Organisaatiot avoimina systeemeinä

Avoimen systeemin teoriassa organisaation osat nähdään monimutkaisina ja toisistaan erilaisina yksikköinä, ja ne yhdistyvät toisiinsa eri vahvuisten siteiden avulla (Scott 1987, 90). Organisaatiota kuvataan tällöin useista osista ja niiden välisestä vuorovaikutuksesta koostuvana sosiaalisena järjestelmänä (Katz &

Kahn 1966). Kun organisaatiota tarkastellaan avoimena systeeminä, mielenkiinto keskittyy Scottin mukaan prosesseihin rakenteen sijaan:

organisoitumiseen organisaation sijaan. Sisäisten prosessien lisäksi kiinnostuksen kohteena on organisaation kehityksen prosessi jatkuvasti muuttuvana systeeminä. (Scott 1987, 90–91.) Katzin ja Kahnin (1966, 22) mukaan systeemiteoria keskittyy tarkastelemaan organisaation vuorovaikutussuhteita, rakenteita ja riippuvuussuhteita. Organisaation suhdetta sen ympäristöön kuvaa lausahdus: ”to survive is to adapt, and to adapt is to change” (Scott 1987, 91).

Scott määrittelee organisaatiot avoimen systeemin näkökulmasta liikehti-vien intressiryhmien koalitioina, ja nämä intressiryhmät määrittävät organisaa-tion tavoitteet keskenään neuvotellen. Ympäristön tekijät vaikuttavat vahvasti koalitioon, sen toimintaan sekä sen tuottamiin lopputuotteisiin. (Scott 1987, 23.) Myös Kast ja Rosenzweig (1972, 450) näkevät, että sosiaalisilla systeemeillä on useita tavoitteita ja tarkoituksia toiminnalleen, sillä ne muodostuvat yksilöistä ja alayksköistä, joilla on omat arvonsa ja tavoitteensa.

Systeemejä voidaan siis tarkastella joko suljettuina tai avoimina; avoimet systeemit vaihtavat tietoa, energiaa tai materiaaleja ympäristönsä kanssa, toisin kuin suljetut systeemit. Suljetuilla systeemeillä on jäykät ja läpipääsemättömät rajat, jotka erottavat ne ympäristöstä. (Kast & Rosenzweig 1972, 450.) Kun

orga-nisaatioita tarkastellaan avoimina systeemeinä, niitä ei nähdä stabiileista ja hel-posti tunnistettavista sekä kontrolloitavista osista koostuvina ympäristöltään suljettuina systeemeinä, kuten klassisessa organisaatioteoriassa. Sen sijaan or-ganisaatioiden tunnistetaan olevan riippuvaisia ympäristön kehityksestä ja kahdensuuntaisesta osaajien ja resurssien virrasta ympäristönsä ja itsensä välil-lä, jolloin organisaatio ja ympäristö ovat vastavuoroisessa suhteessa toisiinsa.

Jotta organisaatio voi saavuttaa tavoitteensa, sen tulee pystyä tunnistamaan ja yhdistämään organisaation jäsenten omat tavoitteet ja motivaatiotekijät sekä motivoida organisaation eri intressiryhmät muodostamaan yhteisiä tavoitteita ja antamaan työpanoksensa niiden saavuttamiseksi. (Scott 1987, 23, 91.) Myös Harisalo (2008) korostaa organisaation ja sen toimintaympäristön välistä vuo-rovaikutusta ja vaihdantaa tarkasteltaessa organisaatiota avoimena järjestelmä-nä. Organisaatioiden on tärkeää tarkkailla ympäristöään, kehittää itseään ha-vaintojensa perusteella sekä sopeutua ympäristön muutoksiin menestyäkseen.

(Harisalo 2008, 18; ks. myös Souder 1987, 89.)

Kun organisaatioita tarkastellaan avoimina järjestelminä tai systeemeinä, organisaatiosta voidaan käyttää metaforaa organismi. Tämä on toinen organi-saatiosta yleisimmin käytetty metafora kone-metaforan ohella. Organismi-metaforan kautta organisaatio nähdään systeeminä, joka koostuu toisiinsa yh-distyneistä ja toisiinsa riippuvuussuhteessa olevista osista, jotka ovat ryhmitty-neet yhteen jakaakseen yhteisen elämän ja pyrkivät selviytymään toimintaym-päristönsä luomassa kontekstissa. Metafora asettaa fokuksen toimivien ja vuo-rovaikutteisten suhteiden saavuttamiseen ympäristön kanssa. Lisäksi huomion-arvoista on, että organisaatiota ei nähdä staattisena systeeminä, vaan se on elä-vä kokonaisuus, joka kohtaa jatkuvasti vaihtelua ja muutosta ollessaan vuoro-vaikutuksessa ympäristönsä kanssa. (Morgan 1980, 614.) Systeemin muodosta-maa kokonaisuutta voidaan tarkastella vain holistisena kokonaisuutena; sys-teemi ei ole vain osiensa summa. Osasyssys-teemit eivät ole keskenään tasavertaisia, vaan niiden välillä vallitsee hierarkkinen järjestys. (Kast & Rosenzweig 1972, 450.)

Kast ja Rosenzweig erottavat organisaatioita tarkastellessaan ympäristön, tavoitteet ja arvot, teknisen systeemin, rakenteellisen systeemin, psykososiaali-sen systeemin ja johtamissysteemin omiksi osasysteemeikseen. Ympäristö näh-dään organisaation yläsysteeminä ja muut systeemit organisaation alasystee-meinä. Osasysteemit asettavat myös rajoitteita organisaation tavoitteille ja sen toiminnalle: organisaation sisäisen toiminnan on vastattava ulkoisen ympäris-tön, organisaation tehtävän, käytössä olevan teknologian ja sen jäsenten tarpei-den luomiin vaatimuksiin, jotta organisaatio voi toimia tehokkaasti. He tunnis-tavat, että organisaatioista löytyy todennäköisesti muitakin osasysteemejä lue-teltujen lisäksi, ja näiden alla esiintyy lukuisia erillisiä ulottuvuuksia, kuten or-ganisaation nimetyt tavoitteet ja tavoitteenasetantasysteemi esiintyvät tavoit-teiden alla. Seuraava askel tutkimuksessa osasysteemien tunnistamisen jälkeen on kuvailla tutkimusaineistoon perustuen jokaisen osasysteemin piirteitä ja ha-vaita toistuvia suhteita osasysteemien välillä. (Kast & Rosenzweig 1972.)

Kast ja Rosenzweig ovat kehittäneet moniin eri organisaatiosysteemejä vertaileviin malleihin perustuen mallin erilaisten organisaatioiden, niiden osasysteemien ja osasysteemien välisten yhteyksien tarkasteluun. Mallissa on lähtökohtana kaksi vastakkaista organisaatiotyyppiä – suljettu, stabiili ja me-kaaninen organisaatiotyyppi ja avoin, sopeutuva ja orgaaninen organisaatio-tyyppi. Kastin ja Rosenzweigin mukaan suurin osa organisaatioista sijoittuu tarkastelussa johonkin näiden kahden tyypin väliin, ja puhtaasti suljettuja tai avoimia organisaatioita on vaikeaa löytää. (Kast & Rosenzweig 1972.) Tämän tutkimuksen kohdeorganisaation oletetaan sijoittuvan lähemmäs avointa orga-nisaatiotyyppiä muun muassa toimintaympäristön turbulenssin ja heikon en-nustettavuuden sekä jatkuvasti kehittyvien ja innovaatioon ja kasvuun perus-tuviin tavoitteisiin perustuen.

TAULUKKO 1 Kastin ja Rosenzweigin malli organisaation systeemien muuttuvien teki-jöiden ja organisaatiotyyppien välillä

Organisaation ylä- ja

alasys-teemit (=osasysalasys-teemit) Suljettu/stabiili/

mekaaninen

- Yleinen luonne tasainen turbulentti

- Ennustettavuus varma, määrätty epävarma, määrittämätön - Suhteet organisaation

ra-jojen yli

melko suljetut; rajoitettu harvoihin organisaation jäseniin; pysyvät ja hyvin määritellyt

melko avoimet; monilla jäsenillä on suhteita ulko-puolelle; erilaisia ja ei sel-keästi määriteltyjä

Tavoitteet ja arvot

- Organisaation tavoitteet

yleisesti tehokas suoriutuminen,

stabiliteetti, ylläpito tehokas ongelmanratkaisu, innovaatio, kasvu

- Määritellyt tavoitteet yksittäinen, selkeä monia, rajoitteet mukana muokkaamassa

- stabiliteetti stabiili epävakaa

Tekninen systeemi Rakenteellinen systeemi Psykososiaalinen systeemi Johtamissysteemi

Vaikka systeemiteorian avulla voidaan hahmottaa organisaation monimuotois-ta kokonaisuutmonimuotois-ta ja sen osasysteemien välisiä suhteimonimuotois-ta paremmin kuin klassisen koulukunnan yksinkertaistavien tutkimusmetodien avulla, systeemiteorian so-veltaminen tutkimuksessa sisältää myös tiettyjä rajoitteita. Jokainen tutkimus-ala ja jokainen yksittäinen tutkija pystyy saavuttamaan vain rajallisen ymmär-ryksen tutkittavasta systeemistä. Vaikka tavoitteena on huomioida kaikki mer-kitykselliset organisaation muodostavat osasysteemit, tutkijoilla on taipumus

eri organisaatiotyyppien jatkumo

sivuttaa oman mielenkiinnon, havaintokyvyn tai teoreettisen viitekehyksen ul-kopuolelle jäävät tekijät tutkimukselle epäolennaisina. Usein kaikkien osasys-teemien suhteiden tarkka kuvaaminen on haastavaa, sillä se tekee malleista lii-an monimutkaisia. (Kast & Rosenzweig 1972, 454.)

3.1.2 Organisaatiokäsityksiä yhdistävät tekijät ja tutkimuksen viitekehys