DAMA:n (dama.org 2008) määritelmän mukaan organisaation tietomalli on koh-deorientoitunut integroitu tietomalli, joka määrittää tärkeimmät tiedot, joita organi-saatio tuottaa ja käyttää. Näitä ovat tiedot, jotka ovat kriittisiä tehokkaan operatiivi-seen toiminnan ja päätöksenteon kannalta. Harvat organisaation laajuiset tietomallit sisältävät kaiken tiedon, mutta kattavuutta voidaan laajentaa vaiheittain.
Integroidulla tietomallilla tarkoitetaan, että kaikki kohteet, tekijät ja säännöt ovat mää-ritetty kertaalleen, ilman päällekkäisyyksiä. Mallin käsitteiden tulee kuvata todellisuut-ta ja olla yhteensopivia organisaation laajuisesti. Esimerkiksi asiakas- ja tilaus-kohteiden pitäisi olla ainoastaan kertaalleen määritettyinä, jolloin jokaisella kohteella tai tietoelementillä on vain yksi nimi ja määritelmä. Kohde-orientoitunut tarkoittaa, että malli on jaettu yleisesti tunnistettuihin kohdealueisiin, jotka kulkevat useissa liike-toimintaprosesseissa ja järjestelmissä. Kohde-alueet koostuvat kaikista tärkeimmistä liiketoiminnan kohteista. (dama.org 2008) Kendle (2005) esittää samankaltaista ajatte-lutapaa, hänen mukaansa organisaation tietomalli on integroitu näkymä organisaation tiedoista, joita se tuottaa ja kuluttaa toimintaprosesseissaan. Mallin tarkoituksena on yhdistää, formalisoida ja esittää organisaatiolle tärkeitä asioita, ja kuvata miten asioita hallinnoidaan. Se edistää tietojen integroimista organisaatiossa ja sen rajojen yli.
Tietoryhmien ja tietojen jäsennys on käsitemallin tarkennus ja tietoarkkitehtuurinäkö-kulman loogisen tason tärkein kuvaus. Näissä kuvauksissa edetään käsitteistä tietota-solle ja kuvataan tietojen väliset riippuvuudet, looginen ryhmittely sekä tarkempi tieto-sisältö. Tietosisällön keskeisiä osia ovat (Kartturi 2013):
Tiedon jäsennys loogisiin tietoelementteihin (käsitetasoa tarkemmin)
Yksittäisten tietojen tarkemmat elementit
Tietojen väliset riippuvuudet, esimerkiksi periytyminen.
Espinosa et al. (2011) mukaan arkkitehtuurisuunnittelun tehtävänä on kuvata organi-saation toimintojen välillä kulkevaa tietoa ja tietojen välisiä suhteita. Tämän lisäksi tuli-si dokumentoida tiedon tallennusmuoto ja -paikka. Organisaation laajuinen määritelty tietomalli auttaa tietojärjestelmien ja liiketoimintatiedon hallintajärjestelmien kehit-tämisessä ja pienentää niistä syntyviä kustannuksia. Tietomallin tavoitteena helpottaa tiedonhallinnan ja tietovarastojen ylläpitoa ja kehittämistä, sekä yhtenäistää tietoa ja vähentää sen päällekkäisyyttä.
Seuraavissa taulukoissa on avattu organisaation tietomallia sekä käyty läpi päätieto-ryhmien keskeinen sisältö. Tarkoituksena on kuvata mitä tietoa yrityksen eri toimin-noissa ja prosesseissa käytetään, millä järjestelmillä niitä hallitaan, sekä kuka järjestel-miä käyttää. Taulukossa 4 on esitetty Asiakkuuden käsite. Se on kokonaisuus, joka pe-rustuu asiakaslähtöiseen ajattelutapaan asiakkaan ja organisaation välisestä vuorovai-kutuksesta. Asiakkuus siis sisältää kaiken tallennetun tiedon mitä asiakkaasta on kerät-ty palvelusuhteen aikana. Yrikerät-tyksessä Asiakkuuksia käsitellään CRM-järjestelmällä (JHL).
Taulukko 4. Asiakkuus
Asiakkuus JHL-järjestelmään tallennettu tietokokonaisuus kaikesta vuoro-vaikutuksesta asiakkaan ja yrityksen välillä
Taulukossa 5 on kuvattu päätietoryhmät, eli mitä tietosisältöjä toiminnassa käytetään ja missä järjestelmissä tai toimissa niitä hyödynnetään. Tietoryhmät ovat yksittäisiä ja sisältävät vain tietyntyyppistä tietoa.
Taulukko 5. Päätietoryhmät
Päätietoryhmä Määritelmä Sijainti
Yhteys- ja
Henkilön tiedot Nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, lisäksi rakennuksista mm. rakennustunnus, sijainti, omistaja, pinta-ala, varusteet ja liittymät verkostoihin, käyttötarkoitus sekä valmis-tumisvuosi. Kiinteistöistä kiinteistötunnus, omistajan nimi ja osoite sekä kiinteistöllä sijaitsevat rakennukset
Väestörekiste- ri(väestötieto-järjestelmä)
Kiinteistön tiedot Tietyn kiinteistön sijainti ja rajat kartalla sekä kiinteistötunnus, pinta-ala, osuudet yhteisiin alueisiin (esim. vesialueisiin) sekä tietoja kiinteistöjä koskevista käyttöoikeuk-sista ja -rajoitukkäyttöoikeuk-sista
Kiinteistötieto-järjestelmä
Historiatiedot Asiakkaan aikaisemmat tyhjennys-, osto-, laskutustapahtumat ja muut aktiviteetit
JHL Laskutustiedot Laskutusosoitetiedot, laskutusnumero,
las-kutusryhmä, yhteyshenkilö
JHL Palautteet Asiakkaan lähettämät, verkkolomakkeella
tai sähköiseen muotoon tallennetut palaut-teet
Jätti
Asiakasryhmät Kuntaperusteinen asiakasryhmä, yri-tys/organisaatio tai yksityishenkilö, kunta-vastuun-, toissijaisen kunta-vastuun-, tuottajavas-tuun-, sidosyksikkö- tai markkina-asiakkuus
JHL
Palvelutarjonta Asiakasryhmän perusteella asiakkaalle tar-jotut tuotteet ja palvelut; nouto- ja kulje-tuspalvelu, käsittely, keräysvälinevuokraus,
Sopimustiedot Asiakkaan ja yrityksen välisen, tällä hetkellä voimassa olevan palvelukokonaisuuden kerät-tävät jätteet ja pisteen omistaja
Kierrätys.info
Luvussa 5.4 käytiin läpi yrityksen käyttämät tietojärjestelmät ja ohjelmistot. Tauluk-koon 6 on listattu järjestelmien ja ohjelmistojen käyttötarkoitus sekä niiden pääkäyttä-jät. Pienlaskutus- ja multaohjelma on jäteasemilla käytetty Excel-pohjainen laskutusjär-jestelmä jolla on oma tietokanta asiakastiedoille.
Taulukko 6. Järjestelmät ja ohjelmistot
Järjestelmä/Ohjelmisto Kuvaus Käyttäjät
JHL Asiakashallintajärjestelmä,
asia-kasrekisteri
Asiakaspalvelu, yritys-palvelut, laskutus, logistiikkapalvelut
TCS Ajonhallintajärjestelmä Asiakaspalvelu,
(kul-jettajat)
Jätti Intranet-sovellus Asiakaspalvelu,
vies-tintä Vaaka-järjestelmä Jäteautojen punnitukseen ja
las-kutukseen käytettävä järjestelmä
Toiminnot (Taulukko 7) ovat aiemmin kuvatun palvelurakenteen sisältämät palvelut ja sisäiset toiminnot. Niiden toteutukseen käytetään pääosin yrityksen tietojärjestelmiä, mutta myös joitakin tietolähteitä, sekä toiminnoissa voidaan olla suoraan yhteydessä asiakkaaseen ilman että sähköisiä asiakastietoja täytyy siinä yhteydessä käsitellä (esi-merkiksi neuvonta).
Taulukko 7. Toiminnot
Toiminto Kuvaus Vastuuyksiköt
Laskutus Asiakkaiden laskutus,
Viestintä Jätti-ohjelman ylläpito, sisäinen ja ulkoinen viestintä ja tiedotta-minen
Viestintä
Neuvonta Neuvontaa liittyen asiakkaiden ongelmiin, erityyppisten
Jäteasemien palve-lutoiminta
Asiakaspalvelu, jätteiden vas-taanotto, tuotteiden ja palvelui-den myynti ja laskutus, asemien ylläpito, asiakasrekisterin ylläpito
Vastaanottopalvelut
Entiteetit (Taulukko 8) ovat tietojoukkoja, toimijoita tai kokonaisuuksia, jotka voivat itse tai muiden toimesta muokata sisältämiään tietoja. Niille on annettu nimi kuvaa-maan tietojoukkoa ja ne voivat muodostua useammasta tai erityyppisistä tietosisällöis-tä. Entiteetin sisältämää tietoa voidaan erotella ja haluttu tieto voidaan ottaa käyttöön eri käyttää eri järjestelmissä tai toiminnoissa.
Taulukko 8. Entiteetit
Entiteetti Määritelmä
Asiakas Henkilö tai organisaatio, joka on palvelujen tai tuotteiden käyt-täjä tai vastaanottaja ja jonka kanssa luodaan asiakkuus Asiakastyypit Asiakkaalle voidaan tarjota erilaisia palveluita riippuen
lain-säädännöllisistä, tai yrityksen asettamista perusteista
Palvelut Yhteen tai useampaan jätelajiin ja sen käsittelyyn, suoraan tai välillisesti liittyen, muodostettu toiminnallinen kokonaisuus Sopimukset Asiakkaan tilaama palvelukokonaisuus, jonka mukaan
asiakas-ta laskuteasiakas-taan
Hinnasto Yrityksen tuotteille ja palveluille asettamat hinnat
JäteABC Jätteen oikeaan käsittelyyn ja lajitteluun luotu tietokanta, si-jaitsee Jätti-intranetissä
Kierrätys.info JLY-Jätelaitosyhdistys ry:n ylläpitämä verkkopalvelu, jolla voi etsiä alueellisten keräyspisteiden ja kiertävien keräysten tieto-ja kaikkialla Suomessa
Väestörekisteri (väestötietojärjes-telmä)
Väestörekisteri sisältää perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista
Kiinteistötietojär-jestelmä
Kiinteistötietopalvelu on verkkopalvelu, jonka kautta voi selata kiinteistötietojärjestelmän tietoja. Palvelu on maksullinen ja se on tarkoitettu viranomaisille ja sellaisille käyttäjille, joille voi-daan myöntää käyttölupa
Dreibelbis et al. (2008) esittävät ydintietojen olevan organisaation kaikkein arvokkain tieto, mitä se omistaa. Ne edustavat toiminnan kannalta tärkeintä tietoa, kuten asiak-kaita, tietolähteitä, työntekijöitä, palveluita ja niiden välisiä suhteita. Jokainen näistä ydintiedon kohdealueista esittää jotain tietoa, jota tarvitaan liiketoimintaprosesseissa, eri organisaatioyksiköissä, operatiivisissa järjestelmissä ja päätöksenteon tukijärjestel-missä. Pohjimmiltaan ydintiedot myös määrittelevät organisaatiota ja yrityksen tulisi yhteisesti määrittää ydintietojen merkitykset ja niiden käyttö. Yhteisen sanaston kautta organisaation on mahdollista määrittää mitä esimerkiksi asiakas-termi tarkoittaa, sekä millaisia asioita tai ominaisuuksia sen tulisi sisältää. Ydintiedot ovat liiketoiminnan pro-sesseille kriittisiä, ja niiden merkitys toiminnan ja tiedon laadun kannalta on korkea.