Projekteilla ja projektityöskentelyllä on useita sellaisia piirteitä, jotka rajoittavat hanketyöskentelyä.
Paljon haasteita aiheutti erityisesti yksi hyvin oleellinen projektin ominaisuus, nimittäin sen määrä-aikaisuus. Useat projektit raportoivat aikatauluongelmista, jotka johtuivat esimerkiksi liian kunnian-himoisesta aikataulusuunnitelmasta, projektia kohdanneista vastoinkäymisistä tai projektin katto-hankkeen ongelmista, jotka dominoefektin tavoin vaikuttivat melkein kaikkiin alahankkeisiin eri ta-voin. Aikatauluun liittyvät vaikeudet saivat yleensä aikaan useita erilaisia ongelmia projektien sisällä.
Ohjelmakauden kehittämisohjelman projekteista melkein kaikki sijoittuivat erään koordinoivan kat-tohankkeen alle. Ison katkat-tohankkeen alla toimi toinen isompi projekti, joka koordinoi kielikoulutuksia kehittävää hankekokonaisuutta. Kyseinen projekti oli kokonaisuutena niin laaja, ettei raporttien mu-kaan sen mittakaavan hanketta ja hankekokonaisuutta ole aiemmin hallinnoitu, ainamu-kaan kyseisen
teeman alla. Kattohankkeen ongelmat etenkin aikataulun suhteen vaikeuttivat projektien työskentelyä monin tavoin. Projektit olivat esimerkiksi varanneet aikataulussaan aikaa kehitettyjen kielimateriaa-lien pilotointiin sekä pilotoinnissa havaittujen mahdollisten teknisten ja pedagogisten virheiden kor-jaamiseen ja muutosten tekemiseen. Koordinoivasta hankkeesta johtuvien aikataulumuutosten takia useat projektit kuitenkin raportoivat joutuneensa venyttämään aikataulujaan niin, ettei niille jäänyt projektin määräajan puitteissa aikaa pilotoida tai korjata materiaaleja, joten ne joutuivat julkistamaan materiaalia keskeneräisenä.
Aikataulumuutokset vaikuttivat myös projektien henkilöstöhallintaan ja kuluihin, sillä kaikilla hank-keilla ei ollut mahdollisuutta pitää kokopäiväisiä työntekijöitä, vaan osa työstä tehtiin joko ostopal-veluna tai muun vakinaisen työn ohessa. Muuttuvat aikataulut vaikeuttivat raporttien mukaan nor-maalin työn toteuttamista ja aiheuttivat stressiä henkilökunnassa, sillä he joutuivat jatkuvasti organi-soimaan töitään uudelleen. Stressiä henkilökunnalle lisäsi myös oman projektin määräaika, joka ei yleensä muuttunut, vaikka muu aikataulu eli ja venyi keskellä toimintakautta. Etenkin jos tämä johtui omasta projektista riippumattomista syistä, tilanne koettiin välillä erittäin haastavaksi ja se laski työn-tekijöiden motivaatiota. Ennalta suunnittelemattomat ”odottelujaksot” keskellä toimintakautta vai-kuttivat myös projektien rahatilanteeseen, sillä niillä ei olisi ollut varaa jättää ketään odottelemaan.
Tiukan aikataulun lisäksi projektit raportoivat niukoista henkilöstöresursseista, mutta vielä suurempi haaste tuntui olevan henkilökunnan vaihtuvuus hankkeissa. Hanketyöskentelyssä ja sen määräaikai-suudessa on se ongelma, että sopimusten lähestyessä loppuaan ihmiset alkavat luonnollisesti etsiä uutta työpaikkaa, jos hankkeelle ei ole luvassa jatkoa tai se on epävarmaa. Tämä johtaa siihen, että projektien henkilökunnan vaihtuvuus kasvaa määräajan lähestyessä, kun henkilökunta lähtee vaki-naisempien tai pidempiaikaisempien töiden perässä muualle. Tämä on yksi kriittisimmistä projektien piirteistä, sillä vaikka hankkeet tekevät koko toiminta-aikansa töitä projektin tuotosten ja toimintojen juurruttamisen ja vakinaistamisen eteen, on projektin loppuun viemisen kannalta merkittävää, jos osaavat avainhenkilöt poistuvat hankkeen parista.
Hankkeen toimintojen juurruttamisen ja jatkuvuuden ongelmista raportoi usea projekti. Määräaikai-suudestaan johtuen on olemassa se riski, että hankkeen tuotokset katoavat hankkeen päättymisen jäl-keen. Raporteissa oli huomioitu, että tärkeä osa projektityöskentelyä on yhteistyöorganisaatioiden ja taustaorganisaatioiden sitouttaminen hankkeen tuotosten ylläpitoon ja kehittämiseen. Muutamat hankkeet raportoivat ja huomioivat taustaorganisaation merkittävän roolin siinä, kuinka hankkeen toiminnot jäävät käytäntöön. Erään hankkeen (D25) mukaan oli tärkeää toimintojen juurruttamisen kannalta, että projektin toteuttaja oli nimenomaan kuntaorganisaatio, sillä sen lakisääteisiin tehtäviin kuuluvat ohjaus- ja neuvontapalvelut. Toinen raportti (D18) huomioi, että jos hankkeella on takanaan
riittävän suuri organisaatio, vaikuttamistyö ja toimintojen vakinaistaminen on helpompaa ja tehok-kaampaa etenkin silloin, jos toiminnot voidaan juurruttaa suoraan taustaorganisaatioon. Jos taas vas-taavasti projektia hallinnoi jokin pienempi ja ulkopuolisempi taho, kuluttaa toimintojen juurruttami-nen raportin mukaan enemmän kallisarvoista aikaa ja vaivaa. Eräässä raportissa (D6) huomioitiin taustaorganisaation vahvan tuen auttavan erityisesti silloin, kun projektin henkilöstöresurssit ovat niukat, koska tuolloin osaaminen jää yleensä suoraan taustaorganisaatioon.
Jatkuvuudessa huomattiin ongelmia etenkin silloin, kun projektin henkilökunnalla ei ollut työsuhteita hankkeessa mukana oleviin organisaatioihin eikä organisaatioilla ollut mahdollisuuksia palkata heitä hankkeen päättyessä jatkamaan jo aloitettua työtä. Esimerkiksi eräässä hankkeessa (D11) raportoitiin tästä syystä projektissa kehitetyn toimintamallin jääneen ilman jatkajaa. Hankkeen yhteistyökump-panit ovat jatkaneet toimintaa olemassa olevilla resursseillaan, jos sen on nähty olevan mahdollista.
Raportin mukaan ongelmana tällaisessa tilanteessa on se, että usein organisaatioissa työskentelevien henkilöiden tehtävänkuvaukset ovat jo ennen hankkeen toimintoja valmiiksi niin täynnä, ettei ylimää-räisen toiminnan tai työtehtävien lisääminen ole mahdollista. Samainen ongelma havaittiin toisessa-kin projektissa (D30), jossa kehitetyn palvelutuotteen siirtäminen omaan organisaatioon olisi periaat-teessa ollut mahdollista. Tämä olisi kuitenkin vaatinut lisäresursseja, sillä olemassa oleviin työnku-viin ei mahtunut uusia tehtäviä eikä organisaatiosta olisi välttämättä löytynyt palvelun edellyttämää osaamista. Samaisessa raportissa myös huomioitiin, että uusien toimintojen juurruttaminen hävisi ajankohtaisempien perustoimintoja koskevien toimintojen haasteille.
Projektien määräaikaisen luonteen takia yleiset yhteiskunnalliset ohjelmakaudelle sattuneet, projek-teista riippumattomat asiat vaikuttivat projektien toimintaan ehkä kovemmin. Lyhyt toiminta-aika vaatii tarkkaa etukäteissuunnittelua ja tehokasta toiminta-aikaa tavoitteisiin pääsemiseksi. Eräässä raportissa (D30) kuvattiin, kuinka ohjelmakauden aikaan meneillään oleva hyvinvointialan saatiomuutos, työllistymisasioiden keskittäminen palvelukeskukseen sekä tämän uudelleen organi-soitumisen keskeneräisyys vaikeuttivat hankkeen juurruttamistyötä, sillä nämä meneillään olevat asiat koettiin akuutimmeiksi ja tärkeimmiksi kuin projektin hyvien käytäntöjen juurruttaminen. Muu-tamassa raportissa mainittiin myös yhteistyön hidastuminen TE-toimistojen organisaatiomuutosten takia (ks. esim. Talouselämä 5.12.2015; YLE uutiset 13.11.2012).
Useat projektit raportoivat ohjelmakaudelle sattuneen Suomen taloudellisen tilanteen heikkenemisen ja työmarkkinatilanteen notkahduksen vaikuttaneen hankkeiden tavoitteisiin ja toimintaan. Erään ra-portin (D2) mukaan ennen vuotta 2008 työmarkkinoiden odotettiin kärsivän työvoimapulasta ja kas-vualojen oletettiin rekrytoivan uusia työntekijöitä. Tämä oletus oli nähtävissä myös valtion maahan-muuttostrategiassa, kun valtio oli suunnitellut väestön ikääntymisen ja heikentyneen huoltosuhteen
takia työperäisen maahanmuuton kehittämistä ja lisäämistä, mutta perui suuret rekrytointihankkeet ulkomailta työttömyyden lisääntymisen takia (ks. Maahanmuuton ja kotouttamisen suunta 2011–
2014). Odotuksista poiketen taloustilanne siis kääntyikin huonompaan johtaen monien raporttien mu-kaan siihen, etteivät yritykset, yhdistykset tai kunnat olleet halukkaita rekrytoimaan uusia työnteki-jöitä. Muun muassa tästä syystä monet projektit eivät päässeet määrällisiin tavoitteisiin löytää työ- tai harjoittelupaikkoja. Osa projekteista kohdensi toimintojaan uudelleen vallitsevan taloustilanteen mukaisesti esimerkiksi keskittymällä maahanmuuttajien koulutukseen ohjaamiseen työpaikkojen, työharjoittelupaikkojen tai työkokeilupaikkojen etsimisen sijaan. Vaikka taloustilanne vaikutti osal-taan heikentävästi hankkeiden toiminosal-taan, oli sillä positiivisiakin vaikutuksia. Eräs hanke (D18) ni-mittäin raportoi tiukan taloudellisen tilanteen motivoineen kuntia ottamaan käynnissä olevasta hank-keesta kaiken mahdollisen hyödyn irti.