Tiedolla johtaminen on määritetty yhdeksi Savon koulutuskuntayhtymän strategiseksi tavoitteeksi nykyisen strategiakauden 2020–2022 aikana. Vuoden 2020 aikana perehdyttiin organisaation tiedolla johtamisen nykytilaan.
Kartoitus toteutettiin perehtymällä johtamiseen, tietohallinnon, lähdejärjestelmätoimijoiden sekä ra-portoinnin kokonaistilaan. Tämän pohjalta esitetään toimenpiteitä tiedolla johtamisen kehittämiseksi, niin, että siitä voidaan muodostaa kehittämistyön tavoitteena oleva toimintamalli.
5.1 Tiedolla johtaminen nykyisessä toiminnanohjauksessa
Sakkyn toiminnanohjauksen perustana toimii sisäinen verkko, Intra. Siellä ovat prosessikuvaukset asiakaslähtöisen toiminnan kehittämiseksi ja tuottamiseksi. Opiskelija-asiakkaaseen kohdistuvat toi-minnot on kuvattu ja näistä käytetään nimitystä Opiskelijan polku. Tiedolla johtamisen periaatteiden mukaisesti näistä osista tuli havainto, että tiedolla johtamisen perusteet ovat kunnossa. Opiskelijan polku oli jaettu seuraaviin osiin:
- ”Hakeutumisvaihe - Opiskelijaksi ottaminen
- HOKS (Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma) laadinta - Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen
- Opintojen suunnittelu - Ohjaus- ja tukitoimet
- Osaamisen osoittaminen ja todentaminen
- Uraohjaus” (SAKKY 2020, Intra. Opiskelijan polku)
Kuva 4. SAKKY 2020, Opiskelijan polku
Verrattaessa toiminnanohjauksen tietoja tiedolla johtamisen tavoitteisiin, huomataan, että vain yh-dessä prosessissa toimintaan on kytketty mittareiksi muutettavia toiminnan seurannan tarpeita. Kyse on HOKS-prosessista, jossa nämä strategissa mainitut toiminnalliset mittarit on asetettu. Muista opiskelijan polun vaiheista näitä ei ole tunnistettavissa.
Nykyisessä Intrassa opiskelijan polun osien toiminnanohjauksessa on vielä näiltä osin kehitettävää.
Koska toiminnalliset mittarit on voitu luoda yhteen toiminnalliseen osaan, on ne kehitettävä muihin-kin osiin tietohallinnon toiminnan onnistumisen mahdollistamiseksi.
5.2 Tietoarkkitehtuurin ja tietovaraston nykytila
Taloussuunnitelmassa mainitaan, että ”toiminnanohjaus perustuu tietoon” (SAKKY 2020, 21.), näiltä osin tavoite ja visio on asetettu. Tiedolla johtaminen on mainittu omana kehittämisen kohteena, ja sen tekniseksi toteuttamiseksi on määritetty vastuutaho.
Perehdyttäessä tietohallinnon toimintaan, joka vastaa mm. tietovarastosta, huomataan, että saata-villa olleet arkkitehtuurikuvaukset eivät noudata tiedolla johtamisen periaatteiden mukaista liiketoi-mintatieto- tai datalähtöistä ajattelua, vaan kuvastavat enemmänkin hallinnoitavia tietojärjestelmiä, näiden välisiä suhteita tai tietojärjestelmäarkkitehtuurille asetettua tavoitetilaa. Näiltä osin tiedolla johtamisen data- tai tietostrategiassa on siis vielä kehitettävää.
Kuva 5. SAKKY 2020, Kokonaisarkkitehtuurityö. Tavoitetila
Tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitetilassa on kuitenkin mainittu tietovarasto. Tämän vuoksi selvi-tettiin eri lähdejärjestelmien sekä tietovaraston välistä suhdetta.
Kuva 6. SAKKY 2020, Tietovarastoarkkitehtuuri.
Organisaatiolla on kuvattuna tietovarastoarkkitehtuuri. Se erottelee eri lähtöjärjestelmät sekä kuvaa tiedonkulun lähtöjärjestelmistä raporteiksi. Kuvaus tietovarastosta (Kuva 6.) osoittaa, että kyse on enemmänkin teknisestä tietojen siirron kuvauksesta.
Sakkyssa yksittäinen lähtötietojärjestelmä, kuten Primus, on monessa kohdassa raportoinnin lähtö-kohta. Honkavaara (Honkavaara 2013, 12) on tutkinut opinnäytetyössään tiedon käsittelyn yhdistä-mistä. Opinnäytetyössään hän toteaa, että ”ilman tietovarastoa liiketoimintatiedon analyysin tekemi-sessä 80 % ajasta menee tiedon muokkaamiseen” (Ehsan, Khan, Mirza, Sarwar 2012) Tämä kuiten-kin vaatisi lähtöjärjestelmien sekä tietovaraston tietojen yhdenmukaisuuden varmistamista esim.
toimintojohtamista tukien. Tämän vuoksi seuraavaksi tarkastellaan tietovarastoa sekä sen arkkiteh-tuuria.
5.3 Tietovaraston tietoarkkitehtuuri
Tietovarasto nähdään nykytiedon valossa kustannustehokkaimmaksi ratkaisuksi toteuttaa kokonais-valtaista tiedolla johtamista. Varaston rakenteen tulee vastata liiketoimintatiedon tarpeita ts. siinä tulee näkyä liiketoimintatiedon tai datan johtaminen.
Kuva 7. SAKKY 2020, Esimerkki tietovaraston taulujen kuvauksista.
Perehtyminen tietovarastoon tai sen kuvauksiin osoitti kehittämisen tarpeita tiedon johtamiseen stra-tegian toteuttamiseksi. Tietovaraston dokumentointi ja taulujen kuvaukset olivat hyvin dokumentoi-tuja. Sen sijaan niiden otsikointi sekä näiden pohjalta toteutettu raportointi osoittivat, että taulujen nimeämiset tai kuvaukset vaativat vielä tiedon- tai datan johtamisen osalta täsmentämistä. Nykyi-sistä kuvauksista ei yleisesti ottaen saanut selvää, mihin tarpeeseen kyseinen taulu on perustettu?
Varaston rakenteesta tai dokumentaatiosta ei voitu nähdä strategian toteutumista tai datan johta-mista liiketoiminnan tarpeista lähtien. Tietovaraston kehittymistä voi johtaa ja sen tulee tapahtua liiketoiminnan johtamisen tarpeista. Seuraavaksi tarkastellaan, miten nykyiset tietovarastosta johde-tut raportit palvelevat strategian toteutumista tiedolla johtamisessa.
5.4 Tulosportaali, raportit sekä mittariseloste
Organisaatiossa hyödynnetään tulosportaalia toiminnan raporttien julkaisuun. Tästä kuntayhtymän sisäiseen verkkoon, Intraan, sijoitetusta raporttikokonaisuudesta käytetään nimeä Tulosportaali. Ni-mensä mukaisesti portaali sisältää paljon tietoa mittariselosteen mukaisista mittareista.
Kuva 8. SAKKY 2020, Näkymä tulosportaalista.
Raportit sekä tuloskorteissa että tulosportaalissa noudattivat samaa kaavaa, joka oli kuvattu organi-saation Talousarviossa sekä taloussuunnitelman mittariselosteessa vuosille 2020–2022. Yksittäisen tulosalueen mittarit on kuvattu alla (Kuva 9.)
Kuva 9. SAKKY 2020, Oppimispalvelujen tuloskortti.
Näiltäkin osin selittävien mittareiden osalta huomataan vielä kehitettävää. Nykyiset mittarit ovat tu-lokseen tai jo tapahtuneiden asioiden mittaamista. Mittarit eivät sisällä niitä selittäviä tekijöitä, jotka
”varmistaa johtamisen ja toiminnan yhdensuuntaisuuden” (Sakky 2020, 28.) Esimerkiksi prosessimit-tarista Keskeyttäminen (%) ei voi tarkastella niitä toimenpiteitä, joista opintojen keskeyttäminen saattaisi johtua.
5.5 Yhteenveto Sakkyn nykytilasta
Raportit ovat jo syntyneestä tuloksesta, ne eivät mittaa toiminnanohjauksen mukaisten prosessien laatua tai toimintaa opiskelijan polulla. Tulosportaali sisälsi tietoa toiminnan tuloksesta, mutta ei niitä selittäviä toiminnallisia tekijöitä, joita talousarvion ja taloussuunnitelman mukaisesti tiedolla johtami-sessa tuli kehittää.
Kehittämisvastuulla olevien tahojen, mutta myös koko organisaation tietotuotantoon osallistuvien tahojen, välistä yhteistyötä voisi kehittää. Tietohallinnon rooli on hyvin tekninen ja siitä ei ole nähtä-vissä yhteyttä johtamistarpeisiin. Toisaalta, koska näitä tarpeita ei ole määritetty, ei teknistä toteu-tusta voi niitä vasten myöskään rakentaa. Myös muut tahot, kuten lähtöjärjestelmien parissa toimi-vat, voisi tuoda osaksi tiedolla johtamisen kehittämistä.
Teknisesti tarkasteltuna sekä tietovaraston arkkitehtuuri että dokumentaatio antavat kuitenkin kuvan toimivasta teknisestä kokonaisuudesta. Tietovaraston taulujen nimeämiset eivät kuvaa toiminnanoh-jauksessa määritettyjä prosesseja, mutta taulut sisältävät sen tiedon, mitä selittävien toiminnallisten mittareiden toteuttamiseksi tarvitaan.
Seuraavaksi kokonaisuuden toimintaa seurataan siitä opiskelijan polun prosessin osasta, josta toi-minnalliset tietotarpeet on kuvattu. Kyseessä on HOKS (Henkilökohtainen osaamisen kehittämis-suunnitelma) laadinta sekä suunnitelman päivittäminen. Tavoitteena on saada kokemuksia siitä, voi-daanko tiedolla johtamisen teoriaa hyödyntäen luoda toimintamalliksi ammatillisen koulutuksen tie-dolla johtamiseksi.