Kyselylomakkeen sisältö

Kyselylomakkeen (liitteet 3 ja 4) laadin kirjallisuuskatsauksen perusteella ja tutkimuskysymysten lähtökohdista, joita olivat kehityskeskusteluiden kattavuus, kehityskeskusteluissa strategian teemat, strategisten tavoitteiden muut keskustelufoorumit, keskustelun onnistuminen ja johtamisorientaatio kehityskeskustelussa. Valmiita kyselylomakkeita ei ollut saatavilla.

Kyselylomakkeen laadin niin, että hain kirjallisuudesta tutkimuskysymyksiä lähellä olevia tai vastaavia käsityksiä ja joiltakin osin aiemmista tutkimuksista valmiita kysymyksiä tai väittämiä.

Strukturoituja monivalintakysymyksiä oli seitsemän, ja ne laadin tutkimuskysymyksistä lähtien väittämien muotoon lukuun ottamatta kysymystä 5.

Joitakin väittämiä otin kyselyyn mukaan, koska halusin niiden avulla kontrolloida vastausten johdonmukaisuutta (vertaa Heikkilä 2005). Strukturoituja kysymyksiä täydentämään laadin avokysymyksiä, joihin sai vastata tarvittaessa. Avokysymyksiä oli kahdeksan. Yhden kysymyksen laadin kuvailupyynnöksi.

Strukturoitujen kysymysten vastausvaihtoehdot laadin viisiportaisella Likert-asteikolla. Se sisälsi myös vastausvaihtoehdon:minulla ei ole mielipidettä. Hirsjärvi ja kumppanit (2003) ovat esittäneet, että jos vaihtoehtoa "ei mielipidettä tai kokemusta" ei tarjota, ihmiset vastaavat ilman todellista käsitystä. Strukturoiduilla kysymyksillä voidaan kysyä kahdenlaisia tosiasiatietoja. Tietoa, joka on täsmällisesti todettavissa ja mitattavissa, on esimerkiksi sukupuoli. Toisena tosiasiatiedon lajina on arvioitu tieto, esimerkiksi kuinka paljon keskusteltiin lomakkeessa olevista aiheista. (Heikkilä 2005, Eskola 1972.) Strukturoiduissa kysymyksissä 5 ja 16 (liitteet 3 ja 4) kysyin arvionvaraisia tosiasiatietoja. Viimeinen strukturoitu kysymys oli vastaajan taustatietoja koskeva kysymys lomakkeen lopussa (liitteet 3 ja 4). Taustatiedoissa kysyin sekä täsmällisiä tosiasiatietoja

(esimerkiksi ikä) että arvioituja tosiasiatietoja (esimerkiksi arvio käytyjen kehityskeskustelujen määrästä).

Avokysymyksillä selvitin sosiaalisiin suhteisiin (esimies ja työntekijä), käyttäytymiseen ja asenteisiin sekä mielipiteisiin vaikuttaneita näkemyksiä.

Hirsjärven ja kumppanien (2003) mukaan strukturoitujen kysymysten valmiit vaihtoehdot (eri mieltä – samaa mieltä) johtavat vastaustaipumukseen, jonka vastaajat olettavat olevan suotava. Avokysymysten avulla halusin täydentää kuvaa kehityskeskusteluista ja antaa tilaa vastaajien näkemyksille. Annoin vastaajille kuitenkin ohjeeksi, ettei kaikkiin avokysymyksiin ollut välttämätöntä vastata, jos heidän mielestään monivalintakysymysten vastaukset riittivät.

Laadin esimiehiä ja työntekijöitä varten omat kyselylomakkeet. Esimiehet saattoivat osallistua myös työntekijän roolissa kyselyyn, koska "esimiehelläkin on esimies".

Kyselylomakkeen kysymykset

Kehityskeskustelun sisällöstä (liitteet 3 ja 4, kysymys 5) selvitin aihealueita, joita olivat tehtävät, tavoitteet, työn sisältö, esimies-alaissuhde, työyhteisön toimivuus ja muut aiheet. Yhteensä alakysymyksiä oli 35. Työn sisältöä koskeviin kysymyksiin sisältyivät strategiaa koskevat kysymykset. Näiden laadinnassa käytin hyväksi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin strategiaa (2002) ja sairaanhoitopiirin toiminta- ja taloussuunnitelman strategisia tavoitteita, jossa tavoitteet on jaettu BSC-mallin mukaisiin näkökulmiin (Pirkanmaan sairaanhoitopiiri 2004). Kyseisellä strategiajaksolla 2002–2008 tavoitteisiin ei tehty merkittäviä muutoksia (Pirkanmaan sairaanhoitopiiri 2005, 2004). Strategiaa koskevat sisällöt koskivat muun muassa potilaiden tarpeita ja tyytyväisyyttä, toiminnan sujuvuutta ja hoidon laatukysymyksiä sekä eettisiä periaatteita. Muut keskustelun sisältöä kuvaavat väittämät koskivat aihealueita, joita kirjallisuudessa yleisesti korostetaan kehityskeskusteluun kuuluvina sisältöinä (Ronthy-Östberg & Rosendahl 1998, Evans& McShane 1988, Wexley & Snell 1987, McGregor 1972).

Kolmella eri monivalintakysymyksellä selvitin keskustelun onnistumista.

Ensimmäinen koski kokemusta esimiehen /työntekijöiden kanssa viimeksi käydystä kehityskeskustelusta (liitteet 3 ja 4, kysymys 2). Väittämien laadinta perustui Ronthy-Östbergin ja Rosendahlin (1998) käsityksiin vuorovaikutuksesta ja sitä

täydensin näkemyksellä, jonka Wayne ja Kacmar (1991) esittävät vaikutelmajohtamista koskevassa tutkimuksessaan. Väittämien taustaksi sovelsin ajatusta, että molemmilla on vastuuta osallistumisestaan, keskustelun kulusta ja sisällöstä (esimerkiksi Ronthy-Östberg & Rosendahl 1998, Dorfman & al.1986).

Toinen keskustelun onnistumiseen liittyvä monivalintakysymys oli kysymys 13 (liitteissä 3 ja 4) tunteista ja ilmapiiristä. Väittämät perustuivat Ronthy-Östbergin ja Rosendahlin (1998) ajatuksiin kehityskeskusteluista sekä Evansin ja McShanin (1988) ja Gioian ja kumppaneiden (1989) kyselytutkimuksiin. Evans ja McShane (1988) tutkivat suorituksen arvioinnin oikeudenmukaisuutta. Heidän käyttämiensä väittämien pääotsakkeet olivat seuraavat: esimiehen tiedot tehtävästä, työntekijän osallisuus, työntekijän kehittyminen, tavoitteiden asettaminen, arvioinnin jatkuvuus ja tavoitteista keskustelu. Gioia ja kumppanit (1989) tutkivat kommunikaatiota ja tiedon käsittelyä arvioinnin yhteydessä.

Kolmantena onnistumista selvittävänä monivalintakysymyksenä selvitin palautetta. Väittämät laadin ja muotoilin Dorfmanin ja kumppaneiden (1986) sekä Russellin ja Gooden (1988) tutkimusten mukaan (liitteet 3 ja 4, kysymys 9).

Kirjallisuudessa palautetta pidetään oleellisena keskustelun sisältönä ja suorituksen arvioinnin prosessin vaiheena. Johtamisen tutkimusongelmaan liittyvä kysymys koski kehityskeskustelua suunnan ja tavoitteiden näyttäjänä (liitteet 3 ja 4, kysymys 12). Kysymyksellä selvitin, mikä on kehityskeskustelujen johtamisorientaatio Newmanin (2001, 96–97) palveluiden tuottamista koskevien näkemysten perusteella. Kyselylomakkeessa olen eritellyt Newmanin (2001) näkökulmat neljään johtamisen orientaatiota kuvaavaan suuntaan: sitoutumiseen, joustavuuteen, hierarkkisuuteen ja rationaalisuuteen. Väittämien muotoilussa hyödynsin lisäksi Kleinin ja Snellin (1994) sekä Dorfmanin ja kumppaneiden (1986) tutkimuksia.

Muista kysymyksistä poikkeavaksi laadin kysymyksen 16 (liitteet 3 ja 4). Siinä ohjasin vastaajat täyttämään itse väittämät, jotka koskivat sitä, missä eri tilaisuuksissa he voivat osallistua strategisten tavoitteiden käsittelyyn. Strategiset tavoitteet olivat samoja kuin kysymyksessä 5 ja lisäksi mukana olivat kehityskeskustelun sisällön yleiset aiheet otsikkotasolla. Osallistumistaan vastaajat arvioivat Likert-asteikollisella mittarilla, jossa oli mukana vaihtoehtoei lainkaan.

Viimeinen monivalintakysymys koski vastaajan taustatietoja. Tutkimusaineiston keräämisessä käytin käsitteitä esimies ja alainen. Esimiehellä tarkoitan tutkimusaineistossa henkilöä, joka on alaisen välitön esimies ja käy hänen kanssaan

kehityskeskustelun. Työntekijä-käsitettä voitaisiin pitää arvolataukseltaan neutraalimpana alaiseen verrattuna. Kuitenkaan en käyttänyt sitä aineiston keruun yhteydessä välttääkseni väärinkäsityksiä, sillä laajasti ymmärrettynä esimieskin on työntekijä. Työntekijöiden vastauksista kysyin esimiesasemaa, esimiehen alaisten määrää ja käytyjä kehityskeskustelukierroksia.

Kyselylomakkeen saatteella (liitteet 3 ja 4) kerroin kehityskeskusteluiden tutkimustiedosta. Pyrin motivoimaan lomakkeen saajia vastaajiksi. Lisäksi kuvasin, keitä on tutkimuksen kohteena, selvensin käsitteet esimies ja alainen, mikä on kyselylomakkeen sisältö sekä ohjeet vastaamiseen. Ohjeet koskivat määrittelyä

"viimeksi käyty kehityskeskustelu". Lisäksi saate sisälsi kuvauksen vastausten luottamuksellisuudesta, tutkimuksen tarkoituksesta ja ohjauksesta.

Ainoastaan esimiehille osoitettu kysely sisälsi samansisältöisen saatteen kuin kaikkien työntekijöiden saate (liite 4). Esimiesten saatteen ja kyselylomakkeen lähetin ainoastaan sähköisenä. Saatteessa oli valmiina lomakkeeseen johtava vastauslinkki. Esimiehiä ohjeistin, että "viimeksi käydyt kehityskeskustelut"

tarkoittaa kaikkia käytyjä kehityskeskusteluja. Sähköisessä muodossa tehty kysely sisälsi samat vastaamista koskevat ohjeet kuin paperilomake. Toisena erona työntekijöille suunnattuun kyselyyn verrattuna oli vastaajille annettu palautusaika.

Se perustui työntekijöiden vastauksia kerättäessä saatuihin kokemuksiin ja vastausaikaa lyhennettiin.

4.3.1 Kyselylomakkeen testaaminen

Kyselylomaketta varten laadin kolme eri testilomaketta, joista kaksi suunniteltiin työntekijöille vastattavaksi ja kolmas esimiehille. Esimieslomakkeen muoto, rakenne ja kysymysjärjestys olivat samanlaiset kuin toisessa työntekijöille tarkoitetussa lomakkeessa. Työntekijälomakkeiden erot koskivat kysymysjärjestystä. Toisena erona lomakkeiden välillä oli vastaajille annettu ohje, joka koski monivalintavaihtoehtoja sisältävää kysymystä (liitteet 3 ja 4, kysymys 16). Työntekijälomakkeen ensimmäistä versiota lähetin arvioitavaksi 15, ja vastauksia sain takaisin kuusi. Toista työntekijöille tarkoitettua versiota palautettiin arvioituna kuusi neljästätoista. Esimieslomakkeita palautui neljästätoista seitsemän.

Heikkilän (2005) mukaan testaajiksi riittää 5–10 henkilöä. Testaajat valitsin

kahdella kriteerillä: kattavuuden kriteerillä ja parhaiden vastaajien kriteerillä.

Valitsin henkilöitä organisaation eri sairaaloista, palveluista, alueilta ja ammattiryhmistä. Vastaajilta pyysin palautetta lomakkeen ohjeista, kysymysten järjestyksestä (esimerkiksi helpoista vaikeisiin vai päinvastoin), taustatiedoista (esimerkiksi tunnistettavuusriskistä), kysymysten sisällöstä (ymmärrettävyys ja yksiselitteisyys, päällekkäisyydet) ja arviointiasteikosta, ja pyysin myös muita mahdollisia kommentteja. Kerroin vastaajille, ettei heidän vastauksiaan käytetä varsinaisessa tutkimusaineistossa.

Vastauksista laadittiin yhteenveto ilman vastaajatietoja. Osa vastaajista täytti itse kyselylomakkeen ja osa vastasi vain lomaketta koskeneisiin kysymyksiin.

Keskeinen kritiikki koski kyselyn pituutta ja kolmen monivalintakysymyksen vaikeutta. Kritiikin perusteella korjasin, muotoilin uudelleen ja yksinkertaistin monivalintakysymyksiä. Pilottitutkimuksessa avonaisia kysymyksiä oli mukana neljä. Pilotin jälkeen niiden määrä nousi yhdeksään. Esimerkiksi esimiehen ja työntekijän välistä suhdetta kuvaava monivalintakysymys muuttui avokysymykseksi. Samoin täsmensin eräiden avokysymysten sisältöä.

Mielipidekysymysten vastausasteikon muutin selkeästi dikotomiseksi 5-asteiseksi eri mieltä – samaa mieltä, kun pilottitutkimuksessa asteikko sisälsi samanmielisyyden eri asteita. Pilottitutkimuksen jälkeen korjasin vielä molempien kyselylomakkeiden taustakysymyksiä, jotta vastaajien tunnistaminen tulisi selvästi mahdottomaksi. Palautteen jälkeen kysymysten järjestys muodostui seuraavaksi:

kehityskeskustelua koskevat kysymykset, muut kysymykset ja viimeisenä vastaajan taustatiedot.

4.3.2 Tutkimusaineiston kerääminen

Kysely lähetettiin koko Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstölle. Yksi peruste kokonaisainestoon päätymiselle olivat kokemukset vastaavista selvityksistä ja tutkimuksista kyseisessä sairaanhoitopiirissä ja yleensä vastaavissa organisaatioissa.

Tässä vastaaminen edellytti harkintaa (esimerkiksi muistamista) ja pohtimista sekä jonkin verran aikaa. Palautetta vastaamisen vaativuudesta ja lomakkeen pituudesta saatiin testauksen yhteydessä. Korjasin niiden perusteella lomaketta.

Ennakko-olettamus vahvistui, koska jotkut vastaajat pitivät kysymyksiä vaikeina ja eräiden mielestä lomakkeen täyttäminen vaati aikaa.

Työntekijöille osoitettu kysely käynnistettiin joulukuun alussa vuonna 2005.

Aineiston kerääminen jatkui vuoden 2006 alkuun. Viimeiset lomakkeet palautettiin maaliskuussa 2006. Kyselylomakkeet jaettiin yksiköihin vastauskuoren kanssa lukuun ottamatta Laboratorio- ja apteekkiliikelaitosta. Sen henkilöstö sai omasta pyynnöstään kyselyn verkkolomakkeena, koska heillä kaikilla oli mahdollisuus vastata kyselyyn työasemilta. Muiden osalta jakelussa käytettiin samaa menetelmää ja jakeluverkostoa, jota on käytetty vuodesta 1995 alkaen Pirkanmaan sairaanhoitopiirin työilmapiirin kartoituksessa. Niitä, jotka olivat aikaisemmin osallistuneet lomakkeiden testaukseen, pyysimme jäämään tutkimuksen ulkopuolelle. Tutkimuksen käynnistymisestä informoin myös sisäisessä tiedotuslehdessä ja saatteessa. Aineiston keruun aikana lähetin sähköpostilla kaksi kertaa muistutusviestin tutkimukseen osallistumisesta ja tarjosin lisävaihtoehtona verkkolomakkeen kautta vastaamista.

Esimieskyselyn lähetin helmikuun puolivälissä 2006. Vastaukset pyydettiin palauttamaan maaliskuun puoliväliin mennessä. Kyselystä informoin sähköpostilla.

Esimiehet saattoivat vastata viestin mukana tulleen Web-linkin kautta. Heillä oli työnsä puolesta useimpia työntekijöitä paremmat mahdollisuudet vastata työasemilta. Kyselystä muistutin kaksi kertaa.