Haastattelujen ja havainnoinnin perusteella eniten käytetyt ja tärkeimmät viestintäkanavat ovat kokoukset ja vapaamuotoiset keskustelut Big Roomissa ja työmaatoimistoissa, sähköposti sekä puhelinsoitot. Big Room tarkoittaa suurta avokonttoria ja yhteistä neuvottelutilaa, joka toimii allianssihankkeen projektitoimistona ja niin sanottuna hermokeskuksena (Aatsalo, 2014). Big Room -työskentelyllä tarkoitetaan myös työskentelytapaa, jossa rakentamisen eri osapuolet eli suunnittelijat, tilaaja, rakennuttaja ja urakoisijat kokoontuvat työskentelemään yhdessä, ratkomaan ajankohtaisia tehtäviä ja olemaan toistensa käytettävissä muihin projektiin liittyvissä asioissa. Kommunikointi on Big Roomissa suoraa, henkilöiden välistä toimintaa. Tällä tavoin pyritään välttämään esimerkiksi turhaa sähköpostiviestintää ja näin säästämään arvokasta aikaa. Big Roomin tavoitteena on tehostaa suunnittelu- ja rakentamisprosessia kokonaisuutena helpottamalla ja lisäämällä osapuolien välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta. Big Room -työskentely auttaa ryhmän jäseniä ymmärtämään paremmin kokonaisprosessin tarpeet ja tekemään päätöksiä kokonaisuuden hyväksi. (Kosonen, 2014) Big Roomin henkilöstö vaihtelee hankkeen painopisteen muuttuessa. Esimerkiksi TAS-vaiheen alettua, rakentajat siirtyivät omille työmailleen ja työmaatoimistoihin. Big Room -työskentelyn läpinäkyvyys sopii hyvin yhteen allianssimallin periaatteiden kanssa ja lisää ryhmän kykyä tehdä yhteistyötä tehokkaasti, tuloksellisesti ja ketterästi.
Raitiotieallianssin Big Room sijaitsee Tampereen keskustassa ja on ollut käytössä KAS-vaiheen alkamisesta lähtien. Etenkin KAS-vaiheessa hyötyjä saatiin eri ryhmien yhdessä
Sähköposti 38 %
Skype 24 % Puhelinsoitto
31 %
Henk. Koht työkalut
7 %
86
työskentelystä, ideoinnista ja vuorovaikutuksesta samassa tilassa. Kokouksia ja työpajoja järjestettiin paljon. TAS-vaiheen alettua kokouksien määrää pyrittiin vähentämään, jotta aikaa muihin tehtäviin jäisi mahdollisimman paljon. Tästä huolimatta, osa henkilöstöstä kokee, että turhia kokouksia on edelleen liikaa. Kokouksien aiheet ja aikataulu tulisi selvittää tarkemmin, jotta pystyttäisiin sanomaan, kenen on tärkeää osallistua kokoukseen. Tämä on ollut ongelmana erityisesti isojen kokousten kanssa, joihin osallistuu paljon henkilöstöä eri ryhmistä. Näissä kolme tuntia tai enemmän kestävissä kokouksissa yhden henkilön kannalta oleelliset asiat saatetaan käsitellä viidessätoista minuutissa. Tämän jälkeen loput kokouksessa käsiteltävät asiat eivät hänen työhönsä vaikuta.
Negatiiviset vaikutukset kommunikoinnin heikentymisessä rakentamisen ja suunnittelun välillä näkyivät TAS-vaiheen alkaessa, kun rakentajat siirtyivät pois Big Roomista omille työmailleen. Tätä on pyritty korjaamaan muun muassa sillä, että suunnittelijat osallistuisivat aktiivisemmin rakentajien kokouksiin, missä aikatauluja ja työn suunnittelua käydään läpi tarkemmin. Työmaatoimistoihin on myös hankittu infonäytöt, joiden tarkoitus on tehostaa Big Roomin ja lohkojen välistä tiedotusta. Infonäytöt eivät kuitenkaan ole toistaiseksi toiminnassa. Infonäytöissä on tarkoitus näkyä Universestä löytyvä lohkon oma sivu sekä Big Roomin tai Raitiotieallianssin kanava hankkeen yleistä viestintää varten. Yleisesti ottaen Big Room on koettu hyväksi tavaksi työskennellä ja jakaa informaatiota. Jos henkilö tarvitsee nopeaa vastausta, voi hän kävellä toisen työpisteelle ja kysyä asiaa suoraa tältä sen sijaan, että lähettäisi tälle sähköpostiviestin johon hän joutuu odottamaan vastausta. Tehokkaan kommunikoinnin lisäksi Big Room tarjoaa avoimen ja yhdessä tekemisen ilmapiirin projektiryhmälle. Kahvihuonekeskustelut ja vastaavanlaiset vuorovaikutustilanteet saattavat luoda uusia ideoita tai johtaa hiljaisen tiedon jakamiseen projektiryhmän jäsenten kesken erilaisten kielikuvien ja tarinoiden muodossa. Big Roomin seinille on havainnollistettu visuaalisesti paljon tietoa karttoina ja kuvina muun muassa aikataulusta, organisaatiosta ja työn etenemisestä. Big Room tarjoaa myös kattavat neuvottelutilat erilaisten kokouksien ja työpajojen pitämiselle.
Big Roomin käytäntöjä on pyritty tuomaan myös lohkojen työmaatoimistoihin (kuva 2).
Tiedon visualisointi toimiston seinille, neuvottelutilat ja yhdessä tekeminen näkyvät kaikissa lohkojen työmaatoimistojen työskentelyssä. Asiat pyritään aina hoitamaan kasvotusten, jotta
87
tieto menee varmasti perille ja ymmärretään oikein. Tällä tavoin vältetään turhaa sähköpostiviestintää ja asioihin saadaan nopeasti selvyys.
Kuva 2. Lohkon työmaatoimiston neuvotteluhuone
Rakentamisen aikataulutuksessa, ohjaamisessa ja suunnittelussa on käytössä Last Planner -menetelmä. Last Planner on käytössä niin lohkojen työmaatoimistoissa (kuva 3) kuin Big Roomissa lyhyen aikavälin suunnittelussa. Last Planner -menetelmässä laaditaan seinälle post it -lapuilla viikkosuunnitelma ja sen keskeiset tehtävät aina seuraavan kolmen kuukauden ajaksi. Viikkosuunnitelmien toteutuminen ja seuraavat kaksi viikkoa tarkastetaan viikoittain. Viikkosuunnitelmaan hyväksytään vain tehtäviä, joiden kaikki aloitusedellytykset ovat kunnossa. Last Planner -menetelmä käytöllä pyritään siihen, että kunkin tehtävän vastuuhenkilö sitoutuu tehtävän suorittamiseen suunnitellulla tavalla.
Viikkosuunnitelman tehtävien toteutusastetta seurataan ja tarvittaessa selvitetään syyt tehtävien toteutumatta jäämiselle. Syihin puuttumalla pyritään kohottamaan viikkosuunnitelman toteutumisastetta. Rakentamisvaiheaikataulu pyritään tekemään yhteistyössä eri töiden vastuuhenkilöiden välillä. (Koskela & Koskenvesa, 2003)
88
Kuva 3. Last Plannerin käyttö
Sähköpostiviestintä on runsasta monessa tämän päivän organisaatiossa. Normaalin viestinnän ohella sähköpostilla lähetetään muun muassa kokouskutsuja, jaetaan tiedostoja ja ohjataan työtä. Tämän lisäksi sähköpostiin tulee myös paljon aivan turhaa tietoa roskapostien ja mainosten muodossa. Kaikki nämä toiminnot, joihin sähköpostia ei alun perin oltu suunniteltu, kasvattavat saapuvien viestien määrää ja aiheuttavat sähköpostin ylikuormitusta (Whittaker & Sidner, 1996). Sama tilanne päätee myös Raitiotieallianssissa.
Sähköpostiviestinnän määrä on runsasta, vaikka pyritäänkin keskustelemaan kasvotusten mahdollisuuksien mukaan tai soittamaan kiireellisistä asioista. Osaan sähköpostiviesteistä ei keretä reagoimaan ja niitä saattaa mennä myös kokonaan ohi. Silloin tarvittava tieto ei välity eteenpäin. Sähköpostiviestien läpikäyminen kuluttaa paljon aikaa verrattuna siitä saatavaan informaatioon. Yksi syy sähköpostiviestinnän haasteisiin on epäselvyydet sähköpostikulttuurin osalta. Sähköpostikulttuuriin liittyviä asioita on muun muassa suuret ja puutteelliset jakelulistat, pitkät viestiketjut, otsikointi, vastaanottaja- ja kopiokenttien sekä vastaa- ja vastaa kaikille -ominaisuuden oikeanlainen käyttö. Sähköpostikulttuuriin liittyviä haasteita on avattu yksityiskohtaisemmin tämän osion havainnoissa.
Kokonaisuuden kannalta informaation jakelussa on tärkeää tuntea organisaatio ja sen henkilöstön tehtävät ja vastuualueet ainakin yleisellä tasolla, jotta informaatio pystytään välittämään oikeille henkilöille. Selvät vastuualueet ja informaation jakelun käytännöt vähentävät myös turhan informaation jakamisen henkilöille, jotka eivät sitä tarvitse ja pystytään välttymään informaation ylikuormitukselta. Raitiotieallianssin
89
organisaatiorakenne käytiin osana yritysesittelyä. Nykytila-analyysin perusteella on mallinnettu organisaation rakennetta entiteettien suhteita kuvaavan kaavion eli ER-kaavion (entity-relationship) avulla alla olevan kuvion 23 mukaisesti.
Suunnittelu Mittaus Lohkot Tekniikkalajit
Järjestelmät Projektipankki Rakentamisryhmä
APR -> AJR Johtotehtävät ja
työryhmä
Osallistuu
Käyttää
Tukee
Ohjaa