Puitejärjestelyt

Hanselilla on kahdeksan eri palveluyksikköä, joiden jokaisen alle kuuluu eri määrä puitejärjestelyjä. Puitejärjestelyjä Hanselilla on noin 80. Puitejärjestelyt ovat olleet viimeisten vuosien aikana kasvussa niin lukumääräisesti kuin euromääräisestikin. Hanselilta vastaanotetusta vuoden 2006 myyntidatasta poistettiin kaikki yksiköt, jotka eivät kuulu budjettitalouden piiriin. Tämän jälkeen myyntidata jaoteltiin omiin tuoteryhmiinsä eri puitejärjestelyissä. Epäselviin kohtiin pyydettiin tarkennuksia Hanselin palveluyksiköiden päälliköiltä. Jokaiselle tuoteryhmälle saatiin täten laskettua kokonaisostovolyymi, joka kertoo kuinka monella eurolla kaikki sopimuksiin liittyneet tilivirastot yhteensä ostivat kutakin tuotetta vuonna 2006.

Lopullisia puitejärjestelyjen tuoteluokkia muodostui siis yhteensä 59. Ne puitejärjestelyt, jotka olivat valmistuneet vuoden 2006 jälkeen ja ne, joilla ei ollut saadun tiedoston mukaan yhtään myyntiä vuonna 2006, jätettiin pois tarkastelusta. Lisäksi ne tuoteluokat, joiden puitejärjestelyt olivat päättyneet vuoden 2006 jälkeen ja joita Hansel ei aikonut enää uusia, poistettiin lopullisesta tiedostosta. Alle on listattu kaikki tarkastelun ulkopuolelle jääneet tuoteluokat.

Tuoteluokat, joiden sopimukset valmistuneet vuoden 2006 jälkeen

• Autojen huolenpitopalvelut

• Muuttokuljetuspalvelut

• Tekninen IT-konsultointi

• Vetuma – tunnistautuminen ja maksaminen verkossa

• Henkilöstön valintapalvelut

• Kotimaan kokouspalvelut

Tuoteluokat, joilla ei yhtään myyntiä vuonna 2006

• Metalliovet

• Sähkötarvikkeet

• Ulkomaan hotellit

• Toimiston kausijulkaisut 2

• Valtion maksuaikakortti Lopetetut tuoteluokat

• Suurkeittiö- ja siivouskoneet

• Vaatteet ja sisustustekstiilit

• Vuokravaatteet

• Taksit

• Autokemikaalit

Lisäksi turvatekniikkalaitteet –tuoteluokan alatuotteet (videovalvonta, paloilmoitinjärjestelmät, äänentoisto, kehähälytys, röntgen ja metallinilmaisin sekä terveydenhuollon turvajärjestelmät) yhdistettiin turvatekniikkatuoteluokan alle. Näin siitä syystä, että saatu data oli jo valmiiksi tässä muodossa, eikä erittelyjä eri alatuotteisiin ollut mahdollista tehdä. Myöskään johdon asiantuntijapalvelu –tuoteluokan alatuotteita ei ole järkevää tarkastella erikseen, sillä alatuotteiden ostovolyymi on itsessään pieni, eikä niiden erittely tuo lisäarvoa tutkimukselle. Yhdeksi kokonaisuudeksi ”johdon asiantuntijapalvelut” – tuoteluokan alle yhdistettiin kehittämiskohteiden tunnistaminen ja strategian määrittely, liiketoiminnan ja prosessien kehittäminen, organisaation henkilöstön kehittäminen, tietotekniikan kehittäminen, tuottavuuden mittaaminen sekä projektin johto ja arviointi.

ICT- tuotteiden leasingpalvelumaksu puolestaan jaettiin ostovolyymiin suhteuttaen (prosentuaalisesti) kaikille niille tuotteille, joita oli leasattu vuonna 2006. Näin oli mahdollista toimia, sillä ICT -palvelua tarjosi vain yksi toimittaja vuonna 2006. Täten on oletettavaa, että palvelumaksu on vakio suhteessa laitteiden käyttöhintoihin, kuten myös toimittajan velottama palvelumaksu.

Lisäksi ne tuoteluokat, jotka on suunniteltu nimenomaan vain yhden tiliviraston tarpeisiin, on jätetty pois tarkastelusta. Kyseisten tuotteiden tarkempaan tarkasteluun ottaminen ei ole perusteltua, sillä tutkimuksen tarkoituksena on kartoittaa yleisten, monille tilivirastoille suunnattujen, tuotteiden kannattavuutta. Poistetut tuoteluokat ovat:

• Sähkö- ja turvatekninen suunnittelu; tuoteluokka on suunniteltu Rikosseuraamusviraston tarpeisiin, eikä sitä voida siten yleistää koskemaan kaikkia tilivirastoja.

• Palvelukeskusten koulutuspalvelut ja HELI – henkilöstön liikkuvuus; vuonna 2006 tuotteilla oli vain yksi ostaja.

Tiedonkeruumenetelmät

Puitejärjestelyistä koottiin seuraavia tietoja analyysia varten:

• Ovatko puitejärjestelyyn sisältyvät tuotteen luonteeltaan enemmän tavaroita vai palveluita

• Ovatko puitejärjestelyyn sisältyvät tuotteen luonteeltaan enemmän standardoituja vai räätälöityjä

• Puitejärjestelyn kilpailutuksen työläys (arvio asteikolla 1-3).

• Kuuluuko puitejärjestely talousarviolain käyttövelvoitteen piiriin

• Sisältääkö puitejärjestely minikilpailutuksen

• Kuinka moni yksikkö on liittynyt Hanselin puitejärjestelyyn

• Puitejärjestelyn ostovolyymi Hanselin kautta vuonna 2006

Puitejärjestelyn luonnetta (tavara vs. palvelu sekä standardi vs. räätälöity) koskeva tieto saatiin Hansel Oy:stä, samoin kuin tiedot siitä, kuinka moni yksikkö on liittynyt puitejärjestelyyn, sekä vuoden 2006 volyymi Hansel Oy:n kautta.

Puitejärjestelyn kilpailutuksen työläyteen pyydettiin arvio sekä Hanselista, että muutamilta tilivirastoilta, jotka ovat aiemmin itse kilpailuttaneet sopimuksia vastaavilta tuotealueilta.

Arvio tapahtui asteikolla yhdestä kolmeen (1=suhteellisesti vähiten työläin kilpailutusprosessi, 2=kilpailutuksen työläys on keskitasoa ja 3=suhteellisesti työläin kilpailutusprosessi). Kilpailutuksen työläys määriteltiin seuraavin kriteerein:

• Kuinka vaikeaa on kyseisen tuotealueen kilpailuttaminen pidempikestoiseksi sopimukseksi (ei kertaosto, vaan puitesopimus tai vastaava - ei kuitenkaan Hanselin puitejärjestely).

• Työläys (kilpailutuksen vaikeus) muodostuu tässä hankinnan kohteen, hinnoittelumallin ja sopimusehtojen määrittelemisestä.

• Lähtökohtana työläyttä arvioitaessa on, että hankinnan laajuus euroissa on hankintayksikölle merkittävä.

• Lisäksi lähtökohtana on, että kyseistä tuotealuetta ei kilpailuteta ensimmäistä kertaa ja kilpailutuksen tekijöiden osaamistaso alalta on kohtuullinen/hyvä.

Työläyttä arvioineille henkilöille lähetettiin ohjeistava saatekirje (Liite 3). Kaikilta vastaajilta saatiin siis erillinen arvio kilpailutuksen työläydestä. Tuotealueesta riippuen yksittäisiä

arviointeja saatiin 4-7 kappaletta. Lopulliseksi työläysasteeksi otettiin arviointien mediaani.

Mikäli mediaani ei ollut tasaluku, mediaania pyöristettiin keskiarvon suuntaan.

Työläysarvioinnit näkyvät Liitteessä 4. Kaikki puitejärjestelyistä kerätty data on nähtävissä Liitteessä 5.

Joillekin tuotealueille pystyttiin määrittämään valtion vuosittainen kokonaishankintavolyymi suoraan Netrasta. Tiedot on kerätty Netran raportista ”Hallinnonalojen hankintamenot”.

Hanselin tuotteiden tiliöinnissä/kohdistamisessa valtion Netran tileille käytettiin asiantuntija-apua Valtiokonttorista ja lisäksi käytössä oli internetissä saatavilla oleva valtion tilikartta.

Koska Hanselin tuoteluokat vastaavat hyvin paljon alla lueteltuja valtion tilejä, eikä tämän tutkimuksen valossa ole perusteltua tarkastella yksistään alla olevia tuotteita, tehtiin seuraavanlaiset päätökset:

Netrassa olevia lukuja hyödynnetään suoraan seuraavissa tuotteissa:

• Työkoneet: valtion tilit 1253 ja 1254 (Kevyet ja raskaat työkoneet)

• Elintarvikkeet: valtion tili 4003 (Elintarvikkeet, juomat ja tupakka)

• Kulutustuotteet: valtion tili 4005 (Puhdistusaineet ja tarvikkeet)

• Siivouspalvelut: valtion tili 4340 (Siivouspalvelut)

• Työterveyshuolto: valtion tili 4331 (Työterveyspalvelut)

• Painatuspalvelut: valtion tili 4320 (Painatuspalvelut)

Painatuspalveluissa on lisäksi huomioitava, että Hanselin puitejärjestely valmistui vasta 1.8.2006, eli saatu alkuperäinen tiedosto sisältää vain 5/12 osaa koko vuoden oletetusta myynnistä.

Jotta Netrassa olevia lukuja voidaan hyödyntää, yhdistettiin seuraavat Hanselin alaluokat yhdeksi kokonaisuudeksi:

• Poltto- ja voiteluaineostoihin yhdistettiin polttoainetankkaukset, säiliötoimitukset, laivatoimitukset ja voiteluaineet. Näin tuoteluokka saatiin vastaamaan valtion tiliä 4006 (Poltto- ja voiteluaineet).

• Atk- ja toimistotarvikkeisiin yhdistettiin atk- ja toimistotarvikkeiden täyttöpalvelu ja suoratoimitukset, paperit sekä painetut kirjekuoret. Näin tuoteluokka saatiin vastaamaan valtion tiliä 4001 (Toimistotarvikkeet).

• Kirjoihin, lehtiin ja kalentereihin yhdistettiin niin kotimaiset kuin ulkomaisetkin kirjat, kotimaiset lehdet ja kalenterit. Täten tuoteluokka saatiin vastaamaan valtion tiliä 4002 (Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet).

Tiedot Netran mukaan arvioiduista kokonaisvolyymeista löytyvät Liitteestä 6. Näin saadut kokonaisvolyymit ovat suuntaa-antavia ja lähellä totuutta. Oikeaa toteutunutta lukua on

valtion nykyiset kirjanpitokäytännöt huomioiden lähes mahdotonta saada, johtuen pääasiassa tilivirastojen erilaisista kirjanpitokäytännöistä.

Netrasta ei ollut mahdollista saada lopuille tuoteluokille vastaavia tilejä. Jos esimerkiksi matkustuspalvelutiliä 4502 olisi käytetty, olisi kaikki matkustuskulut jouduttu käsittelemään yhtenä kokonaisuutena. Kappaleessa 5.3 arvioidaan kuitenkin kokonaisvolyymit muillekin tuotealueille.