-214.

Celec, S., Nosari, J. and Voich, D. Jr., 2003. Performance measures for evaluating the financial benefits of state term commodity contracts. Journal of Public Procurement, 3(1), 43-56.

Cleverley, W. and Nutt, P., 1984. The Effectiveness of Group-Purchasing Organizations. Health Services Research, 19(1), 65-81.

Corey, R., 1978. Should companies centralize procurement? Harvard Business Review, 56(6), 102-110.

Davis, H., Eppen, G., and Mattson, L., 1974. Critical factors in worldwide purchasing. Harvard Business Review, 52(6), 81-90.

Dimitri, N., Dini, F. and Piga, G., 2006. When should procurement be centralized? In Dimitri, N., Piga, G and Spagnolo, G. (Eds.), Handbook of Procurement (pp. 47-81), Cambridge University Press.

Ellram, L., 1993. Total Cost of Ownership: Elements and Implementation. International Journal of Purchasing and Materials Management, 29(4), 3-11.

Essig, M., 2000. Purchasing consortia as symbiotic relationships: developing the concept of

“consortium sourcing”. European Journal of Purchasing & Supply Management, 6(1), 13-22.

Faes, W., Matthyssens, P. and Vandenbempt, K., 2000. The Pursuit of Global Purchasing Synergy.

Industrial Marketing Management, 29(6), 539-553.

Gelderman, C., Ghijsen, P. and Brugman, M., 2006. Public procurement and EU tendering directives – explaining non-compliance. International Journal of Public Sector Management, 19(7), 702-714.

Havo, M. ja Kaila, M., 2008. KL Kuntahankinnat – Yritysprojektin tutkimusraportti, Helsinkin Kauppakorkeakoulu, 38s.

Heijboer, G.J., 2003. Quantitative analysis of strategic and tactical purchasing decisions. Doctoral Dissertation, University of Twente, Netherlands, 200 p.

Heijboer, G. and Telgen, J., 2002. Choosing the opern or the restricted procedure: a big deal or a big deal?. Journal of Public Procurement, 2(2), 187-215.

Hendrick, T., 1997. Purchasing consortiums: Horizontal alliances among firms buying common goods and services. What? Who? Why? How?. Arizona State University.

Hytönen, Tomi ja Lehtomäki, Liisa (2007). Valtion hankintakäsikirja. Valtiovarainministeriön julkaisuja 6/2007, Edita Publishing, 224 s.

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20070621Valti o/Valtion_hankintakasikirja_2007_netti.pdf

Hytönen, Tomi ja Vasiljeff, Militza (2004). Valtiovarainministeriön hallinnonalan hankintatoimi osana hallinnonalan tuottavuuden lisäämistä – hankkeen nykyvaihe sekä ehdotus jatkotoimenpiteiksi.

Valtiovarainministeriö, 1.9.2004.

Joyce, W., 2006. Accounting, purchasing and supply chain management. Supply Chain Management:

An International Journal, 11(3), 202-207.

Karjalainen, Katri (2006). Hankintayksikön lisäarvo ja kustannushyöty keskitetyissä hankinnoissa – Valtion hankintatoimi ja Hansel Oy. Logistiikan pro gradu –tutkielma, Helsingin

kauppakorkeakoulu, 126 s.

Karjalainen, K., Kemppainen, K. and van Raaij, E. (2008), “Non-compliant work behaviour in purchasing: An exploration of reasons behind maverick buying”, Proceedings of the 17th Annual IPSERA Conference.

Kraljic, P., 1983. Purchasing Must Become Supply Management. Harvard Business Review, 61(5), 109-117.

Kulp, S., Randall, T., Brandyberry, G. & Potts, K., 2006. Using Organizational Control Mechanisms to Enhance Procurement Efficiency: How GlaxoSmithKline Improved the Effectiveness of E-Procurement. Interfaces, 36(3), 209-219.

McCue, C. and Pitzer, J., 2000. Centralized vs. decentralized purchasing: Current trends in governmental procurement practices. Journal of Public Budgeting, Accounting & Financial Management, 12(3), 400-420.

Nollet, J. and Beaulieu, M., 2005. Should an organisation join a purchasing group? Supply Chain Management, 10(1), 11-17.

Parikh, M. and Joshi, K., 2005. Purchasing process transformation: restructuring for small purchases.

International Journal of Operations & Production Management, 25(11), 1042-1061.

Pihkala, Anssi (2007). Esitysmateriaali Hanselin yhtiökokouksessa 16.4.2007.

Rozemeijer, F., 2000. How to manage corporate purchasing synergy in a decentralised company?

Towards design rules for managing and organising purchasing synergy in decentralised companies. European Journal of Purchasing & Supply Management, 6(1), 5-12.

Smart, A. and Dudas, A., 2007. Developing a decision-making framework for implementing purchasing synergy: a case study. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, 37(1), 64-89.

Stanley, L., 1993. Linking purchasing department structure and performance – toward a contingency model. Journal of Strategic Marketing, 1(3), 211-219.

Tella, E. and Virolainen, V., 2005. Motives behind purchasing consortia. International Journal of Production Economics, 93-94, 161-168.

Valtion hankintatoimen neuvottelukunta (2004). Valtion konsernitason hankintastrategia. Asiakirja, 13 s. http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/65626_fi.pdf

Valtion hankintatoimen neuvottelukunta (2005). Kokouspöytäkirja 5.4.2005.

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/94747_fi.pdf;jsessionid=LA BMBIGDJNMF

Vizjak, A., 1994. Exploiting Your Synergy Potential: Promoting Collaboration Between Business Units. Long Range Planning, 27(1), 25-35.

VM (2001). Valtion hankintatoimen kehittämishankkeen pilottihanke 1 – Hankintaprosessin

kustannusten selvittäminen. Valtiovarainministeriön työryhmämuistiota 19/2001, VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka, 37 s.

VM (2004). Hankintatoimen kehittämissuunnitelma. Hankesuunnitelma, 14 s.

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/89793.pdf

VM (2006). Hankintojen yhteinen kilpailuttaminen valtionhallinnossa. Kirje päivätty 11.10.2006, 4 s.

http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20061011Hankin/vmkirje_

yhteishankintoihin.pdf

VTV (2004). Hansel Oy:n rakennejärjestelyt ja yhtiö osana valtion hankintatoimen strategiaa. Valtion tarkastusviraston tarkastuskertomus 73/2004, 21.4.2004.

Kysely hankintahenkilöstöstä ja hankintapäätöksistä tilivirastoille Liite 1

Hyvä vastaanottaja,

Valtiovarainministeriö on käynnistänyt tutkimushankkeen, jossa selvitetään valtion hankintatoimen rakennetta ja volyymeja sekä analysoidaan kehittämistoimenpiteiden kustannushyötyjä ja muita vaikutuksia. Tutkimuksen toteuttaa Helsingin kauppakorkeakoulu.

Tutkimuksen toteuttamista varten pyydämme Teitä vastaamaan alla oleviin kysymyksiin tilivirastonne osalta:

Tiliviraston nimi __________________________________________

Hankintapäätökset

1. Kuinka monta hankintapäätöstä tilivirastossanne tehtiin vuonna 2006?

___________________________

Huom: Hankintapäätöksellä tarkoitetaan hankinnasta tilivirastossa tehtyä kirjallista ratkaisua (päätös, esitys tms.), joka liittyy tarjoajan valitsemiseen kilpailutusmenettelyssä tai muussa hankintamenettelyssä (esim.

minikilpailutuksessa, kansallisen kynnysarvon alle jäävän hankinnan kilpailutuksessa). Hankintapäätöksiin luetaan tässä myös käynnistetyt selvitys- ja suunnitteluhankkeet, joiden perusteella ei ryhdytty kilpailuttamiseen tai kilpailuttaminen on edelleen kesken. Hankintapäätökseksi ei lueta tilaamista tai kotiinkutsua taikka suorahankintana tehtävästä pienhankinnasta päättämistä. Jos tarkkaa lukua ei ole selvitettävissä esim. diaarista, pyydetään arvio.

Hankintahenkilöstö

Kuinka monta henkilöä virastossanne toimii hankintatoimen tehtävissä:

2. päätoimisesti

___________________________

3. osa-aikaisesti (toimii päätoimisesti muissa kuin hankintatoimen tehtävissä, mutta on ollut toteuttamassa viimeisen 12 kuukauden aikana yhtä kilpailutusprosessia tai käyttää säännöllisesti osan työajastaan kilpailutusprosessiin kuten hankinnan kohteen määrittelyyn, tarjoussuunnitteluun, sopimiseen yms.

liittyviin tehtäviin)

___________________________

Huom: Hankintatoimen tehtävillä ei tässä yhteydessä tarkoiteta pelkkää tavaran tai palvelun tilaamista taikka kotiinkutsuja.

Pyydämme, että toimittaisitte vastauksenne kysymyksiin 14.12.2007 mennessä sähköpostiosoitteeseen:

tuomo.kivioja@student.hse.fi tai postitse osoitteeseen:

Helsingin Kauppakorkeakoulu Liiketoiminnan teknologian laitos Logistiikka/Tuomo Kivioja PL 1210

00101 Helsinki

Lisätietoja kyselyyn tai tutkimukseen liittyen antavat

Projektitutkija (KTM) Tuomo Kivioja (tuomo.kivioja@student.hse.fi tai 040 5374740) Projektitutkija (KTK) Sanna Pellava (sanna.pellava@student.hse.fi tai 050 5358565) Yliassistentti (ma.) (KTM) Katri Karjalainen (katri.karjalainen@hse.fi; 040 5783522) Valtiovarainministeriön osalta lisätietoja antaa tarvittaessa budjettisihteeri Hannu Koivurinta (hannu.koivurinta@vm.fi tai 09 160 32593).

Kiitos jo etukäteen yhteistyöstänne!

Data hankintayksiköistä Liite 2-1 TilivirastoKoko- aikainen henkilöstö Osa- aikainen henkilöstö Toiminnan kulut ilman poistoja Hankintakulut/v uosi Hankinta- päätökset Kokoaikainen hankinta- henkilöstö Osa- aikainen hankinta- henkilöstö

%-osuus hankinnoista Hanselin kautta Eduskunta6717174 646 34426 153 2394001012 % Valtiontalouden tarkastusvirasto144411 767 4592 507 84316049 % Tasavallan presidentin kanslia6616 788 0174 064 72870311 % Valtioneuvoston kanslia2851565 588 27144 695 431740188 % Ulkoasiainministeriö168749231 125 040132 805 627200121023 % Oikeusministeriö5851318420 846 531113 142 737350107 % Rikosseuraamusvirasto2932115202 261 59672 541 02516206518 % Sisäasiainministeriö177076061 168 419 332332 314 93010011257 % Puolustusministeriö135713 702 7435 984 323170729 % Puolustusvoimat155864341 995 762 326803 171 942704802101007 % Puolustushallinnon rakennuslaitos1031138127 584 69888 453 60910701412710 % Valtiovarainministeriö3691689 517 87554 347 436140254 % Valtiokonttori5625246 717 43324 211 535341447 % Tullihallitus2490156132 349 87336 856 511773421 % Verohallitus5609630336 794 137119 987 326550654 % Valtion taloudellinen tutkimuskeskus5344 700 9341 555 0864036 % Tilastokeskus7387153 499 04914 444 902160208 % Maa- ja metsätalousministeriö4663966 256 36825 374 53410003010 % Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus2473321 047 9939 251 09523383 % Maanmittauslaitos161417497 383 94528 799 400140205 % Metsäntutkimuslaitos80110749 508 85614 865 449100207 % Elintarviketurvallisuusvirasto7485855 655 68421 190 109820118 % Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus7497446 733 95015 894 192651255 % Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos2843923 379 45310 206 26122016 % Geodeettinen laitos5244 045 5091 491 2755401614 % Liikenne- ja viestintäministeriö1751124 363 14114 404 45037098 % Tiehallinto90978311 605 716264 461 6302000230300 % Ajoneuvohallintokeskus2191669 301 68760 547 712200303 % Työministeriö3331544 724 89826 582 812801216 % Ilmatieteen laitos51210444 485 58315 533 49681306 % Viestintävirasto2311827 140 15913 291 6321031202 % Ratahallintokeskus985197 554 446188 994 41219021000 % Ilmailuhallinto1102110 887 3912 872 987100424 % Rautatievirasto6122 212 389635 36720647 % Kauppa- ja teollisuusministeriö3071543 057 69222 203 19318003010 % Merenkulkulaitos70155106 554 35984 128 87720056010 % Valtion teknillinen tutkimuskeskus2407243216 099 10996 503 1228015709 % Geologian tutkimuskeskus7505854 090 81222 192 23710023011 % Matkailun edistämiskeskus63219 288 11414 111 24720051 % Patentti- ja rekisterihallitus4455435 532 97317 573 3571000104 % Merentutkimuslaitos104129 588 1304 964 39950157 % Tekes - teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus26112188 816 45326 826 14210811257 % Kilpailuvirasto7234 992 7041 516 53130414 % Kuluttajavirasto8896 937 6032 709 801480109 % Turvatekniikan keskus112910 637 6274 984 0599017 % Mittatekniikan keskus6198 377 3605 033 9653033 %

Data hankintayksiköistä Liite 2-2 Tilivirasto Koko- aikainen henkilöstö Osa- aikainen henkilöstö Toiminnan kulut ilman poistoja Hankintakulut/v uosi Hankinta- päätökset Kokoaikainen hankinta- henkilöstö Osa- aikainen hankinta- henkilöstö

%-osuus hankinnoista Hanselin kautta Kuluttajatutkimuskeskus3832 675 089723 8521018 % Energiamarkkinavirasto2822 938 8591 483 925110107 % Etelä-Savon työvoima- ja elinkeinokeskus5642369334 901 93293 288 9253903201975 % Sosiaali- ja terveysministeriö9998899 583 31035 532 525500159 % Kansanterveyslaitos81018964 149 05732 409 780200154 % Säteilyturvakeskus3142227 478 86710 887 2718015013 % Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus154715093 009 64226 798 0314007513 % Lääkelaitos1751016 883 7917 218 842701011 % Vakuutusvalvontavirasto6835 609 5251 680 5084027 % Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskus8625 864 0871 661 5005028 % Opetusministeriö7894898 672 46151 532 1047511008 % Kansallisarkisto2063115 457 0647 403 23060114 % Suomen Akatemia4392334 800 9486 434 962200715 % Museovirasto31410023 287 2928 930 2561500255 % Suomenlinnan hoitokunta79176 135 9624 254 3258012 % Valtion taidemuseo183920 637 61211 995 72120012 % Kuvataideakatemia43174 856 7522 094 59630220 % Helsingin yliopisto65801055479 161 383183 735 5933003503 % Jyväskylän yliopisto2278190152 132 99550 616 9622500805 % Oulun yliopisto2799345184 968 10264 118 2121311554 % Turun yliopisto2597346169 892 63258 956 55413000,54003 % Tampereen yliopisto1891441133 701 80041 148 7691853203 % Åbo Akademi112315781 114 17926 273 039761342 % Joensuun yliopisto115822789 614 05330 702 4084001012 % Kuopion yliopisto145825399 730 17739 003 6084006503 % Teknillinen korkeakoulu2770676200 670 58070 831 235230125 % Tampereen teknillinen yliopisto1576392106 628 12635 784 5493000705 % Lappeenrannan teknillinen yliopisto81814258 745 39620 738 372680265 % Helsingin kauppakorkeakoulu4197238 029 42613 012 575770107 % Svenska handelshögskolan1824616 223 0755 072 3445018 % Turun kauppakorkeakoulu2945720 884 7236 417 094300137 % Vaasan yliopisto4038129 364 1639 189 724150412 % Sibelius-Akatemia2777925 864 4628 115 7925156 % Lapin yliopisto5923743 242 20114 520 274200912 % Teatterikorkeakoulu1201810 992 4874 669 59810072 % Taideteollinen korkeakoulu3725232 317 70712 847 470200106 % Opetushallitus1803271127 472 28446 694 3413000154 % Ympäristöministeriö2129270190 094 35075 979 083100001505 % Asuntorahastovirasto6244 543 9261 272 3420019 % Suomen ympäristökeskus5156944 760 27616 109 25570158 %

Saatekirje kilpailutusten työläyden arviointiin Liite 3

Arvoisa vastaanottaja,

Helsingin kauppakorkeakoulussa on käynnissä tutkimusprojekti, jonka tarkoituksena on selvittää Hanselin käytön kustannusvaikutuksia valtion hankintatoimessa, jotta voidaan arvioida kuinka hankintojen kustannukset (hinnat ja työ/prosessikustannukset) eroavat toisistaan keskitetyssä ja hajautetussa hankintatoimen mallissa. Tämä tutkimus on toimeksiantotyö Valtiovarainministeriöltä, jossa yhteyshenkilömme ovat Hannu Koivurinta ja Tomi Hytönen.

Tutkimuksen edetessä tulemme tarkastelemaan tarkemmin muutamia valikoituja puitejärjestelyjä, joista teemme hintavertailuja sekä prosessikustannusvertailuja (eli selvitämme kilpailuttamisprosessin kustannukset sekä hajautetulle että keskitetylle toimintamallille). Jotta osaisimme valita sopivat puitejärjestelyt tähän tarkempaan tarkasteluun, meidän tulisi pystyä luokittelemaan puitejärjestelyt samankaltaisiin kategorioihin, jotta nämä tulokset olisivat mahdollisimman yleistettäviä. Tässä puitejärjestelyjen luokittelussa tarvitsemme erilaista tietoa puitejärjestelyistä. Yksi olennainen tieto on eri tuotealueiden puitejärjestelyjen kilpailuttamisprosessin työläys, sillä se vaikuttaa olennaisesti kyseisen puitejärjestelyn työ/prosessikustannuksiin. Tässä kilpailutusprosessien suhteellisen työläyden arvioinnissa tarvitsisimme teidän apuanne. Toivomme, että voisitte oman hankintakokemuksenne perusteella arvioida oheisessa liitetiedostossa olevat eri tuotealueet niiden kilpailuttamisen työläyden perusteella.

Tarkempi ohje arviointiin löytyy alta.

Ohje kilpailutusten työläyden arviointiin:

Oheisessa excel-tiedostossa on listattu xxx eri tuotealuetta. Näille kaikille tuotealueille pitäisi määritellä kilpailutuksen suhteellinen työläysaste asteikolla yhdestä kolmeen siten että 3=suhteellisesti työläin kilpailutusprosessi, 2=kilpailutuksen työläys on keskitasoa ja 1=suhteellisesti vähiten työläin kilpailutusprosessi.

Kilpailutuksen työläys määritellään seuraavin kriteerein:

• Kuinka vaikeaa on kyseisen tuotealueen kilpailuttaminen pidempikestoiseksi sopimukseksi (ei kertaosto, vaan puitesopimus tai vastaava - ei kuitenkaan Hanselin puitejärjestely).

• Työläys (kilpailutuksen vaikeus) muodostuu tässä hankinnan kohteen, hinnoittelumallin ja sopimusehtojen määrittelemisestä.

• Lähtökohtana työläyttä arvioitaessa on, että hankinnan laajuus euroissa on hankintayksikölle merkittävä.

• Lisäksi lähtökohtana on, että kyseistä tuotealuetta ei kilpailuteta ensimmäistä kertaa ja kilpailutuksen tekijöiden osaamistaso alalta on kohtuullinen/hyvä.

Tosiasia on, että kilpailutuksen työläyteen reaalitilanteessa vaikuttaa merkittävästi se, onko kyseessä ensimmäinen toteutettava kilpailutus kyseiseltä tuotealueelta vai vanhan sopimuksen uusinta. Myös se, kuinka hyvin kilpailutuksen tekijät tuntevat valmiiksi alan toimintamallit vaikuttaa työläyteen. Jotta saisimme kaikilta arvioinnin tekijöiltä vertailukelpoiset arvioinnit, lähtökohtaoletuksena arviointia tehtäessä tulisi olla, että kyseistä tuotealuetta ei kilpailuteta ensimmäistä kertaa ja kilpailutuksen tekijöiden osaamistaso alalta on kohtuullinen/hyvä.

Arvioinnin tekeminen ja excel-tiedoston täyttäminen kestää arviolta 0,5-1 tuntia. Toivomme, että teillä olisi aikaa täyttää oheinen tiedosto ja palauttaa se meille perjantaihin 22.2. mennessä.

Mikäli teillä on kysymyksiä arvioinnin toteuttamiseen liittyen, tai yleisesti koskien tutkimusprojektiamme, vastaamme niihin mielellämme.

Kiitos jo etukäteen avustanne!

Ystävällisin terveisin,

Tutkija (KTM) Katri Karjalainen (katri.karjalainen@hse.fi; 040 5783522)

Projektitutkija (KTM) Tuomo Kivioja (tuomo.kivioja@student.hse.fi tai 050 4871701) Projektitutkija (KTK) Sanna Pellava (sanna.pellava@student.hse.fi tai 050 5358565)

Valtiovarainministeriön osalta lisätietoja antaa tarvittaessa budjettisihteeri Hannu Koivurinta (hannu.koivurinta@vm.fi tai 09 160 32593).

Data kilpailutusten työläyden arvioinnista Liite 4 Henkilö-, paketti-, tila-, pickup-, maasto- ja kevyet

kuorma-autot sekä pikkubussit (ostot) 3 3 1 2 2 5 2 2,20 0,84 2

Leasingpalvelut 3 3 2 3 4 3 2,75 0,50 3

Renkaat ja rengaspalvelut 2 3 1 1 4 1,5 1,75 0,96 2

Lyhytaikainen autonvuokraus ("rent-palvelut") Henkilö-,

paketti-, tila-, pickup-, maasto- ja pikkubussit 2 3 2 2 1,5 5 2 2,10 0,55 2

Moottorikelkat 1 3 1 1 2 5 1 1,60 0,89 1

Mönkijät 1 3 1 1 2 5 1 1,60 0,89 1

Työkoneet (sisältää kuormaajat, monitoimikoneet, kurottajat,

trukit) 2 3 1 2 4 2 2,00 0,82 2

Linja-autoilla kuljettajineen toteutettavat tilausajopalvelut yksittäisiin ja

vakioreittitarpeisiin 2 3 3 1 4 2,5 2,25 0,96 2

Työasemat, kannettavat ja näytöt (myös erikoisnäytöt 2 2 3 2 2 5 2 2,20 0,45 2

Ruggeroidut kannettavat 2 2 3 2 2 5 2 2,20 0,45 2

Tulostimet 2 1 3 1 2 5 2 1,80 0,84 2

Oheislaitteet ja -tarvikkeet (sisältää näppäimistöt, hiiret,

modeemit, levyasemat, muistitikut jne.) 2 1 3 1 1 5 1 1,60 0,89 1

Palvelimet 2 3 3 2 2 2 6 2 2,33 0,52 2

SAN-tuotealue ja NAS-tuotealue 3 3 3 1 2 2 6 2,5 2,33 0,82 2

Lähiverkon aktiivilaitteet 2 1 3 2 3 5 2 2,20 0,84 2

Kopiokoneet ja monitoimilaitteet 2 1 3 1 3 5 2 2,00 1,00 2

Faksit 1 1 3 1 2 5 1 1,60 0,89 1

Valokuvauslaitteet ja tarvikkeet 1 3 1 2 4 1,5 1,75 0,96 2

Audiolaitteet ja tarvikkeet 2 1 3 2 2 5 2 2,00 0,71 2

Matkapuhelimet 1 1 2 1 1 5 1 1,20 0,45 1

Virve-päätelaitteet 1 3 2 2 4 2 2,00 0,82 2

Microsoft-ohjelmistot 2 3 2 1 2 5 2 2,00 0,71 2

Adobe- ja macromediaohjelmistot 2 2 2 1 2 5 2 1,80 0,45 2

Torjuntaohjelmistot 2 2 3 2 2 5 2 2,20 0,45 2

Puhelinliittymät ja palvelut 3 3 2 2 3 5 3 2,60 0,55 3

Tietoliikenneyhteydet 3 3 3 3 3 5 3 3,00 0,00 3

Koulutus käyttäjille, asiantuntijoille ja päättäjille 2 2 3 1 2 5 2 2,00 0,71 2

Ostolaskujen skannauspalvelu 2 2 1 3 2 1,67 0,58 2

Elintarvikkeet 1 2 2 3 3 5 2 2,20 0,84 2

Hissien ja nosto-ovien tarkastus ja huolto 1 2 1 2 4 1,5 1,50 0,58 2

Ensihoidon välineistö 1 2 1 2 4 1,5 1,50 0,58 2

Kulutustuotteet (sisältää puhdistus-, desinfiointi-, astianpesu-, ja pyykinpesuaineetastianpesu-, W C-paperitastianpesu-, siivousvälineet ja

keittiötarvikkeita) 2 2 2 1 4 2 1,75 0,50 2

Lääketieteelliset, teollisuus ym. kaasut 1 2 1 1 4 1 1,25 0,50 1

Siivouspalvelut 2 2 3 3 2 5 2 2,40 0,55 2

Lukot ja lukituspalvelut 1 2 2 2 2 5 2 1,80 0,45 2

Turvatekniikkalaitteet 1 3 2 3 4 2,5 2,25 0,96 2

Turvatekniikkapalvelut 2 3 2 3 4 2,5 2,50 0,58 3

Työkalujen ja tarvikkeiden täyttöpalvelu 2 3 2 1 2 5 2 2,00 0,71 2

LVI-tarvikkeet 1 2 1 1 3 5 1 1,60 0,89 1

Polttoainetankkaukset, säiliö- ja laivatoimitukset,

voiteluaineet 2 2 2 2 4 2 2,00 0,00 2

Ajoneuvojen vapaaehtoinen vakuutus 2 2 1 2 4 2 1,75 0,50 2

Matkavakuutus 2 3 1 2 4 2 2,00 0,82 2

Täyttöpalvelu, suoratoimitukset, paperit ja painetut

kirjekuoret 2 2 2 2 1 2 6 2 1,83 0,41 2

Asiakirjatuhoojat 1 1 1 1 4 1 1,00 0,00 1

Pienkoneet (sisältää sanelukoneet, kirjoituskoneet, tarrakirjoittimet, laskimet, laminointi-

muovi-teräskierre-liimasidonta laitteet jne.) 1 1 1 1 4 1 1,00 0,00 1

Liikelahjat 1 1 1 1 4 1 1,00 0,00 1

Toimistokalusteet 2 2 1 2 4 2 1,75 0,50 2

Painatuspalvelut 2 2 3 2 1 5 2 2,00 0,71 2

Kotimaiset ja ulkomaiset kirjat ja lehdet sekä kalenterit 1 2 1 2 2 5 2 1,60 0,55 2

Työterveyshuolto 2 3 2 3 3 5 3 2,60 0,55 3

Johdon asiantuntijapalvelut 2 3 3 3 3 5 3 2,80 0,45 3

Tilivirastojen arviot

puitejärjestelyistä Liite 5-1 PuitejärjestelyOsa-alue

AutotHenkilö-, paketti-, tila-, pickup-, maasto- ja kevyet kuorma-autot sekä pikkubussit (ostot)111133611 569 877 Leasingpalvelut11113165 185 845 Renkaat ja rengaspalvelutRenkaat ja rengaspalvelut1112471 301 944 AutonvuokrausLyhytaikainen autonvuokraus ("rent-palvelut") Henkilö-, paketti-, tila-, pickup-, maasto- ja pikkubussit1112572 716 598 Moottorikelkat ja mönkijätMoottorikelkat11115480 782 Mönkijät11114302 180 TyökoneetTyökoneet111212 112 771 TilausajopalvelutLinja-autoilla kuljettajineen toteutettavat tilausajopalvelut yksittäisiin ja vakioreittitarpeisiin111216100 300 IT-laitteetTyöasemat, kannettavat ja näytöt (myös erikoisnäytöt) SIS. LEASING111127431 436 264 Ruggeroidut kannettavat111127288 675 Tulostimet SIS. LEASING11112641 515 715 Oheislaitteet ja -tarvikkeet (sisältää näppäimistöt, hiiret, modeemit, levyasemat, muistitikut jne.) SIS. LEASING11112773 262 379 PalvelimetPalvelimet SIS. LEASING1112614 619 096 LevyjärjestelmätSAN-tuotealue ja NAS-tuotealue SIS. LEASING11137130 993 Lähiverkon aktiivilaitteetLähiverkon aktiivilaitteet SIS. LEASING1112502 180 233 Kopiokoneet ja monitoimilaitteetKopiokoneet ja monitoimilaitteet SIS. LEASING1112668 414 825 Faksit SIS. LEASING111128150 424 Kulutuselektroniikka ja esitystekniikkaValokuvauslaitteet ja tarvikkeet111120164 590 Audiolaitteet ja tarvikkeet (sisältää TV/videolaitteet, projektorit, digiboxit jne.) SIS. LEASING1112672 422 860 MatkapuhelimetMatkapuhelimet SIS. LEASING1111551 596 663 Virve-päätelaitteetVirve-päätelaitteet111151 150 839 Microsoft-ohjelmistotMicrosoft-ohjelmistot SIS. LEASING1112286 985 722 Adobe- ja macromediaohjelmistotAdobe- ja macromediaohjelmistot111230145 043 TorjuntaohjelmistotTorjuntaohjelmistot111215169 423 Puhelinliittymät ja palvelutPuhelinliittymät ja palvelut111311416 574 TietoliikenneyhteydetTietoliikenneyhteydet11136110 237 TietotekniikkakoulutusKoulutus käyttäjille, asiantuntijoille ja päättäjille111227181 772 Ostolaskujen skannauspalveluOstolaskujen skannauspalvelu111228206 634 Ajone

Data puitejärjestelyistä Liite 5-2 PuitejärjestelyOsa-alue

ElintarvikkeetElintarvikkeet1111377 675 023 Hissit ja nosto-ovetHissien ja nosto-ovien tarkastus ja huolto1111130 048 Terveydenhoitoalan tuotteetEnsihoidon välineistö111112185 929 KulutustuotteetKulutustuotteet (sisältää puhdistus-, desinfiointi-, astianpesu-, ja pyykinpesuaineet, WC-paperit, siivousvälineet ja keittiötarvikkeita)1112462 476 655 KaasutLääketieteelliset, teollisuus ym. kaasut111136448 255 SiivouspalvelutSiivouspalvelut1112364 297 267 Lukot ja lukituspalvelutLukot ja lukituspalvelut111110120 172 TurvatekniikkaTurvatekniikkalaitteet (sisältää videovalvonta-, kulunvalvonta-, työajanseuranta-, rikosilmoitusjärjestelmät jne.)1111191 240 516 Turvatekniikkapalvelut (sisältää palveluita liittyen ylläoleviin tuotteisiin)11127467 725 Työkalujen ja tarvikkeiden täyttöpalveluTyökalujen ja tarvikkeiden täyttöpalvelu1112535 613 155 Sähkö- ja LVI tarvikkeetLVI-tarvikkeet1111391 608 509 ReittilennotReittilennot111138630 024 417 LiikelennotLiikelennot111262 336 138 Kotimaan hotellitKotimaan hotellit11128511 733 241 MatkatoimistotMatkatoimistot11112642 438 502 Laivat Laivat111159935 782 JunaliikenneJunaliikenne1111779 050 840 MatkahallintaMatkahallinta1112411 126 825 SähköSähkö11113151 914 196 PolttoainetankkauksetPolttoainetankkaukset, säiliö- ja laivatoimitukset, voiteluaineet111122326 356 905 Ajoneuvojen vapaaehtoinen vakuutusAjoneuvojen vapaaehtoinen vakuutus11123087 412 MatkavakuutusMatkavakuutus111271222 877 Mat

puitejärjestelyistä Liite 5-3 PuitejärjestelyOsa-alue

Atk- ja toimistotarvikkeetTäyttöpalvelu, suoratoimitukset, paperit ja painetut kirjekuoret111128412 830 786 AsiakirjatuhoojatAsiakirjatuhoojat111133134 352 PienkoneetPienkoneet (sisältää sanelukoneet, kirjoituskoneet, tarrakirjoittimet, laskimet, laminointi- muovi-teräskierre-liimasidonta laitteet jne.)111152143 654 LiikelahjatLiikelahjat111 132500 342 KalusteetToimistokalusteet1111127512 851 017 PainatuspalvelutPainatuspalvelut11111236278 201 KirjatKotimaiset ja ulkomaiset kirjat ja lehdet sekä kalenterit111732 541 940 TyöterveyshuoltoTyöterveyshuolto11112449 344 428 Johdon asiantuntijapalvelut Kehittämiskohteiden tunnistaminen ja strategian määrittely, liiketoiminnan ja prosessien kehittäminen, organisaation henkilöstön kehittäminen, tietotekniikan kehittäminen, tuottavuuden mittaaminen, projektien johto ja arviointi1112241 361 632

To im

isto - llinto Ha

palv elut

Netrasta saadut tuotteiden kokonaisvolyymit ja sopimusten käyttöasteet Liite 6 TuotealuePuitejärjestelyOsa-alue Tuotteen ostovolyymi Hanselin kautta vuonna 2006

Hankinta- volyymi Netrasta Netran luku valtion tasolla (ei sisällä BTU:ita)

KäyttöasteValtion tili Ajoneuvo- ja kuljetuspalvelutTyökoneetTyökoneet2 112 771x1253 ja 1254Kevyet ja raskaat työkoneet2 767 31576 % MateriaalipalvelutElintarvikkeetElintarvikkeet7 675 023x4003Elintarvikkeet, juomat ja tupakka36 958 08121 % MateriaalipalvelutKulutustuotteetKulutustuotteet2 476 655x4005Puhdistusaineet ja -tarvikkeet6 065 50441 % MateriaalipalvelutSiivouspalvelutSiivouspalvelut4 297 267x4340Siivouspalvelut54 375 4188 % Polttoaineet ja energiaPolttoainetankkauksetPolttoainetankkaukset Polttoaineet ja energiaPolttoaineetSäiliötoimitukset Polttoaineet ja energiaPolttoaineetLaivatoimitukset Polttoaineet ja energiaVoiteluaineetVoiteluaineet ToimistoAtk- ja toimistotarvikkeetTäyttöpalvelu ToimistoAtk- ja toimistotarvikkeetSuoratoimitukset ToimistoPaperitMassa ja erikoispaperit ToimistoPainetut kirjekuoretPainetut kirjekuoret ToimistoPainatuspalvelutPainatuspalvelut278 201x4320Painatuspalvelut44 593 9250,6 % ToimistoKirjatKotimaiset kirjat ToimistoKirjatUlkomaiset kirjat ToimistoKausijulkaisutKotimaiset lehdet ToimistoKausijulkaisutKalenterit HallintopalvelutTyöterveyshuoltoTyöterveyshuolto9 344 428x4331Työterveyspalvelut42 938 43922 %

5,3 %

40,0 %

46 %Poltto- ja voiteluaineet Toimistotarvikkeet Kirjat, lehdet ja muut painotuottee

32 056 349 47 762 773

57 166 512 2 541 940

12 830 786

26 356 905x x x

4001 4002

4006

Kyselylomake kilpailutusprosessin työajasta – ohjeet vastaajille Liite 7-1

1. E nsim mä isenä t äytet ään vastaajan aikaise mp i kokem us kyseisen tuote alue en kilp ailutta misesta , eli tieto siitä, kuinka m ont a kertaa vastaaja o n aika isem min tot euttan ut kyseisen tuotea lue en kilpailut tam isprosessin. Mikäli siis kilpa ilu tus, jo nka pe ru ste ella täytätte tätä lom akett a, oli e nsimm äinen ke rt a kun kilpailu titte kyseisen t uotea lue en, sarakkeeseen ann etaan arvo 0. Jos taas tä mä oli 3.kilpailut uske rta , sarakkese en a nneta an arvo 2.

7. Lo puksi valitaan tarjousprosessissa käytetty va lin takritee ri (halvin hinta t ai kokonaist alou dellisesti edullisin ta rjous).

OHJEET

Lisäksi voitte ha lute ssan ne kom me ntoida kuta kin p ro sessin vaihett a ja siin ä suorite ttuja teh täviä sa ra kke ese en M ahdollise t lisä tied ot to teutuksesta.

5. S euraavaksi valitaa n ve tovaliko st a käyte tty ha nkint ame nette ly (avoin m enett ely, rajo itett u me nette ly ta i p uite järjestely).

6. Tä män jä lkeen ilm oitetaa n ha nkinta prosessin kesto viiko issa . Esimerkiksi siis jo s hankin nan kohtee n m ääritt ely ja hankin nan yleinen va lm istelu aloite ttiin 26. 3.200 7 ja sopimus alle kirjoitettiin 4.6.2 007, hankintaprosessin ke sto oli 10 viikkoa.

Laskuri-vä lilehd en täyttäm ine n aloit etaan taulukon vasem ma ssa yläkulma ssa sijaitsevist a hankintapro sessia kä sittelevistä yleisistä kysymyksist ä.

3. S euraavaksi tä ytetä än kilpailut etun sop im ukse n kesto (m ikäli kyseessä ei ollut kertaostosopimu s). K esto m ääritellään vuo sina (esim . siis 6 kk sopim us on 0,5 vuot ta).

Täm än loma kke en ta rkoituksena on selvit tää erilaisten tu otteiden kilpa ilutukseen ku luva työaika ja siitä aih eutuvat ku sta nnukset valt ionh allin nossa . Kyselyloma kke en tä ytettä vät välilehde t ovat laskuri ja virast on tied ot. Lu etteh an kaikki ohjeet huolellisesti enne n lo makkee n täyttäm istä. E nnen laskurin täyt töä o lisi hyvä lukea näm ä oh je et ja sen jälkee n tut ust ua tut ustua välile htiin prosessit ja e simerkki.

Tässä lom akkeessa käyt etty h ankin taprosessin kuvaus no udatt aa V altion h ankin takäsikirjan

prosessikuva ust a. P ro sessit -välile hdellä o n kunkin vaihe en yhteyd essä ilm oitettu , missä ko hdin Va ltion hankintakäsikirjaa ku st akin vaiheesta löyt yy ta rvitt aessa lisä tieto ja . Prosessit -vä lilehd ellä on kuva ttu ne hankintapro sessin vaihee t, jo ide n kestosta loma kke ella ha etaan tiet oa. V aih eita on yhteen sä 13. P rosessin va ihe -sarake sisä ltää vaihee n nimen . Prosessin tehtävät -sarake sisältää tied on siitä, m it ä teht äviä kukin prosessin vaih e sisältä ä, ja teh tävien tarkennu s -sarakkeessa on yksityiskoht aisem paa ku vau st a teht ävien sisällöstä.

Esim erkki -välile hdellä on esimerkin om aisesti t äytet ty yh den kilpa ilu tusprosessin työ tunn it sekä m uut kysytyt tied ot. E sim erkkiprosessin tiedot ko skevat m ukaillen V äestörekisterike skuksen toim isto- ja

ma ssata varah ankin toje n kilpailutu sta , jost a tote utettiin työseuran ta valt ion hankintatoime n

kehit täm ishankkeen 1. p ilo ttih ankkeessa. ( Läh de: V M (200 1). Va ltion ha nkint atoimen kehit täm ishankkee n pilottihanke 1 – Ha nkint aprosessin kustann usten selvittäm ine n. V altiovarain ministeriön työ ryhm äm uistio ta 19/2 001, V TT Rake nnus- ja yhd ysku ntatekn iikka)

kehit täm ishankkeen 1. p ilo ttih ankkeessa. ( Läh de: V M (200 1). Va ltion ha nkint atoimen kehit täm ishankkee n pilottihanke 1 – Ha nkint aprosessin kustann usten selvittäm ine n. V altiovarain ministeriön työ ryhm äm uistio ta 19/2 001, V TT Rake nnus- ja yhd ysku ntatekn iikka)