Perinteisen kustannuslaskentamallin rakentaminen

Laskentatyökalun rakentaminen perustui tiimin käytössä olleen laskentataulukon pohjalle, joka osaston esimiehen mielestä vastasi parhaiten niihin tietotarpeisiin, joita laskentamallilta haluttiin. Laskentataulukon laskentavälilehti koostui kuudes-ta eri osa-alueeskuudes-ta.

1. Hankinnat

2. Oma tuotekehitys työ

3. Ulkopuoliset palvelut ja tuotteet

4. Oma työ eli yrityksen tuotteeseen liittämät palvelut

5. Palvelut tai tuotekomponentit, joita asiakkaille tarjotaan kiinteällä kuukau-si hinnalla

6. Tuotteeseen liittyvä hallintatyö, joka saattoi liittyä niin tuotteen, alihankki-joiden kuin muutostenkin hallintaan.

Laskentavälilehden rakenne on esitetty liitteessä 2. (LIITE 2.) Jokainen osa-alue koostui selkeästi samantyyppisistä kustannuseristä, jotka haluttiin erotella toisis-taan ja näin saada kokonaisuudesta selkeämpi kuva. Tuotteen osa-kustannusten ymmärtämiseksi kustannusten jako oli hyvä ratkaisu. Investoinneille, niin laittei-den kuin oman kehitystyön osalta, pystyttiin rakentamaan omat laskentakaavansa, jotka huomioivat tuotteen takaisinmaksuajan ja pääoman koron. Ulkopuolelta hankittujen tuotteiden ja palvelujen kustannukset hahmotettiin paremmin ja ne jaettiin kuukausitasolle. Näissä kustannuksissa huomioitiin laskentakaavassa yri-tyksen toimiminen rahoittajana. Monet ulkopuoliset palvelut tai tuotteet, esimer-kiksi lisenssit maksetaan usein etukäteen tietylle ajanjaksolle. Tästä syntyy rahoi-tuskorkokuluja yritykselle, jotka myynnin tulee kattaa. Suoraveloitettava asennus-työ tai asiantuntijapalvelut laskettiin omana ryhmänään, jolloin suoran asennus-työn kus-tannus oli heti nähtävissä. Tätä tietoa pystyy jatkossa käyttämään esimerkiksi ka-pasiteetin käyttöasteen tarkastelussa. Laskettavaan tuotteeseen liitettävät

lisäpal-velut, esimerkiksi palvelinpallisäpal-velut, tallennuslevytila, virustorjunta ja tietoliikenne yhteydet laskettiin tuotteen kustannuksiin sen mukaan, kuinka paljon tuote käyttää kyseistä palvelua. Tuotteeseen liittyvä hallintatyö arvioitiin prosenttiosuutena, mutta sen kustannus nähdään myös työtunteina, jolloin kustannuslaskentaa tekevä tuotepäällikkö pystyy arvioimaan sen todenmukaisuuden. Laskentamalli laskee lopuksi tuotteen tai palvelun kokonaiskustannuksen ja antaa myös tuotteen ko-konais- ja yksikköhinnan. Mikäli tähän hintaan halutaan lisätä vielä muita kom-ponentteja, kuten katevarausta tai riskilisiä, on se tehtävissä omalla hinnoittelu välilehdellä.

Pyrkimyksenä oli, että kaikki tuotteeseen kohdistuvat kustannukset saataisiin las-kettua mukaan. Tuotekustannukset on mukana omina kustannusryhminään ja yleiskustannukset tulevat mukaan työn tuntihintaan lasketussa yleiskustannus-lisässä. Kustannusten laskentasarakkeiden viereen otettiin mukaan toteumasarak-keet. Käyttäjän on näin ollen mahdollista kirjata toteutumat mukaan laskuriin ja verrata tuotteensa tai investoinnin toteutuneita kustannuksia suunniteltuihin kus-tannuksiin. Mahdolliset erot voidaan ottaa huomioon hintojen tarkistuksen yhtey-dessä, tarjottaessa tuotetta muille asiakkaille tai uusia tuotteita lanseeratessa.

Kassavirtalaskelma välilehti

Peruskustannuslaskentataulukon lisäksi työhön liitettiin mukaan omalle välileh-delle investointien kassavirtalaskenta (LIITE 3.). Osa tuotteista vaatii isoja inves-tointeja, joten tällaisten tuotteiden kassavirran kehitys ja seuranta haluttiin mu-kaan. Samalla tuotteesta saadaan laskettua myös tarpeellisia tunnuslukuja kuten investoinnin nettonykyarvo, takaisinmaksuaika ja sisäinen korko. Kustannuslas-kentamallin yksi tärkeä tarkoitus oli juuri investointien kustannusten hahmottami-nen ja kannattavuuden arviointi niitä suunniteltaessa. Yhtiössä haluttiin tietää minkälaista myyntivolyymia tai yksikköhintaa tarvittaisiin, jotta tuotetta varten hankittavat tarpeelliset investoinnit saataisiin katettua. Tämä kannattavuuden si-mulointi tulisi olemaan yksi tärkeä osa laskenta mallin käyttöä. Tähän välilehteen otettiin myös mukaan toteumarivit. Näin tuotepäälliköt pystyisivät jatkossa seu-raamaan, toteutuuko heidän arvionsa myynnin ja hinnan kehityksestä ja käyttää saatua tietoa hyväkseen uusia investointeja ja tuotteita suunniteltaessa.

Hinnan muodostamisen välilehti

Tuotteen hinnan muodostumista seurataan omalla sivulla (LIITE 4.). Tuotteen kustannuskomponentit jaettiin omille osa-alueilleen kustannuslaskentataulukossa.

Hinnoittelutaulukkoon ne tulostuivat kokonaishintoina sekä yksikköhintoina..

Niiden osuudet tuotteen kokonaiskustannuksista esitettiin niin euroina kuin pro-sentteinakin, jotta kustannuskokonaisuuksien vertailu olisi helpompaa. Hinnoitte-lusivulla kustannusten jatkoksi kirjataan tarvittaessa lainarahan kustannus, verot ja haluttu kate. Näin muodostetaan kokonaishinta ja pystyttään arvioimaan onko tuotteen tai palvelun tuottaminen järkevää. Mikäli kustannukset tai kokonaishinta muodostuvat markkinahintaan nähden liian suureksi, voi käyttäjä simuloida tuote-kustannusten ja hinnan kehittymistä tuotteen rakennetta muuttamalla. Poistamalla tai lisäämällä tuotteen ominaisuuksia eli kustannuseriä saadaan kokonaiskustan-nusta ja asiakashintaa muutettua tavoiteltuun suuntaan.

Raportointi

Laskentatyökalun viimeinen sivu on varattu raportoinnille (LIITE5.). Laskennassa olevasta tuotteesta on nähtävissä tuotteen perustiedot ja investoinnin päätiedot, hinnan muodostuminen ja tuotekohtaisen tuloksen muodostuminen budjetoidun myynnin mukaan. Lisäksi raportit sivulle tulostuu haluttu määrä kuvaajia, esimer-kiksi kassavirtakuvaajan, kuukausilaskutuksen, tuotekustannusten sekä katteen kehityksen seuranta. Muitakin kuvaajia on tarpeen tullen liitettävissä mukaan.

Samalta raportti sivulta on myös tulostettavissa tuotteen hinnan muodostumisen kuvaajat niin sisäiseen viestintään kuin myös asiakasneuvotteluihin. Yrityksen sisäistä päätöksentekoa varten ovat myös herkkyysanalyysit, jotta tuotteen tai in-vestoinnin kannattavuutta eri muuttujien suhteen voidaan arvioida. Raporttisivut on rakennettu niin, että ne ovat suoraan tulostettavissa paperille tai esimerkiksi Power Point -esityksiksi.

Laskentatyökalun käyttö on suunnattu yrityksen tuotepäälliköille, mutta se on tar-peen vaatiessa myös muiden käytettävissä. He pääsevät muuttamaan tuotekustan-nuksiin liittyviä muuttujia laskentataulukosta. Itse laskentataulukon ja sen toimin-nallisuutta sekä laskentakaavoja pääsee muuttamaan vain tiimin esimies. Muilta nämä muutokset on estetty. Näin on toimittu siksi, että laskentatyökalu pysyisi

koko ajan samanlaisena, eikä kukaan pääsisi vahingossa muuttamaan laskentakaa-voja ja näin aiheuttamaan vääristymiä laskennassa. Valmiiden tuotteiden hinnoit-telu laskelmat tallennetaan samaan tietokantaan ja käyttöoikeuden omaavat henki-löt voivat tarkastella niitä jatkossa ja käyttää apuna tulevia hinnoittelupäätöksiä tehtäessä.

Toteutuneiden kustannusten, hintojen ja myyntimäärien kirjaaminen täytyy alku-vaiheessa tehdä käsin. Laskentataulukkoa päätettiin kuitenkin kehittää jatkossa siihen suuntaan, että toteutuneet arvot kirjautuisivat suoraan tietokannasta lasken-tataulukkoon. Näin tuotteiden hintakehityksen ja etenkin investointien kehityksen seuranta olisi helpompaa ja tulokset varmempia, kun inhimillinen tekijä tietojen syöttäjänä jää pois välistä. Tällä hetkellä ohjelma toimii yhtenä tuotepäälliköiden yhtenä työkaluna ja uudet tuotteet sekä vanhojen tuotteiden hintojen muutokset lasketaan sen avulla. Tuotekustannusten ja -hintojen tietopankki siis kasvaa koko ajan.