Nykytila-analyysin havainnot kerättiin taulukkoon arviointia varten. Taulukkoon kirjattiin havainnon numero, kuvaus, vaikutusalue ja kriittisyys. Näiden lisäksi kirjattiin syy tai aiheuttaja kyseiselle havainnolle, havainnosta aiheutuva seuraus, havainnon tehnyt ryhmä sekä havaintoon liittyvä tiedonhallinnan prosessimallin vaihe. Havainnon vaikutusalueella tarkoitetaan hankkeen osa-aluetta, johon havainto vaikuttaa. Havainto voi vaikuttaa vain esimerkiksi rakentamisen tai suunnittelun toimintaan. Huonoimmassa tapauksessa havainto vaikuttaa koko hankkeen toimintaan. Havainnon kriittisyys on arvioitu vaikutusalueen, vakavuuden, seurausten ja riskien summana. Kriittisyyttä on arvioitu asteikolla yhdestä
94
viiteen. Yksi on kriittisin ja viisi enemmänkin huomioon otettava havainto. Syyt havainnoille ovat osittain yleisluontoisia. Syyt on kerätty teemahaastatteluista ja ylimääräisistä selvityksistä kyseiseen havaintoon liittyen. Seurauksiin pätee sama menettelytapa.
Havainnosta on merkitty sen tehnyt ryhmä, joita on joissain tapauksissa useampi kuin yksi.
Ryhmiä ovat johtoryhmät, rakentaminen, suunnittelu sekä projektiorganisaation muut työryhmät yhtenä kokonaisuutena. Havainnot on jaoteltu edellisessä osassa käytyjen tiedonhallinnan prosessimallin mukaisiin vaiheisiin. Osa havainnoista kuuluu yhteen tai useampaan vaiheeseen. Havaintojen lukumäärää on havainnollistettu kuviossa 25. Kuten voidaan nähdä, eniten havaintoja keräsi informaation jakeluvaihe. Vähiten havaintoja puolestaan keräsi informaatiotuotteiden ja -palveluiden kehitysvaihe.
Kuvio 24. Havaintojen jakautuminen määrällisesti tiedonhallinnan prosessimallin vaiheiden mukaan
Havaintojen lukumäärää on visualisoitu myös värien avulla punaisesta vihreään. Punainen tarkoittaa, että prosessin vaiheessa on merkittävästi kehitettävää. Vihreä tarkoittaa, että vaiheen tila on hyvä eikä suurempia haasteita ole havaittu. Tarkempi värikoodauksen selitys sekä havaintojen määrän mukaan värikoodattu tiedonhallinnan prosessimalli löytyy alla olevasta kuviosta 26.
0 5 10 15 20 25
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
95
1. Informaatiotarpeiden tunnistamien
2. Informaation
hankinta 4. Informaatiotuotteet ja -palvelut
3. Informaation organisointi ja varastointi
5. Informaation jakelu
6. Informaation käyttö
7. Toiminnan sopeuttaminen
Kuvio 25. Havaintojen jakautuminen tiedonhallinnan prosessimallin vaiheiden mukaan
Havainnot päätettiin alustavan analysoinnin ja arvioinnin jälkeen käydä läpi projektiorganisaation eri ryhmien jäsenten kanssa järjestettävässä työpajassa. Työpajaan kutsuttiin haastatteluissa ja tästä tutkimuksesta tietoisia työntekijöitä niin, että jokaisesta ryhmästä olisi ainakin yksi edustaja. Näiden lisäksi paikalla oli AJR:n jäsen sekä toinen tämän työn ohjaajista. Ennen työpajan järjestämistä, taulukko kerätyistä havainnoista lähetettiin työpajan osallistujille tutustumista varten. Työpajan tavoitteena oli tarkentaa havaintojen paikkansapitävyys niin itse havainnon kuin myös kriittisyyden sekä syiden ja seurausten osalta. Tämän lisäksi kerättiin yleisiä kommentteja havainnoista ja niiden tilasta sekä mahdollisia kehitysehdotuksia havaintojen korjaamiseksi.
Työpajan alussa esiteltiin lyhyesti tutkimuksen viitekehys ja tiedonhallinnan prosessimalli sekä käytiin läpi työpajan tavoitteet ja aikataulu. Tämän jälkeen jaettiin havainnot sekä työpajan osallistujat kahtia. Osallistujien kahtiajako tapahtui niin, että rakentajat ja suunnittelijat käsittelivät havainnot, jotka oli havaittu rakentajien ja suunnittelijoiden toimesta. Johdon ja työryhmien edustajat ottivat vastaavanlaisesti omat havaintonsa käsiteltäväksi. Kun ryhmät olivat käyneet omat havaintonsa läpi, tarkasteltiin vielä yhdessä kaikki muutoksia vaativat havainnot ja tehtiin tarvittavat korjaukset taulukkoon. Tarkastettu ja korjattu havaintojen taulukko löytyy liitteestä 6. Yksikään havainto ei poistunut kokonaan, mutta useampi havainto oli ainakin osittain korjaantunut. Näiden osalta kriittisyyttä laskettiin ja lisättiin tarvittavat tarkennukset taulukon kommenttikenttään.
Kommenttikenttiin lisättiin myös yleistä lisätietoa havainnoista. Osa havainnoista koettiin myös alkuperäistä arviota kriittisemmiksi. Silloin kriittisyyttä nostettiin näiden osalta.
96
Kaikki muutokset on merkitty taulukkoon keltaisella taustavärillä. Osa havainnoista yhdistettiin yhdeksi isommaksi kokonaisuudeksi kuten esimerkiksi sähköpostikulttuuriin liittyvät ongelmat. Yhdistetyt havainnot on merkitty taulukkoon harmaalla taustavärillä.
Näiden lisäksi kerättiin taulukkoon myös mahdolliset korjausehdotukset sekä ideat. Kaikkiin havaintoihin ei kuitenkaan aikarajoitteiden takia ehditty keksimään korjausehdotuksia.
Työpajan jälkeen päätettiin tarkastella vielä hieman tarkemmin kaikkia kriittisimpiä havaintoja ja tehdä tarvittavat lisäselvitykset näiden osalta. Kriittisyydeltään yksi ja kaksi olevia havaintoja kertyi yhteensä kahdeksan kappaletta. Tästä on karsittu pois ne havainnot, joihin ei pystytä Raitiotieallianssin toimesta vaikuttamaan. Näitä olivat esimerkiksi raitiotievaunukaluston valitusprosessista aiheutuvat haasteet. Kriittisten havaintojen tarkastelu löytyy liitteestä 7.
Nykytila-analyysin päätteeksi tehtiin kriittisien havaintojen osalta vielä juurisyy-analyysi (kuvio 27). Analyysissä kriittisten havaintojen juurisyiksi on määritetty uudet toimintatavat ja järjestelmät, allianssimalli toteutusmuotona, KAS-vaiheen haasteet sekä tiedonhallinta ja kommunikointi. Uusilla toimintatavoilla ja järjestelmillä tarkoitetaan kaikkia allianssiorganisaation hanketta varten luotuja toimintatapoja ja käyttöönotettuja järjestelmiä.
Suurin osa näistä on henkilöstölle uusia ja ennestään tuntemattomia. Työntekijän liittyessään osaksi hanketta TAS-vaiheessa hänelle jää luultavasti liian vähän aikaa tutustua riittävällä tarkkuudella näihin uusiin toimintatapoihin ja järjestelmiin kiireen takia. Saman aikaisesti on monella vielä käytössä ainakin osittain taustaorganisaation omat toimintatavat ja järjestelmät, mikä aiheuttaa sekavuutta. Allianssimalli on toteutusmuotona monelle vielä melko tuntematon. Yhdessä tekeminen, tiedon jakaminen, avoimuus ja toiminnan jatkuva kehittäminen ovat asioita, joita allianssimallin käytöltä odotetaan. Nämä eivät kuitenkaan tule luonnostaan, vaan vaativat jatkuvaa koulutusta, opastusta ja seurantaa. KAS-vaiheen haasteilla tarkoitetaan muun muassa karsittuja laajuusmuutoksia, joita on nyt kuitenkin tuotu takaisin osaksi hanketta. Haasteisiin on puututtu aktiivisesti ja tilannetta on korjattu, mutta ongelmia oli erityisesti TAS-vaiheen alkaessa. Tiedonhallinnalla ja kommunikoinnilla tarkoitetaan puutteellisia määritelmiä tiedonhallinnan ja kommunikoinnin osalta.
Esimerkiksi selkeät ja yhtenäistetyt dokumenttipohjat, raportointimenetelmät, päätöksenteon prosessit sekä kommunikointikäytännöt sähköpostiviestinnästä lupaviranomaisten kanssa toimimiseen ovat olleet ainakin jossain määrin puutteellisia.
97
Kuvio 26. Kriittisten havaintojen juurisyyanalyysi
Kuviossa havainnot on yhdistetty juurisyihin, jotka ovat syynä kyseisille havainnoille.
Havainnot on tämän jälkeen edelleen yhdistetty tiedonhallinnan prosessimallivaiheeseen.
Prosessimallin vaiheet on yhdistetty neljään yleiseen seuraukseen, joita vaiheen riittämätön hallinta aiheuttaa. Nämä seuraukset ovat tiedon häviäminen ja löydettävyyden heikentyminen, turhan työn tekeminen ja työn tehottomuus, epäselvyydet ja väärinkäsitykset tiedonkulussa sekä negatiiviset vaikutukset aikatauluun ja kustannuksiin.
98
9 JOHTOPÄÄTÖKSET
Informaation ja tiedon ollessa tärkeä osa organisaation toimintaa, nousee sen hallinta erityisen tärkeään asemaan. Panostamalla toiminnan kehittämiseen, voidaan saavuttaa resursseista riippuen suuriakin parannuksia työn tehokkuuteen ja hukan poistamiseen.
Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa kohdeyrityksen tiedonhallinnan ja -kulun nykytila, analysoida tulokset sekä tarjota kehityskohteita ja jatkotoimenpiteitä hankkeen toiminnan kehittämiseen näillä osa-alueilla. Tutkimuksen ja nykytila-analyysin aikana kerättiin havaintoja tiedonkulusta. Havainnot jaettiin teoreettisen viitekehyksen mukaisesti tiedonhallinnan prosessimallin eri vaiheisiin ja koottiin yhteen taulukkoon. Havainnot analysoitiin ja dokumentoitiin tämän jälkeen.
Tässä luvussa käydään läpi empiirisen tutkimuksen keskeiset tulokset, arvioidaan niiden suhdetta teoreettiseen viitekehykseen ja alkuperäiseen tutkimusasetelmaan. Luvussa arvioidaan myös tutkimuksen rajoitteita ja esitellään mahdolliset jatkotoimenpiteet ja suositukset.