Organisaation muisti

Organisatorisen oppimisen kirjallisuudessa löytyy eri näkemyksiä siitä, milloin organisaation voidaan sanoa oppineen. Yleisin tapa määritellä organisaation oppimista lienee oppimisen liittäminen toimintaan ja muutokseen. Organisaation katsotaan oppineen, kun sen yhteisöllisissä toiminnoissa tai rakenteissa on tapahtunut muutoksia (mm. Argyris & Schön 1978, Maula 2000, Kerosuo & Engeström 2003, Lipshitz et al. 2002). Viitala (2005, s. 53) tarkentaa, että ’organisaation oppiminen näkyy liikeidean, vision, strategioiden, teknologioiden, rakenteiden, toimintamallien, tuotteiden ja palvelujen sekä koko organisaatiokulttuurin uudistumisena’. Osa tutkijoista taas katsoo, että organisaation oppimisen lopputuloksena riittää muutoksen mahdollisuus. Organisaation on määritelty oppineen, jos tiedon prosessoinnin kautta sen mahdollisten käyttäytymisten valikoima muuttuu eli sen tietopohja kehittyy (de Holan & Phillips 2005, Huber 1991). Organisaation oppimisessa ja oppimisen tuloksissa keskeinen asema on siis organisaation muistilla (Huber 1991, Walsh & Ungson 1991). Organisaation muistin määrittelyyn liittyy kuitenkin samankaltaisia ontologisia ongelmia kuin organisaation oppimiseenkin.

Jos organisaatiot nähdään tiedon käsittelijöinä, niin niillä täytyy olla muisti. Myös kollektiivinen toiminta edellyttää kollektiivista tiedon varastoa. Organisaation muisti on siis syytä määritellä sekä varastona että aktiivisena osana organisaation tiedonkäsittelyä ja oppimista (Tuomi 1999, s. 24). Organisaation muistin katsotaankin tallentavan tietoa historiasta – ratkaistuista ongelmista, tehdyistä päätöksistä, näiden seurauksista ja niistä tehdyistä tulkinnoista – sekä mentaaleihin että rakenteellisiin artefakteihin, jotka vaikuttavat nykyiseen toimintaan (Walsh & Ungson 1991). Organisaation muistina toimivista mentaaleista ja rakenteellisista artefakteista löytyy kirjallisuudesta erilaisia näkemyksiä ja määritelmiä. Laajimmin organisaation muistin on määritellyt Kim (1993) katsoessaan sen kattavan kaiken, mitä organisaatioon sisältyy ja mikä on jollain tavalla uudelleenkäytettävissä.

Lisäksi Kim (1993) on jaotellut organisaation muistin aktiiviseksi tarkoittaen sillä organisaation maailmankuvaa, joka määrittää, miten organisaatio tulkitsee ympäristöään ja päättää toiminnastaan sekä staattiseksi tarkoittaen sillä erilaisia arkistoituja dokumentteja ja kuvauksia. Nonaka, Toyama ja Konno (2001) katsovat eksplisiittisen, artikuloidun tiedon tulevan tallennetuksi dokumentoituna systeemeihin ja hiljaisen tiedon tulevan jaetuksi yhteisten kokemusten kautta ja tulevan tallennetuksi rutinoituna toimintana.

On myös tehty eroa organisatorisen muistin ja organisatoristen muistisysteemien välille.

Organisaation muistisysteemit ovat erilaisia tiedon säilytysvälineitä, kuten esimerkiksi ihmisiä tai dokumentteja, joilla on eksplisiittinen tarkoitus kerätä, varastoida ja aikaansaada pääsy organisaation kokemuksiin. Erilaiset muistisysteemit on havaittu sekä toisiaan täydentäviksi että toisiaan korvaaviksi (Olivera 2000). Useimmiten organisaation muistiksi kuitenkin katsotaan myös ne muistivarastot, joita ei ole tähän tarkoitukseen eksplisiittisesti määritelty. Tietoa tallentuu muistiin ja tietoa voi noutaa muistista sekä tiedostamatta että kontrolloidusti ja suunnitellusti. (Huber 1991, Walsh & Ungson 1991)

Organisaation muisti ei ole keskitetysti varastoitu, vaan jaeltu eri säilytystiloihin ja -välineisiin (Walsh & Ungson 1991). Organisatorinen muisti voi olla sekä yksilö- että organisaatiotasoinen rakenne. Lipshitz, Popper ja Friedman (2002) rinnastavat organisaation muistin sen normeihin, toimintamalleihin, rakenteisiin ja kulttuuriin. Maulan (2000) mukaan organisaatio voi varastoida tietoa sisäiseen rakenteeseensa eli kulttuuriin, strategioihin, sääntöihin ja käytäntöihin tai organisaation osaamiseen ja sen yksilöiden osaamiseen tai eksplisiittisessä muodossa tietokantoihin.

Keskeinen organisatorisen muistin säiliö on organisaation jäseninä olevien yksilöiden muisti (Walsh & Ungson 1991). Ihmiset ovat tehokkain tapa varastoida organisaation kokemuksia (Simon 1991, Olivera 2000). Ihmiset luovat työtä tehdessään tietoa, joka pääosin jää heidän tiedokseen. Yksilöt voivat myös dokumentoida tietoa omiin tietoarkistoihinsa. Kuitenkin on myös esitetty, että kokemustiedon lähteet, jotka ovat vain yksilöiden käytettävissä, eivät ole organisaation muistisysteemejä (Olivera 2000). Toisaalta taas korostetaan, että organisaation jäsenten yksilölliset roolit ovat merkittäviä organisatorisen tiedon säilyttäjiä. Yksilöt käyttäytyvät organisaatiossa asemansa mukaan ja toimivat näin linkkinä yksilön ja organisaation muistin välillä. Yksilön toimintaa ohjaavat kollektiiviset säännöt, jotka ovat muodostuneet sekä organisaation virallisen rakenteen että epämuodollisen, kollektiivisen hyväksynnän kautta. (Walsh & Ungson 1991)

Organisaation muistilla viitataankin usein organisaation kulttuuriin (Walsh & Ungson 1991, Lipshitz et al. 2002, Maula 2000, Van der Bent, Paauwe & Williams 1999).

Organisaatiokulttuurin katsotaan kollektisoivan yksilöiden tietoa. Kulttuurillinen tieto on varastoituneena, välittyy ja elää jatkuvasti organisaation jäsenten kesken usein epävirallisissa

sosiaalisissa suhteissa. Kulttuurillista tietoa välitetään mm. kielen, tarinoiden, symbolien, huhujen ja viidakkorummun kautta (Walsh & Ungson 1991).

Organisaation aikaisemman oppimisen tulosten – mitä tehdään, kuinka, koska, missä, kuka ja mitä taitoja tarvitaan – nähdään tallentuneen organisaation tuotantoprosesseihin (Walsh &

Ungson 1991). Tämä tuotantoa ohjaava tieto on varastoituna erilaisiin muodollisiin systeemeihin, menettelytapoihin, toimintaohjeisiin ja sääntöihin. Argyris ja Schön (1978, s.

16, 160) yhdistävät organisaation muistin karttoihin eli organisaation jäsenten yhdessä muodostamiin eksplisiittisiin kuvauksiin organisaatiosta, joita voivat olla mm.

työnkulkukaaviot, palkkataulukot, toimintaohjeet tai työpaikan layout ja istumajärjestys.

Nämä ovat tärkeitä organisaation ja sen jäsenten toimintaa ohjaavien käyttäytymismallien (theory-in-use) eksplisiittisinä ja yhteenkoottuina kuvauksina.

Organisaation resursseista ja niiden käyttöä ohjaavista säännöistä ja rutiineista on osan katsottu olevan yhteisiä koko organisaatioille ja osan vaihtelevan yhteisön sisällä (Berends et al. 2003). Organisaation oppimisen tuloksina on korostettu ennen kaikkea rutiinien kehittymistä (Berends et al. 2003, Crossan et al. 1999, Kerosuo & Engeström 2003). Rutiinien muutoksen myötä myös organisaation toiminta muuttuu. Organisaation oppiminen on tällöin sen jäsenten yhteisten rutiinien muodostamista; vanhojen rutiinien purkamista, uusien muotoilua ja vakiinnuttamista (Kerosuo & Engeström 2003).

Aikaisemman kirjallisuuden perusteella organisaation muisti määritellään siis varsin kaikenkattavasti ja kirjavasti. Yhteenvetona on lähinnä todettavissa organisaation muistin luokittelu eksplisiittiseen virallisiin rakenteisiin tallettuvaksi ja implisiittiseen organisaation jäsenten muistiin. Puhuttaessa tiedon siirtämisestä, hyväksymisestä ja tallentamisesta eksplisiittisenä rinnastetaan organisaation muisti mm. yhteisiin tietokantoihin, toimintaa ohjaaviin manuaaleihin, strategia- tai prosessikuvauksiin. Tai organisaation oppiminen voi uudistaa käytettävää teknologiaa: välineitä, koneita, ohjelmistoja.

Oppimisessa ratkaisevaa näyttää kuitenkin olevan muisti, joka on yksilöiden muistia tai kollektiivista organisaatiokulttuuria tai rutiineita. Se muodostuu pääasiassa hiljaisesta tiedosta ja uuden tiedon hyväksyminen ja tallettaminen on tiedostamatonta tai limittyy yksilön oppimisprosessiin. Vain yksilöt tai yksilöiden kollektiivit katsotaan kykeneviksi palauttamaan

muistista aikaisempien toimintojen syy-seuraussuhteet eli miksi-tietoa. (Walsh & Ungson 1991)

On myös todettu, että unohtaminen tai poisoppiminen on välttämätöntä organisaation oppimiselle. Hamel ja Prahalad (2006) toteavat, että poisoppimisen pitää tapahtua ennen kuin uuden oppiminen voi alkaa. Organisaation pitää uudistua ja vanha tieto vanhenee. Arthur ja Huntley (2005) havaitsivat, että yritykseen kertyneen kumulatiivisen tiedon vaikutus vähenee ajan myötä, kuten laskevassa oppimiskäyrässä. Argote, Beckman ja Epple (1990) huomasivat, että erityisesti kokemusperäisen tiedon arvo laskee nopeasti. Perinteinen oppimiskäyrä yliarvioi oppimisen pysyvyyttä.

Unohtamista katsotaan tapahtuvan aina – ennen organisatorista oppimisprosessia, sen aikana ja sen jälkeen. Onko unohtaminen hyväksi vai pahaksi, riippuu tilanteesta. de Holan ja Phillips (2004) luokittelevat organisatorisessa unohtamisessa neljä mallia (ks. taulukko 3).

Taulukko 3. Organisatorisen unohtamisen mallit (de Holan & Phillips 2004)

Uusi tieto Vakiintunut tieto

Satunnainen säilömisen epäonnistuminen dissipation / häviäminen (1)

ylläpidon epäonnistuminen degradation / rappio (2) Tarkoituksellinen hylätyt innovaatiot

suspension / erottaminen (3)

johdettu poisoppiminen purging / puhdistus (4)

Ensinnäkin uusi tieto, joka on saavuttanut organisaation ja vaikuttanut kollektiiviseen toimintaan voi kadota, ennen kuin tulee talletetuksi organisatoriseen muistiin. Yksilöt voivat kyllä muistaa, mutta organisatoriset toimintatavat ja rutiinit eivät tue toimintaa. Esimerkiksi uutta toimintatapaa noudatetaan vain, kun esimies on vieressä vahtimassa ja muistuttamassa.

Tällöin tieto on epävakaata ja häviää, jos olosuhteet, jotka pitävät sitä yllä katoavat tai muuttuvat merkittävästi. Toisaalta organisatorinen muisti rappeutuu ajan myötä ja tärkeää tietoa unohtuu, jos muistia ei ylläpidetä. Tässä henkilökunnan vaihtuvuus on keskeinen selittäjä. Unohtaminen voi olla myös tarkoituksellista. Innovatiivisen, luovan ja kokeilevan organisaation on kyettävä unohtamaan ei-toimivat kokeilut. Johdettua poisoppimista tarvitaan myös, koska uuden tiedon esiin nousulle on välttämätön edellytys unohtamisprosessin riittävä hallinta. Tiedon hankinta ilman aktiivista unohtamisprosessia johtaa epätäydelliseen omaksumiseen, lisää tiedon epävakautta ja vähentää sen vaikutusta organisaation

tehokkuuteen. Unohtamisprosessin tarve korostuu etenkin, jos tieto on organisaatiolle hyvin uutta ja mullistavaa sekä vaatii suuria muutoksia nykyiseen organisaatioon. Tällöin sekä skeemojen että rutiinien unohtaminen on tarpeen. (de Holan & Phillips 2004)