2 Eduskunnan kirjaston johtajan
3.2 Tietopalvelu ja koulutus
Kirjaston tietopalvelun työ kohden-tui tieto- ja viestintäyksikössä noudatetun käytännön mukaisesti pääosin eduskun-nan ulkopuolisille asiakkaille mukaan
lu-kien valtioneuvosto. Paikan päällä asioivien asiakkaiden lisäksi vastattiin asiakkaiden toimeksiantoihin sekä sähköpostitse että puhelimitse. Tiedonhakutoimeksiantojen kokonaismäärä laski edellisvuodesta tuhan-nella ollen kertomusvuonna 4 532. Toimek-siantojen lasku ei kuitenkaan tarkoittanut oleellista vähennystä tietopalvelutyössä, sil-lä kysymysten vaikeusaste on viime vuosina jatkuvasti lisääntynyt. Erityisen laajoja oli-vat useita maita koskeoli-vat valtioneuvoston säädösvalmistelun tietotukitehtävät. Tieto-palvelussa myös opastettiin asiakkaita käyt-tämään kirjaston tarjoamia verkkotiedon-lähteitä ja etsimään omatoimisesti verkosta vapaasti saatavaa tietoa.
Tietopalvelun toimeksiantojen kysymyk-sien aiheet käsittelivät useimmiten enemmän kuin yhtä kirjaston asiantuntijuusalueista.
Aihejakauma vaihteli toimeksiantajatyypin mukaan: eduskunta-asiakkaiden
kysymyk-sistä valtaosa käsitteli ainakin yhteiskunta-tietoa (72 %) ja odotetusti vähiten eduskun-taa itseään koskevaa tietoa (16 %). Valtio-neuvostoasiakkaiden tarpeet kohdistuivat oikeudellisen tiedon (68 %) lisäksi tasaisesti sekä eduskuntaa koskevaan (28 %) että yh-teiskuntatietoon (29 %). Muiden asiakkai-den kysymykset painottuivat oikeudelliseen tietoon (49 %) ja sen ohella melko tasaisesti sekä eduskunta- (36 %) että yhteiskunta-tietoon (31 %). Toimeksiannoista kahteen prosenttiin vastattiin jollakin muulla kielellä kuin kotimaisilla kielillä. Ulkomaisten kysy-jien kirjo vaihteli Suomea koskevista väitös-kirjatutkijoista kansalaisiin.
Eduskunnan kirjaston antamassa kou-lutuksessa kiinnostavimmat aiheet osallis-tujamäärän perusteella olivat edelleen val-tiopäiväasioiden hakupalvelut eduskunnan verkkosivuilla, Finlex-tietokanta ja muut säädöslähteet sekä Euroopan unionin tie-donlähteet. Avoimien koulutustilaisuuksien osallistujakirjo oli laaja: ministeriöissä tai valtionhallinnossa työskenteleviä, erilaisten kirjastojen henkilökuntaa sekä tutkijoita, yrityksissä työskenteleviä ja kansalaisia.
Näiden avoimien koulutusten lisäksi järjes-tettiin räätälöityä tiedonlähdekoulutusta varsinkin oikeudellisista aiheista. Koulutet-tavina olivat mm. Helsingin hovioikeuden esittelijät ja neuvokset, Euroopan kemikaali-viraston ryhmä, verohallinnon oikeudenval-vontayksikkö ja ympäristöministeriön sää-dösvalmistelun kehittämisryhmä. Kirjaston tiloissa järjestettyjen koulutustilaisuuksien
lisäksi henkilökunta osallistui aihealueiden-sa luennoitsijoina lukuisiin muiden järjestä-miin tilaisuuksiin.
Kaikkien kirjaston tarjoamien verkko-julkaisujen käytön määrällinen seuranta ei edelleenkään ole mahdollista, sillä tiedon-tuottajat ovat erilaisia ja tiedonhakuohjel-mistot poikkeavat toisistaan. Käyttö kuiten-kin vaikuttaa selvästi kasvaneen edelleen.
Kirjastoon ja sen palveluihin kävi vuoden aikana tutustumassa kotimaisia ja ulkomai-sia ryhmiä. Näissä esittelyissä yhteensä 518 henkilöä sai tietoa kirjaston kokoelmista, niiden erityispiirteistä sekä kirjaston tarjoa-mista palveluista ja niiden käytöstä.
Eduskunnan kirjaston palvelukanavista yksi on valtakunnallinen Kysy kirjastonhoi-tajalta -verkkopalvelu, jonka kautta kirjasto vastaa sille osoitettuihin kysymyksiin. Koko palvelun toiminnan aikana kirjasto on saa-nut erikoiskirjastoista eniten kysymyksiä vastattavaksi, joskin osoitettujen kysymys-ten määrä on kokonaisuudessaan pieni. Pal-velussa mukanaolo on kuitenkin osa kirjas-ton näkyvyyttä ja palvelujen markkinointia valtakunnallisesti.
Asiakaspalvelua ja tiedonlähde- ja lai-teneuvontaa annettiin kuten aikaisempina vuosinakin tietopalvelun lisäksi neuvonta- ja arkistopalvelun asiakaspisteessä sekä edus-kunnan kansalaisinfossa, jonka tarjoamien kansalaispalvelujen tuottamiseen kirjasto osallistui edelleen yhteistyössä eduskunta-tiedotuksen kanssa.
Tiedonhaut 1999–2009
Tiedonhallinnan koulutus 1999–2009
5032 4842
3865 3114
6370 5632
4871 5483
4517 5512
4532
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
vuosi toimeksiannot
toimeksiannot
1317 1250 1379
1260 1500
1338 1386 1560
2191
1657
989
0 500 1000 1500 2000 2500
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
vuosi henkilöä
henkilöä
4 Kokoelmatyö
Kokoelmat 31.12.2009:
painetut monografi at ... 325 000 nidettä monografi animekkeitä ... 295 000 nimekettä
painetut kausijulkaisut ... n. 212 000 nidettä/vuosikertaa mikromuotoinen aineisto ... n. 136 000 korttia/fi lmiä Saapuvia aikakaus- ja sanomalehtiä ... 3 300 nimekettä joista ostettuja ... 570 nimekettä joista elektronisia ... 2 500 nimekettä Kartunta vuonna 2009:
painetut monografi at ... 3 821 nidettä joista ostettuja ... 1 733 nidettä painetut kausijulkaisut ... 3 265 vuosikertaa joista ostettuja ... 1 488 vuosikertaa Poistot vuonna 2009:
painetut monografi at ... 11 055 nidettä painetut kausijulkaisut ... 8 651 vuosikertaa Aineiston hankintaan käytetty ... 645 000 euroa
Kokoelmien arviointi jatkui kertomus-vuonna tiiviinä. Evaluointi ja poistotoi-menpiteet saatiin päätökseensä luokissa II Sosiologia, VII Sotahallinto, VIII Kirkko, XIII Liikenne, XVII Käytännöllinen kan-santalous, XVII.2.1 Maataloushallinto, XVII.3.1-2 Teollisuuspolitiikka, XVII.4.1 Kauppapolitiikka ja XXIII.1.1 Bibliogra-fi at. Suurin osa aineistosta toimitettiin Va-rastokirjastoon, joka oman kirjanpitonsa mukaan otti Eduskunnan kirjastosta vas-taan 263 hyllymetriä. Myös Maanpuolus-tuskorkeakoulun kirjastolle tarjottiin pois-tettuja teoksia.
Kirjaston lehtilukusalin lehdet tarkistet-tiin ja tilauksia lopetettarkistet-tiin, mikäli julkaisut olivat vähän käytettyjä tai niistä oli sähköi-nen versio käytettävänä. Soveltuvin osin kar-sittiin myös lehtitilauksia, mikäli julkaisut olivat saatavilla muissa suomalaisissa kirjas-toissa. Aikakaus- ja sanomalehtiä on ollut kertomusvuonna käytettävissä elektronisina tietokantojen kautta noin 2 500.
Kokoelmien kokonaismäärä laski pois-toista johtuen ja kartunnan vähetessä niin painettujen kirja- kuin kausijulkaisuaineis-tojen kohdalla. Syinä kartunnan vähenemi-seen on esitetty lamasta aiheutunutta supis-tumista uusien julkaisujen määrissä ja kausi-julkaisujen kohdalla ennen ilmaisena jaetun aineiston siirtymistä vain verkossa ilmesty-väksi. Verkkojulkaisemiseen siirtymistä on havaittavissa niin kotimaisten, ulkomaisten kuin kansainvälisten organisaatioiden toi-minnassa. Aineistonhankintaan liittyvät vaihto- ja lahjasuhteet kansainvälisten jär-jestöjen ja muiden yhteistyökumppanien kanssa sujuivat kertomusvuonna edellisvuo-sien tapaan hyvin.
Eduskuntatyössä tarvittavaa elektronista aineistoa on arvioitu yhdessä sisäisen tie-topalvelun kanssa. Eduskunnan kirjasto huolehtii sähköisen aineiston hankinnasta eduskunnan käyttöön niiltä osin kuin se tapahtuu Kansallisen elektronisen kirjaston (FinElib) kautta.
Virkamiesten ja valiokuntien käsikirjas-toihin on vuosittain hankittu keskimäärin runsas tuhat nidettä, mutta kertomusvuon-na luku oli vain 882 nidettä. Osittain ero johtuu valitusta hankintapolitiikasta, jon-ka mujon-kaan elektronisena tarjolla olevia ai-neistoja mm. lakikirjoja ei enää automaat-tisesti osteta painettuina virkamiesten tai edustajien työhuoneisiin. Sidottujen valtio-päiväasiakirjojen varastosta jaettiin niteitä valiokunnille ja eduskunnan virkamiehille sekä kirjaston kanssa vaihtosuhteissa ole-ville kirjastoille.
Kirjaston Selma-tietokannassa olevien tietueiden määrä laski n. 330 000:een. Mo-nografi oiden ja kausijulkaisujen lisäksi kir-jastotietokantaan luetteloitiin 707 pääasias-sa kotimaista oikeudellista aikakauslehti- ja monografi a -artikkelia. Muista tietokan-noista poimittujen tietueiden ja kirjastossa tehtyjen alkuperäisluettelointien suhde pysyi
samana. Alkuperäisluetteloinnin osuus on n. 52 %.
Kertomusvuonna Eduskunnan kirjasto, eduskunnan sisäinen tietopalvelu ja Ulkopo-liittisen instituutin (UPI) kirjasto jatkoivat edelleen yhteistyötään keskustellen ja sopien yhteiskokouksissaan mm. päällekkäisyyksi-en välttämisestä elektronistpäällekkäisyyksi-en tietoresurssipäällekkäisyyksi-en hankinnoissa ja käytössä.
Käsikirjastoista palautunutta ja kansan-edustajien työhuoneistaan poistamaa aineis-toa liitettiin kirjaston kokoelmiin, lähetettiin Varastokirjastoon tai tarjottiin kirjaston asi-akkaille poistettujen kirjojen ohessa.
Kertomusvuonna kirjaston oman sitomon toiminta päättyi kirjansitojan tehtäviä hoi-taneen osastosihteerin siirtyessä eläkkeelle.
Jatkossa kirjasto tulee sidonnassa tukeutu-maan ostopalveluihin niiltä osin kuin työtä ei voida suorittaa eduskunnan virastopalve-luyksikössä.
Julkaisujen hankinta 2009 (yhteensä 7 086 nid./vsk.)
maksullisia; 21 %
maksullisia; 24 % maksuttomia; 25 %
maksuttomia; 30 %
Kirjat Kausijulkaisut 54 %
Kausijulkaisut (3 265 nid./vsk.)
Kirjat (3 821 nid.)
46 %
Kokoelmien kartunta 1999–2009
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
vuosi määrä
ilmaiset ostetut yhteensä
5 Eduskunnan arkisto
Arkistolainat ... 200 käyttökertaa Annetut kopiot yhteensä ... 2 949 kpl
näistä eduskunnalle ... 1 599 kpl eduskunnan ulkopuolisille ... 1 350 kpl Arkistosiirrot ... 251 yksikköä Arkiston tiedonhaut... 209 toimeksiantoa Arkistoon liittyvä ohjaus ja neuvonta ... 121 toimenpidettä Kuvalainat yhteensä ... 558 kpl
Digitaalikuvat
sisäiset ... 318 kpl ulkoiset ... 209 kpl Valokuviin liittyvät neuvonta- ja
tietopalvelutehtävät ... 198 kpl Eduskunnan arkiston keskeisiin
tavoittei-siin vuodelle 2009 kuului vanhojen valtiopäi-väasiakirjojen digitoinnin aloittaminen ja di-gitoidun aineiston muokkaaminen
sellaisek-si, että se voidaan sijoittaa eduskunnan jul-kisille verkkosivuille kansalaisten käyttöön.
Hankkeen eteneminen pysähtyi kuitenkin kirjastosta riippumattomista syistä, koska
tiedostomuodon määrittely digitoitaval-le aineistoldigitoitaval-le on kestänyt odottamattoman kauan. Eduskunnan keskusarkiston uusien arkistotilojen suunnittelu kalliosuojatiloi-hin eteni kertomusvuonna huomattavasti ja kirjaston eduskunnan peruskorjaushank-keeseen liittyvässä palvelutilojen suunnitte-lussa päästiin arkistonkin tarpeiden osalta eteenpäin.
Jo edellisvuonna käynnistyneet eduskun-nan kanslian hallinnon kehittämishanke (Halke) ja valiokuntien asian- ja asiakirjo-jen hallinnan määrittelyprojekti saatiin val-miiksi alkuvuonna. Kummankin projektin loppuvaiheisiin liittyi jonkin verran arkisto-tehtäviä. Halke-projektin aikana tuli esille arkiston ulkopuolisten esittämänä myös aja-tus siirtää eduskunnan arkisto Eduskunnan kirjaston yhteydestä uuteen yksikköön, mut-ta Halke-loppuraportin käsittelyn yhteydes-sä varmistui arkiston yhteydes-säilyminen kirjaston osana toistaiseksi. Helsingin yliopiston jul-kisoikeuden laitoksen edellisvuonna aloit-tama hanke digitoida eräiden valiokuntien asiantuntijalausunnot saatiin päätökseen vuoden lopussa. Sen sijaan digitoidun ai-neiston muokkaaminen verkkokäyttöön on edelleen kesken.
Asiakirjahallintoon liittyviä lausunto-ja arkisto antoi Open Archival Informati-on System -standardista, oikeusasiamiehen kanslian asianhallintahankkeen arkistoky-symyksistä ja valtiontalouden tarkastusvi-raston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjesääntöluonnoksesta. Lisäksi arkisto vastasi kahteen kyselyyn, jotka koskivat arkistolaitoksen sähköisten asiakirjojen pitkäaikaisarkistoinnin vastaanotto- ja pal-veluhanketta (VAPA). Arkisto luonnosteli kansalaiskirjeiden rekisteröinti- ja käsittely-ohjeen sekä uudisti arkistointikäsittely-ohjeen.
Veteraanikansanedustajien muistitieto-hanketta vuodesta 1988 lähtien hoitanut tut-kija jäi eläkkeelle alkuvuodesta 2009.
Kirjas-ton hallitus käsitteli hankkeen tilaa ja tule-vaisuutta useaan otteeseen kertomusvuoden aikana. Hallituksen tuen saatuaan kirjasto esitti syksyllä julkisen tietopyynnön, jossa erilaisilta asiantuntijatahoilta pyydettiin nä-kemyksiä, kuinka veteraanikansanedusta-jien muistitietohanketta voitaisiin kehittää tutkimuksellisesti ja taloudellisesti järkevällä tavalla. Tietopyyntöön saatujen vastausten perusteella kuitenkin todettiin, että hank-keen ulkoistaminen esimerkiksi yliopisto-laitoksen hoidettavaksi ei toisi olennaisia kustannussäästöjä. Hallitus tekikin päätök-sen, että muistitietohankkeeseen palkataan tutkija vuoden 2010 aikana. Loppusyksystä 2009 viran täyttöä alettiin valmistella.
Keskusarkisto otti vastaan vuoden aikana 74 asiakirjasiirtoa ja ne kasvattivat keskusar-kiston asiakirjamäärää 21,72 hyllymetrillä.
Aineiston lisäys palasi edellisvuoden poik-keuksellisen korkealta tasolta normaalik-si. Arkistoon tuli 251 yksikköä asiakirjoja.
Pieninä erikoisuuksina todettakoon vete-raanikansanedustajien muistitietoprojektin kirjeenvaihtoon ja VPK:n talopiirustuksiin liittyvät luovutukset.
Arkistolainojen ja tiedonhakujen määrät palasivat poikkeuksellisen korkealta viime vuoden tasolta 2000-luvun keskimääräiselle tasolle. Ulkopuolisia toimeksiantoja oli sel-västi enemmän kuin sisäisiä. Vaikka annet-tujen paperisten asiakirjakopioiden määrä laski hieman edellisvuodesta, oli kopioiden kokonaismäärä digitaalisten kopioiden mää-rä huomioon ottaen edellisvuosien huippu-tasolla. Digitaalistenkin kopioiden määrä painottui selvästi ulkopuolisiin toimeksian-toihin.
Valiokuntien ja kansliatoimikunnan asia-kirjojen mikrokuvaus ja skannaus keskeytyi-vät kokonaan kertomusvuonna. Syynä tähän oli se, että mikrokuvaus- ja skannauspalvelu-jen hankintaprosessi eteni odottamattoman hitaasti monien yllätyksellisten vaiheiden
seurauksena. Hankintasopimus saatiin kui-tenkin lopulta allekirjoitettua marraskuun lopulla.
Kuva-arkiston toiminta painottui digi-taalisten kuvien tallentamiseen kuvienhal-lintajärjestelmään. CD-levyille talletetut digikuvat saatiin vietyä kokonaisuudessaan järjestelmään heinäkuun loppuun mennes-sä. Perinteiset kuvien kartuntaa ja kuvalai-nojen määrää kuvaavat tilastoluvut laskivat odotetusti, koska erityisesti kuvalainoihin vaikutti asiakkaille maaliskuussa avautu-nut kuva-arkiston käyttömahdollisuus in-ternetissä. Kertomusvuonna perustettiin kuvienhallintajärjestelmään oma tietokanta eduskunnan irtaimistotietojen tallentamista varten. Kuvienhallintajärjestelmää koske-vien hieman epävarmojen tilastotietojen mukaan internet-sivujen kautta tehtiin 5 407 hakua ja kuvia ladattiin 578 kappaletta ja intranetsivujen kautta tehtiin 1 596 hakua ja kuvia ladattiin 394 kappaletta. Valokuvia koskevat neuvonta- ja tiedonhakutehtävät
pysyivät edellisvuoden tasolla. Diarioituja sopimuksia valokuvien oikeuksista allekir-joitettiin 7 kpl, joihin sisältyi pitkäkestoinen sopimus Lehtikuvan kanssa. Vuoden lopus-sa valokuva-arkistoslopus-sa oli 16 966 paperiku-vaa, 56 356 negatiivia ja diaa sekä 83 724 digikuvaa. Kaikkiaan arkistossa oli 159 461 kuvaa. Kuvienhallintajärjestelmään sisältyy 25 230 kuvaa.
Valtioneuvoston arkistonhoitajien yhteis-työryhmä kokoontui vakiintuneeseen tapaan ja tilaisuuksiin osallistui myös eduskunnan arkiston edustaja. Vaikka kevätkaudella käy-tiin keskusteluja ryhmän lakkauttamisesta ja sulauttamisesta laajempaan ryhmään, tämä linjaus ei kuitenkaan toteutunut. Ajankoh-taisten teemojen käsittelyn ohella yhteistyö-ryhmä tutustui rautatieviraston sähköiseen arkistoon ja Päivälehden Säätiön arkistoon.
Eduskunnan arkiston esittelytilaisuuksia kuva-arkiston tilaisuudet mukaan lukien pi-dettiin 12.
Arkistolainat ja arkiston tiedonhaut 2000–2009
111
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
vuosi kpl
Arkistolainat Arkiston tiedonhaut
Annetut kopiot 2001–2009
Annetut kopiot 2001-2009
2446 2436
3587
2950
5380
4970 4753
3621
2949
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
vuosi kpl
Annetut kopiot